カテゴリー: ＧＴＤ

GTDのフローでは最初のステップとなる収集。今回はその収集されるタスク、気になることの「深さ」について書きたいと思います。

具体的な気になること

1番分かりやすいのがこのタイプです。

このタイプの気になることは、自分で意識的に収集をしなくても勝手にやってきます。仕事のメールや電話、机の上に溜まって行く書類などがそれにあたります。

それらの気になることは、GTDのフローに則り、処理、整理され信頼しているツールに登録されます。

私の場合はNozbeやTaskChuteです。

特に、繰り返し発生するタイプのものはTaskChuteのルーチンタスクに組み込まれることで、次に気になるタイミングを先取り出来ます。

気になる前に前もって処理出来るということですね。

気になることを頭の中から無くす。ストレスフリーへの大切な第一歩です。

顕在意識と潜在意識

上記プロセスではどうしても拾えないものがあります。それは、自分の意識外というか意識の底にあるもの。

 
いわゆる潜在意識として記憶の底に埋れているものです。

幼少期に受けた心の傷、それが原因となって生まれ青年期まで引きずっている自己否定感。分かりやすい例えでいえばこのようなものです。

人は自分の意思で自分の行動をコントロールしていると思いがちですが、実は無意識の部分で作られたプログラムで動いている事が多いような気がします。

頑張ろうとしても「どうせダメだ」と自分でブレーキをかけてしまう。もっと近づきたいと想う相手がいても「自分ではムリだ」と行動する前に諦めてしまう。

自分の力を100%発揮したいのであれば、知識やスキルも必要ですが、考え方のベースに行動を妨げるブレーキとなるシコリがないか確認する必要があります。

今となっては思い込みでしかない意識の底に隠された好ましくないプログラム。

それを解除するにはタスクと同じく客観視できるよう、意識の底からすくい上げる必要があります。

深く掘り下げる

GTD的には1番オーソドックスな方法がこれです。

「ストレスフリーの整理術」では収集の作業に3時間かけましょうとする説明もあります。

収集作業に3時間かけるというのは、結構大変な事で、GTDを始めようとした人が最初に躓くのもここかもしれません。 しかし、3時間かけたとしても洗い出せるのは顕在意識の表面的なものだけです。

もし、もっと深いところまで掘り下げようとするなら徹底的にやる必要があります。
「うつ」と寄りそう仕事術のなかで、著者の酒井一太さんはまる２日かけ、ノート２冊にわたって思いつくことを徹底的に書き出したそうです。

ここまで徹底すると、心の奥に押さえつけていた何かが浮び上がってくるのかもしれません。こうした収集作業により、意識の境界線を押し下げる。

そうやって自分でも忘れていた気になることを顕在意識に浮かび上がらせ収集出来るようにするのです。

すくい上げる

しかし、そこまで出来るかと言うとなかなか難しい。これが私の正直な感想です。

ではどうすればよいか？

その解決方法として注目しているのがマインドフルネス(瞑想)です。

細かい説明は端折りますが、私が読んだ本では、意識的に何も考えない状態にすると、これまで記憶の底に沈んでいた様々な記憶が蘇るそうです。

始めよう。瞑想―15分でできるココロとアタマのストレッチ (光文社知恵の森文庫)

そのプロセスを通し、心の傷の原因となった事柄を大人になった頭で再評価することでリセットし、硬くこわばっていた心のシコリをほぐすのだそうです。

タスク管理で顕在意識を整え意識のスペースを作る

マインドフルネスの部分は実践中の身ですので断言出来ませんが、タスク管理とマインドフルネスの親和性はとても良いと感じています。

マインドフルネスによって、潜在意識の底を探れたとしても、日常生活(顕在意識)が仕事やプライベートのやることや気になることで一杯一杯では、すくい上げようにもその余地がありません。

頭の中が気がかりなこと、やるべきことでモヤモヤしていると、救い上げた意識のかけらを保存する場所がないのです。

マインドフルネスを通して、潜在意識を効果的にすくい上げるには、普段の生活の中では出来るだけモヤモヤした気持ちを持つことがないよう、常に頭をスッキリさせておく必要があるのです。

その具体的な手法・テクニックがGTDをベースとしたタスク管理だと思うのです。

※この模式図では、顕在意識領域の気になることをGTDのフローを通すことで処理・整理し、頭の外の信頼できるシステムへ預けることで、顕在意識の領域にスペースを空ける様子を図化しました。

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人の脳は優秀で、特別なツールを使ったタスク管理とか大げさなことをやらなくても、仕事を含めた日常生活が破綻する事はそうありません。

では何故タス管理を行うべきなのか？
その必要性を図解で説明したいと思います。

■人混みの中を歩く

朝の新宿駅、渋谷の交差点でも構いません。沢山の人が一斉に、それぞれの別の方向、様々な速さで歩いている状況を想像してみてください。

photo credit: pouchin via photopin cc

そしてあなたは、その中を目的地に向かって早足で歩いています。
そのような人混みの中、他の人とぶつからないよう歩くには、他人の進行方向、自分との相対速度を考えつつ、危ないと感じたら直ぐに方向、速度の調整を行う必要があります。

人は、このような難しい処理を、特に考える事なく無意識に行っています。

タスク管理を行わないまま、自分の脳力だけで仕事、日常生活のすべてをコントロールするのは、まさにこの状態です。

歩く人が少ない場合や、自分も急いでない余裕のある状態なら特に問題は起きません。

しかし、ちょっと混みいったり自分が駆け足になると、周りの人にぶつからずに進むのが急に難しくなります。

■タスク管理をする効果

自分の周りが人混みであふれ、その中を急ぎ足で駆け抜ける。
復数のプロジェクトを抱え、常に締切に追われながらタスクをこなしているビジネスパーソンはまさにこの状態といれるでしょう。

