NozbeのアップデートでGoogleカレンダーとの連携が完璧になった!

こちらのエントリーでも紹介したように、プライベートに関するGTDのタスク管理はNozbeで行うことにしました。

EverNoteとのデータ連携が出来ることと、Googleカレンダーへのスケジュール吐き出しが出来る事など、使い方を工夫すれば非常に幅広い使い方の出来るサービスだと感じています。

ただ、ひとつ残念だったのが、Nozbeで指定したスケジュールがGoogleカレンダーに反映されるのにとても時間がかかったことです。時間がかかるというのは、数分とか数十分とかいうレベルではなく、数時間、半日というそれはとても酷いものだったのです。

なおかつ、データ連携の方向が、Nozbe ⇒Googleカレンダーと一方通行だったので、これまでは正直言って使い物にならないものでした。
しかし、この不満な点が今回のバージョンアップで一気に解消されました。

Nozbe上でタスクに実行日時を設定し、Google カレンダーをリロードすると、当たり前ですが即座にカレンダー上にタスクが表示されます。もちろんその逆も完璧で、googleカレンダー上でタスクを翌日に動かすと、Nozbeのスケジュールも即座に反映します。

この、双方向かつリアルタイムなスケジュール同期が出来るようになったことで、タスク追加の方法にもう一つの可能性が生まれました。それはGoogleカレンダーにスケジュールを登録することで、Nozbeにタスクを追加するというこれまでに無かった方法です。

例えば、Nozbeで登録したタスクの詳細を確認するとこのような表示となります

ここでは「0800_inbox」というプロジェクトに入ったNozbe ⇒ Googleカレンダーテスト」という名称のタスクを「 02自宅 」というコンテキストで「8月27日」に実施するという内容が設定されています。
このタスクをGoogleカレンダーで確認するとこのような画面になります。

ここで注目して頂きたいのは、説明のコメント部分に記載されている「#0800_Inbox @02自宅 !」という文字列です。これは、先程Nozbeで設定したプロジェクトとコンテキストの情報がここに記載されるということですね。

これは、逆にGoogleカレンダーでスケジュールを登録する際に、この文字列を説明欄に記入すればNozbeにも反映されるということです。
実際に試してみましょう。

ここで記載されている文字列の意味は
「0802_Someday」というプロジェクトに入った「Google ⇒Nozbe カレンダーテスト」という名称のタスクを「 02自宅 」というコンテキストで「8月27日 19:30~一時間」で実施するという事です。
ちなみに、文字列の一番後ろについている「!」はNextactionという意味を持ち、Nozbeでは「Starred」になります。

これをNozbeで確認すると、この条件にそってタスクが追加されている事が確認出来ますね。

これまでは、タスクを洗い出し、それをカレンダーに割り振るというのが一般的な流れだったと思いますが、このバージョンアップにより、その逆が出来るようになりました。使いこなすのはこれからですが、タスク管理の方法にまた新たな可能性を感じているところです。

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EverNoteでGTDのベースを作る

前々からプライベート関連のGTDを実践するのにどんなシステムを構築しようかと模索していたのですが、ようやくEvernote⇒Nozbe⇒googleカレンダー⇒Outlookカレンダーの流れで決まりそうです。

そんなツールやシステムにこだわらずにさっさと実行すればばいいのにと言われそうですが、システムや仕組みを考えるのがそもそも好きなのでしょうがないのです。

■プライベートのInboxはEvernoteで一元管理
仕事で発生するタスクは、メール、電話、ミーティングが発生源になる事が殆どですので、サブディスプレイに常時表示してあるOutlookのToDoリストが、一番最初にタスクを放りこむInboxとして一番使いやすいと感じています。

その一方、プライベートのタスクが発生する(思いつく)のは、自宅でノンビリしている時や、電車に乗っている時など、いわゆる三上と呼ばれる時間帯です。

「三上」で生まれたタスクを捕まえる~その1
「三上」で生まれたタスクを捕まえる~その2

その他にも、ネットをブラウジングしている際に気になる記事を見つけたりすると「後で読む」と言うタスクが発生しますし、TwitterのTLを眺めている時には、誰かの呟きに触発され「何かしたい」「後で読みたい」「どこか行きたい」などのSomdayリストに入りそうなタスクが発生します。

これらの様な場面で発生するタスクをキャプチャーするのに最も適したツールがまさにEvernoteだと思います。理由はEvernoteへノートを作成する方法の多様さですね。

