Evernoteは第一の脳の機能を減退させるか(その1)

第二の脳は第一の脳を損なうか?

4314813661_45a86ebd1f DEMICOUPER CUT OFF MEMO via photopin (license)

「第二の脳 」 と呼ばれるEvernoteは、私達の記憶の保管庫として仕事・プライベートの両方で無くてはならないツールとなりました。

Evernoteのおかげで、細々とした雑多なことを覚えておかなくてすむようになった反面、自分の頭で覚えようとする努力が明らかに少なくなったと感じます。

第二の脳、補助脳として、第一の脳のサポートをするEvernoteが、その第一の脳の機能を減退させる原因となっては本末転倒です。

今回はEvernoteを使うことが人の脳にとって良い効果をもたらすのか、それとも逆に記憶力を損なわせる原因となるのか。その辺りについて考えてみたいと思います。

メモが記憶力を損なう

検討のたたき台として、こちらの記事を紹介しましょう。

メモを取っても記憶は定着しない:研究結果 « WIRED.jp

こちらの記事で書かれている実験では、被験者となる学生を2つのグループに分けて神経衰弱のゲームをさせました。

その条件とは、一方のグループではカードの内容・位置をメモすることが許され、もう一方のグループではメモを取ることは許されないという内容です。

ゲーム開始後一定時間が過ぎた時点で、メモありグループからはメモが没収され、その後、メモありグループとメモなしグループとで、どちらのほうがよりカードの位置を記憶しているかを検証したものです。

当然のことながら、メモ有りグループはメモ無しグループと比べ、カードの位置を正確に記憶することが出来なかった。

この記事ではその結果を踏まえ、メモを取ることが人間の記憶を定着させるのに逆効果であると結んでます。

失われるのは覚えようとする努力

このメモと記憶力についての実験に対する考察は表面的で、もう少し掘り下げる必要があります。

そもそも私たちがEvernoteを含め、いろいろな事をメモするのは、覚えるためでなく安心して忘れるためでもあるからです。

書籍、「ストレスフリーの整理術 」で紹介されているGTDでは、記憶を自分の脳に頼らず、紙に書き出すことで気になることを頭の外に出すようにと書かれています。

それは「何かを記憶し覚えておく」 という行為が、有限である脳の認知リソースを消費するからであり、その限りある脳のリソースを、細々としたやるべき事や気になる事を覚えておくことではなく、もっと大切な「目の前の問題について考えて答えを出す 」という脳の別の機能へ割り当てる必要があるからです。

紹介した記事の実験をもう少し納得のいくものにするためには、その実験の項目をもう少し増やさなければなりません。

例えばこのようなケースです

・ケース1

実験の前半では、メモ有りグループとメモ無しグループの2グループで神経衰弱をプレイさせ、後半では両グループとも同じメモなしの条件でプレイをしてもらう。

実験の評価として、自分の記憶力のみを使ってプレイしたグループと、メモを活用することで脳の認知リソース消費を抑えられたグループのどちら方が後半の実験でよい成績を出すことが出来るかを検証する。

・ケース2

メモ有りグループとメモなしグループとで、一週間ほど神経衰弱や記憶力が必要となるゲームをプレイしてもらい、実験の最終日に同じメモなしの条件で神経衰弱をプレイをしてもらい、どちらのグループのほうが良い成績を出せるかを検証する。

予想される結果

ケース1の実験では

メモ無しグループはカードの位置を覚ることに認知リソースが消費されてしまうため、実験の後半では脳が疲れてしまい、正確に覚えることが困難になると予想されます。

逆に、メモ有りグループは自分の頭でカードの位置を覚えなくて済むので、脳の認知リソース消費を抑えることが出来ます。
よって、ゲームの後半に入ってもフレッシュな頭でプレイをすることが出来るため、その結果、メモなしグループより良い成績を出せると考えられます。

ケース2の実験では

メモ無しグループの方が良い成績をとるでしょう。

なぜならメモ無しグループは、プレイの際に自分の頭で記憶するという努力を続ることで、脳の記憶に関する能力が向上すているはずだからです。

人の脳は使うことで活性化し、記憶を司る脳の部位はそれぶんだけ発達します。

その結果が一週間程度の実験で現れるかどうかは分かりませんが、理屈上はそうなるはずです。

メモと脳の使い方にはバランスが必要

現代のビジネスパーソンは、朝から夜までひっきり無しに飛び込んでくるメールの確認や、電話対応、同僚・部下・上司からの様々な依頼などに対応しなければなりません。

それらの容赦なく飛び込んでくるタスクは、ただ読めばいい、話を聞けばいいというわけではなく、それに対して何らかのアクションが求められます。

求められるその全てのアクション(追加されたタスク)を自分の頭だけで覚えておこうとする人は居ないですよね。
もし自分の記憶力だけに頼ってその全てを覚えておこうとすると、必ずどこかで抜けが生じ、痛い目に遭うことが分かっているからです。

最低でも手元のメモ用紙に相手の用件や、それに対して自分が行うべき具体的な行動をメモし、後で見返し思い出せるようにしている筈です。

日常的に情報の洪水にさらられている私達の脳は、すでにオーバーフロー状態にあるため、日常の雑多な細々したことは、出来るだけ外部の記憶領域に覚えさせ、自分の好きなタイミングで思い出せるようにしておく必要があるのです。

この記事の冒頭に戻りますが、そのツールとして最適なのがEvernoteだと思うのですね。

今回の記事では、短期記憶を外部に保存することで脳のリソース消費を抑えることについて書きました。

次の記事では、Evernoteを使い、Evernoteに保存した情報を自分の長期記憶として刻みつける方法について紹介したいと思います。

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EvernoteのiOSアプリでリマインダ登録が簡単にできるようになった


EvernoteのiOSアプリがバージョンアップして、ノートリスト画面からノートやリマインダの追加がサッとできるようになりました。

変わった所はこちらの画面下に表示されているプラスボタンです。

プラスボタンを押すと、作成するアイテムを選べます。

試しにリマインダーを選ぶと、リマインダーの登録画面が表示されますね。

直感的な操作ができていい感じです。

アプリのトップ画面でも同じようなインターフェイスにして欲しいですね。

Posted from するぷろ for iPhone.

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Evernoteのチェックボックスが少しだけ変わった

たいした内容ではないのですが、おっ!っと思ったので記事にします。

あくまでもβ版での変更であり、正式なリリースはもう少し後になりそうですが、Windowsクライアントのチェックボックスの表示が少しだけ変わりました。

クライアントのバージョンは5.8.16になります。 Image1

▼変更前
ScreenClip

▼変更後
ScreenClip(1)

チェックボックス間の改行幅も若干広がり、全体的にソフトな印象となっていますね。

些細なことかもしれませんが、日常的に使うツールですので、このような見かけ上の改善も少しずつ重ねていただき、気持ちよく使える使えるツールにしてもらえると嬉しいですね。

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Evernoteの同期速度が明らかに向上した件

これまでのEvernoteはノートの編集後、メニュー内の同期アイコンをクリックしないとそのデータがサーバーに転送されず、また、その同期完了までの時間も20秒以上かかっていました。

▼同期ボタン
Image
今回のアップデートでという訳ではないのですが、現時点でのクライアントはデータの同期に関する挙動がこれまでと明らかに変わっているのが分かります。

アップデートのお知らせにもデータの同期に関する記載がありますね。

ScreenClip

ノートを編集してその結果がどれ位でサーバー(EvernoteのWeb版)に反映されるか確認したところ、ノート編集後10秒前後で編集の結果が同期されました。

これは私が肌で感じた感想ですが、これまでのEvernoteはノートが編集されPC内に格納されているデータベースが改変されると、編集を行った部分のデータだけでなくそれ以外のデータも一緒に転送していたので同期に時間がかかっていた。

それが、クライアントのバージョンアップ後は、ノートを編集するとその部分だけのデータが切り分けられてサーバーに転送されてるような感じです。(あくまでも感覚的な話し)

同期速度が短くなったこと自体もちろん嬉しいのですが、この速度がリアルタイムに近づけば近づくほど、ノートを共有した他者との情報共有が円滑に進むような気がします。

かつては、同じノートを他者と同時に編集すると競合が生じていましたが、クライアントのバージョンが上がっていくに従いその問題も少しづつ無くなってきました。

まだ先は長いと思いますが、理想はGoogleのスプレッドシートやドキュメントのように、複数のメンバーで同じノートを同時に編集できるようになると良いですね。

今後の開発に期待したいと思います。

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Evernoteクライアント(Windows版)のバージョンアップでクライアントの動きが軽快になった

クライアントの最新版がダウンロード可能となったので、更新内容を確認してみました。

これまで、更新内容の知らせは英語表記だったのが、今回からは日本語となっています。

そして、その記載内容に気になる箇所がありました。

ScreenClip(13)

Evernoteの唯一の不満な点

これは、私の使っているPC環境(ちょっとスペックが低め)のせいかもしれませんが、Evernote上でノート編集や整理をやっていると、稀にというか頻繁にクライアントが一瞬固まり10~20秒ほど操作ができなくなることがありました。

これは、ノートを編集する度にバックグラウンドで実行されるEvernoteのデータベース書き換え処理が、PCに負担をかけているのだと考えていました。

今回のアップデートで、このちょっとしたフリーズ現象がなくなるのでは?そんな期待を抱きながら最新版のクライアントをダウンロード~インストールしました。

私が管理人をしているFacebookグループEvernote Caféでは「クライアントのバージョンアップを行うと、ローカルからデータが一度削除され、全てのノートが改めて同期される。」との報告もありましたが、私の環境ではその現象は生じませんでした。

ただ、これまでに設定していた各種設定(ホットキー、インポートフォルダー、フォント)などはデフォルトに戻されてましたね。

ScreenClip(14)

新しいクライアントの使い心地

クライアントのバージョンアップ後、このブロク記事の下書きはEvernoteで書いています。

これまでであれば、画像にSkitchで書き込みをしたり、ただ普通に文字を書いている時でもクライアントがフリーズを起こしてイライラする事がありました。

現時点ではそのフリーズ現象は一度しか生じてませんし、フリーズから回復するまでの時間も格段に短くなっているように感じます。

同期ボタンを押したのち、同期が完了するまでの時間も、バージョンアップ前が20秒程度かかっていたのが10秒を切るくらいまで短くなっています。

まだまだほんの少しの検証しか行っていませんが、バージョンアップの効果はしっかり出ている感じですね。

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Windows版のEvernoteクライアントで表の幅を変えられるようになった

たしかMac版では既に実装されている機能だと思いますが、Windows版でもセルの幅を変更することが出来るようになりました。

例えば、表を作成したのち
Image

枠をつまんで動かすと、ある程度自由にセルの幅を変更することが出来ます。
Image

ある程度というのは、

・変更可能なのはセルの幅のみであり、高さは変えられないこと
・完全に自由にというわけではなく、挙動にクセがあること

上記二点がその理由です。

とはいえ、これはでは完全に固定されていたセルの大きさが変更できるようになったので、表を使ったテンプレートの作成やノート作成が便利になりそうです。

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7/11~12日に開催されるEvernote Days 2014 Tokyoに合せて、ユーザーミーティングのイベントを企画します

EvernoteCafe イベント企画(案)

Evernote関連書籍は50冊近くも発売されており、様々な活用方法について多数のブログ記事が公開されています。

でも、実際のユーザーの方々がどんな使い方をしているかは、なかなか分からない。

 

それは、Evernoteに保存されるデータ(ノート)が、プライベートな部分に深く関わるもの、また仕事に関する具体的な資料が含まれるため、ブログや書籍で完全に公開するのが難しいからだと思うのです。

 

じゃあ、オフ会を開いて、そこで自分のEvernoteを見せ合えばいいのでは?

FacebookにEvernoteのユーザーグループを作ろうと思ったのは、そんな想いがきっかけでした。

※私が管理人をやっているFacebookのグループ
https://www.facebook.com/groups/evernote.cafe/

 

そんな小さなイベントを、7/11~12日に開催される Evernote Days 2014 Tokyo に合せて企画しようかなとコメントしたところ。。。

EvernoteJapanのGM、井上氏よりコメントが、、、

Image

翌日、お話を伺ったところ

1日目の13:00~13:45分の間、会議室1(50人収容可)が空いてるから使ってよいですよ!とのオファーでした。

Image(9)

非常にありがたいお話だったのですが、日時が金曜の午後ということで仕事中。。。。

 

残念ながら、難しい。。。

でも、何か出来ないか?

みんなのEvernoteを見てみたい

ということで、当初から考えていたユーザーのEvernote運用事例をEvernoteを使って集める企画を開催したいと思います。

もしかすると、二日目の午前中、会場の隅に机とPCを間借りして小さなユーザーミーティングを開けるかもしれません。

 

企画に興味を持っていただき、自分のEvernoteの使い方を紹介して頂ける方は、共有ノートブックへの招待メールをお送りしますので、TwitterのDM又は記事のコメントで、招待メールを送信するメールアドレスをお知らせください。

後ほど、EvernoteCafe Vol.1 のノートブックを共有する招待メールを送らせて頂きます。

 

ちなみに、こちらが私が作成した紹介ノートです
Evernoteの使い方紹介:ナカシマ(@Moyori)

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Evernoteのアップデートで競合するノート問題が無くなるか?

