タスクシュートにサブタスクの機能を実装してもらいました

Nozbe、またブラザ版タスクシュートにせよ、どうしても欲しかったのがサブタスクの機能です。

Nozbeの開発者は、ユーザーフォーラムで頻繁に挙げられるサブタスクの機能追加を頑なに拒否しているようですが、サブタスクという表現は抜きにして、そのタスクを完了させるまでのロードマップというかチェックリスト。作業を行なっている際、現在取り掛かっている作業内容から脱線しないためのDoing リストは欲しいと思っていました。

先日28日の夜、開発者のマロさんを囲み、機能やUIについての意見交換、今後の開発方針について話をする場を持ちました。

その場では、主要な項目毎に沢山の要望をお伝えしたのですが、そのうちの一つとしてお願いしたのがサブタスクの追加でした。

ちなみに下の画像、マインドマップは、その打ち合わせの場でお伝えした要望の一覧です。
example(7)

サブタスクの追加は、技術的に難しそうだと思っていましたが、翌日にはその機能を実装して頂きましたので(仕事早すぎ!!)、その機能を確認するのと併せ、使い方、動きについて説明したいと思います。

■サブタスクの追加
サブタスクを追加するには、タスク名をクリックし、タスクの詳細画面を開きます。
これまでは備考欄として使われていた入力窓が、サブタスクの記入部となっています。

ここではブログ記事を書き、投稿するまでのステップをリストとして登録してみました。
サブタスク追加は各タスクを一行に一つ、改行しながら記載します。

example(8)

登録したサブタスクは、タスクの開始前は表示されませんが、開始ボタンを押した瞬間にチェックボックス付きのリストとして表示されます。
example(9)

作業を開始したら、各サブタスクが完了した時点でチェックボックスにチェックを入れながら作業を進めましょう。

サブタスクを全て個別タスクとして登録すると、リストの一覧性が損なわれますし、日付の移動を行う際など、手間がかかって大変です。

このサブタスク機能は、タスクリストの粒度を作業レベルまで細かく出来るのと併せ、タスクリスト編集の手間を減らせます。

これで、ブラウザ版タスクシュートの使い勝手が一段も二段も良くなりましたね。

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ブラウザ版タスクシュートの割り込み作業処理機能が凄い

私が本家エクセル版TaskChuteを挫折したのは、始業から終業までのタスクを並べ、これなら実行出来るというストーリーを作っても、頻繁に掛かってくる電話や予定してなかった社内会議、緊急対応のメール受信などによる中断により、その度にリストの並び替えや時間の再見積り、日付の変更を行うことへの徒労感が、タスクシュートを使う効果よりも大きく感じたからでした。

そんな苦い体験がありましたので、ブラウザ版タスクシュートには、現在進行中のタスクに対する中断処理機能を追加して頂きました。ブラウザ版には本家エクセル版TaskChuteには無い機能が幾つかありますが、私はこのタスク中断処理機能が一番気に入ってます。

この機能がなければ、ブラウザ版タスクシュートも使うことは無かった。それくらい重要な機能です。一日数回の割り込みであれば許容出来るかもしれませんが、それが20回ともなると限界です。

この機能は、私と同じ様に、予期せぬ中断が頻繁に発生することで、タスクシュートが良いと分かっていても続けられなかった。そんな人の救いになるでしょう。それでは、最初はタスクの開始~終了の所から解説したいと思います。

■タスクの開始
ブラウザ版タスクシュートでは、各タスクの右隅に丸いボタンが表示されています。
これが、タスクの実行完了までの時間を計測するストップウォッチのスタートボタンとなります。
example(4)

■タスク実行中
開始ボタンをクリックすると、開始時刻のセルに現在時刻が自動入力されると共に、事前に入力した見積時間から計算した終了予定時間が入力されます。ここでは、タスクの状態がアクティブになると表現します。
example(5)

■作業完了時
現在進行中のタスクが何も邪魔されずに完了した場合には、最初に押した開始ボタンを再度クリックします。このボタンは開始ボタンと併せ、終了ボタンを兼ねています。このボタンをクリックすると、タスクの実行に要した時間を計算し、実績時間の欄に自動記入してくれます。example(3)

