投稿者: moyori

これで三回目となるタスク管理分科会。
今回も前回と同じくらい、いやそれ以上に盛り上がったと思います。

今回のテーマはＧＴＤのフローを通じて、年間目標を見つけましょう、そしてみんなでシェアーしましょうという内容でした。 参加者の皆さんがそれぞれ感想を書かれた記事をアップされていますが、私の方からは、ちょっとだけ運営側の目線で振り返ってみたいと思います。

■グループワークの狙い
このＧＴＤのフローを実際に実行してみるグループワークは二つの目的をもって行いました。
一つは
・具体的な収集作業を行うことで、ＧＴＤの目指すところの「頭の中をすっきりさせる」を実感してもらうこと。
もう一つは
・勉強会で感じた熱気、沸き起こったモチベーションを具体的な行動に移してもらうこと。
でした。

■収集について
収集については、事前にスタッフ 全員で考えたトリガーリストを使いました。
 
100以上のトリガーリストがあったので、収集の時間が足りないのではと心配しましたが、振り返ってみるとちょうど良い時間だったと思います。
そうは言っても、短い時間のなか、グループワーク用の作業でしたので、これで全ての気になる事を洗い出すことは難しかったのでは無いでしょうか。
ぜひ、これから行っていただく週次レビューにこのリストを活用して頂ければと思います。

■行動に移すことについて
色々なセミナーや勉強会に参加して、その日はすっごい刺激を受けやる気になっても、一晩寝てしまうと、その気持がどこかに行ってしまっていた。。。

なんて体験を何度も繰り返してきたのは、私だけでは無いはずです（笑）
勉強会での気づきや、立てた目標をより具体的に行動に移すためにまずは最初の一歩を踏み出して欲しい。そのためにどんな仕掛けをつくろうか？

という事で考えたのが、ワーキングの中でピックアップして貰った今年の目標となるタスクに対し、具体的なNextActionを考えて、みんなの前で発表してもらうことした。 

どうでしょう？勉強会終了後、目標達成に向けたNextActionその日のうちに実行出来たでしょうか？

たとえその目標が荒唐無稽なものだとしても、踏み出した一歩は何もせずに立ち止まっているのに比べれば遥かに意味のある行動だと思います。

ちなみに、私の今年の目標は電子書籍を一冊作ること。内容はもちろんＧＴＤをベースとした仕事術になるでしょう。

実はこのブログもその原稿として書いているようなもので、カテゴリーのセクションは書籍の目次を意識しているのですね。
全体としてはこのような構成になると考えています。

問題としては、当初ＧＴＤのメインツールとして使用していたOutlookを今では殆ど使っていないこと。。。
おかげで、最初に書いていた記事が殆ど使えない事になってしまっていることです。。。（笑）

■反省点
開催直前になって、開催の挨拶、ゲストトーク、グループワークで使おうと思っていたスライドが開かない！！！
焦りました。これは本当に焦りました。

自分の分だけなら、アドリブで回避できるにしても、ゲストトークでベックさんが使うスライドが開かないと、こればかりはなんともならない。。
前日夜には問題なく開けていたので、原因がさっぱり分からない。

とりあえず最初の挨拶だけはiPadのKeyNoteにバックアップしていたデータをＶＧＡ接続ケーブルでプロジェクターに接続し、なんとか終了。
自己紹介の時間に、ヨシナさんがパワーポイントの閲覧ソフトを一旦アンインストール、再インストールして、無事開くようになりました。
マシントラブルに見舞われても対応出来るよう、機材、データは複数準備しておかないといけませんね。

■次回のテーマは、、、
熱いトークで目標について語って頂いたベックさん。本当にありがとうございました。
目標を立てることがトップダウンのアプローチであるならば、日々のタスク管理はその目標に近づくためのボトムアップ的なアプローチ、手法だと思います。
このテーマは難しいかもしれませんが、もう少し掘り下げると面白いかもね。

次回の分科会は3/13日を予定しています。
またスタッフ一同、参加していただいた皆さんに少しでも大きな気づきを得てもらえるような会を開けるよう知恵を絞って頑張りたいと思います。

