タグ: GTD

今週末二歳になる子供が、何かにつけ「これって？これって？」と聞いてきます。そのたび車だよ、電車だよ、猫だよ、赤だよ、と物の名前や色や数字を教えています。

まっさらの白紙で生まれてきた子供が、物の名前を覚え、親の話す言葉を真似、徐々に他者とのコミュニケーションを取るようになる様子はとても興味深いものです。今は具体的な物の名前くらいしか聞いてきませんが、これから成長して行く過程で、もう少し複雑な概念や、社会のルール、問題に直面したときの判断基準を色々な所、場面で学んで行くのでしょう。

今は自由気ままに振舞っている子供も幼稚園に入り集団生活をするようになれば、まわりと協調することも覚えなければなりません。小学校に入れば気の進まない勉強も自分でやる必要がでてきます。もっと大きくなれば人間関係の問題など簡単には解決出来ない問題に向き合うことになると思います。

GTDの処理ステップでは収集した気になる事について「これは何か？」の問いかけを行います。その自問の答えとして、すぐにやるのか。やらないのか。いつかやるのか。資料として保存しておくのか。などの判断を下しますが、人が生活のなかで直面する問題をどう処理していくかの基本スタンスは、子供が親に問いかける「これって？」への返答の延長線にあると思うのです。

「これって？これって？」という問いかけは、大人に対する「それはなに？それはどうするの？なんでそうするの？」という思考フローの確認にほかなりません。 
あと数年も経てば直接聞かれることは少なくなると思いますが、親の行動や会話など、日頃目にする様々な情報をインプットし自分独自の思考フロー、自分自身のＯＳを作って行くのでしょう。

真面目過ぎるのでもなく、いい加減でもない、良い加減の判断基準。頑なに守るだけでなく、状況に応じ柔軟に方向修正の対応が出来るような思考フローを身につけて欲しいと思うのです。一日何百回と聞かれる「これって？」にはこれからも心して答えていきたいと思うのです。

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■自分にとってのＧＴＤ
GTDと出会って数年経ちますが、両者違いについて、自分の言葉で説明することがなかなか出来ませんでした。
最近、やっと自分なりに納得の出来る解釈が出来るようになったので、再整理を行う意味で記事にしたいと思います。

最初にGTD前の自分と後の自分で何が変わったかと言うと、仕事中も含め、日常生活上でのストレスが無くなったことだと思います。
簡単にいうならば、何か心の中でモヤモヤするものが殆ど無くなったことが、GTDの最大の効果だった言えるでしょう。
自分にとって、ただのTodoリストとGTDのNextActionの違いはこの部分にあると思いますので、この違いが何によってなされるのかについて再考したいと思います。

■ＧＴＤでは何が収集されるか
GTD では最初のステップで頭の中にある気になること全てを書き出すようにと言われます。
この作業で収集される物は、既に目の前に突きつけられている具体的なタスクだけでなく、心の中に引っかっている感情、将来の目標や夢、ふと頭に浮かんだ一言のフレーズなど、抽象的で、すぐに行動に移すことが出来ないものも含まれます。

これらの雑多なリストに含まれる言葉は、いうならば私たちの心の中にある整理出来ていない考えや、気持ちです。
これらのモヤモヤした気持ちが意識上に現れる事は滅多にありませんが、小さなきっかけで頭をもたげ、心を悩ます原因となります。

それらは、一見透明に見える湖の底に沈んでいるゴミのようなものですね。
普段、何もなければ静かに水底に沈んでいるものの、石が投げ込まれた瞬間、水面が波立つのと同時に、その水自体を濁らせます。

■収集範囲の本質的な違い
ただのTodoリストの収集範囲が、水面に浮いているゴミだけだとするなら、GTD のそれは水底に溜まったゴミを一つ一つ拾い集めることにほかなりません。
そして、GTDのフローを通すことは、その一つ一つを見極め、ゴミとして処理するのか、それとも綺麗にして水底に戻すかの選択作業になるのでしょう。

書籍で言われている３時間という長い時間をかける事、「頭の中の気になること」を書き出すというフレーズがただのTodoリストをGTDのNextActionの違いを生む、最大のポイントなのです。
もし、GTDの提唱者であるデビット・アレンが「頭の中にあるやるべき事をすべて書き出しなさい」と言っていたら、GTDの方向性は全く異なっていたと思います。

■忘れる勇気とストレスフリー
水底のごみ、心の奥底に刺さっている小さな棘に焦点をあて、それは何か？と問いかける作業には少なからず痛みが伴います。
それが今見たくない物であれば、サムデイリストの中に放り込み、気が向いたときにGTDのフローに通せば良いでしょう。

収集が終わり、気になること全てリスト中に入っているという信頼感さえ持てれば、今は安心して忘れておくことが出来るようになるからです。
忘却が人の健全な心を守る安全装置だとするなら、GTDは気になることを安心して忘れさせてくれる為にあるのかもしれません。

何か気になることがあれば、直ぐに鉛筆をとり、目に見える言葉にしてみましょう。
それが、ストレスフリーを実現するためのNextActionとなる筈です。

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■ＧＴＤによって変わった一つの事

仕事術としてのGTDを実践する過程で、自分の内面が大きく変わった事がひとつあります。
たいした話ではないのですが、何か気になること、問題が起きた時、起きそうな時、それに対して「それは何か？」という問いかけが出来るようになった事です。

■ＧＴＤ前の自分
生活の中で生じる色々な問題、特に人間関係に関わるようなことは、少し気になったとしてもついつい先送りにしがちです。
その問題を解決するのに必要な労力、気力よりも、時間が解決してくれることを願った現状維持を選択し問題を先送りにすることで、取り返しのつかない失敗をすることが良くありました。