前にも説明しましたが、人の脳力は素晴らしく、このような状態に陥っても人にぶつかる事なく進む事が出来ます。
しかし、問題はそれが出来てしまうことによる弊害です。

たとえ無意識で出来る事であっても、それを行うためには必要以上に脳のリソースが必要となります。

簡単に言うならばとても疲れるのです。
ではタスク管理を行えば、人混みのなかを歩く状態がどのように変わるのか図解で示してみましょう。

・今やらなくて良いものを明確にする

最初にチェックするのは、この人混み（タスク）のなかで、今いる（やる）必要のないものを除外することです。

これを行うことで、自分のまわりに余裕が出来、遠くまで見通すことが出来るようになります。

先が見通せれば、凄い勢いでこちらに向かって来る人(突発タスク)にも、前持って対処する準備が出来ます。

・タスクを分類し整理する

GTDでいう「処理・整理」のステップにあたるのがこれですね。
これまで、バラバラと異なる方向に進んでいた人（タスク）を並び替え、進むべき方向を明確にします。

・タスク管理完了

この状態まで整理できれば、目をつぶって歩いても周りの人とぶつかることなく目的地まで行き着けるでしょう。

目的地に到着するまで、人とぶつからないよう注意する必要がなくなるということは、仕事を含めた一日の生活のなかで、脳のリソースを無駄なことに割く必要がなくなることを意味します。

その使う必要の無くなったリソースを何に使うかは自由です。

7つの習慣で書かれているような「第二領域」のタスクを少しでも入れられれば、忙しい生活の中でも、目標に向かって少しづつ進むことが出来るでしょう。

図解で示すタスク管理の必要性 – このまま一生β版

図解で示すタスク管理の必要性 その2 – このまま一生β版

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photo credit: AlicePopkorn via photopin cc

GTDを仕事やプライベートの色々な場面で活用し始めて数年経ちました。

今では余程の窮地に陥らない限り、仕事の事で思い悩んだり、タイトなスケジュールで不安に押し潰される事はありません。

おそらく、これが「ストレスフリーの整理術」に何度も出てくる「水のように澄んだ心」の境地(に近い)なのだと思います。

■心の平安は何によってもたらされるのか

GTDの実践を通して、頭の中のモヤモヤを無くす事については何度かブログでも記事にしています。

•  GTDの思考フローで目に見えない不安感を撃退せよ
•  週次レビューと予防接種
•  GTDのNextActionとただのTodoリストの違い
•  仕事術だけではとどまらないGTDのもう一つの側面

しかし、そのスッキリ感が何から得られるのかについて深く考える事はありませんでした。

考えたとしても「そりゃぁ、気になる事を全部書き出して処理・整理すればスッキリするよね」程度の認識です。

それが、最近始めた瞑想とそれによって得られる効果を通し、何故GTDによって「水のように澄んだ心」に例えられる心境、ストレスフリーの境地が得られるかを改めて認識しました。

■瞑想で得られるもの

瞑想は始めたばかりなので、断言するのは躊躇われますが、瞑想では自分の意識(思考)を客観視する事で、ムクムクと沸き起こり頭を思い悩ませる様々な雑念が「自分の思考でしかない」と認識するところから始まります。

最近読んだ瞑想の書籍でもそのような事が書かれていました。

始めよう。瞑想―15分でできるココロとアタマのストレッチ (光文社知恵の森文庫)

こちらの記事も、私が感じたことを分かりやすく説明してくれています。

「深い瞑想」をカンタンに体感できるちょっとしたコツ・方法 : earth in us.

端的に言うと、瞑想とは、自我を客観視し、湧き上がる思考(雑念)を自分から切り離す事で、それをコントロール出来るように訓練すること。

頭の中でグルグルと回り自分を悩ます様々な思考(雑念)に囚われず、スルーさせる技術の練習と言えます。

■GTDで得られるもの

GTDでは、最初に頭の中にある気になることを全て紙に書き出します。

この紙に書き出してリスト化する作業は、まさしく思考を目に見える形にして客観視する作業です。

仕事をはじめとして「気になる事の」何が問題なのか、何をすれば良いのか、自分自身が何をやるべきなのか。

それが曖昧なほど頭の中はモヤモヤします。

GTDでは、リストアップし客観視出来るようにした「気になること」を処理・理し、それらを具体的に行動に移せるNextActionにまで落としこみます。

そしてNextActionにまで、落とし込まれた気になることは、後は実行のみの状態になっているのと同時に、信頼出来るシステムに保存されている事が分かっています。

なので布団の中で、あす朝にやるべき事をふと思い出したとしても「それを見れば思い出す」と思えるので、それ以上に思考が膨らみ、悶々と考えてしまう事が無くなるのです。

■まとめ

扱う心の範囲が異なるとはいえ、両者が行っているのは「思考を客観視する事て、それ自体に囚われる事なく、コントロール」することです。

瞑想とGTDという、一見全く異なるテクニックは、実は根っこの部分で繋がっていたのです。

異なるのは瞑想によって扱われるのは、心のより深い部分。普段は表面に現れる事の無い潜在意識と呼ばれる範囲。

そしてGTDが扱うのは、日常生活のなかで処理しなければならない仕事やプライベートの具体的な物事です。

もちろん、GTDでも収集を徹底的に行えば、心の深い所まで入っていけるでしょう。

瞑想とGTDを組み合わせ、それぞれの効果を高める事が出来るのでは？

この仮説はこれから少しずつ検証して行きたいと思います。

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■ Changing Mindset through GTD

When I put GTD into practice, I found that my way of thinking changed a great deal.
It wasn’t a fundamental change, but when my something caught my attention, I began to focus on it and apply a process of asking ‘What’s that?’

■ Before GTD

My approach to the problems that arose in daily life, especially those to do with human relationships, was to hope that it would sort itself out over time, just putting it off and allowing the status quo to continue. Many times, this approach ended with an irrevocable failure.

I was the same at work. If I noticed something, I’d just pretend I hadn’t seen it, thinking that dealing with it would be too much trouble.

But I’d have another look nearer crunch time, and the problem that I’d feared would be clearly apparent, and it’d be all the more difficult to fix because it had been left until the last minute.
I was always getting into situations like this.

