GTDを気軽に楽しく生活に取り入れよう
タイトルにあるとおり、TaskChuteCloudをプライベート時間のタスク管理、タイムマネジメントに使い始めました。
今月の20日から試行錯誤しながら、モード、プロジェクト、ルーチンタスクの設定をしています。
同じことをiosアプリの「たすくま」でやってましたが、やはりブラウザさえ使えればデバイスを問わないTaskChuteCloudのほうが使い勝手が良いですね。
また定期的に使い勝手についてレポートしたいと思います。
Nozbe のFreeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。
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タスクの収集〜処理整理〜レビューまでのステップをWebアプリのNozbeで行い、NextActionの実行にはTaskChute2を使っています。
TaskChute2では、タスクの追加、コピー、時間の入力をスムーズに行うためのショーカットがあり、そのキー操作は自分で設定する事か出来ます。
▼ショートカットの設定項目
こちらの記事で書きましたが、右手の負担を軽減するため、頻繁に使用するコマンドをBELKINの左手入力ツールに集約させています。
この左手ツールの便利な所は、ボタン一つにコピー(Ctrl＋Ｃ)などのショーカットを登録者出来るだけでなく、コピー → リターン×二回 → ペーストの様に、連続した複数のキー操作、ショーカットを一つのボタンに記憶させる事が出来ることです。
作業の効率化を突き詰めたら机からマウスが無くなった – このまま一生β版
ちなみに、私は各ボタンに以下のショートカットを登録しています。
黄色い着色のショートカットは、マロさんが作成されたNozbe同期マクロで、⑪番のNozbe同期ボタンを押すと、Nozbeで登録しているNextActionのタスクが、TaskChute2に自動でインポートされます。
この同期ツールが無かったら、TaskChuteを使い始める際のハードルが相当高かったでしょう。
始業時レビューを行い、今日やろうと決めたNextActionのタスクを、NozbeからTaskChute2にインポートした後は、大きな割り込みが無い限り⑬番と⑭番のボタンを交互に押していけば、上から順にタスクの開始時間と終了時間が刻まれていくのです。
⑬番のボタン
選択したタスクを一番上に移動させ、開始時刻セルに現在時間を入力
⑭番のボタン
未完了のタスクの開始時刻のセルにジャンプし、終了時間のセルへカーソルを移動させ、現在時刻を入力
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エクセルベースのTaskChuteをiPhoneやiPadのモバイル環境で使いたいという潜在的ニーズは大きいと思います。
今回の記事では、環境を整えるのにややハードルは高いですが、iPadでTaskChuteを完全に動かす方法について紹介します。
■準備するもの
TaskChuteはエクセルのマクロ機能を使っていますので、iPadのアプリでエクセルのファイルを開いても動作させることは出来ません。
なら、パソコンの画面に表示させたTaskChuteの画面を外部から参照する。いわゆるリモートデスクトップ機能を使えばいいじゃないか。
そんな単純な発想を閃いたので、早速試してみました。
リモートデスクトップのソフトとして使ったのは、LogmeinというiPhoneアプリと、Windows用のクライアントです。各々のソフトをiPadとパソコンに事前にインストールしておく必要があります。
このインストールの手順については割愛します。
■それでは試してみよう
iPadのリモートデスクトップアプリを立ち上げます。
リモート可能なパソコンの一覧が表示されます。
コントロールを開始するには、パソコン名右のアイコンをタップします。
iPadの画面にTaskChuteの画面が表示されました。これはこの実験の準備として前もって起動していたファイルです。
もしエクセルが立ち上がってなかったとしても、パソコンをリモートコントロール出来るので、問題ありません。パソコンの電源が入っていて、ネットに接続している状態であれば良いのです。
それでは、実際にこのシートにタスクを書き込んで動きを確かめてみましょう。
▼アプリで使用するキーボードを表示させるのは画面下のアイコンから
先ずはプロジェクトとタスク名称を打ち込みます。
