■Outlookのカレンダー機能について
以前は手帳のカレンダーを使って仕事のスケジュール管理を行っていましたが、Outlookとスマートフォンを使うようになって以来、手帳や卓上カレンダーなど、紙のカレンダーは殆ど使わなくなってしまいました。 PCで使えるカレンダーアプリとして、Outlookの他に、WebベースのものではGoogleカレンダー、Yahooカレンダーなどがありますね。 また会社でグループウェアーを導入している所は、ロータスノーツ、サイボウズなどのカレンダー機能を使っている方もいらっしゃると思います。 グループウェアーのカレンダーは使ったこと無いので比較出来ないのですが- GTDのタスク管理をそのアプリ内で行えること
- チームメンバーのカレンダーを重ねて表示出来ること
- 操作が直感的で、タスクの追加、スケジュールの変更がマウスのドラッグで行えること


■タスクをカレンダーに落とし込む
次に行うのは、画面右に表示されているタスクリストの中から今日実行に移すタスクをカレンダー入れる作業です。 リストに入っているタスクが、以前のエントリーで紹介した分類方法に従って振り分けられているならば、「アクション」の項目に分類されている仕事が今日処理するタスクとなりますので、それぞれをドラッグし、カレンダーにドロップします。 カレンダー上にドロップされたタスクには、タスクリストの記入項目がそのまま表示されるので、タスク一覧に仕事を追加する場合には頭に仕事の内容が判別出来るような頭文字を付けておくと良いでしょう。 例) 仕事1:タスクA 仕事1:タスクB 仕事1:タスクC 仕事2:タスクA 仕事2:タスクB 仕事2:タスクC 仕事3:タスクA 仕事3:タスクB 仕事3:タスクC と、こんな感じです。
■カレンダー上のタスクに処理時間を設定する
ドロップされた直後のタスクには、その処理に必要となる時間の設定されていないので、ここでそのタスクの処理に必要な時間を見積ます。 Outlookのカレンダーではタスクの単位時間を細かく決めることが出来ますが、あまりにも細かいと画面に一日の稼働時間が全て表示出来なくなり、使いにくくなるので、仕事の最小時間は30分程度に設定すると良いでしょう。

■一日の仕事にタイムリミットを設ける
タスクの数と、必要なタスク処理時間にもよりますが、このようにして「アクション」「手配」など、緊急を要するタスクを並べていくと、一日の有効作業時間があっと言う間に埋まってしまうと思います。 今日の作業時間内に入りきれなかったタスクは、締め切りの日程を考慮し、翌日やそれ以降の日に割り振りましょう。 また、タスクを並べる際、有効作業時間の終了時間を何に設定するかは人それぞれだと思いますが、私の場合21:00を基本的なタイムリミットとしています。(可能ならば17:30にしたいものです。。。)

電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。執筆する際、最も力を入れた箇所、想いについてはこちら
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