In both my professional and private life, I was saddled with regrets, always knowing that it would have been better to take care of matters as soon as they arise. But at the root of it all was my way of thinking: ‘Put off difficult problems until later’.

It was this realisation that caused me to hit upon GTD.

■ Applying GTD

When applying GTD, we thoroughly examine everything that comes to our notice in daily life. In order to realise a stress-free way of being, we make no exceptions.
In this phase, the observation-collecting phase, problems from which we had previously averted our gaze or issues that had been put off until later come clearly to the fore.

Next, in the processing phase, we undertake a process of approaching each issue and asking ‘what’s that?’. The option still remains to ignore issues during this questioning process, but since it has the effect making it impossible to completely ignore anything, various kinds of actions can be taken to deal with these issues.

If the issues identified at this stage are complex, then break each problem down into its smallest possible components, and the apply the same process of breaking down into the smallest units to the concrete actions that will address the issues.

■After GTD

The really amazing thing is that after implementing a process like this, issues that seemed so troublesome that you just pretended they didn’t exist, just don’t seem so bad anymore.

Furthermore, when you carry out the first of these bite-size actions, you’ll find that a lot of the time, what’s left of the problem is solved before you know it.

When you get on with things like that, you’ll find yourself thinking, ‘What on earth was I so scared of, what was I waiting for?’.

GTD is very important for increasing the efficiency of one’s way of working and personal productivity in the workplace, but it has an additional aspect: it allows you to acquire a natural response of identifying problems as problems, then initiating the first step towards their resolution.

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タスク管理を継続して実践していると、何かのタイミングでその効果がグンと上がる瞬間があります。

それは使っているツールの変更や他のツールとの組合せ、リストの作り方をちょっと変えるなどちょっとした工夫です。

このブログでタスク管理を中心に記事を書き始めて２年くらい、タスク管理を意識的に始めて５年ほど経ちましたが、あの時から大きく変わったな、と感じるポイントが何度かありましたのでそれらについて紹介したいと思います。

■タスク管理を始めたとき

私がタスク管理を意識して始めたきっかけは、仕事に追われ多忙な毎日を何とかしたいという一心でした。

電話のメモや、作業内容を書き留める備忘録と一緒に自分がやる事を忘れないようテキストメモを残していたのが最初だったと記憶しています。

その辺りの経緯はこちらの記事でまとめています。

お題：ＧＴＤ(タスク管理)に出会ったきっかけは何ですか？ – このまま一生β版

それまでは、手帳や卓上カレンダー、またパソコンの画面脇に貼り付けた付箋で、ざっくりとしたやることリストを管理していました。

しかし、その程度のやり方では、そこから抜け落ちたやるべき事の大半が頭の中に残ってしまったためそれらを忘れないようにという気持ちから常にストレスを感じていました。

■GTDとの出会い

頭の中の気になることを全て書き出し、頭の中をからっぽにする。

今となっては当たり前になってしまいましたが、この考え型に出会えたのが目には見えないながらも、精神的に最も大きな変化をもたらしました。

ゆっくりと動きながら高速でこなす、一流の研究者の Doing リスト | Lifehacking.jp

そのきっかけとなったのは、こちらの記事です。

こちらの記事でも書いてますが、そこからGTDという言葉を知り、書籍やウェブの関連記事を読みながら試行錯誤を始めました。

■OutlookからNozbeへ

私がタスク管理を始めたきっかけは、最初にも書いたとおり、仕事を何とかしたいというのが動機でしたので、タスクリストの内容は100%が仕事関連のものだけでした。

使っていたツールはOutlookでしたが、それはその当時使っていた携帯電話がWILLCOMのスマートフォンで、端末にプリインストールされていたTodo管理ソフトが、Outlookのそれと同期が出来たからです。

ふと思い出したやるべき事を、携帯のTodo管理ソフトにその場で入力し、そのデータをUSBで同期させたＰＣ上で確認するという手法は、クラウドが主流の今となっては古臭い感じもしますが、本質は変わっていません。

ＰＣ上でタスクリストを確認し、Outlookのカレンダー上で並べ替えをするやり方は、今でも良かったと思ってます。

タスクリストと週間スケジュール – このまま一生β版

本当はプライベートのタスクも管理したかったのですが、Outlookのタスク管理画面が、仕事、プライベートと上手く切り替えられなかったこと、また、タスクの粒度を落としにくかったため、今でいうプロジェクト単位の管理しか出来ていませんでした。

その後、仕事、プライベートのタスク全てを一つのツールに纏めたいという思いが強くなりGTDに完全準拠という宣伝文句に釣られ、新しいツールに乗り換えました。
それが現在も使い続けているNozbeです。
Nozbeの使い方～その2（Outlookから乗り換えた理由） – このまま一生β版

このツール変更により、頭の中に残っていた気になること全てを、初めてタスク管理ツールに落としこむことが出来たのです。

■タスクを時間軸にセットする

ここまでは、おもに頭の中の気になること、モヤモヤを一掃し思考をスッキリさせられたことが最大の効果でした。

しかし、やるべき事を明確にリスト化させてもタスクの先送り問題は解決されず、目の前に今日やると決めた事のリストがあっても、なかなか手を付けられない。そんな状態が暫く続きました。

この先送り問題を解決してくれたのがTaskChute方式でした。

目の前のタスクリストに100％向き合うためのタスクシュート – このまま一生β版

この記事を書いた時点では、マロさんが開発されたブラウザ版のTaskChuteを使わせて頂いてました。(現在はサービス終了となっています)

リストが目の前にあっても実行出来ない。
それはその筈です。なぜならそこに並べてあるもの(仕事)は決して好物ばかりではなく、苦手なもの、出来れば避けて通りたいものも含まれます。

TaskChute方式を取り入れるまでは、その雑多な食材を前にして、好きな物から平らげてしまい、残った苦手なものを横目で眺めているといった感じでした。

その点、TaskChute方式に従うと、その全ての食材(タスク)は、ベルトコンベアに載せられた如く否応がなしに流れてくるため、好き嫌いを言っている暇はありません。