仕事でもそうでした。何か気になることがあっても、問題が明らかになり、それを方向修正するための時間や労力が生じるのが嫌で、目を背けてしまう。
結局は、どうしようもない時期になって重い腰をあげチェックしてみると、案の定間違いが発覚し、対処の時間が遅くなった分だけ問題が大きくなってしまっている。
ほんとうに、よくありました。いや、いまでもまだありますね。。。。

仕事、プライベート両方で言えたのは、問題に気がついた時、直ぐに対処しておけば良かったという後悔です。後悔先に立たずとはまさにこの事です。
これまでの自分、まぁ、今の自分もまだまだですが、基本的な思考フローが「面倒な問題は先送り」という思考スタイルだったんでしょう。

もしかすると、先送りにする事で、問題がうやむやになったり、忘れ去られたり、別の問題が生じる事で問題にならなくなったりと、そんな駄目な成功体験を積み重ねた事で、悪い思考の癖が身に染みついていたのかもしれません。
ここで出て来たのがGTDです。

■ＧＴＤ中の自分
GTDでは身の回りの気になる事を全て洗い出す事を要求されます。
ストレスフリーを実現させるためには、例外は認められません。
この収集というフローを通す事で、目を背けていた問題や、先送りにしていた課題が白日の元に晒されます。

次の処理というフローの中で、その問題に対して「それは何か？」という問いかけを求められます。 そこで「やらない」という選択をする事も可能ですが、問題を完全に無視出来るほどの度胸はないので、やはり何らかのアクションを取ることを選択します。

ここで明らかになった問題はやはり複雑で、簡単なワンアクションでは完了することはできません。 やはり少しずつ問題を分解し、それを解決するためのアクションも小さく分割することになります。

■ＧＴＤ後の自分
面白いことに、この段階になると、これまでは非常に気が重く、目を背けていた問題がそれ程大変には見えなくなっている事です。
おまけに、その問題も最初のアクションを実行した時点で他の人のサポートが入ったり、実は問題ですら無く、最初の一歩を踏み出しただけで、あっという間に問題が消えてしまうこともありました。
こうなってくると、一体自分は何を恐れ、何を躊躇っていたのだろうという気持ちになってしまいます。
こんな事なら早く手を付けていれば良かったと、またまた後悔先に立たずです。

毎日降りかかる大量の仕事を処理し、作業の効率化を高める。その過程の中でストレスフリーを実現するワークフローとしてのGTDも重要ですが、それ以上に問題を問題と認識し、解決して行くための思考フローを自然に身につける訓練が出来るのがGTDの持つもう一つの側面だと思うのです。

もっと早くこの思考術に出会うことが出来ればよかった。
なんて、後悔しても仕方ない。全くもって後悔先に立たずです。

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最近GTDがただのタスク管理の手法ではないと言うことに、何となく気がついた感じです。これはこれまでの数年間、GTDの守備範囲を仕事のToDo管理にのみ使用していた頃には全く気づくことが出来なかった感覚です。

このブログでも紹介しているとおり、私は仕事上のタスク管理、GTDの実装をマイクロソフトのOutlookで行っています。それは、仕事を進める際、次々に発生するタスクの登録の容易さ、処理のステップ毎に変化して行くタスクの分類、名称。スケジュール管理を行なう際のカレンダーとの連携性など、このソフトが持っている機能、操作性が自分の仕事の進め方に非常にマッチしていたからだと思います。いや、逆にタスク管理のフローに併せ、ソフトの使い方、他のサービスとの連携を少しずつカスタマイズしたというのが正しいのかもしれません。

それで、ずっと悩んでいたのが、プライベートのタスク管理をこのOutlookをベースとしたGTDの処理システムにどうやって乗せるかでした。 仕事と、プライベートという、微妙に交わりながらも処理する時間、場所、適用範囲が大きく異なるタスクを同じシステムで管理しようとする事に、何とも言えない違和感を感じていたのです。 これは、Outlookの機能として、大きなコンテキスト毎にタスクリストの表示、非表示が出来ないというのが大きな理由だったかもしれません。 それと併せ、仕事とプライベートという２つの大きなタスクは、その粒度や重要性、優先度の決め方、処理に必要なスピードが微妙に異なることも理由の一つのだったとも思います。 何かに例えるならば、仕事上のタスク処理は「テトリス」、プライベートのタスク処理は「ジグソーパズル」に例えられそうです。いくつか具体的に違いを挙げるとすると、

仕事上のタスク処理：テトリス
・強制的に落ちてくるタスクを処理するイメージ
・各タスクの処理には明確な締め切りがある
・職種や仕事の内容により、落ちてくるタスクの量、スピードは異なる

プライベートのタスク処理：ジグソーパズル
・どんな作品を作るかはその人の自由
・明確な締め切りは無いが制限時間はある
・各ピースを何処から、どんなスピードではめて行くかはその人次第

あくまでも自分自身のイメージですが、仕事とプライベートのタスクは上に挙げたような違いがある様に思えます。これ迄、この様な違いを感じていたため仕事とプライベートのタスクを同列に扱い、同じシステムに載せるのに抵抗を感じていたのだと思います。

現在は仕事のタスクはこれまでの通りOutlook、プライベートのタスクはEvernoteをinboxとし、Evernoteとデータ連係が出来るNozbeを間に挟み、最終的には仕事と同じOutlookカレンダーに、仕事とプライベートのタスクを並列表示させる事で、それぞれのタスク管理、スケジュール管理を行っています。 (この詳細な流れはまた別のエントリーで紹介したいと思います。)