次にタスクの見積り時間(120分)を記入してみます。
▼キーボードを数字のテンキーに表示変更 
見積り時間の２時間が自動計算されました。
動いているのは別の場所にあるパソコンのエクセルなので当然です。
次に、タスクの開始時間と終了時間を記入してみましょう。
これも、キーボードを立ち上げ、Win標準の現在時刻を入力するショートカット「Ctrl ＋ ：」で行えます。終了時間を入力すると、エクセルがカチカチっと動作し、タスク名称に完了の印である取り消し線が表示されました。
次はメニューバーからコマンドを実行してみましょう。先ほど完了処理させたタスクのセルを選択し【タスクの複製】をタップします。
▼マクロが動き、新しいタスクが複製されました。
別のコマンドも試してみましょう。
次は、複製したタスクを毎日化するコマンドを試してみます。
▼一週間分のタスクが複製されるのが確認出来ました。
■まとめ
iPadでエクセルが動かないなら、動かせるパソコンを遠隔操作すれば良い。当たり前ではありますが、TaskChuteをiPadで完全に動かすことが出来ました。
パソコンを立ち上げておく必要性があるのはネックですが、そえさえクリアできれば実用に足る環境を手に入れることが出来そうです。
今回はソフトウェアキーボードで試しましたが、外付けのキーボードがあればもっと快適な操作性が得られるでしょう。
因みに、今回の実験に使わせて頂いたのは今年リリースされたTaskChute２です。もちろん、従前のTaskChuteでもリモートデスクトップアプリさえ準備できれば、iPadで操作可能となります。
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ブラウザ版タスクシュートに実装して頂いた機能の一つが作業時間のカウントアップ機能です。
これまでNozbeを使ったタスク管理を実践するなかで、今ひとつしっくり来なかったことがあります。それは現在進行中のタスクに対して真剣になれない事でした。確かにNozbe上でも見積もり時間の設定が出来ますし、Googleカレンダーと連携させればタスクリストを一日の時間軸の中に並べて眺めることは出来ました。
しかし、今ひとつ、そのタスクに向き合っているという実感が沸かなかったのです。そのモヤモヤする原因がタスクシュートを使い始めてやっと分かりました。
Nozbeやその他のタスク管理ツールに並んでいるタスクリストを眺めている時。それを別の表現で書くとすると、これから走る100ｍ走のトラックを漫然と眺めているのと同じです。
そこには「今、私はこのタスクに取り掛かっている」という実感は伴いません。
その点、タスクシュートは、見積り時間を決め、実際にかかった実績時間を記録することで、自分の意識を作業中のタスクへ強制的に向けさせます。開始時刻の入力は、いわば出走合図のピストルが鳴らされた瞬間ということでしょう。
本当に単純で些細な事ではありますが、この手順を踏むことで「漫然とタスクリストを眺めている」状態から「タスクを開始しているという現実」に入ることができるのです。
これは、タスクシュートというシステムを使わなくとも、キッチンタイマーやiPhoneのアラームでもかまいません。要は、見積り時間を指定し、スタート、終了を刻むスイッチさえあれば良いのです。
起床時から就寝時までのタスクリストについて時間を見積り、並べていくのは、これから出走する徒競走、それも障害物競走のコースをイメージするのに似ています。
ルーチンタスクは毎回同じ所に出てくる障害物、気の重いタスクは高めのハードルというところでしょう。
各タスクの難易度は、全て見積り時間の長短で表現され、慣れないタスクは上手に超えられず見積り時間を超過します。想定外のタスク(割り込み)は、何度も走る度、その頻度が予想できるようになるのでしょう。
ブラウザ版タスクシュートでは、タスクの開始ボタンと併せ、時間を出来るだけ可視化出来るような機能を追加してもらいました。それが、実績時間のカウントアップ機能です。
開始ボタンを押すと、そのタスクがアクティブ状態になり、経過時間がリアルタイムに表示されます。
見積り時間に対し、徐々に増えていく実績時間は相当なプレッシャーになりますが、その分取り掛かっているタスクに集中させてくれる効果があります。
ゆくゆくはポモドーロタイマーも入れてもらい（需要あるかな？）、途中で息切れしない走り方が自然に出来るようなツールにしていければと考えています。