最後に、勉強会を開催するにあたり一緒に頑張って頂いたスタッフの皆さん、お疲れさまでした！
本当に皆と一緒に議論し、準備し、一つの会を無事開催できたことを嬉しく思います。

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先週の日曜日に開催した東ラ研タスク管理分科会の感想について報告したいと思います。参加した皆さんが早ばやと記事をアップされているのを横目にしながら、なかなか記事を書き終わらずこんなに遅いアップになってしまいました。多分私が最後の報告になるでしょう（笑）

感想として一言
想像以上に盛り上がりました！ あっという間の二時間半というのが、第一印象の分科会でした。タスク管理というテーマを絞りこんだ勉強会で、参加者の興味の方向性が研究会本会よりも絞られていたのも、場が盛り上がった要因でしょう。

たしかに、職場や家庭では、タスク管理というニッチな話題に乗ってくれる人はなかなか居ないと思うので、20人以上の大人数で話が出来るというだけでも嬉しくない訳がないですよね。
おまけに、私の座ったテーブルは周りのテーブルよりもメンバーが1人少なかったので、その1人分の時間を質問やフィードバックに使え、より深い議論が出来たのがとても良かったように思われます。

それにしても他人の実践方法は本当に参考になりますね。出来れば時間をもっと取って、もっともっと突っ込んだ話をしたかった。
許されるなら、みんなのタスクリストを直接見せてもらい、それが何なのか、どうやって管理しているのか、この手法に至るまでどんな試行錯誤があったのか、それらのタスク管理を通して何を成し遂げたいのか、などなど、テクニック論だけではない、もっと本質的な話がしたかったです。

あ、もしかすると懇親会ではそんな話で盛り上がったのかな？だとしたら懇親会に参加出来なかったのは非常に残念！ まぁ、それは仕方ない。

その代わりと言ってはなんですが、博多の街で美味しいラーメンが食べられたのでよしとしましょう（笑）

個別の気づき
・良いねカードは効果的
今回の分科会を成功に導くため、スタッフの皆で考えたのは「場の力」「人の力」「秘密のスパイス」をフルに活用しようということ。
その中でも「秘密のスパイス」については、どうやって盛り込むか悩みました。
一般的に、このよう勉強会に参加すると、一時的にはテンションが上がり、なんか頑張ろうと思うのですが、翌日には日常生活に戻ってしまい、何も変わらない、なんてことになりがちですよね。

ですので、勉強会が終わった後でも、その内容を振り返ることで、やる気を取り戻す事ができる様な仕掛けを作れないかと検討し、スカイプを使ったスタッフミーティングを何度も議論を重ねました。 その結果として形になったのが、みなさんにお配りした「良いねカード」です。

どうでしょう？勉強会からすでに一週間が経ちましたが、お手元のカードを見直す事で、勉強会の時の熱気を思い出せないでしょうか？もし、心のなかに、少しだけでもホッコリとした暖かい気持ちが沸くようでしたら、僕らの狙いは上手く行ったという事になりますね  ＾＾

・ツールを使っていないメンバーにメールでタスク委譲とリマインド
この「良いね」は、マツさんが発表されたハックです。 コレはToodledoの機能の一つなのですが、プロジェクト、サブプロジェクト、タスクの一覧をツリー表示にし、メールに添付する事のできるテキストとして吐き出せる機能を使います。
マツさんはこの機能を使い、タスクリストをチームメンバーへのリマインドメールとして送信する事で、 チーム内のタスク管理を行っているとの事でした。確かに、れならツールを持ってない人とのタスク共有が出来るということですね。

・RTMのタスク共有が意外と受けた
これは、わたしが発表した内容ですね。このハックはRemember The Milkのアカウントを奥さんと共有し、夫婦間でタスクリストを共有しようという内容です。
お互い一個づつプロアカウントを持つのは勿体無いので、一個のアカウントを共有してしまおうと考えたのがキッカケです。具体的にはこんな画面です。

ここで、家族としての大きな目標から買い物リストなどの細かいタスクまで共有しようという考えです。 正直、買い物リスト以外はまだ十分に活用しきれてませんが、夫婦のコミニュケーションをタスクレベルまで落とし込むというのは面白いかもしれませんね。

