WBS(Work Breakdown Structure)という業務管理手法について

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photo credit: Leo Reynolds via photopin cc

私がGTDに出会う前、仕事のマネジメント手法としてWBSというシステムを使っていました。

WBSとは(Work Breakdown Structure)の略語で、もともとはPERT (Program Evaluation and Review Technique)というシステムと併せ、冷戦時代の米海軍が原子力潜水艦を設計する際に、最適な工程管理を行うために使用していた手法が原型とされています。

詳しい説明は

@IT情報マネジメント
WBS:http://www.atmarkit.co.jp/aig/04biz/wbs.html
PERT: http://www.atmarkit.co.jp/aig/04biz/pert.html

をお読み下さい。

WBSの最初のステップとして、目標を達成するのに必要な成果物を洗い出し、それらを更に細かい項目へと分割するところから始めます。 この部分はGTDの考え方と似ていますね。

その後のステップはGTDと少し異なりますが、このWBS、PERTのマネジメント手法もなかなか面白いので、その考え方について簡単に説明したいと思います。

WBS(PERT)では一つの仕事を終わらせる為に必要なプロジェクトを洗い出し、それをアクションレベルのタスクまで小さく分解し、各タスクを処理するために必要な時間、リソースを割り振ります。

そして各タスクの主従関係を矢線で結び、全体として必要な時間とリソース量を可視化するというものです。

簡単ですが、そのイメージを書いた物が以下の工程表です。 このサンプルでは、この仕事を終わらせるために必要なプロジェクトを三つ挙げ、それをさらに細かいタスクに分割しています。

WBS(PERT)では、このネットワーク図を見ながら、この仕事を完了させるのに必要なクリティカルパスを割り出します。

クリティカルパスとは、全体の工程の中で、このタスク、プロジェクトに遅れが生じると、全体の工程にまで影響を及ぼすというギリギリの工程を言います。

例えば、この工程表のプロジェクト1のタスク2、タスク3の作業工程に遅れが生じても全体の工程には影響しませんが、プロジェクト2(タスク1)~プロジェクト3(タスク3)までのどれかに送れが生じると全体の工程にまで影響を及ぼすというタスクの流れのことです。

工程管理を行う際は、このクリティカルパスを意識し、ここに遅れが生じないよう人員と時間を割くことで、全体の工程に遅れが出ない様に工程管理を行います。

考え方はシンプルで、それを実行させるためのシステム(ソフト)があるにも関わらず、実はこのマネジメントシステムを上手く使いこなす事が出来ませんでした。

この工程表を見ると、プロジェクト1とプロジェクト2の一部が重なっているので、そこには最低でも二人の人員を割り当て作業の重複を避ける必要があります。

たとえば、こんな感じですね。

ここでは、プロジェクト1をMoyori、プロジェクト2をMogtaがそれぞれ担当することで、作業の重複を避けるようにしています。

しかし、実際はこんな感じ

人員不足と、上限を抑えられた外注費率により、結局全ての作業を自分で行う事になる事が殆どでした。
私が二人居れば問題ないのですがそうも行かないので、この様な状況になった場合は

Moyori(一人目): 9:00 ~17:00
Moyori(二人目):17:00~24:00

と、一人二交代制で働かざるを得ないという状況でした(涙目)
タスクがもう一つ増えると、

Moyori(三人目): 24:00~9:00

と、一人三交替制になることもしばしば。。。(涙目)

工程を管理しているようで、結局出来ないことへの無力感から、そのうち真面目に作るのをやめてしまったというのが実際のところです。

しかし、この工程表を作成するのは、全体の工程を把握し、作業項目、検討項目の抜けが無いかを把握するのには非常に有効な方法だと思います。

私が使っていたのはMicrosoft Projectというソフトでしたが、Projectと完全データ互換を持つフリーのソフト(OpenProj )などもありますので、興味のある方は一度試してみてはいかがでしょうか。

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「三上」で生まれたタスクを捕まえる~その2

「三上」で生まれたタスクを捕まえる

前回のエントリー「三上」で生まれたタスクを捕まえる~その1では、三上(馬上、枕上、厠上)と呼ばれる人がリラックスしている時に生まれたアイデア(タスク)をGTDのシステムに入れるこ とで、ストレスを回避する必要があると説明しました。

