7つの習慣のミッションリストをタスク管理ツールに落としこむ

medium_1396343056 photo credit: mohammadali via photo pin cc

ボトムアップが基本のGTDをトップダウンの視点で管理する方法です。

 

GTDのフローは、身の回りにある気になる事の収集から始まります。
気をつけなければならないのは、収集した気になる事、そこから生成したタスクリストを高い視点からレビューを行わないと、目先のタスク管理と実行に謀殺されてしまうことです。

 

これでは、ボトムアップどころかボトムステイです。

書籍の中では、レビューを行う際、それぞれの高度毎にどの様な視点を持てば良いかについて紹介されています。

 

高度5000メートル 人生
高度4000メートル 3~5年後の構造
高度3000メートル 1~2年後の構造
高度2000メートル 責任を負っていること
高度1000メートル 現在のプロジェクト
高度0メートル  現在の行動

しかし、その言わんとすることは理解出来るものの、具体的な方法となると、何処から手を付ければ良いか悩んでしまい、レビューの手が止まってしまいます。

おそらく、この部分についてしっかり書こうとすると、それだけでも本一冊の分量になること。

それと、GTDの解説本としては、語るべき対象から少し外れること。また、このテーマについては、求める結果、・目標が人それぞれ大きく異ることから、具体的な方法論まで記述しなかったのでしょう。

この分野に関する書籍としては、おそらく

思考は現実化する
7つの習慣

などが適切です。
この記事では、7つの習慣で紹介されている役割ごとのミッションを、どのようにして具体的なタスク管理ツールに落としこんでいくか。そのプロセスについて紹介します。

 

自分の役割とは何か?


7つの習慣(第三の習慣)では、自分がどのような役割を担っているか、そしてその役割についてどのような目標を定めるかについて説明されています。

本の中では、例として

【男性】
・夫・父親
・商品開発担当課長
・研究員
・部下を育てるもの
・友人
・人生を楽しむもの
・健康維持
【女性】
・自分を成長させる
・妻
・母親
・プランナー
・情報発信
・PTAの役員
・料理の名人

男性、女性の視点からこのような役割が挙げられています。

 

わたしの場合は

・仕事:職務
・仕事:プロジェクト
・家族:夫
・家族:父親
・親族
・個人:健康
・個人:自己研鑚
・個人:ソーシャル
・勉強会主催

 

大きくはこのような役割があると考えており、このそれぞれの役割毎に複数のプロジェクトが登録されています。

medium_33052669 photo credit: John Carleton via photo pin cc

役割ごとのミッションを整理する


整理した役割と、その役割に対する目標は、紙に書くなど目に見える形にして定期的に確認し更新します。

そのツールとして使っているのは、ブラウザで利用できるマインドマップサービス、Mindmisterです。

他にも色々なサービスがありますが、PCのブラウザ、iPhone(iPad)アプリで同じデータを編集出来ること。またGoogleドキュメントと同じように一つのデータを復数の人で同時編集出来ることから、このサービスを使うことにしました。

 

Mind Mapping Software – Create Mind Maps online

具体的な方法としては、役割ごとにマインドマップのブランチを伸ばし、それぞれについて細分化出来るものは分割し、その一つ一つについて、目指す目標を書き込みます。

大切なのは、この段階で完璧なリストと目標を作ることではなく、それを定期的に確認し、タスクリストを整合をとるための習慣を作ることです。

わたしはその振り返りの時間を、週末の週次レビューで行なっています。

タスク管理ツールとの関連付け


役割と、役割ごとの目標が出来たら、それぞれの項目と具体的なタスクリストとの関連付けを行います。

タスク管理ツールとして使っているのは、PCのブラウザで使用するNozbeです。具体的な関連付けはNozbeのラベル機能を使います。

その関連付けの方法は、ラベルの名称を、先ほどマインドマップで作成した役割の名称と合わせること。そして、全てのプロジェクトをそれぞれのラベルに振り分けることです。

幾つかのラベルについて具体的に説明します。

▼仕事:ここでは、私が担当する案件の一覧が表示されています。

image

▼仕事:各仕事には復数のプロジェクトが格納されてます。
image

▼勉強会:私が参加したり企画している勉強会の一覧です。
image

このようにして、抽象的になりがちな自分の役割と、それぞれの目標を明らかにし、具体的なプロジェクトリスと関連付けながら、それぞれの目標に進むための具体的な行動をタスクリストとして追加するのです。

そして週次レビュー、月次レビュー、年次レビューを行う中で、ミッションリストの内容を加筆・修正し、登録しているタスクに抜けが無いか、塩漬けになってないか、少しづつでも進んでいるか、不必要となった役割はないか、などの確認を行うのですね。

このプロセスを通じて、初めてGTDの高度モデル、7つの習慣で説明されるようなトップダウンのタスク管理と、GTDの基本であるボトムアップのタスク管理が結びつくのです。

 

まとめ


現時点で作成している役割ごとの目標は、まだまだ曖昧です。これから行うレビューの中で、それぞれの目標に対し、5年度、1年後、1ヶ月後などの期限を切り、それぞれに対するより具体的なロードマップを作ります。

GTDを基本とするタスク管理を初めて、もう二年以上経ちました。
仕事も含め、日常生活をストレスフリーに過ごすためのタスク管理は身につけたと思いますが、今後はより高い目標に到達するためのタスク管理について模索したいと思うのです。

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Nozbeのバージョンアップに求める12個の機能

NozbeのようなサウェブサービスはGTDのワークフローを実現するために必須の機能と併せ、タスク管理というスピード感が求められる作業をスムーズに行うためのUIが必要です。

私がNozbeを使い始めてもう一年以上経ちますが、タスク管理を行う際に、全体を俯瞰して眺めるための機能。また、タスクの追加、絞り込みを行う際の表示内容など、細かい所を挙げればまだまだ沢山の改善点があります。
今回は1ユーザーとして私が今後のアップデートに期待する内容を幾つか挙げたいと思います。

■Nozbeのプロジェクトとマインドマップの連携
Nozbeでは複数のタスクをプロジェクトとして管理し、そのプロジェクトをラベルで緩やかに関連付けています。現時点でも特に不自由はしていないのですが、ラベルに対するプロジェクトとその中のタスクを平面的に俯瞰して眺めたいと思うのです。

例えばNozbeの表示方法を通常のリスト形式と併せ、マインドマップのような平面的に広がるツリー形式で眺められたらどうでしょう?例えばこんな感じです。

Image(33)

一つのラベル。ここでは複数ある仕事の一つとしましょう。そしてその仕事を進めるために必要なプロジェクトを一本目のブランチとし、そのプロジェクトに含まれるタスクを二本目のブランチとします。このような表示が出来れば、仕事全体を俯瞰して眺められるのと併せ、各プロジェクト・タスクの関連性について把握し易いと思います。
Nozbeのシステム上、二階層以上のブランチは作れませんが、ここまで出来れば充分でしょう。

■Nozbeのプロジェクトとガントチャート
私の認識不足かもしれませんが、GTDはプロジェクトの進捗や時間管理に対する重要度が低いと感じてます。
複数のタスクにコンテキストというメタ情報を付加し、自分が置かれている状況で着手できるNextActionを一つ一つ処理していくのがGTDの基本的なフローです。

よって、各々のプロジェクトに着手する順序、またその仕事を最短で終わらせるためのクリティカルパスという概念は重要でないのでしょう。
しかし、会社という組織の中で限られたリソース、ここではチームメンバーを指しますが、そのリソースを上手に配分し、一人のメンバーに過剰な負担が生じないよう調整するには、各プロジェクトを適切に処理するための工程管理が必須となります。

一つのプロジェクトに対して一人の担当が割り当てられるとすれば、その人が2つのプロジェクトを同時に進めることは出来ません。もし全体の業務工程上、どうしてもプロジェクトの実行時期が重なる時には、オーバフローしたタスクを他のメンバーに委譲するなど、段取りが必要です。
今のNozbeのシステムでは、このような業務全体の工程管理ができません。もし可能であれば、先ほどのマインドマップのように、一つのラベルを中心としたプロジェクトの表示方法をガントチャート形式で表示して欲しいです。

ScreenClip(58)

この表示ができれば、クリティカルパスを明確に出来るのと併せ、先程説明したようなリソースの配分状況を時間軸の中で視覚的に把握することが容易になります。マインドマップ機能と併せ、このようなガントチャート機能が付加されるなら、Nozbeは他のGTDサービスと一線を画すプロジェクト管理ツールとなるでしょう。

個人のみの使用だけでなく、チームとして復数のメンバーが共同して使うためのツールであれば、この領域までたどり着いて欲しいものです。

■カレンダー機能の強化
カレンダー機能を強化させることは、タスク実行を行う際、各タスクを終わらせるのに必要な時間、順番、締切などを視覚的に認識する効果があります。

タスクリストと週間スケジュール
タスクをカレンダーに表示するメリット

ガントチャートが月単位の中期的な工程管理用だとすれば、カレンダー機能は今日、または一週間のスケジュールを確認するための、短期的なものです。

Nozbeを使うまでは、アウトルックでタスク管理を行ってましたが、一日の時間軸の中で、今私は何をしているのか、逆に何を出来ていないかを明確に出来たのは非常に便利でした。

screen

Nozbeを使い始めてカレンダーの中でタスク管理を行うことは無くなりましたが、これも今後のバージョンアップで強化して欲しい点です。
現時点でもgoogleカレンダーとのデータ連携は可能ですが、その操作性が今ひとつなので、出来ればアウトルックカレンダーとのデータ連携機能があると嬉しいです。

■Nozbeのタスク追加に時に画面キャプチャーというのがあるといいな。
こんな機能を欲しいと思うのは、私が設計の仕事をしているからでしょう。
ある図面の修正をタスクとして追加する際、言葉だけでその内容を表現するのは非常に困難です。可能であれば、タスクの追加時、または既存タスクのプロパティ-画面でスクリーンキャプチャーが出来ると便利です。

【画面キャプチャー】のボタンを押すと、対象とするアプリケーションの画面を矩形選択できる。そして、そのイメージはタスクのプロパティー画面に表示される。イメージに書き込みが出来れば最高ですが、画像が一枚あるだけでも、図面の修正内容がイメージし易くなるでしょう。

■プロジェクト内でのチャット機能
チームメンバーと一緒に仕事を進める際、最も重要なものはコミュニケーション。これに異論を挟む方はいないと思います。現時点でもタスクのコメント機能を使って細々とメッセージのやり取りをしていますが、このこの機能をもう少し発展させて欲しいのです。

イメージとしては、FacebookのグループチャットのようなUIですね。プロジェクトのプロパティからチャットウインドウを開くと、そのプロジェクトの参加者がチャットメンバーに自動的に選択される感じです。

Nozbechat

ここでチャットを行いつつ、浮かび上がったタスクをその場で追加し、誰が担当するかもそこで決める。いわゆるチャットワークのような機能を取り入れて欲しいのです。

■Nozbeにもタイマーが欲しいな
タスクシュートまでとは言いませんが、仕事が終わる時間の見積もりと、実際にかかった時間の実績はしっかりと把握したいものです。
今でも各タスクには必要時間の入力欄がありますが、正直言って殆ど活用出来ていません。それは入力した時間に対し、実際にかかった時間の評価をすることが出来ないからです。

例えば各タスクにタイマーボタンがあったらどうでしょう。タスク実行時にスタートボタンを押し、完了したら終了ボタンを押す。実行中は見積もり時間に対してカウントダウンされます。
単純な機能ですが、各タスクの実行に対して締切効果が生じるのと併せ、慣れていないタスクについてはログを取ることで、次の実行時の見積もりにも役立ちます。
上手く使えばポモドーロ的な運用も出来るので、是非追加して欲しいと思います。

■プロジェクト一覧表示モードでのタスク追加
これは週次レビューを行う際、毎回感じることです。何かと言うと、プロジェクト一覧表示において、プロジェクトにタスクを追加出来るようにして欲しいのです。
Nozbeの使い方~その10(意外と便利なワンクリック)

この一覧表示モードでは、各ラベルに登録されているプロジェクト全てを展開して表示させることが出来ます。週次レビューでは各ラベルを一つ一つ選択しつつ、プロジェクトとその中のタスクを確認し、追加するものはないか、分解出来るものはないか、移譲の段取りをするものはないかなど、仕事の進捗、段取りについて検討を行います。

ここで困るのが、プロジェクトに新規のタスクを追加する時です。現時点ではこの一覧表示モードではタスクの追加が出来ません。追加する場合には、別のタブでNozbeくか、わざわざinBoxに移動した上で追加する必要があります。これはホント不便です。

Nozbeprijectlist

今後のバージョンアップ、またはデスクトップクライアントでは、この一覧表示モードで直接、タスクの追加が出来るようにして欲しいです。

■タスクからプロジェクトへ変更する際のメンバーについて
例えば元々のプロジェクトでA,B,Cの三人が参加していたとするなら、そのプロジェクトのタスクから変換され作成されたプロジェクトは、同じメンバーが登録されて然るべきです。

Nozbe member現時点では、新しく作成されたプロジェクトに、改めて他のメンバーを招待しなければなりません。
タスクの粒度は出来るだけ細かくしたいのですが、プロジェクトに変換する度、面倒な操作が必要では、それもままなりません。
タスクからプロジェクトに変換する際には、元のプロジェクトの参加メンバー情報も一緒に移行して欲しいです。

■Evernoteとの関連付け方法
NozbeにEvernoteを関連付ける方法はこちらの記事で紹介しています。
現時点ではプロジェクト名とタグ名称を一致させる方法しかありませんが、出来れば個別のノートブックも指定できるようにして欲しいです。
Nozbeの使い方~その7(NozbeとEvernoteを連携させる)

各プロジェクトのプロパティー画面で、リンク先のノートブックと絞り込むためのタグが選択出来れば完璧ですね。
これが出来れば、本当に必要な資料をより簡単に閲覧することが出来るようになるでしょう。

■Evernoteノートのタスク化
Nozbeと関連付けたEvernoteの情報は資料という位置づけで閲覧のみ可能です。
Evernoteの使い方にもよるのですが、稀にノート自体がタスクになることもあり得ます。
例えば、Evernoteノートをドラッグしてタスク一覧に持ってくることがで出来れば、Evernoteとの連携方法に幅が出ると思います。

nozbeEvernotetask

■Dropboxとの連携について
これも殆ど活用出来ていない機能の一つです。Evernoteと同じでデータの連携方法がイマイチで、本当に必要なファイルを表示させることが出来ません。
出来れば、各タスクから直接必要となるファイルの選択が出来るようにして欲しいです。

デスクトップアプリでは、Dropboxだけでなく、会社のサーバーに保存されているローカルファイルの指定も出来ればもっと便利になるはずです。

■プロジェクトのソート機能
プロジェクトやタスクの表示順序をドラッグアンドドロップで並び替えらるのは便利ですが、名前によるソートボタンも欲しいです。
バブルボタンで別のプロジェクトへ移動する時、移動先のプロジェクトがなかなか見つからずに苦労することがよくあります。
プロジェクトの数をあまり増やしたくないという心理的抵抗がここから生まれているんですよね。

以上、Nozbeのバージョンアップに期待する項目を大きなものから小さなものまでピックアップしました。今後予定されている開発のロードマップに取り入れてもらえればとても嬉しいです。

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子供の成長とGTDの処理ステップについて

今週末二歳になる子供が、何かにつけ「これって?これって?」と聞いてきます。そのたび車だよ、電車だよ、猫だよ、赤だよ、と物の名前や色や数字を教えています。

まっさらの白紙で生まれてきた子供が、物の名前を覚え、親の話す言葉を真似、徐々に他者とのコミュニケーションを取るようになる様子はとても興味深いものです。今は具体的な物の名前くらいしか聞いてきませんが、これから成長して行く過程で、もう少し複雑な概念や、社会のルール、問題に直面したときの判断基準を色々な所、場面で学んで行くのでしょう。

今は自由気ままに振舞っている子供も幼稚園に入り集団生活をするようになれば、まわりと協調することも覚えなければなりません。小学校に入れば気の進まない勉強も自分でやる必要がでてきます。もっと大きくなれば人間関係の問題など簡単には解決出来ない問題に向き合うことになると思います。

GTDの処理ステップでは収集した気になる事について「これは何か?」の問いかけを行います。その自問の答えとして、すぐにやるのか。やらないのか。いつかやるのか。資料として保存しておくのか。などの判断を下しますが、人が生活のなかで直面する問題をどう処理していくかの基本スタンスは、子供が親に問いかける「これって?」への返答の延長線にあると思うのです。

「これって?これって?」という問いかけは、大人に対する「それはなに?それはどうするの?なんでそうするの?」という思考フローの確認にほかなりません。 
あと数年も経てば直接聞かれることは少なくなると思いますが、親の行動や会話など、日頃目にする様々な情報をインプットし自分独自の思考フロー、自分自身のOSを作って行くのでしょう。

真面目過ぎるのでもなく、いい加減でもない、良い加減の判断基準。頑なに守るだけでなく、状況に応じ柔軟に方向修正の対応が出来るような思考フローを身につけて欲しいと思うのです。一日何百回と聞かれる「これって?」にはこれからも心して答えていきたいと思うのです。

そんな質問には

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GTD のNextActionとただのTodoリストとの違い

■自分にとってのGTD
GTDと出会って数年経ちますが、両者違いについて、自分の言葉で説明することがなかなか出来ませんでした。
最近、やっと自分なりに納得の出来る解釈が出来るようになったので、再整理を行う意味で記事にしたいと思います。

