Googleドライブのスプレッドシートにアドオンの追加機能が実装されて可能性が広がった

Googleドライブのスプレッドシートにアドオンを追加する機能が実装されました。

Microsoft OfficeのExcelに比べると、機能はまだまだ貧弱でそれに取って代わるものにはなりませんが、色々なアドオンを載せることで、逆にExcelでは出来ないことを簡単に出来るようになる。

そんな未来を感じさせるような内容です。

いくつかあるアドオンの中から、Google Analyticsを選んでみました。

ScreenClip(2)

おそらく、Google Analyticsの情報を自動的にインポートして、スプレッドシートに表示させるのだと予想されます。

追加ボタンを押すと、アカウントにアクセスする権限についての承認を求められます。

ScreenClip(3)

アドオンの追加後、そのデータを取得するには、メニューの「アドオン」から新しいレポートの追加を選択します。

ScreenClip(4)

画面右側に表示される管理画面から、レポートで取得するデータの詳細を選択します。

ScreenClip(5)

レポートの作成ボタンを押すと、その結果についてのウィンドウが表示されます。

ScreenClip(6)

画像の下に何かエラーメッセージが出ていますが、原因はよくわかりません。

ScreenClip(7)

これが、作成されたレポートですね。

PageViewsの項目に1796という数字が入っているのが確認出来ます。

今回はGoogle Analyticsのアドオンを試してみましたが、他にも色々な種類のアドオンがあり、これからその数はもっと増えていくでしょう。

以前、スプレッドシートの可能性として、外部データとの連携についての記事を書きました。

クラウドによりクラウド化されるものは何か?

今回のアップデートは、この方向性を加速させる強力な一歩だと感じます。

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職場でクラウドツールを使う際に気をつけていること

前回の記事では、クラウドツールを活用することで、業務消化を円滑に行う方法について紹介しました。

外注した仕事の進捗状況をブラックボックスにしないための3つのツール – このまま一生β版

今回は、これらのツールを仕事で使う際に注意している事を書きたいと思います。

■絶対にアップロードしてはダメなもの

記事では協力会社とのファイルの共有にDropboxを使っていると書きましたが、どんなファイル(情報)でもOKという訳ではありません。

個人情報が入っているような資料はNGです。自社の管轄外のサーバーに保存するなど論外ですね。

では、どのようなファイルであればクラウドに保存してOKなのか?その線引は非常に難しいのですが「仮にファイルが流出した際に、特定の個人や組織が著しい損失を被ることの無いもの」程度の認識で運用しています。

■万が一に備える

Dropboxの運用で一番恐ろしいのは、システム不具合や人為的ミスでファイルが無くなってしまうことです。

共有フォルダーであれば、だれか不慣れな人がうっかりファイルを削除してしまうと、その人だけでなく共有メンバー全てのファイルが削除されます。

単体のファイルであれば、復元機能で元に戻すことが可能ですが、複数の階層を持つフォルダーのルートを削除するとその復元も出来ません。

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photo credit: Sander van der Wel via photopin cc

また、Dropboxのシステムをどれほど信頼するかにもよりますが、万が一、システムに不具合が生じた際、それが保存しているデータにどのような影響を及ぼすかも予想出来ません。

最悪の場合、データの消失を招く可能性があるツールに全てを依存するのは余りにも危険です。

そのような最悪の事態を避けるため、私は以下の様なバックアップシステムを構築しています。

■ばっちり同期でばっちりバックアップ

使用しているのはばっちり同期というファイルの同期ソフトです。簡単に説明すると、異なる二つのフォルダーのファイルをお互いにコピーし、同期を取る事が出来るものです。

無料でも使えますが、私はスケジューリングの機能が豊富な有料のビジネスライセンスを購入しました。

対策その1:

最初に設定するのは、Dropboxのフォルダーと会社サーバーのフォルダーの同期設定です。

▼サーバーと同期されているフォルダー
Image

 

