NozbeのようなサウェブサービスはGTDのワークフローを実現するために必須の機能と併せ、タスク管理というスピード感が求められる作業をスムーズに行うためのUIが必要です。
私がNozbeを使い始めてもう一年以上経ちますが、タスク管理を行う際に、全体を俯瞰して眺めるための機能。また、タスクの追加、絞り込みを行う際の表示内容など、細かい所を挙げればまだまだ沢山の改善点があります。
今回は1ユーザーとして私が今後のアップデートに期待する内容を幾つか挙げたいと思います。
■Nozbeのプロジェクトとマインドマップの連携
Nozbeでは複数のタスクをプロジェクトとして管理し、そのプロジェクトをラベルで緩やかに関連付けています。現時点でも特に不自由はしていないのですが、ラベルに対するプロジェクトとその中のタスクを平面的に俯瞰して眺めたいと思うのです。
例えばNozbeの表示方法を通常のリスト形式と併せ、マインドマップのような平面的に広がるツリー形式で眺められたらどうでしょう？例えばこんな感じです。
一つのラベル。ここでは複数ある仕事の一つとしましょう。そしてその仕事を進めるために必要なプロジェクトを一本目のブランチとし、そのプロジェクトに含まれるタスクを二本目のブランチとします。このような表示が出来れば、仕事全体を俯瞰して眺められるのと併せ、各プロジェクト・タスクの関連性について把握し易いと思います。
Nozbeのシステム上、二階層以上のブランチは作れませんが、ここまで出来れば充分でしょう。
■Nozbeのプロジェクトとガントチャート
私の認識不足かもしれませんが、GTDはプロジェクトの進捗や時間管理に対する重要度が低いと感じてます。
複数のタスクにコンテキストというメタ情報を付加し、自分が置かれている状況で着手できるNextActionを一つ一つ処理していくのがGTDの基本的なフローです。
よって、各々のプロジェクトに着手する順序、またその仕事を最短で終わらせるためのクリティカルパスという概念は重要でないのでしょう。
しかし、会社という組織の中で限られたリソース、ここではチームメンバーを指しますが、そのリソースを上手に配分し、一人のメンバーに過剰な負担が生じないよう調整するには、各プロジェクトを適切に処理するための工程管理が必須となります。
一つのプロジェクトに対して一人の担当が割り当てられるとすれば、その人が2つのプロジェクトを同時に進めることは出来ません。もし全体の業務工程上、どうしてもプロジェクトの実行時期が重なる時には、オーバフローしたタスクを他のメンバーに委譲するなど、段取りが必要です。
今のNozbeのシステムでは、このような業務全体の工程管理ができません。もし可能であれば、先ほどのマインドマップのように、一つのラベルを中心としたプロジェクトの表示方法をガントチャート形式で表示して欲しいです。
この表示ができれば、クリティカルパスを明確に出来るのと併せ、先程説明したようなリソースの配分状況を時間軸の中で視覚的に把握することが容易になります。マインドマップ機能と併せ、このようなガントチャート機能が付加されるなら、Nozbeは他のGTDサービスと一線を画すプロジェクト管理ツールとなるでしょう。
個人のみの使用だけでなく、チームとして復数のメンバーが共同して使うためのツールであれば、この領域までたどり着いて欲しいものです。
■カレンダー機能の強化
カレンダー機能を強化させることは、タスク実行を行う際、各タスクを終わらせるのに必要な時間、順番、締切などを視覚的に認識する効果があります。
タスクリストと週間スケジュール
タスクをカレンダーに表示するメリット
ガントチャートが月単位の中期的な工程管理用だとすれば、カレンダー機能は今日、または一週間のスケジュールを確認するための、短期的なものです。
Nozbeを使うまでは、アウトルックでタスク管理を行ってましたが、一日の時間軸の中で、今私は何をしているのか、逆に何を出来ていないかを明確に出来たのは非常に便利でした。
Nozbeを使い始めてカレンダーの中でタスク管理を行うことは無くなりましたが、これも今後のバージョンアップで強化して欲しい点です。
現時点でもgoogleカレンダーとのデータ連携は可能ですが、その操作性が今ひとつなので、出来ればアウトルックカレンダーとのデータ連携機能があると嬉しいです。
■Nozbeのタスク追加に時に画面キャプチャーというのがあるといいな。
こんな機能を欲しいと思うのは、私が設計の仕事をしているからでしょう。
ある図面の修正をタスクとして追加する際、言葉だけでその内容を表現するのは非常に困難です。可能であれば、タスクの追加時、または既存タスクのプロパティ－画面でスクリーンキャプチャーが出来ると便利です。
【画面キャプチャー】のボタンを押すと、対象とするアプリケーションの画面を矩形選択できる。そして、そのイメージはタスクのプロパティー画面に表示される。イメージに書き込みが出来れば最高ですが、画像が一枚あるだけでも、図面の修正内容がイメージし易くなるでしょう。
■プロジェクト内でのチャット機能
チームメンバーと一緒に仕事を進める際、最も重要なものはコミュニケーション。これに異論を挟む方はいないと思います。現時点でもタスクのコメント機能を使って細々とメッセージのやり取りをしていますが、このこの機能をもう少し発展させて欲しいのです。
