タスクリストの分類方法～その2

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前回のエントリーで、私が行っているタスクの分類分け方法６種類について簡単に紹介しました。

ここでも改めて書いておきますが、以下１～６の分類です。

1 アクション
2 通常作業
3 手配
4 作業見極め
5 作業保留
6 処理中

今回のエントリーでは、inboxに入れたタスクをどのようなルールで割り振るかについて紹介したいと思います。

※この分類方法は、私独自の我流です。仕事の内容によってはそぐわない点もあると思いますが、分類方法にはこれと言った決まりは無いので、自分がやりやすい方法を見つけると良いと思います。

■ アクション

この項目に入るタスクは、すぐに終わらせる事の出来る(概ね５～３０分以内)仕事のリストです。
基本的にはあまり考える必要がなく、すぐに行動（アクション）に移すことの出来るものを分類します。

■ 通常作業

inboxに入ったタスクは、まず最初にこの分類に入ります。

inboxに入れる段階で、タスクを細かく分解し、上記「アクション」の分離に入れる事が出来れば良いのですが、最初からすべての仕事を細かく分割して登録することは出来ないでしょう。
最初にリストアップした時点での記載内容は、ざっくりとした、やや漠然とした内容になっていると思います。

一度この分類に入れたタスクを眺めながら（レビュー）、出来る限りそのタスクを小さく分解し、アクションレベルのタスクに落とし込みます。
すべて分解が出来た時点で、そのタスクは「通常作業」から消え「アクション」へ移動します。

■手配

 この分類に入るタスクは、洗い出したリストの中で、チームメンバー、協力会社に作業をお願いするものです。

自分が担当するタスクは時間配分や優先順位を自分でコントロール出来ますが、社外に依頼するタスクは相手の都合により無理が言えない場合が多く、作業の進捗がこちらの希望通りにならないことが大半です。

平行して進める仕事にはそれぞれ関連がありますので、外注作業の部分がボトルネックになって作業が遅れると、それに関連する作業が全てが遅れてしまう。

そのような状況を回避するため、外にお願いする仕事の段取り、手配に関するタスクは最優先で処理するようにしています。

■作業見極め

ここに分類される仕事は、内容が複雑かつ難易度が高いもの、または作業の全容を把握できないタスクです。

これまでの経験では、締め切り間際にそのような作業に着手した場合、いざ手を動かしてみると想像以上に時間がかかることが判明したり、全体の作業方針を覆すような問題が発覚することが多く、ギリギリになってとんでもない突貫作業が発生することが多々ありました。

自分で内容を把握出来ていない仕事を後回しにしているのですから、そこからどんな問題が出てくるかなんて、蓋をあけて見ないと分からないのは当然ですよね。

重要な事は、そのような問題は出来るだけ早い段階で把握する必要があると言うことです。締め切りギリギリになって出てくる問題・課題は突貫作業や、作業の手戻りにつながる大問題となりますが、最初から把握が出来ていれば仕事を進める上での検討項目の一つにすぎなくなるのです。

そのようなリスクを回避するため、私はこの「作業見極め」という項目を作りました。

作業の全体像が見えない仕事については、この項目へ分類し、今日中という厳しい締め切りは設けないのもの、比較的優先順位を高く設定し、少しだけでもその作業に対して時間を割くようにしています。

少しでも手を動かすことで、隠れていた問題が明らかになったり、やらなければならない段取などのタスクが見えてくるものです。 ある程度見極めが出来たら、タスクを分解し、適切な作業項目に分類します。

■作業保留

この項目に分類されるタスクは、作業を進める上で必要な資料が手元になく手を付けられない状態、また協力会社に依頼した作業の結果が上がって来ないと自分の作業が出来ないなど、全体の作業は終わってないが現時点では手を付けることの出来ないものです。

最初のステップで、タスクリストの中から「やらなくて良いこと」を抽出し、そのタスクを忘れてしまいましょうと書きましたが、そのようなタスクもまたこの分類の中に入れておくことになります。

■処理中

この項目には自分自身の作業完了後、クライアントに内容の確認をして貰っているもの。
またチームメンバー、協力会社への作業手配が終わり自分以外の所で作業が進んでいるタスクを分類します。

これも具体的な作業は自分の手を離れているので、とりあえず忘れるようにしています。
ただ、定期的なタスクレビューを行う中で、進捗確認だけは忘れずに行う必要がありますね。 以上、我流ではありますが、ｉｎｂｏｘに入れたタスクの分類法でした。

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