例えば、先ほど挙げた場面ですが

・自宅でノンビリしている時

FastEverで一発ノート作成

・iPhoneでショートメールの最中
「@GTD#Inbox」 の件名(単語登録済み)でメール送信して「GTD」のノートブックに「Inbox」というタグを付けてノート作成

・ネットをブラウジングしている時
FireFoxのウェブクリップアドオンで簡単にノート作成

・Twitter中
@myen(単語登録済み)にリプライする事でノート作成

このように、その場その場で適したツール、方法を使う事で、ほぼ全ての場面において、気になる事をサクっとEvernoteのInboxにキャプチャー出来るのです。

これが、プライベートGTDのInboxをEvernoteで一元管理しようと考えた理由です。

■処理ステップはNozbeで
GTDの処理ステップを全てEvernoteで実行出来れば素敵なのですが、タスクを分割してプロジェクトとしたり、プロジェクトのタスク一つをネクストアクションにしたり、また、それぞれのタスクに自宅、会社、実行タイミングなどのコンテキストを付加させようとすると、やはり専用のソフトではないEvernoteでは力不足を感じます。

Todo管理のウェブサービス、アプリケーションは山ほどありますが、その中からNozbeを選んだのは、やはりEvernoteとのデータ連携が出来るからです。
連携の方法はとても簡単で、Nozbe上で作成する新しいプロジェクトの名称をEvernoteのタグ名称と合わせるだけです。
※事前にEverNoteのWEBサイトでNozbeからのアクセスを認証させるステップが必要です。

私の場合、Evernoteに「Inbox」と言う名称のタグを作っているのでNozbeで同じ名称のプロジェクトを作ると、自動的にEvernoteで「Inbox」のタグを付けたノートがNozbe上に表示されます。
↓ こんな感じ

■週次レビューでEvernoteからNozbeへ
EvernoteノートをNozbeに読み込んだ時点では、それはランドリーボックスに放り込まれた洗濯物と一緒で仕分けが全くされていません。
その仕分けがされていない洗濯物(ノートの数々)を確認し、行動に移すかどうかの判断や、具体的なタスクの分類を行う必要があります。
その作業を週に一度、いわゆる週次レビューの際に行い、実行可能なタスクへ変換するのですね。

■NextactionのタスクはGoogleカレンダーからOutlookカレンダーへ
Nozbeを使おうと決めたもう一つの理由は、Nozbeで設定したスケジュールをGoogleカレンダーに吐き出すことが出来ることです。
仕事で使っているOutlookカレンダーやiPhone、iPadのカレンダーアプリの多くは、Googleカレンダーとの同期機能を持っているので、タスクの期限や処理するタイミングを確認するのに、わざわざNozbeを立ち上げる必要がなく、通常使用しているカレンダーアプリで簡単に確認が出来るのがメリットです。
最初に仕事上のタスクはOutlookのTodoリストを使っていると書きましたが、そのタスクはOutlookのカレンダーで割り振りを行っています。
また、OutlookカレンダーはGoogleカレンダーを読み込むことが出来るので、最終的には、仕事及びプライベートのタスクを常時表示しているOutlookカレンダーで一元管理するという最終目的が実現出来たわけですね。

■まとめ
Evernoteの使い方というより、EverNoteをInboxとしたNozbeの使い方になってしまいましたが、こういうエントリーを書けるのも、APIを公開し多種多様なサービスと連携を取ることが出来るEvernoteの柔軟性があってこそでしょう。

今後は記憶の外部保存スペースとしてだけではなく、例えばノート内でマインドマップを描けたり、簡単なスプレッドシートが扱えたりするなど、思考の場所、その保存場所としても使えるように進化して欲しいものですね。

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(仮称)東ラ研タスク管理分科会を準備してます

7/25日に開催された東京ライフハック研究会Vol.1の分科会として、(仮称)東ラ研タスク管理分科会を立ち上げることになりました。
私とヨシナさんの二人が中心となり、これから募集するスタッフと一緒に運営していくことになると思います。

この分科会についてのヨシナさんの紹介記事はこちら
http://www.447blog.com/2010/08/blog-post_10.html

タスク管理分科会という事なので、タスク管理の手法やツールについて情報をシェアし、より効率的に仕事やプライベートで掲げている目標を達成できるテクニックを身につけられる学びの場に出来たらと思います。