■中断処理~その1
さて、今回の記事の本題である中断処理の機能説明に入ります。
電話や急な会議など、頻繁に発生する割り込み作業によるタスクリストの破綻を防ぐのがタスクの中断ボタンです。これはタスク実行のボタンを押しアクティブになったタスクにのみ表示されます。

example(2)

例えば見積もり時間20分のタスク(タスクA)を開始して、11分後に割り込みが入ったとします。そこで中断ボタンを押すと以下のような処理が行われます。

①「割り込みタスク」という名称のタスクが自動生成
②アクティブだったタスクAがステイブルとなり、11分の作業実績を差分した見積もり時間(9分)が自動入力されます。

example(6)

割り込みタスクが完了し、タスクAの作業に戻る際には、その開始ボタンを押し、タスクをアクティブにします。

■中断処理~その2
割り込み作業として発生する別のパターンとしては、現在進めている作業ではなく、リストにある別のタスクを先行して実行するような場合です。例えばタスクAを実行している最中、上司やクライアントの依頼によりタスクDを開始せざるをえない状況になったとします。

そのような場合は、タスクDの開始ボタンをクリックします。
example(1)

例えば中断処理~1と同じく、タスクAを開始して10分後に、タスクDの割り込みが入ったとします。そこでタスクDの開始ボタンを押すと以下のような処理が行われます。

①タスクDがアクティブ状態になる
②タスクAがステイブルとなり、10分の作業実績を差分した見積もり時間(10分)が自動入力されます。

example

これも同じ様に、タスクDが完了したら、タスクAの開始ボタンを押して、作業を再開させます。

このようにして、頻繁に発生する割り込み作業の処理をシステムに取り入れ、作業の中断~割り込みタスクの実行~作業の再開をしても、各タスクの作業実績、見積もり時間に破綻が生じないようにしています。

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ブラウザ版タスクシュートの使い方~その1

現在開発中で一般公開はまだなのですが、その下準備として機能と使い方の紹介をしたいと思います。今回は、タスクを追加する方法について説明します。

■クイック登録
ブラウザ版タスクシュートにタスクを追加する際は、画面上部の入力欄に追加したいタスク名を記入し、Enterボタンを押すことで入力出来ます。

WTC_quickpost

■複数登録

複数のタスクを一気に登録する際は、画面右上の【ファイル登録】ボタンをクリックします。

WTC_multipost

表示されたウィンドウへ追加したいタスクを一行に一個、改行しながら記載します。
入力が完了したら【登録】ボタンを押して下さい。

ScreenClip(68)

■ファイルから登録

予め登録しているタスクリストをファイルから読み込むことも可能です。
方法は複数のタスクを一気に登録する際と同じ、画面右上の【ファイル登録】ボタンをクリックします。

WTC_Filepost1

PCに保存しているテキストファイルを選択し【登録】ボタンを押して下さい。
ファイルはDropboxなど、クラウドで利用できるフォルダーに入れておくと、何処からでもアクセスできます。

WTC_Filepost

テキストファイルの記載方法は、複数のタスクを一括で登録したのと同じく、一行に一個記載します。また、タスク名の後ろをTABで区切った後に数字を記入すると、タスク名の読込と同時に見積もり時間を入力することが出来ます。

ScreenClip(69)

■トリガーリストから登録

GTDを始めたばかりの人にとって、最初の難関はタスクの収集です。ここで頭の中の気になること全てを洗い出しておかないと、ストレスフリーを目標とするGTDの効果は半減します。

とはいえ、闇雲に気になる事を書きだせと言われても、そう易々と出てくるものではありません。たいていはここで煮詰まってしまい、洗い出しが中途半端になってしまいます。

これは週次レビュー、月次レビューでも同様で、記憶の底に埋もれている気になることを想起させるヒントが無いと、人の脳は上手に思い出すことが出来ないのです。

そのヒントになるのがトリガーリストです。これは書籍の中でも紹介されていますが、ブラウザ版タスクシュートでは、このリストを見ながら、思いついたタスクを入力出来るようになっています。

