私が仕事で使っている主なクラウドツールは
・Dropbox
・Nozbe
・Evernote
この３つです。
個人的にはかなり使い込んで、どれ一つとっても無くてはならないツールですが、仕事はチームメンバー 全員で協力しながら進めるものなので、便利なもの、作業の効率化が図れるツールがあれば積極的に広めたいものです。
このエントリーではこれらのクラウドツールを業務に携わるメンバー全員で活用していく試みについて紹介したいと思います。
■Dropbox(国内編) 
社内の同じネットワーク上で仕事を進めるのであればDropboxのようなクラウドツールを使う必要はありません。ファイルをイントラ上のサーバーに保存すれば済む話です。
しかし、東北地方大震災の復興支援業務を全社的に進めるにあたり、ネットワーク環境が満足でない被災地に常駐している担当者、業務を統括する東京支社、作業をサポートするその他支社、また具体的な図面や資料作成をお願いする協力会社とデータの共有を行おうとすると、その方法ではどうしても限界がありました。
聞くところによると、被災地に常駐している担当者が東京支社のファイルサーバーにアクセスし、ちょっとでも重いファイルを開こうとすると、回線が細いためかストレスを感じるくらい時間がかかるとのことでした。
それ以上に問題なのは、社内ネットワークへのアクセス権がない協力会社とのデータを共有です。
セキュリティーの問題でファイルサーバーにアクセス出来ない彼らとのファイル共有は、従来どおりメールやファイル送信サービスを使うしかありません。作業途中のデータも含め最も多くの情報交換を必要とする彼らとの通信手段がこれでは作業が滞って仕方がありません。
このような切実な問題を解決するため提案したのがDropboxでした。
東京支社のマネージャーがタンザニアに滞在していた際、ファイルの共有にDropboxを使っていたこともあり、提案は直ぐに受け入れられ、会社として活用して行くことになりました。
現在、震災復興支援業務の共有フォルダーには、社内はもちろん、協力会社の方を含め総勢30名以上のメンバーが参加しています。
保存されているファイルの容量はあっという間に無料アカウントの制限容量である２Gを越えたため、有料アカウントへのアップグレードも全員行ってもらいました。もちろん費用は会社負担です。
私は現在海外出張中ですので、現在の利用方法について完全に把握できていませんが、プロジェクトフォルダーの直下にファイルの変更履歴を書き込むエクセル表を作ったりと、使いこなすための試行錯誤をしているようです。
■Dropbox(海外編) 
国内以上にDropboxが活躍しそうなのが海外案件のプロジェクトです。
今現在、アフリカ東部のウガンダで道路関連の調査を行っているのですが、その調査結果データを使用し、日本国内、またフィリピンの技術者が次の検討を行うことになっています。
海外、特に発展途上国のネット環境は一昔前の日本のようで、滞在しているウガンダではメールの送受信さえままならなりません。
たまに10M近い添付ファイルを受信すると、メーラーを開いた瞬間パソコンが固まってしまいます。
そのようなネット環境のため、調査団内での暗黙の了解は、重いファイル、具体的には２M以上のファイルは添付しないこと。
なので、あるチームの検討結果を他のチームに渡すのは、作業が一通り終わりまとまったデータが出来てから。
方法はファイル送信サービスや他のオンラインストレージサービスを使っているようです。 しかし、そのような手順では各プロジェクト間の作業工程が直列となってしまい、業務全体のクリティカルパスが伸びてしまいます。
日本国内以上に深刻な通信問題を抱えている海外での仕事。その切実な問題を解決するため提案したのがやはりDropbox。
最初は我が社のメンバー間のファル共有に使用していたのですが、これは参加企業全社で使ったほうが良いという意見になり、業務全体を統括する幹事会社のマネージャーに活用を提案しました。
マネジャーもその状況に困っており、便利なサービスは積極的に使って行こう！と、プロジェクトメンバー全員でアカウントを取得することがその場で決まりました。
キトグム市で一番美味しいと言われるイタリアンレストラン。停電中の薄暗い店内でビールを飲みながらの決定でした。
現在、各国に散らばる担当者へDropboxのアカウントを取るよう指示のメールが送られています。
具体的は使用はまさにこれからですが、リアルタイムにファイルを共有するメリットは、プロジェクト進行の時間短縮という形で必ず結果が出ると信じています。
追記：
昨日、この案件に参加する日本人スタッフだけでなく、現地で雇用したローカルスタッフにもDropboxの使い方をレクチャーし、それぞれのデスクトップPCにインストールしてもらいました。
アメリカの何処かにあるサーバーにデータがアップロードさ れ、そこから隣のPCにダウンロードされるのは、感覚としてなかなか実感出来なかったようですね。
これまでは、我々が調査結果を書き込んだ帳票を週に一度、車で二時間かかる事務所に届け、そこでエクセルへの入力をお願いしていましたが、これからは地方の事務所でスキャニングを行いDropboxに保存すれば、次の日にはローカルスタッフがインプットの作業に入れるでしょう。
これまでは貧弱なネット環境と物理的な距離が作業の障害となっていましたが、このような便利なツールを使うことで、それらの障害をなくしアフリカの大地でも時間と空間を飛び越えた仕事が出来るそうです。