▼双方向のファイル同期
Image(1)

会社のサーバーは、情報システム担当部署が毎晩自動バックアップを取っているので、Dropboxのファイルが消失してもそこから復元可能です。

 

対策その2:

バッチリ同期のバックアップ機能を使い、上書きや削除されたファイルを自分のデスクトップに3ヶ月間保存しています。

これは、ファイルの更新や削除があった場合、その古いファイルをリアルタイムでバックアップする機能を使ってます。

▼バックアップの設定
Image(2)

 

▼ローカルに溜まっていくファイル Image(4)

このオプションを設定しておけば、Dropboxからファイルがフォルダーごと無くなったとしても、その瞬間にそのフォルダーがバックアップされるので安心です。

また、バックアップデータがあれば、ファイルの状態をさかのぼって復元することも出来ます。

Dropboxにもファイルのリビジョン機能が機能がありますが、それにも限界があります。

ここでは、ディスク容量に余裕がある限り、ファイルを保存出来るので安心感は更に増します。

■まとめ

クラウドツールは便利ではありますが、運用方法をひとつ間違えると色々なトラブルに見舞われます。

今回の記事では最悪の事態を起こさないための対策について紹介しましたが、不足の事態に備え念には念を入れた対策が必要なのです。

クラウドに仕事のファイルをアップロードすることの是非については引き続き、検討と議論を続けることにしたいと思います。

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外注した仕事の進捗状況をブラックボックスにしないための3つのツール

仕事を進める上で、その一部分を社外にアウトソーシング(外注)するのは特に珍しい事ではありません。

この外注をするとき、私が最も気をつけているのが、仕事を発注し成果を受け取るまでの外注期間をブラックボックスにしない事です。

ブラックボックスというのは、仕事をお願いして受け取るまでの間、作業の進捗状況や方向性を確認出来ない状態のことです。

仕事をお願いする際に提示した前提条件・設計条件に変更がなく、指定した期日までにこちらが要求した品質の成果が常に上がってくれば何もこんな心配をする必要はありません。問題は、そのような事のほうがレアだということです。

■時すでに遅し

知り合いの会社で起こった実際の話です。

9月の上旬に、ある設計の仕事を協力会社に発注しました。あいにく、馴染みの会社は手持ちの仕事が一杯でお願いすることが出来ず、紹介を受けた新規の会社に発注することになったそうです。

初回協議のために来社してもらい、作業内容と注意事項、そして期日を伝え次の日から直ぐに作業に入って貰いました。

作業自体はそれほど難しいものではなく、ただ量が多いだけの単純作業だったので、途中段階では特に内容の確認は行わず、10月末の期日間際になってやっと進捗の確認を行ったそうです。

担当者の返事は
「もう少しかかるので、期日を延ばしてほしい」とのこと。

業務全体の工程には、まだ余裕があったので、〆の期日を2週間延ばすことになったそうです。

約束の日になり、協力会社から成果を受け取ったのですが、よくよく見てみると、根本的な作業方針に勘違いがあり、それを修正するには、相当の時間が必要だと判明しました。

その結果、その成果を使って作業を行なう他の仕事にまでしわ寄せが出始めました。

仕事を発注した担当は、社内からも催促の電話・メールを矢のように受け、なかなか上がってこない成果に苛立ちながら、毒づいたそうです。

「いったい何をやってるんだ。。。」と

■一体何をやってるんだ?

