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ボトムアップが基本のGTDをトップダウンの視点で管理する方法です。

GTDのフローは、身の回りにある気になる事の収集から始まります。
気をつけなければならないのは、収集した気になる事、そこから生成したタスクリストを高い視点からレビューを行わないと、目先のタスク管理と実行に謀殺されてしまうことです。

これでは、ボトムアップどころかボトムステイです。

書籍の中では、レビューを行う際、それぞれの高度毎にどの様な視点を持てば良いかについて紹介されています。

高度5000メートル 人生
高度4000メートル ３～５年後の構造
高度3000メートル １～２年後の構造
高度2000メートル 責任を負っていること
高度1000メートル 現在のプロジェクト
高度0メートル  現在の行動

しかし、その言わんとすることは理解出来るものの、具体的な方法となると、何処から手を付ければ良いか悩んでしまい、レビューの手が止まってしまいます。

おそらく、この部分についてしっかり書こうとすると、それだけでも本一冊の分量になること。

それと、GTDの解説本としては、語るべき対象から少し外れること。また、このテーマについては、求める結果、・目標が人それぞれ大きく異ることから、具体的な方法論まで記述しなかったのでしょう。

この分野に関する書籍としては、おそらく

・思考は現実化する
・7つの習慣

などが適切です。
この記事では、７つの習慣で紹介されている役割ごとのミッションを、どのようにして具体的なタスク管理ツールに落としこんでいくか。そのプロセスについて紹介します。

自分の役割とは何か？

7つの習慣(第三の習慣)では、自分がどのような役割を担っているか、そしてその役割についてどのような目標を定めるかについて説明されています。

本の中では、例として

男性、女性の視点からこのような役割が挙げられています。

わたしの場合は

・仕事：職務
・仕事：プロジェクト
・家族：夫
・家族：父親
・親族
・個人：健康
・個人：自己研鑚
・個人：ソーシャル
・勉強会主催

大きくはこのような役割があると考えており、このそれぞれの役割毎に複数のプロジェクトが登録されています。

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役割ごとのミッションを整理する

整理した役割と、その役割に対する目標は、紙に書くなど目に見える形にして定期的に確認し更新します。

そのツールとして使っているのは、ブラウザで利用できるマインドマップサービス、Mindmisterです。

他にも色々なサービスがありますが、PCのブラウザ、iPhone(iPad)アプリで同じデータを編集出来ること。またGoogleドキュメントと同じように一つのデータを復数の人で同時編集出来ることから、このサービスを使うことにしました。

Mind Mapping Software – Create Mind Maps online

具体的な方法としては、役割ごとにマインドマップのブランチを伸ばし、それぞれについて細分化出来るものは分割し、その一つ一つについて、目指す目標を書き込みます。

大切なのは、この段階で完璧なリストと目標を作ることではなく、それを定期的に確認し、タスクリストを整合をとるための習慣を作ることです。

わたしはその振り返りの時間を、週末の週次レビューで行なっています。

タスク管理ツールとの関連付け

役割と、役割ごとの目標が出来たら、それぞれの項目と具体的なタスクリストとの関連付けを行います。

タスク管理ツールとして使っているのは、PCのブラウザで使用するNozbeです。具体的な関連付けはNozbeのラベル機能を使います。

その関連付けの方法は、ラベルの名称を、先ほどマインドマップで作成した役割の名称と合わせること。そして、全てのプロジェクトをそれぞれのラベルに振り分けることです。

幾つかのラベルについて具体的に説明します。

▼仕事：ここでは、私が担当する案件の一覧が表示されています。

▼仕事：各仕事には復数のプロジェクトが格納されてます。

▼勉強会：私が参加したり企画している勉強会の一覧です。

このようにして、抽象的になりがちな自分の役割と、それぞれの目標を明らかにし、具体的なプロジェクトリスと関連付けながら、それぞれの目標に進むための具体的な行動をタスクリストとして追加するのです。

そして週次レビュー、月次レビュー、年次レビューを行う中で、ミッションリストの内容を加筆・修正し、登録しているタスクに抜けが無いか、塩漬けになってないか、少しづつでも進んでいるか、不必要となった役割はないか、などの確認を行うのですね。

このプロセスを通じて、初めてGTDの高度モデル、７つの習慣で説明されるようなトップダウンのタスク管理と、GTDの基本であるボトムアップのタスク管理が結びつくのです。