・GPSを使ったリマインド機能は魅力的
これはbrAinが発表されたハックです。ｂｒAｉｎさんは僕らのテーブル、いや勉強会唯一のAndroidユーザーだと思います。(iPhoneからの機種変更)
使っているツールはAndroid版のRemember The Milkです。
ｂｒAｉｎさんはタスクのコンテキストとして、位置情報を付加されており、タスクを処理すべき場所に来ると、そのタスクがポップアッフされる亊でリマインドしてくれるらしいのです。
自宅は会社など、日常的に立ち寄る場所ではそれほど効果がないハックですが、本当にたまに行く場所、例えば実家なんかを登録しておくと効果的とのことでした。

プッシュ機能が弱いiPhoneではなかなか出来ないハックですね。ツールに何を使うかは関係ないというのが本当なのかもしれませんが、使うツールによってタスク管理へのアプローチが変る良い例だと思いました。

・漠然とした想いをタスク化することで具体化する
これはテーブルで横に座られたYamaguchiさんが発表されたGTD実践の一部です。
グループワークでは週次レビューを行うためプリントアウトされた資料を見せて頂きました。それはRemember The Milkの各タブが印刷されたもので、赤ペンで沢山書き込みがされていました。
Yamaguchiさん曰く、土曜日に二時間くらいかけて実施されている週次レビューは、パソコンでやるより、打ち出した紙でやる方が思考が冴えるとのことでした。

この中で、とても興味深かったのが、なりたい自分、将来の目標など、どちらかというと漠然とした目標についてのタスク管理でした。 かなり、プライベートな部分なのて、具体的な内容を見せて頂くことは出来ませんでしたが、このカテゴリーのタスク管理はとても難しく、自分も出来ていない所なので、機会があればもう一度詳しくお話を伺いたいと思いました。

・GTDのレビューはしっかりとやらないとなぁ
まぁ、そんなこんなで、自分自身がキッチリレビューを出来ていない事に反省、、ですね。 そういえばタスク一覧、スケジュールに週次レビューの項目が抜けてました。。。早速Nozbeで毎週土曜日に週次レビューを行う設定を入れておこう。

・そうそうNozbeといえば
Nozbeといえば、ＬＴトークでEvernoteとの連携について淺田さん。最近プライベート関連のタスク管理（GTD）をこのアプリで行っているので、他のユーザーがどのような感じで使っているか興味津々で聞かせて頂きました。
同じテーブルだったらもっとNozbe談義を交わせたのにと残念（笑）また、次の機会にじっくりとおはなししたいと思います！
EverNoteでＧＴＤのベースを作る
NozbeのアップデートでGoogleカレンダーとの連携が完璧になった！
第1回東京ライフハック研究会 タスク管理分科会でのLT資料
Nozbeで（やや強引に）リマインダーを使う方法

・結婚式の段取りをWBSでやっている人がいた、流石だ
人生におけるビックイベントとして挙げられるのが「結婚式」です。結婚する事が決まってから実際に式を挙げるまで数々のハードルを超え、面倒な段取りを組む必要がありますが、マツさんとYamaguchiさんは、その進捗管理をガントチャートを使ったＷＢＳで行ったとのことでした。いや、もうここまでくると流石の一言ですね。 ちなみに、結婚式ほどの大イベントではなくとも、旅行や引越しなどの段取りを行うのにＷＢＳの手法は使えますよ。

ＷＢＳとは
WBSという業務管理手法について
WEBベースのガントチャートアプリ「gantto」を試してみた

このような感じで、2時間30分という短い時間ではありましたが、非常に密度の濃い時間を過ごすことが出来ました。これも、参加者皆さん一人ひとりが積極的に参加して頂けたからこそだと思います。
また、開催までの準備の際、主催者としてみんなを引っ張ってくれたヨシナさん、本会での経験を元に色々とアドバイスを頂いた本会スタッフのみなさん、本当にありがとうございました。改めて感謝です。

現在第二回目の開催に向け、一回目の開催を振り返った改善点、良かったところを洗い出し、すでにテーマ選びを始めているところです。 次回はさらに幅広く、また掘り下げた内容に出来るよう考えて行きたいと思います。