昨日のアップデートの内容に気になる項目がありました。

同じノートを異なるデバイスで編集してしまった際に生成される「競合する変更ノート」問題を回避する機能のようです。

ScreenClip

ノートをロックし読み取り専用にする機能のようですが、現時点ではその仕組は良くわかりません。。。

仕組みはどうであれ、この機能は前々から実装して欲しいと思ってました。

それは、自分が使っているデスクトップ版、iOSアプリ、その他データ連携をしている各種アプリケーション間でのコンフリクトを防ぎたいと言うのではなく、他の人と共有しているノートブックでのコンフリクトを防ぐためです。

他のメンバーとノートブックを共有し、一つのノートに加筆を加えながら情報を積み重ねていこうとする際、「もし同じノートを他の人が編集していたらどうしよう?」そんな考えが頭に浮かぶとノートを触るのも躊躇してしまいます。

GoogleDriveの文書・スプレッドシートのようなリアルタイムの同時編集が理想ですが、それでなくてもこのようなノート編集への躊躇いを無くしてくれる仕組みは、Evernoteをベースとした知識の共有に向けた動きを更に加速してくれそうですね。

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Evernoteを使っていた一年前の自分を信じられるようになるには

最近、物を探す時間がめっきり減りました。

それは、一度探したものは二度探す可能性が高い。
それならば、一度探したものは次に探しやすいようEvernoteに保存しておくという癖がついたからです。

特に仕事場において、頻々に参照する設計基準。設計の検討を行っている時、図面を書いている時など、不明な点があればすぐに内容確認をしなければなりません。

その書籍が個人所有のもので、常に机の脇に置いてあれば、さっと取り出せるので問題ありません。

しかし、部署共通の書架に置いてあるものはそうもいきません。
わざわざ席を立ち、その場所まで行かなければなりません。
閲覧したいその時に、他の誰かが持っていってると、更に面倒です。

オフィスの中を回って、使ってそうな人に声をかけながら、その基準書の在り処を探さなければなりません。

そうなると、あっという間に10分、20分と時間が経ってしまいます。

過去の自分を信じられるようになるには時間がかかる

頭にも書きましたが「一度探した情報は再び探される可能性が高い」を信じ、一度本棚から取り出し閲覧した図書や資料は、何らかの形でEvernoteに保存するようにしています。

簡単なものでは、基準書の1頁をiPhoneの写真で撮影するだけです。

この画像は、道路設計を行う際のバイブルのような物で、あるキーワードで参照したページを画像として保存したものです。

ScreenClip FasteverSnapのような専用アプリを使えば、Evernoteへの保存は一瞬で完了します。

後は、時間のある時に、保存された写真が検索で引っかかるようなキーワードを追記するだけです。

このような地道な情報のアーカイブ作業を1年、2年とやっていると面白い現象に出会います。

基準書を本棚から引っ張り出す前に「もしかしたら保存されてるかな?」とEvernoteを検索すると、保存したことを自分で忘れているような情報がサクッと見つかることが多くなるのです。

そんな瞬間に出会うと、「1年前の自分、Good Job!」と心の中で小さくガッツポーズをするのです。

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Evernoteのリマインダーを使ったNozbeへのタスク受け渡しがとてもスムーズになった

Nozbeのバージョンアップ(1.9)で、Evernoteとの連携がスムーズになりました。最近のアップデートの中では、NozbeはもちろんEvernoteについても、その活用の幅をぐっと上げてくれるものです。

NozbeとEvernoteとDropboxの連携と使い分け

Evernoteの使い方をGTD的視点で位置付けるなら、処理・整理された気になる物のうち、具体的な行動に直結しない「サムデイリスト」や「資料」の保管場所と言えます。

保管された資料をどうするか?

定期的にレビューをしつつ、そのノートを使う場面になったら、リマインダーにチェックを入れます。

Image(6)
リマインダーの設定後、データの同期が終わると、そのノートはNozbeの新規タスクとしてインボックスに自動的に入ります。

その追加されたタスクのコメント欄をクリックすると、先ほどリマインダーを付けたEvernoteのノートが確認出来ます。

資料として保管していたEvernoteのノートが、リマインダーボタンをワンクリックするだけで、Nozbeのタスクとして変換されたということですね。

Image(7)

コメント欄から資料を閲覧

そのタスクを実行する際には、タスクのコメント欄からそのメモの内容を見て、具体的な作業内容を確認します。

これは、自分でそのタスクを実行する際にも充分便利ですが、そのタスクを他の人に移譲する際に特に効果を発揮します。

Evernoteのノートに具体的な作業内容、使用するデータの保存場所など、そのタスクを実行するのに必要な情報を集めておくことで、タスクの中に作業指示書を埋め込むことが出来るからです。

リマインダーの設定後、ノートを他のノートブックに移動させるとコメント欄のリンクが切れる。リマインダーを設定したままにしておくと、同じタスクが毎日Inboxに入ってくるなど、細い部分での不具合はありますが、この機能はNozbeだけでなくEvernoteの使い方についてもその活用の幅を大きく広げてくれるでしょう。

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Adonit Jot Script EvernoteEditionのファーストインプレッション

322464654_thumb.jpgEvernoteマーケットで公開されてからずっと気になっていたスタイラス、Adonit Jot Scriptを購入しました。

 

Evernoteの機能でなかなか使いこなせていないと感じているのが手書きメモ。紙のノートは出来るだけ使わず、可能なら100%デジタルで済ませたい私としては、社外の打ち合わせの場で、iPadにさらさらと手書きメモを残してEvernoteに保存。

 

後でそれを見ながら協議記録簿の作成やのToDoの収集を行いたい。 そんな事をずっと考えてましたが、これまで試してみたスタイラスのゴム製のペン先にどうしても馴染めず、実行できずにいました。

 

なので、EvernoteマーケットでJot Scriptを見つけた瞬間、すぐに購入を決めました。値段は製品単価が7500円、送料600円と、既存のスタイラスと比較するとかなり高額ですが。。。
それでは実際に使ってみた感想を紹介したいと思います。

Image5.png

同包されている単4電池をスタイラスにセットして持ってみると、アタマの部分に重心がくるので、持ったときの感じは少しアンバランス。

スイッチなどの基板が入っているから難しそうですが、写真の親指のあたりに電池の収納位置が来るといいなぁ。

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ペン先はちょっと太めのボールペンと言っても分からないくらいの太さ。使用するアプリは、Evernote公式のPenultimeです。

2013102822.35.22_thumb.jpg

ペン先が細いので、定規を当てて直線を引くことも2013110423.30.02.jpg

このような定規を使って、四角を書くことも可能です。 2013110423.30.29.jpg

まぁ、これが出来たとしてもそれほど使い道は無いのですけどね。

2565877

不便な点は、iPadを使うとき、常にさっと取り出せる場所に無いと使う気持ちが無くなってしまうこと。これはペンの性能とは全く関係ないですね。

iPadのケースにペンフォルダーが付いているような製品があれば日常的に使うようになるかもしれません。

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Evernoteのデータ同期が早くなった!測ってみたら2倍以上

Evernoteのサーバーがシステムをアップグレードし、データの同期速度が4倍になったとのお知らせが届いたのがつい先日。

でも、実際の同期速度が早くなったかというと「何となく」というレベルで正直期待はずれでした。

それで、今回のバージョンアップ。ScreenClip

お知らせの画面では、データ同期のパフォーマンスが向上していると書かれています。

実際の同期速度ですが、従来のクライアントが同期ボタンを押してから終了するまでの時間が約30秒近くかかっていたのが、バージョンアップ後のクライアントでは10秒ちょっとになりました。

速度として2倍以上、これは体感的にも早くなったと言えるレベルです。

この機能向上は、データ全体の同期速度向上と併せ、共有リンクURLなど、データ同期が関連するコマンドの処理速度にも影響するので、Evernoteの操作が全体的に軽くなる。

Evernoteはこれまでに何度もバージョンアップを繰り返してきましたが、最近ではEvernoteに貼り付けた画像をSkitchで直接編集出来るようになったのと同じくらいか、それ以上に操作感を向上させるものだと思います。

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Evernote5.0β版のファーストインプレッション

EvernoteのWindowsクライアントにバージョン5.0のβ版がリリースされました。

新しいものは取り敢えず試してみたいので、早速ですが公式サイトからダウンロードし、インストールしてみましたので、第一印象について紹介したいと思います。

image

[ご注意] このソフトウェアはまだベータ版であり、まだ正式版ではないことをご理解いただいたうえでインストールしてください。データ消失などにつながる問題が発生する可能性もありますので、十分に注意してご利用ください。

注意書きに少しビビリながらも、インストール!

 

■フラットなデザイン

β版を立ちあげて真っ先に気がつくのが、大きく変わったデザインです。

新旧のデザインを比べてみましょう。

▼旧クライアントScreenClip

 

▼新クライアントScreenClip(1)

全体的に色調が抑えられ、iOS7の発表で話題となった、いわゆるフラットなデザインとなっています。

UIの基本思想として、無駄な情報を極力排除し、Evernoteの操作を行なうに当たって本当に必要な箇所を強調しようとしているのだと思うのですが、数日間触ってみた感想としては今ひとつしっくり来ないですね。

例えば、一つのノートをダブルクリックし全画面表示にすると、Evernoteのメイン画面とポップアップしたノートの境界が分かりにくいため、ノートの位置を動かすのに何処を摘めばよいか迷うようなこともありました。

クライアントの色調については、正式リリースに向けたバージョンアップの中で調整して欲しい所です。

 

■その他の新機能

5.0に追加された新機能については、公式サイトのWhat’s Newのページに詳しく紹介されています。

主なものとしては

・ショートカットの追加
・カードビューの追加
・関連ノートの表示機能(プレミアムアカウントのみ)
・参加中のノートブックを個人のノートブック内にスタック
・地図ビューの追加
etc.

これらの新機能の中で特に嬉しかったのは、カードビューの追加くらいでしょうか。

これは、Mac版にはかなり前から実装されていましたからね。

image

β版ということで、まだまだ荒削りな部分は見受けられますが、開発チームがEvernoteをより使いやすいものにしていこうとしている意気込みはビシバシ伝わってきましたよ。

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ただのアラームではない。リマインダ機能がEvernoteを強化する一つの側面

今回のバージョンアップで、Win版を除くクライアントにノートのリマインダ機能が追加されました。

試しにiOS版で、ノートにリマインダーを入れてみましょう。

■リマインダーの設定

IMG_0921

時計のアイコンをタップすると、リマインダーの設定画面に移動します。

IMG_0922 IMG_0923

これで、指定した日時(時間)になると、iPhoneの画面にお知らせのポップアップが表示されます。

■活用の場面

このリマインダー機能は、例えば旅行にに行く際、出発のとき、空港に着いたとき、ホテルへのチェックインやチェックアウト、観光に出かける時など、大まかな工程と時間が決まっている場合、そのタイミングで必要なチェックリストや、参考資料などを通知するような使い方か考えられます。

共有ノートブックのノートにもリマインダーを付けられるので、一緒に行動するパートナー同士でリマインダーの共有をするのも良さそうです。

共有ノートブックでの活用方法としては、会議の資料をまとめたノートを、開始時間直前にお知らせするような使い方も良さそうですね。

出席メンバー全員がiPadを片手に出席し、リマインダーの通知と共に会議資料を開くなんて、ちょっと未来的でワクワクしますね。

現在のバージョンではサポートされてませんが、位置情報によるリマインダー機能が追加されたら、活用の幅がもっと広がりそうです。

例えば、通勤中に最寄りの駅に近づいた際、帰りの電車の時刻表ノートを通知させれば、「座って帰られる始発電車まで30分あるから、改札に入らずに外で時間を潰そう」とか判断出来ます。

将来、GPSの位置情報精度が高まれば、お店ごとに作成した買物リストを、その場で通知するようなことも可能になるでしょう。

■リマインダーはコンテキスト

GTDでは、会社でやること、自宅でやる事、パソコンでやること、何曜日にやることなど、その時、その場所でやる事を抽出する「コンテキスト」という概念があります。

リマインダーによってお知らせが来たノートは、GTD的な表現をするなら、コンテキストによって絞り込まれたNextActionな情報と言えます。

膨大なノート中から、今この場所で必要な情報を自動的に得る事が出来れば、Evernoteにただ新しい機能が追加されたというのではなく、Evernoteが人間の補助脳として更に進化するために必要な一つの概念が実装された事になります。

■新しい概念の追加

Evernoteは人間の「第二の能」「補助脳」であると例えられてきました。

脳の機能のうち、記憶については

  • 覚える「記銘」
  • 覚えておく「保持」
  • 思い出す「想起」

の三段階があります。

これまでの、Evernoteは「記銘」「保持」のフェーズに関しては協力にサポートしてくれるものの「想起」については、ユーザー自らが「検索」を行わなければ、自分の欲する情報を得ることは出来ませんでした。

「何かを思い出したい」という、意識のトリガーがない限り、Evernoteに保存されている情報を引き出すことはできなかったのです。

今回のバージョンアップで実装された「リマインダー」は、これまで手薄だったその「想起」の部分について力をいれて行く。

そんなメッセージを受け取ったような気がします。

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Evernoteで検索しても見つからないノートを見つけやすくする方法

Evernoteへ保存しているノート数が増えてくると、検索機能がどんなに優秀でも目的のノートがなかなか見つからないケースが増えてきます。

■検索するキーワードが間違っていると見つかるはずがない

絶対にEvernoteに入っているはずなのに、どんなキーワードで検索をかけても引っかからない。仕方ないからノートが保存されていると予想されるノートブックを上からスクロールさせながら、目的のノートを探し出す。

こんな状態になるようでは、Evernoteに情報を集約する意味が薄れてしまいます。

しかし、先日まさにこのような事態に陥りました。

探していたのは、宅急便を送る際、送付内容をお知らせするために同封する「送り状」のWordデータでした。

 