まとめ

現時点で作成している役割ごとの目標は、まだまだ曖昧です。これから行うレビューの中で、それぞれの目標に対し、５年度、１年後、１ヶ月後などの期限を切り、それぞれに対するより具体的なロードマップを作ります。

GTDを基本とするタスク管理を初めて、もう二年以上経ちました。
仕事も含め、日常生活をストレスフリーに過ごすためのタスク管理は身につけたと思いますが、今後はより高い目標に到達するためのタスク管理について模索したいと思うのです。

Nozbe のFreeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。

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NozbeのようなサウェブサービスはGTDのワークフローを実現するために必須の機能と併せ、タスク管理というスピード感が求められる作業をスムーズに行うためのUIが必要です。

私がNozbeを使い始めてもう一年以上経ちますが、タスク管理を行う際に、全体を俯瞰して眺めるための機能。また、タスクの追加、絞り込みを行う際の表示内容など、細かい所を挙げればまだまだ沢山の改善点があります。
今回は1ユーザーとして私が今後のアップデートに期待する内容を幾つか挙げたいと思います。

■Nozbeのプロジェクトとマインドマップの連携
Nozbeでは複数のタスクをプロジェクトとして管理し、そのプロジェクトをラベルで緩やかに関連付けています。現時点でも特に不自由はしていないのですが、ラベルに対するプロジェクトとその中のタスクを平面的に俯瞰して眺めたいと思うのです。

例えばNozbeの表示方法を通常のリスト形式と併せ、マインドマップのような平面的に広がるツリー形式で眺められたらどうでしょう？例えばこんな感じです。

一つのラベル。ここでは複数ある仕事の一つとしましょう。そしてその仕事を進めるために必要なプロジェクトを一本目のブランチとし、そのプロジェクトに含まれるタスクを二本目のブランチとします。このような表示が出来れば、仕事全体を俯瞰して眺められるのと併せ、各プロジェクト・タスクの関連性について把握し易いと思います。
Nozbeのシステム上、二階層以上のブランチは作れませんが、ここまで出来れば充分でしょう。

■Nozbeのプロジェクトとガントチャート
私の認識不足かもしれませんが、GTDはプロジェクトの進捗や時間管理に対する重要度が低いと感じてます。
複数のタスクにコンテキストというメタ情報を付加し、自分が置かれている状況で着手できるNextActionを一つ一つ処理していくのがGTDの基本的なフローです。

よって、各々のプロジェクトに着手する順序、またその仕事を最短で終わらせるためのクリティカルパスという概念は重要でないのでしょう。
しかし、会社という組織の中で限られたリソース、ここではチームメンバーを指しますが、そのリソースを上手に配分し、一人のメンバーに過剰な負担が生じないよう調整するには、各プロジェクトを適切に処理するための工程管理が必須となります。

一つのプロジェクトに対して一人の担当が割り当てられるとすれば、その人が2つのプロジェクトを同時に進めることは出来ません。もし全体の業務工程上、どうしてもプロジェクトの実行時期が重なる時には、オーバフローしたタスクを他のメンバーに委譲するなど、段取りが必要です。
今のNozbeのシステムでは、このような業務全体の工程管理ができません。もし可能であれば、先ほどのマインドマップのように、一つのラベルを中心としたプロジェクトの表示方法をガントチャート形式で表示して欲しいです。



この表示ができれば、クリティカルパスを明確に出来るのと併せ、先程説明したようなリソースの配分状況を時間軸の中で視覚的に把握することが容易になります。マインドマップ機能と併せ、このようなガントチャート機能が付加されるなら、Nozbeは他のGTDサービスと一線を画すプロジェクト管理ツールとなるでしょう。

個人のみの使用だけでなく、チームとして復数のメンバーが共同して使うためのツールであれば、この領域までたどり着いて欲しいものです。

■カレンダー機能の強化
カレンダー機能を強化させることは、タスク実行を行う際、各タスクを終わらせるのに必要な時間、順番、締切などを視覚的に認識する効果があります。

タスクリストと週間スケジュール
タスクをカレンダーに表示するメリット

ガントチャートが月単位の中期的な工程管理用だとすれば、カレンダー機能は今日、または一週間のスケジュールを確認するための、短期的なものです。

Nozbeを使うまでは、アウトルックでタスク管理を行ってましたが、一日の時間軸の中で、今私は何をしているのか、逆に何を出来ていないかを明確に出来たのは非常に便利でした。