この言葉が出る気持ちはよくわかります。

程度問題はあれ、自分が要求した期限に求めている品質の成果が上がってこないことはザラだからです。

大切なのは、発生する問題を想定しているバッファーの中に収めること。問題が生じたら直ぐに対策を行い、それ以上に問題が広がることを防ぐことです。

例に挙げさせて貰ったケースを図解にするとこうなります。

Image

ここでは、作業をお願いしている間、その進捗と方向性がブラックボックスの中に入っているため確認出来ません。

成果がブラックボックスからやっと出てきたと思ったら、途中で進む方向を間違っていたため、その成果も間違っていたということです。

この問題を回避するには、問題となっているブラックボックスを可視化し、事前に、事前に、事前に対策を打つ必要があるのです。

大切な事なので3回書きました。

図解にするとこうなります

Image(1)

ここでは、ブラックボックスの中が見えるようになったことで、作業があらぬ方向に進んでいることが判明しました。

すかさず方向修正の指示を出すことで作業が正しい方向に進み、こちらが求めている成果を得ることが出来ました。

手戻りがないだけ、全体の作業時間が短縮されているのもわかります。

■ブラックボックスを可視化する具体的な方法

前述した「作業の進捗状況を事前に確認し、方向性が間違っていれば正しい方向に修正する」ことは、当たり前の話です。

必要なのは、理想論ではなく、それをどうやって実現するか、その具体的な方法なのです。

○○

ここから紹介するのは、私が具体的に使っているツールと、その運用方法です。
使用しているツール

・Dropbox
・Nozbe
・Skype

Dropbox

お付き合いの度合いにも寄りますが、私が仕事を発注している協力会社さんには、Dropboxのアカウントを作って頂き、その共有フォルダーの中で作業を行なうか、若しくはその日の終わりに、作業をして頂いたファイルを保存するようにして貰っています。

そうすることで、作業途上のファイルを常に手元に置き、自分の好きなタイミングで確認出来る環境を作るのです。

Dropboxは、共有フォルダーの中で、誰が何時、どのファイルを更新したかをRSSで配信する機能を持っています。

ScreenClip(1)

このフィードをGoogleリーダーなどに登録しておけば、ブラウザ上で作業の進捗状況をザックリと確認出来るのです。

ScreenClip(2)

もし、ファイルの更新が滞っている場合は、何らかの事情でこちらの作業が止まっていることが把握出来ます。
そのような場面では、電話を一本かけるなどして状況の確認を行います。

ここで大事なのは、作業が進んでないことを責め相手の尻を叩くのではなく、予定通りに作業が進められない事情を理解し、次の手を打つ事です。

具体的には、残された時間では終わらせられない作業を引き戻し、自分の手で進めるか、若しくはその部分を別の協力会社へ依頼することです。

ギリギリになって「残りのこの部分が終わりません」と言われるのが一番困ります。自分にとっても強烈な割り込みになりますし、そんなギリギリの工程では、受けてくれる協力会社も見つかりません。

大切なのは、問題が発覚してからの対処ではなく、問題の火種を一日でも早く見つけ、事前の対策を行なうことなのです。

 

Nozbe

まだ数社だけですが、協力会社の方にもNozbeを使ってもらうようお願いしています。

Nozbeをグループウェアとして使う(1) – このまま一生β版 

また、作業の指示、修正願いをメールではなく、タスク管理ツールを使うのには理由があります。
1番の理由は、やるべき事のリストを関係者全員で共有する事で、作業全体のボリュームを明らかにする事。

与えられた時間に対して、作業量が少ないと勘違いすると、パーキンソンの法則によりその時間は全て消費されてしまいます。

必要なのは、ゴールに至るまでの作業量を把握し可視化することで、適切な作業ペースを関係者全員で共有することです。

○○

Nozbeでタスクリストを共有するもう一つのメリットは、ワンクリックで作業担当を変更出来ることです。

全体を俯瞰し、作業が集中している人がいたならば、手持ちの少ない他の人へ作業をスライドさせます。

各タスクのコメント欄に、作業内容と使用するファイルの在処、を添付出来るので、新たに作業担当者への引き継ぎも簡略化出来ます。

Skype

ちょっとした連絡を取るのに、Skypeのチャットは最適です。

メールのような文章の修辞に気を取られる事なく、伝えたいことをサッと伝えあえるレスポンスの早さは、まるで隣の席に相手が座っているかのようです。

チャットでは伝えきれない内容になれば、音声通話に切り替え、話の内容が図面の確認になった場合は、Skypeの画面共有機能を使い、お互いに同じ画面を見ながら話をします。