ここで一つ補足しておきますが、その様 なリラックス出来ている時間に、仕事上のタスクを思いつくのは完全なストレスの原因になりますが、その内容が、仕事上の物ではなく何かワクワクする様ななアイデアだとしても、ストレスの原因となり得ます。

何故かというと、その場に紙やパソコン、携帯電話など、そのアイデアを書き留め る道具が無いと、それを記憶に留めておく道具として自分の脳(記憶力)に頼らざるを得ません。

人間の脳は時間の経過と共に記憶を忘却するよ うに出来ており、記憶を長期的に保持しておくことが苦手です。

その苦手な事を頑張って行おうとするとそれがストレスに なる。これが、思いついた内容が楽しい物であったとしても、その場でアイデアをキャッチしておかないとストレスになり得る理由です。

今回のエント リーでは、三上で生まれたアイデアやタスクをその場でキャッチしておくために私が使っているツールを紹介したいと思います。


ツー ルその1~Evernote

先ほど人の記憶についてコメントしましたので、記憶の保存ツール、外部記憶ツールとして最適なEvernoteを最初に紹介したいと思います。

Evernoteの機能、操作方法、そのソフトの基本思想については、それだ けでも本が一冊書けてしまう程ですので、その説明については割愛させて頂きます。

書籍としては
・できるポケット+ Evernote
・Evernoteハンドブック

使い方について紹介しているサイトとしては
・ただのメモでは勿体ない!Evernoteに人生を記憶しよう
・Business Media 誠

等がありますので、こちらを参考として下さい。

では、 具体的なアイデア(タスク)のキャッチ方法ですが、Evernoteの標準アプリは手軽に使うには少し挙動が遅いので殆ど使ってません。

標準アプリを使う のは、外出先で登録したノートを検索し保存した情報を取り出す時、または、これから紹介するアプリ(fastever)では出来ない写真のアップーロードくらいです。

さて、すでに名前を出してしまいましたが、私がEvernoteにメモを送るツールと して使っているのはFasteverというアプリです。


ツールその2~fastever


このFasteverというアプリが使いやすく感じるのはとにかく起動からメモの入力、送信、そして次のメモの入力までの挙動がシンプルかつ早いためですね。

標準 アプリと比べるとその差は数タップ、時間としてはコンマ数秒かもしれませんが、このあたりの差が使用感に大きく差をつけている感じです。

前 回のバージョンアップで入力時に保存先のノートとタグを選択出来るようになりましたが、その仕分けはデスクトップで行なうと割り切れば、起動、入力、送信 がほんの3ステップで出来てしまいます。

保存したノートの送信がバックグラウンドで行われるため、送信している間に操作が出来なく なる(ほんの数秒ですが)事が無いのも、操作性の向上に寄与していると思います。

 ツールその3~ Egletlist


次に紹介するのはEgletlistと言うアプリです。

このアプリについては、まだ使い こなせているとは思えないので、詳しい説明は出来ないのですが、簡単に機能だけ紹介すると、Evernoteのチェックリストのみを動機させる事が出来る アプリです。

EvernoteをGTDのメインツールとして使っている方、または簡単な買い物リストやチェックリストとして使われ ている方にお勧めです。

チェックリストの同期にのみ機能を絞っているため、使い勝手としてはEvernoteのデスクトップクライ アントを使うよりも手軽で使いやすいかもしれません。

また、近々予定されているメジャーアップデートではGTDのツールとして、さ らに最適化されるとのウワサも聞こえてきています。

使い方については@goryugoさんが詳しく研究されてい らっしゃいますので、もっと詳しくお知りになりたい方は、こちらのサイトをご覧になって下さい。

これから紹介するのが、私がタ スク追加のツールとしてメインに使っているものです。

これまでのエントリーで、私がタスク管理に使用しているのはOutlookと説明しましたが、前 に紹介したEvernote系のツールはOutlookとの同期が取れないため、後で見返してOutlookのタスクリストに転記する必要があります。

出来ればその様なワンクッションは省きたいので、直接Outlookのタスクリストと同期が取れるツールが欲しくなってしまうのが人情と言うものw。

色 々と探した結果、現時点で私が使っている2つのツールがその機能を備えており、日常的に使うツールとなっています。

ツー ルその4~willcom03


現在、私は携帯電話としてiPhoneを使ってますが、機種変更をする前はウィルコムの willcom03を使ってました。

抵抗膜方式のタッチバネルがモッサリしていて、iPhoneと比較するとUIが残念過ぎる端末ではありましたが、Bleutoothの外部キーボードが使え、単体でもフルキーボードが使えるので、いま振り返っても高機能な端末だったと思います。(今でもPDAとして活躍 中です)