Nozbeを使い始めてカレンダーの中でタスク管理を行うことは無くなりましたが、これも今後のバージョンアップで強化して欲しい点です。
現時点でもgoogleカレンダーとのデータ連携は可能ですが、その操作性が今ひとつなので、出来ればアウトルックカレンダーとのデータ連携機能があると嬉しいです。

■Nozbeのタスク追加に時に画面キャプチャーというのがあるといいな。
こんな機能を欲しいと思うのは、私が設計の仕事をしているからでしょう。
ある図面の修正をタスクとして追加する際、言葉だけでその内容を表現するのは非常に困難です。可能であれば、タスクの追加時、または既存タスクのプロパティ－画面でスクリーンキャプチャーが出来ると便利です。

【画面キャプチャー】のボタンを押すと、対象とするアプリケーションの画面を矩形選択できる。そして、そのイメージはタスクのプロパティー画面に表示される。イメージに書き込みが出来れば最高ですが、画像が一枚あるだけでも、図面の修正内容がイメージし易くなるでしょう。

■プロジェクト内でのチャット機能
チームメンバーと一緒に仕事を進める際、最も重要なものはコミュニケーション。これに異論を挟む方はいないと思います。現時点でもタスクのコメント機能を使って細々とメッセージのやり取りをしていますが、このこの機能をもう少し発展させて欲しいのです。

イメージとしては、FacebookのグループチャットのようなＵＩですね。プロジェクトのプロパティからチャットウインドウを開くと、そのプロジェクトの参加者がチャットメンバーに自動的に選択される感じです。

ここでチャットを行いつつ、浮かび上がったタスクをその場で追加し、誰が担当するかもそこで決める。いわゆるチャットワークのような機能を取り入れて欲しいのです。

■Nozbeにもタイマーが欲しいな
タスクシュートまでとは言いませんが、仕事が終わる時間の見積もりと、実際にかかった時間の実績はしっかりと把握したいものです。
今でも各タスクには必要時間の入力欄がありますが、正直言って殆ど活用出来ていません。それは入力した時間に対し、実際にかかった時間の評価をすることが出来ないからです。

例えば各タスクにタイマーボタンがあったらどうでしょう。タスク実行時にスタートボタンを押し、完了したら終了ボタンを押す。実行中は見積もり時間に対してカウントダウンされます。
単純な機能ですが、各タスクの実行に対して締切効果が生じるのと併せ、慣れていないタスクについてはログを取ることで、次の実行時の見積もりにも役立ちます。
上手く使えばポモドーロ的な運用も出来るので、是非追加して欲しいと思います。

■プロジェクト一覧表示モードでのタスク追加
これは週次レビューを行う際、毎回感じることです。何かと言うと、プロジェクト一覧表示において、プロジェクトにタスクを追加出来るようにして欲しいのです。
Nozbeの使い方~その10(意外と便利なワンクリック)

この一覧表示モードでは、各ラベルに登録されているプロジェクト全てを展開して表示させることが出来ます。週次レビューでは各ラベルを一つ一つ選択しつつ、プロジェクトとその中のタスクを確認し、追加するものはないか、分解出来るものはないか、移譲の段取りをするものはないかなど、仕事の進捗、段取りについて検討を行います。

ここで困るのが、プロジェクトに新規のタスクを追加する時です。現時点ではこの一覧表示モードではタスクの追加が出来ません。追加する場合には、別のタブでNozbeくか、わざわざinBoxに移動した上で追加する必要があります。これはホント不便です。

今後のバージョンアップ、またはデスクトップクライアントでは、この一覧表示モードで直接、タスクの追加が出来るようにして欲しいです。

■タスクからプロジェクトへ変更する際のメンバーについて
例えば元々のプロジェクトでＡ,Ｂ,Ｃの三人が参加していたとするなら、そのプロジェクトのタスクから変換され作成されたプロジェクトは、同じメンバーが登録されて然るべきです。

現時点では、新しく作成されたプロジェクトに、改めて他のメンバーを招待しなければなりません。
タスクの粒度は出来るだけ細かくしたいのですが、プロジェクトに変換する度、面倒な操作が必要では、それもままなりません。
タスクからプロジェクトに変換する際には、元のプロジェクトの参加メンバー情報も一緒に移行して欲しいです。

