図解で示すタスク管理の必要性 その2

公開日: : 最終更新日:2013/11/30 Nozbeの使い方, GTD

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前回の記事ではタスク管理の必要性を個人レベルで考えてみました。

図解で示すタスク管理の必要性 – このまま一生β版

今回は、仕事を複数のメンバーで進める際にも同じようにタスク管理をきちんと行わないと、仕事が円滑に進まない。

そんな場面を図解で説明したいと思います。

 

ここに今日の夕方(17:00)が締め切りの仕事があります。
Image(3)

 

作業を担当することになったAさん、Bさんは打合せを行い、仕事を終わらせるために必要な作業を洗い出し、それぞれの分担を決めました。
Image(4)

この時点で、全てのやるべき事がリスト化されていれば問題ありません。

リストを確認しつつ、抜けがないようお互いが自分のタスクを実行することが出来るからです。

逆に、問題が起きるのは、タスクリスト自体に抜けがある場合や、どちらが受け持つか明確になってないタスクがある場合です。

この画像では、お互いが自分の担当だと認識しているタスクリストの枠から、幾つかのタスクが抜け落ちています。

Aさん、Bさんはそれに気が付かないまま、一日のペース配分を考え作業に入りました。

Image(5)

このような漏れタスクが明らかになるのは、大抵、手持ちの作業が終わり、残作業が明らかになる締切の間際です。

二人がそれに気がついた時には、既に手遅れ状態です。

時間間際になって発覚したタスクは、そのまま超過タスクとなり、残業時間へとスライドしてしまいました。

image

説明し易くするため、図を大胆に簡略化しましたが、この様な抜けタスクが日常的に生まれる様な作業環境を、一ヶ月〜数ヶ月の長期間に渡って続けたらどうなるでしょう。その際の時間損失は相当なものになるはずです。

また、しわ寄せは後ろのほうへ集まるため、締切間際に大変キツイ思いをしかねません。

想定外の追加タスクが生じるのはやむを得ませんが、最初の段階で全ての作業を出来る限り洗い出し、誰が責任を持って担当するのかを決めておく必要があるのです。

Nozbeを使い社内打ち合わせを円滑に行う方法 – このまま一生β版

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