この便利さは実際にやった事がある人でないと分からないと思いますが、離れているにも関わらず、テーブルを囲んでいるのと同じ様な感覚です。

ツールに踊らされないライフハック – このまま一生β版

 

■まとめ

作業を外注化する際に注意することとして、その作業過程を可視化することの重要性について説明しました。

記事の内容を改めて振り返ると、ブラックボックスを可視化することの意味合いは、相手の進捗状況や作業内容を常に監視することではなく、両者で共通のゴールとそれに至るまでの道のりを共有すること。

そして疑義や確認事項を直ぐに確認出来る双方向のコミュニケーションを築くことに他なりません。

Image(2)

運用方法を紹介したDropbox、Nozbe、Skypeはそのプロセスを円滑に行うためのツールということです。

このシステムを構築して二年以上経ちますが、もしこの組み合わせを構築出来て無ければ、納期に間に合わせることが困難な仕事がいくつ合ったか分かりません。

いずれのツールもクラウド(SkypeはP2P)という会社の情報管理規定的にはグレーゾーン(現在定められていない)のため、運用については細心の注意を図りながら便利に運用してきたいと思うのです。

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Outlookと各種クラウドツールのデータを同期させるGsyncitの使い方

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photo credit: shareski via photopin cc

先日簡単に紹介したOutlookとGoogleカレンダーを始め、各種クラウドサービスのデータを同期するソフト(Gsyncit)の設定方法について紹介したいと思います。

これは何だ?Outlookと複数のクラウドサービスを同期するアプリ – このまま一生β版 

 

■インストール

インストールするファイルはこちらからダウンロードできます。

▽自分のPC環境にあったファイルをダウンロードしてください。
Image(102)

私の使用環境はOutlook2010、OSはWin732bitです。

インストールが完了すると、OutlookのメニューにGsyncitのメニューが追加されます。
Image(103)
 

■同期のセッテイング

【Setting】をクリックすると、同期が出来るサービスの一覧画面が表示されます。

上からGoogle、Toodledo、Evernote、Dropbox、Simplenote、Nozbeと、メジャーなサービスが並んでいます。

Image(104)

先ずは一番上のGoogleから連係させてみましょう。

サービスの選択メニューからGoogleを選ぶと、以下の詳細メニューが表示されます。
このソフトでは、Googleのカレンダー、連絡先、ノート、タスクの各データをOutlookと同期出来るようです。

Image(105) 

■カレンダーの連携

それでは早速GoogleカレンダーとOutlookカレンダーを同期させてみましょう。

▽【Calender Synk】をクリックして表示される画面下の【NEW】をクリックします。

Image(106)

▽Googleのアカウントを認証するため、メールアドレスとパスワードを入力します。

Image(107)

▽入力後【Verify Account】を押すと、認証が完了します。

example(18)

次に、Googleカレンダーと、Outlookの連携を行いますので、Googleカレンダーの選択画面で、同期させるカレンダーを選択します。

今回はNozbeのカレンダーを選びました。

Image(109)

次に選択するのはOutlook側のカレンダーです。
▽Outlookに、Nozbeという名前のカレンダー新規作成しました。

Image(110)

設定が終わり、メニューの【Sync】ボタンを押すと以下の確認画面が表示されます。
ライセンスを購入するとこの画面は出なくなるようですね。

example(16)

▽UseEvaluationを押すとデータの、同期が始まりましす。

Image(112)

動機完了後、Outlookのカレンダーを開くと、Googleカレンダーで入力していた予定が表示されているのが確認出来ました。

Image(113)