最初にGTD前の自分と後の自分で何が変わったかと言うと、仕事中も含め、日常生活上でのストレスが無くなったことだと思います。
簡単にいうならば、何か心の中でモヤモヤするものが殆ど無くなったことが、GTDの最大の効果だった言えるでしょう。
自分にとって、ただのTodoリストとGTDのNextActionの違いはこの部分にあると思いますので、この違いが何によってなされるのかについて再考したいと思います。

■GTDでは何が収集されるか
GTD では最初のステップで頭の中にある気になること全てを書き出すようにと言われます。
この作業で収集される物は、既に目の前に突きつけられている具体的なタスクだけでなく、心の中に引っかっている感情、将来の目標や夢、ふと頭に浮かんだ一言のフレーズなど、抽象的で、すぐに行動に移すことが出来ないものも含まれます。

これらの雑多なリストに含まれる言葉は、いうならば私たちの心の中にある整理出来ていない考えや、気持ちです。
これらのモヤモヤした気持ちが意識上に現れる事は滅多にありませんが、小さなきっかけで頭をもたげ、心を悩ます原因となります。

それらは、一見透明に見える湖の底に沈んでいるゴミのようなものですね。
普段、何もなければ静かに水底に沈んでいるものの、石が投げ込まれた瞬間、水面が波立つのと同時に、その水自体を濁らせます。

■収集範囲の本質的な違い
ただのTodoリストの収集範囲が、水面に浮いているゴミだけだとするなら、GTD のそれは水底に溜まったゴミを一つ一つ拾い集めることにほかなりません。
そして、GTDのフローを通すことは、その一つ一つを見極め、ゴミとして処理するのか、それとも綺麗にして水底に戻すかの選択作業になるのでしょう。

書籍で言われている3時間という長い時間をかける事、「頭の中の気になること」を書き出すというフレーズがただのTodoリストをGTDのNextActionの違いを生む、最大のポイントなのです。
もし、GTDの提唱者であるデビット・アレンが「頭の中にあるやるべき事をすべて書き出しなさい」と言っていたら、GTDの方向性は全く異なっていたと思います。

■忘れる勇気とストレスフリー
水底のごみ、心の奥底に刺さっている小さな棘に焦点をあて、それは何か?と問いかける作業には少なからず痛みが伴います。
それが今見たくない物であれば、サムデイリストの中に放り込み、気が向いたときにGTDのフローに通せば良いでしょう。

収集が終わり、気になること全てリスト中に入っているという信頼感さえ持てれば、今は安心して忘れておくことが出来るようになるからです。
忘却が人の健全な心を守る安全装置だとするなら、GTDは気になることを安心して忘れさせてくれる為にあるのかもしれません。

何か気になることがあれば、直ぐに鉛筆をとり、目に見える言葉にしてみましょう。
それが、ストレスフリーを実現するためのNextActionとなる筈です。

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EvernoteとGTDと人の脳の可能性について

■思考の粒を拾い集める
Evernoteに沢山あるノートブックの中で「思考の粒」という名前のノートブックがあります。
このノートブックには、ふとした瞬間に思いついた言葉やアイデア、そのときの気持ちを書き留めたメモが入っています。
ここに少しずつ溜まって行くメモを読み返すと、たった一行、一言のメモであっても、それを書き留めた時に考えていたこと、気持ちをありありと思い出すことが出来ます。

その一言一言がその時の思考、感情を想起させるトリガーとなっているのですね。
逆に、そのようなトリガーを残していなければ、その殆どは時間とともに忘れさってしまいます。
このようなメモを残すことで、自分自身が沢山の思考をそのまま流し去っていた事に気がつきました。

そう考えると非常に勿体無い気がします。たとえば10年前からこのようなメモを残し、読み返し、バラバラの言葉を繋げ文章とし、内容を熟成させていたなら、そこからどんなアイデアや行動が生まれていたでしょう。

人は考えてるようで、考えきれてない。人が何かを考えるためには、目の前に何について考えるか?という明確なリストが必要なのかもしれません。
人が普段考えていることは、浮かんでは消え去る思考の粒のうち、目の前に突きつけられている事だけなのでしょう。

■忘れ去られる思考と脳の可能性
人の脳で実際に使われているのはほんの数パーセントと言われています。最近では全ての部分が使われているという研究報告もあるようですが、書き留められずに忘れ去られていく沢山の思考の粒、忘れ去られることで、考えることも出来なかったアイデアは、まさに使われていない脳の大部分に似ていると思います。

Evernoteは第二の脳、補助脳だと例えられますが、メモや様々な資料を人の脳の代わりに保存する記憶の倉庫としての役割と併せ、何かについて考えるきっかけを作ることで思考を広げ、深める役割も持っています。

人は自分が認知できる範囲の外については考えることも儘なりませんが、その範囲内でも忘却という脳の安全装置により思考の量を制限されているように思えます。

放っておけば消え去っていく思考の粒たち。それをしっかり掴み育てていくことが、人の脳のもつ可能性を引き出すことに繋がると思うのです。

■忘れ去られるTodo
私がGTDに出会う前、たまにふと隙間時間が出来ても「さて何をしよう?」と手が止まることが多々ありました。本当はやりたい事が沢山あるにも関わらずです。
これは、自分の中のTodoリストを全て自分の頭の中で管理しようとしていたからでしょう。

Evernoteの思考の粒と同じく、日常生活のなかで思いついたやりたい事、やるべき事は、その場で書き留めておかなければ、そのまま忘れ去られてしまいます。考えてみると、これもまた残念です。何かやりたい事が頭に浮かんでも、そのまま忘れ去ることで行動を起こすチャンスを失っていたわけですからね。

学生の時、また社会人になってから、その一つ一つをInboxに入れ、「それは何か?」と自問し、具体的なNextactionまで落とし込んでいれば、どれだけ人生が変わっていたか想像もつきません。
これも、自分の思考をしっかりと掴んでおくことが出来なかったことで、自分のもつ可能性を引き出せてなかったと言うことでしょう。

■思考の粒たち
このノートブックに保存されているメモで、幾つか印象的なものを紹介しましょう。ほんの数文字のメモですが、これをメモった時、こんな事を考えていたようです。そのうちの幾つかはブログの記事や日刊になってアウトプットをすることが出来ました。

「人それぞれの通貨」
人が何かの判断をする際の基準は人それぞれ違って、具体的なお金だったり、手間だったり、時間だったり、感情だったりする。時間に余裕があった時はお金だったかもしれないけど、最近は多少金額が高くても、時間の短縮が出来る方を選ぶようになったな。

「リニア物流計画」
これから更に加速する情報社会では、わざわざ人間を介して情報を運ぶ価値ってなくなるのでは?大抵のビジネスミーティングはオンラインで出来るようになると思うし、旅行に使うには殆どトンネル区間のリニア路線はつまらなさそう。それより24時間ベルトコンベアのように動き続ける物流の幹線にしたほうが効果的だと思う。設計で考慮する安全率も人を運ばなくて良いのなら低く設定出来る筈だ。

「いいねサービス」
google+が始まったけど、そのうちプラスの数が検索順位にも反映されるようになるのかな?グレーなサービスだけど、お金を払うことでプラスを押すようなサービスが生まれそう。

「Todoリスト」
GTDのNextactionとただのTodoリストの違いは何か?なかなか自分なりの答えが見つけられなかったが、最近やっと分かってきた感じがする。

「Evernoteのアカウントを子供に譲る」
このメモはこのブログ記事(我が子に送るEvernote)になりました。

「椅子物語」
朝のNHK(子供番組)を見てないとネタは分からないだろうね。日刊モヨリNo.121

「なんか夢をみた」
寝起きにメモを残しておいたおかげで覚えておくことが出来ました。日刊モヨリNo.117

「考えていないようで考えているが、考えているようで考えていない」
今回の記事の元ネタとなったメモですね。

他にもまだまだ沢山のメモがあり、これから文章となって陽の目を浴びるのを待っているところです。

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次の行動(Next Action)

Nozbeでは作成したタスクリストの中から「次に行動するアクション」を選択することが出来ます。これは大量のタスクリストの中から、今あなたが「今」実行出来るタスクのみを表示させる事で、他のタスクやプロジェクトに意識が削がれること無く、目の前の作業に集中するためです。

どの様なタスクが「次の行動」になりますか?
以下の条件になった場合、タスクが自動的に「次の行動」となり★マークが付きます。

1.期限の過ぎたタスク
2.実行日が今日になっているタスク

nextaction20110301
条件の1、2をまとめて説明します。
タスクに実行予定日を入力した時点で★マークを付いてなくても、日付が変わり、そのタスクの実行日になると自動的に★マークが付き、そのタスクが次の行動(NextAction)となります。

これは、今日実行すべき次の行動(NextAction)リストの中に、今日実行しないNextActionが混じるのを避けるのに役立ちます。
nextaction201103012
上の画像は次の行動から「明日が実行日のタスク」が無くなっているのが分かります。
このように、実行日を設定することで、明日以降のクローズドタスクリストを作成しておくことが出来るのですね。

期限切れのタスクも同じで、一度★を消しても日付が変わるたびに★マークが付くことで、リマインドをしてくれるのだと思います。

3.他のユーザーから移譲されたタスク

これはNozbeのアカウントが「家族」以上の、複数アカウントを使用できる方のみ設定できる方法です。ちなみに私は20アカウントまで使用できるチームのアカウントで契約しています。
nextaction003
この画像では、NextActionというタスクの実行者が私になっています。この段階では★マークが付いていないですね。
nextaction004
タスクのオプション画面を開き、タスクの実行者を変更します。
ここでは実行者をチームメンバーであるTskmasterさんに移譲します。
nextaction005
Tskmasterのアカウントでログインし、タスクの詳細を確認するとタスクの実行者が自分(Tskmaster)になっており、★マーク付きのタスク「次の行動」になっているのが確認出来ます。

これは、チームメンバーの誰かにタスクを移譲したさい、そのタスクを任されたメンバーがすぐに気づくようにという配慮でしょう。

このようにNozbeでは色々な方法を用いて次の行動(NextAction)の設定が出来ます。今日実行すべきタスクを効率的に設定することで、面倒なタスク管理の手間を省きたいものです。

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Nozbeの使い方~その11(信頼できるシステムについて)

■信頼できるシステムとは何か?
GTDの最初のステップとして、頭の中にある気になる事全てを信頼できシステムに預ける というものがあります。
この信頼できるシステムと言う言葉の意味する所はなかなか分かりにくく、Twitterのタイムラインでもよく議論されているのを目にします。
このシステムという言葉については、さしあたり使用するツール、道具ということで問題ないでしょう。

デビッド・アレン氏も著書の中で、デジタル、アナログ両方について使用する道具を色々と紹介しています。
アナログで言えば手帳やメモ用紙、デジタルであれば、それこそ数えきれない程のiPhoneアプリやWebサービス、PCにインストールして使用する専用ソフトなどがあります。

■信頼できるようになるには時間がかかる
このように沢山のツールがあるにも関わらず、自分で納得し信頼して使うことの出来るツールに出会うには時間が必要です。
それは、GTD自体が基本的なタスク管理のワークフローであり、実践する人それぞれが独自の方法を持っているので、自分のタスクリストを単純に登録しただけでは、ツールの機能や開発者の意図した使い方と、GTD実践方法が上手く噛み合わないからです。

なので、そのツールが手に馴染むためには、試行錯誤を繰り返し、使い方を理解し、工夫し、自分自身のGTDワークフローを調節しながら、とことん使い込む必要があるのですね。
そこまでしてやっと、使っているツールが信頼できる、という境地に立てるのだと思うのです。

最低でも一ヶ月、そのツールにタスクリストを全部載せる事から始め、基本機能やオプションの設定、ほかのツールとの組み合わせの有無など、いろいろな視点でそのツールを眺め、出来る事出来ない事を把握してから、自分に合っているかどうかの判断をしないと、次から次へとツールを渡り歩くツール難民になってしまいます。

■信頼できるシステムに必要な機能
とはいえ、GTDのシステムとして使うツールとしては、やはり最低限の機能がないと基本フローが上手く回らず、実践自体に挫折したり、効果が半減してしまう可能性があります。
私が色々なツールを渡り歩く中で、これは必須だと考えているツールの機能はこの様な物になります。

•タスクリストを大分類で区別する事が出来る
仕事、プライベートなどの大枠でプロジェクトやタスクの絞込みが出来る。
•プロジェクトの階層化
プロジェクト、サブプロジェクトみたいな感じで管理できる。nozbeはラベルで対応
•コンテキストでの絞込み
場所や立場、時間など、色々な場面におけるタスクを抽出出来る。
•入力の容易さ
思いついたタスクを逃さないため、簡単にかつ色々な方法でタスクを登録できる

これだけの事が出来れば、後の付属機能はそれぞれの個性になると思いますので、UIやデザインなど自分の好みにあったツールを選択すれば良いでしょう。

私は、上記の基本機能が備わった上で、次のような追加機能が気に入ったためNozbeを使っています。

•カレンダーアプリとの連携
googleカレンダーと完璧に連動してくれますよね。
Nozbeの使い方~その8(Googleカレンダーとの相性ばっちり)

•タスクリストの共有機能
仕事は一人では出来ません。他の人とのタスク共有は必須です。
Nozbeの使い方~その4(タスクリストの共有)

•Evernoteとのデータ連携
仕事をする上での情報をnozbeに紐付けられるのはやはり便利。
Nozbeの使い方~その7(NozbeとEvernoteを連携させる)
EverNoteでGTDのベースを作る

■信頼できるシステムは優秀な秘書?
以上、機能という視点から信頼できるツールについて考察してみましたが、次に自分自身のツールの使い方という視点から考えてみたいと思います。

Twitterのタイムラインで、GTDのシステムは秘書のようなものだというツイートを見かけました。これはとても共感出る例えですね。
秘書は社長のスケジュール管理や雑多な事務処理を一手に引受け、必要なタイミングでやるべきことをリマインドしてくれますよね。

イメージは
「社長、今日の予定は何時から、、、」
というものです。

こうやって、社長の頭を日常の雑務から解き放つことで、社長が社長として考えるべき仕事に集中させてくれる。これがGTD的な秘書の役割だと思うのです。

信頼出来る秘書は、細かいタスクからスケジュールを完璧に記憶し、然るべきタイミングでリマインドしてくれます。
逆に信頼出来ない秘書は、メモを取らないので抜けがあり、仕事の予定も予定時刻を過ぎてから慌てて知らせてきます。

自分が社長なら、どちらの秘書を雇いたいかは明らかですよね。
でも、その秘書が信頼出来ないとしたら、その秘書の使い方について一度振り返るべきだと思うのです。

・例えば、週に三日しか出社しない契約になっているとか。
・定期的な打合せの時間をとっていないとか。
・伝えるべき事を伝えていないとか。
・時間になってリマインドしてくれても実行しないとか、とか

これをGTDのワークフロー的に表現すると

・ツールが常に手元にない
・週次レビューをしていない
・収集が完全ではない
・タスクを先送りしてしまう

などですね。
自分自身がこの様な秘書の使い方をしているようでは、秘書のほうも仕事がしにくいでしょう。
もしかしたら優秀な秘書の能力を発揮させてないのは自分自身なのかもしれません。

■信頼できるシステムとは結局何か?
信頼できるシステムという言葉について考察を重ねてみましたが、結論として考えるのは、信頼できるツールとはツール単体ではなく、その使い方や、自分自身のGTDの実践方法など全てを含めた自分独自のワークフローだと思うのですね。

人それぞれに、それぞれの人生があり仕事があり、それを管理する自分だけの方法があると思うのです。是非皆さんも試行錯誤を繰り返しながら、自分自身の信頼できるツールを創り上げてみては如何でしょうか。

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電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。執筆する際、最も力を入れた箇所、想いについてはこちら

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Nozbeの使い方~その10(意外と便利なワンクリック)

タスクレビューを行う際に知っておくと便利な機能を一つ紹介します。
Nozbeはこういった細かいところ、ユーザーの痒い所に手が届いている感じがとても好きですね。

例えばタスクレビューを行う際は、各プロジェクトをクリックし、そこに入っているタスクリストを確認します。そして、今日実行するタスクについては☆を付けたり、逆に消したりしながらレビューの作業をすすめます。

その際ちょっと面倒なのが、その度、各プロジェクトをクリックして行く作業です。
PCにインストールして使用するアプリではないため、その作業の度にサーバーとのデータ通信やブラウザの画面描画で若干の時間がかかります。

細かい所ですが、このような微妙なタイムラグってアプリを使用する際の精神的なネックになるんですよね。

ここで知っておくと便利なのはこの機能。以下の状態でラベルの上のプロジェクトの部分をクリックすると
projectview01

このように、そのプロジェクトに属するタスクリストが最大3個まで表示されるのですね。
projectview02
そのプロジェクトの中に3個以上のタスクが入っている場合は、その下の「すべてのタスクを表示」をクリックすると、すべてのタスクが展開されます。

このようにして、表示画面にタスク一覧を一括して展開することで、全体をひと目で把握出来るようになると言うことですね。

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仕事術だけではどどまらないGTDのもう一つの側面

■GTDによって変わった一つの事
仕事術としてのGTDを実践する過程で、自分の内面が大きく変わった事がひとつあります。
たいした話ではないのですが、何か気になること、問題が起きた時、起きそうな時、それに対して「それは何か?」という問いかけが出来るようになった事です。