この端末では、ホーム画面の「仕事」をタップすると、以下のような入力画面が表示されるの で、後は上部の入力欄にどんどんタスクを入力すれば良いだけです。

タスクの分類もこの端末上で出来ることは出来るのですが、目的は 素早くアイデア(タスク)を追加することですし、分類はデスクトップのOutlookに同期させたあとの方が楽にできますので、ここでは入力作業だけに留 めておきます。

ここで完璧に入力をしようと考えると一つ一つのタスク入力に時間がかかり、ストレスになるのでお勧めしません。

さっと入力する習慣をつける ためにも最低限の作業に留めておきましょう。

端末に入力したタスクは、母艦となるOutlookがインストールされたPCにUSB で接続することで同期を取る事が出来ます。

最新のWindowsmobile端末では改善されているかもしれませんが、有線でないと同期が取れないのは ちょっと残念な所です。
(※BleutoothでPCと接続することで、USBケーブルを省くことまでは出来ます。)

ツー ルその5~A PP igo Todo


willcom03の二年縛りの呪いを断ち切り機種交換に踏み切ったのが、現在携帯電話として も使っているiPhone3G(あと一ヶ月買うのを我慢すれば待てば3GSに出来たのに。。)です。

iPhone 用のタスク管理アプリはそれはもう沢山有りますが、その中から私が選択したのがAppigoTodoです。
理由としては先に述べた Outlookとのデータ同期機能ですね。

同期させるためには、ちょっとだけ一工夫が必要ですので、設定方法について説明しておきた いと思います。

1:Toodledo
Outlook とAppigoTodoのデータを同期させるための中継地点として利用しますので、サイトにアクセスしアカウントを取得して下さい。

2:Toodledo Outlook Sync
次 に準備するのがこのソフトです。
このアプリはOutlookがインストールされているPCに入れることで、Outlookのタスクリストをアップロード し、Toodledoのタスクリストと同期を取ることが出来ます。
アプリはこちらのサイトからダウンロードして下さい。

3:AppigoTodo
iPhone にインストールするのはこのアプリです。このアプリ単体でもGTDの実践ツールとして利用出るほど高機能、かつ操作性にも優 れているので、Outlookとの連係を考えなくて良い方にもお勧めです。

動機させることのサービスとしては、Toodledo他にRTM(Remember The Milk)も選べますが、RMTはそれ専用のアプリがあるので、あえてToodledoと同期を取る必要はないでしょう。

これらの設定を行う事で、Outlook とiPhoneのタスクリストを同期する準備が出来ます。

あとは、思いついたタスクをドンドン入力しておけば、自動的に Outlookに同期しますので、入力したタスクの分類はデスクトップのOutlookでじっくりやりましょう。

入力したタスクの分類方法は以下のエントリーをご確認下さい。

タスクリストの分類方法~その1
タスクリストの分類方法~その2

ツー ルその6~RTM(Remember The Milk)


最後に紹介するのはRTM(Remember The Milk)です。

これまでに紹介したツールは主に仕事用として使っていますが、このツールはどちらかと言うとプライベート用として使っています。

それも私個人だけの物ではなく、家族のToDo管理ツールとして使っています。

使い方としては共通のアカウントを作り、私と妻両方のiPhoneにインストールします。

例 えば、ここには買い物リストや、お互いが処理すべきタスクリストを入れておくようにします。

当然ですが、データはiPhoneの本体ではな くオンラインのサーバー上に保存されるので、お互いが追加したタスクをお互いの端末で共有出来るという方法です。

例えば、奥さんが買い物に出かけた後、何か買って来て欲し い物を思いついた場合、手元のiPhoneから買い物リストにその内容を追加します。

すると、買い物に出かけた奥さんはお店で買い物リストに追加されたリス トを確認し、商品を買い物籠に入れるという流れですね。

まとめ

以上が私がふと思いついたアイデア(タスク)をキャッチするのに使っているツール、テクニックでした。

先週5月8日に参加したマインドハック研究会で講師の@nokibaさんがタスク管理ツールの色々について説明して下さいました。

その中で人の記憶の段階について説明があったのですが、それが

・記銘
・保持(貯蔵)
・想起(検索)

