Nozbeをグループウェアとして使う(1)

公開日: : 最終更新日:2013/11/30 Nozbeの使い方

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photo credit: Stéfan via photopin cc

Nozbeはグループウェアとして利用するとき、その機能を最大限に活用出来ます。

あくまで個人的な感想ですが、Nozbeを個人的なタスク管理ツールとしてのみ利用した際の効果は、グループで利用する場合と比べ半分ほどに感じます。

■コミュニケーションツールとして

Nozbeを、仕事を一緒に進めるグループメンバーで使うと、各個人が同じ土俵でタスク管理が出来るだけでなく、メールの代替ツールとして使うことが出来ます。

このお陰で、メールでの作業依頼や質問への返答などのメール送受信が一切無くなりました。

伝えたいこと、確認したいことの粒度が小さければ小さい程、メールではなくSkypeなどのチャットの方が気軽にコミュニケーションを取りやすい。チャットを使った事のある方なら実感されていると思います。気軽さの順位は

チャット > Nozbeコメント > メール > 電話

といった所ででしょうか。

■メールは脳のリソースを削るツール

我々はメールを受け取ると、その文章を読んで相手の意図を汲み取り、そして自分が何をすべきかの判断、GTDでいう処理〜整理のステップを頭の中で始めます。

一日に受信するメールの数か二桁迄なら何とかなりますがCCも含め三桁にもなると、その処理をするだけで一苦労です。

時間も奪われますし、それ以上に、読む、読まない、要返信、タスクに追加などの判断を強いられる回数に反比例し、脳のリソースは目減りしていきます。

普段何気なく使っているツールが、時には仕事を一緒にする同僚を疲弊させている事実をもっと真剣に考える必要があると思うのです。

■なぜタスク管理ツールが効果的なのか?

タスク管理ツールに登録するタスクは細分化し、その名称を見るだけで何をすべきか、誰が見ても分かるよう具体的なものにしています。

Nozbeの場合は、そのコメント欄を活用し、タスク名称だけでは説明できない細部の指示や、使用するファイルの在処を記載するようにしています。

▼作業指示はコメント欄に記載
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このタスクを他の人にお願いする場合は、タスクの情報を開き、担当者を変更するだけです。

▼作業担当をリストから選択して決定
ScreenClip2

タスクを依頼された人は、そのタスクに☆マークが付き、自動的にNextActionに移動するため見落としがありません。

また、メールと違い「具体的に何を実行するか」に特化された情報しか記載されていないため、メールの本文を読み解くような手間もかけさせません。

■まとめ

この先、職場環境からメールが無くなるようなことはないと思いますが、その役割は徐々にそぎ落とされ、情報の伝達・共有のための道具という色彩が強くなっていき、仕事を進める上での具体的な作業指示、質問、確認に関するコミュニケーションは、チャットツールやグループウェアに置き換えられていくでしょう。

朝一番に開く一本の長文メールで、昨日の会議録を読まされ、その中からやるべき事を抽出し、宛先一覧からその作業指示が誰に出されているかを汲み取り、そのメールにどう返信するかで悩む。

そんな無駄なことに頭を使うことが無くなるようにしたいものです。

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