ScreenClip(11)

ここでは、ファイル名及びノート名が「送付状」なのですが、そのキーワードを失念し「送り状」というキーワードで検索していたため、検索結果から漏れていたのです。

このようなファイルは今後も引き続き使う可能性が高いので、次に使う時には一回の検索でサクッと見つけられるようにしたいものです。

■検索に失敗したノートに一工夫を入れる

私はその工夫として、そのノートが見つかるまでに入力した間違ったキーワードを、コメントとしてノートに追記するようにしています。

ScreenClip(12)

例えば、先ほどの「送付状」のノートには、最初に間違って入力した「送り状」というキーワードを追記します。

 

これで、もし半年後にこのファイルが必要になった際、本来のキーワードである「送付状」を失念していても「送り状」で検索する可能性は高いため、次回は一回目の検索で見つけられる可能性が高まるのです。

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目指せ完全なinboxゼロ!MailboxとNozbe、Evernoteの連携方法

前回の記事では、Mailboxの課題だったGmailのラベルを対応させる方法について紹介しました。

逆転の発想!MailBoxをGmailのラベルに対応させる方法 – このまま一生β版

これでiPhoneで受信するGmailのInboxゼロがグッと捗るのですが、Inboxゼロの結果として洗い出されるやるべきこと(Todo)の整理や、資料として保存すべきメール(情報)の一元管理をこのアプリ上で完結させるのは困難です。

やはり、メールから生じたTodoは自分がタスク管理ツールとして使っているNozbe上で整理したいし、資料として再利用するようなメールは、Evernoteに保存したいんですよね。

この課題をなんとか解決する方法は無いかと調べたところ、解決の糸口となる面白い記事を見つけたのでシェアしたいと思います。

Mailboxをもっと便利に使う。(GAS編)

この記事では、特定のリストに振り分けられたメールをGoogle Apps Scriptを使い、別のメールに転送する方法を紹介されています。

Nozbe、Evernoteは両者ともメール送信によるタスクの追加や新規ノート作成が出来ますので、これを利用することで、Mailboxとの連携を図りたいと思います。

 

■スクリプトの入手

先ずは、はるまき屋さんが作成されたメール転送用のスクリプトをこちらからこちらから入手します。

Image(8)

ページが開いたら、表示されるスクリプトをコピーして保存してください。

なお、特定のリストに登録されたメールをEvernoteに転送するためのスクリプトはこちらから入手出来ます。

 

■Google Apps Scriptの登録

Google Apps Scriptにアクセスし、コピーしたスクリプトを新規プロジェクトとして登録します。

登録を行なうには、表示された画面から「空のプロジェクト」をクリックします。

ScreenClip(5)

予め記入されている1~3行目のテキストを削除し、準備していたスクリプトを貼り付けます。

▼初期状態Image(9)

 

貼り付けが出来たら、記載されているコードの一部を自分の環境に合わせて修正します。
修正する箇所はMailboxで登録したラベル名称と転送先のメールアドレスの二箇所です。

▼スクリプトをカスタマイズ
Image(10)

具体的にはこのようになります。

ScreenClip(6)

これは、MailBoxで作成されたリストに登録されたメールを、Nozbeのタスク登録用メルアドに転送する設定です。

■トリガーの設定

保存が出来たら、転送のタイミングについて設定します。画面上の時計マークをクリックします。

Image(11)

 

新しいトリガーを新規作成する。

Image(12)

 

初期状態では時間の単位が「1時間」になっているので、1分単位に変更。

Image(13)

 

保存すると、承認を求める窓が出てくるので「承認」をクリック。

Image(14)

以上の設定で、MailBox上でTodoのリストに振り分けられたメールが自動的にNozbeへと転送されます。

Evernoteへの転送スクリプトも同じ要領でプロジェクトを作成して下さい。

 

■実際の挙動確認

では、Mailboxで受信したメールが、どのような形でNozbe、またEvernoteに登録されるか見て行きましょう。

この画像では、後にTodoとなるメールと資料となるメールを二通受信しています。

IMG_4474

まずは、Nozbeへ転送したいTodoの元になるメールです。

 

メールの本文を確認し、GTDで言う処理を行った結果、NextAction又はプロジェクトとなるような物であれば、リストのTodoへ振り分けます。

IMG_4475 IMG_4476

 

Nozbeに転送されたメールは「inbox」中のノートとして登録されます。

ScreenClip(7)

あとは、inboxに登録されている他のタスク処理を行なう際、ノートの内容を確認しながら新規タスク(プロジェクト)を作成します。

Image(15)

 

次は、Evernoteに転送するケースです。

Gmailにアーカイブするのではなく、Evernoteに入れておきたいメールがあれば「To Evernote」のリストに振り分けます。

IMG_4477 IMG_4478

Evernoteを開くと、転送したメールの件名がノート名称に、そしてメール本文がノートのコンテンツとして登録されます。

ScreenClip

残念なのは、現在のスクリプトではGmailの添付ファイルが削除され、Evernoteにはテキスト情報しか保存されないことです。

素晴らしいスクリプトの作成と公開をして頂いた事に感謝しつつ、はるまき屋さんの今後の開発に期待したいと思います。

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Evernoteのノートにファイルを保存する際には画面キャプチャーを添えると良い

EvernoteのノートにExlsやWordのファイルを添付する際のTipsです。

ファイルを普通に貼り付けた状態(ここではインポートフォルダーを使って添付)では、ノート名称にファイル名が入力され、ノート内にはファイルのアイコンのみが表示されます。

これでは、パッと見た瞬間に何のファイルか分かりません。

 

▼ファイル保存のツールとしても使えるけど、これだけではちょっと不便
ScreenClip(4)

 

そんな時には、ファイルを開いた状態を画面をキャプチャ-し、それをアイコンの下に貼り付けておけば、ファイル名称と画像で、それが何なのかを一目で判断出来ます。

 

以下の画像は、サンプルとして保存したTaskChute2の画面を貼り付けたものです。

Image(7)

画面のキャプチャー方法には幾つか種類がありますが。

・PrtScn :キャプチャー画面を使って新規ノート作成
・Shit + PrtScn :キャプチャー画面をデスクトップにファイルとして保存
・Ctrl + PrtScn :キャプチャー画面をクリップボードに保存

今回のような処理をするには、Ctrl + PrtScnが最も適しているでしょう。

 

そういえば、関連記事としてこんなものも書いてましたね。
併せてどうぞ。

Evernoteで作業履歴を保存し、トレーサビリティーを向上させる – このまま一生β版

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EvernoteがSkitch for Winと連携するようになった

今回のEvernoteのバージョンアップ内容に気になる内容を発見!

なんとブログの画像編集アプリとしてMacユーザーには必須ツールであるSkitchのWindows版に対応したとのこと。

 

 

▼バージョンアップ内容
ScreenClip(18)

さっそくリンクを辿ってダウンロードサイトに行ってみました。

 

▼Skitch for Windowsはこちらからダウンロード出来ます。ScreenClip(22)

使用しているPCはWwin7なのでSkitch for Desktopをダウンロード

 

▼早速インストールしてみましたScreenClip(19)

 

新しいバージョンのEvernoteを開くと、画像を選択した際の右クリックメニューにSkitchで描き込みのメニューが追加されていました。

▼Evernoteにもちゃんと対応していますねScreenClip(23)

 

メニューを選択するとSkitchが立ち上がり、編集画面に入れます。

▼線を引き、文字を記入してみましょうScreenClip(21)

ファイルを保存すると、Evernoteノートに貼り付けられた画像が更新されます。

 

▼Evernoteに戻ってくるとSkitchでの編集内容が反映されていますImage(7)

いいですね!これはいい!!

私はブログの下書きソフトとしてEvernoteを使っているのですが、その作業がグンっと捗りそうです。

Windowsユーザ向けブログエディタの決定版!Windows Live Writerがあまりに便利!!への補足 – このまま一生β版

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AwesomeNoteがバージョンアップして同期の遅さが120%改善した!

アップデートの内容にEvernoteとのAutosync同期スピードアップの項目がありました。

AwesomeNoteは高機能ではありますが、Evernoteとの同期スピードの遅さには定番があり、それゆえに使うのを辞めるユーザーも居たかと思います。

今回のバージョンアップで、そのボトルネックがどれくらい改善されたかみて行きましょう。

▼気になるバージョンアップの内容
Image(162)

 

インストール後の設定画面では、自動同期の設定項目が追加されています。

▼自動同期をONに設定
Image(163)

設定を有効にするには、最初にデータベースの同期が必要です。

【すぐに同期】を押すと処理が始まりますが、これが終わるのに相当時間がかかりました。(何度もアプリが落ちながら約一時間くらい)

この処理にかかる時間は、同期させているノートブックや総ノート数によるので数が多い方は気長に待ちましょう。

▼この処理さえ終われば!
Image(164)

 

同期が終わったので、ノートを一つ編集してみると、数秒後にデータ転送が始まり、あっという間に同期が完了しました。

 

▼同期完了のお知らせ
Image(165)

これは凄い!これで母艦のEvernoteとのデータ同期に一切気を使う必要がなくなりました。

最近Evernoteとの同期速度を売りにしたアプリが沢山リリースされ凌ぎを削っていますが、Awsomenoteが再度その王座を取り返したようですね。

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これでOK!Evernoteで図書館を効率的に使う方法

図書館に行き本を借りるとき、目の前にズラリとならぶ書架と並べられている大量の本を前にすると、何を借りてよいか分からなくなり手が止まってしまうことはありませんか?

読みたい本は沢山あるにもかかわらず、返却までの期間と読書に費やせる時間を考えると、実際に借りられる冊数は限られます。

目の前にある大量の情報の中から、本当に読みたい本、今の自分に必要な本を選ぶのは意外と難しいのです。

 

■前回の記事
前回の記事では、本棚に埋れてしまいがちな既読本を、効率用読み返す方法について紹介しました。
これでスッキリ!Evernoteを使って本棚に埋もれた本を読み返す習慣を作る – このまま一生β版


今回は同じ要領で、図書館の本をデータベース化する方法。それを通して図書館の本を効率よく借り出す方法について紹介します。

 

 

■準備するもの
前回の記事で紹介したとおり、事前にEvernoteやメディアマーカーのアカウントを取得しておく必要はありますが、図書館で使うのはメディアマーカーをインストールしたiPhoneのみです。

 

 

■図書館でやること
図書館についたら、気になる本を探します。書架を眺めながら、気になるタイトルが目に入ったら、それを取り出し目次、裏表紙、著者の情報を確認し、ページをめくり図表や強調されている文字をざっと眺めます。

 

▼書架を眺め気になる本をチェック
IMG_2724

 

▼こどもの本には興味を惹かれます
IMG_2725

▼目次を眺めると大人にも使えそうな感じです
IMG_2726

本の内容を一通り確認し、自分がそれを読みたいかどうか判断します。これはフォトリーディングで行う予習のステップと同じですね。

第一印象でイマイチと感じたら、そっと書架に戻しましょう。
プレビューの結果、気になった本は、その場でメディアマーカーに登録します。
バーコード読み取りで、書籍情報をすぐに登録出来ますので楽チンです。

▼メディアマーカーはバーコードを読みとる事で書籍情報を取得出来ますImage(154)

▼登録結果
Image(155)

 

書架の番号をコメント欄にメモしておけば、その本を借りるとき、その本の置かれている場所へさっと向かえます。

▼コメント欄に本の置かれている場所をメモしておく
Image(156)

 

同じ要領で図書館を一回りし、読みたい本をメディアマーカーでどんどん登録します。

 

■家に帰ってやること
iPhoneアプリのAwsomenoteで図書館専用のフォルダーを作りEvernoteと同期させます。

▼図書館用のフォルダー作成
Image(157)

同期を取るとEvernoteに新しいノートブックが作られます。

Image(158)

メディアマーカーで登録した本はEvernoteに自動送信するよう設定をしているので、登録した本のノートをこのノートブックに保存し、再度Awsomenoteと同期させます。

 

 

■読みたい本の優先順位付け
次に行うのはは登録した本に優先順位をつけ、借りる本の順番を決める作業です。
同期の遅さに定評のあるAwsomenoteを使うのはこの作業が出来るからと言っても過言ではありません。

登録した本のノートを開き、画面上の星マークをタップすると、星の数を増減させられます。

▼早く読みたい本には星を沢山つけます
Image(159)

一覧画面で、ノートの並びを優先順位(星の数)で表示させたのが下の画像です。
上から順番に借りていけば、何から読むか迷うことは一切ありません。

 

Image(160)

あとは定期的にリストの追加と、優先順位の見直しをしていけば良いでしょう。
実際にその本を借りるときは、カリールなどのサービスを使い貸出の予約をしておくと更に手間が省けます。

 

カーリル | 日本最大の図書館蔵書検索サイト

 

■まとめ
久しぶりの休日に、何か有意義なことをしたいと思いながら、いざその日になるとやるべき事がすぐに思いつかず、ダラダラと過ごしてしまう。
誰にでもある経験だと思います。

 

これを避けるには、やりたい事のリストを事前に作っておく必要があります。
図書館の本に限らず、目の前に大量の情報が溢れると、そこから大切なものを選ぶのは難しくなります。 
そのような時は、そこから一歩ひいた場所に立つ必要があるのですね。

このテクニックは、行きたい場所やお店、見たいDVDや漫画喫茶で読みたい漫画の管理にも活用出来そうです。

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iライフログが復数のGoogleカレンダーに保存出来るようになった