■GTD前の自分
生活の中で生じる色々な問題、特に人間関係に関わるようなことは、少し気になったとしてもついつい先送りにしがちです。
その問題を解決するのに必要な労力、気力よりも、時間が解決してくれることを願った現状維持を選択し問題を先送りにすることで、取り返しのつかない失敗をすることが良くありました。

仕事でもそうでした。何か気になることがあっても、問題が明らかになり、それを方向修正するための時間や労力が生じるのが嫌で、目を背けてしまう。
結局は、どうしようもない時期になって重い腰をあげチェックしてみると、案の定間違いが発覚し、対処の時間が遅くなった分だけ問題が大きくなってしまっている。
ほんとうに、よくありました。いや、いまでもまだありますね。。。。

仕事、プライベート両方で言えたのは、問題に気がついた時、直ぐに対処しておけば良かったという後悔です。後悔先に立たずとはまさにこの事です。
これまでの自分、まぁ、今の自分もまだまだですが、基本的な思考フローが「面倒な問題は先送り」という思考スタイルだったんでしょう。

もしかすると、先送りにする事で、問題がうやむやになったり、忘れ去られたり、別の問題が生じる事で問題にならなくなったりと、そんな駄目な成功体験を積み重ねた事で、悪い思考の癖が身に染みついていたのかもしれません。
ここで出て来たのがGTDです。

■GTD中の自分
GTDでは身の回りの気になる事を全て洗い出す事を要求されます。
ストレスフリーを実現させるためには、例外は認められません。
この収集というフローを通す事で、目を背けていた問題や、先送りにしていた課題が白日の元に晒されます。

次の処理というフローの中で、その問題に対して「それは何か?」という問いかけを求められます。 そこで「やらない」という選択をする事も可能ですが、問題を完全に無視出来るほどの度胸はないので、やはり何らかのアクションを取ることを選択します。

ここで明らかになった問題はやはり複雑で、簡単なワンアクションでは完了することはできません。 やはり少しずつ問題を分解し、それを解決するためのアクションも小さく分割することになります。

■GTD後の自分
面白いことに、この段階になると、これまでは非常に気が重く、目を背けていた問題がそれ程大変には見えなくなっている事です。
おまけに、その問題も最初のアクションを実行した時点で他の人のサポートが入ったり、実は問題ですら無く、最初の一歩を踏み出しただけで、あっという間に問題が消えてしまうこともありました。
こうなってくると、一体自分は何を恐れ、何を躊躇っていたのだろうという気持ちになってしまいます。
こんな事なら早く手を付けていれば良かったと、またまた後悔先に立たずです。

毎日降りかかる大量の仕事を処理し、作業の効率化を高める。その過程の中でストレスフリーを実現するワークフローとしてのGTDも重要ですが、それ以上に問題を問題と認識し、解決して行くための思考フローを自然に身につける訓練が出来るのがGTDの持つもう一つの側面だと思うのです。

もっと早くこの思考術に出会うことが出来ればよかった。
なんて、後悔しても仕方ない。全くもって後悔先に立たずです。

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ストレスフリーを実現するため毎朝確実にレビューしているタスクリスト

■Nozbeのタスクリスト
Nozbeのタスクリストの中で、リピート設定を行い、毎朝仕事を始める前、確実にレビュー・実行しているものがあります。
具体的にはこの様なリストになります。

inboxの整理
My Teamの確認
タスクレビュー
その他事務連絡等
作業日報記入
メールチェック・返信
交通費精算
出張精算
手帳の内容確認
名刺の整理
デスクトップの整理
机周りの片付け
スケジューラー確認・登録
掲示板チェック

最初は数個でしたが、使っているうちに少しずつ増えてて、今ではこの量になりました。

 

何がストレスになっているか?
GTDを実践する事でストレスフリーを実現すると言われています。
確かに色々な心配事や雑多なToDoなどが常に頭の中にフワフワ浮いていると相当なストレスになるでしょう。

ですので、GTDの基本的なフローに従い、頭の中の気になる事を全て収集し、処理し、整理するだけでもかなりのストレス軽減に繋がると思います。しかし大切なことはその気になることに対してコミットしたNextActionを実行し、そのToDoをリストから消して行くことが出来なければ、何のためのGTDか分かりません。

チリも積もれば山となる
先ほどのリストで挙げているToDoは、基本的には二分以内、もしくは10分位で終わる物ばかりです。 やればあっという間なのですが、午前中に締め切りのタスクがあったり、気持ちに余裕が無いと、ついつい出社して椅子に座った瞬間に仕事の資料を取り出し、メインの作業に取り掛かってしまいます。

そんな日が何日も続くと、例え小さなタスクであっても結構な量になってしまい、やらなければならないけど、やってないタスクとしてどんどん溜まって行ってしまいます。
そして溜まったタスクを一度に実行しようとすると、午前中の時間が丸々潰れてしまったりと、良いことなしです。

そんな時は、いつもその場で早くやっておけばこんな思いをする事無かったのにと、後悔するばかりです。

一日のスタートは着実に、確実に
先ほどあげた「始業時タスクリスト」は、そんな思いをしないため、少しの事を毎日確実に終わらせる方法としてとても効果的です。
人によって仕事の内容、処理するタスクは異なると思いますので、完全に一緒にはならないと思いますが、一日の仕事の始まりの時間にちょっと立ち止まり、雑多なタスクを終わらせることは、その一日としても、またトータルとしてもストレスフリーを実現するのに効果的です。

今日やる事を明確にしてクローズドタスクリストを作る
ここまで説明したのは、毎朝レビューする事で雑多なタスクを処理し、つまらないストレスを溜め込まないようにする方法です。
これはこれでストレスになるのですが、やはり一番のストレスの原因となるのは、メインの仕事で生じるタスクでしょう。例えば、私が感じて来たストレスを例にあげると

「とにかく色々やる事が沢山あり過ぎて、今日一日何からてを付ければよいか分からない。もしくは手を動かしながらも他の仕事、タスクが気になってしょうがない」

というものです。
このようなストレスを無くすための手法がクローズドタスクリストという考え方です。
詳細ははマニャーニャの法則という本で説明されていますが、要は今日実行するタスクで、これ以上は増やさないと決めた閉じたタスクリストのことです。

急ぎのメール、電話があったとしても、それを今日のタスクに追加しない。明日実行出来れば良いタスクは明日のリストに追加することで、今日のリストに入っているタスクが完了すれば一日の仕事が終わるという完全に閉じたタスクリストの事です。

このクローズドタスクリストを通勤途中に作り、今日一日で実行すれば良いタスクを明確にする事で、明日締切の重要なタスクがあったとしても、今日はそのタスクについて考えなくてもよくなるという事です。

具体的にはこのような流れになります。 まずはNozbeを開き、プロジェクトをタップ
2011-01-22 007
この状態だと、仕事、プライベート全てのプロジェクトが混在した状態で表示されれしまうので、ラベルを使ってフィルタリングを行います。
2011-01-22 008
ラベルをタップすると、そのラベル(仕事)に関するプロジェクトだけが表示されるので、それを一つ一つ開いて中身を確認します。下の画像の例では、佐倉寺崎というラベルには、11個のプロジェクトが入っている事がわかります。
2011-01-22 009
左の画像が、佐倉寺崎のラベルに入っているプロジェクトの一覧。各プロジェクトの右に表示されている数字が、そのプロジェクトに入っているタスクの数です。
右の画像は、そのプロジェクトの中【佐倉-整地設計残工事】というプロジェクトの中を表示させたものです。

2011-01-22 010 2011-01-22 011

タスクレビューの中で、そのタスク一覧の中から、今日実行するタスクに☆マークを付けます。
この流れで、全てのラベルを開き、プロジェクトの一覧を確認しながら、今日実行するタスクを確認します。
2011-01-22 012
これで、ホーム画面にもどり、NextAactionを開くと、☆を付けたタスクだけがフィルタリングされます。
2011-01-22 016
この画面に表示されるリストがクローズドタスクということになります。

出社後の作業
取り合えず、ここまで出来たらその後は仕事の事を考える必要が無くなります。
出社後、PCにログインしたらすぐにNozbeにアクセスし、Nextactionをクリック。上から順番にチェック、実行出来ればして行く事で一日の仕事を始めるという流れです。

ここで、ちょっとしたテクニックなのですが、ただ単純にNextactionをクリックしただけでは仕事、プライベートの星つきタスクが混在して表示されてしまいます。

これでは、視認性にも欠けますし、今実行する必要のないタスクが混ざっていると、意識もそれてしまいます。「Nozbeのショートカットを使いこなそう」の記事でも書きましたが、このNextActionの表示画面で、ショートカット「O」をタイプすると、このような画面が出てきます。 
2011-01-22 017. ここで、今実行しようとしているタスクが属する「ラベル」「プロジェクト」「コンテキスト」などで、スター付きのタスクをフィルタリングすることで、今実行すべきNextActionだけを表示させる事が出来るのですね。

※NextActionをフィルタリングするショートカットですが、分かりにくかったらとりあえず N→ O の順番にキーボードを打ってみてください。

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Nozbeの使い方~その9(ブックマークレット機能でGmail との連携が完璧になった)

Nozbeのアップデートで追加されたブックマークレットが思いのほか便利なので使い方、設定方法について紹介します。

■ブックマークを使う場面
通常ブックマーク機能を使う場面として考えられるのは、たとえばWebブラウジングをしている最中、何か面白い情報に出会った時、そのページを忘れないようメモしておきたい時でしょう。

これまでは単純にブラウザのブックマークへ追加したり、ソーシャルブックマークに追加していました。
最近ではEvernoteにクリップし、タグをつけて管理していましたね。

bookmarkこのような、ブックマークへページを追加するのは、そのページが自分にとってなにか興味をそそるものであり、後で読む、もしくは今後生じる作業に向けた情報収集が主な目的だと思います。

ここで紹介するNozbeブックマークレットをどの様な場面で使うかと言うと、その閲覧したページを見て、何か次のアクションを起こす、起こしたいと感じた時です。


例えば、なにか欲しい物を見つけたらそのページをブックマーク(Nozbeにクリップ)します。そうすることで、そのページのURLリンク付きのメモがNozbeのinboxに追加されます。

同じように、行きたい場所、行きたいお店、読みたい本など、直ぐに、また何時かやりたいと思う事をWebで見つけたら、このブックマークレート機能でNozbeのタスクリストに追加することが出来るのですね。
inboxに追加されたそれらのタスクはその場で、または週次レビューの中で処理を行い、具体的な次のアクションに繋げて行くと良いでしょう。

■Gmailとの連携
このブックマークレットの使い方として一番適しているのはGmailとの連携でしょう。
仕事上のタスクが生じるのは、主に会議、電話、メールの3つだと思います。

このメールによるタスクの追加、おもに他者から依頼される内容だと思いますが、これまではそのメールの内容を確認し、そのメールによって生じるネクストアクション、またはプロジェクトをNozbeに転記していました。
これ結構面倒なのですよね。

このブックマークレート機能を使うと、Gmailでメール本文を表示させ、タスクにつながる様な内容なら、その場でブックマークレットにクリップします。
そうするとNozbeのinboxに、メールへのリンクが付加されたタスクが追加されるのです。
後は、他のタスクと同じくGTDのフローにに乗せ処理して行くとよいでしょう。

■ブックマークレットの設定手順
このブックマークレートの設定方法ですが、画面右上のセッティング画面を開き
Bookmarklet, Applescriptの項目をクリックします。
次に、Bookmarklet, Applescriptのリンクををドラッグし、ブラウザのブックマークバーにドロップします。(下図参照)

nozbebookmark.
これで、ブラウザのブックマークバーにAdd action to Nozbeが追加されるので、気になるページ、タスクにつながる様なメールが出てきた際には、このリンクをクリックして下さい。

■ブックマークレットの具体的な使い方
例えば、週刊ダイアモンドから送られてきたメールマガジンの記事がちょっと気になり、本誌を購読したいと思ったら、メール本文を表示させながら、Add action to Nozbeをクリックし、ポップアップした画面に、そのタスク名を記入します。nozbebookmark2
Nozbeに戻ってみると、inboxに先ほど入力したタスクが入っているのがわかります。
nozbebookmark3
ちなみに、タスク名の左に記載されている[Link]をクリックすると、Gmail のメール本文までジャンプします。
この機能があると、メールの本文をすぐに参照出来るので、そのタスクの内容、詳細、また添付ファイルなどが閲覧出来るとという事ですね。

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Nozbeの使い方~その8(Googleカレンダーとの相性ばっちり )

Nozbeのインターフェイスがちょっと変わったなぁ~と思っていたら、変わったのは見た目だけではなくNozbeの使い方にぐっと広がりを持たせるようなアップデートが含まれていました。

NozbeのアップデートでGoogleカレンダーとの連携が完璧になった!

上記のエントリーでも書きましたが、Nozbe はGoogleカレンダーとデータの連携を取ることが出来ます。
このデータというのは、追加したタスクの期日や見積もり時間の事です。

これまでのインターフェイスでは、期日までの入力は比較的簡単に出来たのですが、その一日の中で、どの時間帯にどれくらいの時間を割くかの入力は非常に面倒なものでした。
(一度Googleカレンダーにデータを転送した上で、Googleカレンダー上で時間の変更を行う必要がありました)

今回のバージョンアップで、タスクの追加時に直接、期日、開始時間、見積もり時間を入力することが出来るようになりました。
先ずはタスクを入力し、info画面で日付の設定をボタンをクリックします。

カレンダーが表示されるのはこれまでと同じですが、その下にスライドバーが追加されたのが大きな変更箇所です。
ここで、そのタスクを開始する時間を設定することが出来るようになったんですね。

この入力が終わると瞬時にGoogleカレンダーに情報が転送されます。
Googleカレンダーを開きブラウザをリロードすると、一日のスケジュールのなかにタスク実行の時間帯が表示されます。
こんな感じですね。↓

このバージョンアップで §5 カレンダーとの組合わせ この当たりのエントリーで実行していたタスク管理手法をNozbeとGoogleカレンダーだけで出来るようになりそうですね。

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Nozbeの使い方~その7(NozbeとEvernoteを連携させる)

Nozbeの売りの一つがEvernoteとデータ連携が出来ることです。
もちろんNozbe本体の機能にも、作業に必要なメモを残せるNote機能や、作業に必要なファイルをアップロード出来る機能はあるのですが、Webクリップから、iPhoneで撮影した写真、ボイスメモ、書類のスキャニングデータなど、データ化出来る物ならほぼ全ての物をインデックスできるEvernoteの方が使い勝手がよいでしょう。

この二つのサービスの関連付けはとても簡単、全部で4ステップで完了します。
まずは、プロジェクトのinfo画面を開き、下のほうにあるEvernote Notesをクリック。

そうするとEvernoteへの接続を行うか聞いてくるポップアップが出てきます。

ここで、Connedt Nozbe to Evernoteをクリックすると、Evernoteへログインするための情報を入力する画面が表示されます。

最後に承認ボタンをクリックすれば、Evernoteとのデータ連携が完了し、Nozbe上でEvernote のメモを直接参照することが出来るようになります。

連携するにはEvernoteでメモに付加するタグの名称と、Nozbeで作成するプロジェクトの名称を同じするだけです、例えば私はEvernoteに「Inbox」と言う名称のタグを作っているのでNozbeで同じ名称のプロジェクトを作ると、そこに「Inbox」のタグを付けたノート表示されます。

実際にはこのような感じで、Evernoteのメモが表示されます。

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Nozbeの使い方~その6(紙に印刷すると便利)

複数のメンバーで仕事を進める際に定期的に行なうミーティング。
その中で、作業の進捗確認、新たなタスクの洗い出し、そしてそれらのタスクを各担当にアサインしますよね。
その打合せ資料として、Nozbeで管理しているプロジェクト一覧、タスクリストをプリントアウトしたものが非常に便利です。
これがあると項目の追加、分割など、ネクストアクションの具体的な話が出来るんです。

PCの画面を直接印刷しても良いのですが、リストが長くなると一枚に収まらなかったりと何かと不便、、、
そんな時に使うのがこのタスクリストのプリントアウト機能です。

プロジェクトのinfo画面下に表示されているプリンターアイコンがその機能です。

これをクリックすると、チェックボックス付きのリストが表示されます。

後は、これをプリントアウトすればOK。
印刷のスタイルとしては、A4の他にポケットサイズや財布に入るサイズのレイアウトが可能です。
管理はデジタルで行いたけど、出先での閲覧や手帳に貼るために紙でも欲しい半アナログ派の人には便利な機能ですね。

ちなみに、ここで紹介しているサンプル画層は、仕事の打合せが入った際に処理するタスクリストの一覧です。
日程の調整から、社内担当者への連絡、協議資料作成、打ち合わせ後の細々とした作業項目、、、まぁ、リストにしなくても出来る内容ではありますが、毎回抜けはないかと考えるよりは、一回リストを作ってしまえば後は淡々とこの項目を処理していけばよいので、精神的に楽ってことですね。

この他にも、出社後仕事を始める前の準備として「始業前作業一覧」というリストも作っています。

  • 机周りの片付け
  • 作業日報記入
  • メールチェック・返信
  • 掲示板チェック
  • その他事務連絡等
  • My Teamの確認
  • inboxの整理
  • 交通費精算
  • タスクレビュー

繁忙期には、机に座った瞬間今日の作業に取り掛かりたくなるのですが、その気持をぐっと抑えて、今日実行すべきタスクリストを見直したり、また細々とした雑務が溜まって行かないようにしているのですね。