それでは、また皆さんとお会い出来るのを楽しみにしています。

あ、そういえば分科会スタッフと参加者のリストを作りましたので、フォローどうぞ！
http://twitter.com/Moyori/tokyotask

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7/25日に開催された東京ライフハック研究会Vol.1の分科会として、(仮称)東ラ研タスク管理分科会を立ち上げることになりました。
私とヨシナさんの二人が中心となり、これから募集するスタッフと一緒に運営していくことになると思います。

この分科会についてのヨシナさんの紹介記事はこちら
http://www.447blog.com/2010/08/blog-post_10.html

タスク管理分科会という事なので、タスク管理の手法やツールについて情報をシェアし、より効率的に仕事やプライベートで掲げている目標を達成できるテクニックを身につけられる学びの場に出来たらと思います。

また、タスク管理の手法やツールというある意味表面的な話に留まらず、それを通して何を成し遂げたいのか？という一歩踏みこんだ議論を行い、目標のシェアーが出来たらいいな、なんて思っています。

開催日時、場所、テーマが決まりましたら

・東京ライフハック研究会公式ブログ、
・googleグループ
・公式Twietterアカウント

にて告知を行ないたいと思います。
Googleグループはどなたも参加できますので、タスク管理や研究会本会に関心のある方は登録してみてくださいね。

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すでに沢山の方が研究会のレポートを書かれているので、詳細については割愛し、全体を通して感じたことを書いてみたいと思います。

他の方のレポート一覧は @matubizさんのブログが最新だと思いますので、こちらを御覧ください（笑）
初回から熱い！東京ライフハック研究会 Vol.1に参加してきました！

感想その1：セミナーの場だけで終わらせないぞ
懇親会の場で同席になった@stiloさんが、御自身の思いを熱く語られていましたが、正直いって、普段の生活、特に仕事場で自分の考えを率直にさらけ出し、熱く語る様な雰囲気は全くないですね。
それ自体は、自分が置かれている職場環境、人の問題ではなく、自分自身がその様な振る舞いを出来ていない事が問題なんだと思います。
最初に行った自己紹介で、自分や同席したメンバーのタグ付けを行ないましたが、普段の生活の中では、職場の同僚のタグが掘り起こせてないし、自分自身のタグも開示出来ていない。たぶん仕事をする上で必要最小限のタグを使ってコミュニケーションを行っているのでしょう。

実践したいこと：会社でも同僚のタグを掘り起こし、なおかつ自分のタグも開示する

感想その2：幅は狭くとも深い溝がある？
研究会の始まりのあいさつで、主催者の@beckさんが話されたこの研究会の目的として

・仕事術をもっとカジュアルに、敷居を低くする

というものがありました。
会の目的としては、敷居がちょっと高い仕事術をもっと一般人向けにしよう。自分たちの手で自分たちの仕事術を作り上げ、みんなでシェアーしようというものだと理解しています。研究会自体がその学びと実践の場ということですね。
では、この第一回目のセミナーに参加した私たち、遠く名古屋や石川など本当に遠くから参加された方もいらっしゃった参加者が、果たして本当の一般人と呼べるのか？と、ふと感じてしまったのです。（テーブルでご一緒させて頂いた方のお二人は本も出版されていて、すでに一般人ではなかったか（笑））

ＬＴの最後を飾られた@Stiloさんが、ライフハッカーは可能性を知っている人という表現をされました。
具体的には、参加者のほとんどが持っているiPhoneは、それ自体に可能性があるのではなく、我々がそこに色々な可能性を感じているのだと。

そういう意味では、ここに集まった人たちのほとんどが、すでに可能性を見ることが出来る人達なんだと思うんですよね。
同じテーブルの人たちが普通にiPhoneを使い、バックの中からiPadとBluetoothのキーボードを当たり前のように取り出すような集まりは、他では絶対に見かけません！（笑）もう、この時点で、かなり偏った人たちの集まりだと思うのですよ。もちろん良い意味でね。

では、もう少しそこから外れた、本当に一般的な人達にこの学びをシェアーするにはどうすればよいか？
と考えると、簡単にはいかないんだろうなと、感じてしまいます。無理やり参加させたとしても、たぶん「思ったより面白かった」で終わってしまいそうな気がするのです。