イメージとしては、FacebookのグループチャットのようなＵＩですね。プロジェクトのプロパティからチャットウインドウを開くと、そのプロジェクトの参加者がチャットメンバーに自動的に選択される感じです。
ここでチャットを行いつつ、浮かび上がったタスクをその場で追加し、誰が担当するかもそこで決める。いわゆるチャットワークのような機能を取り入れて欲しいのです。
■Nozbeにもタイマーが欲しいな
タスクシュートまでとは言いませんが、仕事が終わる時間の見積もりと、実際にかかった時間の実績はしっかりと把握したいものです。
今でも各タスクには必要時間の入力欄がありますが、正直言って殆ど活用出来ていません。それは入力した時間に対し、実際にかかった時間の評価をすることが出来ないからです。
例えば各タスクにタイマーボタンがあったらどうでしょう。タスク実行時にスタートボタンを押し、完了したら終了ボタンを押す。実行中は見積もり時間に対してカウントダウンされます。
単純な機能ですが、各タスクの実行に対して締切効果が生じるのと併せ、慣れていないタスクについてはログを取ることで、次の実行時の見積もりにも役立ちます。
上手く使えばポモドーロ的な運用も出来るので、是非追加して欲しいと思います。
■プロジェクト一覧表示モードでのタスク追加
これは週次レビューを行う際、毎回感じることです。何かと言うと、プロジェクト一覧表示において、プロジェクトにタスクを追加出来るようにして欲しいのです。
Nozbeの使い方~その10(意外と便利なワンクリック)
この一覧表示モードでは、各ラベルに登録されているプロジェクト全てを展開して表示させることが出来ます。週次レビューでは各ラベルを一つ一つ選択しつつ、プロジェクトとその中のタスクを確認し、追加するものはないか、分解出来るものはないか、移譲の段取りをするものはないかなど、仕事の進捗、段取りについて検討を行います。
ここで困るのが、プロジェクトに新規のタスクを追加する時です。現時点ではこの一覧表示モードではタスクの追加が出来ません。追加する場合には、別のタブでNozbeくか、わざわざinBoxに移動した上で追加する必要があります。これはホント不便です。
今後のバージョンアップ、またはデスクトップクライアントでは、この一覧表示モードで直接、タスクの追加が出来るようにして欲しいです。
■タスクからプロジェクトへ変更する際のメンバーについて
例えば元々のプロジェクトでＡ,Ｂ,Ｃの三人が参加していたとするなら、そのプロジェクトのタスクから変換され作成されたプロジェクトは、同じメンバーが登録されて然るべきです。
現時点では、新しく作成されたプロジェクトに、改めて他のメンバーを招待しなければなりません。
タスクの粒度は出来るだけ細かくしたいのですが、プロジェクトに変換する度、面倒な操作が必要では、それもままなりません。
タスクからプロジェクトに変換する際には、元のプロジェクトの参加メンバー情報も一緒に移行して欲しいです。
■Evernoteとの関連付け方法
NozbeにEvernoteを関連付ける方法はこちらの記事で紹介しています。
現時点ではプロジェクト名とタグ名称を一致させる方法しかありませんが、出来れば個別のノートブックも指定できるようにして欲しいです。
Nozbeの使い方~その7(NozbeとEvernoteを連携させる)
各プロジェクトのプロパティー画面で、リンク先のノートブックと絞り込むためのタグが選択出来れば完璧ですね。
これが出来れば、本当に必要な資料をより簡単に閲覧することが出来るようになるでしょう。
■Evernoteノートのタスク化
Nozbeと関連付けたEvernoteの情報は資料という位置づけで閲覧のみ可能です。
Evernoteの使い方にもよるのですが、稀にノート自体がタスクになることもあり得ます。
例えば、Evernoteノートをドラッグしてタスク一覧に持ってくることがで出来れば、Evernoteとの連携方法に幅が出ると思います。
■Dropboxとの連携について
これも殆ど活用出来ていない機能の一つです。Evernoteと同じでデータの連携方法がイマイチで、本当に必要なファイルを表示させることが出来ません。
出来れば、各タスクから直接必要となるファイルの選択が出来るようにして欲しいです。
デスクトップアプリでは、Dropboxだけでなく、会社のサーバーに保存されているローカルファイルの指定も出来ればもっと便利になるはずです。
■プロジェクトのソート機能
プロジェクトやタスクの表示順序をドラッグアンドドロップで並び替えらるのは便利ですが、名前によるソートボタンも欲しいです。
バブルボタンで別のプロジェクトへ移動する時、移動先のプロジェクトがなかなか見つからずに苦労することがよくあります。
プロジェクトの数をあまり増やしたくないという心理的抵抗がここから生まれているんですよね。
以上、Nozbeのバージョンアップに期待する項目を大きなものから小さなものまでピックアップしました。今後予定されている開発のロードマップに取り入れてもらえればとても嬉しいです。
電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか？」を発刊させて頂きました。執筆する際、最も力を入れた箇所、想いについてはこちら
Nozbe のFreeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。
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