やっと、本題に入ります。
最初に、GTDが単なるToDo管理の手法ではないと書きましたが、同じ意味合いの事をTwitterで呟いたところ、@mehoriさんから以下の様なRTを頂きました。

「RT @mehori: GTDは「人生観を実装する方法論」なので人によって違うんです」

ここで@mehoriさん書かかれた「人生観」が何であるかはハッキリと伺った訳ではありませんが、私は我々がこの人生の中で何を成し遂げ、何になりたいか？と言う事ではないかと解釈しました。

プライベートにおけるGTDは、他人から与えられたり、無理矢理やらされるものではなく、自分自身で目標となるゴール(作品)を見つけ、自分自身でピースを集め、時には一人で、時には誰かと協力しながら形を作り上げて行くものだと思うのですね。 なので、ＧＴＤを実践している人にとって、何をｉｎｂｏｘに入れているかが、その人のＧＴＤに対する向き合い方、人生観を表しているのだと思います。

ツールは何を使っているか、デジタルかアナログか等の方法論はとても表面的な議論に過ぎず、一番大切なものは、このシステムを使って何を実現したいのかなのですね。

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「三上」で生まれたタスクを捕まえる

前回のエントリー「三上」で生まれたタスクを捕まえる~その1では、三上(馬上、枕上、厠上)と呼ばれる人がリラックスしている時に生まれたアイデア(タスク)をGTDのシステムに入れるこ とで、ストレスを回避する必要があると説明しました。

ここで一つ補足しておきますが、その様 なリラックス出来ている時間に、仕事上のタスクを思いつくのは完全なストレスの原因になりますが、その内容が、仕事上の物ではなく何かワクワクする様ななアイデアだとしても、ストレスの原因となり得ます。

何故かというと、その場に紙やパソコン、携帯電話など、そのアイデアを書き留め る道具が無いと、それを記憶に留めておく道具として自分の脳（記憶力）に頼らざるを得ません。

人間の脳は時間の経過と共に記憶を忘却するよ うに出来ており、記憶を長期的に保持しておくことが苦手です。

その苦手な事を頑張って行おうとするとそれがストレスに なる。これが、思いついた内容が楽しい物であったとしても、その場でアイデアをキャッチしておかないとストレスになり得る理由です。

今回のエント リーでは、三上で生まれたアイデアやタスクをその場でキャッチしておくために私が使っているツールを紹介したいと思います。

ツー ルその１～Evernote

先ほど人の記憶についてコメントしましたので、記憶の保存ツール、外部記憶ツールとして最適なEvernoteを最初に紹介したいと思います。

Evernoteの機能、操作方法、そのソフトの基本思想については、それだ けでも本が一冊書けてしまう程ですので、その説明については割愛させて頂きます。

書籍としては
・できるポケット+ Evernote
・Evernoteハンドブック

使い方について紹介しているサイトとしては
・ただのメモでは勿体ない！Evernoteに人生を記憶しよう
・Business Media 誠

等がありますので、こちらを参考として下さい。

では、 具体的なアイデア(タスク)のキャッチ方法ですが、Evernoteの標準アプリは手軽に使うには少し挙動が遅いので殆ど使ってません。

標準アプリを使う のは、外出先で登録したノートを検索し保存した情報を取り出す時、または、これから紹介するアプリ(fastever)では出来ない写真のアップーロードくらいです。

さて、すでに名前を出してしまいましたが、私がEvernoteにメモを送るツールと して使っているのはFasteverというアプリです。

ツールその２～fastever

このFasteverというアプリが使いやすく感じるのはとにかく起動からメモの入力、送信、そして次のメモの入力までの挙動がシンプルかつ早いためですね。

標準 アプリと比べるとその差は数タップ、時間としてはコンマ数秒かもしれませんが、このあたりの差が使用感に大きく差をつけている感じです。

前 回のバージョンアップで入力時に保存先のノートとタグを選択出来るようになりましたが、その仕分けはデスクトップで行なうと割り切れば、起動、入力、送信 がほんの３ステップで出来てしまいます。

保存したノートの送信がバックグラウンドで行われるため、送信している間に操作が出来なく なる(ほんの数秒ですが)事が無いのも、操作性の向上に寄与していると思います。

 ツールその3～ Egletlist

次に紹介するのはEgletlistと言うアプリです。

このアプリについては、まだ使い こなせているとは思えないので、詳しい説明は出来ないのですが、簡単に機能だけ紹介すると、Evernoteのチェックリストのみを動機させる事が出来る アプリです。

EvernoteをGTDのメインツールとして使っている方、または簡単な買い物リストやチェックリストとして使われ ている方にお勧めです。

チェックリストの同期にのみ機能を絞っているため、使い勝手としてはEvernoteのデスクトップクライ アントを使うよりも手軽で使いやすいかもしれません。

また、近々予定されているメジャーアップデートではGTDのツールとして、さ らに最適化されるとのウワサも聞こえてきています。

使い方については@goryugoさんが詳しく研究されてい らっしゃいますので、もっと詳しくお知りになりたい方は、こちらのサイトをご覧になって下さい。

これから紹介するのが、私がタ スク追加のツールとしてメインに使っているものです。

これまでのエントリーで、私がタスク管理に使用しているのはOutlookと説明しましたが、前 に紹介したEvernote系のツールはOutlookとの同期が取れないため、後で見返してOutlookのタスクリストに転記する必要があります。