トリガーリストを参照しながらのタスクを登録するには、画面右上の【トリガーリスト】をクリックします。

WTC_trgpost

新規ウィンドウが開き、トリガーリスト一覧が表示されます。このリストを一つ一つ確認しながら気がついたことを登録して行きましょう。

ScreenClip(77)

なお、このトリガーリストは自分で編集することも可能です。自分の生活スタイル、仕事環境に併せ適宜項目を追加していくと良いでしょう。

東ラ研タスク管理分科会で作成したトリガーリストもありますので、それも参考にして頂ければと思います。

■Nozbeからインポート

NozbeやToodledo、OmniFocusなどのタスク管理サービスが、GTDの処理・整理を行う為のツールとするならば、タスクシュートはリスト化したタスクの実行を強力にサポートするツールです。

既存のタスク管理ツールが、その戦術部門だとすると、時間を見積もり、グイグイと処理していくタスクシュートはまさに戦闘部門となります。

ブラウザ版タスクシュートでは、Nozbeで整理を行ったタスクのうち、今日実行するべきNextactionをワンクリックでインポートすることで、タスク管理の戦術~戦闘までの連携をスムーズに行うことが出来るのです。

それでは連携の方法について説明したいと思います。

先ずはNozbeの設定ボタンをクリックし、設定一覧画面を表示させます。データ連携に必要なアプリキーは画面下のAPIKeyの所に記載されています。

WTC_Nozbepost

APIKeyのリンクをクリックすると次のような画面が開きます。下の方に表示されている文字列をコピーして下さい。

WTC_Nozbepost_API

次はブラウザ版タスクシュートを開き【設定画面】を開きます。

WTC_Nozbepost_reg

ウィンドウの入力画面、一番上のNozbeアプリキーの部分に、先程コピーした文字列をペーストし【登録】ボタンを押します。

ScreenClip(75)

NozbeのNextactionをインポートするには、【ファイル登録】の画面を開き、一番下のNozbeからインポートの【インポート】ボタンをクリックします。

WTC_Nozbepost2

上記の操作で、Nozbeで作成したタスクリスト、そのNextactionを取り込むことが出来ます。

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ブラウザ版タスクシュートは割り込みの多いビジネスパーソンを救えるか?

NozbeとTaskChuteが連携し作業の見積りが出来るようになるか?

この記事で紹介したブラウザ版タスクシュートはその後順調に開発が進んでおり、エクセル版に無いような機能もどんどん取り入れて頂いてます。

ここで告白するのは恥ずかしいのですが、以前エクセル版TaskChuteを一ヶ月ほど導入した際、得られる効果以上に、頻繁に掛かってくる電話、緊急対応のメール、予定にない社内MTなどによる作業の中断。そして、その度に強いられるタスクリストの再構築への苦痛が勝り、使い続けることを挫折しました。

もう少し試行錯誤を続けし、作業ログをしっかり取っていれば、佐々木さんが仰るよう「割り込みさえ予想できる」、そんな境地に達せたのかもしれません。

しかし、そこまで到達するには相当の時間と努力が必要でしょうし、予測可能とはいえ、割り込みの回数が一日に20回以上もあれば、その気持ちも萎えてしまします。

今回マロさんにお願いして追加してもらった機能は、ずばりその割り込みを上手く処理し、目の前のタスクリストに挿入する機能です。

この機能は本当に素晴らしく、私がタスクシュートに再チャレンジ出来たように、日常的な割り込みの多さで使うことを諦めた人を救うことの出来る。そんな機能だと確信します。

