タスクを分解する時には物語を意識するといい

公開日: : 最終更新日:2014/01/13 GTD

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medium_3729332748 (1) photo credit: Rishi S via photo pin cc

タスクを分割する際、その粒度をどの程度まで細かくすればよいか。

その大きさは、その人の仕事内容や作業環境、使っているツールにより適度な大きさが異なるため、一概にこれくらいとは言えません。

ただ、大き過ぎると作業内容が漠然としてしまい、細かすぎるとリスト作成と更新に手間が掛かります。

このタスクの分割問題については、これまで色々な試行錯誤を繰り返してきましたが、その成果として、プロジェクト(GTDにおける複数のタスクの集まり)を作る際の良いルール見つけたのでシェアしたいと思います。

 

プロジェクトには物語があるか?

未完で無い限り、映画や小説などの物語には終わりがあります。

物語にはその結末に向かって、読者や視聴者が楽しみ、そして混乱すること無く理解できるストーリーの組立てが必要です。

その物語の組立てのとき、語るべき大切な内容が抜けていたり、順番が前後すると、作者が意図した内容が伝わらないばかりか、混乱を招いてしまいます。

そうなると、その物語がどんなに素晴らしいものであったとしても台無しです。
この点を踏まえ、タスク管理に話を戻します。

タスクの集合であるプロジェクトにも物語と同じく始まりがあり、そして終わりがあります。
そのプロジェクトの目的は物語のテーマであり、それを終わらせるのに必要な具体的な行動をリスト化し、プロジェクトを管理するデータベースに保存します。

いわばそこに保存されている無数のタスクリストが物語の骨子であり、それを見ただけでプロジェクトの目的や全体の流れがイメージ出来ないなら、そのプロジェクト(物語)の作り方はイマイチという事です。

プロジェクトにマイルストーンを設ける

物語には始まりと終わりだけでなく、その途中には物語の節目となる色々なイベントが盛り込まれます。

そのイベントの入れ方がイマイチだと、全体の流れが単調となり物語の面白さも半減です。
タスク管理において、そのイベントはプロジェクト完了に至るまでの色々な節目と言えるでしょう。

medium_3642862552 photo credit: sludgegulper via photo pin cc

プロジェクトに登録されているタスクリストには、そのタスクがどのような状態かを示す「記号」を付加するとともに、具体的な行動以外の節目を登録しておくことで、その流れを俯瞰出来るようになります。

わたしがタスク名称に付加している記号は現在このようなものです。

◎:発注者確認
⇒:資料提供・送付
∩:移譲タスク
◆:資料・検討結果受領
★:マイルストーン
?:確認事項

記号あり、記号なし

では具体的に記号を付けた場合と、付けない場合のそれぞれにおいて、そのプロジェクト中のタスクリストがどのように見えるか試してみましょう。

ここでは、先日行った英文報告書作成のプロセスを例として紹介します。

【記号なし】
・英文報告書の原稿作成
・翻訳会社への手配
・レイアウト調整
・社内確認
・発注者への確認
・部数確認
・印刷会社へ発注
・発注者へ納品
【記号あり】
・英文報告書の原稿作成
⇒:翻訳会社への手配
∩:翻訳作業
◆:翻訳結果を受け取る
★:英文翻訳終了
・レイアウト調整
⇒:調整後の報告書を社内配布
◎:社内確認
◎:発注者への確認
★:印刷用原稿の完成
?:部数確認
⇒:印刷会社へ発注
∩:印刷
◆:印刷物受領
★:発注者へ納品

記号なしの方でも抜けは無いのですが、各タスク間の関係は今ひとつ曖昧で断片的。上下の順番が一つでも入れ替わると、全体の流れも分からなくなってしまいます。

その点、タスク名称の頭に記号を入れ、そのプロジェクトの開始から終了までにどのようなタスクを実行し、それぞれのタスクが完了するにはどのような節目が必要かを記載することで、そのプロジェクトが一連のストーリーを持つようになるのです。

まとめ


プロジェクトを作成するにあたり、登録するタスクをどの程度の粒度まで分解するか。

この問いに明確な答えはありませんが、リストを見て全体の流れと節目をイメージ出来るようにすると、自然に「良い感じの」粒度に出来るのです。

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