■Evernoteとの関連付け方法
NozbeにEvernoteを関連付ける方法はこちらの記事で紹介しています。
現時点ではプロジェクト名とタグ名称を一致させる方法しかありませんが、出来れば個別のノートブックも指定できるようにして欲しいです。
Nozbeの使い方~その7(NozbeとEvernoteを連携させる)

各プロジェクトのプロパティー画面で、リンク先のノートブックと絞り込むためのタグが選択出来れば完璧ですね。
これが出来れば、本当に必要な資料をより簡単に閲覧することが出来るようになるでしょう。

■Evernoteノートのタスク化
Nozbeと関連付けたEvernoteの情報は資料という位置づけで閲覧のみ可能です。
Evernoteの使い方にもよるのですが、稀にノート自体がタスクになることもあり得ます。
例えば、Evernoteノートをドラッグしてタスク一覧に持ってくることがで出来れば、Evernoteとの連携方法に幅が出ると思います。

■Dropboxとの連携について
これも殆ど活用出来ていない機能の一つです。Evernoteと同じでデータの連携方法がイマイチで、本当に必要なファイルを表示させることが出来ません。
出来れば、各タスクから直接必要となるファイルの選択が出来るようにして欲しいです。

デスクトップアプリでは、Dropboxだけでなく、会社のサーバーに保存されているローカルファイルの指定も出来ればもっと便利になるはずです。

■プロジェクトのソート機能
プロジェクトやタスクの表示順序をドラッグアンドドロップで並び替えらるのは便利ですが、名前によるソートボタンも欲しいです。
バブルボタンで別のプロジェクトへ移動する時、移動先のプロジェクトがなかなか見つからずに苦労することがよくあります。
プロジェクトの数をあまり増やしたくないという心理的抵抗がここから生まれているんですよね。

以上、Nozbeのバージョンアップに期待する項目を大きなものから小さなものまでピックアップしました。今後予定されている開発のロードマップに取り入れてもらえればとても嬉しいです。

Nozbe のFreeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。

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Nozbeでは作成したタスクリストの中から「次に行動するアクション」を選択することが出来ます。これは大量のタスクリストの中から、今あなたが「今」実行出来るタスクのみを表示させる事で、他のタスクやプロジェクトに意識が削がれること無く、目の前の作業に集中するためです。

どの様なタスクが「次の行動」になりますか？
以下の条件になった場合、タスクが自動的に「次の行動」となり★マークが付きます。

1.期限の過ぎたタスク
2.実行日が今日になっているタスク

条件の1、2をまとめて説明します。
タスクに実行予定日を入力した時点で★マークを付いてなくても、日付が変わり、そのタスクの実行日になると自動的に★マークが付き、そのタスクが次の行動(NextAction)となります。

これは、今日実行すべき次の行動(NextAction)リストの中に、今日実行しないNextActionが混じるのを避けるのに役立ちます。

上の画像は次の行動から「明日が実行日のタスク」が無くなっているのが分かります。
このように、実行日を設定することで、明日以降のクローズドタスクリストを作成しておくことが出来るのですね。

期限切れのタスクも同じで、一度★を消しても日付が変わるたびに★マークが付くことで、リマインドをしてくれるのだと思います。

3.他のユーザーから移譲されたタスク

これはNozbeのアカウントが「家族」以上の、複数アカウントを使用できる方のみ設定できる方法です。ちなみに私は20アカウントまで使用できるチームのアカウントで契約しています。

この画像では、NextActionというタスクの実行者が私になっています。この段階では★マークが付いていないですね。

タスクのオプション画面を開き、タスクの実行者を変更します。
ここでは実行者をチームメンバーであるTskmasterさんに移譲します。

Tskmasterのアカウントでログインし、タスクの詳細を確認するとタスクの実行者が自分(Tskmaster)になっており、★マーク付きのタスク「次の行動」になっているのが確認出来ます。

これは、チームメンバーの誰かにタスクを移譲したさい、そのタスクを任されたメンバーがすぐに気づくようにという配慮でしょう。

このようにNozbeでは色々な方法を用いて次の行動(NextAction)の設定が出来ます。今日実行すべきタスクを効率的に設定することで、面倒なタスク管理の手間を省きたいものです。