出来ればその様なワンクッションは省きたいので、直接Outlookのタスクリストと同期が取れるツールが欲しくなってしまうのが人情と言うものw。

色 々と探した結果、現時点で私が使っている２つのツールがその機能を備えており、日常的に使うツールとなっています。

ツー ルその4～willcom03

現在、私は携帯電話としてiPhoneを使ってますが、機種変更をする前はウィルコムの willcom03を使ってました。

抵抗膜方式のタッチバネルがモッサリしていて、iPhoneと比較するとUIが残念過ぎる端末ではありましたが、Bleutoothの外部キーボードが使え、単体でもフルキーボードが使えるので、いま振り返っても高機能な端末だったと思います。(今でもPDAとして活躍 中です)

この端末では、ホーム画面の「仕事」をタップすると、以下のような入力画面が表示されるの で、後は上部の入力欄にどんどんタスクを入力すれば良いだけです。

タスクの分類もこの端末上で出来ることは出来るのですが、目的は 素早くアイデア(タスク)を追加することですし、分類はデスクトップのOutlookに同期させたあとの方が楽にできますので、ここでは入力作業だけに留 めておきます。

ここで完璧に入力をしようと考えると一つ一つのタスク入力に時間がかかり、ストレスになるのでお勧めしません。

さっと入力する習慣をつける ためにも最低限の作業に留めておきましょう。

端末に入力したタスクは、母艦となるOutlookがインストールされたPCにUSB で接続することで同期を取る事が出来ます。

最新のWindowsmobile端末では改善されているかもしれませんが、有線でないと同期が取れないのは ちょっと残念な所です。
(※BleutoothでPCと接続することで、USBケーブルを省くことまでは出来ます。)

ツー ルその５～A PP igo Todo

willcom03の二年縛りの呪いを断ち切り機種交換に踏み切ったのが、現在携帯電話として も使っているiPhone3G(あと一ヶ月買うのを我慢すれば待てば3GSに出来たのに。。)です。

iPhone 用のタスク管理アプリはそれはもう沢山有りますが、その中から私が選択したのがAppigoTodoです。
理由としては先に述べた Outlookとのデータ同期機能ですね。

同期させるためには、ちょっとだけ一工夫が必要ですので、設定方法について説明しておきた いと思います。

１：Toodledo
Outlook とApｐigoTodoのデータを同期させるための中継地点として利用しますので、サイトにアクセスしアカウントを取得して下さい。

２：Toodledo Outlook Sync
次 に準備するのがこのソフトです。
このアプリはOutlookがインストールされているPCに入れることで、Outlookのタスクリストをアップロード し、Toodledoのタスクリストと同期を取ることが出来ます。
アプリはこちらのサイトからダウンロードして下さい。

３：ApｐigoTodo
iPhone にインストールするのはこのアプリです。このアプリ単体でもGTDの実践ツールとして利用出るほど高機能、かつ操作性にも優 れているので、Outlookとの連係を考えなくて良い方にもお勧めです。

動機させることのサービスとしては、Toodledo他にＲＴＭ（Remember The Milk）も選べますが、ＲＭＴはそれ専用のアプリがあるので、あえてToodledoと同期を取る必要はないでしょう。

これらの設定を行う事で、Outlook とiPhoneのタスクリストを同期する準備が出来ます。

あとは、思いついたタスクをドンドン入力しておけば、自動的に Outlookに同期しますので、入力したタスクの分類はデスクトップのOutlookでじっくりやりましょう。

入力したタスクの分類方法は以下のエントリーをご確認下さい。

タスクリストの分類方法～その1
タスクリストの分類方法～その2

ツー ルその6～ＲＴＭ（Remember The Milk）

最後に紹介するのはRTM（Remember The Milk）です。

これまでに紹介したツールは主に仕事用として使っていますが、このツールはどちらかと言うとプライベート用として使っています。

それも私個人だけの物ではなく、家族のToDo管理ツールとして使っています。

使い方としては共通のアカウントを作り、私と妻両方のiPhoneにインストールします。

例 えば、ここには買い物リストや、お互いが処理すべきタスクリストを入れておくようにします。

当然ですが、データはiPhoneの本体ではな くオンラインのサーバー上に保存されるので、お互いが追加したタスクをお互いの端末で共有出来るという方法です。

例えば、奥さんが買い物に出かけた後、何か買って来て欲し い物を思いついた場合、手元のiPhoneから買い物リストにその内容を追加します。

すると、買い物に出かけた奥さんはお店で買い物リストに追加されたリス トを確認し、商品を買い物籠に入れるという流れですね。

まとめ

以上が私がふと思いついたアイデア（タスク）をキャッチするのに使っているツール、テクニックでした。

先週5月8日に参加したマインドハック研究会で講師の@nokibaさんがタスク管理ツールの色々について説明して下さいました。

その中で人の記憶の段階について説明があったのですが、それが

・記銘
・保持（貯蔵）
・想起（検索）

の三つです。
前回、今回のエントリーでアイデア（タスク）をキャッチするという表現を使いましたが、心理学的に正しい表現とするなら、このなかの「記銘」というのがそれに当たるのでしょうね。

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photo credit: Big Max Power (BMP) via photopin cc

昔から人が新しいアイデアを思い付く事が出来る場所を「三上」と呼んでました。

これは約1000年程前、宋の時代の学者、欧陽脩という 方の言葉だそうです。

この三上とは

この３つを指し「馬に乗っているとき」「布団の上で横になっているとき」「厠に入っている時」のことで、今風に言い換えるならば、車(電車)に乗っているとき、ベッ トに入っているとき、トイレに入っている時のことです。