その挙動については後日ゆっくり紹介しますが、現時点において実装されているブラウザ版タスクシュートの機能リストを紹介したいと思います。

■新規登録
・クイック登録
・複数行登録
・ファイルから登録
・Nozbeからインポート

■割り込みタスク登録
・割り込み時:進行タスク中断→タスク複製→新規タスク挿入
・割り込み時:進行タスク中断→タスク複製→既存タスク開始

■タスク実行サポート
・タスク実行時間記録
・タスク終了予定時刻
・セクション別終了予定時刻
・ルーチンタスク自動生成
・ルーチンタスク見積り時間の自動補正
・並べ替え
・開始時刻・終了時刻の入力サポート
・過去タスクの非表示化
・iPhone用画面サポート
・コンボ機能(見積り時間達成度)
・Nozbeへ終了タスクの同期
・プロジェクト別色分け
・向こう5日間タスク見積り時間集計
・本日タスクのセクション別見積り時間集計
・Nozbeへ新規タスクの登録同期

■作業記録関連
・日別作業記録
・月別作業記録
・プロジェクト別作業記録

エクセル版には無い機能として面白いのが「ルーチンタスク見積もり時間の自動補正」と一番最後の「作業記録」関連でしょうか。

ルーチンタスクの見積もり補正機能は、タスク終了時の実績時間を自動的に集計・平均化し、次にそのタスクが生成される際、その見積もり時間にその平均時間を自動入力する機能です。
ルーチンタスクと言っても日によって実行時間にバラつきが生じるわけですが、それを自動平均化させることで、次回以降により正確な作業計画を立てられるというわけです。

作業記録は、作業ログを集計し、その合計時間を月毎に集計出来る機能です。現時点では集計結果の見え方が整理されていませんが、この機能がもう少し改善されれば自分の時間の使い方を俯瞰して眺められるようになると思います。

一般公開はもう少し先になりそうですが、機能が確定しているものについては随時、その内容について紹介していきたいと思います。

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ルーチンタスクを晒す企画に乗ってみた

ScreenClip(70)

@Surf_Fishさんの企画に乗っかり、私もルーチンタスクを晒したいと思います。

と、書き始めて思い出したのですが、以前投稿した記事で似たような事を書いていました。

 

ストレスフリーを実現するため毎朝確実にレビューしているタスクリスト

ここで紹介したのは、Nozbeに登録したタスクに平日繰り返しの設定を行い、毎朝仕事を始める前に処理をしているという内容です。

今でも同じことを実践しているのですが、このルーチンの部分だけはNozbeからブラウザ版TaskChuteに移行させたので、その辺の経緯について書きたいと思います。

先ずは私がイメージしているタスク管理の段階ですが、ブラウザ版TaskChuteを開発されているマロさんが、ChatWorkの中で発言された言葉が、非常に分かりやすかったのでここで紹介します。

ScreenClip(71)

「当初より、タスク管理ツールではなくタスク実行支援ツールとして開発していました。

僕自身、日刊でもちょっと書きましたが、

戦略 ホライゾンモデルor7つの習慣ミッションステートメント
戦術 Nozbe or Toodledo or オリジナルGTDシステム
戦闘 TaskChute

と思っていますので、今回のブラウザ版TaskChuteには管理機能よりも実行支援を優先しています。なのでGTDの処理と整理とレビューは戦術に相当するシステムにまかせようと考えています。」

この一ヶ月、ブラウザ版TaskChuteを使ってみて感じたのですが、TaskChuteで管理するのは、すでにNozbeで処理、整理が完了した段階。戦術が定まっているタスクです。

戦術が定まっているというのは、日付が決まっていて、必要時間が分かっていて、それを実行する順番が既に決まっているという事です。

まさにTaskChuteですね。

なので、もうあれこれ考える必要のないタスク、ルーチンタスクは戦術担当のNozbeからTaskChuteに移動させ、ツールを開いた瞬間に戦闘を開始出来るようにしたのです。

そのルーチンタスクの内容は、このようになっています。

WTC_dailytask

平日のルーチンタスクは、大きく4つに分かれています。

・始業時タスクレビュー
・中間時タスクレビュー
・終業時タスクレビュー
・帰宅時タスクレビュー

以前は始業時、中間時のレビューは同じタイミング、出社直後に実行していたのですが、一番生産性の高い午前中に事務系タスクを処理するのは非効率なので、事務作業を中心とした中間時タスクレビューは昼休みが終わった後、10分間の仮眠から覚めた、ぼんやりした頭を再起動させる時間に実行しています。