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■信頼できるシステムとは何か？
GTDの最初のステップとして、頭の中にある気になる事全てを信頼できシステムに預ける というものがあります。
この信頼できるシステムと言う言葉の意味する所はなかなか分かりにくく、Twitterのタイムラインでもよく議論されているのを目にします。
このシステムという言葉については、さしあたり使用するツール、道具ということで問題ないでしょう。

デビッド・アレン氏も著書の中で、デジタル、アナログ両方について使用する道具を色々と紹介しています。
アナログで言えば手帳やメモ用紙、デジタルであれば、それこそ数えきれない程のiPhoneアプリやWebサービス、PCにインストールして使用する専用ソフトなどがあります。

■信頼できるようになるには時間がかかる
このように沢山のツールがあるにも関わらず、自分で納得し信頼して使うことの出来るツールに出会うには時間が必要です。
それは、GTD自体が基本的なタスク管理のワークフローであり、実践する人それぞれが独自の方法を持っているので、自分のタスクリストを単純に登録しただけでは、ツールの機能や開発者の意図した使い方と、GTD実践方法が上手く噛み合わないからです。

なので、そのツールが手に馴染むためには、試行錯誤を繰り返し、使い方を理解し、工夫し、自分自身のGTDワークフローを調節しながら、とことん使い込む必要があるのですね。
そこまでしてやっと、使っているツールが信頼できる、という境地に立てるのだと思うのです。

最低でも一ヶ月、そのツールにタスクリストを全部載せる事から始め、基本機能やオプションの設定、ほかのツールとの組み合わせの有無など、いろいろな視点でそのツールを眺め、出来る事出来ない事を把握してから、自分に合っているかどうかの判断をしないと、次から次へとツールを渡り歩くツール難民になってしまいます。

■信頼できるシステムに必要な機能
とはいえ、GTDのシステムとして使うツールとしては、やはり最低限の機能がないと基本フローが上手く回らず、実践自体に挫折したり、効果が半減してしまう可能性があります。
私が色々なツールを渡り歩く中で、これは必須だと考えているツールの機能はこの様な物になります。

•タスクリストを大分類で区別する事が出来る
仕事、プライベートなどの大枠でプロジェクトやタスクの絞込みが出来る。
•プロジェクトの階層化
プロジェクト、サブプロジェクトみたいな感じで管理できる。nozbeはラベルで対応
•コンテキストでの絞込み
場所や立場、時間など、色々な場面におけるタスクを抽出出来る。
•入力の容易さ
思いついたタスクを逃さないため、簡単にかつ色々な方法でタスクを登録できる

これだけの事が出来れば、後の付属機能はそれぞれの個性になると思いますので、UIやデザインなど自分の好みにあったツールを選択すれば良いでしょう。

私は、上記の基本機能が備わった上で、次のような追加機能が気に入ったためNozbeを使っています。

•カレンダーアプリとの連携
googleカレンダーと完璧に連動してくれますよね。
Nozbeの使い方~その8(Googleカレンダーとの相性ばっちり)

•タスクリストの共有機能
仕事は一人では出来ません。他の人とのタスク共有は必須です。
Nozbeの使い方~その4(タスクリストの共有)

•Evernoteとのデータ連携
仕事をする上での情報をnozbeに紐付けられるのはやはり便利。
Nozbeの使い方~その7(NozbeとEvernoteを連携させる)
EverNoteでＧＴＤのベースを作る

■信頼できるシステムは優秀な秘書？
以上、機能という視点から信頼できるツールについて考察してみましたが、次に自分自身のツールの使い方という視点から考えてみたいと思います。

Twitterのタイムラインで、GTDのシステムは秘書のようなものだというツイートを見かけました。これはとても共感出る例えですね。
秘書は社長のスケジュール管理や雑多な事務処理を一手に引受け、必要なタイミングでやるべきことをリマインドしてくれますよね。

イメージは
「社長、今日の予定は何時から、、、」
というものです。

こうやって、社長の頭を日常の雑務から解き放つことで、社長が社長として考えるべき仕事に集中させてくれる。これがGTD的な秘書の役割だと思うのです。

信頼出来る秘書は、細かいタスクからスケジュールを完璧に記憶し、然るべきタイミングでリマインドしてくれます。
逆に信頼出来ない秘書は、メモを取らないので抜けがあり、仕事の予定も予定時刻を過ぎてから慌てて知らせてきます。

