The Other Aspect of GTD: Not Only for the Workplace

■ Changing Mindset through GTD

When I put GTD into practice, I found that my way of thinking changed a great deal.
It wasn’t a fundamental change, but when my something caught my attention, I began to focus on it and apply a process of asking ‘What’s that?’

■ Before GTD

My approach to the problems that arose in daily life, especially those to do with human relationships, was to hope that it would sort itself out over time, just putting it off and allowing the status quo to continue. Many times, this approach ended with an irrevocable failure.

I was the same at work. If I noticed something, I’d just pretend I hadn’t seen it, thinking that dealing with it would be too much trouble.

But I’d have another look nearer crunch time, and the problem that I’d feared would be clearly apparent, and it’d be all the more difficult to fix because it had been left until the last minute.
I was always getting into situations like this.

In both my professional and private life, I was saddled with regrets, always knowing that it would have been better to take care of matters as soon as they arise. But at the root of it all was my way of thinking: ‘Put off difficult problems until later’.

It was this realisation that caused me to hit upon GTD.

■ Applying GTD

When applying GTD, we thoroughly examine everything that comes to our notice in daily life. In order to realise a stress-free way of being, we make no exceptions.
In this phase, the observation-collecting phase, problems from which we had previously averted our gaze or issues that had been put off until later come clearly to the fore.

Next, in the processing phase, we undertake a process of approaching each issue and asking ‘what’s that?’. The option still remains to ignore issues during this questioning process, but since it has the effect making it impossible to completely ignore anything, various kinds of actions can be taken to deal with these issues.

If the issues identified at this stage are complex, then break each problem down into its smallest possible components, and the apply the same process of breaking down into the smallest units to the concrete actions that will address the issues.

■After GTD

The really amazing thing is that after implementing a process like this, issues that seemed so troublesome that you just pretended they didn’t exist, just don’t seem so bad anymore.

Furthermore, when you carry out the first of these bite-size actions, you’ll find that a lot of the time, what’s left of the problem is solved before you know it.

When you get on with things like that, you’ll find yourself thinking, ‘What on earth was I so scared of, what was I waiting for?’.

GTD is very important for increasing the efficiency of one’s way of working and personal productivity in the workplace, but it has an additional aspect: it allows you to acquire a natural response of identifying problems as problems, then initiating the first step towards their resolution.

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電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。執筆する際、最も力を入れた箇所、想いについてはこちら

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職場でクラウドツールを使う際に気をつけていること

前回の記事では、クラウドツールを活用することで、業務消化を円滑に行う方法について紹介しました。

外注した仕事の進捗状況をブラックボックスにしないための3つのツール – このまま一生β版

今回は、これらのツールを仕事で使う際に注意している事を書きたいと思います。

■絶対にアップロードしてはダメなもの

記事では協力会社とのファイルの共有にDropboxを使っていると書きましたが、どんなファイル(情報)でもOKという訳ではありません。

個人情報が入っているような資料はNGです。自社の管轄外のサーバーに保存するなど論外ですね。

では、どのようなファイルであればクラウドに保存してOKなのか?その線引は非常に難しいのですが「仮にファイルが流出した際に、特定の個人や組織が著しい損失を被ることの無いもの」程度の認識で運用しています。

■万が一に備える

Dropboxの運用で一番恐ろしいのは、システム不具合や人為的ミスでファイルが無くなってしまうことです。

共有フォルダーであれば、だれか不慣れな人がうっかりファイルを削除してしまうと、その人だけでなく共有メンバー全てのファイルが削除されます。

単体のファイルであれば、復元機能で元に戻すことが可能ですが、複数の階層を持つフォルダーのルートを削除するとその復元も出来ません。

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photo credit: Sander van der Wel via photopin cc

また、Dropboxのシステムをどれほど信頼するかにもよりますが、万が一、システムに不具合が生じた際、それが保存しているデータにどのような影響を及ぼすかも予想出来ません。

最悪の場合、データの消失を招く可能性があるツールに全てを依存するのは余りにも危険です。

そのような最悪の事態を避けるため、私は以下の様なバックアップシステムを構築しています。

■ばっちり同期でばっちりバックアップ

使用しているのはばっちり同期というファイルの同期ソフトです。簡単に説明すると、異なる二つのフォルダーのファイルをお互いにコピーし、同期を取る事が出来るものです。

無料でも使えますが、私はスケジューリングの機能が豊富な有料のビジネスライセンスを購入しました。

対策その1:

最初に設定するのは、Dropboxのフォルダーと会社サーバーのフォルダーの同期設定です。

▼サーバーと同期されているフォルダー
Image

 

▼双方向のファイル同期
Image(1)

会社のサーバーは、情報システム担当部署が毎晩自動バックアップを取っているので、Dropboxのファイルが消失してもそこから復元可能です。

 

対策その2:

バッチリ同期のバックアップ機能を使い、上書きや削除されたファイルを自分のデスクトップに3ヶ月間保存しています。

これは、ファイルの更新や削除があった場合、その古いファイルをリアルタイムでバックアップする機能を使ってます。

▼バックアップの設定
Image(2)

 

▼ローカルに溜まっていくファイル Image(4)

このオプションを設定しておけば、Dropboxからファイルがフォルダーごと無くなったとしても、その瞬間にそのフォルダーがバックアップされるので安心です。

また、バックアップデータがあれば、ファイルの状態をさかのぼって復元することも出来ます。

Dropboxにもファイルのリビジョン機能が機能がありますが、それにも限界があります。

ここでは、ディスク容量に余裕がある限り、ファイルを保存出来るので安心感は更に増します。

■まとめ

クラウドツールは便利ではありますが、運用方法をひとつ間違えると色々なトラブルに見舞われます。

今回の記事では最悪の事態を起こさないための対策について紹介しましたが、不足の事態に備え念には念を入れた対策が必要なのです。

クラウドに仕事のファイルをアップロードすることの是非については引き続き、検討と議論を続けることにしたいと思います。

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Evernoteのノートにファイルを保存する際には画面キャプチャーを添えると良い

EvernoteのノートにExlsやWordのファイルを添付する際のTipsです。

ファイルを普通に貼り付けた状態(ここではインポートフォルダーを使って添付)では、ノート名称にファイル名が入力され、ノート内にはファイルのアイコンのみが表示されます。

これでは、パッと見た瞬間に何のファイルか分かりません。

 

▼ファイル保存のツールとしても使えるけど、これだけではちょっと不便
ScreenClip(4)

 

そんな時には、ファイルを開いた状態を画面をキャプチャ-し、それをアイコンの下に貼り付けておけば、ファイル名称と画像で、それが何なのかを一目で判断出来ます。

 

以下の画像は、サンプルとして保存したTaskChute2の画面を貼り付けたものです。

Image(7)

画面のキャプチャー方法には幾つか種類がありますが。

・PrtScn :キャプチャー画面を使って新規ノート作成
・Shit + PrtScn :キャプチャー画面をデスクトップにファイルとして保存
・Ctrl + PrtScn :キャプチャー画面をクリップボードに保存

今回のような処理をするには、Ctrl + PrtScnが最も適しているでしょう。

 

そういえば、関連記事としてこんなものも書いてましたね。
併せてどうぞ。

Evernoteで作業履歴を保存し、トレーサビリティーを向上させる – このまま一生β版

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図解で示すタスク管理の必要性 その2

前回の記事ではタスク管理の必要性を個人レベルで考えてみました。

図解で示すタスク管理の必要性 – このまま一生β版

今回は、仕事を複数のメンバーで進める際にも同じようにタスク管理をきちんと行わないと、仕事が円滑に進まない。

そんな場面を図解で説明したいと思います。

 

ここに今日の夕方(17:00)が締め切りの仕事があります。
Image(3)

 

作業を担当することになったAさん、Bさんは打合せを行い、仕事を終わらせるために必要な作業を洗い出し、それぞれの分担を決めました。
Image(4)

この時点で、全てのやるべき事がリスト化されていれば問題ありません。

リストを確認しつつ、抜けがないようお互いが自分のタスクを実行することが出来るからです。

逆に、問題が起きるのは、タスクリスト自体に抜けがある場合や、どちらが受け持つか明確になってないタスクがある場合です。

この画像では、お互いが自分の担当だと認識しているタスクリストの枠から、幾つかのタスクが抜け落ちています。

Aさん、Bさんはそれに気が付かないまま、一日のペース配分を考え作業に入りました。

Image(5)