・始業時タスクレビュー
主にGTDのフローに従い、タスクの処理・整理を行いクローズドタスクを作成します。具体的にはメールや前日にメモした手帳の確認。生成したやるべき事、気になることをNozbeのInboxに放り込み、プロジェクトへの分配、日付の指定、チームメンバーへの移譲、連絡待ちリストの確認を行いながら、その日の作業に抜けが無いかをチェックします。

この作業はNozbeのNextactionからブラウザ版TaskChuteへタスクリストをエクスポートし、TaskChuteで順番を並び替えた時点で完了となります。
ブラウザ版TaskChuteの統計機能で確認すると、平均約14分かかってます。

・中間時タスクレビュー
中間時レビューのルーチンタスクは、経費の精算、資料の整理、緊急ではないメールの返信、イントラの掲示板確認など、今日でなくても良いけど、溜まると面倒なものを集中的に処理します。平均で12分位ですね。

・終業時タスクレビュー
終業時のレビューは、日報作成と机の回りの整理整頓のみです。

机の回りを綺麗に保つには、毎日きちんと片付けの時間を持つことが大切なのが、このレビュー項目を追加して実感しました。

・帰宅時タスクレビュー
帰宅して、食事、お風呂などが終わり、さて自分の時間。という時に実行するのが帰宅時タスクレビューです。

実行しているのは、朝の始業時タスクレビューと殆ど同じです。Nozbeのプロジェクトリストを確認し、寝るまでの短い時間にやる事、やりたい事をNextactionとして抽出します。

実行出来ることは少ないですが、これをTaskChuteにエキスポートし、各タスクに時間割り当て、就寝時間(全てのタスク完了時間)を設定します。

ブラウザ版TaskChuteを使い始めてまだ一ヶ月足らずなので、休日のルーチンタスク、不定期なルーチンタスクの実行までは至ってません。

これから徐々にNozbeから移行させ、その完成度を高めて行く予定です。

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EvernoteHelloはエバーノートのソーシャル化を加速させるか?

Image(1)

■基本的な使い方について
今日は先日リリースされたEvernoteHelloの使い方と可能性について書いてみようと思います。

基本的には、イベントの場で名刺交換をする時、このアプリを入れたiPhoneを渡して顔写真を写してもらい、人と名前と顔を同時に保存することで、出会った人の情報を確実に記憶するようサポートするのがこのアプリの目的です。 

しかし、、初めて会った方に人に自分iPhoneを渡し「顔を写して貰えますか?」とお願いするのは正直言ってシンドイと思います。

今回は、過去に頂いた名刺を顔写真の変わりに撮影することで、既に会っている人のコンタクトリストをを作ってみようと思います。 準備するのは手元にある名刺の束。今日は予め使用の了解を頂いているR-style倉下さんの名刺を使ってその流れを説明したいと思います。

・先ずは名刺を見ながら、名前、メールアドレス、電話番号、TwitterIDなど基本情報を入力します。
Image(46)

・TwitterのIDを入力します。
Image(44)


・続いてメールアドレスも入力しましょう。
Image(45)


次に行うのはサムネイルに表示させる写真の撮影です。
本来ならば、その人にiPhoneを渡して自分の顔をスナップして貰うのですが、今回は過去の名刺の整理なので仕方ないですね。
また顔写真は抵抗があるという方を登録する際には、最初から名刺を使ってもいいでしょう。

・撮影ボタンを押すと、自動的に4枚の写真が保存されます。
Image(47)


これで倉下さんの基本情報が登録されました。
evernotehello20111211_01

先程撮影した名刺のサムネイルでは、文字を読むことが出来ないので、スナップ写真撮影機能を使い、より詳細な名刺画像を撮影します。

・SnapShotを選択します。
Image(49)


・表面を撮影。
Image(50)