今回のバージョンアップで、カテゴリー毎に保存するGoogleカレンダーが選択できるようになりました。

この機能は、iライフログの使い勝手を200%向上させてくれるでしょう。

IMG_2737

200%という数字に根拠はありませんが、アプリでログを取るだけで、自分がどのような項目に、どれだけ時間を割いているかをカレンダー上で可視化してくれます。

 

これまでは、自動生成したカレンダーのログを、目的のカレンダーに手動で移す必要がありました。その手間は、細かいログを取れば取るほど増えるので、ログを取るという行動に躊躇いが生じていたのが正直なところ。

 

これからはその必要がないため、どんな小さな時間でもログとして記録することが出来ます。

それでは、設定の方法について説明したいと思います。

 

■アプリ側での設定
アプリを開き【カテゴリー】の設定画面を開きます。

▼カテゴリー設定の画面
IMG_2705

 

カレンダーと関連付けを変更したいカテゴリーを開きます。

 

▼カテゴリー設定の画面
IMG_2740

 

その詳細画面に、選択項目がありますので、そこをタップすると、そのカテゴリーのログを保存するカレンダーの選択が出来ます。

▼カレンダー設定画面
IMG_2739

同じ要領で、各カテゴリーを開き、それぞれのカテゴリーのログを保存するカレンダーを選択します。

 

■iphone側での設定

アプリ側でカレンダーの選択を行う際、目的のカレンダーがリストに表示されない場合があります。その際は、iPhoneへ読み込むカレンダーの選択設定が必要です。

 

詳細説明は省きますが、目的のカレンダーがリストに表示されない場合は、以下の記事を参考に、設定を行なってください。

Googleカレンダーに追加した新しいカレンダーをiPhoneのカレンダーにも追加する方法 – ライフハックブログKo’s Style

■カレンダー側の設定
次はログを保存するカレンダー側の設定です。

Googleカレンダーを開き、iライフログのカテゴリーに対応したカレンダーを作っておく必要があります。

完全に対応させようとすると、カレンダーの数が増えてしまい、大変なことになってしまうので、自分の役割ごとにある程まとめておくと良いでしょう。

 

また、今回のバージョンアップで過去ログの編集(メモ・写真の貼り付け)が出来るようになりました。地味ではありますが、これも使い勝手を大きく向上させてくれるでしょう。

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これでスッキリ!Evernoteを使って本棚に埋もれた本を読み返す習慣を作る

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photo credit: netzanette via photo pin cc

購入した本が未読のまま積まれてしまう「積ん読」も問題ですが、一度読んだ本が本棚にしまい込まれ放置されてしまうのも問題です。

何故なら、良い本であれば、読み返す度に気づきが産まれ、難解なものは自己の成長度によって理解の範囲も変わるからです。本は一度だけ読んで満足するのではなく、出来るだけ多く読み返した方が良いのは言うまでもありません。

問題は、一度本棚にしまわれると、なかなか目が向かなくなり、その読み返しの習慣が作りにくいことです。

この記事では、自分の持っている本をデータベース化し、読み返したい本のリストを作り、読み返す順番の基本となる優先順位を決める方法について紹介します。

 

■使用するサービス
MediaMarker(iPhoneアプリ)
MediaMarker(Webサイト)
Evernote
Awsome Note
Nozbe

それでは各ツールの使い方について説明します。

 

■MediaMarker(iPhoneアプリ)
最初に行うのは、書籍の登録です。

MediaMarkerのバーコード読込み機能を使用すれば、書籍情報を書影と併せて簡単に登録出来ます。

▼MediaMarker登録後の画面
Image(132)

この本のバーコードを読み取り、MediaMarkerに登録する作業が一番手間なのですが、私は年末の大掃除の時、全ての本を一度本棚から出し、整理をするのと併せ一気に行いました。

 

■MediaMarker(Webサイト)
Webサイト側での作業はさほどありません。

ここで設定するのはMediaMarkerとEvernoteを連携させるための設定です。
MediaMarkerでも、既読、未読などの分類は出来ますが、下記の問題点

・日常的にアクセスするサービスではないこと
・一覧性に欠けること
・他のアプリとの連携が出来ないこと



から、書籍のデータベース化と整理はEvernoteで行います。

▼設定は、サイトにアクセスし必要項目にチェックを入れます。8abf61176027175f4f75314409c72d62

これで、Mediaマーカーに本が登録されると、自動的にEvernoteに書籍情報の入ったノートが作成されます。

▼Evernoteに転送されたノート
Image(133)

 

 

■Evernote
Evernoteに登録した書籍ノートを分類する作業はEvernoteで行います。
登録した書籍の状態により、それぞれ

・登録:購入して読みたい本
・購入:購入済みの本
・読中:今読んでいる本
・読了:読み終わった本

のノートブックに振り分けられます。

Image(134)

 

 

■AwsomeNote
分類が終わったら、登録した本に優先度を与え、読む順番を決める作業を行います。

先ほどのEvernoteの画面をみると、ノートブックの先頭に【aNote】の文字が表示されています。これは、Evernoteのノートブックが、iPhoneアプリのAwsomeNoteと同期していることを示します。

登録した書籍のデータを何故AwsomeNoteに同期させるのか?その理由は、それぞれの書籍情報に優先度を付けられるからです。具体的に説明します。

AwsomeNoteのアプリを立ちあげ、読書関連のページを開くと、先ほどお見せしたEvernoteと対応したフォルダーが表示されます。

▼このフォルダーの中に、全ての書籍情報が入っている。
Image(135)

 

表示方法はリストの他にもサムネイル形式などが選択できます。
ここで重要なのは、色々な条件でリストの並べ替え、ソートが出来ること。

▼【購入済】のフォルダーを開いたところ。上に表示されている書籍ほど優先順位が高い。
Image(136)

 

▼書籍名称右の★マークが優先度にあたり、ゼロ~五個までの設定が出来る。Image(141)

 

優先度の設定は、各書籍のノートを開き、上部の★マークをタップすることで、簡単に★の数を増やしたり減らしたり出来るのです。
Image(142)

 

メディアマーカー ⇒ Evernote ⇒ AwsomeNoteという流れで登録された書籍は、その時の自分の興味の大きさ、また必要性に応じて優先度が付けられます。

 

 

■読書を習慣づける
優先順位を設定し、次にどの本を読むかを決めても、自分の生活の中に「読書」の時間を確保しないと意味がありません。

私は毎日、すこしでも本に向き合う時間を作れるよう、タスク管理ツールのNozbeに、タスクとして登録するようにしています。

 

▼この画面では、一日15分の読書時間を毎日繰り返して行なうような設定としています。Image(139)

 

読書を始める際には、iPhoneのタイムロガーアプリ、iライフログを使って読書時間のログを取ります。

Image(140)

iライフログで計測した時間は、Googleカレンダーに表示されるので、週次レビュー、月次レビューを行なう際の振り返りにも使えますね。

 

 

■レビュー
冒頭にも書きましたが、本棚に並んでいる本は、定期的に棚卸しを行わないと、壁の一部となってしまいます。

これはデータベース化した書籍データも同じであり、振り返りの時間がないと、他の情報に埋れてしまうのは同じです。

それを避けるための仕組みが、月に一度の月次レビューで設けている【読書レビュー】の時間です。具体的には

・登録した書籍一覧を見直しながら、優先順位の見直し
・読了した本のコメントチェック

を行っています。

 

■まとめ
情報(書籍の一覧)を収集し、処理・整理を行い、レビューを重ねながら実行(読書)する。
この流れはGTDのフローと同じですね。

日頃から慣れ親しんだGTDの流れに沿って、物事を整理し考えるという習慣が身についた結果、読書についてもこのような仕組みを作ったのかもしれません。

整理されず乱雑に並べられた本棚が、モヤモヤした頭の中だとすれば、その全てを書き出すことで、スッキリするのは当然です。

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これは期待!Evernoteの共有ノートブック機能がやっと使えるものになるか

前回の記事では、Evernoteがこれから画像回りの機能を強化していくのではという内容について書きました。

今回のアップデートで伺えるEvernoteが進もうとしている二つの方向性 – このまま一生β版

このバージョンアップの方向性については、Evernoteの機能を深める方向ではありますが、利用方法を広げるものではありません。

 

しかし、今回のアップデート(β版)をインストールして気がついた新しいアイコンについては、Evernoteの使い方を大きく広げる可能性を持っていると思うのです。それがこの画像です。

 

▽メニューバーの一番右に【アクティビティ】というアイコンが追加されているのが分かります。

ScreenClip(134)

それを開いたのがこの画面

 

▽「アカウント・共有ノートブック」に関する情報が表示されるようです。

Image(10)

私が共有させて頂いているノートブックに、新規ノートを追加する実験を行いましたが、現時点では何も反映されませんでした。

 

β版で機能が制限されているのか、それとも使い方がおかしいのか不明ですが、おそらく自分が共有しているノートブックの変更履歴がここに表示されるようになるのでしょう。

 

Evernoteを個人で使用する方法、使い方のレシピはあらかた出尽くした感がありますが、共有ノートブックについては大きな可能性を秘めていると感じています。

しかし、これまでは、共有者がノートの追加・変更を行なっても、自分で見に行かないかぎり気が付けない事から、積極的な利用はされてなかったと思います。

 

▽リマインダ機能がついただけでもかなり便利になった

Evernoteのリマインド機能と共有ノートブックの可能性 – このまま一生β版

このリマインダ機能が実装されただけでも使い勝手は向上しましたが、共有されている側からは、リマインドを送れないなど、情報の相互発信を行うにはハードルが残されていました。

 

今回のバージョンアップにより、そのボトルネックが解消され、Evernoteがメンバー間で情報を共有できるデータベースとしてやっと使える状態になるのだと思います。

EvernoteHelloはエバーノートのソーシャル化を加速させるか? – このまま一生β版


Evernoteの共有ノートブックを使った情報共有の試み – このまま一生β版

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今回のアップデートで伺えるEvernoteが進もうとしている二つの方向性

β版ではありますが、今回のバージョンアップの中に興味深い内容がありましたので紹介したいと思います。

一つはノートに貼り付けた画像の処理に関するもの、もう一つは共有ノートブックに関するものです。

先ずは、画像関係についての更新内容について説明します。

 

■画像の編集機能が強化されそうな予感

今回のアップデートの内容に書かれている三項目のうち、二つがノートに貼りつけられた画像についてのものです。

・一つは右クリックメニューの中に、画像の回転に関する項目が追加されたこと。
・もう一つは、画像のファイル名称を変更できるようになったことです。

 

▽気になる変更箇所

ScreenClip(3)

 

画像を右クリックすると、これまでは無かったメニューが出てきます。

実際に反時計周りに回転させてみましょう。

ScreenClip(4)

 

▽画像が回転し、縦になりましたね。

Image

横型の名刺を撮影する際、カメラを横向きにしなくて良いので地味に便利です。

画像関係のアップデートでもう一つ気になるのが、ノートに貼り付けた画像の編集機能です。

 

 

▽画像を右クリックすると、どのプログラムで開くかを選択するメニューが表示されます。

Image(2)

試しにWin標準のペイントで開いてみましょう。

 

▽ペイントを使って文字の囲いと注釈を付けてみました。

Image(3)

 

▽上書き保存をすると画像への変更内容が反映されましたね。

Image(1)

 

※私がこれまで使っていた環境(WinXP + Evernote)では、画像を開いて編集を行なっても、その内容がEvernote上には反映されませんでした。

 

今回は、Win7+Evernote4.5.5.6704RC(β版)という環境で試しましたが、Mac版では、選択できるプログラムとしてSkitchが選べるかもしれません。

 

■Evernoteがブログの下書き用として便利すぎる

今、こうしてブログ記事の下書きをEvernoteを使って書いていますが、本文を書きながら使用する画像をキャプチャーし、Evernote上で編集が出来るのは非常に便利です。

 

▽Evernoteでブログの下書きをしているところ。

Image(4)

 

それは、こちらの記事でも書いたように、思考メモの蓄積をスタートとし、その思考を広げさらに文章化するまでの一連の流れを、Evernoteの中で完結できるからですね。

ただの記憶の保管庫ではない!Evernoteを使って新しいアイデアを産み出す方法 – このまま一生β版

下書きが出来たら、テキストと画像を丸ごとコピーしてWindows Live Writerにペースト出来るので、あとはプレビューを見ながら改行の調整や、カテゴリーの設定、タグの付加など微調整が出来れば投稿の準備完了です。

 

大きな発展というものではありませんが、Evernoteの使い勝手を向上させようとする気持ちがビシビシと伝わってくるようなアップデートだったと思います。

次の正式版がアップデートされる際は、画像の大きさ変更など、画像処理機能がもう少し加えられることを期待したいですね。

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白紙の地図に道は引けない

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人の記憶がこれほど失われ易いこと。また、意識の奥底に沈み、忘れ去られた記憶も、ちょっとしたきっかけで、意識の表層に呼び戻すことが出来ること。

聞くと当たり前の事ですが、この事実に改めて気づかせてくれたのが、Evernoteに保存された一言のメモです。

「白紙の地図に道は引けない」

この記事で具体的な方法を書いていますが、主に会社から帰宅するバスの中で、過去に保存したEvernoteのアイデアメモを読み返し、関連するキーワードを追加していく一人ブレストをやっています。

ただの記憶の保管庫ではない!Evernoteを使って新しいアイデアを産み出す方法

最初、この「白紙の地図に道は引けない」という一文を読んだ時、これを保存した際に自分が何を思ってメモしたのか、さっぱり忘れてしまってました。

しかし、その一文から連想される単語、センテンスを積み重ねる過程で、その時の記憶を呼び戻すことが出来ました。その経緯を綴ったのがこの画像です。

Image(95)Image(96)