の三つです。
前回、今回のエントリーでアイデア(タスク)をキャッチするという表現を使いましたが、心理学的に正しい表現とするなら、このなかの「記銘」というのがそれに当たるのでしょうね。

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「三上」で生まれたタスクを捕まえる~その1

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photo credit: Big Max Power (BMP) via photopin cc

昔から人が新しいアイデアを思い付く事が出来る場所を「三上」と呼んでました。

これは約1000年程前、宋の時代の学者、欧陽脩という 方の言葉だそうです。

この三上とは


・馬 上
・枕 上
・厠 上

この3つを指し「馬に乗っているとき」「布団の上で横になっているとき」「厠に入っている時」のことで、今風に言い換えるならば、車(電車)に乗っているとき、ベッ トに入っているとき、トイレに入っている時のことです。

確かに、このような場面ではリラックス出来ているせいか、色々なアイデアが浮かんでは消えていくものです。

しかし、忙しく働いているビジネスパーソンだと、そこで浮かんでくるのは、前向き なアイデアだけではありません。

 

特に締め切り間際の仕事を抱えている時は、懸念事項や今日やるべきことが頭の中でグルグル回ってしまいます。

通勤途中の電車の中やトイレでならまだしも、布団の中で目を瞑っている間も、仕事の事を考えているようでは、睡眠の質も下がり、休息もとれません。

このようなストレスフルな状態を避ける為、仕事以外の時間は、仕事の事をキッパリ忘れる必要があるのです。

そのためにもGTDの 基本である「気になる事を信頼出来るシステムに全て入れておく」というプロセスが重要となるのです。

仕事中なら、思いついたタスクは、サブディスプレイに表示させているOutlookに入力すれば良いのですが、電車の中、布団の中ではそうも行きません。

簡単、かつ速やかに思いついたタスクをinboxに保存する方法が必要です。

紙とペンを手元に置いておき、思いついたその瞬間に書き留めるのが一番早いのでしょうが、字を書くのがとにかく苦手(嫌!)な事、そして出来ればデジタルツール一本で完結させたい気持ちがあるので、時と場所によってツールを使い分けるようにしています。

使用しているデバイスとしては、Willcom03、iPhone

使 用しているWebサービス、アプリケーションとしてはApigo ToDo、EverNote、FastEver、Twitter、Egrelist、Remember The Milk などですね。

次回のエントリーでは、それぞれサービス、アプリをどのように使っているか簡単に紹介したいと思います。

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仕事術から仕事力、そして人間力へ

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photo credit: dsevilla via photopin cc

@rashita2さんのプログ R-style「仕事術」の体系を俯瞰してみたいで私のコメントを取り上げて頂いたので、私もその内容について改めて考えてみようと思います。

「そもそも仕事術とは何であるか?」という問いかけから展開されるそのエントリーの中で

「仕事力を上げる」こととそれを支える「仕事術」というフレーズが出てきますが、このエントリーでは私自身が「仕事力」「仕事術」という二つの言葉から何を連想するか。

さらに立ち戻って「私にとってそもそも仕事とは何?」と言う視点からも考えてみたいと思います。

まず最初に、自分にとっての「仕事」が何か?を考えた時「生活のための賃金を稼ぐ」という切実な理由は当然として、「自分を成長させる場」というのが大きな理由として上がって来るんですよね。

仕事を通して自分自信を成長させたいと言う気持ち、基本的な想いが根底にあるので、自分にとっての「仕事術」「仕事力」という言葉に対するイメージ、位置付けもその影響を受けています。

いわば「仕事術」と「仕事力」の獲得は、そのまま自分の「人間力」の向上に繋がると言う事ですね。

それでは、仕事をうまく回すための「仕事力」として何が必要かを現時点の自分の立場で考え、簡単なマインドマップに落としてみました。

こんな感じです

マインドマップの中心に来るセントラルワードは「人間力」
これは、自分自身を中心として、仕事を上手く回すために必要な「仕事力」のブランチを広く、深く広げる事で、自分の「人間力」を高めることが出来ると考えているので、この様な表現としました。