△ちなみに、このカレンダーはNozbeで設定しているタスクリストの実行予定日となっています。

ですので、Nozbe側で実行予定日を変えるとOutlookカレンダーに反映されますし、逆にOutlookカレンダーで予定を変更すると、Nozbeへも反映されます。また、カレンダーで予定を新規作成すると、Nozbeに新規タスクとして登録されます。

■GoogleTaskとの同期

次は、OutlookのToDoリストと、GoogleTaskを連係させてみましょう。

手順はカレンダーと同じで、左のメニューから【TaskSynk】を選択し、Googleのアカウント情報を入力します。

これで、GoogleTaskのリストを選択出来るようになります。

ここでもカレンダーと同じく、GoogleTaskのタスクリストを同期させるリストをOutlook側に作成します。

example(15)

これで、GoogleTaskのタスクリストをOutlookに連携できます。

■Nozbeとの同期

次は、NozbeとOutlookのToDoリストを連携させるのですが、これも同じように、設定画面でNozbeに登録しているメールアドレスとパスワードを入力します。

このソフトでは、プロジェクト毎にデータの同期が出来るようですが、今回はNozbeに登録している全てのタスクを同期するよう設定しました。

example(19)

Outlook側でも、同期用のリストを作ります。

Image(115)

これでOutlookのTodoリストとNozbeのタスクリストを同期させる事が出来ます。

■同期の設定

同期の基本設定は、メニュー左下の【Sync Setting】から行います。

▽自動同期の間隔は「20分」としました。example(17) 

▽Outlookを立ち上げ時、終了時に同期を行うよう設定。Image(117)

これで、OutlookとGoogleのカレンダー、そしてGoogleTaskとNozbeのタスクリストをOutlookと同期が出来るようになりました。

■まとめ

残念ながら、Outlookのタスクリストにフォルダー、若しくはサブタスクといった階層構造が無いため、同期した時点で全てのタスクがフラットにずらりと並んでしまい、Outlook側で適切な管理が出来ません。

Todoの同期が出来るサービスとして、Nozbeの他にToodledoも選択できますが、これについても、Tasklistに階層構造が無くなってしまうため、運用としてはいまいちです。

全てのタスクではなく、特定のフォルダ、特定のプロジェクトを選んで連携を行えば、場合によっては便利なのかもしれませんね。

他にも様々なサービスとの連携が出来るようですので、もう少し使い方を模索したいと思います。

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これは何だ?Outlookと複数のクラウドサービスを同期するアプリ

Outlookと複数のクラウドサービスを同期させるアプリを見つけました。

image 

同期出来るのは

・Googleカレンダー
・GoogleTask
・Toodedo
・Evernote
・Simplenote
・Dropbox
・Nozbe

と、メジャーなものばかりです。

私はかつて仕事のタスク管理にOutlookカレンダーとTodo機能を使っていましたので、それとNozbeが直接繋がるとすれば、また使い方に幅が広がりそうな気がします。

 

とりあえずソフトをダウンロードし、それぞれのサービスとどの様な同期が出来るのか試している所です。
詳細については、また後日詳しく紹介したいと思います。

 

ソフトのダウンロードは以下のリンクから可能です。
アプリ自体は$19.99と、ちょっと高い気もしますが、制限付きで無料版での試用も出来るようです。

Fieldston Software – gSyncit – Sync Outlook and Google Calendars, Contacts, Notes and Tasks – Toodledo – Evernote

※同期を試す際、Evernoteとの同期には注意が必要です。一度同期をしてEvernoteノートをOutlookに持ってくると、画像データや書式のデータが全てなくなってしまいます。

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これで日本語入力の環境を統一出来る!GoogleIMEのユーザー辞書をクラウドで同期する方法

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ブロガーでなくとも、会社や自宅でパソコンを使い作業を行う人にとって、自分の頭の中にある言葉を、キーボードを通じ素早く正確に打ち込む技術はとても大切ですが、それには、基本的なブラインドタッチによるタイプ技術と併せ、的確な日本語変換機能が必須です。

