図解で示すタスク管理の必要性 その3

公開日: : 最終更新日:2013/11/30 GTD

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人の脳は優秀で、特別なツールを使ったタスク管理とか大げさなことをやらなくても、仕事を含めた日常生活が破綻する事はそうありません。

では何故タス管理を行うべきなのか?
その必要性を図解で説明したいと思います。

■人混みの中を歩く

朝の新宿駅、渋谷の交差点でも構いません。沢山の人が一斉に、それぞれの別の方向、様々な速さで歩いている状況を想像してみてください。

medium_7831847758 photo credit: pouchin via photopin cc

そしてあなたは、その中を目的地に向かって早足で歩いています。
そのような人混みの中、他の人とぶつからないよう歩くには、他人の進行方向、自分との相対速度を考えつつ、危ないと感じたら直ぐに方向、速度の調整を行う必要があります。
Image(24)

人は、このような難しい処理を、特に考える事なく無意識に行っています。

タスク管理を行わないまま、自分の脳力だけで仕事、日常生活のすべてをコントロールするのは、まさにこの状態です。

 

歩く人が少ない場合や、自分も急いでない余裕のある状態なら特に問題は起きません。

しかし、ちょっと混みいったり自分が駆け足になると、周りの人にぶつからずに進むのが急に難しくなります。

■タスク管理をする効果

自分の周りが人混みであふれ、その中を急ぎ足で駆け抜ける。
復数のプロジェクトを抱え、常に締切に追われながらタスクをこなしているビジネスパーソンはまさにこの状態といれるでしょう。

前にも説明しましたが、人の脳力は素晴らしく、このような状態に陥っても人にぶつかる事なく進む事が出来ます。
しかし、問題はそれが出来てしまうことによる弊害です。

たとえ無意識で出来る事であっても、それを行うためには必要以上に脳のリソースが必要となります。

簡単に言うならばとても疲れるのです。
ではタスク管理を行えば、人混みのなかを歩く状態がどのように変わるのか図解で示してみましょう。

 

・今やらなくて良いものを明確にする

最初にチェックするのは、この人混み(タスク)のなかで、今いる(やる)必要のないものを除外することです。

Image(25)

これを行うことで、自分のまわりに余裕が出来、遠くまで見通すことが出来るようになります。

先が見通せれば、凄い勢いでこちらに向かって来る人(突発タスク)にも、前持って対処する準備が出来ます。

 

・タスクを分類し整理する

GTDでいう「処理・整理」のステップにあたるのがこれですね。
これまで、バラバラと異なる方向に進んでいた人(タスク)を並び替え、進むべき方向を明確にします。

Image(26)

・タスク管理完了

この状態まで整理できれば、目をつぶって歩いても周りの人とぶつかることなく目的地まで行き着けるでしょう。

目的地に到着するまで、人とぶつからないよう注意する必要がなくなるということは、仕事を含めた一日の生活のなかで、脳のリソースを無駄なことに割く必要がなくなることを意味します。
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その使う必要の無くなったリソースを何に使うかは自由です。

7つの習慣で書かれているような「第二領域」のタスクを少しでも入れられれば、忙しい生活の中でも、目標に向かって少しづつ進むことが出来るでしょう。


図解で示すタスク管理の必要性 – このまま一生β版

図解で示すタスク管理の必要性 その2 – このまま一生β版


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