セントラルワードから広がるブランチの種類はもっと沢山有ると思いますし、置かれている立場が変われば必要とされる「仕事力」も変わっていくでしょう。

例えば、フリーランスになって、お金の収支について自分でコントロールする立場になれば、「会計力」「税務力」など、お金の実務に関わる能力が必要とさると思いますし、もし突然企業のトップに据えられたとすれば「経営力」が必須となる。

このようにして考えると、その時、その場所で必要とされる「仕事力」を高めていくことが、自分自身の「人間力」を高めていく方法だと思うのですね。

アメリカ合衆国の心理学者・アブラハム・マズローの欲求段階説では、人間の基本的欲求として最も本質的なものが「自己実現の欲求」だとされています。

これが正しいとするならば、結局、みんな何らかの形で自分自身を成長させたいという気持ちが根底にあると思うのですね。

だからこそ、このマインドマップで書かれた枝葉の能力を高めたいと願い、書店でビジネス本を手にとり、さまざまな仕事術について試行錯誤するのだと思います。

話を元に戻しますが、こうやって「人間力」のマインドマップを眺めると、セントラルワードから広がるブランチの一個一個がそれなりの重みを持ち、それだけでも「仕事術」の本が何冊も書けそうです。

最初の疑問として感じた、全ての仕事力を包括し、体系立てて解説している仕事術が見当たらないのは、対象範囲があまりにも広く、おかれた立場によって必要とされる「仕事力」が大きく異なるため、書きたくても書けない、書きようがないからだと思うのです。

もし、それに相当するものが有るとすれば、具体的なテクニックについて説明されているものではなく、人間力を高めるために必要な心構え、生きる姿勢について書かれているような本になるのではないでしょうか。

もし、私がそれについて書くとするならば、「人間力」を上げるために必要な心構えで最も大切なのは「変化を恐れず、常に自分の殻を壊していく気持ち」をテーマにすると思います。

進む方向性が多少違ったとしても、この気持ちさえ待っていれば、歩みは遅くとも、成長のプロセスに乗ることが出来ると思うからですね。

ちなみに、このサイトの名称「このまま一生β版」というのも、この先ずっとその様な気持ちを持ち続けて行きたいと言う希望を表しているのですよね。

Rashita2さんが、この先どのような形でご自身の考えをアウトプットされるか、とても楽しみにしています。

追記:僕がiPhoneラブなのは、OSやアプリが常に成長していくからなんでしょうね。

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複数の仕事を並行して進める方法

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photo credit: Techhie via photopin cc

仕事の悪循環を絶つには

複数のプロジェクトを進める際、私が気を付けているのは、一つのプロジェクトがどんなに忙しく余裕が無い状況であったとしても、他の仕事の手を止めてしまわないことです。

時間に余裕のある仕事を、忙しい仕事のために放置してしまうと、忙しい仕事が終わった頃には、その余裕のあった仕事が緊急事態に陥っている。。。という悪循環に入ってしまいます。

下の図で言うと、仕事1、仕事2がとても忙しい仕事。仕事3が比較的時間に余裕のある筈だったのが、仕事1~2に時間を奪われ、結局時間が無くなった状態ですね。

outlook ,gtd

その悪循環を防ぐためには、緊急ではない仕事(仕事3)についても、毎日少しずつ心と時間を割く必要があります。

特に、仕事3のタスクに「作業見極め」に入っているものがあると、自分自身でもその内容を把握出来ていない事があるため、ギリギリになって着手してみたら、とんでもない作業が待ち受けていた。。。なんて事にもなりかねません。

と言うか、そんな場面になんども直面し、その度に会社で泊まり込とかしていたものです。

気の重い仕事に着手するには

問題はその仕事3のような、今日の時点では緊急ではない仕事を、気持ちに余裕のない時間にどうやって割り込ませるかです。

「快楽を求め、痛みを避ける」のが人間の本質だとすると、気の重い仕事を「今」から始めるには非常に強い意志が必要になります。

意志の弱い自分のケースではありますが、大抵は延ばし延ばしになって、開始がずるずると遅れてしまいがちでした。

そんな意志の弱い私が、気の重い仕事に取り掛かる方法として使っているのが、これもまたカレンダーです。

今、この瞬間にはどうしても取り掛かることの出来ないタスクは、午後、または翌日のカレンダーに、そのタスクを割り振り、作業時間の予約をするのですね。

outlook ,gtd

Outlookのカレンダーに予定を入れておくと、指定時間にアラームのポップアップが表示されるので、その時間が来たらその予定に従い作業に取り掛かるという流れです。

この方法で、完璧とは言えないまでも、何とか、その仕事に取り掛かる事が出来るようになりました。

outlook ,gtd

これは、気の重い仕事に自分の意志で着手するには抵抗を感じるが、上司や客先から急かされたら嫌々でも取り掛からざるを得ない。
ちょっと情けないですが、そんな状況に似ていると思います。