■Nozbe 
仕事はチームメンバー全員で協力しながら進めていくものだ。というのはDropboxの活用編で書きましたが、それを推し進めていくためには全員で業務の目的とアウトプット、具体的には日々処理していくタスクリストを共有したいものです。
そのタスクリストはただのToDoリストではなく、できればGTDのプロジェクトリスト、NextActionであれば最高です。
GTDについては何度か紹介し、書籍を回覧などしてみたのですがなかなか良い反応は帰って来ません。
どうやって布教しようかと考えた挙句、むりやりNozbeを使ってもらうことにしました。
それはNozbeのようなGTDのフローに沿って設計さたアプリを使うことで、その基本的な考え方を実践を通して感じてもらえると思ったからです。
私が契約しているのは、20名まで招待出来るTeamアカウント。月間50ドルの使用料は現在自腹を切っています。
先ずは先輩命令で後輩にアカウントを無理矢理作らせ、次は会社に常駐している協力会社のおじさまにアカウントを取得してもらいました。
最初に行ったのは、自分で業務全体の作業内容をプロジェクトリストとして組み立て、その中に具体的なNextActionを事細かに書き出しました。
そしてその各タスクをプロジェクトメンバーに割振り、毎日このリストを確認しながら作業を進めるよう指示をしました。
最初の目的はNozbeのインターフェイスに慣れてもらうこと。人の基本的な性質として、慣れていない事や物には抵抗を感じるものです。
とにかく毎日使ってもらうことで、そのハードルを超え、出社し始業準備が終わったらNozbeを開くのが当たり前になるような習慣を作ってもらいました。
そのような状態を続けていくうち、参加メンバーが新しいNextActionを自分で追加したり、私が関係していない別業務のプロジェクトリストを自分達で作るようになりました。
これでNozbeを業務の中で積極的に使って行くという二つ目のハードルを超えました。
この試みのなかで、1番驚いたのが会社に常駐している６０歳に近い協力会社のおじさまが予想以上に良く使ってくれていること。
設計に必須のエクセルやCADの扱いは一人前なのですが、一般的なPCの操作については驚くほどの機械オンチ。
そのような人もしっかりリストを見ながら作業を進めています。
クライアントとの打ち合せ終、電車の中からNozbeアプリでタスクを追加しておくと、帰社した時には作業に着手していたりもします。
チームメンバーの作成するタスクリストは、まだまだToDoリストの域を超えてはいませんが、チーム全体で作業の総量を把握し、誰が何を担当し、今日何をすべきかを全員で共有出来るのはチーム全体の作業効率向上に役立っていくと信じています。
最後のハードルはGTDのフローを理解してもらい、それをNozbeで実践してもらうこと。
みんなが抱える大量のタスクやプロジェクトの数々をそのフローに通すことで、存在自体がストレスの原因にもなるただのToDoリストではなく、一人一人が思考の深い所で整理した大きなタスクの流れ、それが「今」そして「ここで」と言うフィルターで絞りこまれたNextActionとなれば、生産性の向上と併せ、慢性的に抱えている仕事のストレス開放にも繋がるのではないでしょうか。
■Evernote
Dropboxがファイルの共有、Nozbeがタスクリストの共有ツールとするならば、Evernoteは情報の共有ツールということでしょう。
こちらの記事でも若干触れましたが、これまでは個人の記憶、情報をストックするツールとしてのみ使用してきたEvernoteですが、ノートブックの共有機能により個人の補助脳だけに留まらず、他者との情報共有ツールとして活用出来るようになりました。
この共有機能を活用してチームの生産性を上げることが出来ないかと考え、具体的に動いてみました。始めはNozbeと同じく、チームメンバー全員にアカウントを取得してもらい、半ば強制的にインストールしてもらうこと。
次に、ある業務に関する共有ノートブックを作成し、後々参照が必要となりそうなファイルの保存場所をノートに記載し、各設計項目に沿ったタグ付けを行いました。
この作業は、受領資料のファイルを一つ一つ開き、そのフォルダーに入っている図面や計算書が、どの設計項目に属するかを一つづつ判断するという、地味で労力のかかるもの。
クライアントから受領した参考資料のファイルがDVDディスク数枚に渡るほど膨大だったので、誰かが整理を行わないと、各メンバーが新しい作業に入るたび、膨大なファイルの中から一つのファイルを探すという苦労を強いることにもなりかねません。
非常に手間のかかる準備作業でしたが、この段取りを行うことで、その業務に関してはEvernoteが無くてはならないツールになりました。
今後、その対象を他の業務にも広げ、各メンバーが自分で得た情報を自分で追加し、タグ付けを行えるようになればと思っています。
電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか？」を発刊させて頂きました。執筆する際、最も力を入れた箇所、想いについてはこちら
Nozbe のFreeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。
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