確かに、このような場面ではリラックス出来ているせいか、色々なアイデアが浮かんでは消えていくものです。

しかし、忙しく働いているビジネスパーソンだと、そこで浮かんでくるのは、前向き なアイデアだけではありません。

特に締め切り間際の仕事を抱えている時は、懸念事項や今日やるべきことが頭の中でグルグル回ってしまいます。

通勤途中の電車の中やトイレでならまだしも、布団の中で目を瞑っている間も、仕事の事を考えているようでは、睡眠の質も下がり、休息もとれません。

このようなストレスフルな状態を避ける為、仕事以外の時間は、仕事の事をキッパリ忘れる必要があるのです。

そのためにもGTDの 基本である「気になる事を信頼出来るシステムに全て入れておく」というプロセスが重要となるのです。

仕事中なら、思いついたタスクは、サブディスプレイに表示させているOutlookに入力すれば良いのですが、電車の中、布団の中ではそうも行きません。

簡単、かつ速やかに思いついたタスクをinboxに保存する方法が必要です。

紙とペンを手元に置いておき、思いついたその瞬間に書き留めるのが一番早いのでしょうが、字を書くのがとにかく苦手（嫌！）な事、そして出来ればデジタルツール一本で完結させたい気持ちがあるので、時と場所によってツールを使い分けるようにしています。

使用しているデバイスとしては、Willcom03、iPhone

使 用しているWebサービス、アプリケーションとしてはApigo ToDo、EverNote、FastEver、Twitter、Egrelist、Remember The Milk などですね。

次回のエントリーでは、それぞれサービス、アプリをどのように使っているか簡単に紹介したいと思います。

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photo credit: skyseeker via photopin cc

中、長期的な仕事のスケジュールを考える際、すぐに着手出来る「アクション」以外のタスク、例えば「通常作業」「作業見極め」に分類されているもので。

例えば

• 着手までに時間の余裕があるタスク
• 困難な内容で簡単に着手出来無いタスク
• 単一の作業で、処理に一日以上かかるタスク

このような、すぐには着手出来ないが、今週中に処理する必要のあるタスクは、一週間のカレンダーにとりあえず配置します。

前回のエントリーでは、洗い出したタスクを分解し、すぐに出来る「アクション」レベルまで細かくした上で、カレンダー上に割り配置しましょう。と説明しました。

しかし、なかなか先の読めない仕事を、そのレベルまで分解し、一週間のカレンダーに割り振るのは正直言って困難です。

下の画像は、細かく分解したタスクを配置してみた例ですが、ここまで先を読んで作業のスケジュールを立てるのはまず無理ですね。

また、仕事の締め切り日など、週全体のスケジュールに影響するような変更が生じると、すべてのタスクをカレンダー上で動かし、再配置する必要が出てきます。

そのような事は、余計な作業を増やす原因にしかなりませんので、細かくタスクを割り付けるのは、今日一日とせいぜい明日まで。

それ以降のカレンダーには、午前、午後など、大まかな単位でタスクを配置します。
その際、それぞれの仕事の締め切りだけはしっかり入れておきます。

前日の夜、または朝の出社後に行うタスクレビューは、大まかに割り付けたタスクとその締め切り日を確認し、今日明日の範囲のみ細かいタスクへ分解する。

そしてそれらをカレンダーに割り振ることで、一日の作業段取りを行うと良いでしょう。

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前回のエントリーで、仕事中にゾーンに入るために必要なこと、そしてその為にはゾーンに入るための集中力を阻害するノイズを出来るだけ遠ざける必要があると説明しました。

そのノイズの種類ですが

・電話
・メール
・ふと思いついた他のタスク

他にも沢山あると思いますが、代表的な物でこのようなものが挙げられます。

それでは、それぞれのノイズについて私がどのような対処を取っているか、項目毎に説明したいと思います。

■電話

こちらの都合など一切考えずに掛かってくる電話ほど、私たちの作業を妨げるものはないですよね。

その電話によって作業が一時中断するだけならまだしも、その電話の用件によって発生するタスクが重要であればなおさら今進めているタスクへの集中力は無くなってしまいます。

このような電話による集中力の寸断を回避するには、その電話の内容を一時的に忘れる必要があります。
私は、電話が終わった時点で、その電話の内容を新たなタスク扱い、すぐにメモするようにしています。

これは当たり前のことですが、大切なのはその新しいタスクに飛びつくのではなく一度脇に置くことです。

→電話で発生したタスクは一度脇に置いておく

■メール

電話と同じように作業を中断させるノイズとしてメールが挙げられます。

メール着信のポップアップがＰＣの画面に表示されると、大抵の人はそのメールを開き、そのまま返信やそのメールの内容についての処理をしてしまうと思います。

例えばこちらのエントリーでは、人が仕事中にメールを開くと元の仕事に戻るのに平均64秒かかるという調査結果が紹介されています。

このようなメールによる作業の中断、集中力の寸断を避ける最も有効な対処方法は、新着メールのチェック間隔を３０分、または一時間程度に設定し、メールを処理する時間も予め決めておくことです。

これは、新着メッセージの表示回数を減らす事でジャマーの発生回数を減らし、かつメール処理の時間を仕事のスケジュールに組み込む事でそれ自体を一つのタスクにまとめるということです。

そのメール処理によって発生した新たなタスクについても、電話で発生したタスクと同じように、その都度処理するのではなく、一度タスクリストのInboxに放り込み、処理するタイミングは現在進めているタスクが終わってから判断するようにします。