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Nozbe、またブラザ版タスクシュートにせよ、どうしても欲しかったのがサブタスクの機能です。
Nozbeの開発者は、ユーザーフォーラムで頻繁に挙げられるサブタスクの機能追加を頑なに拒否しているようですが、サブタスクという表現は抜きにして、そのタスクを完了させるまでのロードマップというかチェックリスト。作業を行なっている際、現在取り掛かっている作業内容から脱線しないためのDoing リストは欲しいと思っていました。
先日28日の夜、開発者のマロさんを囲み、機能やＵＩについての意見交換、今後の開発方針について話をする場を持ちました。
その場では、主要な項目毎に沢山の要望をお伝えしたのですが、そのうちの一つとしてお願いしたのがサブタスクの追加でした。
ちなみに下の画像、マインドマップは、その打ち合わせの場でお伝えした要望の一覧です。 
サブタスクの追加は、技術的に難しそうだと思っていましたが、翌日にはその機能を実装して頂きましたので(仕事早すぎ！！)、その機能を確認するのと併せ、使い方、動きについて説明したいと思います。
■サブタスクの追加
サブタスクを追加するには、タスク名をクリックし、タスクの詳細画面を開きます。
これまでは備考欄として使われていた入力窓が、サブタスクの記入部となっています。
ここではブログ記事を書き、投稿するまでのステップをリストとして登録してみました。
サブタスク追加は各タスクを一行に一つ、改行しながら記載します。
登録したサブタスクは、タスクの開始前は表示されませんが、開始ボタンを押した瞬間にチェックボックス付きのリストとして表示されます。 
作業を開始したら、各サブタスクが完了した時点でチェックボックスにチェックを入れながら作業を進めましょう。
サブタスクを全て個別タスクとして登録すると、リストの一覧性が損なわれますし、日付の移動を行う際など、手間がかかって大変です。
このサブタスク機能は、タスクリストの粒度を作業レベルまで細かく出来るのと併せ、タスクリスト編集の手間を減らせます。
これで、ブラウザ版タスクシュートの使い勝手が一段も二段も良くなりましたね。
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私が本家エクセル版TaskChuteを挫折したのは、始業から終業までのタスクを並べ、これなら実行出来るというストーリーを作っても、頻繁に掛かってくる電話や予定してなかった社内会議、緊急対応のメール受信などによる中断により、その度にリストの並び替えや時間の再見積り、日付の変更を行うことへの徒労感が、タスクシュートを使う効果よりも大きく感じたからでした。
そんな苦い体験がありましたので、ブラウザ版タスクシュートには、現在進行中のタスクに対する中断処理機能を追加して頂きました。ブラウザ版には本家エクセル版TaskChuteには無い機能が幾つかありますが、私はこのタスク中断処理機能が一番気に入ってます。
この機能がなければ、ブラウザ版タスクシュートも使うことは無かった。それくらい重要な機能です。一日数回の割り込みであれば許容出来るかもしれませんが、それが20回ともなると限界です。
この機能は、私と同じ様に、予期せぬ中断が頻繁に発生することで、タスクシュートが良いと分かっていても続けられなかった。そんな人の救いになるでしょう。それでは、最初はタスクの開始～終了の所から解説したいと思います。
■タスクの開始
ブラウザ版タスクシュートでは、各タスクの右隅に丸いボタンが表示されています。
これが、タスクの実行完了までの時間を計測するストップウォッチのスタートボタンとなります。 
■タスク実行中
開始ボタンをクリックすると、開始時刻のセルに現在時刻が自動入力されると共に、事前に入力した見積時間から計算した終了予定時間が入力されます。ここでは、タスクの状態がアクティブになると表現します。 
■作業完了時
現在進行中のタスクが何も邪魔されずに完了した場合には、最初に押した開始ボタンを再度クリックします。このボタンは開始ボタンと併せ、終了ボタンを兼ねています。このボタンをクリックすると、タスクの実行に要した時間を計算し、実績時間の欄に自動記入してくれます。
■中断処理～その1
さて、今回の記事の本題である中断処理の機能説明に入ります。
電話や急な会議など、頻繁に発生する割り込み作業によるタスクリストの破綻を防ぐのがタスクの中断ボタンです。これはタスク実行のボタンを押しアクティブになったタスクにのみ表示されます。