Win環境で使用できるIMEソフトは、大御所のATOK、MicrosoftIME、そして新参のGoogle日本語入力の3つが一般的ですね。

文脈を踏まえた変換の正確さで言うならば、ATOKがもっとも高機能かもしれませんが、ここでは無料で使えるGoogle日本語入力に注目したいと思います。

 

■変換効率を上げるには辞書のカスタマイズが必須

日本語入力のスピードを上げるには、ソフトが持つ基本的な変換機能と併せ、自分自身でよく使う単語を登録し、辞書機能をカスタマイズしておく必要があります。

日常的に使用する慣用句を、ユーザー辞書に登録しておき、目的の単語を素早く呼び出すのですね。

私は、メールの頭書きや、よく連絡を取る人のメールアドレス、住所、社名などなどを予め辞書に登録し、メール作成時には宛先の入力にわざわざアドレス帳を開かなくても良いようにしています。

しかし、自分のPCの日本語入力環境をカスタマイズしていくと、作業環境が変わった際に、目的の単語が上手く出てこなかったりとトレスを感じます。

ATOKでも先行してリリースされているようですが、Google日本語入力でも辞書データをクラウドで同期する機能が実装されましたので、開発版で不安定という事ではありますが、試してみました。

それでは、開発版のインストールと設定の手順について紹介したいと思います。興味のある方は、開発版であることをご理解の上試してみてください。

■Google日本語入力開発版のインストール
開発版のダウンロードはこちらのURLから行えます。インストールの前に、自分の辞書データをエキスポートしてバックアップしておくのを忘れないようにしてください。
example(12)

上記画面のリンクをクリックすると、インストール前の確認画面が表示されます。ScreenClip(116)

ここでも、安定版にくらべて不安定であることが明記されています。ちなみに、開発版にして数日使っていますが、いまのところ不具合は感じていません。

二箇所にチェックを入れインストールボタンを押すと、自動的にインストールが始まります。

ScreenClip(117)

インストールが終わり、再起動を行なうとクラウド機能が使えるようになります。さっそくGoogle日本語入力のプロパティ画面を開き、新しく出来た【クラウド】のタブを開いてみましょう。
example(11)

【同期】ボタンを押すと、データをサーバーにアップロードするための認証画面が表示されます。
ScreenClip(118)

ブラウザが開きますので、Googleのアカウントを入力します。
ScreenClip(119)

続いて表示されるアクセス承認ボタンをクリックすると、認証用のコードが表示されます。
Image(9)

Google日本語入力にコードを貼り付けると、ユーザー辞書とは別に作成された「Sync dictionary」がクラウド上にアップロードされます。ちなみに、最初はこのSync dictionaryは空なので、先にバックアップしておいたユーザー辞書をこの辞書の中にインポートしましょう。

ScreenClip(120)

同期完了、またユーザー辞書に変更がなされると、自動的にデータの同期を行い、複数のPC間で日本語入力環境を統一させることが出来るようになります。
example(13)

自宅のPCなど、母艦となるPCの辞書データと同期したい場合は、上記と同じ手順でソフトをインストールし、サーバー上の辞書データと同期できるようにしてください。

これで、どこのPCからも気兼ねなく単語登録を出来るようになりますね。

あとは、AtokPadのようなGoogl日本語入力のiOSアプリがリリースされるとイイですね。

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クラウドによりクラウド化されるものは何か?

