忙しい時は、気になることをすべて書き出し、頭の中をスッキリさせることが大事です。
混乱した思考のもとでは、どんなに頑張っても生産性を上げることなど出来ません。
GTDはデビット・アレン（David Allen）が『仕事を成し遂げる技術 ―ストレスなく生産性を発揮する方法（2002年）』で紹介している仕事術ですが、このブログでは、このGTDをベースとした仕事術、また生活を豊かにするちょっとしたテクニックについて紹介していくつもりです。
■GTDのはじめ方
書籍ではGTDの最初のステップとして、最低でも３時間かけて、仕事・プライベートに関わらず、自分の気になっていることをすべて書きだすよう書かれています。
想像してみてください。
机の前に３時間も座り、仕事・プライベートの区別なく、気になっている事をすべて書き出すとどれくらいの量になるのか。
クライアントへの確認事項、プロジェクトを進めるための書類作成、チームメンバーへの連絡、社内委員会の準備、雑多な事務作業、自宅のゴミ捨て、請求書の処理、、、、あっという間に膨大なリストが出来上がるはずです。
このリストが出来たら、次は分類です。
本来ならばGTDのフローチャートに沿って説明するべきですが、ちょっと端折ってポイントだけを抑ます。
■やらなくて良いことを洗い出す
最初にやるのは、このリストの中から「やる必要のないタスク」を抽出することです。
この「やる必要のないタスク」とはこの先ずっとやらないもの、すくなくとも暫くはやる必要のないものです。
抽出が出来たら削除するか、「いつかやる・多分やる」のフォルダーに放り込みます。
書籍では、この「いつかやる・たぶんやる」タスクの例として
バス釣りに行く、ボートを買う、スタッフのＰＲビデオを作る、スペイン語の勉強、会いたい人を探す、水彩教室に行く、デジタルビデオカメラを買う、キッチンのサイドボード購入、北イタリア旅行、日曜大工を習う、キャサリンにスクーターを買う、ポスターなどのライトアップ、気球に乗る、池を作って鯉を飼う、ワインセラーを作るetc.
などが挙げられています。
それらのタスクについては、やらないと決めたのですから、現時点では忘れてしまって結構です。
やるべき時が来たのなら、そのリストを見れば良いのですから。
■すぐに出来る事をすぐにやる
やる必要の無いタスクを消し去ったら、次の作業に入ります。
それはリストの中で、時間をかけずに今すぐ出来るタスクを実行することです。
すぐ出来るタスクの定義ですが、書籍の中では2分以内で終わらせられるタスクと書かれています。
私の仕事では、2分と言われるとちょっと短いので、１０分以内に出来ることをすぐに出来ることとして考えています。
例えば
・進捗確認のための電話をかける
・メーカーや協力会社に作業願いのメールを書く
・メールに添付されているファイルを印刷し目を通す
・報告書の目次を書き出す
・気になっている計算書の数字を電卓で確認する
・チームミーティングの時間設定をする
・図面や資料をプリントアウトし郵送の準備をする
このような手順で、今すぐに出来るタスクを洗い出し、朝の日次レビュー完了後、すぐに電話をかける、メールを書く、資料を印刷すると言った感じで作業を始めます。
そして、終わったタスクについてはリストから削除する。
仕事を進めるなかで生じた気になることは、メモにとり頭の中で管理しないことを徹底します。
これが一番大事。
そして、その追加された気になることを定期的に見直し、同じ手順で処理・整理というフローを通しつつ、今やれること、ここでやれることに集中するのです。
電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか？」を発刊させて頂きました。執筆する際、最も力を入れた箇所、想いについてはこちら
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