EverNoteでGTDのベースを作る

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前々からプライベート関連のGTDを実践するのにどんなシステムを構築しようかと模索していたのですが、ようやくEvernote⇒Nozbe⇒googleカレンダー⇒Outlookカレンダーの流れで決まりそうです。

そんなツールやシステムにこだわらずにさっさと実行すればばいいのにと言われそうですが、システムや仕組みを考えるのがそもそも好きなのでしょうがないのです。

■プライベートのInboxはEvernoteで一元管理
仕事で発生するタスクは、メール、電話、ミーティングが発生源になる事が殆どですので、サブディスプレイに常時表示してあるOutlookのToDoリストが、一番最初にタスクを放りこむInboxとして一番使いやすいと感じています。

その一方、プライベートのタスクが発生する(思いつく)のは、自宅でノンビリしている時や、電車に乗っている時など、いわゆる三上と呼ばれる時間帯です。

「三上」で生まれたタスクを捕まえる~その1
「三上」で生まれたタスクを捕まえる~その2

その他にも、ネットをブラウジングしている際に気になる記事を見つけたりすると「後で読む」と言うタスクが発生しますし、TwitterのTLを眺めている時には、誰かの呟きに触発され「何かしたい」「後で読みたい」「どこか行きたい」などのSomdayリストに入りそうなタスクが発生します。

これらの様な場面で発生するタスクをキャプチャーするのに最も適したツールがまさにEvernoteだと思います。理由はEvernoteへノートを作成する方法の多様さですね。

例えば、先ほど挙げた場面ですが

・自宅でノンビリしている時

FastEverで一発ノート作成

・iPhoneでショートメールの最中
「@GTD#Inbox」 の件名(単語登録済み)でメール送信して「GTD」のノートブックに「Inbox」というタグを付けてノート作成

・ネットをブラウジングしている時
FireFoxのウェブクリップアドオンで簡単にノート作成

・Twitter中
@myen(単語登録済み)にリプライする事でノート作成

このように、その場その場で適したツール、方法を使う事で、ほぼ全ての場面において、気になる事をサクっとEvernoteのInboxにキャプチャー出来るのです。

これが、プライベートGTDのInboxをEvernoteで一元管理しようと考えた理由です。

■処理ステップはNozbeで
GTDの処理ステップを全てEvernoteで実行出来れば素敵なのですが、タスクを分割してプロジェクトとしたり、プロジェクトのタスク一つをネクストアクションにしたり、また、それぞれのタスクに自宅、会社、実行タイミングなどのコンテキストを付加させようとすると、やはり専用のソフトではないEvernoteでは力不足を感じます。

Todo管理のウェブサービス、アプリケーションは山ほどありますが、その中からNozbeを選んだのは、やはりEvernoteとのデータ連携が出来るからです。
連携の方法はとても簡単で、Nozbe上で作成する新しいプロジェクトの名称をEvernoteのタグ名称と合わせるだけです。
※事前にEverNoteのWEBサイトでNozbeからのアクセスを認証させるステップが必要です。

私の場合、Evernoteに「Inbox」と言う名称のタグを作っているのでNozbeで同じ名称のプロジェクトを作ると、自動的にEvernoteで「Inbox」のタグを付けたノートがNozbe上に表示されます。
↓ こんな感じ

■週次レビューでEvernoteからNozbeへ
EvernoteノートをNozbeに読み込んだ時点では、それはランドリーボックスに放り込まれた洗濯物と一緒で仕分けが全くされていません。
その仕分けがされていない洗濯物(ノートの数々)を確認し、行動に移すかどうかの判断や、具体的なタスクの分類を行う必要があります。
その作業を週に一度、いわゆる週次レビューの際に行い、実行可能なタスクへ変換するのですね。

■NextactionのタスクはGoogleカレンダーからOutlookカレンダーへ
Nozbeを使おうと決めたもう一つの理由は、Nozbeで設定したスケジュールをGoogleカレンダーに吐き出すことが出来ることです。
仕事で使っているOutlookカレンダーやiPhone、iPadのカレンダーアプリの多くは、Googleカレンダーとの同期機能を持っているので、タスクの期限や処理するタイミングを確認するのに、わざわざNozbeを立ち上げる必要がなく、通常使用しているカレンダーアプリで簡単に確認が出来るのがメリットです。
最初に仕事上のタスクはOutlookのTodoリストを使っていると書きましたが、そのタスクはOutlookのカレンダーで割り振りを行っています。
また、OutlookカレンダーはGoogleカレンダーを読み込むことが出来るので、最終的には、仕事及びプライベートのタスクを常時表示しているOutlookカレンダーで一元管理するという最終目的が実現出来たわけですね。

■まとめ
Evernoteの使い方というより、EverNoteをInboxとしたNozbeの使い方になってしまいましたが、こういうエントリーを書けるのも、APIを公開し多種多様なサービスと連携を取ることが出来るEvernoteの柔軟性があってこそでしょう。

今後は記憶の外部保存スペースとしてだけではなく、例えばノート内でマインドマップを描けたり、簡単なスプレッドシートが扱えたりするなど、思考の場所、その保存場所としても使えるように進化して欲しいものですね。

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電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。執筆する際、最も力を入れた箇所、想いについてはこちら

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