最初は意味不明だったのが、連想を重ねていく過程でその時の記憶を少しづつ思い出してる過程が分かると思います。
もう少し、具体的に書いていれば思い出すための時間も短くて済んだのでしょうね。

■実際何を考えていたのか
人が何か目標を持ち、それに到達する為の過程を「地図に道を引く」という表現としてイメージしていた様です。

目標となるもの、到達点が明確となり、自分が今いる場所がはっきりすることで、現在地から目的地までの道筋がわかります。

逆に、白紙の地図というのは、目的地も現在地も分からない状態のため、自分がどの方向に進めば良いかも分かりません。

おそらく、この一言をEvernoteに記録した際、自分自身がしっかり目標を定めているか、また目標に到達するための具体的な道筋を定めているか?を自問していたのでしょう。

「白紙の地図には道は引けない」

忘れず、常に思い出したい言葉となりました。

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iライフログを使って本気でログを取ってみた

ScreenClip96_thumb 前回の記事ではジオフェンスを使った自動ログの方法について紹介しました。

iライフログをインストールしたら設定すべき二つのジオフェンスと3つの自動ログ

 

今回は自動ログと併せて、手動でログを取る時の追加機能について説明したいと思います。

■ログへの情報追加方法
アプリを立ち上げ、現在進行中のログ画面を開くと、下の方に「メモ」「写真」を追加するアイコンがあります。

IMG_1728

そのアイコンをタップし、メモや写真を添付することで、そのログの計測中に何をしたか、何を見たか、何を感じたかなどの情報を、埋め込むことが出来ます。

実際に写真やメモを追加してみたのがこちらです。これは、iライフログで生成したEvernoteノートのコピーです。

■実際に記録したログ(2012年3月17日)

——————–ここから——————————————

icon 自宅〜盛岡
8:47 – 14:31  (5時間43分)

新幹線
11:56 – 14:31  (2時間34分)
image1
(2012/03/17 12:31)
ブログの記事を一本書いたら少しだけ電車に酔ってしまった。。
(2012/03/17 13:31)  Map

icon(1) ブログ
13:46 – 14:12  (26分)

盛岡〜宮古
14:41 – 17:04  (2時間22分)
image1(1)
(2012/03/17 14:42)
image2
(2012/03/17 14:46)
盛岡から宮古に向かうバスにギリギリ乗れた。
(2012/03/17 14:47)  Map
山路を走るバス二時間は流石に疲れる。。
宮古まであと二十分
(2012/03/17 16:33)  Map
着いた!
(2012/03/17 17:04)  Map

icon(2) 役場に着いた
18:10 – 18:53  (42分)
image1(2)
(2012/03/17 18:11)
明日の準備でプロジェクターをセットアップ
(2012/03/17 18:12) 

役場〜ホテル
18:53 – 19:28  (34分)
image1(3)
(2012/03/17 18:54)

icon(3) 宮古市のホテル
19:28 – 7:33  (12時間5分)
image1(4)
(2012/03/17 19:37)
image2(1)
(2012/03/17 21:54)
image3
(2012/03/17 21:55)
今日の宿泊先
宮古市のホテルだけと、名前かBig Wave
ネーミングがちょっと、、
(2012/03/17 21:56)  Map

icon(4) 居酒屋で晩御飯(魚元)
19:42 – 21:25  (1時間43分)
image1(5)
(2012/03/17 19:47)
image2(2)
(2012/03/17 20:09)
image3(1)
(2012/03/17 20:30)
image4
(2012/03/17 20:36)
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(2012/03/17 20:58)
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(2012/03/17 21:22)

ラーメン
21:32 – 21:46  (13分)
image1(6)
(2012/03/17 21:38)

icon(5) 休憩時間
22:58 – 0:30  (1時間32分)
image1(7)
(2012/03/17 23:10)
フロアの自動販売機にアルコール飲料しかないなんて、、
お茶が飲みたい
(2012/03/17 23:11)  Map

——————–ここまで——————————————

これは、先週末に行ってきた岩手県出張一日目の記録です。
移動時間や食事の時間、また宿泊先のホテルで過ごした時間(ログ)を、どの様に過ごしたかが、 ひと目で分かりますね。

メモの横に表示されている「Map」をクリックすると、そのメモを追加した場所へジャンプします。

ラフログ系アプリは数えきれない程ありますが、計測した時間をGoogleカレンダーに反映しつつ、写真やメモと一緒にEvernoteに保存出来るのは、本当に素晴らしいの一言です。

■今後の開発に期待することなど
今後のバージョンアップ(妄想)で、Evernoteで作成したチェックリスト(タスクリスト)を読み込み、それぞれのタスクの実行時間を計測する機能が実装されたら、さらに使い道が広がりそうです。

一般的なライフログアプリは、行動が先にあり、その結果をログとして計測します。いわば受動的なログの計測です。
もし、一日の中でやりたいこと、行きたい所、読みたい本などがあり、そのリストの実行時間をログとして記録するなら、そのログは自分が意識的に作った能動的なログとなるでしょう。

ライフログを取るという一見とても面倒な行動は、自分の時間の使い方を可視化し、そのバランスを自分の望む方向へ切り替えていくきっかけになります。

ちょっと気になるけど、まだまだ面倒だと感じる方は、ジオフェンスを使った自動ログから始めてみては如何でしょうか。

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電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。執筆する際、最も力を入れた箇所、想いについてはこちら

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iライフログをインストールしたら設定すべき二つのジオフェンスと3つの自動ログ

ScreenClip(96)

ライフログ系のアプリは沢山ありますが、EvernoteとGoogleカレンダーにデータを同期出来ると聞くと、もう試さずにはいられません。

この記事で紹介するiライフログは、基本的な手動でのログ収集機能と併せ、GPS機能を使ったジオフェンスによる自動ログ収集機能がとても良く出来ています。


特に、数カ所のジオフェンスの設定と、それを使った自動ログの設定をすることで、一般的な会社員の①仕事時間、②移動時間、③プライベート時間の大枠をGoogleカレンダーに表示させ可視化させる事が出来ます。


■ジオフェンスの作り方
ジオフェンス設定は、アプリの設定画面を開き「場所(ジオフェンスの登録)」から行います。
設定画面を開くと地図上に現在位置が表示されるので、そこで良ければ画面をタップ。

違う場所で登録したい場合は地図を移動し目的の場所をタップします。ジオフェンスの大きさですが、私は100mに設定しました。

▽ジオフェンスの登録画面
Image(86)[4]
Image(87)[4]

ちなみに、私が登録しているジオフェンスは「自宅」「会社」の2箇所のみです。平日は基本的には自宅と会社の往復なので、この2つだけで問題ありません。
もし会社の他に、日常的に通っている所があればそこも登録しておきましょう。


■自動ログのつくりかた
平日の私の行動(時間)を大きく分けると、以下の3つになります。

①家にいる時間(プライベート時間)
②通勤時間(移動時間)
③会社で働いている時間(仕事時間)

この3つの時間は、それぞれ自宅に到着した時(出発した時)、会社に到着した時(出発した時)が区切りになるので、そのタイミング毎に、自動ログが開始されるようジオフェンスの設定を行います。

自動ログの新規作成は、アプリのカテゴリー欄から行います。

Image(88)[4]

一日の最初の行動である通勤時間(出社時間)登録するには「移動」のアイコンをタップし「自動ログを追加」を選択します。

▽出社時間の自動ログを取るための設定
Image(89)[4]Image(90)[4]

ログの開始条件として、自宅を出た時。終了条件は会社に着いた時とします。
これで、自宅から100m離れた時点で、出社時間が開始となり、会社から100m圏内に入った時点でこの自動ログが終了します。


次は会社で働いている時間の自動ログです。
これも同じ要領で、会社に着いた時にログを開始し、会社を出た時にログを終了するよう設定します。

▽会社に着いた時点でログの開始、出た時点でログの終了
Image(91)[4]

次は退社し自宅に戻る際の設定です。

▽会社を出た時点でログの開始、自宅に着いた時点でログの終了
Image(92)[4]

最後に自宅にいる時間のログですが、これも、自宅に到着した時にログを開始し自宅から出た時に終了なるよう設定します。
週末など、自宅から一歩も出ないと、このログが取られ続けることになります。

Image(93)[4]

■自動ログを取った結果
この基本設定で自動ログを取ったのが、下のGoogleカレンダーの画像です。

私はこのログを取るため「ライフログ」というカレンダーを新規作成し、アプリと関連付けました。

Image(94)[4]

どうでしょう。見事に隙間なくカレンダーが埋まってます。
通勤の時間も仕事時間と考えるとするならば、仕事とプライベートに使っている大枠の時間が一目で分かります。

ライフワークバランスを考える際、自分の時間の使い方を把握する方法として、このジオフェンスを使った自動ログを作るのは有効です。
それも完全に自動化出来るので、ライフログを取りたいけど作業面倒だという人にオススメですね。

また、iライフログは、複数のログを同時に取ることが出来ますので、通勤の時間に読書時間のログを取ったり、自宅時間の中で、家事や勉強、テレビなどの時間を記録することが出来ます。
どこまでの粒度で行動をログ化するかは各個人の考え方とやる気次第でしょう。

ちなみに、このアプリには、ログを取る際、各ログに写真やコメントを付けることで、ログを取りたくなる気持ちを盛り上げるような仕掛けがありますが、その機能については、次の記事で紹介したいと思います。

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百聞は一見にしかず!EvernoteとNozbeの組合せについて閃いた

仕事場において、タスク管理のプラットホームとして使っているのがNozbeです。

自分一人のタスク管理ツールとしてのみ使っていては、有効性が今ひとつ感じられませんが、アカウントのグレードを上げ、同時に利用出来る人数を増やすと、会社のチームメンバーでタスク管理を実践するためのグループウェアとして使うことが出来ます。

このあたりの記事で紹介してますね。
Nozbeの使い方~その4(タスクリストの共有)

現在、社内では6人のメンバー、また社外の協力会社とアカウントを共有し、Nozbeを使って業務全般のタスク管理を行ってます。

仕事の内容が設計なので、タスクリストの内容も図面作成、図面修正など設計図面に関する物が大半です。

その指示をタスクリストとしてNozbeに登録する際、困ることがあります。それは、図面の修正内容を言葉(文字)で伝えるのが意外と大変だという事ですね。

例えば、この図面で○で囲った箇所の文字を消したいという簡単な指示をタスクリストに追加する際、その指示を言葉だけで伝えるのはかなり困難です。

ScreenClip(87)

Nozbe単体では難しいのですが、Evernoteと組み合わせる事で、その言葉では伝えきれない情報を簡単に共有する方法を思いついたので紹介したいと思います。


①修正箇所の画面キャプチャー

タスクを委譲する相手に伝えたい箇所をEvernoteの画面キャプチャー機能でクリップします。

クリップが出来ると、このようなノートが作成されます。

ScreenClip(88)



②共有リンクの取得
Evernoteは、ノートの共有機能により、自分のノートを外部に公開する機能があります。

公開するには、先ほどのノートを右クリックし「共有」→「クリップボードにノートのURLをコピー」を選択します。

これで、クリップボードに公開用のURLが保存されました。

ScreenClip(89)



③共有化したノートをブラウザで開く
クリップボードに保存したURLを、ブラウザのアドレスバーに貼り付けると、公開したノートをブラウザ上で開くことが出来ます。

ScreenClip(90)



④Nozbeのブックマークレット
Nozbeの機能の1つとして、ウェブページからタスクを登録するというものがあります。

使い方、設定の方法はこちらの記事参照
Nozbeの使い方~その9(ブックマークレット機能でGmail との連携が完璧になった)

ブックマークレットをクリックすると、タスク名称の入力欄が出るので、そこにタスク名称を記入します。ここでは「リビングの文字を削除する」という名称のタスクにしました。

ScreenClip(91)



⑤Nozbeのinbox
Nozbeのinboxを確認すると、先ほど入力したタスクが表示されています。

タスク名称の頭についている「Link」の文字は、先程ブラウザで開いたEvernoteノートへジャンプするリンクのURLが埋め込まれています。

ScreenClip(92)



⑥Link先の確認
このLinkの部分をクリックすると、先程開いた画面キャプチャーの公開ノートが開きます。

ScreenClip(93)
補足説明が必要であれば、コメント欄に作業内容や、修正が生じた背景について記載しておくと良いでしょう。

■おさらい
作業の流れを簡単にまとめると以下のようになります。

①Evernoteで画面をキャプチャー
②キャプチャーした画面を外部へ公開
③公開したノートをブラウザで開く
④ブックマークレットを使ってNozbeにタスクを送信

基本的には、この3工程。時間にして一分弱で、自分が修正内容を伝えたい図面の箇所をタスクの中に埋め込むことが出来ます。

文字だけで伝えようとすると本当に大変ですが、画像を一枚添付するだけで、情報の伝達は驚くほどスムーズになります。

まさに百聞は一見にしかずって事ですね。

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これが四年間続けた試行錯誤の結果!Evernoteの200以上のタグから、目的のタグを素早く選択する方法

■基本的なノートブックとタグの使い分け
Evernoteの使いかたについて最初に悩むのはノートブックとタグの使い分けでしょう。
運用によっては、どうにでも使えるため、一番試行錯誤するところであり、またその人のカラーが見えて面白い部分です。

一部イレギュラーな所はありますが、私のノートブックとタグの使い分けは以下のような感じです。

・ノートブック:
仕事や、プライベートなど、大きな分類、目的毎に作成した箱であり、出来るだけ数は少なくしたい
・タグ
保存されたノートを更に小さな粒度で分類するために使用し、その数はどれだけあってもよい

