タスクリストの洗い出し

公開日: : 最終更新日:2013/12/21 §4 具体的なプロセス

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私がGTDのツールとして使っているOutlooK2007でタスクリストを洗い出す方法(気になる事をInboxに入れる方法)について説明したいと思います。

まずはOutlookを立ち上げ、タスクの入力画面を表示させましょう。

左サイドバーにOutlookで使用できるツール(メール、カレンダー、連絡先、メモ等)一覧が表示されていると思いますが、そのそれぞれの画面において右サイドバーにタスク一覧が表示されるようメニューの設定を行います。

操作: メニュー → ToDoバー → 仕事リスト

タスク入力欄が表示出来たら、仕事、プライベートで気になっている事、やるべき事をタスクとして追加していきます。 出来るだけ時間をかけ、頭のなかが空っぽになるまで細かくタスクの洗い出しをやってみましょう。

最初は何を記入していけば良いか迷うと思いますが、タスクを追加していく中で、関連したタスクが連鎖的に浮かんでいと思いますので、まずは手を動かしてみることです。

タスクの洗い出しを行う際一つ注意する点は、その内容は漠然とした内容ではなく、出来るだけ具体的に、次に起こす行動を書くことですね。

悪い例:
→会議資料作成
良い例:
→議題確認
→日程調整
→資料収集
→資料作成

悪い例:
→資格取得
良い例:
→参考書を購入する
→申込書を取り寄せる
→学習スケジュールを立てる

悪い例:
→海外旅行に行く
良い例:
→パンフレットを集める
→旅行代理店に行く
→住民票を取りに行く(パスポート取得準備)
→パスポート申請
→旅行に必要なものをリストアップする

papa555

「会議資料作成」「資格取得」「海外旅行に行く」は最終的に完了させたいタスクかもしれませんが、そこに行き着くまでには色々な準備が必要です。

タスクリストに書く内容が漠然としていると、それに対して最初に何をするべきかが曖昧になり、作業の取りかかりが遅くなる原因にもなります。

現時点で分かりうる範囲でタスクを分解し、行動レベルまで落とし込むことが上手く行くこつだと思います。

次のエントリーでは、洗い出したタスクの分類方法について説明したいと思います。


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