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Nozbeの使い方~その5(ショートカットを使いこなそう)

Nozbeでは必要な操作の全てについてショートカットが準備されていますので、覚えておくと結構便利ですよ。

■通常画面でのショートカット
i – inboxを表示
n – next actionsを表示
c – カレンダーを表示
t – my teamを表示(アカウントタイプがFamily以上でないと使えない)
r – 全てのプロジェクトを表示
p – 新規プロジェクトの作成
s – 新規コンテキストの作成

■ダイアログ画面でのショートカット
o – プロジェクトの情報(info)を表示
o – next actions の画面で、タスクリストのフィルタリング
a – 新規アクション追加
y – 新規ノート作成
z – 新規ファイル作成
x – タスク削除
e – タスク編集

■タスクの詳細画面でショートカット
0 – タスク名称編集
1 – コンテキスト編集
2 – 時間の編集
3 – 日付の編集
4 – 繰り返し設定の編集
5 – プロジェクトの編集
6 – スターの編集

この中で一番便利なのが「next actionsの画面で O 」のショートカットです。Nozbeを使っている方は、一度このコマンドを実行してみてください。
何が便利かと言うと、例えば仕事、プライベートの両方で複数のプロジェクトを作成し、その中のタスクに★を付けるとNextactionの画面に、仕事、プライベート両方のNext actionタスクが表示されるのですね。

この画像では、仕事のタスクリストの中に、自宅の掃除に関するタスクが表示されてしまっています。

Nozbeの使い方~その3(ラベルとコンテキストの使い分け) で紹介したような、ラベル機能を使えば、プロジェクトレベルでのフィルタリングは出来るのですが、Next actionに仕事とプライベートのタスクが混在してしまうと、非常に見難くなりストレスを感じます。

仕事だけのタスクリストを表示させるには、仕事に関連するプロジェクト全てに【仕事】というラベルを付加する必要がありますが、そうすればNext actionの画面で【仕事】というラベルが付いたプロジェクトの中にあるタスクのみが抽出されるという訳ですね。

その他にも、プロジェクトやコンテキストでもフィルタリング出来るので、これは絶対に使わないと損な機能です。

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Nozbeの使い方~その4(タスクリストの共有)

メールによるタスクの送信 ツールと言うのは実際に使ってみないと、作り手がその中に実装したした機能の意図を理解出来ないものですね。
会社のチーム間でプロジェクト(タスク)の共有を行うために、NozbeのアカウントをFamily(5人で使用出来る)にアップグレードしたことで、チームでプロジェクト(タスクリスト)を共有する為の仕掛けが沢山隠されているのが分かりました。

そもそも、一つの仕事、そしてその仕事を構成する複数のプロジェクト、更に沢山のタスクリストを1人で処理・実行することは無理でしょう。
一つの仕事を進めるには、少なくとも数人、多ければ数十人が集まり、各人が幾つかのプロジェクト、タスクを担当する必要があります。 ある意味、1人で出来るか仕事の量なんて、たかがしれているという事ですね。

仕事の進捗を管理する管理職の立場になれば、部下にどのプロジェクトを担当させるか決める必要がありますし、割り振った後は定期的にそのプロジェクトの進捗状況を把握する必要があります。
逆に実作業を行う担当者は、管理職から指示を受けたプロジェクトの内容を理解し、そのプロジェクトを完了させるのに必要なタスクを洗い出す事で、具体的にそのプロジェクトを進める必要があります。
また、そのプロジェクトの中で、社内では出来ない内容(タスク)については協力会社にアウトソーシングする必要が出てくる場面もあると思いますので、その段取り手配、管理を行う必要があります。

この様に、一つの仕事を進めるには色々な立場の人が、その立場におけるタスク管理を行い、チームとしてプロジェクト(タスク)の共有を行う必要があります。 極端な言い方をするならば、自分一人で管理出来るタスクリストは、仕事全体から考えるとほんの一部でしか無いということですね。

タスク管理は一つの仕事全体を俯瞰して実行する必要があるので、チーム全体で閲覧、タスクの追加、変更を行えるツールが無いか色々と探してきました。 最初はExcelで作業分担表を作成したり、最近ではGoogleドキュメントのスプレッドシートを使ったりしていましたが、機能、使い勝手、一覧性などのユーザーインターフェースに納得行くものがなかなかありませんでした。

今回、アカウントのアップグレードを行い、プロジェクトの共有機能について実験的な試みを行ったことで、Nozbeがこれまでの悩みを解決してくれるツールになる可能性が見えてきました。

チーム内でのプロジェクトの共有方法、実践のレポートは今後、随時行うとして、今回はその共有を行うためのNozbeの機能について紹介したいと思います。

 

■メールによるプロジェクトの共有機能
これは、特定のプロジェクトに入っているタスクリスト、または特定のコンテキストが付加されているタスクリストを他の誰かに送信する事で、Nozbeを使っていない人とプロジェクトの共有を行う機能です。

具体的な操作方法ですが、プロジェクト内のタスクリストを送信するには、そのオプション画面を開き「MAIL」をクリックします。 表示される入力欄に送信対象者のメールアドレスを入力し、送信ボタンを押せば、対象プロジェクトに登録されているタスクリストがテキストで送信されます。 コンテキストも同様な操作でタスクリストの送信が出来ます。

 

■Nozbeユーザー同士のプロジェクト共有
お互いがNozbeユーザーであれば、もっと簡単にプロジェクトの共有が行えます。

仮に、プロジェクトAに入っているタスクリストをNozbeユーザーの誰かと共有したい時には、先ほど説明したプロジェクトのオプション画面を開き、共有ボタンをクリックします。 ここで、タスクを共有したい相手のメールアドレスを入力することで、簡単にそのプロジェクト内のタスクリストを共有する事ができます。

ここで面白いのは、共有したプロジェクト内に登録されているタスクリストは常に共有相手と同期されるのですが、自分で設定したコンテキストは共有した相手に受け渡されないということです。 これは、コンテキスト設定方法は、タスクを実行する人の環境や、考え方で異なるため、敢えて同期させるタスクに付加させず、コンテキストの付加は、そのタスクを受取った共有相手に任されるという事です。

次回はもっと本格的にプロジェクトの共有を行うTeam機能について紹介したいと思います。

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Nozbeの使い方~その3(ラベルとコンテキストの使い分け)

■ ラベル
複数のシングルアクション(タスク)が集まったものがプロジェクトとなり、複数のプロジェクトが集まったものが一つの仕事だとすると。 一般的な会社員の場合、1人で複数の仕事(案件)を担当していることでしょう。
また仕事以外にもプライベートの分野で処理すべき色々なタスクを持っている かと思います。

それらのような、複数の仕事や異なる立場で登録した属性の異なるプロジェクト(タスク)リストがNozbeの画面上に混在していると、いざ、タスク のレビューを行い処理のステップに入ろうとしても混乱してしますよね。そのような混乱を回避し、現在フォーカスすべきプロジェクト(タスク)を抽出す るのがラベルとコンテキストという機能です。

このラベルとコンテキストの使い方に決まりは無いのですが、以下のような機能上の制限が有ることを踏まえると、大まかな使い分けは自ずから決まってきます。

・ラベルはプロジェクトにのみ付加出来る。
・一つのプロジェクトに複数のラベルを付加出来る。
・コンテキストはタスクにのみ付加出来る。
・一つのタスクに複数のコンテキストを付加出来る。

ラベルとは 登録した複数のプロジェクトから、関連のあるプロジェクトを絞りこ込み表示させるのがラベルです。 例えば、担当している仕事が10件あり、その仕事全てに100個のプロジェクトがあるとします。
そのプロジェクトに仕事1〜10のラベルを付加しておけ ば、仕事1に関係するプロジェクト、仕事2に関係するプロジェクトだけを抽出する事が出来るという事ですね。

ここでは、プロジェクトA~Eに「仕事」「物件名」の二つのラベルをつけてみました。

「仕事」というラベルで絞り込みを行うと、全てのプロジェクトが表示されます。

「物件名」で絞り込みを行うと、その物件名が付加されたプロジェクトのみが表示されます。

■ コンテキスト
ラベルがプロジェクトの絞り込みを行うのに対して、個別のタスクにのみ付加出来るコンテキストは、どの様な場面でそのタスクを処理するのか?という観点で 全てのプロジェクトから横断的にタスクの絞り込みを行います。
この使い方はラベル以上に自由度が高く、その人がタスク実行をどの様な場面で行うかによって、付加するコンテキストの種類が決まってきます。
ラベルが、そのプロジェクトが何に属しているかを示すのに対し、コンテキストはタスクの実行場面を示すと言って良いでしょう。
ちなみにコンテキストに設定出来るアイコンはこんな感じです。

参考までにどの様な種類のコンテキストが作成出来るか幾つか例を挙げてみます。

1 場所によるコンテキスト
・自宅
・会社
・外出先  etc.
主にタスクを実行する場所として設定しておきます。自宅で実行するタスク、会社で実行するするタスクを絞込みたい時には、各タスクにこのようなコンテキストを付加しておきましょう。

・お店(デパート、スーパー、コンビニ)
買い物リストを作成する際、その購入したい品物をタスクとし、何処で購入するかというお店の情報をコンテキストとして付加しておきます。

2 時間をベースとしたコンテキスト
仕事と仕事の合間にちょっとした時間がある時、そこで何かのタスク処理が出来ないか?そんなタスクを絞り込むには、時間をベースとしたコンテキスト、例え ば【隙間時間】の様なコンテキストを作っておくと良いでしょう。 隙間時間が出来たら、このコンテキストをポチットクリックすることで、ちょっとした時間に実行出来るタスクリストを表示させることが出来るということです ね。

3 人をベースとしたコンテキスト
タスク実行の際、そのタスクを誰と行うか、誰にお願いするかをコンテキストとして設定することも出来るでしょう。このコンテキストはまだ使っていません が、誕生日は記念日を繰り返しのタスクとして、対象となる人のコンテキストを付加しておくのは面白いかもしれませんね。

4 自分の状態をベースとしたコンテキスト
今ひとつ調子が上がらず頭が働かない、、、、。 残業が遅い時間にまで達したり、体調が悪いとこんな状態になりますよね。こんな時にでも出来る様な単純作 業のタスクがあれば【頭が働かない時】の様なコンテキストを付加しておくと良いでしょう。

他にも色々考えられると思いますが、使用する皆さんの環境に合わせ、1番効率的なタスクの絞込みが出来るコンテキストを作るとよいでしょう。

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Nozbeの使い方~その2(Outlookから乗り換えた理由)

今回は、Outlookで実践していたGTDのタスクリストを、Nozbeに移した際に感じた事について紹介したいと思います。

こちらのブログでは、Outlookを基本ツールとしてGTDを実践する方法について紹介してきましたが、最近になってプライベート関連のタスク管理はNozbeで実践するようになりました。

その際、デスクトップでもiPhoneやPadでもタスクリストのデータをシームレスに処理出来るNozbeの使い勝手が非常に良かったので、Outlookで管理していた仕事のタスクリストを全てNozbeに移す実験をしてみました。

これまで、仕事とプライベートのタスクリストを一つのツールで管理して来なかったのは、仕事中には実行出来ないプライベートのタスクリスト、またプライベートの時間には見たくない仕事のタスクリストが混在することで、自分自身がストレスを感じるのではという不安があったためです。

その実験の結果ですが、属性の異なるタスク混在することで生じる違和感やストレスを感じる事はまったく有りませんでした。
また後のエントリーで紹介しますが、これは、ラベルとコンテキストによるタスクの絞り込みにより、今フォーカスすべきプロジェクト、タスクリスト以外を一時的に非表示とする事が出来たからでしょう。

そもそも私がタスク管理のツールはとしてOutlookを使っていたのは、Outlookカレンダーとタスクリストの連携が非常にスムーズ だったからです。逆接的に言うと、カレンダー機能が充実していないタスク管理ツールは自分にとって使えない物だったのです。

Nozbe自体のカレンダー機能は貧弱ですが、Googleカレンダーとの連携によりOutloookカレンダーと同じレベルとは言えないまでも、実用レベルに達したことで、タスクリストをNozbeに完全移行することが出来ました。

Nozbeで仕事、プライベートのタスクリストを一括管理する事になった事で、カレンダー機能は若干使いにくくなりはしましたが、タスク管理自体は驚くほど快適になりました。
そもそも、Outlook自体が持っているTodo管理機能はシンプルではありますが、タスクの階層化(プロジェクト化)や、仕事・プライベートと言った、大きな枠でのタスクの絞り込みが出来ません。

このアプリケーションの基本的な機能不足により、ある一定数以上のタスクがたまる事がストレスになり、GTDの基本である、実行レベルまでのタスク細分化が行えてなかったのですね。

実際どのような管理を行っていたかと言うと、Outlookのサイドバーに表示されているタスクリストは、シングルアクションではなく、実際は複数のシングルアクションが集まったプロジェクトでした。たとえば「案件A 報告書第一章作成」のような感じのタスクが並んでいた訳です。

このようなプロジェクトは最低でも10個以上のシングルアクション(タスク)に分割されますし、同じようなプロジェクトが20以上あると、それらを全て分解してリスト化する事は、Outlookのユーザーインターフェイスでは無理がありました。
ましてや、このリストにプライベートのタスクリストを追加するなど、とんでも無い事だったのですね。

その点、Nozbeは複数のシングルアクション(タスク)をプロジェクトとして階層管理が出来るので、やろうと思えば、全てのプロジェクトを実行出来るレベルまで細かく分解して管理する事が出来ます。
実際、OutlookのタスクリストをNozbeに移行させた後、自分でも驚く程タスクの分解が進みました。
この様にして、全てのプロジェクトを細かく分解したことにより、タスク実行の速度が目にみえて早くなったのは大きな成果ですね。
これは自分でもビックリでした。GTDを始める前と比較して、仕事の処理能力はかなり早くなったと思っていましたが、まだまだ改善の余地があったということです。

この仕事の処理能力が上がった理由については、また後のエントリーで紹介したいと思います。

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Nozbeの使い方~その1(基本に忠実なGTDアプリ)

あたり前と言えばそれ迄ですが、Nozbeで扱われるタスクの流れ(収集→処理→レビュー→実行)はGTDの基本思想に忠実です。

もちろん、GTD自体がタスク管理を行うための思想であり、実践方法や使用するツールを事細かに指定しているものではありません。

使用するツールにしても、デジタルツールで行うか手帳などのアナログツールを使うかは、その人の好みであり、一番しっくり来る物を使うとよいでしょう。

そうは言ってもiPhoneやWEBアプリのようなデジタルツールでGTDを実践したい人にとっては、使用するツールがその基本思想に沿って作られていないと、使い方を自分で工夫しカスタマイズする必要があるので、やはり使い勝手が良くないのですよね。

その点、Nozbeは最初からGTDを行うために開発されたサービスですので、そのあたりの使用感は一本筋が通っている感があります。 色々細かな所を見ていくと、改善点も多いのですが、定期的にバージョンアップも行われていく様ですので、今後に期待したいと思います。

このサービスを使い始めて約二ヶ月程経ちましたが、色々と便利な使い方、出来る事出来ない事が見えてきましたので、これから数回のエントリーに分けて、Nozbeの使い方や使ってみた感想などについて紹介したいと思います。

 

・Outlookで実践していたGTDをNozbeに変更してみて気がついたこと
・タスクのプロジェクト化は結構便利
・ラベルとコンテキストの使い分け
・プロジェクトとコンテキストに属するタスクリストのメール送信
・プロジェクトの共有機能
・Evernoteとの連携
・Googleカレンダーとの連携
・タスクのリピート
・iPhone、iPadでも使えるマルチプラットホーム
NozbeとGoogleカレンダーなどその他サービスとのデータ連携

予定としてはこのような内容を考えています。

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NozbeのアップデートでGoogleカレンダーとの連携が完璧になった!