・裏面も撮影します。
Image(51)


・お会いした場所の情報もメモとして追記。evernotehello20111211_02

これで、アプリ内に倉下さんにお会いした時の情報が全て登録されました。
今度は別の場所で再会した時の手順です。
もし顔写真の撮影が可能なら、iPhoneを渡してご自身の顔写真を撮影して貰いましょう。

・Add a new photoをタップ。
Image(54)

・iPhoneを90°傾けると撮影が始まります。Image(55)


・その日の場所を記入します。

evernotehello20111211_03 

この様にして、EvernoteHelloは、登録した人のカードに、二度目、三度目に会った際の情報を積み重ねられるようになっています。
 
これは、Evernote内にコンタクトリストを作るだけでなく、会った場所と回数というコンテキストを積み重ねながら、自分のその人の関係性をデータとして蓄積していくライフログアプリのようですね。

今後のバージョンアップに求めるのは、デスクトップクライアントでの情報編集。それと、自分と相手のプロフィールをBUMPで交換出来るともっと便利になりそうです。

ここまで書いて分かったのですが、EvernoteHelloに名刺の情報を登録すると、その相手にお知らせメールが自動送信されるようです。

__(2)

便利な機能かもしれませんが、知らない間にメッセージが送られる仕様なので、使い方にちょっと気をつける必要がありますね。TwitterのIDを知られたく無い会社の人を登録したら、自爆するので要注意です。

■Evernoteのソーシャル化を加速させる鍵となるか?
このアプリで作られるコンタクトリストの持つ潜在的な能性は、そのデータがクラウドの上に置かれていることです。

現時点では無い機能ですが、自動送信される自分のプロフィール情報が、クラウド上に置かれている自分のプロフィールデータであれば面白くなるかもしれません。

もし、その様な仕様となれば、自分の携帯アドレスや番号を変更すると、Evernoteのサーバーを介して、全ての人の端末に保存されている情報を自動更新させる事が可能となります。同じようなサービスとしてPlaxoがありますが、Evernote上で実現出来るとなら、ユーザーとしては嬉しい限りです。


更にこのコンタクトリストが持つ可能性について発想を広げてみたいと思います。

私が将来的なEvernoteの使い方として妄想しているのは、Evernoteノートがもっとソーシャル化される事です。 今でも共有ノートの機能は実装されており、他の人と一つのノートブックを共有、編集する事が出来ます。

私も共有ノートを活用した社内の情報共有を試みてはいるのですが、もう少し共有の範囲を広げてみたいと思うのです。
Evernoteの共有ノートブックを使った情報共有の試み

ここで使えそうなのが、このEvernoteHelloで作成したコンタクトリストです。ノートブックの共有には、相手のメールアドレスを入力する必要がありますが、このコンタクトリストから共有依頼のメッセージを送れれば、そのハードルがぐっと下がります。

もし、気軽に共有ノートを作成し、自分のノートブックを不特定多数の人に開放し、その逆として人のノートブックを自分のEvernoteに取り込むことが出来るようになれば、Evernoteの使い方はどの様に変わっていくでしょうか。
同じ趣味、志向をもつ人達の、様々なアイデアが書き込まれてたノートが次々に産まれ、Evernoteの中で積み重なっていく。

もしデスクトップクライアントの右サイドバーにFacebookのようなTLを表示させる機能が付加され、ノートの追加、変更の履歴が表示させられると面白いと思いませんか?

その履歴が流れる様子は、あたかも自分と他人の思考が、Evernoteという仮想の外部脳を通じて混じり合うかのようです。

自分一人では解けない難問も、他の人の視点や経験を通じた思考のフィルターを通す事で、複雑に絡まった糸を解きほぐす一本の筋道を掴む事が出来るような気がするのです。
創造的なアイデアを妨げるもの、産み出すもの