→メールの新着確認間隔を出来る限り長く設定し、メール処理の時間を予め決めておく。

→電話と同じようにメールで発生したタスクへすぐに取りかからない

■ふと思いついた他のタスク

メールや電話と違い、こちらの都合を無視して割り込んで来る事はないのですが、作業中にふと思いつくタスクというのも、現在進めているタスクへの集中力を阻害するノイズの一つです。

なにか作業をやりながら「そう言えば会議の資料を印刷しなきゃ」なんてタスクを思い出し、慌ててその作業に取りかかるなんて事はないですか？

このような突発的に思いついたタスクについても、電話やメールを同じように、一度タスクリストのInboxに放り込み、今の作業が終わった後に取りかかるようにします。

ふと思いついたタスクは、それを忘れたくないがため、すぐに取りかかりがちですが、一度タスクリストのInboxに入れてしまえば問題ありません。

→電話やメールと同じように、先ずは発生したタスクをInboxに放り込んで一時忘れましょう。

今回のエントリーで、集中力を阻害する代表的なノイズに対する対処法を紹介しましたが、共通して言えるのは、突発的に発生したタスクに飛びつかないことです。

それが、簡単に終わる一本の返信メール、電話だとしてもですね。

あくまでも一般論で、本当に重要かつ緊急な場合は仕方無いですが、それ以外については出来るだけ一度Inboxに入れるようにしましょう。

次回は、そのInbox（私の場合はOutlookをInboxとしています）にタスクリストを作る具体的な方法について説明したいと思います。

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スポーツ選手などの集中力が極限まで高まり、自分の持っている実力を100％発揮出来るような精神状態をゾーンに入ると言います。

ゴルファーがパットを打つ際、すぐ近くを通り過ぎる電車の音が一切聞こえなくなるとか、まさにこの境地なのでしょう。
私も学生時代にアーチェリーをやっていましたが、このゾーン状態に入ると、周りに沢山の競技者が居るにもかかわらず、自分一人が世界から隔絶されているような感覚になり、50メートル先の標的が通常より大きく見え、何度矢を放っても外れる気がしない。
そんな精神状態を度々経験しまいた。

スポーツの世界ではよく聞くこの精神状態ですが、仕事の上でもこれに近い状態に入る事が出来ます。

私の場合は本当にたまにですが、ゾーンに入ることが出来ると次から次へとタスクを片付けることが出来、一日でこなす仕事量は通常の二倍以上にもなることもあります。

その際「毎日これ位頑張れたら良いのに。。。」なんて思うのですが、なかなか難しいです（笑）

それでもＧＴＤをベースとしたタスク管理を始めてから、その頻度は確実に上がっていると思います。
ここではそのゾーンに入るために心がけている幾つかの項目について紹介したいと思います。

ひとつの事に集中する

ゾーン状態を維持するためには、一つのタスクのみに意識を集中することが重要です。

前に書いたような、慢性的に繁忙感を感じている人は、常に頭の中が色々なタスクで一杯になっていると思います。

そのような状態では、頭の中のゴミタスクがゾーンに入るのを妨げます。

一つのタスクに集中するためにも、今考える必要のないタスクを、一度頭の中から追い出すことが大事なのです。

→今やらなくてよいタスクを明確にしましょう

制限時間を設ける

ゾーン状態に入るには適度な緊張状態も必要です。

仕事に締切時間が設けられてないと、ついダラダラとしてしまうのが人の弱い所です。

これは自分自身も大いに反省すべき点ですが、このようなダラダラした精神状態だとゾーン状態には入れません。

周りから押し付けられた締切がなく、自分の裁量でタイムスケジュールを決められるならば、積極的に締切を設け、そのタイムリミット内にタスクを完了させるとういう意識が必要です。

→タスク完了のタイムリミットを設けましょう

タスク密度を高める

集中力を維持するには、タスクの密度も重要です。

一つのタスクが完了した時点で「さて、次は何をやろうか？」と考えているようでは、集中力が途切れ、折角入れていたゾーン状態が途切れてしまいます。

それを途切れさせないためには、NextＡｃｔｉｏｎが書かれたタスクリストを準備しておくことが重要です。

→タスクは出来るだけ細かく分解し、すぐに出来るタスクを沢山持っておきましょう

集中の邪魔になるものを取り除く

タスクの実行中に、電話やメールで作業が中断する。これがゾーン状態を妨げる一番の原因ではないでしょうか。

その他にも、ついついＲＳＳをチェックしたり、iPhoneをいじってしまったりと、ゾーン状態を妨げるものは沢山あります。

こちらの都合などお構いなしに掛かってくる電話は別として、その他のノイズを出来るだけ遠ざけることが、ゾーン状態を維持するのに大切なのです。

→作業を中断させるノイズ は出来るだけ遠ざける、又はそのための時間を設ける

このノイズについての対処方法については又別のエントリーで説明したいと思います

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ＧＤＴをベースとした仕事の進め方で得られるメリットは、作業の効率化だけではありません。

私が感じる一番のメリットは、 今やる必要のないタスクを一時的に忘れる事で、現在自分が推めている仕事に集中出来る事 です。

もし膨大なタスクを明確にしないまま作業を続けると、あるタスクを進めながらも他のプロジェクトのタスクを思いだして気を揉んだり、そのタスクについつい手を出してしまい、結局どちらの仕事も中途半端になってしまうでしょう。