例えば見積もり時間20分のタスク(タスクＡ)を開始して、11分後に割り込みが入ったとします。そこで中断ボタンを押すと以下のような処理が行われます。
①「割り込みタスク」という名称のタスクが自動生成
②アクティブだったタスクＡがステイブルとなり、11分の作業実績を差分した見積もり時間（9分）が自動入力されます。
■中断処理～その2
割り込み作業として発生する別のパターンとしては、現在進めている作業ではなく、リストにある別のタスクを先行して実行するような場合です。例えばタスクＡを実行している最中、上司やクライアントの依頼によりタスクＤを開始せざるをえない状況になったとします。
そのような場合は、タスクＤの開始ボタンをクリックします。 
例えば中断処理～1と同じく、タスクＡを開始して10分後に、タスクＤの割り込みが入ったとします。そこでタスクＤの開始ボタンを押すと以下のような処理が行われます。
①タスクＤがアクティブ状態になる
②タスクＡがステイブルとなり、10分の作業実績を差分した見積もり時間（10分）が自動入力されます。
これも同じ様に、タスクＤが完了したら、タスクＡの開始ボタンを押して、作業を再開させます。
このようにして、頻繁に発生する割り込み作業の処理をシステムに取り入れ、作業の中断～割り込みタスクの実行～作業の再開をしても、各タスクの作業実績、見積もり時間に破綻が生じないようにしています。
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現在開発中で一般公開はまだなのですが、その下準備として機能と使い方の紹介をしたいと思います。今回は、タスクを追加する方法について説明します。
■クイック登録
ブラウザ版タスクシュートにタスクを追加する際は、画面上部の入力欄に追加したいタスク名を記入し、Enterボタンを押すことで入力出来ます。
複数のタスクを一気に登録する際は、画面右上の【ファイル登録】ボタンをクリックします。
表示されたウィンドウへ追加したいタスクを一行に一個、改行しながら記載します。
入力が完了したら【登録】ボタンを押して下さい。
予め登録しているタスクリストをファイルから読み込むことも可能です。
方法は複数のタスクを一気に登録する際と同じ、画面右上の【ファイル登録】ボタンをクリックします。
ＰＣに保存しているテキストファイルを選択し【登録】ボタンを押して下さい。
ファイルはDropboxなど、クラウドで利用できるフォルダーに入れておくと、何処からでもアクセスできます。
テキストファイルの記載方法は、複数のタスクを一括で登録したのと同じく、一行に一個記載します。また、タスク名の後ろをTABで区切った後に数字を記入すると、タスク名の読込と同時に見積もり時間を入力することが出来ます。
GTDを始めたばかりの人にとって、最初の難関はタスクの収集です。ここで頭の中の気になること全てを洗い出しておかないと、ストレスフリーを目標とするGTDの効果は半減します。
とはいえ、闇雲に気になる事を書きだせと言われても、そう易々と出てくるものではありません。たいていはここで煮詰まってしまい、洗い出しが中途半端になってしまいます。
これは週次レビュー、月次レビューでも同様で、記憶の底に埋もれている気になることを想起させるヒントが無いと、人の脳は上手に思い出すことが出来ないのです。
そのヒントになるのがトリガーリストです。これは書籍の中でも紹介されていますが、ブラウザ版タスクシュートでは、このリストを見ながら、思いついたタスクを入力出来るようになっています。
トリガーリストを参照しながらのタスクを登録するには、画面右上の【トリガーリスト】をクリックします。
新規ウィンドウが開き、トリガーリスト一覧が表示されます。このリストを一つ一つ確認しながら気がついたことを登録して行きましょう。
なお、このトリガーリストは自分で編集することも可能です。自分の生活スタイル、仕事環境に併せ適宜項目を追加していくと良いでしょう。
東ラ研タスク管理分科会で作成したトリガーリストもありますので、それも参考にして頂ければと思います。
■ＮｏｚｂｅからインポートNozbeやToodledo、OmniFocusなどのタスク管理サービスが、GTDの処理・整理を行う為のツールとするならば、タスクシュートはリスト化したタスクの実行を強力にサポートするツールです。
既存のタスク管理ツールが、その戦術部門だとすると、時間を見積もり、グイグイと処理していくタスクシュートはまさに戦闘部門となります。