言うならば、タグをは箱に入った無数の情報から、自分の欲しいものだけを選択して表示させるためのフィルターです。

Evernoteに保存された情報は、検索で探せるので、資料の保管庫としてのみ使用するなら、無理にタグを使う必要はありません。
しかし、保存された情報を繰り返し参照し、関連付け、そこから新しい情報やアイデアを産み出すにはタグが必要なのです。

■タグを使用することで得られるメリットはなにか?
こちらの記事でも書きましたが、私はEvernoteをアイデアを膨らませるツールとしてを使っています。

ただの記憶の保管庫ではない!Evernoteを使って新しいアイデアを産み出す方法

この記事で書いたように、ノート単体でも大きな効果が得られるのですが、これを他のノートとあわせ横断的に結びつける事ができれば、更に新しい発想を産み出すことができます。

その、ノートとノートを関連付けるための道具がタグですね。

例えばこの「思考」という名称のノートブック。この600個近くのメモの中から、特定のテーマについて書かれたノートだけを抽出して読み返すため、予めタグを振っています。

ScreenClip(85)

この画面は、その中から「Evernote」のタグでノートを抽出した結果ですね。Evernoteについて色々考えてる様子がここからも分かります(笑)

このようにして、保存されているノートを、定期的に読み返し、新たなキーワードを追加し、内容を膨らませ、新たなタグで連結していくことで発想を膨らませていくのです。

時間があれば、この抽出したキーワードを元に、マインドマップを書いてみるのも面白いかもしれません。


■無数のタグから狙ったタグを素早く探す方法
しかし、このタグを振るという作業はなかなか大変です。

最初にタグの数はどれだけあっても良いと書きましたが、数が多いと目的のタグを探して貼り付けるのも苦労します。

実際、ある一時期は、タグの付け方が滅茶苦茶になり、混乱をきたした事で、タグを付けるという行為を一切しなくなりました。

そんな状況から試行錯誤を重ねた結果たどり着いたのが、以下の方法です。

①ノートブックとタグの頭を同じ番号にする
まず基本として行なうのは、スタックしているノートブックと、タグの名称を合わせることです。

これでノートをノートブックに保存する際、そこにどの様な名称のタグが付けられるか、大枠で判断ができます。

Image(81)
00~06のノート

ScreenClip(86)
01~06までのタグ

②詳細なタグの名称の付け方
親タグにスタックされた小タグの名称ですが、サンプルとしてこの画像を御覧ください。

Image(82)

ここでは、親タグの「06」を先頭にして、067067806789と番号を振っています。

各番号に割り当てられるタグの数は10個までです。
それでは、どうしてこの様な番号のふり方をしているか実例を見てみましょう。

③テンキーの入力内容によるタグの見え方

ここでは、ノートのタグ選択画面で「067」と入力しています。

すると、067に続く10個のタグが表示されます。
もし、ここに目的のタグがあれば、カーソルで選択しエンターキーで確定させます。

Image(83)

「067」に目的のタグがない場合は続けて「8」を入力します。
すると「0678」に続く10個のタグが表示されます。

Image(84)

そこになければ、続けて「9」を入力し「06789」に続くタグを表示させます。

Image(85)

ちょっと分かりにくいですが、このようなタグの付け方を行なうことで、テンキーを数回叩くだけで目的のタグを探すことが出来ます。

時間にして一個のタグをつけるのに1秒以内。

これであれば、タグを付けるのが面倒ということも無いですよね。
タグの運用、名前の付け方に悩んでいるかたは、一度お試しください。

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これだけは記憶に残したい。Evernoteを使って幸せになる方法

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私がライフログという言葉を意識し始めたのは@ttachiさんのブログ記事

たった一度の記憶をずっと劣化させない方法@goryugoさんの書籍を読んでからですね。

Image(78)

 

 

 

 

たった一度の人生を記録しなさい~自分を整理・再発見するライフログ入門Image

私も、お二方の方法を参考にしながら、ライフログ収集の一環として、身の回りの様々なことをEvernoteに保存しようとしています。
確かに過去のノートを読み返し、そこに書かれているメモや写真、Twitterのログを読み返えすと、その時の記憶がありありと甦ります。
Evernoteに保存したちょっとした記録が、その時の記憶を呼び起こすトリガーとなるのですね。 本当は、その時に感じていた気持ちや思考など、言語化が困難な感情それ自体を記憶に固定出来ればいいのですが、それは無理なので、目に見える物を形で残すという一手間がどうしても必要となります。
そんな事を思いつつ、注意したいと思ったことがあります。それは、ライフログとして保存している雑多なメモや写真を残す目的は、その時の記憶を呼び起こすことであり、何処に行った、何を食べたという、その行為自体を記録する事ではないということです。
■では何を残すのか?
では、過去の記憶を呼び戻すトリガーとして何を記録すべきかについて、改めて考えてみました。

自問したのは、ライフログから過去の記憶を呼び戻すとき、自分はどんな記憶を思い出したいのだろうか?という事です。
それも近い将来ではなく、自分が死を迎える間際にです。

事故に遭い死に直面すると、これまでの人生を走馬灯のように思い出す。よく聞く話ですね。
その時、人の脳がどんな活動をしているか分かりませんが、そこで流れ込む記憶の集合が幸せな物であれば、幸せな人生だったと言えるでしょう。
本当に大切な事だけ思い出すにはどうすれば良いか。もしかしたらEvernoteを使えば出来るのではないか?そんな事を考え、ノートブックとタグの使い方を工夫してみました。
別に特別な事をするのではなく、日々の生活の中で、嬉しかったこと、楽しかったこと、あとで思い出して心がホッコリするような出来事にタグを付けるのです。ライフログとして記録する資料に感情のタグを付けるのですね。

私は、そのライフログ用のタグとして、このようなものを準備しました。

Image(79)

このタグを使い、その時に感じた感情、幸せの度合いを星の数で表現するのです。
medium_4266283238
似たような感情のタグを使っている方は沢山居らっしゃると思いますが、人生の最後で振り返りたいのはどんな記憶、感情なのか。
そう意識することで、Evernoteに保存される記憶は雑音の少ない、純度の高いものになるでしょう。

もし、人生最後の一日が今日であるなら、星が沢山ついたノートを読み返しながら眠りにつきたいですね。

また、そんなライフログが取れるよう、日々の生活を大切にしたいとも思うのです。

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ただの記憶の保管庫ではない!Evernoteを使って新しいアイデアを産み出す方法

Evernoteの中で、これだけは失いたくないノートブックはありますか?

Webクリップや仕事で使用中のノートブックが無くなったら確かに痛いのですが、まぁ、なんとか諦めがつきます。

しかし、【06_思考】というノートブックにスタックされた一連のノートブックが消えてしまったら、相当な喪失感を感じるでしょう。

ScreenClip(84)

ここには、日々の生活の中、取り留めもなく浮かんでは消える思考の流れ、ふとした瞬間に頭に浮かんだ、ほんの一言のフレーズが記録されています。

それだけであれば大した価値はないのですが、そのフレーズの一つ一つを、ゆっくり暖め育てると、卵からヒナが孵るように、色々なアイデアが産み出されるのです。
今回は、Evernoteを使い、頭に閃いた発想を大きく広げる方法について紹介したいと思います。

■インプット
仕事中や電車に乗っている時、また自宅でくつろいでいる時。頭の中にふっと浮かんだ言葉をそのまま流さず繋ぎとめるには、常に手元にメモを準備しておく必要があります。

一番素早く書き留められるのは、ロディアのような紙のメモだと思うのですが、私は、出来るだけデジタルで完結させたいので、iPhoneのアプリ、FastEverを使っています。

FastEverについては、もう説明の必要がないくらい定番のアプリですね。Evernoteに素早くメモを送るにはこのアプリが最も優れているでしょう。

Evernoteに送信する際は、ノートブックの選択は行わず、規定のノートブック(inbox01)に保存されます。余計な手間はかけず、即送信。

ほんの僅かな心の揺らぎを繋ぎ留める操作に手間を感じるようでは習慣として続かないですからね。

■発想を膨らませる
Evernoteに保存された小さな言葉を温める道具として使っているのはiPhoneアプリのAwsomenoteです。

このアプリはEvernoteとの同期速度がとにかく遅い(平均して5分前後。。。)のが唯一の難点なのですが、複数のノートブックと同期が取れること、細かい部分の操作性が優れていること、アプリ全体のデザインが美しいことから、Evernote編集用のメインアプリとなってます。

Awsomenoteでは、先ほどお見せしたノートブックに対応したフォルダーを作成しています。
FastEverから送られたノートは、最初に「アイデア」という名称のフォルダーに入ります。

__(11)

このアイデアフォルダーを開き、発想を拡げるのは、会社から自宅に戻るまでの移動時間。電車やバスの中です。
そこでは、適当に開いたノートに書かれているフレーズを眺め、それを書き留めた時の記憶を呼び起こします。

不思議なもので、たった一言のメモであっても、それを書き留めた時の状況、その前後に考えていた思考がスルスルと思い出されるのです。
逆に、この一言がメモされていなければ、その時の思考は忘却の彼方に忘れ去られてしまい、二度と意識上に現れることは無かったでしょう。

そのフレーズを眺めながら、思いついた単語をどんどん入力していくと、その新しい単語から別の単語、イメージが浮かびます。いわゆる1人で行う連想ゲームです。
そのようにして、連想された単語、フレーズをどん入力していくと、最初に保存した一言から大きくかけ離れた発想に行きつく事もあります。

驚くのは「そのような発想、考えはこれまでに考えたことがない。今初めて自分の中に生じた」と感じるようなものさえ産まれることです。

こちらの記事でも書いたのですが、一つのアイデア、思考について発想を拡げると、これまで関連がなかったアイデア同士が結びつき、全く新しいアイデアが生まれます。

創造的なアイデアを妨げるもの、産み出すもの

この現象を意識的に起こす方法が、この1人ブレストの作業なのです。

123456

 

■アウトプット
一言のフレーズから膨らんだ言葉は、頭の中で繋がり一つのストーリーとなります。
その中で面白そうなもの、もう少し整理して人に伝えたいと感じるとものは「ネタ」という名前のノートブックに移されます。

あとは、そこからテーマを選び「執筆中」というノートブックの中で、下書きに移ります。その作業も、AwsomenoteとEvernoteのデスクトップクライアントを行ったり来たりしながら進め、ある程度まで書き上がったら「推敲中」のノートに移し、全体の構成を整えます。

ネタの内容、ボリュームにより、投稿先はこのブログになったり、日刊の方になります。
これまでの流れを整理すると、このようになります。

UntitledDocument

現時点ではアイデアを収集し、発想を拡げる所までは、スムーズな仕組みが出来上がっています。

後は、アイデアのインプットのスピードに負けないくらい、アウトプットのスピードを上げれば良いのですが、なかなかそれが難しい。

その訓練のためにも、サボリ気味の日刊を頑張ろうかと考え中です。

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やっとスッキリした!ごみ箱と化しているEvernoteのWebクリップを本当に活用する方法

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ネット上をウロウロしながら、気になったニュースやブログの記事をEvernoteにクリップするのですが、気がつくと一度も開かれないまま埋もれてしまってはいませんか?

そんなゴミ箱と化したノートブックを抱えている方、沢山いますよね。
一度は気になってクリップしたページは、自分にとって少なからず価値があるはずです。
そんなゴミ箱と化したノートブックををなんとかしよう思い、試行錯誤を繰り返しました。

その結果、なんとかうまく行きそうな仕組と、ノートブックの整理方法、タグの付け方が定まってきたので紹介したいと思います。

■仕組みをつくる
Evernoteのノートを放置してしまうのは、ノートを見返すという習慣が無いからです。当たり前の事ですね。気の向いた時に読み返そうと思っても、そんな時は滅多に来ません。来たとしても月に二度か三度でしょう。

なので、定期的に読み返すためには、日々の生活の中で、Evernoteの振り返り時間を、意識的に設ける必要があります。私はそのスケジュールを、ブラウザ版タスクシュートのルーチンタスクとして登録しています。

ルーチンタスクを晒す企画に乗ってみた

帰宅後、食事やお風呂が終わり、子供を寝かしつけた後の一人時間。他の作業をやり出すと止まらなくなるので、1番最初にこの時間を確保しています。
時間は10分程度、他の作業へ負担がかからない程度ですね。

■読んだノートの処理
Webクリップは先ず最初に「0401_inbox」という名前のノートブックに入れられます。

Image(75)

この段階ではGTDのinboxと同じく、全く整理がされていない状態ですね。

これらのノートを一つづつ読み返しながら、再度読み返す価値があるか、資料としてアーカイブするか、そこから何らかのToDoを生じさせるかの処理をします。このあたりのフローはGTDの処理・整理のステップが活かされていますね!