ここまで書いておいて、まとまりがつかなくなりましたが、自分が今感じている課題は、今身につけているスキル、テクニックを身の回りの人たちにどうやって広めるか、なんですよね。
その際、どちらかかと言うと保守的な特定の同僚にどうやってアプローチするか。。。ですね。

実践したいこと：会社でもＧＴＤの実践者を少しずつ増やせるよう、勉強会をはじめるぞ！

感想その3：リーダーシップの重要性
ジェイムズ・スキナーの本「成功への9ステップ」で『リーダーシップとは自分の夢に他人を巻き込む力のことだ』という言葉がありました。
この言葉を主催者の@beckさん他、スタッフの皆さんに贈りたいと思います。
皆さんのリーダーシップがあったからこそ、初回から満員御礼の熱い研究会が開けたのだと思います。
準備は大変かもしれませんが、次回も期待してますからねっ！

感想その4：ライトニングトークについて
発表の場を与えて頂いてことを、先ずは感謝です。
ＬＴはもちろん、大人数を前にしたプレゼンも未経験でしたので、いやはや、まったくもってエキサイティングでした（笑）
発表した内容について軽く補足すると、ネタ自体はこちらの記事（ストレスと上手く付き合おう）を短く纏めたものですね。

ベースとなる考えとしてはＮＬＰ（神経言語プログラム）で紹介されている、リフレーミングというテクニックです。物の見方を変えると感じ方がガラリと変わるものですが、それを言葉の力を利用して行おうというものです。日本にも古来から言霊という言葉があるように、言葉のもつ力は思っている以上に大きいのですね。
色々な場面で、色々な言い換えが出来ると思いますので、是非日常生活の中で使ってみてください。

それと、最後に紹介した「ありがとう」の呪文ですが、これは『鏡の法則』という書籍の内容の一部を紹介したものです。
今はアマゾンでも書籍として販売されていますが、30ページほどの無料pdfとしても配布されているので、是非読んでみてください。
（たまたま職場で読んでしまい、涙を抑えられなくなって困ったシロモノです）

ダウンロードはこちらから：http://coaching-m.co.jp/reportaaa.pdf

スピリチュアル的な事はいまいち分かりませんが、心理学的には「三観法」という心理療法に近いものなのかな？なんて思ったりしています。

実践したいこと：次回もＬＴやりますよ～

感想その6：ライトニングトークのネタについて
ライトニングトークのネタですが、自分が面白いと思ったネタは発表者の承認があれば、スライドを借りて発表できるようにすると面白いかなと思います。
同じネタでも、違った視点、切り口で発表されると、元ネタの人も新しい気づきがあると思うんですよね。
なおかつ、もし東京メンバーが名古屋研究会に参加して、学んできたネタを東京で披露すればＬＴの気づきが名古屋、東京という場を超えて広がると思うのです。
あとは、ＬＴやってみたいけど、ちょっとネタが思いつかない、スライドを作るのがどうしても苦手だという人が、とっかかりとするにも良いのかなと思います。
Dropboxの共有フォルダーに過去のスライドを全て保存しておいて、発表者は自由にアクセス出来るような仕組みを作るのはどうだろう？

感想その5：研究会の進行について
参加者が沢山だったので、自分のテーブル周りと懇親会のテーブル周辺の方としか交流が出来なかったのが残念。
（もっと自ら積極的に挨拶回りをすればよかったのですが。。。）
名札にTwitterのアイコンシールを貼ったものの、遠くの方まではなかなか認識できず、参加されているはずのフォロワーさんを見つけることが出来無かったんですよね。
最初に自己紹介とまでは言わないまでも、プロジェクターにアイコンを写し、その方が手を上げるなどのステップを踏めば、もう少し全体的に顔とアイコンが一致して交流をしやすくなるのではないのかな？

感想その6：自分にとってのライフハックについて
正直言って、ライフハックという言葉は、まだ今ひとつ腹に落ちていないんですよね。僕の好きな言葉で一番好きなのはアンソニー・ロビンズのこの言葉です。
これを実践する具体的なテクニックが自分にとってのライフハックなのかな。