自分が社長なら、どちらの秘書を雇いたいかは明らかですよね。
でも、その秘書が信頼出来ないとしたら、その秘書の使い方について一度振り返るべきだと思うのです。

・例えば、週に三日しか出社しない契約になっているとか。
・定期的な打合せの時間をとっていないとか。
・伝えるべき事を伝えていないとか。
・時間になってリマインドしてくれても実行しないとか、とか

これをGTDのワークフロー的に表現すると

・ツールが常に手元にない
・週次レビューをしていない
・収集が完全ではない
・タスクを先送りしてしまう

などですね。
自分自身がこの様な秘書の使い方をしているようでは、秘書のほうも仕事がしにくいでしょう。
もしかしたら優秀な秘書の能力を発揮させてないのは自分自身なのかもしれません。

■信頼できるシステムとは結局何か？
信頼できるシステムという言葉について考察を重ねてみましたが、結論として考えるのは、信頼できるツールとはツール単体ではなく、その使い方や、自分自身のGTDの実践方法など全てを含めた自分独自のワークフローだと思うのですね。

人それぞれに、それぞれの人生があり仕事があり、それを管理する自分だけの方法があると思うのです。是非皆さんも試行錯誤を繰り返しながら、自分自身の信頼できるツールを創り上げてみては如何でしょうか。

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タスクレビューを行う際に知っておくと便利な機能を一つ紹介します。
Nozbeはこういった細かいところ、ユーザーの痒い所に手が届いている感じがとても好きですね。

例えばタスクレビューを行う際は、各プロジェクトをクリックし、そこに入っているタスクリストを確認します。そして、今日実行するタスクについては☆を付けたり、逆に消したりしながらレビューの作業をすすめます。

その際ちょっと面倒なのが、その度、各プロジェクトをクリックして行く作業です。
ＰＣにインストールして使用するアプリではないため、その作業の度にサーバーとのデータ通信やブラウザの画面描画で若干の時間がかかります。

細かい所ですが、このような微妙なタイムラグってアプリを使用する際の精神的なネックになるんですよね。

ここで知っておくと便利なのはこの機能。以下の状態でラベルの上のプロジェクトの部分をクリックすると

このように、そのプロジェクトに属するタスクリストが最大3個まで表示されるのですね。

そのプロジェクトの中に3個以上のタスクが入っている場合は、その下の「すべてのタスクを表示」をクリックすると、すべてのタスクが展開されます。

このようにして、表示画面にタスク一覧を一括して展開することで、全体をひと目で把握出来るようになると言うことですね。

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複数のメンバーで仕事を進める際に定期的に行なうミーティング。
その中で、作業の進捗確認、新たなタスクの洗い出し、そしてそれらのタスクを各担当にアサインしますよね。
その打合せ資料として、Nozbeで管理しているプロジェクト一覧、タスクリストをプリントアウトしたものが非常に便利です。
これがあると項目の追加、分割など、ネクストアクションの具体的な話が出来るんです。

PCの画面を直接印刷しても良いのですが、リストが長くなると一枚に収まらなかったりと何かと不便、、、
そんな時に使うのがこのタスクリストのプリントアウト機能です。

プロジェクトのinfo画面下に表示されているプリンターアイコンがその機能です。

これをクリックすると、チェックボックス付きのリストが表示されます。

後は、これをプリントアウトすればOK。
印刷のスタイルとしては、A4の他にポケットサイズや財布に入るサイズのレイアウトが可能です。
管理はデジタルで行いたけど、出先での閲覧や手帳に貼るために紙でも欲しい半アナログ派の人には便利な機能ですね。

ちなみに、ここで紹介しているサンプル画層は、仕事の打合せが入った際に処理するタスクリストの一覧です。
日程の調整から、社内担当者への連絡、協議資料作成、打ち合わせ後の細々とした作業項目、、、まぁ、リストにしなくても出来る内容ではありますが、毎回抜けはないかと考えるよりは、一回リストを作ってしまえば後は淡々とこの項目を処理していけばよいので、精神的に楽ってことですね。