ブラウザ版タスクシュートでは、Nozbeで整理を行ったタスクのうち、今日実行するべきNextactionをワンクリックでインポートすることで、タスク管理の戦術～戦闘までの連携をスムーズに行うことが出来るのです。
それでは連携の方法について説明したいと思います。
先ずはNozbeの設定ボタンをクリックし、設定一覧画面を表示させます。データ連携に必要なアプリキーは画面下のAPIKeyの所に記載されています。
APIKeyのリンクをクリックすると次のような画面が開きます。下の方に表示されている文字列をコピーして下さい。
次はブラウザ版タスクシュートを開き【設定画面】を開きます。
ウィンドウの入力画面、一番上のNozbeアプリキーの部分に、先程コピーした文字列をペーストし【登録】ボタンを押します。
NozbeのNextactionをインポートするには、【ファイル登録】の画面を開き、一番下のNozbeからインポートの【インポート】ボタンをクリックします。
上記の操作で、Nozbeで作成したタスクリスト、そのNextactionを取り込むことが出来ます。
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NozbeとTaskChuteが連携し作業の見積りが出来るようになるか？
この記事で紹介したブラウザ版タスクシュートはその後順調に開発が進んでおり、エクセル版に無いような機能もどんどん取り入れて頂いてます。
ここで告白するのは恥ずかしいのですが、以前エクセル版TaskChuteを一ヶ月ほど導入した際、得られる効果以上に、頻繁に掛かってくる電話、緊急対応のメール、予定にない社内ＭＴなどによる作業の中断。そして、その度に強いられるタスクリストの再構築への苦痛が勝り、使い続けることを挫折しました。
もう少し試行錯誤を続けし、作業ログをしっかり取っていれば、佐々木さんが仰るよう「割り込みさえ予想できる」、そんな境地に達せたのかもしれません。
しかし、そこまで到達するには相当の時間と努力が必要でしょうし、予測可能とはいえ、割り込みの回数が一日に20回以上もあれば、その気持ちも萎えてしまします。
今回マロさんにお願いして追加してもらった機能は、ずばりその割り込みを上手く処理し、目の前のタスクリストに挿入する機能です。
この機能は本当に素晴らしく、私がタスクシュートに再チャレンジ出来たように、日常的な割り込みの多さで使うことを諦めた人を救うことの出来る。そんな機能だと確信します。
その挙動については後日ゆっくり紹介しますが、現時点において実装されているブラウザ版タスクシュートの機能リストを紹介したいと思います。
■新規登録
・クイック登録
・複数行登録
・ファイルから登録
・Nozbeからインポート
■割り込みタスク登録
・割り込み時：進行タスク中断→タスク複製→新規タスク挿入
・割り込み時：進行タスク中断→タスク複製→既存タスク開始
■タスク実行サポート
・タスク実行時間記録
・タスク終了予定時刻
・セクション別終了予定時刻
・ルーチンタスク自動生成
・ルーチンタスク見積り時間の自動補正
・並べ替え
・開始時刻・終了時刻の入力サポート
・過去タスクの非表示化
・iPhone用画面サポート
・コンボ機能(見積り時間達成度)
・Nozbeへ終了タスクの同期
・プロジェクト別色分け
・向こう5日間タスク見積り時間集計
・本日タスクのセクション別見積り時間集計
・Nozbeへ新規タスクの登録同期
■作業記録関連
・日別作業記録
・月別作業記録
・プロジェクト別作業記録
エクセル版には無い機能として面白いのが「ルーチンタスク見積もり時間の自動補正」と一番最後の「作業記録」関連でしょうか。
ルーチンタスクの見積もり補正機能は、タスク終了時の実績時間を自動的に集計・平均化し、次にそのタスクが生成される際、その見積もり時間にその平均時間を自動入力する機能です。
ルーチンタスクと言っても日によって実行時間にバラつきが生じるわけですが、それを自動平均化させることで、次回以降により正確な作業計画を立てられるというわけです。
作業記録は、作業ログを集計し、その合計時間を月毎に集計出来る機能です。現時点では集計結果の見え方が整理されていませんが、この機能がもう少し改善されれば自分の時間の使い方を俯瞰して眺められるようになると思います。
一般公開はもう少し先になりそうですが、機能が確定しているものについては随時、その内容について紹介していきたいと思います。
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@Surf_Fishさんの企画に乗っかり、私もルーチンタスクを晒したいと思います。