クラウドの本質はファイルがまとっている殻を取り除くことです。

ここで言うファイルと言うのは、人の考え、アイデア、仕事で作成した資料、撮影した写真など、人がアウトプットした創作物をデータ化し、PCで閲覧できるデータにしたものとしましょう。

最初に書いたファイルの殻という喩えですが、簡単な表現をするなら、そのファイルが人から人、デバイスからデバイスへの移動、またそのファイルの編集の容易の事を指します。

その殻の硬さが、そのファイルの保存されている状態により変わるとするならば、以下の具体的な保存状態の例で言えば下に行けば行くほど柔らかくなります。

1.ネットワークに接続されていないPCに保存されている
そのPCを操作出来る人しかそのファイルにアクセス出来ない。そこにどんな良いアイデアや成果が保存されていたとしても、そのファイルへアクセス出来る人は少数に限られています。


2.LANで繋がっているPCに保存されている
フォルダーの共有設定が出来ていれば、他のユーザーもそのファイルにアクセス出来ます。この状態で初めてそのファイルが他者との共有が可能となり、作成者以外の人がファイルの移動、編集が出来るようになります。


3.共有のファイルサーバーに保存されている
もう少し共有が進んだ状態で、ネットワークに接続しているPCで、サーバーへのアクセス権限が与えられていれば、誰でも自由にファイルへのアクセスが出来ます。
しかし、ファイルが共有されているとはいえ、そのファイルにアクセス出来るのは、ファイルの作成者が属する組織のメンバーだけでしょう。


4.ファイルがネットにアップロードされ、そのURLが公開されている
この状態で初めてファイルへのアクセス出来る人が不特定多数となります。ネットに接続出来る環境で、URLさえ知っていれば誰でもこのファイルにアクセス出来ます。ファイルが纏っていた殻が殆ど外れたと言えるでしょう。


5.ファイルがgoogleドキュメント形式で保存されている
ファイルの形式は限定されますが、この状態になってはじめて、ファイルの殻が全て外れたと言えます。Googleドキュメントのファイル共有機能を使ったことのある方ならご存知かもしれませんが、Googleドキュメントの文書機能、スプレッドシート機能は、URLを知っている人が自由にアクセス出来るのと同時に、編集権限が与えられている人は、そのファイルを直接編集出来ます。それも、他の人が閲覧している文書を同時に開き、同じファイルに対して同時に編集を行うことが出来ます。

これが、ファイルがクラウド化され、纏っている殻が完全に取り除かれた状態です。この状態になることで、クラウドの技術が最も活用出来る可能性が出てきます。

これについては、Googleドキュメントで作った具体的なファイルを見ながら説明してみましょう。
例として挙げるのは、このページ「為替データ」です。クリックするとGoogleのスプレッドシートにジャンプします。

■Googleドキュメントのファイルには殻が無い
キャプチャーしている画面は、2011年2月15日と少し古いですが、その日の為替値が表示されています。

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2月15日は1ドルが83円だったんですね、この時点でドルが70円代になるなんて誰が想像したでしょう。。

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これは、Google の通貨換算機能を活用したもので、検索欄に「1usd to jpy」と入力することで、現在のドルに対する円の値段を検索結果として表示する機能です。同じ要領で他の通貨の換算も可能です。

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この為替換算機能を取り込む具体的な方法ですが、このシートの別タブで、各通貨に対する円の値段をスプレッドシートに取り込む関数を組み込んでいます。

以下の画像がそれですね。左から、USドル、オーストラリアドル、ニュージーランドドル、ユーロの値段を取り込んでいるのが分かります。

ScreenClip(30)[4]

グーグルの検索結果をスプレッドシートに取り込むのは、B3セルに入力された以下の関数。この関数を使って検索結果をスプレッドシートに取り込んでいます。

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これにより、B4セル内にGoogleの検索結果が表示されます。最終的に使用する為替値は、B2セルに入力された関数で数字のデータのみを抽出させます。

ScreenClip(27)[4]

このようにして、別タブで取得したデータを整理したものが、最初に表示させたページということです。

ScreenClip(31)[4]

まだまだこのような機能が実装されているサービスは限定されていますが、ファイルがクラウド化されその殻がなくなることにより、ファイルの公開範囲が広がるだけでなく、その編集も複数の人が同時に行え、またそこへ入力されるデータも自動的に取得出来たりと、その可能性は大きく広がります。

