今回は、Outlookで実践していたGTDのタスクリストを、Nozbeに移した際に感じた事について紹介したいと思います。
こちらのブログでは、Outlookを基本ツールとしてＧＴＤを実践する方法について紹介してきましたが、最近になってプライベート関連のタスク管理はNozbeで実践するようになりました。
その際、デスクトップでもiPhoneやPadでもタスクリストのデータをシームレスに処理出来るNozbeの使い勝手が非常に良かったので、Outlookで管理していた仕事のタスクリストを全てNozbeに移す実験をしてみました。
これまで、仕事とプライベートのタスクリストを一つのツールで管理して来なかったのは、仕事中には実行出来ないプライベートのタスクリスト、またプライベートの時間には見たくない仕事のタスクリストが混在することで、自分自身がストレスを感じるのではという不安があったためです。
その実験の結果ですが、属性の異なるタスク混在することで生じる違和感やストレスを感じる事はまったく有りませんでした。
また後のエントリーで紹介しますが、これは、ラベルとコンテキストによるタスクの絞り込みにより、今フォーカスすべきプロジェクト、タスクリスト以外を一時的に非表示とする事が出来たからでしょう。
そもそも私がタスク管理のツールはとしてOutlookを使っていたのは、Outlookカレンダーとタスクリストの連携が非常にスムーズ だったからです。逆接的に言うと、カレンダー機能が充実していないタスク管理ツールは自分にとって使えない物だったのです。
Nozbe自体のカレンダー機能は貧弱ですが、Googleカレンダーとの連携によりOutloookカレンダーと同じレベルとは言えないまでも、実用レベルに達したことで、タスクリストをNozbeに完全移行することが出来ました。
Nozbeで仕事、プライベートのタスクリストを一括管理する事になった事で、カレンダー機能は若干使いにくくなりはしましたが、タスク管理自体は驚くほど快適になりました。
そもそも、Outlook自体が持っているTodo管理機能はシンプルではありますが、タスクの階層化(プロジェクト化)や、仕事・プライベートと言った、大きな枠でのタスクの絞り込みが出来ません。
このアプリケーションの基本的な機能不足により、ある一定数以上のタスクがたまる事がストレスになり、GTDの基本である、実行レベルまでのタスク細分化が行えてなかったのですね。
実際どのような管理を行っていたかと言うと、Outlookのサイドバーに表示されているタスクリストは、シングルアクションではなく、実際は複数のシングルアクションが集まったプロジェクトでした。たとえば「案件A 報告書第一章作成」のような感じのタスクが並んでいた訳です。
このようなプロジェクトは最低でも10個以上のシングルアクション(タスク)に分割されますし、同じようなプロジェクトが20以上あると、それらを全て分解してリスト化する事は、Outlookのユーザーインターフェイスでは無理がありました。
ましてや、このリストにプライベートのタスクリストを追加するなど、とんでも無い事だったのですね。
その点、Nozbeは複数のシングルアクション(タスク)をプロジェクトとして階層管理が出来るので、やろうと思えば、全てのプロジェクトを実行出来るレベルまで細かく分解して管理する事が出来ます。
実際、OutlookのタスクリストをNozbeに移行させた後、自分でも驚く程タスクの分解が進みました。
この様にして、全てのプロジェクトを細かく分解したことにより、タスク実行の速度が目にみえて早くなったのは大きな成果ですね。
これは自分でもビックリでした。GTDを始める前と比較して、仕事の処理能力はかなり早くなったと思っていましたが、まだまだ改善の余地があったということです。
この仕事の処理能力が上がった理由については、また後のエントリーで紹介したいと思います。
電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか？」を発刊させて頂きました。執筆する際、最も力を入れた箇所、想いについてはこちら
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