ＧＴＤの最初のステップでタスクの抽出を行い、今着手する必要のないタスクを除外することで、そのような状況を回避する。

そしてその結果として頭の中が仕事で一杯になっている慢性的な繁忙感から解放されるのがＧＤＴの本当の効果だと思います。

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忙しい時は、気になることをすべて書き出し、頭の中をスッキリさせることが大事です。

混乱した思考のもとでは、どんなに頑張っても生産性を上げることなど出来ません。

GTDはデビット・アレン（David Allen）が『仕事を成し遂げる技術 ―ストレスなく生産性を発揮する方法（2002年）』で紹介している仕事術ですが、このブログでは、このGTDをベースとした仕事術、また生活を豊かにするちょっとしたテクニックについて紹介していくつもりです。

■GTDのはじめ方

書籍ではGTDの最初のステップとして、最低でも３時間かけて、仕事・プライベートに関わらず、自分の気になっていることをすべて書きだすよう書かれています。

想像してみてください。

机の前に３時間も座り、仕事・プライベートの区別なく、気になっている事をすべて書き出すとどれくらいの量になるのか。

クライアントへの確認事項、プロジェクトを進めるための書類作成、チームメンバーへの連絡、社内委員会の準備、雑多な事務作業、自宅のゴミ捨て、請求書の処理、、、、あっという間に膨大なリストが出来上がるはずです。
このリストが出来たら、次は分類です。
本来ならばGTDのフローチャートに沿って説明するべきですが、ちょっと端折ってポイントだけを抑ます。

■やらなくて良いことを洗い出す

最初にやるのは、このリストの中から「やる必要のないタスク」を抽出することです。
この「やる必要のないタスク」とはこの先ずっとやらないもの、すくなくとも暫くはやる必要のないものです。

抽出が出来たら削除するか、「いつかやる・多分やる」のフォルダーに放り込みます。
書籍では、この「いつかやる・たぶんやる」タスクの例として

バス釣りに行く、ボートを買う、スタッフのＰＲビデオを作る、スペイン語の勉強、会いたい人を探す、水彩教室に行く、デジタルビデオカメラを買う、キッチンのサイドボード購入、北イタリア旅行、日曜大工を習う、キャサリンにスクーターを買う、ポスターなどのライトアップ、気球に乗る、池を作って鯉を飼う、ワインセラーを作るetc.

などが挙げられています。

それらのタスクについては、やらないと決めたのですから、現時点では忘れてしまって結構です。
やるべき時が来たのなら、そのリストを見れば良いのですから。

■すぐに出来る事をすぐにやる

やる必要の無いタスクを消し去ったら、次の作業に入ります。

それはリストの中で、時間をかけずに今すぐ出来るタスクを実行することです。

すぐ出来るタスクの定義ですが、書籍の中では2分以内で終わらせられるタスクと書かれています。

私の仕事では、2分と言われるとちょっと短いので、１０分以内に出来ることをすぐに出来ることとして考えています。
例えば

・進捗確認のための電話をかける
・メーカーや協力会社に作業願いのメールを書く
・メールに添付されているファイルを印刷し目を通す
・報告書の目次を書き出す
・気になっている計算書の数字を電卓で確認する
・チームミーティングの時間設定をする
・図面や資料をプリントアウトし郵送の準備をする
このような手順で、今すぐに出来るタスクを洗い出し、朝の日次レビュー完了後、すぐに電話をかける、メールを書く、資料を印刷すると言った感じで作業を始めます。
そして、終わったタスクについてはリストから削除する。
仕事を進めるなかで生じた気になることは、メモにとり頭の中で管理しないことを徹底します。
これが一番大事。

そして、その追加された気になることを定期的に見直し、同じ手順で処理・整理というフローを通しつつ、今やれること、ここでやれることに集中するのです。

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仕事上でのストレスにはいろいろな種類があると思います。

・理不尽な上司
・なかなか思い通りに動いてくれない部下のマネジメント
・その他面倒な人間関係
・クレーマー化したお客さんへの対応
・労働時間や内容に見合わない低賃金
・能力以上の仕事を担当するプレッシャー
・膨大な作業量とそれに伴う長時間労働

この他にも色々あるかとは思いますが、これから私が紹介する仕事術で改善できるのは一番下の項目、膨大な作業量を確実にこなし、一日の仕事密度を高めることで深夜まで及ぶ長時間労働を少しでも短くすること。

そして、家に帰って寝るだけのような生活を送っている方に少しでも自分の時間を作ってあげることです。

それ以外のストレスについては主にコミュニケーションに由来するものが多いと思いますので、実際に悩まれている方は、その方面の書籍などを読み、解決の努力をしてください。。。（笑）

■何にストレスを感じていたか？

私がまだGTDを知らなかった頃、朝の通勤電車の中では、今日やるべき仕事のリストが頭の中をぐるぐる回り、気持ちが押しつぶされそうになっていたものです。

何か一つの仕事について考えると

 
・その段取りの為に必要となる作業
・その段取りに必要な資料確認
・関係各所への連絡事項
・メーカーへの見積もり依頼
・以前送ったメールの内容確認。。。

このように、やるべきことの作業リストが頭の中で連想ゲーム的に浮かび上がるのです。

さらにはその連想が平行して進めている別のプロジェクトまで広がってしまう。
そして、それらの作業を終わらせるのに必要な時間を見積もると、帰りは深夜になることが分かり朝からどっと疲れる。
そんな毎日だったのを覚えています。