非クラウド状態のファイル編集が、一人一人が自分のノートに絵を書いているとするならば、クラウド化されたファイルの編集は、大きな壁画をみんなで書いているようなものでしょう。
そこには、沢山の人の手を借りることによる生産性の向上だけでなく、その共同作業を通して集まる智恵により、まったく新しいアイデアが生まれるような可能性もあると思うのです。

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OutlookとGoogoleカレンダーの連携

外出先や Outlookがインストールされていない場合、Outlookの代替としてGoogleカレンダーを使うことが出来ます。

無料で使えるウェブカレンダーは色々ありますが、操作性や拡張性、共有の柔軟性などを考えるとGoogleカレンダーが最も優れていると思います。

今回のエントリーでは、通常使用するOutlookとGoogleカレンダーを同期させることで、ネットにつながっているPCならどこでも自分のスケジュール確認を可能にする方法を紹介します。

データ同期

OutlookとGoogleカレンダーを同期させるためには、それぞれのカレンダーに登録されている情報を受け渡すためのアプリケーションが必要です。
フリーのものであればGoogle提供しているGoogleSyncがありますし、有料のものならば私が使っているSyncMycalというソフトがお勧めです。

自分一人だけのスケジュール管理ならば GoogleSyncでもよいのですが、このアプリケーションではGoogle、Outlookそれぞれ一つのカレンダーしか同期処理を行うことが出来ません。
その点SyncMycalは複数のカレンダー同士を同期させることが出来るので、プライベートのカレンダーと仕事のカレンダー、仕事についてもプロジェクト毎や、チームメンバー毎のカレンダー同士の同期を取ることが出来るようになります。

このソフトのフリー版でも同じ機能を持っているのですが、フリー版では時間指定の同期処理が出来ず、同期を取る際にはOutlookの画面に表示される【同期ボタン】をその都度クリックする必要があります。 私はそれが面倒なので、25$を払ってこのソフトを購入しました。 ソフトのインターフェイスは全て英語なので、購入の方法と設定について簡単に紹介したいと思います。

SyncMycalの導入方法

・ダウンロード

こちらのアドレス (http://www.syncmycal.com/google_calendar_synchronization.htm) へアクセスし、 使用するOutlookのバージョンのインストーラーをダウンロードしてください。

・アプリケーションのインストールは特に問題ないと思いますので割愛します。

・インストールが完了しPCを再起動すると、タスクバーにアプリケーションのアイコンが表示されますので、メニューの「Setting →Sync Operation」を選択しカレンダーの追加画面を開きます。

・新規にカレンダーを追加する際は Add →Appointment Stepをクリックし登録画面を開きます。

・カレンダーの設定画面

1:画面上部のOperationで同期処理を行う期間の設定を行います。
2:OutlookCalendarDetailで同期させるOutlookのカレンダーを選択します。
3:GoogleCalendarDetailで同期させるGoogleカレンダーを選択します。自分で作成したカレンダー、またほかの人と共有設定をしているカレンダーがあればその一覧が表示されるので、Outlookと同期させたいGoogleカレンダーを選択してください。

・同期の方法ですが、Googleカレンダーからのダウンロードのみ、Googleカレンダーへのアップロードのみなどの選択が出来ますが、ここではお互いのデータを双方向に同期させるためGooglePresedenceを選択します。

これで同期ツールの設定は完了です。フリー版の場合は同期させたいときに同期ボタンをクリックしてください。有料版の場合は同期間隔を指定出来るので、この画面で設定してください。

以上の作業で複数のGoogleカレンダーと Outlookカレンダーを同期させる事が出来るようになります。

次回のエントリーでは、仕事のメンバー間でカレンダーを公開、共有する方法、メリットについて紹介したいと思います。

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