Nozbeの使い方~その13(Evernoteに続きDropBoxとの連携)

タスク管理のツールとしてNozbeが魅力的なのは、外部サービスとの連携機能があります。

例えばNozbeとEvernoteを連携させることで作業に必要な資料をNozbe側から閲覧できるのは、タスクを実行する際に「資料を揃える」というアクションが一つ減らせることに繋がります。
今回、iPhoneアプリのアップデートで、DropBoxとの連携が可能となり、その可能性が更に広がりました。

それでは、簡単にバージョンアップの内容と、アプリがどのような動きをするか紹介したいと思います。

今回のアップデートの内容です。DropBoxへのアクセスについて説明されてますね。
nozbe-dropbox001

まずはEnglishという名称のプロジェクトを作ってみました。
画面真ん中のメニューに、DropBoxのアイコンが追加されています。

nozbe-dropbox007

そのアイコンをクリックすると、DropBoxへの認証画面が出てきます。
登録しているメールアドレスとパスワードを記入しましょう。nozbe-dropbox004

DropBoxのEnglishというフォルダーに保存しているPDFファイルが表示されました。残念がらサブフォルダー内のファイルは見えないようです。
nozbe-dropbox006

今回はiPhoneアプリでのバージョンアップでしたが、WEB版のNozbeでも近日中にDropBoxとの連携が可能となるバージョンアップが予定されているそうです。

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電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。執筆する際、最も力を入れた箇所、想いについてはこちら

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Evernoteの共有ノートブックを使った情報共有の試み

先日のアップデートでMACに続きWindowsでも使えるようになったノートブックの共有機能。
この機能がアプリに実装された事により、他者とのノートブック共有がとても簡単になりました。
WEB版であれば一年以上前から共有機能はありましたが、つい先日のバージョンアップまでは、それ自体が決して使いやすい物ではなかったので、共有機能は放置状態でした。

現在、私の職場、席の前後左右には6人のEvernoteユーザーが居ます。今回のバージョンアップを機に、その6人と共有フォルダーを活用した情報共有について実験的な試みを実施しようとしています。この記事ではその活動について簡単に紹介したいと思います。

■実際にやった事
先ずは私のアカウントで「情報共有」というノートブックを作成し、各メンバーにノートブック共有の招待メールを送付。
ScreenClip Evernote7.
次に、1人1人の机を回り、クライアントのバージョンを確認し、古いバージョンを使っているメンバーには、その場でバージョンアップをお願いしました。
そして、共有ノートブックの閲覧方法、使い方、今回試みようとしている情報共有の目的について説明。
各メンバー、使い方や使い込みの程度はそれぞれ異なりますが、皆、一応興味をもって貰ったようです。
一名だけ、ログインのパスワードを書いたモレスキンを自宅に忘れ、共有設定が出来ないという後輩も居ましたが、、、

■これから目指すもの
これから、各メンバーが様々な情報に触れていき、それぞれの視点でクリップされた情報がEvernoteに蓄積されていく事でしょう。
この活動で実現出来たらいいな、と思うのが、各メンバーが情報のキュレーターとなり、一個人の守備範囲では集めにくい情報を協力して集められるようになる事です。

個人で行う情報収集は、えてしてその人の興味範囲にとどまりがちです。さらに言うならば、自分の知識外の情報については目が向きにくいため、貴重な情報が眼前にあっても気がつきません。

1人では解こうとすると、一つの筋道しか答えがない9つの点の問題ですが、人が沢山集まる事により色々なルートを通る四本の直線が引けるようになるのではと期待しています。

ScreenClip Evernote5. 
4本の直線、かつ一筆書きで9つの点を通るようなルートは上の画像のパターンに限られます。
ScreenClip Evernote6.
周りの人が持っている点の集合を取り入れることで、4本の直線で描かれる一筆書きのルートがどんどん広がるイメージですね。

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Evernoteのノートを晒す企画に乗ってみた

@rashita2さんのブログで開催されている企画
Evernote企画5th:第0回:「ノートブックリスト、共有しませんか」企画
に私も乗っかり、ノートブックの一覧と、その使い方について紹介したいと思います。