■そのストレスはどうやって消すのか？

それでは、私が通勤電車の中で感じていたストレスを解消するために何が必要だったのか？

あまりにも簡単な答えで拍子抜けですが、こうしたモヤモヤをスッキリさせる方法はただ一つ

モヤモヤの原因となっている仕事のリスト、やるべきタスク一覧をすべて書き出し、書き出した後はサッパリと忘れることだったのです。

朝出社してＰＣの電源を入れ、メールのチェックを終わらせ「さて今日は何から始めようか」と余裕のある仕事環境なら、手帳への簡単なメモ書き、モニターに貼る付箋で十分です。

しかし、本当に仕事に追われ追われて何から手を付ければ良いか分からない。
かつての自分のように、半分パニック状態に陥っている状態に陥っている人は、頭の中のタスクリストを徹底的に書き出す必要があるのです。
人の脳は全ての事を覚えておくこは出来ません。
どんなに重要なことであっても時間と共に記憶は失われていくものです。

それゆえ、忘れてはならないタスクが一つでも頭の中にあると「忘れてはいけない」という気持ちが沸き起こり、常にストレスを感じるのです。
それが、沢山あるとどうでしょう？

■まとめ

すべてのタスクを書き出せれば、そのリストを自分の頭で覚えておく必要は一切くなります。
これが通勤電車で感じていたストレスを無くす一番の処方箋だったのです。

GTDという仕事術を身に着けて分かったことは、敵（仕事）が見えなければ見えないほどストレスを感じるということ。
自分のやることがすべてリスト化され明確化されれば、後はそれをどうやってこなして行くかという前向きな発想へ転換されるということなのです。

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まる一年執筆が止まっているのが、この自己流ＧＴＤマニュアルです（笑）
以前は会社への通勤時間が1時間ほどあり、運良く座れた時にWillcom03とBlueToothのワイヤレスキーボードですこしずつ書きためていたのです。

しかしガジェット好きの性格により携帯をiPhoneに変更し、また会社の近くに越したため電車に乗る時間が全くなくなってしまったことで、筆が完全に止まってしまってました。
現時点で§10まで書き終わっていたみたいですが、やはり一年も温めておくと情報は古くなってしまうのですね。。。
その当時では結構目新しかったことも、今では当たり前になっている。そんな項目が多々あるみたいです。

しかしながら、ＧＴＤを使った仕事術に関しては、自分自身でも効果を実感していますし、具体的なアプリケーションの使い方、各アプリケーションを関連付けを行った応用方法など、まだコモディティ化していないテクニックもあるようですので、頑張って最後まで書き上げたいと思います。

最近、KindleやiPadがメジャーになり、電子書籍が新しいメディアになりつつある今日この頃ですので、機会があればpdfにして公開してみようかと思います。

§1　ストレスについて
1：自分の話
2：業界の話
3：問題が見えてくるとストレスはなくなる
4：何をストレスと感じるか

§2　ＧＴＤとういう仕事術
1：ＧＴＤとは
2：参考図書紹介

§3　ＧＴＤは仕事の効率化を図るだけのものではない
1：目の前の仕事に集中する

§4　具体的なプロセス
1：準備するもの
2：タスクリストの洗い出し
3：タスクリストの分類
4：完了したタスクリストを消す快感
5：タスクリストの定期的な見直し

§5　ＧＴＤとカレンダーを組み合わせる
1：Outlookのカレンダー機能について
2：タスクをカレンダーに放り込む
3：仕事に制限時間を設ける
4：今何をやっているか？何をやっていないか？
5：気の重い仕事を無理やり割り込ませる

§6　思いついたアイデア（タスク）を逃さない
1：アイデアを思いつくのはこういう時
2：スマートフォンでタスクの管理

§7　ＰＣとモバイルを同期させる
1：スマートフォンはActiveSincで同期させる
2：タスクは連鎖的に思い浮かぶ
3：BlueToothを使ってワイヤレス接続

§8　ＰＣとGoogleカレンダーを同期させる
1：外出先でのスケジュール確認
2：Outlookとグーグルカレンダーを同期させる
3：Googleカレンダーでスケジュールを公開するメリット
4：カレンダーを重ねて表示する方法

§9　カレンダーを使ってタスクの分配
1：タスクの移動方法
2：カレンダーを使ったタスクの受け渡し

§10　率化を図るためのＴｉｐｓ
1：デュアルディスプレイ
2：Googleドキュメントを使った作業手配
3：Crossroopを使って効率よく電話打ち合わせをする
4：Dropboxを使って外注先とデータ共有
5：iGoogleを使ってブラウザを自分だけの情報ポータルサイトにする
6：EverNoteを自分の補助脳にする
7：ペンタブレットとダブルマウス
8：Atokの単語登録で素早くメールを書く
9：Outlookのアドレス帳はこうすると便利
10：Willcom03の名刺リーダーを使ってみる
11:気になったサイトは後で読む

§11　仕事のスピードを上げるには？
1：作業スピードを上げる
2：決断までの時間を短くする
3：作業は直列から並列、そしてまた直列へ
4：打ち合わせの結果をイメージする
5：後はやる気

§12　大問題は小さな火種から
1：気になっている事はないか？
2：問題はチームメンバーと共有しよう
3：取り返しがつかなくなる前に
4：気持ちを切り替えて粛々と対処

§13　ＧＴＤをやり遂げる精神論
1：暇な人には必要ないテクニック？
2：問題を問題として認識する
3：新しいことにチャレンジする勇気
4：とにかく一ヶ月続けてみる
5：自分に合わせたスタイルを確立する
6：一緒に頑張れる仲間を見つけよう

§14　ライフワークバランスを考える
1：何のための効率化か？
2：生み出した時間を何に使うか？

§15　終わりに

Nozbe のFreeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。

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