ただ淡々と、順番にリストの上から順番にこなすしかないのです。

自分個人の作業スピートを上げ、タスクとタスク間のアイドリング時間を短くし、１日の作業密度を高めたという点では、これが最も大きな転換期でした。

また、これにより本当の意味で仕事の見通しも付けられるようになりました。

図解で示すタスク管理の必要性 – このまま一生β版

■グループでのタスク共有

Nozbeのタスク共有機能に気がつき、一緒に仕事をするチームメンバーや協力会社の担当にもアカウントを作ってもらい、これからやるべき事を同じ土俵(ツール)で共有したことは、個人の生産性を上げるだけに留まらず、その仕事に関わる関係者全員の作業効率を高めました。

もうメールには戻れない。Nozbeのコメント機能を徹底的に使ってみる。 – このまま一生β版

それはただ作業のスピードが早くなったというだけでなく、これからやるべき事の全てを可視化し、誰がいつ迄間に、何をやるのかを明確にすることで、仕事に抜けが無くなった事が最大の効果でした。

それには、タスクリストを紙に印刷して打合せを行ったことや、打合せをテーブルでNozbeの画面を直接見ながら打合せを行うことも効果的でした。

Nozbeを使い社内打ち合わせを円滑に行う方法 – このまま一生β版

Nozbeの使い方~その12(社内ミーティングの実践方法) – このまま一生β版

このステップについてはまだまだ発展途上です。現時点では自分がリストを作り、それをメンバーに移譲するという一方通行です。

今後はメンバーにもっと使いこなしてもらい、組織の上下、左右でタスクの流動化が出来るようになれば、作業の平準化も進むと思ってます。

■第二領域にフォーカスする

ここまで書いてきた転換期は、全てが仕事に関するもの。

全て仕事をもっと楽に、早く、効率的に、皆で進めるにはどうすれば良いか？という模索と試行錯誤の結果から生まれました。

そのお陰かどうか分かりませんが、昔の様に終電間際まで働くことが当たりまえの生活から脱することが出来ました。(絶対的な仕事量と質が変わったというのもありますが)

そこでやっと、少しだけ出来た余剰時間をどう使うか、何に使うか？という個人的で前向きなタスクについて考える余裕が出来のです。

これが、いわゆる第二領域のタスク(緊急ではないが重要なタスク)です。

7つの習慣のミッションリストをタスク管理ツールに落としこむ – このまま一生β版

第二領域のタスクを生活習慣に取り入れるための３つのステップ – このまま一生β版

本来ならば、第二領域のタスクのための時間を先に確保しておくべきだったのでしょう。

でも本当に忙しい時期には、繁忙感に襲われその領域の事柄について意識を向けることさえ出来なくなってました。これは大きな反省点です。

この第二領域のタスク管理については、まだまだ結果が伴なっている感じがせず、もっと集中し没頭出来るよう仕組みをチューニングし、それに合わせて自分の生活スタイルも改善するつもりです。

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出社後の始業時レビューでNozbeのプロジェクトリストを確認し、クローズドリストをTaskChuteに転記する。

各タスクにかかる見積もり時間を記入し、優先度の高いものから順番に並べる。
チームメンバのスケジュールチェック、Googleカレンダーと手帳のカレンダーの同期、４３フォルダーの確認など、細々としたチェックを終えるのも合わせて、レビューが終わるまでおおよそ15～20分。

ちょっと混みいると30分程度かかります。
午前中の貴重な時間に、具体的な仕事をしていない私を見て、同僚や上司は奇妙に思ってるかもしれません。(いや、多分見てもいないでしょうけど笑)

一見無駄にも見えるこの儀式を毎日確実に行なっているのにはそれなりの理由があります。

始業時レビュー – #publicNozbe

■今日の見通しをたてる

一番の理由がこれです。

手持ち業務が幾つかあり、それぞれの業務に複数の検討項目、作業項目があります。そして、その検討や作業を終わらせるのに、沢山のステップ(タスク処理)が必要である。

その沢山あるタスクの中で、今日やるべき事を適切に選択し、重要度を判断し、そしてそれら全てが終るのが何時になるのかを明らかにする。
これを頭の中だけでやるのは到底不可能です。手帳などのアナログでも出来ない事はないですが、予定の組み替え、編集、再利用などを行うにはやはりデジタルツールの方が有利です。

タスク管理で大切なのは、それを行なうことで作業効率を高め、一日で実行出来るタスクの数を増やすことではありません。
私が思うのは、全てのタスクを洗い出すことで、今日そしてこの先一週間程度の仕事のつまり具合、締切、他の人への作業依頼のタイミングなど、自分の仕事の流れを見極め、重要なマイルストーンを見逃さないためです。

これはカヌーに乗って川を下るとき、自分の視線がどれくらい先をを見通せているかに似ています。遠くまで見通せていれば波間に顔を出す岩を避けるのも簡単ですが、目先しか見ていないと、視界に急に飛び込む障害物に対応するのもままなりません。
運が悪いと転覆してしまいます。