先ずはノートブック一覧の画面キャプチャーを添付したいと思います。塗りつぶしの部分は仕事で使っている具体的なプロジェクト件名が入っていますので、今回は非表示。
Evernote2 
それでは、ここに挙げられている各ノートブックの使い方について簡単に紹介したいと思います。

■ノートブック一覧
・00_inbox

いわゆるinboxですね。まずは全てのノートがこのノートブックに集められます。

・00_inbox2
inboxゼロを目指すため、急いで分類、タグ付けする必要のないノートがここに振り分けられます。重要では無いとはいえ、放置しておくと整理するのが億劫になります。

・01_仕事一般事項:一般事項
仕事をする上での参考資料を保存しておくノートブックです。例えば土木設計の設計基準、メーカーカタログ、名刺の写真、よく使う社内文書、etc.を保存しています。

・01_仕事一般事項:プロジェクト
ここには、現在進行中のプロジェクトに関するノートブックがスタックされています。
各プロジェクトのノートブックには、電話メモ、設計の留意事項、協議資料、設計協議時のボイスメモ、関連する文献、契約関係の書類などを保存しています。

このノートブックでは、タグによる整理をさっと出来るよう、タグという全てのタグを付加した空ノートを各プロジェクトのノートブックに作成しています。
ScreenClip
これは、割り当てのないタグを隠しても、必要となるタグを常に表示させるためです。
ScreenClip(1)

・03_思考(思考の粒)
Evernoteは人間の補助脳であるとよく聞きますが、このノートブックを作ってから、その意味が何となく分かるようになりました。
ここでは、生活の中でふと頭に浮かんだアイデアや、何かに対する感想、感情など、意識してメモしておかないと、次の瞬間には忘れてしまうものが保存されます。

そのほどんどは一言、二言のフレーズですが、それだけでも後で読み返すことで、そのメモをEvernoteに送った時の状況を思い出すことが出来るのです。

・03_思考(思考の塊)
思考の粒ノートブックに溜まっていくメモたちは、読み返され、加筆される中で、他のノートとも繋がり、新しいアイデアの塊になって行きます。
例えば、このノートブックをNozbeというキーワードで検索すると、このようなノートが出てきました。
これは、Nozbeに追加してほしい機能のアイデアですね。
ScreenClip evernote.
これらのノートをマージし、ひとつのノートのしたものが思考の塊のノートブックに保存されます。
たぶん、近日中にこのネタをもとにしたブログ記事を書くことになるでしょう。
このように、溜まっていくアイデアメモを色々な切口で拾い出し、つなげて行くことで、アウトプットのネタを産み出そうとしています。

・03_思考(思考のアーカイブ)

まだ使い方を検討中ですが、一度アウトプットした記事やメモをここに保存していこうと思っています。

・0301_個人

プライベートで頂いた名刺や、気になったポスター、チラシの写真など、明確に分類できないメモが保存されています。とりあえず検索で見つかれば良いか、、、と思っています。

・0302_pc

パソコンのハード情報、ソフト情報、ログインId、パスワードなどを保存してします。

・0303_GTD、0304_GTD_Finished

以前、EvernoteをGTDのツールとして使おうとしていた時の名残りです。現在はGTDのツールとしてはNozbeを使っているので、ここに入っているリストはすべてNozbeに引越しすみです。

・0305_BLOG

ブログのネタとなりそうな情報を保存しています。今ざっと確認しましたが、記事に添付する画面キャプチャーファルが多かったですね。

・0306_服

持っている洋服を全部写真に撮ってみようと実験した時の名残です。タンスの奥には袖をほとんど通していな服が眠っていがちですよね。そのタンスの肥やしを無くすため、写真に撮っておけばいいのでは?と思ったのです。
ScreenClip evernote2