と、書き始めて思い出したのですが、以前投稿した記事で似たような事を書いていました。
ストレスフリーを実現するため毎朝確実にレビューしているタスクリスト
ここで紹介したのは、Nozbeに登録したタスクに平日繰り返しの設定を行い、毎朝仕事を始める前に処理をしているという内容です。
今でも同じことを実践しているのですが、このルーチンの部分だけはNozbeからブラウザ版TaskChuteに移行させたので、その辺の経緯について書きたいと思います。
先ずは私がイメージしているタスク管理の段階ですが、ブラウザ版TaskChuteを開発されているマロさんが、ChatWorkの中で発言された言葉が、非常に分かりやすかったのでここで紹介します。
「当初より、タスク管理ツールではなくタスク実行支援ツールとして開発していました。
僕自身、日刊でもちょっと書きましたが、
戦略 ホライゾンモデルor7つの習慣ミッションステートメント
戦術 Nozbe or Toodledo or オリジナルGTDシステム
戦闘 TaskChuteと思っていますので、今回のブラウザ版TaskChuteには管理機能よりも実行支援を優先しています。なのでGTDの処理と整理とレビューは戦術に相当するシステムにまかせようと考えています。」
この一ヶ月、ブラウザ版TaskChuteを使ってみて感じたのですが、TaskChuteで管理するのは、すでにNozbeで処理、整理が完了した段階。戦術が定まっているタスクです。
戦術が定まっているというのは、日付が決まっていて、必要時間が分かっていて、それを実行する順番が既に決まっているという事です。
まさにTaskChuteですね。
なので、もうあれこれ考える必要のないタスク、ルーチンタスクは戦術担当のNozbeからTaskChuteに移動させ、ツールを開いた瞬間に戦闘を開始出来るようにしたのです。
そのルーチンタスクの内容は、このようになっています。
平日のルーチンタスクは、大きく４つに分かれています。
・始業時タスクレビュー
・中間時タスクレビュー
・終業時タスクレビュー
・帰宅時タスクレビュー
以前は始業時、中間時のレビューは同じタイミング、出社直後に実行していたのですが、一番生産性の高い午前中に事務系タスクを処理するのは非効率なので、事務作業を中心とした中間時タスクレビューは昼休みが終わった後、10分間の仮眠から覚めた、ぼんやりした頭を再起動させる時間に実行しています。
・始業時タスクレビュー
主にGTDのフローに従い、タスクの処理・整理を行いクローズドタスクを作成します。具体的にはメールや前日にメモした手帳の確認。生成したやるべき事、気になることをNozbeのInboxに放り込み、プロジェクトへの分配、日付の指定、チームメンバーへの移譲、連絡待ちリストの確認を行いながら、その日の作業に抜けが無いかをチェックします。
この作業はNozbeのNextactionからブラウザ版TaskChuteへタスクリストをエクスポートし、TaskChuteで順番を並び替えた時点で完了となります。
ブラウザ版TaskChuteの統計機能で確認すると、平均約14分かかってます。
・中間時タスクレビュー
中間時レビューのルーチンタスクは、経費の精算、資料の整理、緊急ではないメールの返信、イントラの掲示板確認など、今日でなくても良いけど、溜まると面倒なものを集中的に処理します。平均で12分位ですね。
・終業時タスクレビュー
終業時のレビューは、日報作成と机の回りの整理整頓のみです。
机の回りを綺麗に保つには、毎日きちんと片付けの時間を持つことが大切なのが、このレビュー項目を追加して実感しました。
・帰宅時タスクレビュー
帰宅して、食事、お風呂などが終わり、さて自分の時間。という時に実行するのが帰宅時タスクレビューです。
実行しているのは、朝の始業時タスクレビューと殆ど同じです。Nozbeのプロジェクトリストを確認し、寝るまでの短い時間にやる事、やりたい事をNextactionとして抽出します。
実行出来ることは少ないですが、これをTaskChuteにエキスポートし、各タスクに時間割り当て、就寝時間(全てのタスク完了時間)を設定します。
ブラウザ版TaskChuteを使い始めてまだ一ヶ月足らずなので、休日のルーチンタスク、不定期なルーチンタスクの実行までは至ってません。
これから徐々にNozbeから移行させ、その完成度を高めて行く予定です。
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