■見通しをたてることを図解で示す

それでは、今日一日の仕事が見通せるようになるとは具体的にどのような事か説明したいと思います。

Step1：タスクの収集

まずは、下の画像ですが、これは処理しなければならないタスクの集まりです。

色々なプロジェクトのタスクが頭の中にバラバラの状態で混在している状態と考えてください。

この頭の中でごった煮状態になっているタスク(気になること)を整理するには、それらを紙やタスク管理ツールなどに書き出し、頭のなかを空っぽにすることが重要です。

これはGTDの収集のステップに相当するもので、これを行わない限りいつまでも頭の中のモヤモヤ感は拭えませんし、見通しなんて絶対につきません。

Step2：タスクの整理

次に必要なのはタスクの整理です。
下の画像は、紙に書きだしたタスクを関連するプロジェクト毎に整理した状態です。

また、収集のステップを通じ、これまでは気づかなかったタスクが追加され、各プロジェクトにおいて重要度の高いものが明らかになりました。

Step3：実行日のの割り振り

この状態でかなりスッキリしましたが、見通しが立ったかというと、まだまだです。

なぜなら、この全てのタスクを今日一日で終わらせることが出来ないので、プロジェクトのスケジュールを踏まえ、実行する日付を割り振る必要があります。

ここでは、今日、明日、明後日の三日間にタスクを割り振ります。

Step4：クローズドタスクの作成

割り振ったタスクの中で、今日やるべきものだけ抜き出してみます。

これがいわゆるクローズドタスクと呼ばれるもので、余程緊急かつ重要な割り込みで無い限り、新しいタスクが追加されることのないリストです。

今日はこれらのタスクを終わらせれば帰れますが、では終わらせるのにどれ位の時間がかかるのでしょうか。

Step5：作業時間を見積もる

その時間がはっきりして初めて、１日の見通しが立ったと言えるのです。

その見通しを立てるため、それぞれのタスクを終わらせるのに必要な時間を見積もってみましょう。

下の画像では、必要時間の多さによってタスクの大きさを変えてみました。

Step6：重要度によるタスクの並び替え

時間の見積りが出来たら、それを１日の時間軸のなかで並べてみます。

すると、今日の仕事は20：00までかかることが分かりました。

実際に仕事に取り掛かる際には、重要度の高いタスクを先に終わらせるよう順番の並べ替えます。

ここで言う重要度の高いタスクとは、他の人への段取りとか作業の指示など、それが終わらないと人が動けないようなものです。

翌日締め切りの仕事の段取りと依頼を終業前の夕方にやるようではダメだということですね。

Step7：タスクの移譲

もしチームメンバーで手が空いている人がいれば、定時以降にやる予定のタスクを移譲することもできるでしょう。

これも、やるべきタスク全てを洗い出し、それを直ぐに実行可能な粒度まで分割しておいて初めて可能となるのです。

これで、やっと１日の見通しが立てられました。

あとは、時間軸に並べられたタスクを一つ一つ着実に実行していくだけです。

■まとめ

では最初の状態に戻ってみましょう。

これが、気になること、やるべき事を頭の中だけで管理しようとしている状態です。

この中から、今日やるべきことを抽出し、重要度を判断し、自分だけは終わらせられないものを他の人に移譲し、そして全てが終わるのが何時になるのかを見極める。

タスク管理を行わないと、それがどれだけ困難なことかが分かりますよね。

実際にはそれで仕事を回せている人もいると思いますが、その管理を自分の頭の中でやることによる認知的リソースの消費と、一つでも忘れられないというプレッシャーは如何ほどでしょうか。

この１日の見通しを立てること、そして何をやるべきか？という無用な思考を切り離しストレスフリーの状態を作るためにタスク管理、そして毎朝のタスクレビューをしているのです。

ちなみに、タスクの収集と整理はNozbeで行い、１日のクローズドリスト作成、時間の見積りはTaskChute2で行なってます。

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photo credit: Rishi S via photo pin cc

タスクを分割する際、その粒度をどの程度まで細かくすればよいか。

その大きさは、その人の仕事内容や作業環境、使っているツールにより適度な大きさが異なるため、一概にこれくらいとは言えません。

ただ、大き過ぎると作業内容が漠然としてしまい、細かすぎるとリスト作成と更新に手間が掛かります。

このタスクの分割問題については、これまで色々な試行錯誤を繰り返してきましたが、その成果として、プロジェクト(GTDにおける複数のタスクの集まり)を作る際の良いルール見つけたのでシェアしたいと思います。

プロジェクトには物語があるか？

未完で無い限り、映画や小説などの物語には終わりがあります。

物語にはその結末に向かって、読者や視聴者が楽しみ、そして混乱すること無く理解できるストーリーの組立てが必要です。

その物語の組立てのとき、語るべき大切な内容が抜けていたり、順番が前後すると、作者が意図した内容が伝わらないばかりか、混乱を招いてしまいます。

そうなると、その物語がどんなに素晴らしいものであったとしても台無しです。
この点を踏まえ、タスク管理に話を戻します。

タスクの集合であるプロジェクトにも物語と同じく始まりがあり、そして終わりがあります。
そのプロジェクトの目的は物語のテーマであり、それを終わらせるのに必要な具体的な行動をリスト化し、プロジェクトを管理するデータベースに保存します。

いわばそこに保存されている無数のタスクリストが物語の骨子であり、それを見ただけでプロジェクトの目的や全体の流れがイメージ出来ないなら、そのプロジェクト(物語)の作り方はイマイチという事です。

プロジェクトにマイルストーンを設ける

物語には始まりと終わりだけでなく、その途中には物語の節目となる色々なイベントが盛り込まれます。

そのイベントの入れ方がイマイチだと、全体の流れが単調となり物語の面白さも半減です。
タスク管理において、そのイベントはプロジェクト完了に至るまでの色々な節目と言えるでしょう。

photo credit: sludgegulper via photo pin cc

プロジェクトに登録されているタスクリストには、そのタスクがどのような状態かを示す「記号」を付加するとともに、具体的な行動以外の節目を登録しておくことで、その流れを俯瞰出来るようになります。

わたしがタスク名称に付加している記号は現在このようなものです。

◎：発注者確認
⇒：資料提供・送付
∩：移譲タスク
◆：資料・検討結果受領
★：マイルストーン
？：確認事項

記号あり、記号なし

では具体的に記号を付けた場合と、付けない場合のそれぞれにおいて、そのプロジェクト中のタスクリストがどのように見えるか試してみましょう。

ここでは、先日行った英文報告書作成のプロセスを例として紹介します。

記号なしの方でも抜けは無いのですが、各タスク間の関係は今ひとつ曖昧で断片的。上下の順番が一つでも入れ替わると、全体の流れも分からなくなってしまいます。

その点、タスク名称の頭に記号を入れ、そのプロジェクトの開始から終了までにどのようなタスクを実行し、それぞれのタスクが完了するにはどのような節目が必要かを記載することで、そのプロジェクトが一連のストーリーを持つようになるのです。