そのなかで、タスクが生じそうな時はToDo生成のタグを振っておき、週次レビューの際にゆっくりと収集を行います。

もし、ちょっと早めに実行に移したい内容であれば、元記事を開き、Nozbeのブックマークレットを使って、直接タスクを送信します。

Nozbeの使い方~その9(ブックマークレット機能でGmail との連携が完璧になった)

ちなみに、WEBクリップ用のタグにはこのような種類を用意しています。

Image(76)

このタグは作ったばかりなので、まだ付けられたノートの数は多くありません。
読み返しの際、その記事の印象度により、適当に星をつけるようにしています。このあたりは適当ですね。

■記事の中身を自分の物にする
WEBクリップの中には、考えさせられる物、腑に落ちない物など、一度読んだだけでは消化できない物が沢山あります。そんな内容の記事は、定期的に読み返し、書かれている内容、その文章表現を自分の物にしたいものです。

私はその方法として、読んだ回数で整理するノートブックを作ってみました。

Image(77)

inboxに入っているノートを、一度読んだ時点で満足したら、アーカイブに移動させます。そこで「これは大切だ」と感じるような記事であれば「1回読んだ」のノートブックに移動させます。
同じように一回読んだものを読み返し、まだ納得が行かなければ「2回読んだ」に移動させるのですね。

現在は読み返し用のノートブックは3回までしか作っていませんが、そのうち4回、5回とその数は増えていくと思います。
その過程で、書かれている内容は自分の血肉となり、意識せずとも自分の言葉、行動、文章に現れてくるでしょう。

Evernoteは、外部脳として人の記憶を補完してくれますが、大切な物は定期的に読み返し、思い出すことで自分の長期記憶、自分自身にしっかりと刻みつけたいと思うのです。

ちなみに、現時点で1番読み返されたノートはこの二つですね。

杉太郎のtumblr:事業に失敗するコツ
好んで読まれるネットの文章の条件

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EvernoteとQRコードで押入れのダンボールを見える化する

購入する度に増えていく家電製品の操作説明書。普段ほとんど目にすることはありませんが、機械に何かトラブルが起きると押入れの奥から引っ張り出すことになります。

このような操作説明書が入った箱に限らず、どこの家庭にも押入れの奥に入れられたまま放置されているダンボールがあるはずです。その中に何が入っているか把握していますか?
引越しの際、荷造りしたものをそのまま入れてたりすると、中に何が入っているか分からないブラックボックスになってしまいます。

今回は、そんなブラックボックスになりがちなダンボールの中身をEvernoteで管理し、QRコードを使って「見える化」する方法について紹介したいと思います。
まずは、自宅の天袋を覗いてみましょう。

最初に目についたのはプラスチック製のケースです。これは、最初に書いた電化製品の操作説明書がまとめて入ってます。

Image(66)

半透明で中身が見えるので、需要としては低いのですが、手順説明のサンプルとして適切なので、この箱と中身を使って説明を進めたいと思います。

■写真を撮る
先ずは、中に入っている説明書全てを写撮影します。撮影するのにはiPhoneアプリのPosteverを使いました。理由としては、Posteverエンジンを使うことで、同一タイトルを付けたノートを自動でマージしてくれるからです。

今回は、写真のタイトルを全て「天袋:家電操作説明」にしました。
Image(67)

撮影が終わったらEvernoteを確認してみましょう。データを同期させると、先程撮影した写真が「天袋:家電操作説明」という一枚のノートになっているのが確認出来ます。
Image(68)

これでダンボールの中身をEvernoteで整理するという目的の大半が達成されました。
もし、何かのマニュアルを探したいときには、「天袋」「家電」「操作説明」などのキーワードで検索を行えば、Evernoteに保存されたこのノートが見つかるでしょう。その中にお目当ての写真があれば天袋を開け、この箱を開ければいいのです。

■ダンボールの中身を外から見える化する
これまでの説明は、Evernoteの検索機能を使い、必要とするものがどのダンボールに入っているかを探す方法です。では、逆にダンボールの外から、箱を開けずに中に何が入っているかを調べる方法について説明したいと思います。

まずは、先ほど作成した「天袋:家電操作説明」というノートのリンクを取得します。
ノートを右クリックすると共有メニューが表示されますので「クリップボードにノートのURLをコピー」を選択しノートのリンクを取得します。以下の記事に詳しい手順を書いていますので、分かりにくけれは参照してください。

QRコードを使ったEvernoteノートとの連携:実践編

ノートの共有URLをクリップボードにコピーしたら、QRコード作成サイトへ移動してコードを作ってみましょう。

右クリックでコピーしたURLを一番上の欄に貼り付け、OKを押すだけです。
Image(69)

今回は、コードの中心部に文字を入れてみました。
Image(70)

作成したQRコードをプリントアウトします。コードの部分だけを切り抜き、両面テープでプラスチックケースに貼り付けます。
Image(64)

こんな感じで貼り付けました。
Image(65)

このコードをQRコード読取アプリで撮影します。
Image(71)

このように、QRコードを撮影する事で、Evernoteのノートにジャンプ出来ました。iPhoneの画面で、中に入っている操作説明書の一覧を確認出来ます。
Image(72)

以上の手順で、ケースの外側からQRコードを撮影することにより、中に何が入っているか確認出来るようになりました。なにか新しいマニュアルを保管する際には、同じ様にカメラで撮影し、このノートの後ろに添付すれば常に最新版に出来ます。

今回の記事で例として使ったプラスチックケースや、簡単に出して開けられるダンボールは、このような手間をかけてまでEvernoteに保存する必要は無いかもしれません。

しかし、トランクルームに預けている荷物など、その場に行かないと中身が確認出来ないものや、ガムテープで封がしてあり、一つ一つ開けるのが大変なものなどについて、中身を撮影しEvernoteノートをQRコード化しておけば、何時でも簡単に、そして手間をかけずに中身を確認できるようになりますね。

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Evernoteのリマインド機能と共有ノートブックの可能性

私がEvernoteの可能性として期待しているのが、ノートブックのソーシャル化です。これに関してはこれまでに幾つか関連する記事を書いています。

EvernoteHelloはエバーノートのソーシャル化を加速させるか?
Evernoteの共有ノートブックを使った情報共有の試み

つい先日のアップデートで、このソーシャル化を意識した機能が追加されましたので、簡単に紹介したいと思います。

アップデートで追加されたのは、公式ブログでもアナウンスされていましたが、ノートブックの共有メンバーに対するリマインド機能です。
元記事:共有ノートブックに関するメールリマインダー機能追加

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これまでも、共有メンバーへのメール送信機能はありましたが、いちいちメーラーを立ち上げてまで、、という気持ちが勝り一度も使うことはありませんでした。
今回のバージョンアップで追加されたリマインド機能は、その心理的障壁を少しだけ下げてくれるでしょう。

もうすこし開発が進み、Evernoteのソーシャル化がすすめば、Facebookのアクティビティー欄のような機能がクライアントの右サイドバーに追加されるかもしれません。

共有メンバーが追加・加筆する履歴を横目に眺めながら、気になったノートを開いて自分自身も編集する。

完全にソーシャル化したノートブックは、ほんの一行で始まったノートが様々な視点で読まれ、新しい言葉を積み重ねながらその体積を増していくでしょう。

自分の補助脳と人の補助脳が融合する過程で新しい発想が産み出されていく。そんな可能性について妄想してみるのはとても面白いですね。

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EvernoteHelloはエバーノートのソーシャル化を加速させるか?

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■基本的な使い方について
今日は先日リリースされたEvernoteHelloの使い方と可能性について書いてみようと思います。

基本的には、イベントの場で名刺交換をする時、このアプリを入れたiPhoneを渡して顔写真を写してもらい、人と名前と顔を同時に保存することで、出会った人の情報を確実に記憶するようサポートするのがこのアプリの目的です。 

しかし、、初めて会った方に人に自分iPhoneを渡し「顔を写して貰えますか?」とお願いするのは正直言ってシンドイと思います。

今回は、過去に頂いた名刺を顔写真の変わりに撮影することで、既に会っている人のコンタクトリストをを作ってみようと思います。 準備するのは手元にある名刺の束。今日は予め使用の了解を頂いているR-style倉下さんの名刺を使ってその流れを説明したいと思います。

・先ずは名刺を見ながら、名前、メールアドレス、電話番号、TwitterIDなど基本情報を入力します。
Image(46)

・TwitterのIDを入力します。
Image(44)


・続いてメールアドレスも入力しましょう。
Image(45)


次に行うのはサムネイルに表示させる写真の撮影です。
本来ならば、その人にiPhoneを渡して自分の顔をスナップして貰うのですが、今回は過去の名刺の整理なので仕方ないですね。
また顔写真は抵抗があるという方を登録する際には、最初から名刺を使ってもいいでしょう。

・撮影ボタンを押すと、自動的に4枚の写真が保存されます。
Image(47)


これで倉下さんの基本情報が登録されました。
evernotehello20111211_01

先程撮影した名刺のサムネイルでは、文字を読むことが出来ないので、スナップ写真撮影機能を使い、より詳細な名刺画像を撮影します。

・SnapShotを選択します。
Image(49)


・表面を撮影。
Image(50)


・裏面も撮影します。
Image(51)


・お会いした場所の情報もメモとして追記。evernotehello20111211_02

これで、アプリ内に倉下さんにお会いした時の情報が全て登録されました。
今度は別の場所で再会した時の手順です。
もし顔写真の撮影が可能なら、iPhoneを渡してご自身の顔写真を撮影して貰いましょう。

・Add a new photoをタップ。
Image(54)

・iPhoneを90°傾けると撮影が始まります。Image(55)


・その日の場所を記入します。

evernotehello20111211_03 

この様にして、EvernoteHelloは、登録した人のカードに、二度目、三度目に会った際の情報を積み重ねられるようになっています。
 
これは、Evernote内にコンタクトリストを作るだけでなく、会った場所と回数というコンテキストを積み重ねながら、自分のその人の関係性をデータとして蓄積していくライフログアプリのようですね。

今後のバージョンアップに求めるのは、デスクトップクライアントでの情報編集。それと、自分と相手のプロフィールをBUMPで交換出来るともっと便利になりそうです。

ここまで書いて分かったのですが、EvernoteHelloに名刺の情報を登録すると、その相手にお知らせメールが自動送信されるようです。

__(2)

便利な機能かもしれませんが、知らない間にメッセージが送られる仕様なので、使い方にちょっと気をつける必要がありますね。TwitterのIDを知られたく無い会社の人を登録したら、自爆するので要注意です。

■Evernoteのソーシャル化を加速させる鍵となるか?
このアプリで作られるコンタクトリストの持つ潜在的な能性は、そのデータがクラウドの上に置かれていることです。

現時点では無い機能ですが、自動送信される自分のプロフィール情報が、クラウド上に置かれている自分のプロフィールデータであれば面白くなるかもしれません。

もし、その様な仕様となれば、自分の携帯アドレスや番号を変更すると、Evernoteのサーバーを介して、全ての人の端末に保存されている情報を自動更新させる事が可能となります。同じようなサービスとしてPlaxoがありますが、Evernote上で実現出来るとなら、ユーザーとしては嬉しい限りです。


更にこのコンタクトリストが持つ可能性について発想を広げてみたいと思います。

私が将来的なEvernoteの使い方として妄想しているのは、Evernoteノートがもっとソーシャル化される事です。 今でも共有ノートの機能は実装されており、他の人と一つのノートブックを共有、編集する事が出来ます。

私も共有ノートを活用した社内の情報共有を試みてはいるのですが、もう少し共有の範囲を広げてみたいと思うのです。
Evernoteの共有ノートブックを使った情報共有の試み

ここで使えそうなのが、このEvernoteHelloで作成したコンタクトリストです。ノートブックの共有には、相手のメールアドレスを入力する必要がありますが、このコンタクトリストから共有依頼のメッセージを送れれば、そのハードルがぐっと下がります。

もし、気軽に共有ノートを作成し、自分のノートブックを不特定多数の人に開放し、その逆として人のノートブックを自分のEvernoteに取り込むことが出来るようになれば、Evernoteの使い方はどの様に変わっていくでしょうか。
同じ趣味、志向をもつ人達の、様々なアイデアが書き込まれてたノートが次々に産まれ、Evernoteの中で積み重なっていく。

もしデスクトップクライアントの右サイドバーにFacebookのようなTLを表示させる機能が付加され、ノートの追加、変更の履歴が表示させられると面白いと思いませんか?

その履歴が流れる様子は、あたかも自分と他人の思考が、Evernoteという仮想の外部脳を通じて混じり合うかのようです。

自分一人では解けない難問も、他の人の視点や経験を通じた思考のフィルターを通す事で、複雑に絡まった糸を解きほぐす一本の筋道を掴む事が出来るような気がするのです。
創造的なアイデアを妨げるもの、産み出すもの

「三人寄れば文殊の知恵」という諺がありますが、その環境さえクラウド上で実現できる。そんな未来がすぐそこまで来ているような気がします。

EvernoteHelloリリースの背後に、開発チームの想像する未来を垣間見るような気がするのです。

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Evernoteを使い始めてすぐに人に送るEvernoteを使いこなすためのたった一つのステップ

■情報が多すぎることの弊害
何故こんなにEvernoteが好きなのか?

