ストレスフリーを実現するため毎朝確実にレビューしているタスクリスト

■Nozbeのタスクリスト
Nozbeのタスクリストの中で、リピート設定を行い、毎朝仕事を始める前、確実にレビュー・実行しているものがあります。
具体的にはこの様なリストになります。

inboxの整理
My Teamの確認
タスクレビュー
その他事務連絡等
作業日報記入
メールチェック・返信
交通費精算
出張精算
手帳の内容確認
名刺の整理
デスクトップの整理
机周りの片付け
スケジューラー確認・登録
掲示板チェック

最初は数個でしたが、使っているうちに少しずつ増えてて、今ではこの量になりました。

 

■何がストレスになっているか？
GTDを実践する事でストレスフリーを実現すると言われています。
確かに色々な心配事や雑多なToDoなどが常に頭の中にフワフワ浮いていると相当なストレスになるでしょう。

ですので、GTDの基本的なフローに従い、頭の中の気になる事を全て収集し、処理し、整理するだけでもかなりのストレス軽減に繋がると思います。しかし大切なことはその気になることに対してコミットしたNextActionを実行し、そのToDoをリストから消して行くことが出来なければ、何のためのGTDか分かりません。

■チリも積もれば山となる
先ほどのリストで挙げているToDoは、基本的には二分以内、もしくは10分位で終わる物ばかりです。 やればあっという間なのですが、午前中に締め切りのタスクがあったり、気持ちに余裕が無いと、ついつい出社して椅子に座った瞬間に仕事の資料を取り出し、メインの作業に取り掛かってしまいます。

そんな日が何日も続くと、例え小さなタスクであっても結構な量になってしまい、やらなければならないけど、やってないタスクとしてどんどん溜まって行ってしまいます。
そして溜まったタスクを一度に実行しようとすると、午前中の時間が丸々潰れてしまったりと、良いことなしです。

そんな時は、いつもその場で早くやっておけばこんな思いをする事無かったのにと、後悔するばかりです。

■一日のスタートは着実に、確実に
先ほどあげた「始業時タスクリスト」は、そんな思いをしないため、少しの事を毎日確実に終わらせる方法としてとても効果的です。
人によって仕事の内容、処理するタスクは異なると思いますので、完全に一緒にはならないと思いますが、一日の仕事の始まりの時間にちょっと立ち止まり、雑多なタスクを終わらせることは、その一日としても、またトータルとしてもストレスフリーを実現するのに効果的です。

■今日やる事を明確にしてクローズドタスクリストを作る
ここまで説明したのは、毎朝レビューする事で雑多なタスクを処理し、つまらないストレスを溜め込まないようにする方法です。
これはこれでストレスになるのですが、やはり一番のストレスの原因となるのは、メインの仕事で生じるタスクでしょう。例えば、私が感じて来たストレスを例にあげると

「とにかく色々やる事が沢山あり過ぎて、今日一日何からてを付ければよいか分からない。もしくは手を動かしながらも他の仕事、タスクが気になってしょうがない」

というものです。
このようなストレスを無くすための手法がクローズドタスクリストという考え方です。
詳細ははマニャーニャの法則という本で説明されていますが、要は今日実行するタスクで、これ以上は増やさないと決めた閉じたタスクリストのことです。

急ぎのメール、電話があったとしても、それを今日のタスクに追加しない。明日実行出来れば良いタスクは明日のリストに追加することで、今日のリストに入っているタスクが完了すれば一日の仕事が終わるという完全に閉じたタスクリストの事です。

このクローズドタスクリストを通勤途中に作り、今日一日で実行すれば良いタスクを明確にする事で、明日締切の重要なタスクがあったとしても、今日はそのタスクについて考えなくてもよくなるという事です。

具体的にはこのような流れになります。 まずはNozbeを開き、プロジェクトをタップ

この状態だと、仕事、プライベート全てのプロジェクトが混在した状態で表示されれしまうので、ラベルを使ってフィルタリングを行います。

ラベルをタップすると、そのラベル(仕事)に関するプロジェクトだけが表示されるので、それを一つ一つ開いて中身を確認します。下の画像の例では、佐倉寺崎というラベルには、11個のプロジェクトが入っている事がわかります。

左の画像が、佐倉寺崎のラベルに入っているプロジェクトの一覧。各プロジェクトの右に表示されている数字が、そのプロジェクトに入っているタスクの数です。
右の画像は、そのプロジェクトの中【佐倉-整地設計残工事】というプロジェクトの中を表示させたものです。

タスクレビューの中で、そのタスク一覧の中から、今日実行するタスクに☆マークを付けます。
この流れで、全てのラベルを開き、プロジェクトの一覧を確認しながら、今日実行するタスクを確認します。

これで、ホーム画面にもどり、NextAactionを開くと、☆を付けたタスクだけがフィルタリングされます。

この画面に表示されるリストがクローズドタスクということになります。

■出社後の作業
取り合えず、ここまで出来たらその後は仕事の事を考える必要が無くなります。
出社後、PCにログインしたらすぐにNozbeにアクセスし、Nextactionをクリック。上から順番にチェック、実行出来ればして行く事で一日の仕事を始めるという流れです。

ここで、ちょっとしたテクニックなのですが、ただ単純にNextactionをクリックしただけでは仕事、プライベートの星つきタスクが混在して表示されてしまいます。

これでは、視認性にも欠けますし、今実行する必要のないタスクが混ざっていると、意識もそれてしまいます。「Nozbeのショートカットを使いこなそう」の記事でも書きましたが、このNextActionの表示画面で、ショートカット「Ｏ」をタイプすると、このような画面が出てきます。 
ここで、今実行しようとしているタスクが属する「ラベル」「プロジェクト」「コンテキスト」などで、スター付きのタスクをフィルタリングすることで、今実行すべきNextActionだけを表示させる事が出来るのですね。

※NextActionをフィルタリングするショートカットですが、分かりにくかったらとりあえず Ｎ→ Ｏ の順番にキーボードを打ってみてください。

電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか？」を発刊させて頂きました。執筆する際、最も力を入れた箇所、想いについてはこちら

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