このような漏れタスクが明らかになるのは、大抵、手持ちの作業が終わり、残作業が明らかになる締切の間際です。

二人がそれに気がついた時には、既に手遅れ状態です。

時間間際になって発覚したタスクは、そのまま超過タスクとなり、残業時間へとスライドしてしまいました。

image

説明し易くするため、図を大胆に簡略化しましたが、この様な抜けタスクが日常的に生まれる様な作業環境を、一ヶ月〜数ヶ月の長期間に渡って続けたらどうなるでしょう。その際の時間損失は相当なものになるはずです。

また、しわ寄せは後ろのほうへ集まるため、締切間際に大変キツイ思いをしかねません。

想定外の追加タスクが生じるのはやむを得ませんが、最初の段階で全ての作業を出来る限り洗い出し、誰が責任を持って担当するのかを決めておく必要があるのです。

Nozbeを使い社内打ち合わせを円滑に行う方法 – このまま一生β版

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外注した仕事の進捗状況をブラックボックスにしないための3つのツール

仕事を進める上で、その一部分を社外にアウトソーシング(外注)するのは特に珍しい事ではありません。

この外注をするとき、私が最も気をつけているのが、仕事を発注し成果を受け取るまでの外注期間をブラックボックスにしない事です。

ブラックボックスというのは、仕事をお願いして受け取るまでの間、作業の進捗状況や方向性を確認出来ない状態のことです。

仕事をお願いする際に提示した前提条件・設計条件に変更がなく、指定した期日までにこちらが要求した品質の成果が常に上がってくれば何もこんな心配をする必要はありません。問題は、そのような事のほうがレアだということです。

■時すでに遅し

知り合いの会社で起こった実際の話です。

9月の上旬に、ある設計の仕事を協力会社に発注しました。あいにく、馴染みの会社は手持ちの仕事が一杯でお願いすることが出来ず、紹介を受けた新規の会社に発注することになったそうです。

初回協議のために来社してもらい、作業内容と注意事項、そして期日を伝え次の日から直ぐに作業に入って貰いました。

作業自体はそれほど難しいものではなく、ただ量が多いだけの単純作業だったので、途中段階では特に内容の確認は行わず、10月末の期日間際になってやっと進捗の確認を行ったそうです。

担当者の返事は
「もう少しかかるので、期日を延ばしてほしい」とのこと。

業務全体の工程には、まだ余裕があったので、〆の期日を2週間延ばすことになったそうです。

約束の日になり、協力会社から成果を受け取ったのですが、よくよく見てみると、根本的な作業方針に勘違いがあり、それを修正するには、相当の時間が必要だと判明しました。

その結果、その成果を使って作業を行なう他の仕事にまでしわ寄せが出始めました。

仕事を発注した担当は、社内からも催促の電話・メールを矢のように受け、なかなか上がってこない成果に苛立ちながら、毒づいたそうです。

「いったい何をやってるんだ。。。」と

■一体何をやってるんだ?

この言葉が出る気持ちはよくわかります。

程度問題はあれ、自分が要求した期限に求めている品質の成果が上がってこないことはザラだからです。

大切なのは、発生する問題を想定しているバッファーの中に収めること。問題が生じたら直ぐに対策を行い、それ以上に問題が広がることを防ぐことです。

例に挙げさせて貰ったケースを図解にするとこうなります。

Image

ここでは、作業をお願いしている間、その進捗と方向性がブラックボックスの中に入っているため確認出来ません。

成果がブラックボックスからやっと出てきたと思ったら、途中で進む方向を間違っていたため、その成果も間違っていたということです。

この問題を回避するには、問題となっているブラックボックスを可視化し、事前に、事前に、事前に対策を打つ必要があるのです。

大切な事なので3回書きました。

図解にするとこうなります

Image(1)

