Evernoteで作業履歴を保存し、トレーサビリティーを向上させる

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一つのファイルに少しずつ手を加えながら作業を進める際、そのファイルの更新履歴を残したいって事ってありますよね。
特に、どのような判断や指示により、そのファイルが修正されたか?を後でトレース出来るような情報を残しておくと、なにか問題が起きた際に原因究明が迅速に行えます。
あまりスマートな方法ではないですが、これまでは、変更を行ったファイルを保存する際、ファイル名の中にコメントや日付を追記するとこで対処してました。

このファイル管理をEvernoteで出来ないかと考え、以下の方法を試したところ上手く行きそうなので、記事にしてシェアしたいと思います。
やり方は簡単。何か重要な変更を行う際や、一日の作業を終える時など、ファイル更新の方向性が大きく変わったり、枝分かれしそうになる時、画面のキャプチャー、コメント、そのファイルを一つのノートにまとめて保存するだけです。

後で確認する際、一覧性が上がるよう、タグや定型のコメントをつけると良いでしょう。
あの時何があったのか、どうしてそうしたのか?手帳やメールの履歴を確認すれば追跡出来るかもしれませんが、Evernoteで一元化出来れば、他のメンバーへの共有も簡単ですし、過去の経緯を思い出すために悩む時間も減らせるでしょう。

具体的にはこのようなイメージで更新履歴を保存しています。

更新履歴の一覧:タイトルには「作業」の文字を入れて他のノートと区別をしています。ScreenClip(32)


ファイルの状態を想起させるトリガーとして、作業の際にマーカーで着色した図面を一緒に保存しています。
ScreenClip(33)


この段階で、一連の作業が完了。この後どんな修正や手戻りが発生してもこのファイルをベースとして作業を再開できます。
ScreenClip(34)

一般的なビジネスパーソンは、年間150時間を何かを探すことに費やしていると言われますが、探しているのは具体的な資料だけではなく、自分自身の記憶自身だったりもするのです。

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電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。執筆する際、最も力を入れた箇所、想いについてはこちら

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