こちらのエントリーでも紹介したように、プライベートに関するGTDのタスク管理はNozbeで行うことにしました。

EverNoteとのデータ連携が出来ることと、Googleカレンダーへのスケジュール吐き出しが出来る事など、使い方を工夫すれば非常に幅広い使い方の出来るサービスだと感じています。

ただ、ひとつ残念だったのが、Nozbeで指定したスケジュールがGoogleカレンダーに反映されるのにとても時間がかかったことです。時間がかかるというのは、数分とか数十分とかいうレベルではなく、数時間、半日というそれはとても酷いものだったのです。

なおかつ、データ連携の方向が、Nozbe ⇒Googleカレンダーと一方通行だったので、これまでは正直言って使い物にならないものでした。
しかし、この不満な点が今回のバージョンアップで一気に解消されました。

Nozbe上でタスクに実行日時を設定し、Google カレンダーをリロードすると、当たり前ですが即座にカレンダー上にタスクが表示されます。もちろんその逆も完璧で、googleカレンダー上でタスクを翌日に動かすと、Nozbeのスケジュールも即座に反映します。

この、双方向かつリアルタイムなスケジュール同期が出来るようになったことで、タスク追加の方法にもう一つの可能性が生まれました。それはGoogleカレンダーにスケジュールを登録することで、Nozbeにタスクを追加するというこれまでに無かった方法です。

例えば、Nozbeで登録したタスクの詳細を確認するとこのような表示となります

ここでは「0800_inbox」というプロジェクトに入ったNozbe ⇒ Googleカレンダーテスト」という名称のタスクを「 02自宅 」というコンテキストで「8月27日」に実施するという内容が設定されています。
このタスクをGoogleカレンダーで確認するとこのような画面になります。

ここで注目して頂きたいのは、説明のコメント部分に記載されている「#0800_Inbox @02自宅 !」という文字列です。これは、先程Nozbeで設定したプロジェクトとコンテキストの情報がここに記載されるということですね。

これは、逆にGoogleカレンダーでスケジュールを登録する際に、この文字列を説明欄に記入すればNozbeにも反映されるということです。
実際に試してみましょう。

ここで記載されている文字列の意味は
「0802_Someday」というプロジェクトに入った「Google ⇒Nozbe カレンダーテスト」という名称のタスクを「 02自宅 」というコンテキストで「8月27日 19:30~一時間」で実施するという事です。
ちなみに、文字列の一番後ろについている「!」はNextactionという意味を持ち、Nozbeでは「Starred」になります。

これをNozbeで確認すると、この条件にそってタスクが追加されている事が確認出来ますね。

これまでは、タスクを洗い出し、それをカレンダーに割り振るというのが一般的な流れだったと思いますが、このバージョンアップにより、その逆が出来るようになりました。使いこなすのはこれからですが、タスク管理の方法にまた新たな可能性を感じているところです。

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EverNoteでGTDのベースを作る

前々からプライベート関連のGTDを実践するのにどんなシステムを構築しようかと模索していたのですが、ようやくEvernote⇒Nozbe⇒googleカレンダー⇒Outlookカレンダーの流れで決まりそうです。

そんなツールやシステムにこだわらずにさっさと実行すればばいいのにと言われそうですが、システムや仕組みを考えるのがそもそも好きなのでしょうがないのです。

■プライベートのInboxはEvernoteで一元管理
仕事で発生するタスクは、メール、電話、ミーティングが発生源になる事が殆どですので、サブディスプレイに常時表示してあるOutlookのToDoリストが、一番最初にタスクを放りこむInboxとして一番使いやすいと感じています。

その一方、プライベートのタスクが発生する(思いつく)のは、自宅でノンビリしている時や、電車に乗っている時など、いわゆる三上と呼ばれる時間帯です。

「三上」で生まれたタスクを捕まえる~その1
「三上」で生まれたタスクを捕まえる~その2

その他にも、ネットをブラウジングしている際に気になる記事を見つけたりすると「後で読む」と言うタスクが発生しますし、TwitterのTLを眺めている時には、誰かの呟きに触発され「何かしたい」「後で読みたい」「どこか行きたい」などのSomdayリストに入りそうなタスクが発生します。

これらの様な場面で発生するタスクをキャプチャーするのに最も適したツールがまさにEvernoteだと思います。理由はEvernoteへノートを作成する方法の多様さですね。

例えば、先ほど挙げた場面ですが

・自宅でノンビリしている時

FastEverで一発ノート作成

・iPhoneでショートメールの最中
「@GTD#Inbox」 の件名(単語登録済み)でメール送信して「GTD」のノートブックに「Inbox」というタグを付けてノート作成

・ネットをブラウジングしている時
FireFoxのウェブクリップアドオンで簡単にノート作成

・Twitter中
@myen(単語登録済み)にリプライする事でノート作成

このように、その場その場で適したツール、方法を使う事で、ほぼ全ての場面において、気になる事をサクっとEvernoteのInboxにキャプチャー出来るのです。

これが、プライベートGTDのInboxをEvernoteで一元管理しようと考えた理由です。

■処理ステップはNozbeで
GTDの処理ステップを全てEvernoteで実行出来れば素敵なのですが、タスクを分割してプロジェクトとしたり、プロジェクトのタスク一つをネクストアクションにしたり、また、それぞれのタスクに自宅、会社、実行タイミングなどのコンテキストを付加させようとすると、やはり専用のソフトではないEvernoteでは力不足を感じます。

Todo管理のウェブサービス、アプリケーションは山ほどありますが、その中からNozbeを選んだのは、やはりEvernoteとのデータ連携が出来るからです。
連携の方法はとても簡単で、Nozbe上で作成する新しいプロジェクトの名称をEvernoteのタグ名称と合わせるだけです。
※事前にEverNoteのWEBサイトでNozbeからのアクセスを認証させるステップが必要です。

私の場合、Evernoteに「Inbox」と言う名称のタグを作っているのでNozbeで同じ名称のプロジェクトを作ると、自動的にEvernoteで「Inbox」のタグを付けたノートがNozbe上に表示されます。
↓ こんな感じ

■週次レビューでEvernoteからNozbeへ
EvernoteノートをNozbeに読み込んだ時点では、それはランドリーボックスに放り込まれた洗濯物と一緒で仕分けが全くされていません。
その仕分けがされていない洗濯物(ノートの数々)を確認し、行動に移すかどうかの判断や、具体的なタスクの分類を行う必要があります。
その作業を週に一度、いわゆる週次レビューの際に行い、実行可能なタスクへ変換するのですね。

■NextactionのタスクはGoogleカレンダーからOutlookカレンダーへ
Nozbeを使おうと決めたもう一つの理由は、Nozbeで設定したスケジュールをGoogleカレンダーに吐き出すことが出来ることです。
仕事で使っているOutlookカレンダーやiPhone、iPadのカレンダーアプリの多くは、Googleカレンダーとの同期機能を持っているので、タスクの期限や処理するタイミングを確認するのに、わざわざNozbeを立ち上げる必要がなく、通常使用しているカレンダーアプリで簡単に確認が出来るのがメリットです。
最初に仕事上のタスクはOutlookのTodoリストを使っていると書きましたが、そのタスクはOutlookのカレンダーで割り振りを行っています。
また、OutlookカレンダーはGoogleカレンダーを読み込むことが出来るので、最終的には、仕事及びプライベートのタスクを常時表示しているOutlookカレンダーで一元管理するという最終目的が実現出来たわけですね。

■まとめ
Evernoteの使い方というより、EverNoteをInboxとしたNozbeの使い方になってしまいましたが、こういうエントリーを書けるのも、APIを公開し多種多様なサービスと連携を取ることが出来るEvernoteの柔軟性があってこそでしょう。

今後は記憶の外部保存スペースとしてだけではなく、例えばノート内でマインドマップを描けたり、簡単なスプレッドシートが扱えたりするなど、思考の場所、その保存場所としても使えるように進化して欲しいものですね。

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仕事のタスク、プライベートのタスク

最近GTDがただのタスク管理の手法ではないと言うことに、何となく気がついた感じです。これはこれまでの数年間、GTDの守備範囲を仕事のToDo管理にのみ使用していた頃には全く気づくことが出来なかった感覚です。

このブログでも紹介しているとおり、私は仕事上のタスク管理、GTDの実装をマイクロソフトのOutlookで行っています。それは、仕事を進める際、次々に発生するタスクの登録の容易さ、処理のステップ毎に変化して行くタスクの分類、名称。スケジュール管理を行なう際のカレンダーとの連携性など、このソフトが持っている機能、操作性が自分の仕事の進め方に非常にマッチしていたからだと思います。いや、逆にタスク管理のフローに併せ、ソフトの使い方、他のサービスとの連携を少しずつカスタマイズしたというのが正しいのかもしれません。

それで、ずっと悩んでいたのが、プライベートのタスク管理をこのOutlookをベースとしたGTDの処理システムにどうやって乗せるかでした。 仕事と、プライベートという、微妙に交わりながらも処理する時間、場所、適用範囲が大きく異なるタスクを同じシステムで管理しようとする事に、何とも言えない違和感を感じていたのです。 これは、Outlookの機能として、大きなコンテキスト毎にタスクリストの表示、非表示が出来ないというのが大きな理由だったかもしれません。 それと併せ、仕事とプライベートという2つの大きなタスクは、その粒度や重要性、優先度の決め方、処理に必要なスピードが微妙に異なることも理由の一つのだったとも思います。 何かに例えるならば、仕事上のタスク処理は「テトリス」、プライベートのタスク処理は「ジグソーパズル」に例えられそうです。いくつか具体的に違いを挙げるとすると、

仕事上のタスク処理:テトリス
・強制的に落ちてくるタスクを処理するイメージ
・各タスクの処理には明確な締め切りがある
・職種や仕事の内容により、落ちてくるタスクの量、スピードは異なる

プライベートのタスク処理:ジグソーパズル
・どんな作品を作るかはその人の自由
・明確な締め切りは無いが制限時間はある
・各ピースを何処から、どんなスピードではめて行くかはその人次第

あくまでも自分自身のイメージですが、仕事とプライベートのタスクは上に挙げたような違いがある様に思えます。これ迄、この様な違いを感じていたため仕事とプライベートのタスクを同列に扱い、同じシステムに載せるのに抵抗を感じていたのだと思います。

現在は仕事のタスクはこれまでの通りOutlook、プライベートのタスクはEvernoteをinboxとし、Evernoteとデータ連係が出来るNozbeを間に挟み、最終的には仕事と同じOutlookカレンダーに、仕事とプライベートのタスクを並列表示させる事で、それぞれのタスク管理、スケジュール管理を行っています。 (この詳細な流れはまた別のエントリーで紹介したいと思います。)

やっと、本題に入ります。
最初に、GTDが単なるToDo管理の手法ではないと書きましたが、同じ意味合いの事をTwitterで呟いたところ、@mehoriさんから以下の様なRTを頂きました。

「RT @mehori: GTDは「人生観を実装する方法論」なので人によって違うんです」

ここで@mehoriさん書かかれた「人生観」が何であるかはハッキリと伺った訳ではありませんが、私は我々がこの人生の中で何を成し遂げ、何になりたいか?と言う事ではないかと解釈しました。

プライベートにおけるGTDは、他人から与えられたり、無理矢理やらされるものではなく、自分自身で目標となるゴール(作品)を見つけ、自分自身でピースを集め、時には一人で、時には誰かと協力しながら形を作り上げて行くものだと思うのですね。 なので、GTDを実践している人にとって、何をinboxに入れているかが、その人のGTDに対する向き合い方、人生観を表しているのだと思います。

ツールは何を使っているか、デジタルかアナログか等の方法論はとても表面的な議論に過ぎず、一番大切なものは、このシステムを使って何を実現したいのかなのですね。

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OutlookとGoogoleカレンダーの連携

外出先や Outlookがインストールされていない場合、Outlookの代替としてGoogleカレンダーを使うことが出来ます。

無料で使えるウェブカレンダーは色々ありますが、操作性や拡張性、共有の柔軟性などを考えるとGoogleカレンダーが最も優れていると思います。

今回のエントリーでは、通常使用するOutlookとGoogleカレンダーを同期させることで、ネットにつながっているPCならどこでも自分のスケジュール確認を可能にする方法を紹介します。

データ同期

OutlookとGoogleカレンダーを同期させるためには、それぞれのカレンダーに登録されている情報を受け渡すためのアプリケーションが必要です。
フリーのものであればGoogle提供しているGoogleSyncがありますし、有料のものならば私が使っているSyncMycalというソフトがお勧めです。

自分一人だけのスケジュール管理ならば GoogleSyncでもよいのですが、このアプリケーションではGoogle、Outlookそれぞれ一つのカレンダーしか同期処理を行うことが出来ません。
その点SyncMycalは複数のカレンダー同士を同期させることが出来るので、プライベートのカレンダーと仕事のカレンダー、仕事についてもプロジェクト毎や、チームメンバー毎のカレンダー同士の同期を取ることが出来るようになります。

このソフトのフリー版でも同じ機能を持っているのですが、フリー版では時間指定の同期処理が出来ず、同期を取る際にはOutlookの画面に表示される【同期ボタン】をその都度クリックする必要があります。 私はそれが面倒なので、25$を払ってこのソフトを購入しました。 ソフトのインターフェイスは全て英語なので、購入の方法と設定について簡単に紹介したいと思います。

SyncMycalの導入方法

・ダウンロード

こちらのアドレス (http://www.syncmycal.com/google_calendar_synchronization.htm) へアクセスし、 使用するOutlookのバージョンのインストーラーをダウンロードしてください。

・アプリケーションのインストールは特に問題ないと思いますので割愛します。

・インストールが完了しPCを再起動すると、タスクバーにアプリケーションのアイコンが表示されますので、メニューの「Setting →Sync Operation」を選択しカレンダーの追加画面を開きます。

・新規にカレンダーを追加する際は Add →Appointment Stepをクリックし登録画面を開きます。

・カレンダーの設定画面

1:画面上部のOperationで同期処理を行う期間の設定を行います。
2:OutlookCalendarDetailで同期させるOutlookのカレンダーを選択します。
3:GoogleCalendarDetailで同期させるGoogleカレンダーを選択します。自分で作成したカレンダー、またほかの人と共有設定をしているカレンダーがあればその一覧が表示されるので、Outlookと同期させたいGoogleカレンダーを選択してください。

・同期の方法ですが、Googleカレンダーからのダウンロードのみ、Googleカレンダーへのアップロードのみなどの選択が出来ますが、ここではお互いのデータを双方向に同期させるためGooglePresedenceを選択します。

これで同期ツールの設定は完了です。フリー版の場合は同期させたいときに同期ボタンをクリックしてください。有料版の場合は同期間隔を指定出来るので、この画面で設定してください。

以上の作業で複数のGoogleカレンダーと Outlookカレンダーを同期させる事が出来るようになります。

次回のエントリーでは、仕事のメンバー間でカレンダーを公開、共有する方法、メリットについて紹介したいと思います。

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WBS(Work Breakdown Structure)という業務管理手法について

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photo credit: Leo Reynolds via photopin cc

私がGTDに出会う前、仕事のマネジメント手法としてWBSというシステムを使っていました。

WBSとは(Work Breakdown Structure)の略語で、もともとはPERT (Program Evaluation and Review Technique)というシステムと併せ、冷戦時代の米海軍が原子力潜水艦を設計する際に、最適な工程管理を行うために使用していた手法が原型とされています。

詳しい説明は

@IT情報マネジメント
WBS:http://www.atmarkit.co.jp/aig/04biz/wbs.html
PERT: http://www.atmarkit.co.jp/aig/04biz/pert.html

をお読み下さい。

WBSの最初のステップとして、目標を達成するのに必要な成果物を洗い出し、それらを更に細かい項目へと分割するところから始めます。 この部分はGTDの考え方と似ていますね。

その後のステップはGTDと少し異なりますが、このWBS、PERTのマネジメント手法もなかなか面白いので、その考え方について簡単に説明したいと思います。

WBS(PERT)では一つの仕事を終わらせる為に必要なプロジェクトを洗い出し、それをアクションレベルのタスクまで小さく分解し、各タスクを処理するために必要な時間、リソースを割り振ります。

そして各タスクの主従関係を矢線で結び、全体として必要な時間とリソース量を可視化するというものです。

簡単ですが、そのイメージを書いた物が以下の工程表です。 このサンプルでは、この仕事を終わらせるために必要なプロジェクトを三つ挙げ、それをさらに細かいタスクに分割しています。

WBS(PERT)では、このネットワーク図を見ながら、この仕事を完了させるのに必要なクリティカルパスを割り出します。

クリティカルパスとは、全体の工程の中で、このタスク、プロジェクトに遅れが生じると、全体の工程にまで影響を及ぼすというギリギリの工程を言います。

例えば、この工程表のプロジェクト1のタスク2、タスク3の作業工程に遅れが生じても全体の工程には影響しませんが、プロジェクト2(タスク1)~プロジェクト3(タスク3)までのどれかに送れが生じると全体の工程にまで影響を及ぼすというタスクの流れのことです。

工程管理を行う際は、このクリティカルパスを意識し、ここに遅れが生じないよう人員と時間を割くことで、全体の工程に遅れが出ない様に工程管理を行います。

考え方はシンプルで、それを実行させるためのシステム(ソフト)があるにも関わらず、実はこのマネジメントシステムを上手く使いこなす事が出来ませんでした。

この工程表を見ると、プロジェクト1とプロジェクト2の一部が重なっているので、そこには最低でも二人の人員を割り当て作業の重複を避ける必要があります。

たとえば、こんな感じですね。

ここでは、プロジェクト1をMoyori、プロジェクト2をMogtaがそれぞれ担当することで、作業の重複を避けるようにしています。

しかし、実際はこんな感じ

人員不足と、上限を抑えられた外注費率により、結局全ての作業を自分で行う事になる事が殆どでした。
私が二人居れば問題ないのですがそうも行かないので、この様な状況になった場合は

Moyori(一人目): 9:00 ~17:00
Moyori(二人目):17:00~24:00

と、一人二交代制で働かざるを得ないという状況でした(涙目)
タスクがもう一つ増えると、

Moyori(三人目): 24:00~9:00

と、一人三交替制になることもしばしば。。。(涙目)

工程を管理しているようで、結局出来ないことへの無力感から、そのうち真面目に作るのをやめてしまったというのが実際のところです。

しかし、この工程表を作成するのは、全体の工程を把握し、作業項目、検討項目の抜けが無いかを把握するのには非常に有効な方法だと思います。

私が使っていたのはMicrosoft Projectというソフトでしたが、Projectと完全データ互換を持つフリーのソフト(OpenProj )などもありますので、興味のある方は一度試してみてはいかがでしょうか。

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「三上」で生まれたタスクを捕まえる~その2

「三上」で生まれたタスクを捕まえる

前回のエントリー「三上」で生まれたタスクを捕まえる~その1では、三上(馬上、枕上、厠上)と呼ばれる人がリラックスしている時に生まれたアイデア(タスク)をGTDのシステムに入れるこ とで、ストレスを回避する必要があると説明しました。