まとめ

プロジェクトを作成するにあたり、登録するタスクをどの程度の粒度まで分解するか。

この問いに明確な答えはありませんが、リストを見て全体の流れと節目をイメージ出来るようにすると、自然に「良い感じの」粒度に出来るのです。

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■タスク管理を始めたきっかけ
先日池袋の居酒屋で開催したタスクBarで話題に上がったのが、タスク管理を始めたきっかけは何？でした。

自分自身を振り返ってみても、明確に何時から始めたと言えないほど記憶が曖昧ですが、学生時代は全くやって無かったのは覚えています。

やはり、社会人になり、仕事に追われるようになってから、必要に迫られて始めたのでしょう。
最初に自分のタスクを管理していたのは、当時使っていたアイデアＤＢというEvernoteに似たメモ帳アプリでした。

基本的な用法としては、今のEvernoteと同じように、仕事やプライベートで覚えておきたい雑多な事をメモしていたようです。そして、その分類の一つとして自分のTodoを登録していました。

▽雑多なメモをフォルダーで管理た

しかし、今のようにタスクの収集から処理・整理、レビュー、実行という体系的なタスクフローが出来ていなかったためか、その当時は非常にストレスフルな生活だったと記憶しています。

▽残っている資料で最も古いTodoデータ

■GTDとの出会い
これも明確な時期は覚えてないのですが、GTDというワークフローに出会ったのは、気になるブログ記事を読んだのがきっかけだったと思います。

ゆっくりと動きながら高速でこなす、一流の研究者の Doing リスト | Lifehacking.jp

この記事で紹介されている著名な研究者が、ゆっくりではあるが、着実にタスクをこなしている描写にあれ？今の自分と何か違う、と感じたのです。

抜けのあるTodoリストを眺めながら、整理されていない頭で、思いついたタスクをその場しのぎに実行していく事を、複数のTodoをマルチタスクで処理出来ていると勘違いしていたのかもしれません。

その後は、お決まりの流れかもしれませんが、百式の田口さんを知り「ストレスフリーの仕事術」を購入し、我流ながらも体系的なタスク管理を始めました。

幸いだったのが、ちょうどその頃使っていた携帯電話(Willcom03)の端末が、OutlookのToDoリストとの同期機能がサポートされていた事です。

通勤の電車の中や、歩いている途中で思いついた雑多なタスクをその場で入力し、会社に着いたらＵＳＢケーブルでＰＣと接続し、今のクラウドのような便利さではありませんが、デバイス間でデータの同期を行うことが出来ました。

それにより、頭の中から気になる事を一掃し、さらには各タスクをOutlookのカレンダーに表示させることで、作業時間を可視化することが出来ました。

これで、今日一日、またこの先一週間の作業スケジュールに具体的な見通しを立てられるようになったのです。

■我流GTDからの脱却

このようにして、ある程度のストレスフリーを実現出来たので、その後一年くらいはOutlookをタスク管理の母艦とし、Willcom03をモバイル端末とするシステムに満足していましたが、やはり我流の感は否めず「これで本当に合っているのだろうか？」という漠然とした想いを持ち続けていました。

そんな状態を大きく変えるきっかけとなったのが、勉強会への参加です。
最初は、自分で企画したGTDのオフ会(2010年5月)でした。

振り返ると、その後タスク管理分科会で活動を一緒にすることになるヨシナさん(@447life)、毎月GTD勉強会を開催されているnomicoさん(@nomicox)、タスクＢａｒを一緒に立ち上げたtoRu^o^enDoさん(@beer10938)、子連れオフ会などでご一緒させて頂いているnorikoさん(@norixnori) など、色々な面で影響を受けている方との出会いがここから始まったのですね。

次に参加したのが二ヶ月に開催された東京ライフハック研究会Vol.1、その後、次回で7回目を迎えるタスク管理分科会を立ち上げることになります。

東京ライフハック研究会の感想など – このまま一生β版

(仮称)東ラ研タスク管理分科会を準備してます – このまま一生β版 


こうして考えてみると、タスク管理に留まらず、仕事や生活全般についての仕組みをひとつひとつ改善するようになったのは、この時期からです。

今でも、本当にGTDやタスク管理についてきちんとした理解できているかと聞かれると、自信はありません。しかし、色々な試行錯誤を重ねながら、よりスムーズでストレスフリー、なおかつ生産性の高い自分だけのワークフローを作れるという漠然とした確信は持っています。

私がタスク管理を初め今に至るのはこのような流れでした。
是非皆さんのタスク管理(GTD)への出会いについても聞かせてください。

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■緊急事態発生！

想像してみて下さい。

自分の家族二人が、異なる場所で同時に事故に遭ったらどうしますか？

同時は言い過ぎにしても、同じ日に何らかのトラブルに巻き込まれる可能性はゼロではありません。仕事中、そのような緊急を知らせる連絡が入ってきたらどうするか、具体的に考えてみて下さい。事態が深刻で、事故が起きた場所が離れていればいるほど、難しい判断を強いられます。現時点で確認出来る状況が曖昧であればなおさらです。

まずは上司に報告し、早退のお願いをするでしょう。次に実家や友人など、自分の代わりにサポートしてくれる人に連絡を取り、自分が行くことが出来ない方への対処をお願いします。飛行機を使うような遠方であれば、今の時間から乗ることの出来る飛行機を確認し、チケットの予約をしなければなりません。自宅に戻る必要があれば、電車に飛び乗り、持ち出す物のリストを考えます。事故であれば保険の会社への連絡、子供の事であれば学校への連絡など、やるべき事が一気に押し寄せます。それらはまさに、緊急かつ重要なタスクばかりです。

どうでしょう？そんな状況を実際に想像した方は、何とも言えない不安な気持ちになったと思います。私もこの文章を書きながら、心がざわつきました。ザワザワと。。とても嫌な感覚ですね。