その答えは人それぞれかもしれませんがEvernoteについての書籍、ブログ記事の量は、無料でも使えるこのクラウドサービスを大好きなユーザーが沢山いることを示してします。

Evernote、使い方によってはただのオンラインノートにとどまらず、人の外部脳として記憶をサポートし、人の発想を膨らますツールにもなり得ます。
しかし、このアプリケーションの自由度の高さは、アカウントを取得したばかりの初期ユーザーにとって、使いこなすまでのハードルを高くしている原因にもなっています。

また、沢山の書籍や使い方の紹介記事は、ノートやタグの使い方について難しく考えてしまう人を増やしているのではないでしょうか。
自分自身もアカウントを登録して一年位は、ノート数が三桁に満たなかったのを覚えています。

■目に見えないリミッター
その私が、ある日をきっかけにEvernoteの使い方について真面目に考えるようになりました。
それは、スタンダードプラン(無料アカウント)の仕様として、ノートに貼り付けられるファイルの形式が制限されているのが不便で、プレミアムプランに変更した時からでした。

その当時、無料アカウントは毎月のアップロードデータ量の上限が、たしか50MBだったと思います。毎月のサイクル終了間際には、その容量ギリギリまで使えるよう、画面上部に表示されるゲージを視界の隅に見ながら、ノートブックに入れる情報を選別していました。
今思うと、これがEvernoteを思う存分使う事を躊躇わせていたガラスシーリングだったのです。

何か気になるサイト、資料、写真があったとしても、Evernoteに入れる前に「これは必要か?どうせ使わないのでは?」という思考のフィルターをかけていたのですね。プレミアムプランに変更した瞬間このリミッターが外れ、気になったものは全てEvernoteに突っ込むようになりました。

Evernoteに救われる機会が増えてきたのもこの時期からです。

何か資料を探す時、Evernoteを検索すると一発で見つかる事が増えてきました。
そうなって来ると、別の資料、より沢山のメモを残したくなって来るものです。
大切なのは、そこに保存されているデータの絶対量。この量がある閾値を超えた時、初めてEvernoteの力が実感出来るようになるのです。
私がその閾値を超えたと感じたのは、ノートの数が1000を超えたあたりでした。

■リミッターを外すには
もし、Evernoteを暫く使っていてイマイチ使いこなせていないと感じているスタンダードユーザーの方。
一度でいいので、プレミアムアカウントにアップグレードしてみましょう。
アップグレードする事によって、私が感じていたような無意識のリミッターが外れることも一つですが、また別の意識が産まれます。

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それは、お金を払ったのだからちゃんと使わないと勿体ないという意識です。
その気持ちは、Evernoteに何を保存しようか?という考えに変わり、具体的にメモやファイルを保存する行動に繋がります。

最初は何も考えずに保存しましょう。写真でも、仕事のファイルでもOKです。スキャナーがあればカタログや色々な説明書、雑誌の切り抜きなども良いですね。名刺を保存するにはFasteverで写真を撮る。これで充分です。

会議の場ではiPhoneアプリを使って音声メモをとっておくのもいいでしょう。そうして理解出来るのが、相当量のファイルやWebグリップを行っても、簡単には1GBの容量には達しないということです。

これが体感的に理解出来て始めて、心置きなくEvernoteを使うことができるという安心感が産まれるのですね。ある程度ファイルが溜まったら、ノートブックを増やし、自分の分類方法を考えれば良いのです。色々な書籍で紹介されている活用のアイデアを試すのはその後で問題ありません。

Evernoteを使いこなそうと思うなら、一度だけでもお金を払い、制限なく使えるという感覚を覚えて欲しいと思うのです。

■参考となるサイト
[図解]Evernoteビギナーにおくる超簡単な整理術!「3ノートブックシステム」の使い方
Evernoteだってシンプルに3個のノートブックで誰でも活用OK
タグにもノートブックにも頼らない、Evernoteの“一番シンプル”な使い方

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QRコードを使ったEvernoteノートとの連携:妄想編

QRコードを使ったデータ連携は確かに便利で可能性を感じますが、もう少し使い勝手が向上しないと活用方法の良いアイデアが産まれても、そのまま放置されてしまうでしょう。何かいい方法はないかと考えていたら、使えそうな製品を思い出しました。

関連記事:
QRコードを使ったEvernoteノートとの連携:実践編
QRコードを使ってEvernoteと物との間で情報を関連付ける方法
iPhoneアプリとQRコードを組合わせたデジタルサイネージについて考えてみた

これは仕事で提出する報告書に貼り付けるインデックスシールをインクジェットプリンターで印刷するもので、はがきサイズの専用用紙を購入し、データ入力用のソフトをダウンロードして使います。アプリ(案)としては、入力する文字の代わりにEvernoteノートのURLを記入すると、それがQRコードに自動変換され、ワンクリックで印刷出来る状態にしてくれると言うものです。

インデックス印刷用の紙はコクヨの製品ですね。ScreenClip(46)

記入したい文字を入力すると、インデックスの大きさに合わせて位置合わせが行われます。
ScreenClip(47)

こんな感じで印刷されます。これはあくまでもインデックス印刷のアプリですが、この文字列の代わりにURLを入れると、ミシン目の入った専用紙にQRコードが印刷されるという流れです。一度入力しておけば再利用も出来ますし、もし可能ならEvernoteのデータを読み込んで、チェックマークを付けるだけでコードを作成出来るようになれば、もっと簡単に使えそうな気がします。ScreenClip(48)

先日購入したモレスキンにそのアイデアを書いてみました(笑)Image(34)

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QRコードを使ったEvernoteノートとの連携:実践編

前回の記事ではQRコードを使いEvernoteのノートと物とのデータ連携方法について紹介しました。
QRコードを使ってEvernoteと物との間で情報を関連付ける方法

今回は先日購入したBlueToothキーボードのマニュアルをEvernoteに保存し、そのデータをQRコードに変換してデータ連携を行う具体的な実験をしてみたいと思います。
スキャニングしてPDFにするのはこのマニュアル。こうした説明書は捨てても良いのですが、いざという時に無いと困るんですよね。
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先ずはEvernoteの共有機能からノートブックのURLを取得します。ScreenClip(43)

QRコード作成サイトにアクセスし、取得したノートのURLを貼り付け、コードを作成します。
ScreenClip(44)

ScreenClip(45)

作成したコードをダウンロードしてプリントアウト。裏面に両面テープを張ってコードの部分を切り取ります。
Image(28)

それではQRコードをキーボードの裏に張ってみましょう。Image(29)

QRコードを読み取りアプリで撮影すると、はい、マニュアルが保存されているEvernoteノートにアクセス出来ました。
Image(30)

Image(31)

クリックすると開くことが出来ますね。
Image(32)


拡大すればしっかり読めます。
Image(33)


iPhoneでは画面が小さく使い勝手がイマイチですが、iPad2であれば、閲覧する際のストレスがなく、より現実的な使い方が出来るかもしれませんね。

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NozbeとEvernoteとDropboxの連携と使い分け

私が日常的に使っている三つのクラウドサービスの使い分けを一文で書くとすると「TodoリストはNozbeに入っており、その作業ファイルはDropboxに保存されている。そしてその作業に必要な資料や作業履歴がEvernoteに保存されている」こんな表現になるでしょう。箇条書きにするなら

Nozbe:タスク管理
Dropbox:ファイル管理
Evernote:情報管理

となります。まぁ単純と言えば単純です。ただ、この三つのサービスはそれぞれデータの連携が可能なものもあり、似たような機能もあることから使い分けに悩んでいるという声も聞きますので、それぞれの組み合わせ毎に自分なりの考えをまとめ記事にしてみたいと思います。

■Nozbe×Evernote
この二つのサービス間のデータ連携はNozbe側で行えます。
Nozbeの使い方~その7(NozbeとEvernoteを連携させる)
こちらの記事でも説明したように、Nozbeのプロジェクト名と、Evernoteで作成したタグの名称を一致させることで、データのひも付けが行われます。しかし正直言ってこのこの機能は殆ど活用できていません。

これはEvernoteの使い方にもよるのですが、Nozbeとデータを関連付けるために、わざわざEvernoteのノートにタグをつける手間が面倒だからですね。Nozbeのバージョンアップの際には、NozbeのプロジェクトをどのEvernoteのデータに接続するか、自分で選択出来るようにして欲しいです。関連付けるノートブックの選択画面で表示されるノートの数が多すぎるようであれば、タグでの絞り込みが出来ればなお良いでしょう。
更にバージョンアップの希望を出すなら、Nozbeで表示されるEvernoteノート自体をタスク化出来るようにして欲しいですね。

この二つのサービスの使い分けで悩むのは、Evernoteでもタスク管理が出来ること。実際にEvernoteでGTDをベースとしたタスク管理を実践されているかたは沢山いらっしゃいます。

Evernote使っていつでもどこでも快適なGTD生活を満喫する方法を考えた
Evernoteで快適GTD! 私がたどり着いたタスク管理のやり方
GTDを超意識した僕のEvernoteのノートブック
第2回-私のEvernoteの使い方-Evernote歴9ヶ月、GTD歴1ヶ月の自分の、現在の使い方を晒してみます。

私も一時期頑張ってみたのですが、なかなか上手く行かず途中で断念。。タスク管理は専用のサービスで進めることにしました。
なので、現在Evernoteをタスク管理のツールとして使うのは資料整理のみとしています。

GTDでは処理ステップで気になることを仕分けする際、気にはなるけど具体的なアクションに繋がらないものを「資料」として保存しておくように言われています。

ブレスト:理想のタスク管理ツールを考える (3/5)
脳みそがいっぱいいっぱいになってきたのでOmniFocusを使ってみる

上記の記事がそのあたりについて詳しく書かれているので、参考にしてみてください。

基本スタンスとしてEvernoteにタスクは入れないようにしていますが、あえて入れておくとするならば、締切のないサムデイリストだけでしょう。このサムデイリストは気になる資料から想起されることが多いので、このサムデイリストだけはEvernoteに保存するようにしています。気になる資料というのは、たとえば旅行のパンフレットのようなものですね。

■Nozbe×Dropbox
こちらの連携もNozbe側で出来ますが、これもまたEvernoteとの連携と同じく使い勝手がイマイチです。
Nozbeの使い方~その13(Evernoteに続きDropBoxとの連携)

バージョンアップで改善が出来るなら、各プロジェクトに対してDropboxの何処のフォルダーをリンクさせるか選択出来るようにして欲しいですね。また、プロジェクトからの接続だけでなく、個別のタスクからもフォルダーやファイルを選べるようになれば使い勝手もさらに向上するでしょう。現在はタスクのコメント欄を使って運用していますが、これに変わる機能を基本機能として実装して欲しいです。

■Evernote×Dropbox
この二つのサービスの使い分けについて議論されているのをたまに見かけます。たしかにプレミアム版では全ての形式のファイルをノートに貼り付けられるため、EvernoteとDropboxのどちらにファイルを保存すればいいかと悩むのも無理ありません。

Dropbox :ファイルストレージ
Evernote :高機能なメモ帳

というのが二つのサービスの基本機能ですので、私はこれから使用するファイル、他者と共有し継続して更新されるものはDropboxへ、更新されず閲覧だけのファイルをEvernoteに保存するようにしています。

私がファイル管理のストレージ機能としてEvernoteに期待しているのは、保存したファイルに意味を持たせることです。Dropboxはただのストレージでしかありませんので、そこに何が保存されているかは階層構造となっているフォルダー名称、ファイル名称で判断するしかありません。同じような名称のファイルが並んでいると、ファイルの判別が出来なくなることも多々あります。

その点、Evernoteは、ノートにコメントを追記することで、保存したファイルに意味を持たせる事が容易です。保存したファイルに、ファイルの説明文と併せて、作業資料の写真でも貼りつければ、そこから想起される情報はどれほど多いでしょう。
Evernoteで作業履歴を保存し、トレーサビリティーを向上させる

Evernoteのクライアントにはない機能ですが、もしこれからのバージョンアップでEvernote×Dropboxという、データ連携が可能となるなら、画面左上の「アカウント」「共 有」というメニューに加えDropboxという項目を追加して欲しいですね。

evernote_dropbox

そのタブを開くと、Evernoteのノートブック一覧の代わりにDropboxのフォルダー一覧が表示され、それぞれのファイルにEvernote上でコメントの追記やタグ付けが出来るようになればいいな!というアイデアです。

Dropboxで共有されているファイルにEvernoteで意味付けをし、そのファイルや資料をNozbe上で閲覧しながらタスクを処理して行く様子を想像しわくわくするのは僕だけでしょうか?

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Evernoteで作業履歴を保存し、トレーサビリティーを向上させる

一つのファイルに少しずつ手を加えながら作業を進める際、そのファイルの更新履歴を残したいって事ってありますよね。
特に、どのような判断や指示により、そのファイルが修正されたか?を後でトレース出来るような情報を残しておくと、なにか問題が起きた際に原因究明が迅速に行えます。
あまりスマートな方法ではないですが、これまでは、変更を行ったファイルを保存する際、ファイル名の中にコメントや日付を追記するとこで対処してました。

このファイル管理をEvernoteで出来ないかと考え、以下の方法を試したところ上手く行きそうなので、記事にしてシェアしたいと思います。
やり方は簡単。何か重要な変更を行う際や、一日の作業を終える時など、ファイル更新の方向性が大きく変わったり、枝分かれしそうになる時、画面のキャプチャー、コメント、そのファイルを一つのノートにまとめて保存するだけです。

後で確認する際、一覧性が上がるよう、タグや定型のコメントをつけると良いでしょう。
あの時何があったのか、どうしてそうしたのか?手帳やメールの履歴を確認すれば追跡出来るかもしれませんが、Evernoteで一元化出来れば、他のメンバーへの共有も簡単ですし、過去の経緯を思い出すために悩む時間も減らせるでしょう。

具体的にはこのようなイメージで更新履歴を保存しています。

更新履歴の一覧:タイトルには「作業」の文字を入れて他のノートと区別をしています。ScreenClip(32)


ファイルの状態を想起させるトリガーとして、作業の際にマーカーで着色した図面を一緒に保存しています。
ScreenClip(33)


この段階で、一連の作業が完了。この後どんな修正や手戻りが発生してもこのファイルをベースとして作業を再開できます。
ScreenClip(34)

一般的なビジネスパーソンは、年間150時間を何かを探すことに費やしていると言われますが、探しているのは具体的な資料だけではなく、自分自身の記憶自身だったりもするのです。

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