「三人寄れば文殊の知恵」という諺がありますが、その環境さえクラウド上で実現できる。そんな未来がすぐそこまで来ているような気がします。

EvernoteHelloリリースの背後に、開発チームの想像する未来を垣間見るような気がするのです。

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創造的なアイデアを妨げるもの、産み出すもの

■頭に浮かんだイメージ
仕事中や道を歩いている時、自宅でお風呂に入っている時や布団に入っている時、アイデアや断片的な思考がぱっと閃く事があると思います。

この写真は会社で仕事をしている際、ふと頭の中に浮かんだイメージを、忘れないよう目の前の紙に書きなぐったものです。

Image(43)

このイメージの大元はこちらの記事です。ギリギリまで「まとめに入らない」能力

仕事では常に成果が求められそれに対する評価がなされます。良い仕事をしたかどうかの評価は、アウトプットしたもの質と併せ、それを生み出すために要した時間が判断基準とされます。

当然ですね。完璧で美しいプレゼン資料の作成に1日かけた人と、言いたいこと的確に伝えることを主目的とし、細かなレイアウトや体裁を省き2時間で作成した人とでは後者の方が「仕事が出来る」と評価されるでしょう。

仕事の出来る人は、様々なフレームワークを駆使し、色々な視点から問題・課題を見つめ、それを解決するために最も効果的な一本の道筋を見つけるのが上手なのだと思います。

仕事が始まった瞬間に落とし所を定め、それに向かって一直線に進むやり方はけっして間違っていません。限られた時間の中、次々と襲いかかってくるタスクを処理し、アウトプットを出し続けていくには必須のプロセスです。

■何が創造的なアイデアを妨げるか

しかし、成果に対する評価に創造性という判断基準が入ると、このプロセスは途端に力を無くしてしまうように思えます。この方法で生み出される成果は、既存の成果の枠を超えることはなく、過去に生み出されたアイデアの焼き直しになってしまうからです。

仕事を進める上で浮かんでくる沢山の思考、解決すべき問題・課題が下の図の小さな○だとすると、最も大切な部分を的確に囲うことが、効率的な仕事のやり方です。

その仕事に対する経験が浅いと、囲いの範囲が小さくなり大切な事項を取りこぼしてしまいます。的はずれな人はその囲いの範囲が中心からズレているような人なのでしょう。

【的を絞って問題を解決する】
ScreenClip(62)

【視野が狭いと大切な部分を取り残す】
ScreenClip(63)

【フォーカスが的外れだと成果も的外れ】
ScreenClip(64)

先程も述べましたが、効率的なアウトプットを主目的にすると、一つ一つの仕事を終わらせるスピードは早くなりますが、創造的な発想が失われてしまいます

その原因は、一度は思考の表面に浮かんだアイデアが、アウトプットの落とし所を最初に定めた事による囲によって除外される事で、スタートの時点で捨て去られてしまうからです。

【落とし所を最初から定めると枠外のアイデアが捨てられる】
ScreenClip(67)

■創造的なアイデアが産まれる時

それでは、どのような時に創造的なアイデアが産まれるのでしょうか。私の体験では、目の前にあるアイデアと、他のアイデアが繋がり、融合した時、これまでには無かったような斬新的なアイデアが産まれるように思います。

これは、与えられたツールを規定の方法で使っている時には、そのツールが目的とする当たり前の結果しか出ませんが、使い方を工夫し、別のツールと組み合わせることで、思ってもみないような結果を出せるのと同じです。

そのツールとツールを繋ぎ合わせるためのアイデアこそ、枠にとらわれずに発散した思考の粒。私の描いた落書きの○と○からはみ出た小さな○なのです。

この枠に囚われない思考が、複数のアイデア同士を繋ぐことで、より大きな円を描く時、始めて既存の枠組みを超えたイノベーティブなアイデアが産まれるのです。

ScreenClip(66)

思考をサポートする方法・ツールとして、ブレインストーミング、KJ法、マインドマップなど色々ありますが、それを実行する際には、自分自身の思考の中に見えない枠が出来ていないか確認する必要があります。

既存の枠に囚われたまま思考を広げるのは、ハガキほどの大きさの紙にマインドマップを書いているのと同じです。

自分自身がその枠に囚われていなだろうか。。
客観的に自分自身を見ることは難しいですが、常に自問自答したいと思うものです。

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GTDの思考フローで目に見えない不安感を撃退せよ

■緊急事態発生!