ここで一つ補足しておきますが、その様 なリラックス出来ている時間に、仕事上のタスクを思いつくのは完全なストレスの原因になりますが、その内容が、仕事上の物ではなく何かワクワクする様ななアイデアだとしても、ストレスの原因となり得ます。

何故かというと、その場に紙やパソコン、携帯電話など、そのアイデアを書き留め る道具が無いと、それを記憶に留めておく道具として自分の脳(記憶力)に頼らざるを得ません。

人間の脳は時間の経過と共に記憶を忘却するよ うに出来ており、記憶を長期的に保持しておくことが苦手です。

その苦手な事を頑張って行おうとするとそれがストレスに なる。これが、思いついた内容が楽しい物であったとしても、その場でアイデアをキャッチしておかないとストレスになり得る理由です。

今回のエント リーでは、三上で生まれたアイデアやタスクをその場でキャッチしておくために私が使っているツールを紹介したいと思います。


ツー ルその1~Evernote

先ほど人の記憶についてコメントしましたので、記憶の保存ツール、外部記憶ツールとして最適なEvernoteを最初に紹介したいと思います。

Evernoteの機能、操作方法、そのソフトの基本思想については、それだ けでも本が一冊書けてしまう程ですので、その説明については割愛させて頂きます。

書籍としては
・できるポケット+ Evernote
・Evernoteハンドブック

使い方について紹介しているサイトとしては
・ただのメモでは勿体ない!Evernoteに人生を記憶しよう
・Business Media 誠

等がありますので、こちらを参考として下さい。

では、 具体的なアイデア(タスク)のキャッチ方法ですが、Evernoteの標準アプリは手軽に使うには少し挙動が遅いので殆ど使ってません。

標準アプリを使う のは、外出先で登録したノートを検索し保存した情報を取り出す時、または、これから紹介するアプリ(fastever)では出来ない写真のアップーロードくらいです。

さて、すでに名前を出してしまいましたが、私がEvernoteにメモを送るツールと して使っているのはFasteverというアプリです。


ツールその2~fastever


このFasteverというアプリが使いやすく感じるのはとにかく起動からメモの入力、送信、そして次のメモの入力までの挙動がシンプルかつ早いためですね。

標準 アプリと比べるとその差は数タップ、時間としてはコンマ数秒かもしれませんが、このあたりの差が使用感に大きく差をつけている感じです。

前 回のバージョンアップで入力時に保存先のノートとタグを選択出来るようになりましたが、その仕分けはデスクトップで行なうと割り切れば、起動、入力、送信 がほんの3ステップで出来てしまいます。

保存したノートの送信がバックグラウンドで行われるため、送信している間に操作が出来なく なる(ほんの数秒ですが)事が無いのも、操作性の向上に寄与していると思います。

 ツールその3~ Egletlist


次に紹介するのはEgletlistと言うアプリです。

このアプリについては、まだ使い こなせているとは思えないので、詳しい説明は出来ないのですが、簡単に機能だけ紹介すると、Evernoteのチェックリストのみを動機させる事が出来る アプリです。

EvernoteをGTDのメインツールとして使っている方、または簡単な買い物リストやチェックリストとして使われ ている方にお勧めです。

チェックリストの同期にのみ機能を絞っているため、使い勝手としてはEvernoteのデスクトップクライ アントを使うよりも手軽で使いやすいかもしれません。

また、近々予定されているメジャーアップデートではGTDのツールとして、さ らに最適化されるとのウワサも聞こえてきています。

使い方については@goryugoさんが詳しく研究されてい らっしゃいますので、もっと詳しくお知りになりたい方は、こちらのサイトをご覧になって下さい。

これから紹介するのが、私がタ スク追加のツールとしてメインに使っているものです。

これまでのエントリーで、私がタスク管理に使用しているのはOutlookと説明しましたが、前 に紹介したEvernote系のツールはOutlookとの同期が取れないため、後で見返してOutlookのタスクリストに転記する必要があります。

出来ればその様なワンクッションは省きたいので、直接Outlookのタスクリストと同期が取れるツールが欲しくなってしまうのが人情と言うものw。

色 々と探した結果、現時点で私が使っている2つのツールがその機能を備えており、日常的に使うツールとなっています。

ツー ルその4~willcom03


現在、私は携帯電話としてiPhoneを使ってますが、機種変更をする前はウィルコムの willcom03を使ってました。

抵抗膜方式のタッチバネルがモッサリしていて、iPhoneと比較するとUIが残念過ぎる端末ではありましたが、Bleutoothの外部キーボードが使え、単体でもフルキーボードが使えるので、いま振り返っても高機能な端末だったと思います。(今でもPDAとして活躍 中です)

この端末では、ホーム画面の「仕事」をタップすると、以下のような入力画面が表示されるの で、後は上部の入力欄にどんどんタスクを入力すれば良いだけです。

タスクの分類もこの端末上で出来ることは出来るのですが、目的は 素早くアイデア(タスク)を追加することですし、分類はデスクトップのOutlookに同期させたあとの方が楽にできますので、ここでは入力作業だけに留 めておきます。

ここで完璧に入力をしようと考えると一つ一つのタスク入力に時間がかかり、ストレスになるのでお勧めしません。

さっと入力する習慣をつける ためにも最低限の作業に留めておきましょう。

端末に入力したタスクは、母艦となるOutlookがインストールされたPCにUSB で接続することで同期を取る事が出来ます。

最新のWindowsmobile端末では改善されているかもしれませんが、有線でないと同期が取れないのは ちょっと残念な所です。
(※BleutoothでPCと接続することで、USBケーブルを省くことまでは出来ます。)

ツー ルその5~A PP igo Todo


willcom03の二年縛りの呪いを断ち切り機種交換に踏み切ったのが、現在携帯電話として も使っているiPhone3G(あと一ヶ月買うのを我慢すれば待てば3GSに出来たのに。。)です。

iPhone 用のタスク管理アプリはそれはもう沢山有りますが、その中から私が選択したのがAppigoTodoです。
理由としては先に述べた Outlookとのデータ同期機能ですね。

同期させるためには、ちょっとだけ一工夫が必要ですので、設定方法について説明しておきた いと思います。

1:Toodledo
Outlook とAppigoTodoのデータを同期させるための中継地点として利用しますので、サイトにアクセスしアカウントを取得して下さい。

2:Toodledo Outlook Sync
次 に準備するのがこのソフトです。
このアプリはOutlookがインストールされているPCに入れることで、Outlookのタスクリストをアップロード し、Toodledoのタスクリストと同期を取ることが出来ます。
アプリはこちらのサイトからダウンロードして下さい。

3:AppigoTodo
iPhone にインストールするのはこのアプリです。このアプリ単体でもGTDの実践ツールとして利用出るほど高機能、かつ操作性にも優 れているので、Outlookとの連係を考えなくて良い方にもお勧めです。

動機させることのサービスとしては、Toodledo他にRTM(Remember The Milk)も選べますが、RMTはそれ専用のアプリがあるので、あえてToodledoと同期を取る必要はないでしょう。

これらの設定を行う事で、Outlook とiPhoneのタスクリストを同期する準備が出来ます。

あとは、思いついたタスクをドンドン入力しておけば、自動的に Outlookに同期しますので、入力したタスクの分類はデスクトップのOutlookでじっくりやりましょう。

入力したタスクの分類方法は以下のエントリーをご確認下さい。

タスクリストの分類方法~その1
タスクリストの分類方法~その2

ツー ルその6~RTM(Remember The Milk)


最後に紹介するのはRTM(Remember The Milk)です。

これまでに紹介したツールは主に仕事用として使っていますが、このツールはどちらかと言うとプライベート用として使っています。

それも私個人だけの物ではなく、家族のToDo管理ツールとして使っています。

使い方としては共通のアカウントを作り、私と妻両方のiPhoneにインストールします。

例 えば、ここには買い物リストや、お互いが処理すべきタスクリストを入れておくようにします。

当然ですが、データはiPhoneの本体ではな くオンラインのサーバー上に保存されるので、お互いが追加したタスクをお互いの端末で共有出来るという方法です。

例えば、奥さんが買い物に出かけた後、何か買って来て欲し い物を思いついた場合、手元のiPhoneから買い物リストにその内容を追加します。

すると、買い物に出かけた奥さんはお店で買い物リストに追加されたリス トを確認し、商品を買い物籠に入れるという流れですね。

まとめ

以上が私がふと思いついたアイデア(タスク)をキャッチするのに使っているツール、テクニックでした。

先週5月8日に参加したマインドハック研究会で講師の@nokibaさんがタスク管理ツールの色々について説明して下さいました。

その中で人の記憶の段階について説明があったのですが、それが

・記銘
・保持(貯蔵)
・想起(検索)

の三つです。
前回、今回のエントリーでアイデア(タスク)をキャッチするという表現を使いましたが、心理学的に正しい表現とするなら、このなかの「記銘」というのがそれに当たるのでしょうね。

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「三上」で生まれたタスクを捕まえる~その1

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photo credit: Big Max Power (BMP) via photopin cc

昔から人が新しいアイデアを思い付く事が出来る場所を「三上」と呼んでました。

これは約1000年程前、宋の時代の学者、欧陽脩という 方の言葉だそうです。

この三上とは


・馬 上
・枕 上
・厠 上

この3つを指し「馬に乗っているとき」「布団の上で横になっているとき」「厠に入っている時」のことで、今風に言い換えるならば、車(電車)に乗っているとき、ベッ トに入っているとき、トイレに入っている時のことです。

確かに、このような場面ではリラックス出来ているせいか、色々なアイデアが浮かんでは消えていくものです。

しかし、忙しく働いているビジネスパーソンだと、そこで浮かんでくるのは、前向き なアイデアだけではありません。

 

特に締め切り間際の仕事を抱えている時は、懸念事項や今日やるべきことが頭の中でグルグル回ってしまいます。

通勤途中の電車の中やトイレでならまだしも、布団の中で目を瞑っている間も、仕事の事を考えているようでは、睡眠の質も下がり、休息もとれません。

このようなストレスフルな状態を避ける為、仕事以外の時間は、仕事の事をキッパリ忘れる必要があるのです。

そのためにもGTDの 基本である「気になる事を信頼出来るシステムに全て入れておく」というプロセスが重要となるのです。

仕事中なら、思いついたタスクは、サブディスプレイに表示させているOutlookに入力すれば良いのですが、電車の中、布団の中ではそうも行きません。

簡単、かつ速やかに思いついたタスクをinboxに保存する方法が必要です。

紙とペンを手元に置いておき、思いついたその瞬間に書き留めるのが一番早いのでしょうが、字を書くのがとにかく苦手(嫌!)な事、そして出来ればデジタルツール一本で完結させたい気持ちがあるので、時と場所によってツールを使い分けるようにしています。

使用しているデバイスとしては、Willcom03、iPhone

使 用しているWebサービス、アプリケーションとしてはApigo ToDo、EverNote、FastEver、Twitter、Egrelist、Remember The Milk などですね。

次回のエントリーでは、それぞれサービス、アプリをどのように使っているか簡単に紹介したいと思います。

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複数の仕事を並行して進める方法

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photo credit: Techhie via photopin cc

仕事の悪循環を絶つには

複数のプロジェクトを進める際、私が気を付けているのは、一つのプロジェクトがどんなに忙しく余裕が無い状況であったとしても、他の仕事の手を止めてしまわないことです。

時間に余裕のある仕事を、忙しい仕事のために放置してしまうと、忙しい仕事が終わった頃には、その余裕のあった仕事が緊急事態に陥っている。。。という悪循環に入ってしまいます。

下の図で言うと、仕事1、仕事2がとても忙しい仕事。仕事3が比較的時間に余裕のある筈だったのが、仕事1~2に時間を奪われ、結局時間が無くなった状態ですね。

outlook ,gtd

その悪循環を防ぐためには、緊急ではない仕事(仕事3)についても、毎日少しずつ心と時間を割く必要があります。

特に、仕事3のタスクに「作業見極め」に入っているものがあると、自分自身でもその内容を把握出来ていない事があるため、ギリギリになって着手してみたら、とんでもない作業が待ち受けていた。。。なんて事にもなりかねません。

と言うか、そんな場面になんども直面し、その度に会社で泊まり込とかしていたものです。

気の重い仕事に着手するには

問題はその仕事3のような、今日の時点では緊急ではない仕事を、気持ちに余裕のない時間にどうやって割り込ませるかです。

「快楽を求め、痛みを避ける」のが人間の本質だとすると、気の重い仕事を「今」から始めるには非常に強い意志が必要になります。

意志の弱い自分のケースではありますが、大抵は延ばし延ばしになって、開始がずるずると遅れてしまいがちでした。

そんな意志の弱い私が、気の重い仕事に取り掛かる方法として使っているのが、これもまたカレンダーです。

今、この瞬間にはどうしても取り掛かることの出来ないタスクは、午後、または翌日のカレンダーに、そのタスクを割り振り、作業時間の予約をするのですね。

outlook ,gtd

Outlookのカレンダーに予定を入れておくと、指定時間にアラームのポップアップが表示されるので、その時間が来たらその予定に従い作業に取り掛かるという流れです。

この方法で、完璧とは言えないまでも、何とか、その仕事に取り掛かる事が出来るようになりました。

outlook ,gtd

これは、気の重い仕事に自分の意志で着手するには抵抗を感じるが、上司や客先から急かされたら嫌々でも取り掛からざるを得ない。
ちょっと情けないですが、そんな状況に似ていると思います。

自分で設定したカレンダーの作業予定に、自分自身の行動をコントロールさせるイメージでしょうか。

気の重い仕事でも、こうやって無理矢理スケジュールに予定を組み込んでおくことで、作業に取り掛かるきっかけを作ることが出来るようになります。

時間を割り振ることで気持ちにも余裕を

また、気持ちに余裕がなく切羽詰った状態だと、忙しい方の仕事が気になってしまいますが、これについても「カレンダー上で予め作業時間を割り振っているので、その間は他の仕事の事は考えなくてよい」という安心感を得ることが出来るのもメリットの一つですね。

outlook ,gtd

もちろん、この限られた短い時間に出来るタスクを予め準備しておく必要がありますが、それはGTDの最初のステップで行うタスクの洗い出し、分解が出来ていれば問題ないと思います。

逆に言うと、全てのタスクを「すぐ出来る」アクションレベルまで分解するというGTDの下準備があってこそ実践できる方法ではないかと思います。

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タスクリストと週間スケジュール

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photo credit: skyseeker via photopin cc

中、長期的な仕事のスケジュールを考える際、すぐに着手出来る「アクション」以外のタスク、例えば「通常作業」「作業見極め」に分類されているもので。

例えば

  • 着手までに時間の余裕があるタスク
  • 困難な内容で簡単に着手出来無いタスク
  • 単一の作業で、処理に一日以上かかるタスク

このような、すぐには着手出来ないが、今週中に処理する必要のあるタスクは、一週間のカレンダーにとりあえず配置します。

前回のエントリーでは、洗い出したタスクを分解し、すぐに出来る「アクション」レベルまで細かくした上で、カレンダー上に割り配置しましょう。と説明しました。

しかし、なかなか先の読めない仕事を、そのレベルまで分解し、一週間のカレンダーに割り振るのは正直言って困難です。

下の画像は、細かく分解したタスクを配置してみた例ですが、ここまで先を読んで作業のスケジュールを立てるのはまず無理ですね。

GTD,outlook

また、仕事の締め切り日など、週全体のスケジュールに影響するような変更が生じると、すべてのタスクをカレンダー上で動かし、再配置する必要が出てきます。

そのような事は、余計な作業を増やす原因にしかなりませんので、細かくタスクを割り付けるのは、今日一日とせいぜい明日まで。

それ以降のカレンダーには、午前、午後など、大まかな単位でタスクを配置します。
その際、それぞれの仕事の締め切りだけはしっかり入れておきます。

GTD,outlook

前日の夜、または朝の出社後に行うタスクレビューは、大まかに割り付けたタスクとその締め切り日を確認し、今日明日の範囲のみ細かいタスクへ分解する。

そしてそれらをカレンダーに割り振ることで、一日の作業段取りを行うと良いでしょう。

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GTDをカレンダーと組み合わせる

■Outlookのカレンダー機能について

以前は手帳のカレンダーを使って仕事のスケジュール管理を行っていましたが、Outlookとスマートフォンを使うようになって以来、手帳や卓上カレンダーなど、紙のカレンダーは殆ど使わなくなってしまいました。 PCで使えるカレンダーアプリとして、Outlookの他に、WebベースのものではGoogleカレンダー、Yahooカレンダーなどがありますね。 また会社でグループウェアーを導入している所は、ロータスノーツ、サイボウズなどのカレンダー機能を使っている方もいらっしゃると思います。 グループウェアーのカレンダーは使ったこと無いので比較出来ないのですが  
  • GTDのタスク管理をそのアプリ内で行えること
  • チームメンバーのカレンダーを重ねて表示出来ること
  • 操作が直感的で、タスクの追加、スケジュールの変更がマウスのドラッグで行えること
このような理由により、私のお勧めはやはりOutlookです。 画面上にカレンダーを表示させるには、左のメニューバーから予定表をクリックします。 outlook gtd カレンダーのスパン(月間、週間、一日)を選ぶメニューがありますが、GTDのプラットホームとして使いますので、表示を週間表示にします。 これで、一週間の稼働時間を全てカレンダー上で俯瞰することが出来るようになりました。 outlook gtd