・0307_Twitter

以前、TwitterでのつぶやきをEvernoteに自動転送してましたが、途中で面倒になりやめました。Twitterのログtwilogはで良いやと思っています。

・0308_英語

6月から海外出張(アフリカ)が決まったので、なまりきった英語力をブラッシュアップしようと、英語学習に関する情報を集めようとしている所です。

・0309_Publicnozbe

今回の震災で被災された方々への支援活動、Publicnozbeに提供する情報を集めるためのノートブックです。

・04_Webクリップ
Webブラウジング中、気になった記事をどんどんクリップする場所です。保存した情報はタグを使って分類しています。
ScreenClip Evernote3. 
ノートブックの性質上、このノートが一番数が多いですね。入れっ放しになっているノートも少なくないですが、一度目に触れ、Evernoteに入れた情報は検索で簡単に見つかるからいいですね。

・05_子供
この記事では「子供」という名前にしていますが、実際は子供の名前でノートブックを作っています。
ここには子供の成長記録、例えば、ハイハイ出来た、歯が生えてきた、パパ、ママと言うようになったとか、日々大きくなっていく子供の成長記録を、テキストメモ、写真、ボイスメモで保存しています。 
これも、同じようようにタグを使って分類しています。
ScreenClip Evernote4. 

・仕事_Finished
完了したプロジェクトに関するノートを入れておく場所です。

■改めて全体を見なおしてみた感想
仕事関連のノートブックは日常的に使用するので、ある程度整理されているのですが、プライベート関連のノートブックは、メモし放し、クリップし放しでかなり雑然としていましたね。
とはいえ、必要になった情報は簡単に見つけ出すことができるので、まぁ、こんなんでも良いのでしょう。

03_思考(思考の粒) については、またGTDとの関連性も含めて別の記事を書きたいと思います。

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Nozbeの使い方(タスク入力に必要な数秒をギリギリまで削りたい)

クラウドサービスのメリットは、ネットに接続できる環境さえあれば接続するデバイスを問わないことですね。
このブログでも力を入れて紹介しているNozbeも、クラウドベースのタスク管理サービスです。

職場で仕事中は、常にサブディスプレイにNozbeの画面を表示させ、これからやること、今日やること、今やることを常に確認出来る状態にしています。  nozbeinbox110413
それ以外の場所、例えば通勤途中やPCを立ち上げていない自宅では、iPhoneやiPadを使っています。実際そこで行っているのは簡単な入力と、完了したタスクへのチェックマーク程度。
やはり、じっくりとタスクの内容を吟味しながら処理、整理を行うのは画面の広いデスクトップでの作業となります。

そのiPhoneでのタスク入力の際、アプリ起動時のサーバー同期にイライラしている人は僕だけでは無いはずです。
サーバーのデータにアクセスし、最新のデータを読み込まない限り諸々の作業が出来ないのは、クラウドサービスの最大の弱点です。

アプリ起動に時間がかかり、操作が出来るまでの準備にもたつく様では、思いついたタスクを入力するにも、腰が重くなってしまいます。

Evernoteへのテキスト送信も、純正アプリより入力機能に特化したFasteverやFasteverSnap が便利だと感じるのは、余計な機能を出来るだけ省き、特定の機能にだけに操作を絞っているからでしょう。

@SayobsさんがリリースされたNozbeinboxもそれらと同じく、Nozbeへタスクを入力する事に特化したアプリです。 もう少し手の込んだ物にしようとすれば、入力先のプロジェクトやコンテキストを選択出来るようにも作れるはずです。
しかし、入力時に必要以上の操作を行うと、その作業に必要な手間が、ほんの数秒、操作にして数タップ余計にかかります。

小さな事かもしれませんが、いま行っている作業を一旦止め、別の作業、ここではタスク入力を行おうとする際、この僅かな数秒が思い腰を上げられるかどうかの境目になるのです。

その点、このアプリで出来る事は、入力したタスクをNozbeのinboxに送信するという一点のみ。 この潔さが入力のスピードを最大限に高めてくれています。nozbeinbox0412
また、入力時にタスクを改行して記載することで、複数のタスクを同時に送信することも可能です。下の画面がその入力結果をブラウザで確認したところです。
nozbeinbox04122
バックグラウンド送信にも対応しているので、Post後はすぐにアプリを閉じても大丈夫。
これまで感じていたタスク入力時のイライラとはもうサヨナラですね。

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