想像してみて下さい。

自分の家族二人が、異なる場所で同時に事故に遭ったらどうしますか?

small_1749725842 同時は言い過ぎにしても、同じ日に何らかのトラブルに巻き込まれる可能性はゼロではありません。仕事中、そのような緊急を知らせる連絡が入ってきたらどうするか、具体的に考えてみて下さい。事態が深刻で、事故が起きた場所が離れていればいるほど、難しい判断を強いられます。現時点で確認出来る状況が曖昧であればなおさらです。

まずは上司に報告し、早退のお願いをするでしょう。次に実家や友人など、自分の代わりにサポートしてくれる人に連絡を取り、自分が行くことが出来ない方への対処をお願いします。飛行機を使うような遠方であれば、今の時間から乗ることの出来る飛行機を確認し、チケットの予約をしなければなりません。自宅に戻る必要があれば、電車に飛び乗り、持ち出す物のリストを考えます。事故であれば保険の会社への連絡、子供の事であれば学校への連絡など、やるべき事が一気に押し寄せます。それらはまさに、緊急かつ重要なタスクばかりです。

どうでしょう?そんな状況を実際に想像した方は、何とも言えない不安な気持ちになったと思います。私もこの文章を書きながら、心がざわつきました。ザワザワと。。とても嫌な感覚ですね。


■人の脳は現実と非現実の違いがわからない
なぜこのような気持ちになるのか?

脳科学の本に書かれてあった事ですが、人の脳は実際に目の前で起きている事と、自分で想像した事との区別が出来ないそうです。実際に起きていない事あっても、自分で想像していることは、脳にすると実際に起きているのです。

初めに挙げた例もそうですが、不安になるような情景を想像すると、脳はそれを現実とみなし、実際の出来事が起きたのと同じ不安感を産み出します。

万が一にも起こりうるトラブル(心配事)に対して、事前に準備するのはいいのですが、それに意識を向けることで生じた不安感で、自分の判断や行動に足枷をはめるようではいけません。その不安感を産む原因、心配事の正体を見極め、上手に対処しないと身動きが取れなくなってしまいます。

頭の切り替えが早い人ならば「可能性としてはあるかもしれないが、今は気にする事ではない」と判断し、その妄想をさっと切り捨てるでしょう。GTDでは、この判断を意識的に行なうことで精神衛生を保てるという副次的な効果があります。
自分自身を振り返っても、GTDの思考フロー実践するようになって以来、将来のモヤモヤとした事柄に対する不安を感じなくなりました。その理由について考えてみます。


■不安の原因を見極める
GTDでは、頭の中の気になること全てを書きだし、その一つ一つについて「それは何か?」という問いかけを行います。その問いかけの答えとして「行動に移す必要があるかどうか」の判断を行います。

最初に挙げた家族の事故は、起こりうるかもしれませんが、今実際に起きている事ではありません。今それに対して出来ることは何も無いのです。心配事に対して実行出来る事がなにも無いとすれば、心配するだけ無駄ということです。

もし、その気になることが、次の行動(Nextaction)を伴わないものであれば、GTDのフローに従いゴミ箱に捨ててしまいましょう。お守りを買うなど、気休めに出来ることがあれば実行しても良いかもしれません。

kuma7GTDでは気になる事(心配事)に対して、行動に移す必要があるかどうかを明確にすることで、その気になること、不安な事が、今、目の前にある現実なのか、それとも自分が創り出した形のない妄想なのかを明確にしてくれます。

今、現実の世界に生きている私達が対処しなければならないのは、実際に行動に移すことの出来る今そこにある危機だけなのです。

もし心の中にモヤモヤした気持ちを感じていたら、それを1つずつ書き出し、行動に移せるかどうか確認してみると良いかもしれません。

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電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。執筆する際、最も力を入れた箇所、想いについてはこちら

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