■人の脳は現実と非現実の違いがわからない
なぜこのような気持ちになるのか？

脳科学の本に書かれてあった事ですが、人の脳は実際に目の前で起きている事と、自分で想像した事との区別が出来ないそうです。実際に起きていない事あっても、自分で想像していることは、脳にすると実際に起きているのです。

初めに挙げた例もそうですが、不安になるような情景を想像すると、脳はそれを現実とみなし、実際の出来事が起きたのと同じ不安感を産み出します。

万が一にも起こりうるトラブル(心配事)に対して、事前に準備するのはいいのですが、それに意識を向けることで生じた不安感で、自分の判断や行動に足枷をはめるようではいけません。その不安感を産む原因、心配事の正体を見極め、上手に対処しないと身動きが取れなくなってしまいます。

頭の切り替えが早い人ならば「可能性としてはあるかもしれないが、今は気にする事ではない」と判断し、その妄想をさっと切り捨てるでしょう。GTDでは、この判断を意識的に行なうことで精神衛生を保てるという副次的な効果があります。
自分自身を振り返っても、GTDの思考フロー実践するようになって以来、将来のモヤモヤとした事柄に対する不安を感じなくなりました。その理由について考えてみます。

■不安の原因を見極める
GTDでは、頭の中の気になること全てを書きだし、その一つ一つについて「それは何か？」という問いかけを行います。その問いかけの答えとして「行動に移す必要があるかどうか」の判断を行います。

最初に挙げた家族の事故は、起こりうるかもしれませんが、今実際に起きている事ではありません。今それに対して出来ることは何も無いのです。心配事に対して実行出来る事がなにも無いとすれば、心配するだけ無駄ということです。

もし、その気になることが、次の行動(Nextaction)を伴わないものであれば、GTDのフローに従いゴミ箱に捨ててしまいましょう。お守りを買うなど、気休めに出来ることがあれば実行しても良いかもしれません。

GTDでは気になる事(心配事)に対して、行動に移す必要があるかどうかを明確にすることで、その気になること、不安な事が、今、目の前にある現実なのか、それとも自分が創り出した形のない妄想なのかを明確にしてくれます。

今、現実の世界に生きている私達が対処しなければならないのは、実際に行動に移すことの出来る今そこにある危機だけなのです。

もし心の中にモヤモヤした気持ちを感じていたら、それを1つずつ書き出し、行動に移せるかどうか確認してみると良いかもしれません。

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予防接種は病気に罹りにくく、また罹ったとしても症状が軽くすむよう、体に抗体を作るためのワクチンを前もって接種することです。

その予防接種がタスク管理に似ていると思ったのは、常時にはそれほどの効果がなくても、非常時にはその効果が如実に現れること。また予防接種をしていないと、その非常時に大変なことになることです。

タスク管理という技術は現代のビジネスパーソンにとって必須のスキルだと思うのですが、あまりにも基本的であるためか、職場でも学校でも体系的に学ぶ機会は殆どありません。おそらく、試行錯誤を重ねて自分独自のやり方を作り上げているか、またはタスク管理という行為と無縁のスタイルかのどちらかでしょう。

環境によっては、わざわざ時間をかけてタスク管理を行う必要がないのかもしれません。それはそれで良いのです。必要無いのに手間をかけるのは時間の無駄にほかなりません。 自分自身も、普段はタスク管理自体に力を入れすぎないよう気をつけています。

かつての自分がそうだったように、常時に力を入れすぎると、タスク管理自体が目的になってしまい、良い手法、良いツールが無いかと探し回る難民になってしまいます。
また完璧に実行しようすると、手間が掛かりすぎ、本来進めるべき作業に支障が出てしまう、本末転倒な状況に陥っています。これでは、モチベーションも上がりませんし、タスク管理に挫折してしまう原因にもなりかねません。

なので、私がタスク管理を行うときは、こんな状態にならないよう「8：2の法則」を頭においてます。具体的には、二割の労力で八割の成果を出すことを目標とし、管理自体に完璧さを求めない。常時では程々の労力で、100点とは言えないまでも、業務が滞りなく進み、与えられた目標に対する成果が出せれば良しとする考えです。

周りを見回すと、分刻みでタスク管理を行うスクシュートの猛者もいらっしゃいますが、そこに至るには長い時間と並大抵ではない努力が必要です。ここでは一度その境地は諦めましょう。というか私は挫折しました。

普通の人は、締切前や仕事が重なる、いわゆる非常事にだけしっかり力を入れ、作業のクリティカルパスを最短で抜けられるような段取りが出来ればいい。それくらいで良いと思うのです。

逆説的な見方をするなら、そのような非常時に陥らないよう、定期的にタスクリストを見直し、メンテナンスをすることが必要です。二割の力はここに注ぐべきだと思うのです。
その作業がいわゆる週次レビューになるのでしょう。この作業を定期的に行うことで、タスク管理という予防接種の効果を持続させることが出来るのです。

しかし、このレビューのやり方にしても人それぞれで、大切なステップだと分かっていてもおざなりになっていることが多いようです。自分自身も確実に実行している訳でなく、やったりやらなかったりといい加減です。

タスク管理分科会では、この週次レビューの方法を再度見なおそう！というテーマで勉強会を開催する予定です。日次は11/19日の日曜日です。

詳細はこちら。

東京ライフハック研究会 タスク管理分科会Vol.5

今回の勉強会では円卓を参加者の皆さんで囲みながら、GTDのレビューステップを実践して頂きます。

その中で、我々スタッフや他の参加者さんの方法、手順、ツールを実際に見て頂き、自分のレビューシステムを見直すヒントを持って帰って頂ければと考えています。

実はつい先ほどまで、ワーキングの方法についてSkypeを使ったスタッフミーティングを行なっていたのですが、必要以上に盛り上がってしまい、時間切れ。。

逆に、真剣に話をしようとすると、それくらい深い内容のものだと言うことだと思うのです。参加するだけではなく、参加後、作り替えた自分のレビューシステムを持って帰れるような勉強会にしたいと思います。