この他にも、出社後仕事を始める前の準備として「始業前作業一覧」というリストも作っています。

繁忙期には、机に座った瞬間今日の作業に取り掛かりたくなるのですが、その気持をぐっと抑えて、今日実行すべきタスクリストを見直したり、また細々とした雑務が溜まって行かないようにしているのですね。

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メールによるタスクの送信 ツールと言うのは実際に使ってみないと、作り手がその中に実装したした機能の意図を理解出来ないものですね。
会社のチーム間でプロジェクト(タスク)の共有を行うために、NozbeのアカウントをFamily(５人で使用出来る)にアップグレードしたことで、チームでプロジェクト（タスクリスト）を共有する為の仕掛けが沢山隠されているのが分かりました。

そもそも、一つの仕事、そしてその仕事を構成する複数のプロジェクト、更に沢山のタスクリストを1人で処理・実行することは無理でしょう。
一つの仕事を進めるには、少なくとも数人、多ければ数十人が集まり、各人が幾つかのプロジェクト、タスクを担当する必要があります。 ある意味、1人で出来るか仕事の量なんて、たかがしれているという事ですね。

仕事の進捗を管理する管理職の立場になれば、部下にどのプロジェクトを担当させるか決める必要がありますし、割り振った後は定期的にそのプロジェクトの進捗状況を把握する必要があります。
逆に実作業を行う担当者は、管理職から指示を受けたプロジェクトの内容を理解し、そのプロジェクトを完了させるのに必要なタスクを洗い出す事で、具体的にそのプロジェクトを進める必要があります。
また、そのプロジェクトの中で、社内では出来ない内容(タスク)については協力会社にアウトソーシングする必要が出てくる場面もあると思いますので、その段取り手配、管理を行う必要があります。

この様に、一つの仕事を進めるには色々な立場の人が、その立場におけるタスク管理を行い、チームとしてプロジェクト(タスク)の共有を行う必要があります。 極端な言い方をするならば、自分一人で管理出来るタスクリストは、仕事全体から考えるとほんの一部でしか無いということですね。

タスク管理は一つの仕事全体を俯瞰して実行する必要があるので、チーム全体で閲覧、タスクの追加、変更を行えるツールが無いか色々と探してきました。 最初はExcelで作業分担表を作成したり、最近ではGoogleドキュメントのスプレッドシートを使ったりしていましたが、機能、使い勝手、一覧性などのユーザーインターフェースに納得行くものがなかなかありませんでした。

今回、アカウントのアップグレードを行い、プロジェクトの共有機能について実験的な試みを行ったことで、Nozbeがこれまでの悩みを解決してくれるツールになる可能性が見えてきました。

チーム内でのプロジェクトの共有方法、実践のレポートは今後、随時行うとして、今回はその共有を行うためのNozbeの機能について紹介したいと思います。

■メールによるプロジェクトの共有機能
これは、特定のプロジェクトに入っているタスクリスト、または特定のコンテキストが付加されているタスクリストを他の誰かに送信する事で、Nozbeを使っていない人とプロジェクトの共有を行う機能です。

具体的な操作方法ですが、プロジェクト内のタスクリストを送信するには、そのオプション画面を開き「MAIL」をクリックします。 表示される入力欄に送信対象者のメールアドレスを入力し、送信ボタンを押せば、対象プロジェクトに登録されているタスクリストがテキストで送信されます。 コンテキストも同様な操作でタスクリストの送信が出来ます。

■Nozbeユーザー同士のプロジェクト共有
お互いがNozbeユーザーであれば、もっと簡単にプロジェクトの共有が行えます。

仮に、プロジェクトAに入っているタスクリストをNozbeユーザーの誰かと共有したい時には、先ほど説明したプロジェクトのオプション画面を開き、共有ボタンをクリックします。 ここで、タスクを共有したい相手のメールアドレスを入力することで、簡単にそのプロジェクト内のタスクリストを共有する事ができます。

ここで面白いのは、共有したプロジェクト内に登録されているタスクリストは常に共有相手と同期されるのですが、自分で設定したコンテキストは共有した相手に受け渡されないということです。 これは、コンテキスト設定方法は、タスクを実行する人の環境や、考え方で異なるため、敢えて同期させるタスクに付加させず、コンテキストの付加は、そのタスクを受取った共有相手に任されるという事です。

