図解で示すタスク管理の必要性 その2

公開日: : 最終更新日:2013/11/30 Nozbeの使い方, GTD

Pocket
LINEで送る

前回の記事ではタスク管理の必要性を個人レベルで考えてみました。

図解で示すタスク管理の必要性 – このまま一生β版

今回は、仕事を複数のメンバーで進める際にも同じようにタスク管理をきちんと行わないと、仕事が円滑に進まない。

そんな場面を図解で説明したいと思います。

 

ここに今日の夕方(17:00)が締め切りの仕事があります。
Image(3)

 

作業を担当することになったAさん、Bさんは打合せを行い、仕事を終わらせるために必要な作業を洗い出し、それぞれの分担を決めました。
Image(4)

この時点で、全てのやるべき事がリスト化されていれば問題ありません。

リストを確認しつつ、抜けがないようお互いが自分のタスクを実行することが出来るからです。

逆に、問題が起きるのは、タスクリスト自体に抜けがある場合や、どちらが受け持つか明確になってないタスクがある場合です。

この画像では、お互いが自分の担当だと認識しているタスクリストの枠から、幾つかのタスクが抜け落ちています。

Aさん、Bさんはそれに気が付かないまま、一日のペース配分を考え作業に入りました。

Image(5)

このような漏れタスクが明らかになるのは、大抵、手持ちの作業が終わり、残作業が明らかになる締切の間際です。

二人がそれに気がついた時には、既に手遅れ状態です。

時間間際になって発覚したタスクは、そのまま超過タスクとなり、残業時間へとスライドしてしまいました。

image

説明し易くするため、図を大胆に簡略化しましたが、この様な抜けタスクが日常的に生まれる様な作業環境を、一ヶ月〜数ヶ月の長期間に渡って続けたらどうなるでしょう。その際の時間損失は相当なものになるはずです。

また、しわ寄せは後ろのほうへ集まるため、締切間際に大変キツイ思いをしかねません。

想定外の追加タスクが生じるのはやむを得ませんが、最初の段階で全ての作業を出来る限り洗い出し、誰が責任を持って担当するのかを決めておく必要があるのです。

Nozbeを使い社内打ち合わせを円滑に行う方法 – このまま一生β版


Nozbe 電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。執筆する際、最も力を入れた箇所、想いについてはこちら






▼Freeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。
Nozbe

関連記事

Nozbeの使い方~その4(タスクリストの共有)

メールによるタスクの送信 ツールと言うのは実際に使ってみないと、作り手がその中に実装したした機能

記事を読む

Nozbeをグループウェアとして使う(1)

photo credit: Stéfan via photopin cc Nozbeはグル

記事を読む

国内、国外におけるクラウド活用の試みについて

私が仕事で使っている主なクラウドツールは ・Dropbox ・Nozbe ・Evernote

記事を読む

ルーチンタスクを晒す企画に乗ってみた

@Surf_Fishさんの企画に乗っかり、私もルーチンタスクを晒したいと思います。 と、書き始

記事を読む

Nozbeの使い方~その2(Outlookから乗り換えた理由)

今回は、Outlookで実践していたGTDのタスクリストを、Nozbeに移した際に感じた事につい

記事を読む

no image

Nozbeのデスクトップアプリにドラッグアンドドロップが使えるようになった

Nozbeのデスクトップアプリにタスクのドラッグアンドドロップが使えるようになりました。 Inbo

記事を読む

7つの習慣のミッションリストをタスク管理ツールに落としこむ

photo credit: mohammadali via photo pin cc ボトムアッ

記事を読む

図解で示すタスク管理の必要性 その3

人の脳は優秀で、特別なツールを使ったタスク管理とか大げさなことをやらなくても、仕事を含めた日常生活が

記事を読む

Nozbeでチェックリストを使いたい人に送る二つの方法

Nozbeの開発者であるマイケル氏は、ツールはシンプルであることが、生産性を上げるために最も必要な事

記事を読む

現在執筆中?の自己流GTDマニュアル

まる一年執筆が止まっているのが、この自己流GTDマニュアルです(笑) 以前は会社への通勤時間が

記事を読む

Message

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

no image
Mannmoth Project の使い方(3):プロジェクトマップ形式

前回までは、プロジェクトを作成し、そこにリスト形式でタスクを追加させる

Mannmoth Project の使い方(2):タスクの追加

マンモスプロジェクトの使い方の2回目として、ツールにタスクを追加する部

Mannmoth Project の使い方:Project作成

個人的なタスク管理は、Evernote、Nozbe、TaskChute

TaskchuteCloudを使いはじめました

タイトルにあるとおり、TaskChuteCloudをプライベート時

マインドフルネスでGTDの収集のレベルを潜在意識まで掘り下げる

GTDのフローでは最初のステップとなる収集。今回はその収集されるタスク

→もっと見る

  • Nozbe
    電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。執筆する際、最も力を入れた箇所、想いについてはこちら
PAGE TOP ↑