■タスクをカレンダーに落とし込む

次に行うのは、画面右に表示されているタスクリストの中から今日実行に移すタスクをカレンダー入れる作業です。 リストに入っているタスクが、以前のエントリーで紹介した分類方法に従って振り分けられているならば、「アクション」の項目に分類されている仕事が今日処理するタスクとなりますので、それぞれをドラッグし、カレンダーにドロップします。 カレンダー上にドロップされたタスクには、タスクリストの記入項目がそのまま表示されるので、タスク一覧に仕事を追加する場合には頭に仕事の内容が判別出来るような頭文字を付けておくと良いでしょう。 例) 仕事1:タスクA 仕事1:タスクB 仕事1:タスクC 仕事2:タスクA 仕事2:タスクB 仕事2:タスクC 仕事3:タスクA 仕事3:タスクB 仕事3:タスクC と、こんな感じです。 outlook gtd

■カレンダー上のタスクに処理時間を設定する

ドロップされた直後のタスクには、その処理に必要となる時間の設定されていないので、ここでそのタスクの処理に必要な時間を見積ます。 Outlookのカレンダーではタスクの単位時間を細かく決めることが出来ますが、あまりにも細かいと画面に一日の稼働時間が全て表示出来なくなり、使いにくくなるので、仕事の最小時間は30分程度に設定すると良いでしょう。 outlook gtd タスクを終わらせるのに要する時間の見積もりですが、アクションリストからドロップしたタスクは、基本的には細かく分解されている筈ですので、上記で設定したタスクの最小単位(30分)を基本とし、それ以上かかりそうなタスクはその見積もり時間をベースに時間の増減を行います。 時間の増減を行う操作は非常に簡単で、Googleカレンダーと同じく、タスクをドラッグすることで時間の移動、下線をドラッグし広げることで時間の変更を行うことが出来ます。 outlook gtd Outlookのカレンダーは、アプリケーションベースなので、右クリックでのコピー&ペーストや、CTRL+ドラッグでタスクコピーなどを行うことが出来るため、カレンダー上でのタスク操作は非常に簡単で直感的となっています。 これは、WEBベースのGoogleカレンダー(現時点)では出来ない操作ですね。 GTDを実践する際、このような細かい部分の操作性の悪さがストレスになり、GTDを継続していくための障害になったりするので、使用するツールの選定はとても大事だと思います。

■一日の仕事にタイムリミットを設ける

タスクの数と、必要なタスク処理時間にもよりますが、このようにして「アクション」「手配」など、緊急を要するタスクを並べていくと、一日の有効作業時間があっと言う間に埋まってしまうと思います。 今日の作業時間内に入りきれなかったタスクは、締め切りの日程を考慮し、翌日やそれ以降の日に割り振りましょう。 また、タスクを並べる際、有効作業時間の終了時間を何に設定するかは人それぞれだと思いますが、私の場合21:00を基本的なタイムリミットとしています。(可能ならば17:30にしたいものです。。。) outlook gtd このようにして、カレンダーに配置した各タスクと一日の終わりを目に見える形で締め切りを設けることは、ダラダラと作業をしてしまう事を避けるのに非常に効果的です。

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週次レビューの必要性

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photo credit: daftgirly via photopin cc

今回のエントリーは「タスクリストを定期的に見直し、その時の状況に応じ割り振っている分類の見直しを行いましょう」という内容です。

これはGTDでは週次レビューといわれ「週次レビューを行わなければ、GTDは実践されていない」といわれるほど重要なステップです。

具体的には、週に一度時間を設け、inboxに入っているタスク一覧を見直すことで、それらのタスクが順調に処理されているかを確認する。

そして新たなタスクが出てきたらリストに追加するような作業です。

この週次レビューを行わないと、緊急度が高い「アクション」リストに入っているタスクは順調に処理するのでしょうが、「通常作業」「作業保留」に入っているタスクは、ついつい放ったらかしにしてしまいがちになります。

気がつくと締め切り直前になっていて、慌てて作業に取り掛かるなんて事にもなりかねません。

私がタスクのレビューを行う際のポイントは大きく分けて以下のものです。

  • 「アクション」に入っているにも関わらず処理出来ていないタスクはないか?
  • 「通常作業」に入っているタスクで着手時期に入っているものはないか?
  • 「通常作業」に入っているタスクで分解できるものはないか?
  • 「作業見極め」に入っているタスクの潜在的な問題は把握出来ているか?
  • 「作業保留」に入っているタスクで着手時期に入っているものはないか?
  • 「処理中」に入っているタスクの進捗状況は把握しているか?

この様な点に意識してタスクリストを眺め、各タスクの振り分け、新規追加を行っています。

実際は出社後、作業を開始する前に上記の作業をざっとやりますので、実は週次レビューの時間を具体的に取るという事はやっていません。 最初に偉そうなことを書いて申し訳ありません。(笑)

大切であるはずの週次レビューを行わなくても、ある程度の結果は出しているつもりだったので、自分には週次レビューは必要ないと思っていたのです。

しかし、この記事を読み、「あぁ、やっぱり週次レビューは必要だ」と思い直しました。

何かというと、Lifehacker(日本語版)「デヴィッド・アレン直伝、GTDのためのタスク仕分けリスト」です。

ここではGTDの生みの親、デビッド・アレンのタスク分類方法が紹介されていました。 改めて紹介します。

  • 必要ないし、やりたくない=「ごみ箱」
  • その意義をもう少し考えるべき=「保留」
  • もう少し情報が必要=「参照」
  • これを使う=「ツール」
  • 見てみたい=「デコレーション」
  • もう少し進めば、選択肢のひとつになるかも=「次のアクション用リマインダー」
  • 短期的な成果を振り返るべき=「プロジェクトリスト」(週次レビュー要)
  • プロジェクトをやる上で必要なもの=「サポートアイテム」
  • 将来、やってみたいかも=「いつか/たぶん」
  • ある前提条件をクリアしたら、やってみたいかも=「予定」(レビュー日を事前に定めておく)
  • より大きな成果を出したい=「ビジョン・目標」(より長い期間をおいて成果をレビュー)
  • 自分が気になることで、ほかの人がやること=「待機」(最低でも週次でレビュー)
  • 繰り返しの作業のとき考えるべきこと=「要チェック」

 

う~ん、何か深い。 ここに落ち着くまでに色々な試行錯誤があったのではと想像出来ます。 各類がどのような意味を持っているのかじっくり聞いてみたいものですね。

話を戻しますが、この分類分けを見て、自分自身のタスクリストに全くない項目があることに気がつきました。 何かと言うと、今月、来月というスパンではなく、もっと長期的視点に立ったビジョン、やりたい事についての項目です。

そもそも、私がGTDを始めたきっかけは、とにかく毎日処理しなければならない膨大なタスクを、いかにして整理し、自分自身のストレスを軽減するか?という、いうならば「今の仕事さえ楽になれば良い」という発想だったので、GTDを自分自身の人生全般に活用しようという発想がなかったのですね。

なので、とりあえず毎日行うタスクレビューさえやっていれば、1~2ヶ月というスパン短いスパンの仕事をこなす上では、特に週次レビューというプロセスは必要なかったのかもしれません。

とりあえず、仕事をこなす上でのGTDは完全に習慣化されているので、これからの目標はそのテクニックをプライベートの範囲まで広げていくことですね。

近いうちに、これからの人生において何がしたいか?を具体的に洗い出し、GTDのInboxに入れてみたいと思います。

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完了したタスクリストを消す快感

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photo credit: RXAphotos via photopin cc

前回までのエントリーで紹介したタスク分類の方法は、私が自分の仕事をやりやすいように試行錯誤を重ねて考案したものです。

これはあくまでも現時点での分類方法であり、これが最善であるとは考えていません。

仕事の内容によっては、そぐわない点もあると思います。そのような場合は自分なりに上手く行く分類の方法を編み出して下さい。

ここで改めて基本的な流れをおさらいすると

1 気になる事を全て書き出し
2 それらを個別のタスクとしてinboxに入れる
3 タスクを分類し、まずは今やらなくて良いタスクを抽出する
4 残ったタスクを分解し「すぐに出来るタスク」まで落とし込む
5 分解したタスクを処理していく

このような1~5までのプロセスをぐるぐる回しながら仕事を進めることになります。

どんなに高い山であっても登り始めるのは最初の一歩

GTDをベースとしたタスク管理は、高い山に登るための一歩一歩を明確にすることで、山の大きさへの恐怖感を無くす効果も期待出来ます。

また、完了したタスクにチェックを付けリストから消す行為は、仕事を終わらせた実感(快感)につながりますので、モチベーションアップにもなるのです。

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タスクリストの分類方法~その2

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photo credit: arellis49 via photopin cc
前回のエントリーで、私が行っているタスクの分類分け方法6種類について簡単に紹介しました。

ここでも改めて書いておきますが、以下1~6の分類です。

1 アクション
2 通常作業
3 手配
4 作業見極め
5 作業保留
6 処理中

今回のエントリーでは、inboxに入れたタスクをどのようなルールで割り振るかについて紹介したいと思います。

※この分類方法は、私独自の我流です。仕事の内容によってはそぐわない点もあると思いますが、分類方法にはこれと言った決まりは無いので、自分がやりやすい方法を見つけると良いと思います。

■ アクション

この項目に入るタスクは、すぐに終わらせる事の出来る(概ね5~30分以内)仕事のリストです。
基本的にはあまり考える必要がなく、すぐに行動(アクション)に移すことの出来るものを分類します。

■ 通常作業

inboxに入ったタスクは、まず最初にこの分類に入ります。

inboxに入れる段階で、タスクを細かく分解し、上記「アクション」の分離に入れる事が出来れば良いのですが、最初からすべての仕事を細かく分割して登録することは出来ないでしょう。
最初にリストアップした時点での記載内容は、ざっくりとした、やや漠然とした内容になっていると思います。

一度この分類に入れたタスクを眺めながら(レビュー)、出来る限りそのタスクを小さく分解し、アクションレベルのタスクに落とし込みます。
すべて分解が出来た時点で、そのタスクは「通常作業」から消え「アクション」へ移動します。

■手配

 この分類に入るタスクは、洗い出したリストの中で、チームメンバー、協力会社に作業をお願いするものです。

自分が担当するタスクは時間配分や優先順位を自分でコントロール出来ますが、社外に依頼するタスクは相手の都合により無理が言えない場合が多く、作業の進捗がこちらの希望通りにならないことが大半です。

平行して進める仕事にはそれぞれ関連がありますので、外注作業の部分がボトルネックになって作業が遅れると、それに関連する作業が全てが遅れてしまう。

そのような状況を回避するため、外にお願いする仕事の段取り、手配に関するタスクは最優先で処理するようにしています。

■作業見極め

ここに分類される仕事は、内容が複雑かつ難易度が高いもの、または作業の全容を把握できないタスクです。

これまでの経験では、締め切り間際にそのような作業に着手した場合、いざ手を動かしてみると想像以上に時間がかかることが判明したり、全体の作業方針を覆すような問題が発覚することが多く、ギリギリになってとんでもない突貫作業が発生することが多々ありました。

自分で内容を把握出来ていない仕事を後回しにしているのですから、そこからどんな問題が出てくるかなんて、蓋をあけて見ないと分からないのは当然ですよね。

重要な事は、そのような問題は出来るだけ早い段階で把握する必要があると言うことです。締め切りギリギリになって出てくる問題・課題は突貫作業や、作業の手戻りにつながる大問題となりますが、最初から把握が出来ていれば仕事を進める上での検討項目の一つにすぎなくなるのです。

そのようなリスクを回避するため、私はこの「作業見極め」という項目を作りました。

作業の全体像が見えない仕事については、この項目へ分類し、今日中という厳しい締め切りは設けないのもの、比較的優先順位を高く設定し、少しだけでもその作業に対して時間を割くようにしています。

少しでも手を動かすことで、隠れていた問題が明らかになったり、やらなければならない段取などのタスクが見えてくるものです。 ある程度見極めが出来たら、タスクを分解し、適切な作業項目に分類します。

■作業保留

この項目に分類されるタスクは、作業を進める上で必要な資料が手元になく手を付けられない状態、また協力会社に依頼した作業の結果が上がって来ないと自分の作業が出来ないなど、全体の作業は終わってないが現時点では手を付けることの出来ないものです。

最初のステップで、タスクリストの中から「やらなくて良いこと」を抽出し、そのタスクを忘れてしまいましょうと書きましたが、そのようなタスクもまたこの分類の中に入れておくことになります。

■処理中

この項目には自分自身の作業完了後、クライアントに内容の確認をして貰っているもの。
またチームメンバー、協力会社への作業手配が終わり自分以外の所で作業が進んでいるタスクを分類します。

これも具体的な作業は自分の手を離れているので、とりあえず忘れるようにしています。
ただ、定期的なタスクレビューを行う中で、進捗確認だけは忘れずに行う必要がありますね。 以上、我流ではありますが、inboxに入れたタスクの分類法でした。

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タスクリストの分類方法~その1

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photo credit: standardpixel via photopin cc

気になっている事、やるべきタスクの洗い出しを行った後に行うのは、それらタスクリストの分類です。

これまでに出版されている仕事本などではタスクリストを重要度によって分類するよう書かれているものが多いと思います。

例えば

1 重要かつ緊急
2 重要だが緊急でない
3 重要ではないが緊急
4 重要でも緊急でもない

この分類分けは良く見かけますし、そのように書かれている本の中では、重要度の高いものから取りかかるように書かれていると思います。

最初は私もこの分類にタスクリストを落とし込んで仕事をしていたのですが、正直言ってなかなか上手く行きませんでした。

その作業が重要だと分かっているのにも関わらず、なかなか気が重くて手を付けられないのです。

その後、分類分けについて試行錯誤を行った結果、その原因に気がつきました。
このような重要度でタスクを分類すると、そのタスクが重要であるほどそこに書かれている内容が漠然としてしまい、最初の一歩を踏み出すための心理的抵抗を大きく感じるからでした。

大きな山を目の前にして、その大きさばかりに気を取られ、登り始めるための一歩を踏み出すことが出来ない。 そんな感じだったと思います。

今現在もタスクリストの分類については試行錯誤を繰り返しているところですが、現時点では以下の6つのカテゴリーに分類することで割と上手くようになりました。

タスク分類(現時点での分類方法)

1 アクション
2 通常作業
3 手配
4 作業見極め
5 作業保留
6 処理中

次回のエントリーでは、各分類項目にどのような意味付けをしているか説明したいと思います。

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タスクリストの洗い出し

私がGTDのツールとして使っているOutlooK2007でタスクリストを洗い出す方法(気になる事をInboxに入れる方法)について説明したいと思います。

まずはOutlookを立ち上げ、タスクの入力画面を表示させましょう。

左サイドバーにOutlookで使用できるツール(メール、カレンダー、連絡先、メモ等)一覧が表示されていると思いますが、そのそれぞれの画面において右サイドバーにタスク一覧が表示されるようメニューの設定を行います。

操作: メニュー → ToDoバー → 仕事リスト

タスク入力欄が表示出来たら、仕事、プライベートで気になっている事、やるべき事をタスクとして追加していきます。 出来るだけ時間をかけ、頭のなかが空っぽになるまで細かくタスクの洗い出しをやってみましょう。

最初は何を記入していけば良いか迷うと思いますが、タスクを追加していく中で、関連したタスクが連鎖的に浮かんでいと思いますので、まずは手を動かしてみることです。

タスクの洗い出しを行う際一つ注意する点は、その内容は漠然とした内容ではなく、出来るだけ具体的に、次に起こす行動を書くことですね。

悪い例:
→会議資料作成
良い例:
→議題確認
→日程調整
→資料収集
→資料作成

悪い例:
→資格取得
良い例:
→参考書を購入する
→申込書を取り寄せる
→学習スケジュールを立てる

悪い例:
→海外旅行に行く
良い例:
→パンフレットを集める
→旅行代理店に行く
→住民票を取りに行く(パスポート取得準備)
→パスポート申請
→旅行に必要なものをリストアップする

papa555

「会議資料作成」「資格取得」「海外旅行に行く」は最終的に完了させたいタスクかもしれませんが、そこに行き着くまでには色々な準備が必要です。

タスクリストに書く内容が漠然としていると、それに対して最初に何をするべきかが曖昧になり、作業の取りかかりが遅くなる原因にもなります。

現時点で分かりうる範囲でタスクを分解し、行動レベルまで落とし込むことが上手く行くこつだと思います。

次のエントリーでは、洗い出したタスクの分類方法について説明したいと思います。

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ゾーンに入るには~その2

前回のエントリーで、仕事中にゾーンに入るために必要なこと、そしてその為にはゾーンに入るための集中力を阻害するノイズを出来るだけ遠ざける必要があると説明しました。

そのノイズの種類ですが

・電話
・メール
・ふと思いついた他のタスク

他にも沢山あると思いますが、代表的な物でこのようなものが挙げられます。

それでは、それぞれのノイズについて私がどのような対処を取っているか、項目毎に説明したいと思います。

■電話

こちらの都合など一切考えずに掛かってくる電話ほど、私たちの作業を妨げるものはないですよね。

その電話によって作業が一時中断するだけならまだしも、その電話の用件によって発生するタスクが重要であればなおさら今進めているタスクへの集中力は無くなってしまいます。

このような電話による集中力の寸断を回避するには、その電話の内容を一時的に忘れる必要があります。
私は、電話が終わった時点で、その電話の内容を新たなタスク扱い、すぐにメモするようにしています。

これは当たり前のことですが、大切なのはその新しいタスクに飛びつくのではなく一度脇に置くことです。

→電話で発生したタスクは一度脇に置いておく

 

■メール

電話と同じように作業を中断させるノイズとしてメールが挙げられます。

メール着信のポップアップがPCの画面に表示されると、大抵の人はそのメールを開き、そのまま返信やそのメールの内容についての処理をしてしまうと思います。

例えばこちらのエントリーでは、人が仕事中にメールを開くと元の仕事に戻るのに平均64秒かかるという調査結果が紹介されています。

このようなメールによる作業の中断、集中力の寸断を避ける最も有効な対処方法は、新着メールのチェック間隔を30分、または一時間程度に設定し、メールを処理する時間も予め決めておくことです。

これは、新着メッセージの表示回数を減らす事でジャマーの発生回数を減らし、かつメール処理の時間を仕事のスケジュールに組み込む事でそれ自体を一つのタスクにまとめるということです。

そのメール処理によって発生した新たなタスクについても、電話で発生したタスクと同じように、その都度処理するのではなく、一度タスクリストのInboxに放り込み、処理するタイミングは現在進めているタスクが終わってから判断するようにします。

→メールの新着確認間隔を出来る限り長く設定し、メール処理の時間を予め決めておく。

→電話と同じようにメールで発生したタスクへすぐに取りかからない

■ふと思いついた他のタスク

メールや電話と違い、こちらの都合を無視して割り込んで来る事はないのですが、作業中にふと思いつくタスクというのも、現在進めているタスクへの集中力を阻害するノイズの一つです。

なにか作業をやりながら「そう言えば会議の資料を印刷しなきゃ」なんてタスクを思い出し、慌ててその作業に取りかかるなんて事はないですか?