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忙しい時は、気になることをすべて書き出し、頭の中をスッキリさせることが大事です。 混乱した思考のもとでは、どんなに頑張っても生産性を上げることなど出来ません。 GTDはデビット・アレン（David Allen）が『仕事を成し遂げる技術 ―ストレスなく生産性を発揮する方法（2002年）』で紹介している仕事術ですが、このブログでは、このGTDをベースとした仕事術、また生活を豊かにするちょっとしたテクニックについて紹介していくつもりです。

■GTDのはじめ方

書籍ではGTDの最初のステップとして、最低でも３時間かけて、仕事・プライベートに関わらず、自分の気になっていることをすべて書きだすよう書かれています。 想像してみてください。 机の前に３時間も座り、仕事・プライベートの区別なく、気になっている事をすべて書き出すとどれくらいの量になるのか。   クライアントへの確認事項、プロジェクトを進めるための書類作成、チームメンバーへの連絡、社内委員会の準備、雑多な事務作業、自宅のゴミ捨て、請求書の処理、、、、あっという間に膨大なリストが出来上がるはずです。このリストが出来たら、次は分類です。本来ならばGTDのフローチャートに沿って説明するべきですが、ちょっと端折ってポイントだけを抑ます。

■やらなくて良いことを洗い出す

最初にやるのは、このリストの中から「やる必要のないタスク」を抽出することです。この「やる必要のないタスク」とはこの先ずっとやらないもの、すくなくとも暫くはやる必要のないものです。 抽出が出来たら削除するか、「いつかやる・多分やる」のフォルダーに放り込みます。書籍では、この「いつかやる・たぶんやる」タスクの例として

バス釣りに行く、ボートを買う、スタッフのＰＲビデオを作る、スペイン語の勉強、会いたい人を探す、水彩教室に行く、デジタルビデオカメラを買う、キッチンのサイドボード購入、北イタリア旅行、日曜大工を習う、キャサリンにスクーターを買う、ポスターなどのライトアップ、気球に乗る、池を作って鯉を飼う、ワインセラーを作るetc.

などが挙げられています。 それらのタスクについては、やらないと決めたのですから、現時点では忘れてしまって結構です。やるべき時が来たのなら、そのリストを見れば良いのですから。

■すぐに出来る事をすぐにやる

やる必要の無いタスクを消し去ったら、次の作業に入ります。 それはリストの中で、時間をかけずに今すぐ出来るタスクを実行することです。 すぐ出来るタスクの定義ですが、書籍の中では2分以内で終わらせられるタスクと書かれています。 私の仕事では、2分と言われるとちょっと短いので、１０分以内に出来ることをすぐに出来ることとして考えています。例えば

・進捗確認のための電話をかける
・メーカーや協力会社に作業願いのメールを書く
・メールに添付されているファイルを印刷し目を通す
・報告書の目次を書き出す
・気になっている計算書の数字を電卓で確認する
・チームミーティングの時間設定をする
・図面や資料をプリントアウトし郵送の準備をする

このような手順で、今すぐに出来るタスクを洗い出し、朝の日次レビュー完了後、すぐに電話をかける、メールを書く、資料を印刷すると言った感じで作業を始めます。そして、終わったタスクについてはリストから削除する。仕事を進めるなかで生じた気になることは、メモにとり頭の中で管理しないことを徹底します。これが一番大事。 そして、その追加された気になることを定期的に見直し、同じ手順で処理・整理というフローを通しつつ、今やれること、ここでやれることに集中するのです。

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1.自分の話
私は東京都内の建設コンサルタントという業界で働く会社員です。
一般の方にはあまり聞き慣れない業界かと思いますが、どのような仕事の内容かと簡単に説明すると、国土交通省や地方の市町村（役所）から設計の委託を受け、主に土木、建築、都市計画、環境アセスメントなど設計・検討のお手伝いをする会社です。 

2.業界の話
たまにゼネコンなどの民間企業から仕事を受注する事はありますが、仕事の大部分は公共事業に関連する公共事業に関連する設計です。
この建設コンサルタントという業界ですが、世間一般的に見ると比較的忙しい部類の業種に入ると思います。
忙しいこと自体は決して自慢にならないので詳しい説明は省きますが、これまで10年近く以上働く中、一番辛かったのが会社に１３連泊（その間に48時間以上寝れないのが２回）というのがありましたね。

今この文章を書いているのは2009年の2月ですが、設計委託の工期（締め切り）が役所の年度末に合わせ３月末に集中するため（最近少なくなりましたが、深夜の道路工事が年度末に集中するのと同じですね）、この時期はその締め切りに追われ一年で最も忙しい時期となります。

3.サイトを立ち上げた目的
今回このようなブログを立ち上げたのは、こんな過労死間際の生活を出来るだけ回避するため、自分なりに考え構築した仕事術、仕事を効率良く進めるためのテクニックを紹介し、同じ様な境遇で積み重なるストレスやプレッシャーに押しつぶされそうな方の助けに少しでもなればと思ったからです。

紹介する仕事術のベースとなるＧＴＤ（Getting Things Done）の実践方法として、具体的なソフトウェアーの操作方法まで落とし込んで解説しているような書籍はあまり見かけないため、本は読んだが具体的な実践に至っていない方がＧＴＤを始めるための参考にでもなればと思ったからです。

このブログでは具体的なアプリケーションの使用方法、操作手順を含めた説明を行うため、私が使っているツールをお持ちで無い方はすぐに始めることが出来ないとうデメリットが発生してしまうことはご了承ください。

ちなみに使用する基本アプリケーションとしてはデスクトップ環境ではOutlook2007、モバイル環境としてスマートフォン（Willcom03、iPhone）を想定してます。

※本文中にこれを書いているのが2009年2月と書いていますが、これは2010年の間違いではなく、ここでも書いているとおり一年前の2009年なんですね。
とにかく、テキストだけは書きためていたのですが、なかなか全体がまとまらず放置状態になっていたので、とりあえず出来ている所から公開しようと思った訳です。
現在考えている構成は全体で13章、、この全部をブログにアップするのは相当時間がかかると思いますが、ぼちぼち頑張っていこうと思います。

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