CANI＝Constant And Never-ending Improvement.
（絶え間なくずっと続く改善）

何を改善して行くかは人それぞれだと思うのですが、小さいことではあっても少しずつの改善が大きな力となると思うのです。

他に感想は色々ありますが、今日はこの辺で！

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遅くなりましたが、5月30日に渋谷のカラオケボックスで開催した東京まったりGTDオフ会の感想についての感想記事をアップしたいと思います。

・参加者
ヨシナさん： @447life
toRu^o^enDoさん： @beer10938
Daisuke Miuraさん： @drakontia
hiroさん： @hiro
真毅（まこと）さん： @ichikawamakoto
nomicoさん： @nomicox
noriko kさん： @norixnori
メグ：@KumanokoMin← 妻
もぐ太：@mogta ←息子
モヨリ：@Moyori ←私

参加して下さったのは、私も含めて８名＋１赤子の９人でした。
私の妻@KumanokoMinと@norixnoriさんの2人が専業主婦で、それ以外の男性参加者は会社員という構成でした。

・自分の気づき
今回のオフ会で改めて気がつかされたのは、自分のGTDはかなり偏っているなぁ、という感想。そだよね、このエントリー「週次レビューの必要性」でも書きましたが、収集しているタスクが仕事の事ばかりで、それ以外の事についてはほとんど出来ていないんですよね。

•inboxってなに？
オフ会の中で参加者の皆さんに色々と質問させて頂いたのですが、その中で「皆さんのinboxってなに？そもそもinboxってどういう位置づけ？」と、素朴な質問を投げかけてみました。
収集するツールとしては、デジタル、アナログ様々でしたが、そのやり取りの中で出てきた「inboxはランドリーボックスの様なもの」という比喩は、改めてGTDの本質を表す良い表現だなと感じました。
ランドリーボックスには、家の中にある汚れ物が全て集められる必要があり、靴下とYシャツは別の場所に入れたり、その中に入れ忘れがあったりすると混乱してしまいます。
とにかく、一度全ての汚れ物をランドリーボックスに入れてしまうことが重要なんですね。

自分の事に置き換えてみると、仕事上の気になる事はすべてリスト化され、処理され、毎日レビューする事で、GTDに出会う前と比較するとストレスフリーを達成しているのですが、そのリストの中に日常生活における気になる事が入っていないので、本当の意味でのストレスフリーを実現出来ていない事に気がついた訳です。

GTDのinboxをランドリーボックスに例える話について、もう少し感じた事を書きますね。
私たちが家の中にある汚れ物をランドリーボックスに入れた後、その仕分けを行いますよね。

例えば

・今すぐに洗うもの
・洗う必要の無いもの
・注意深く洗うもの
・洗うかどうか判断に迷い保留にするもの
・クリーニングなど人に頼むもの

などなどの処理を行った後で実際の洗濯を行うのですが、この流れってGTDのタスク処理プロセスと全く同じですよね。
これに気がつき、GTDのシステムが改めて腑に落ちた気がしました。

・反省点
初回という事で、開催場所、進め方についてはもう少し改善の余地があったかも。もう少し色々な質問を準備しておけばよかったなとか。。。

場所については今回が初めての試みということで、出来るだけ参加費を抑えられるよう、開催場所をカラオケボックスにしてみました。
当初予約していた二時間では全然足りず一時間延長をして計三時間。一人飲み物二品注文し、食べ物を少し頼んで1800円/人
昼間のオフ会だったので、窓のある明るい部屋、贅沢をいえばもう少しスペースに余裕のある部屋だと良かったかもしれませんね。

・次回のオフ会構想
今回は最初の一時間弱が、自己紹介と簡単なGTD実践方法紹介の紹介で終わってしまったので、それ程まで突っ込んだ話を出来ませんでした。
それと、場所がカラオケボックスという事で、席の移動が難しく、座る場所が固定されてしまい、近くの人としか話が出来なかったのが少し残念でした。

もし、同じメンバーで次のオフ会を開くならば、次回は貸し会議室を借りてセミナー形式とか、参加者がそれぞれミニプレゼンを行い、みんなのフィードバックを貰うとか、そんな内容にするとかどうでしょう？
そんな感じのプチセミナー形式のオフ会と、今回のような軽いノリのオフ会を二ヶ月に一度くらいのペースで交互に開催すると面白いかもしれませんね。

Nozbe のFreeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。

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