複数の仕事を並行して進める方法

公開日: : 最終更新日:2013/12/22 GTD ,

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photo credit: Techhie via photopin cc

仕事の悪循環を絶つには

複数のプロジェクトを進める際、私が気を付けているのは、一つのプロジェクトがどんなに忙しく余裕が無い状況であったとしても、他の仕事の手を止めてしまわないことです。

時間に余裕のある仕事を、忙しい仕事のために放置してしまうと、忙しい仕事が終わった頃には、その余裕のあった仕事が緊急事態に陥っている。。。という悪循環に入ってしまいます。

下の図で言うと、仕事1、仕事2がとても忙しい仕事。仕事3が比較的時間に余裕のある筈だったのが、仕事1~2に時間を奪われ、結局時間が無くなった状態ですね。

outlook ,gtd

その悪循環を防ぐためには、緊急ではない仕事(仕事3)についても、毎日少しずつ心と時間を割く必要があります。

特に、仕事3のタスクに「作業見極め」に入っているものがあると、自分自身でもその内容を把握出来ていない事があるため、ギリギリになって着手してみたら、とんでもない作業が待ち受けていた。。。なんて事にもなりかねません。

と言うか、そんな場面になんども直面し、その度に会社で泊まり込とかしていたものです。

気の重い仕事に着手するには

問題はその仕事3のような、今日の時点では緊急ではない仕事を、気持ちに余裕のない時間にどうやって割り込ませるかです。

「快楽を求め、痛みを避ける」のが人間の本質だとすると、気の重い仕事を「今」から始めるには非常に強い意志が必要になります。

意志の弱い自分のケースではありますが、大抵は延ばし延ばしになって、開始がずるずると遅れてしまいがちでした。

そんな意志の弱い私が、気の重い仕事に取り掛かる方法として使っているのが、これもまたカレンダーです。

今、この瞬間にはどうしても取り掛かることの出来ないタスクは、午後、または翌日のカレンダーに、そのタスクを割り振り、作業時間の予約をするのですね。

outlook ,gtd

Outlookのカレンダーに予定を入れておくと、指定時間にアラームのポップアップが表示されるので、その時間が来たらその予定に従い作業に取り掛かるという流れです。

この方法で、完璧とは言えないまでも、何とか、その仕事に取り掛かる事が出来るようになりました。

outlook ,gtd

これは、気の重い仕事に自分の意志で着手するには抵抗を感じるが、上司や客先から急かされたら嫌々でも取り掛からざるを得ない。
ちょっと情けないですが、そんな状況に似ていると思います。

自分で設定したカレンダーの作業予定に、自分自身の行動をコントロールさせるイメージでしょうか。

気の重い仕事でも、こうやって無理矢理スケジュールに予定を組み込んでおくことで、作業に取り掛かるきっかけを作ることが出来るようになります。

時間を割り振ることで気持ちにも余裕を

また、気持ちに余裕がなく切羽詰った状態だと、忙しい方の仕事が気になってしまいますが、これについても「カレンダー上で予め作業時間を割り振っているので、その間は他の仕事の事は考えなくてよい」という安心感を得ることが出来るのもメリットの一つですね。

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もちろん、この限られた短い時間に出来るタスクを予め準備しておく必要がありますが、それはGTDの最初のステップで行うタスクの洗い出し、分解が出来ていれば問題ないと思います。

逆に言うと、全てのタスクを「すぐ出来る」アクションレベルまで分解するというGTDの下準備があってこそ実践できる方法ではないかと思います。


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