次回はもっと本格的にプロジェクトの共有を行うTeam機能について紹介したいと思います。

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■ ラベル
複数のシングルアクション（タスク）が集まったものがプロジェクトとなり、複数のプロジェクトが集まったものが一つの仕事だとすると。 一般的な会社員の場合、1人で複数の仕事(案件)を担当していることでしょう。
また仕事以外にもプライベートの分野で処理すべき色々なタスクを持っている かと思います。

それらのような、複数の仕事や異なる立場で登録した属性の異なるプロジェクト(タスク)リストがNozbeの画面上に混在していると、いざ、タスク のレビューを行い処理のステップに入ろうとしても混乱してしますよね。そのような混乱を回避し、現在フォーカスすべきプロジェクト(タスク)を抽出す るのがラベルとコンテキストという機能です。

このラベルとコンテキストの使い方に決まりは無いのですが、以下のような機能上の制限が有ることを踏まえると、大まかな使い分けは自ずから決まってきます。

・ラベルはプロジェクトにのみ付加出来る。
・一つのプロジェクトに複数のラベルを付加出来る。
・コンテキストはタスクにのみ付加出来る。
・一つのタスクに複数のコンテキストを付加出来る。

ラベルとは 登録した複数のプロジェクトから、関連のあるプロジェクトを絞りこ込み表示させるのがラベルです。 例えば、担当している仕事が10件あり、その仕事全てに100個のプロジェクトがあるとします。
そのプロジェクトに仕事1〜10のラベルを付加しておけ ば、仕事1に関係するプロジェクト、仕事２に関係するプロジェクトだけを抽出する事が出来るという事ですね。

ここでは、プロジェクトＡ~Ｅに「仕事」「物件名」の二つのラベルをつけてみました。

「仕事」というラベルで絞り込みを行うと、全てのプロジェクトが表示されます。

「物件名」で絞り込みを行うと、その物件名が付加されたプロジェクトのみが表示されます。

■ コンテキスト
ラベルがプロジェクトの絞り込みを行うのに対して、個別のタスクにのみ付加出来るコンテキストは、どの様な場面でそのタスクを処理するのか？という観点で 全てのプロジェクトから横断的にタスクの絞り込みを行います。
この使い方はラベル以上に自由度が高く、その人がタスク実行をどの様な場面で行うかによって、付加するコンテキストの種類が決まってきます。
ラベルが、そのプロジェクトが何に属しているかを示すのに対し、コンテキストはタスクの実行場面を示すと言って良いでしょう。
ちなみにコンテキストに設定出来るアイコンはこんな感じです。

参考までにどの様な種類のコンテキストが作成出来るか幾つか例を挙げてみます。

１ 場所によるコンテキスト
・自宅
・会社
・外出先  etc.
主にタスクを実行する場所として設定しておきます。自宅で実行するタスク、会社で実行するするタスクを絞込みたい時には、各タスクにこのようなコンテキストを付加しておきましょう。

・お店（デパート、スーパー、コンビニ）
買い物リストを作成する際、その購入したい品物をタスクとし、何処で購入するかというお店の情報をコンテキストとして付加しておきます。

2 時間をベースとしたコンテキスト
仕事と仕事の合間にちょっとした時間がある時、そこで何かのタスク処理が出来ないか？そんなタスクを絞り込むには、時間をベースとしたコンテキスト、例え ば【隙間時間】の様なコンテキストを作っておくと良いでしょう。 隙間時間が出来たら、このコンテキストをポチットクリックすることで、ちょっとした時間に実行出来るタスクリストを表示させることが出来るということです ね。

3 人をベースとしたコンテキスト
タスク実行の際、そのタスクを誰と行うか、誰にお願いするかをコンテキストとして設定することも出来るでしょう。このコンテキストはまだ使っていません が、誕生日は記念日を繰り返しのタスクとして、対象となる人のコンテキストを付加しておくのは面白いかもしれませんね。

4 自分の状態をベースとしたコンテキスト
今ひとつ調子が上がらず頭が働かない、、、、。 残業が遅い時間にまで達したり、体調が悪いとこんな状態になりますよね。こんな時にでも出来る様な単純作 業のタスクがあれば【頭が働かない時】の様なコンテキストを付加しておくと良いでしょう。

他にも色々考えられると思いますが、使用する皆さんの環境に合わせ、1番効率的なタスクの絞込みが出来るコンテキストを作るとよいでしょう。

Nozbe のFreeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。

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