ここでは、ブラックボックスの中が見えるようになったことで、作業があらぬ方向に進んでいることが判明しました。

すかさず方向修正の指示を出すことで作業が正しい方向に進み、こちらが求めている成果を得ることが出来ました。

手戻りがないだけ、全体の作業時間が短縮されているのもわかります。

■ブラックボックスを可視化する具体的な方法

前述した「作業の進捗状況を事前に確認し、方向性が間違っていれば正しい方向に修正する」ことは、当たり前の話です。

必要なのは、理想論ではなく、それをどうやって実現するか、その具体的な方法なのです。

○○

ここから紹介するのは、私が具体的に使っているツールと、その運用方法です。
使用しているツール

・Dropbox
・Nozbe
・Skype

Dropbox

お付き合いの度合いにも寄りますが、私が仕事を発注している協力会社さんには、Dropboxのアカウントを作って頂き、その共有フォルダーの中で作業を行なうか、若しくはその日の終わりに、作業をして頂いたファイルを保存するようにして貰っています。

そうすることで、作業途上のファイルを常に手元に置き、自分の好きなタイミングで確認出来る環境を作るのです。

Dropboxは、共有フォルダーの中で、誰が何時、どのファイルを更新したかをRSSで配信する機能を持っています。

ScreenClip(1)

このフィードをGoogleリーダーなどに登録しておけば、ブラウザ上で作業の進捗状況をザックリと確認出来るのです。

ScreenClip(2)

もし、ファイルの更新が滞っている場合は、何らかの事情でこちらの作業が止まっていることが把握出来ます。
そのような場面では、電話を一本かけるなどして状況の確認を行います。

ここで大事なのは、作業が進んでないことを責め相手の尻を叩くのではなく、予定通りに作業が進められない事情を理解し、次の手を打つ事です。

具体的には、残された時間では終わらせられない作業を引き戻し、自分の手で進めるか、若しくはその部分を別の協力会社へ依頼することです。

ギリギリになって「残りのこの部分が終わりません」と言われるのが一番困ります。自分にとっても強烈な割り込みになりますし、そんなギリギリの工程では、受けてくれる協力会社も見つかりません。

大切なのは、問題が発覚してからの対処ではなく、問題の火種を一日でも早く見つけ、事前の対策を行なうことなのです。

 

Nozbe

まだ数社だけですが、協力会社の方にもNozbeを使ってもらうようお願いしています。

Nozbeをグループウェアとして使う(1) – このまま一生β版 

また、作業の指示、修正願いをメールではなく、タスク管理ツールを使うのには理由があります。
1番の理由は、やるべき事のリストを関係者全員で共有する事で、作業全体のボリュームを明らかにする事。

与えられた時間に対して、作業量が少ないと勘違いすると、パーキンソンの法則によりその時間は全て消費されてしまいます。

必要なのは、ゴールに至るまでの作業量を把握し可視化することで、適切な作業ペースを関係者全員で共有することです。

○○

Nozbeでタスクリストを共有するもう一つのメリットは、ワンクリックで作業担当を変更出来ることです。

全体を俯瞰し、作業が集中している人がいたならば、手持ちの少ない他の人へ作業をスライドさせます。

各タスクのコメント欄に、作業内容と使用するファイルの在処、を添付出来るので、新たに作業担当者への引き継ぎも簡略化出来ます。

Skype

ちょっとした連絡を取るのに、Skypeのチャットは最適です。

メールのような文章の修辞に気を取られる事なく、伝えたいことをサッと伝えあえるレスポンスの早さは、まるで隣の席に相手が座っているかのようです。

チャットでは伝えきれない内容になれば、音声通話に切り替え、話の内容が図面の確認になった場合は、Skypeの画面共有機能を使い、お互いに同じ画面を見ながら話をします。

この便利さは実際にやった事がある人でないと分からないと思いますが、離れているにも関わらず、テーブルを囲んでいるのと同じ様な感覚です。

ツールに踊らされないライフハック – このまま一生β版

 

■まとめ

作業を外注化する際に注意することとして、その作業過程を可視化することの重要性について説明しました。

記事の内容を改めて振り返ると、ブラックボックスを可視化することの意味合いは、相手の進捗状況や作業内容を常に監視することではなく、両者で共通のゴールとそれに至るまでの道のりを共有すること。

そして疑義や確認事項を直ぐに確認出来る双方向のコミュニケーションを築くことに他なりません。

Image(2)

運用方法を紹介したDropbox、Nozbe、Skypeはそのプロセスを円滑に行うためのツールということです。

このシステムを構築して二年以上経ちますが、もしこの組み合わせを構築出来て無ければ、納期に間に合わせることが困難な仕事がいくつ合ったか分かりません。

いずれのツールもクラウド(SkypeはP2P)という会社の情報管理規定的にはグレーゾーン(現在定められていない)のため、運用については細心の注意を図りながら便利に運用してきたいと思うのです。