また、タスク管理の手法やツールというある意味表面的な話に留まらず、それを通して何を成し遂げたいのか?という一歩踏みこんだ議論を行い、目標のシェアーが出来たらいいな、なんて思っています。

開催日時、場所、テーマが決まりましたら

東京ライフハック研究会公式ブログ
googleグループ
公式Twietterアカウント

にて告知を行ないたいと思います。
Googleグループはどなたも参加できますので、タスク管理や研究会本会に関心のある方は登録してみてくださいね。

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仕事のタスク、プライベートのタスク

最近GTDがただのタスク管理の手法ではないと言うことに、何となく気がついた感じです。これはこれまでの数年間、GTDの守備範囲を仕事のToDo管理にのみ使用していた頃には全く気づくことが出来なかった感覚です。

このブログでも紹介しているとおり、私は仕事上のタスク管理、GTDの実装をマイクロソフトのOutlookで行っています。それは、仕事を進める際、次々に発生するタスクの登録の容易さ、処理のステップ毎に変化して行くタスクの分類、名称。スケジュール管理を行なう際のカレンダーとの連携性など、このソフトが持っている機能、操作性が自分の仕事の進め方に非常にマッチしていたからだと思います。いや、逆にタスク管理のフローに併せ、ソフトの使い方、他のサービスとの連携を少しずつカスタマイズしたというのが正しいのかもしれません。

それで、ずっと悩んでいたのが、プライベートのタスク管理をこのOutlookをベースとしたGTDの処理システムにどうやって乗せるかでした。 仕事と、プライベートという、微妙に交わりながらも処理する時間、場所、適用範囲が大きく異なるタスクを同じシステムで管理しようとする事に、何とも言えない違和感を感じていたのです。 これは、Outlookの機能として、大きなコンテキスト毎にタスクリストの表示、非表示が出来ないというのが大きな理由だったかもしれません。 それと併せ、仕事とプライベートという2つの大きなタスクは、その粒度や重要性、優先度の決め方、処理に必要なスピードが微妙に異なることも理由の一つのだったとも思います。 何かに例えるならば、仕事上のタスク処理は「テトリス」、プライベートのタスク処理は「ジグソーパズル」に例えられそうです。いくつか具体的に違いを挙げるとすると、

仕事上のタスク処理:テトリス
・強制的に落ちてくるタスクを処理するイメージ
・各タスクの処理には明確な締め切りがある
・職種や仕事の内容により、落ちてくるタスクの量、スピードは異なる

プライベートのタスク処理:ジグソーパズル
・どんな作品を作るかはその人の自由
・明確な締め切りは無いが制限時間はある
・各ピースを何処から、どんなスピードではめて行くかはその人次第

あくまでも自分自身のイメージですが、仕事とプライベートのタスクは上に挙げたような違いがある様に思えます。これ迄、この様な違いを感じていたため仕事とプライベートのタスクを同列に扱い、同じシステムに載せるのに抵抗を感じていたのだと思います。

現在は仕事のタスクはこれまでの通りOutlook、プライベートのタスクはEvernoteをinboxとし、Evernoteとデータ連係が出来るNozbeを間に挟み、最終的には仕事と同じOutlookカレンダーに、仕事とプライベートのタスクを並列表示させる事で、それぞれのタスク管理、スケジュール管理を行っています。 (この詳細な流れはまた別のエントリーで紹介したいと思います。)

やっと、本題に入ります。
最初に、GTDが単なるToDo管理の手法ではないと書きましたが、同じ意味合いの事をTwitterで呟いたところ、@mehoriさんから以下の様なRTを頂きました。

「RT @mehori: GTDは「人生観を実装する方法論」なので人によって違うんです」

ここで@mehoriさん書かかれた「人生観」が何であるかはハッキリと伺った訳ではありませんが、私は我々がこの人生の中で何を成し遂げ、何になりたいか?と言う事ではないかと解釈しました。

プライベートにおけるGTDは、他人から与えられたり、無理矢理やらされるものではなく、自分自身で目標となるゴール(作品)を見つけ、自分自身でピースを集め、時には一人で、時には誰かと協力しながら形を作り上げて行くものだと思うのですね。 なので、GTDを実践している人にとって、何をinboxに入れているかが、その人のGTDに対する向き合い方、人生観を表しているのだと思います。

ツールは何を使っているか、デジタルかアナログか等の方法論はとても表面的な議論に過ぎず、一番大切なものは、このシステムを使って何を実現したいのかなのですね。

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