NozbeとEvernoteとDropboxの連携と使い分け

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私が日常的に使っている三つのクラウドサービスの使い分けを一文で書くとすると「TodoリストはNozbeに入っており、その作業ファイルはDropboxに保存されている。そしてその作業に必要な資料や作業履歴がEvernoteに保存されている」こんな表現になるでしょう。箇条書きにするなら

Nozbe:タスク管理
Dropbox:ファイル管理
Evernote:情報管理

となります。まぁ単純と言えば単純です。ただ、この三つのサービスはそれぞれデータの連携が可能なものもあり、似たような機能もあることから使い分けに悩んでいるという声も聞きますので、それぞれの組み合わせ毎に自分なりの考えをまとめ記事にしてみたいと思います。

■Nozbe×Evernote
この二つのサービス間のデータ連携はNozbe側で行えます。
Nozbeの使い方~その7(NozbeとEvernoteを連携させる)
こちらの記事でも説明したように、Nozbeのプロジェクト名と、Evernoteで作成したタグの名称を一致させることで、データのひも付けが行われます。しかし正直言ってこのこの機能は殆ど活用できていません。

これはEvernoteの使い方にもよるのですが、Nozbeとデータを関連付けるために、わざわざEvernoteのノートにタグをつける手間が面倒だからですね。Nozbeのバージョンアップの際には、NozbeのプロジェクトをどのEvernoteのデータに接続するか、自分で選択出来るようにして欲しいです。関連付けるノートブックの選択画面で表示されるノートの数が多すぎるようであれば、タグでの絞り込みが出来ればなお良いでしょう。
更にバージョンアップの希望を出すなら、Nozbeで表示されるEvernoteノート自体をタスク化出来るようにして欲しいですね。

この二つのサービスの使い分けで悩むのは、Evernoteでもタスク管理が出来ること。実際にEvernoteでGTDをベースとしたタスク管理を実践されているかたは沢山いらっしゃいます。

Evernote使っていつでもどこでも快適なGTD生活を満喫する方法を考えた
Evernoteで快適GTD! 私がたどり着いたタスク管理のやり方
GTDを超意識した僕のEvernoteのノートブック
第2回-私のEvernoteの使い方-Evernote歴9ヶ月、GTD歴1ヶ月の自分の、現在の使い方を晒してみます。

私も一時期頑張ってみたのですが、なかなか上手く行かず途中で断念。。タスク管理は専用のサービスで進めることにしました。
なので、現在Evernoteをタスク管理のツールとして使うのは資料整理のみとしています。

GTDでは処理ステップで気になることを仕分けする際、気にはなるけど具体的なアクションに繋がらないものを「資料」として保存しておくように言われています。

ブレスト:理想のタスク管理ツールを考える (3/5)
脳みそがいっぱいいっぱいになってきたのでOmniFocusを使ってみる

上記の記事がそのあたりについて詳しく書かれているので、参考にしてみてください。

基本スタンスとしてEvernoteにタスクは入れないようにしていますが、あえて入れておくとするならば、締切のないサムデイリストだけでしょう。このサムデイリストは気になる資料から想起されることが多いので、このサムデイリストだけはEvernoteに保存するようにしています。気になる資料というのは、たとえば旅行のパンフレットのようなものですね。

■Nozbe×Dropbox
こちらの連携もNozbe側で出来ますが、これもまたEvernoteとの連携と同じく使い勝手がイマイチです。
Nozbeの使い方~その13(Evernoteに続きDropBoxとの連携)

バージョンアップで改善が出来るなら、各プロジェクトに対してDropboxの何処のフォルダーをリンクさせるか選択出来るようにして欲しいですね。また、プロジェクトからの接続だけでなく、個別のタスクからもフォルダーやファイルを選べるようになれば使い勝手もさらに向上するでしょう。現在はタスクのコメント欄を使って運用していますが、これに変わる機能を基本機能として実装して欲しいです。

■Evernote×Dropbox
この二つのサービスの使い分けについて議論されているのをたまに見かけます。たしかにプレミアム版では全ての形式のファイルをノートに貼り付けられるため、EvernoteとDropboxのどちらにファイルを保存すればいいかと悩むのも無理ありません。

Dropbox :ファイルストレージ
Evernote :高機能なメモ帳

というのが二つのサービスの基本機能ですので、私はこれから使用するファイル、他者と共有し継続して更新されるものはDropboxへ、更新されず閲覧だけのファイルをEvernoteに保存するようにしています。

私がファイル管理のストレージ機能としてEvernoteに期待しているのは、保存したファイルに意味を持たせることです。Dropboxはただのストレージでしかありませんので、そこに何が保存されているかは階層構造となっているフォルダー名称、ファイル名称で判断するしかありません。同じような名称のファイルが並んでいると、ファイルの判別が出来なくなることも多々あります。

その点、Evernoteは、ノートにコメントを追記することで、保存したファイルに意味を持たせる事が容易です。保存したファイルに、ファイルの説明文と併せて、作業資料の写真でも貼りつければ、そこから想起される情報はどれほど多いでしょう。
Evernoteで作業履歴を保存し、トレーサビリティーを向上させる

Evernoteのクライアントにはない機能ですが、もしこれからのバージョンアップでEvernote×Dropboxという、データ連携が可能となるなら、画面左上の「アカウント」「共 有」というメニューに加えDropboxという項目を追加して欲しいですね。

evernote_dropbox

そのタブを開くと、Evernoteのノートブック一覧の代わりにDropboxのフォルダー一覧が表示され、それぞれのファイルにEvernote上でコメントの追記やタグ付けが出来るようになればいいな!というアイデアです。

Dropboxで共有されているファイルにEvernoteで意味付けをし、そのファイルや資料をNozbe上で閲覧しながらタスクを処理して行く様子を想像しわくわくするのは僕だけでしょうか?

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電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。執筆する際、最も力を入れた箇所、想いについてはこちら

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