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バスの中で落としたiPhoneが手元に戻ってくるまで

中野駅に向かうバスの中でiPhoneを落としてしまいました。
なんとか無事に手元に帰ってきたので、それまでの経緯と取った対策について紹介したいと思います。

 

■先ずはiPhoneのロック

最初に行ったのは、万が一に備えたセキュリティー対策。

住所や電話番号などの個人情報と併せ、Evernoteのような個人的データベースが入っているので、悪用された時の事を考えると、財布を落とす以上に危険です。

パスコードロックはかけていますが、念の為にiPhone自体をロックし「紛失モード」に切り替えました。

やり方は、デスクトップPCからiCloudにログインし「iPhoneを探す」を選択します。

Image

※iCloudで「iPhoneを探す」機能を利用するには、端末にアプリ(Find iPhone)を予めインストールしておく必要があります。

○○

アイコンをクリックすると、画面に地図が表示されます。ここに紛失したiPhoneの現在位置が表示されるのですね。

▼左上の「デバイス」をクリックImage(1)

▼ロックするiPhoneを選びます
Image(2)

▼選択したiPhoneを紛失モードに切り替えImage(3)

▼拾ってくれたかたへのメッセージと連絡先の電話番号を記入Image(4)

■現在位置をトレース

セキュリティー対策と、拾ってくれた方へのメッセージを設定したので先ずは安心。では、私のiPhoneが現在何処にあるのかを調べます。

地図を確認すると、移動しているのが分かりました。

▼現在地Image(5)

iPhoneにインストールしている、別のアプリ(Google Latitude)でも場所を確認してみます。

Image(6)

このサービスも、アプリがインストールされたデバイスの位置を、パソコンのブラウザからリアルタイムで確認することが出来ます。

▼GoogleLatitudeで確認したiPhoneの位置Image(7)

このGoogle Latitudeの面白いところは、現在位置だけでなく、これまでの移動経路も表示できること。

現在練馬駅にあるiPhoneがどのような経路を辿って、ここに行き着いたかを調べてみます。

○○

移動経路を確認してみると、この線形は私が毎日利用しているバスルートと一致していることが分かりました。

要するに、誰か一般の人が拾ったのではなく、現在もバスの中に落ちているか、若しくはバスの乗務員が保管していることが予想されます。

Image(8)

■問い合わせ

さっそく、京王バスの営業所に電話をし、携帯電話を紛失した旨を伝えました。

Image(9)

状況を説明すると、AUのiPhone(黒)を一台保管していること。そしてそれが現在練馬駅にあることが聞けました。

それそれ!それ私のiPhone!!
ここでやっと安心できました。。。

■受け取り

京王バスの担当者によると、紛失物の受け取りが出来るのは車両基地のある中野車庫というところ。

幸いにも会社から歩いて5分の所です。
暫くして現在位置を確認すると、中野車庫までiPhoneが到着していることが確認出来ました。

▼これで何時でも受け取りに行けるImage(10)

どこでどうやって落としたのか今も分かりませんが、iPhoneの現在地を把握することで、問い合わせ先を絞ることが出来たのは助かりました。

もし、これが不明だと、バスの営業所に問い合わせるのと併せ、交番にも紛失届を出す必要があったでしょう。

■おまけ

今日の移動経路を辿ってみると、私のiPhoneは、練馬駅~中野駅を一往復半したのち、中野車庫にたどり着いたようです。

Image(11)

ちなみに、この移動経路ログは過去にさかのぼり、一ヶ月間単位でその履歴を表示出来ます。
▼先月は江ノ島と羽田空港に行きました。Image(12)

▼先々月は岩手への出張が多かったんですよねImage(13)

このように、iPhoneの紛失対策以外にも、自分自身のライフログとして利用するのも一つです。

■後日談

紛失対策としてロックをかけたiPhoneは、自宅に放置してある機種変更前のものであり、紛失したものにはロックがかかってなかったようです。。。

▼妻からのメールで気づく
Image(14)

みなさんも、紛失対策はしっかりしましょうね(笑)

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