このような突発的に思いついたタスクについても、電話やメールを同じように、一度タスクリストのInboxに放り込み、今の作業が終わった後に取りかかるようにします。

ふと思いついたタスクは、それを忘れたくないがため、すぐに取りかかりがちですが、一度タスクリストのInboxに入れてしまえば問題ありません。

→電話やメールと同じように、先ずは発生したタスクをInboxに放り込んで一時忘れましょう。

今回のエントリーで、集中力を阻害する代表的なノイズに対する対処法を紹介しましたが、共通して言えるのは、突発的に発生したタスクに飛びつかないことです。

それが、簡単に終わる一本の返信メール、電話だとしてもですね。

あくまでも一般論で、本当に重要かつ緊急な場合は仕方無いですが、それ以外については出来るだけ一度Inboxに入れるようにしましょう。

次回は、そのInbox(私の場合はOutlookをInboxとしています)にタスクリストを作る具体的な方法について説明したいと思います。

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ゾーンに入るには~その1

スポーツ選手などの集中力が極限まで高まり、自分の持っている実力を100%発揮出来るような精神状態をゾーンに入ると言います。

ゴルファーがパットを打つ際、すぐ近くを通り過ぎる電車の音が一切聞こえなくなるとか、まさにこの境地なのでしょう。
私も学生時代にアーチェリーをやっていましたが、このゾーン状態に入ると、周りに沢山の競技者が居るにもかかわらず、自分一人が世界から隔絶されているような感覚になり、50メートル先の標的が通常より大きく見え、何度矢を放っても外れる気がしない。
そんな精神状態を度々経験しまいた。

スポーツの世界ではよく聞くこの精神状態ですが、仕事の上でもこれに近い状態に入る事が出来ます。

私の場合は本当にたまにですが、ゾーンに入ることが出来ると次から次へとタスクを片付けることが出来、一日でこなす仕事量は通常の二倍以上にもなることもあります。

その際「毎日これ位頑張れたら良いのに。。。」なんて思うのですが、なかなか難しいです(笑)

それでもGTDをベースとしたタスク管理を始めてから、その頻度は確実に上がっていると思います。
ここではそのゾーンに入るために心がけている幾つかの項目について紹介したいと思います。

ひとつの事に集中する

ゾーン状態を維持するためには、一つのタスクのみに意識を集中することが重要です。

前に書いたような、慢性的に繁忙感を感じている人は、常に頭の中が色々なタスクで一杯になっていると思います。

そのような状態では、頭の中のゴミタスクがゾーンに入るのを妨げます。

一つのタスクに集中するためにも、今考える必要のないタスクを、一度頭の中から追い出すことが大事なのです。

→今やらなくてよいタスクを明確にしましょう

 

制限時間を設ける

ゾーン状態に入るには適度な緊張状態も必要です。

仕事に締切時間が設けられてないと、ついダラダラとしてしまうのが人の弱い所です。

これは自分自身も大いに反省すべき点ですが、このようなダラダラした精神状態だとゾーン状態には入れません。

周りから押し付けられた締切がなく、自分の裁量でタイムスケジュールを決められるならば、積極的に締切を設け、そのタイムリミット内にタスクを完了させるとういう意識が必要です。

→タスク完了のタイムリミットを設けましょう

 

タスク密度を高める

集中力を維持するには、タスクの密度も重要です。

一つのタスクが完了した時点で「さて、次は何をやろうか?」と考えているようでは、集中力が途切れ、折角入れていたゾーン状態が途切れてしまいます。

それを途切れさせないためには、NextActionが書かれたタスクリストを準備しておくことが重要です。

→タスクは出来るだけ細かく分解し、すぐに出来るタスクを沢山持っておきましょう

 

集中の邪魔になるものを取り除く

タスクの実行中に、電話やメールで作業が中断する。これがゾーン状態を妨げる一番の原因ではないでしょうか。

その他にも、ついついRSSをチェックしたり、iPhoneをいじってしまったりと、ゾーン状態を妨げるものは沢山あります。

こちらの都合などお構いなしに掛かってくる電話は別として、その他のノイズを出来るだけ遠ざけることが、ゾーン状態を維持するのに大切なのです。

→作業を中断させるノイズ は出来るだけ遠ざける、又はそのための時間を設ける

 

このノイズについての対処方法については又別のエントリーで説明したいと思います

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GTDで得られる効能

GDTをベースとした仕事の進め方で得られるメリットは、作業の効率化だけではありません。

私が感じる一番のメリットは、 今やる必要のないタスクを一時的に忘れる事で、現在自分が推めている仕事に集中出来る事 です。

もし膨大なタスクを明確にしないまま作業を続けると、あるタスクを進めながらも他のプロジェクトのタスクを思いだして気を揉んだり、そのタスクについつい手を出してしまい、結局どちらの仕事も中途半端になってしまうでしょう。

GTDの最初のステップでタスクの抽出を行い、今着手する必要のないタスクを除外することで、そのような状況を回避する。

そしてその結果として頭の中が仕事で一杯になっている慢性的な繁忙感から解放されるのがGDTの本当の効果だと思います。

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GTDのはじめ方

忙しい時は、気になることをすべて書き出し、頭の中をスッキリさせることが大事です。 混乱した思考のもとでは、どんなに頑張っても生産性を上げることなど出来ません。 GTDはデビット・アレン(David Allen)が『仕事を成し遂げる技術 ―ストレスなく生産性を発揮する方法(2002年)』で紹介している仕事術ですが、このブログでは、このGTDをベースとした仕事術、また生活を豊かにするちょっとしたテクニックについて紹介していくつもりです。

■GTDのはじめ方

書籍ではGTDの最初のステップとして、最低でも3時間かけて、仕事・プライベートに関わらず、自分の気になっていることをすべて書きだすよう書かれています。 想像してみてください。 机の前に3時間も座り、仕事・プライベートの区別なく、気になっている事をすべて書き出すとどれくらいの量になるのか。   クライアントへの確認事項、プロジェクトを進めるための書類作成、チームメンバーへの連絡、社内委員会の準備、雑多な事務作業、自宅のゴミ捨て、請求書の処理、、、、あっという間に膨大なリストが出来上がるはずです。 このリストが出来たら、次は分類です。 本来ならばGTDのフローチャートに沿って説明するべきですが、ちょっと端折ってポイントだけを抑ます。

■やらなくて良いことを洗い出す

最初にやるのは、このリストの中から「やる必要のないタスク」を抽出することです。 この「やる必要のないタスク」とはこの先ずっとやらないもの、すくなくとも暫くはやる必要のないものです。 抽出が出来たら削除するか、「いつかやる・多分やる」のフォルダーに放り込みます。 書籍では、この「いつかやる・たぶんやる」タスクの例として
バス釣りに行く、ボートを買う、スタッフのPRビデオを作る、スペイン語の勉強、会いたい人を探す、水彩教室に行く、デジタルビデオカメラを買う、キッチンのサイドボード購入、北イタリア旅行、日曜大工を習う、キャサリンにスクーターを買う、ポスターなどのライトアップ、気球に乗る、池を作って鯉を飼う、ワインセラーを作るetc.
などが挙げられています。 それらのタスクについては、やらないと決めたのですから、現時点では忘れてしまって結構です。 やるべき時が来たのなら、そのリストを見れば良いのですから。

■すぐに出来る事をすぐにやる

やる必要の無いタスクを消し去ったら、次の作業に入ります。 それはリストの中で、時間をかけずに今すぐ出来るタスクを実行することです。 すぐ出来るタスクの定義ですが、書籍の中では2分以内で終わらせられるタスクと書かれています。 私の仕事では、2分と言われるとちょっと短いので、10分以内に出来ることをすぐに出来ることとして考えています。 例えば ・進捗確認のための電話をかける ・メーカーや協力会社に作業願いのメールを書く ・メールに添付されているファイルを印刷し目を通す ・報告書の目次を書き出す ・気になっている計算書の数字を電卓で確認する ・チームミーティングの時間設定をする ・図面や資料をプリントアウトし郵送の準備をする このような手順で、今すぐに出来るタスクを洗い出し、朝の日次レビュー完了後、すぐに電話をかける、メールを書く、資料を印刷すると言った感じで作業を始めます。 そして、終わったタスクについてはリストから削除する。 仕事を進めるなかで生じた気になることは、メモにとり頭の中で管理しないことを徹底します。 これが一番大事。 そして、その追加された気になることを定期的に見直し、同じ手順で処理・整理というフローを通しつつ、今やれること、ここでやれることに集中するのです。

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「忙しすぎてパニック!」そんな状況から脱出するたった一つの方法

仕事上でのストレスにはいろいろな種類があると思います。

・理不尽な上司
・なかなか思い通りに動いてくれない部下のマネジメント
・その他面倒な人間関係
・クレーマー化したお客さんへの対応
・労働時間や内容に見合わない低賃金
・能力以上の仕事を担当するプレッシャー
・膨大な作業量とそれに伴う長時間労働

この他にも色々あるかとは思いますが、これから私が紹介する仕事術で改善できるのは一番下の項目、膨大な作業量を確実にこなし、一日の仕事密度を高めることで深夜まで及ぶ長時間労働を少しでも短くすること。

そして、家に帰って寝るだけのような生活を送っている方に少しでも自分の時間を作ってあげることです。

それ以外のストレスについては主にコミュニケーションに由来するものが多いと思いますので、実際に悩まれている方は、その方面の書籍などを読み、解決の努力をしてください。。。(笑)

■何にストレスを感じていたか?

私がまだGTDを知らなかった頃、朝の通勤電車の中では、今日やるべき仕事のリストが頭の中をぐるぐる回り、気持ちが押しつぶされそうになっていたものです。

何か一つの仕事について考えると

 
・その段取りの為に必要となる作業
・その段取りに必要な資料確認
・関係各所への連絡事項
・メーカーへの見積もり依頼
・以前送ったメールの内容確認。。。

このように、やるべきことの作業リストが頭の中で連想ゲーム的に浮かび上がるのです。

さらにはその連想が平行して進めている別のプロジェクトまで広がってしまう。
そして、それらの作業を終わらせるのに必要な時間を見積もると、帰りは深夜になることが分かり朝からどっと疲れる。
そんな毎日だったのを覚えています。

■そのストレスはどうやって消すのか?

それでは、私が通勤電車の中で感じていたストレスを解消するために何が必要だったのか?

あまりにも簡単な答えで拍子抜けですが、こうしたモヤモヤをスッキリさせる方法はただ一つ


モヤモヤの原因となっている仕事のリスト、やるべきタスク一覧をすべて書き出し、書き出した後はサッパリと忘れることだったのです。

朝出社してPCの電源を入れ、メールのチェックを終わらせ「さて今日は何から始めようか」と余裕のある仕事環境なら、手帳への簡単なメモ書き、モニターに貼る付箋で十分です。

しかし、本当に仕事に追われ追われて何から手を付ければ良いか分からない。
かつての自分のように、半分パニック状態に陥っている状態に陥っている人は、頭の中のタスクリストを徹底的に書き出す必要があるのです。
人の脳は全ての事を覚えておくこは出来ません。
どんなに重要なことであっても時間と共に記憶は失われていくものです。

それゆえ、忘れてはならないタスクが一つでも頭の中にあると「忘れてはいけない」という気持ちが沸き起こり、常にストレスを感じるのです
それが、沢山あるとどうでしょう?

■まとめ

すべてのタスクを書き出せれば、そのリストを自分の頭で覚えておく必要は一切くなります。
これが通勤電車で感じていたストレスを無くす一番の処方箋だったのです。

GTDという仕事術を身に着けて分かったことは、敵(仕事)が見えなければ見えないほどストレスを感じるということ。
自分のやることがすべてリスト化され明確化されれば、後はそれをどうやってこなして行くかという前向きな発想へ転換されるということなのです。

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現在執筆中?の自己流GTDマニュアル

まる一年執筆が止まっているのが、この自己流GTDマニュアルです(笑)
以前は会社への通勤時間が1時間ほどあり、運良く座れた時にWillcom03とBlueToothのワイヤレスキーボードですこしずつ書きためていたのです。

しかしガジェット好きの性格により携帯をiPhoneに変更し、また会社の近くに越したため電車に乗る時間が全くなくなってしまったことで、筆が完全に止まってしまってました。
現時点で§10まで書き終わっていたみたいですが、やはり一年も温めておくと情報は古くなってしまうのですね。。。
その当時では結構目新しかったことも、今では当たり前になっている。そんな項目が多々あるみたいです。

しかしながら、GTDを使った仕事術に関しては、自分自身でも効果を実感していますし、具体的なアプリケーションの使い方、各アプリケーションを関連付けを行った応用方法など、まだコモディティ化していないテクニックもあるようですので、頑張って最後まで書き上げたいと思います。

最近、KindleiPadがメジャーになり、電子書籍が新しいメディアになりつつある今日この頃ですので、機会があればpdfにして公開してみようかと思います。

§1 ストレスについて
1:自分の話
2:業界の話
3:問題が見えてくるとストレスはなくなる
4:何をストレスと感じるか

§2 GTDとういう仕事術
1:GTDとは
2:参考図書紹介

§3 GTDは仕事の効率化を図るだけのものではない
1:目の前の仕事に集中する

§4 具体的なプロセス
1:準備するもの
2:タスクリストの洗い出し
3:タスクリストの分類
4:完了したタスクリストを消す快感
5:タスクリストの定期的な見直し

§5 GTDとカレンダーを組み合わせる
1:Outlookのカレンダー機能について
2:タスクをカレンダーに放り込む
3:仕事に制限時間を設ける
4:今何をやっているか?何をやっていないか?
5:気の重い仕事を無理やり割り込ませる

§6 思いついたアイデア(タスク)を逃さない
1:アイデアを思いつくのはこういう時
2:スマートフォンでタスクの管理

§7 PCとモバイルを同期させる
1:スマートフォンはActiveSincで同期させる
2:タスクは連鎖的に思い浮かぶ
3:BlueToothを使ってワイヤレス接続

§8 PCとGoogleカレンダーを同期させる
1:外出先でのスケジュール確認
2:Outlookとグーグルカレンダーを同期させる
3:Googleカレンダーでスケジュールを公開するメリット
4:カレンダーを重ねて表示する方法

§9 カレンダーを使ってタスクの分配
1:タスクの移動方法
2:カレンダーを使ったタスクの受け渡し

§10 率化を図るためのTips
1:デュアルディスプレイ
2:Googleドキュメントを使った作業手配
3:Crossroopを使って効率よく電話打ち合わせをする
4:Dropboxを使って外注先とデータ共有
5:iGoogleを使ってブラウザを自分だけの情報ポータルサイトにする
6:EverNoteを自分の補助脳にする
7:ペンタブレットとダブルマウス
8:Atokの単語登録で素早くメールを書く
9:Outlookのアドレス帳はこうすると便利
10:Willcom03の名刺リーダーを使ってみる
11:気になったサイトは後で読む

§11 仕事のスピードを上げるには?
1:作業スピードを上げる
2:決断までの時間を短くする
3:作業は直列から並列、そしてまた直列へ
4:打ち合わせの結果をイメージする
5:後はやる気

§12 大問題は小さな火種から
1:気になっている事はないか?
2:問題はチームメンバーと共有しよう
3:取り返しがつかなくなる前に
4:気持ちを切り替えて粛々と対処

§13 GTDをやり遂げる精神論
1:暇な人には必要ないテクニック?
2:問題を問題として認識する
3:新しいことにチャレンジする勇気
4:とにかく一ヶ月続けてみる
5:自分に合わせたスタイルを確立する
6:一緒に頑張れる仲間を見つけよう

§14 ライフワークバランスを考える
1:何のための効率化か?
2:生み出した時間を何に使うか?

§15 終わりに

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