自分で設定したカレンダーの作業予定に、自分自身の行動をコントロールさせるイメージでしょうか。

気の重い仕事でも、こうやって無理矢理スケジュールに予定を組み込んでおくことで、作業に取り掛かるきっかけを作ることが出来るようになります。

時間を割り振ることで気持ちにも余裕を

また、気持ちに余裕がなく切羽詰った状態だと、忙しい方の仕事が気になってしまいますが、これについても「カレンダー上で予め作業時間を割り振っているので、その間は他の仕事の事は考えなくてよい」という安心感を得ることが出来るのもメリットの一つですね。

outlook ,gtd

もちろん、この限られた短い時間に出来るタスクを予め準備しておく必要がありますが、それはGTDの最初のステップで行うタスクの洗い出し、分解が出来ていれば問題ないと思います。

逆に言うと、全てのタスクを「すぐ出来る」アクションレベルまで分解するというGTDの下準備があってこそ実践できる方法ではないかと思います。

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タスクリストと週間スケジュール

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photo credit: skyseeker via photopin cc

中、長期的な仕事のスケジュールを考える際、すぐに着手出来る「アクション」以外のタスク、例えば「通常作業」「作業見極め」に分類されているもので。

例えば

  • 着手までに時間の余裕があるタスク
  • 困難な内容で簡単に着手出来無いタスク
  • 単一の作業で、処理に一日以上かかるタスク

このような、すぐには着手出来ないが、今週中に処理する必要のあるタスクは、一週間のカレンダーにとりあえず配置します。

前回のエントリーでは、洗い出したタスクを分解し、すぐに出来る「アクション」レベルまで細かくした上で、カレンダー上に割り配置しましょう。と説明しました。

しかし、なかなか先の読めない仕事を、そのレベルまで分解し、一週間のカレンダーに割り振るのは正直言って困難です。

下の画像は、細かく分解したタスクを配置してみた例ですが、ここまで先を読んで作業のスケジュールを立てるのはまず無理ですね。

GTD,outlook

また、仕事の締め切り日など、週全体のスケジュールに影響するような変更が生じると、すべてのタスクをカレンダー上で動かし、再配置する必要が出てきます。

そのような事は、余計な作業を増やす原因にしかなりませんので、細かくタスクを割り付けるのは、今日一日とせいぜい明日まで。

それ以降のカレンダーには、午前、午後など、大まかな単位でタスクを配置します。
その際、それぞれの仕事の締め切りだけはしっかり入れておきます。

GTD,outlook

前日の夜、または朝の出社後に行うタスクレビューは、大まかに割り付けたタスクとその締め切り日を確認し、今日明日の範囲のみ細かいタスクへ分解する。

そしてそれらをカレンダーに割り振ることで、一日の作業段取りを行うと良いでしょう。

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タスクをカレンダーに表示するメリット

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photo credit: rox sm via photopin cc

前回のエントリーで、タスクをカレンダー上に落とし込む手順について説明しましたが、これを行うことによって得ることの出来るメリットについて、もう少し掘り下げて説明をしたいと思います。

■タスク処理に必要な時間を把握する

タスクを洗い出し、リスト化しただけでは、それらを処理するのに必要な時間が分かりません。

その仕事を終わらせる為に必要なタスクをカレンダーに並べ、時間を割り振る事で初めて全体の作業時間を把握することが出来るのです。

そして、その必要作業時間と、一日の作業終了時間(タイムリミット)を見比べながら

  • 作業終了時間を延ばして今日中に終わらせるのか?
  • 一部のタスクを人にお願いして、今日中に終わらせるのか?
  • 一部のタスクを翌日に回し、作業時間内で仕事を終わらせるのか?

と言った時間配分、リソース配分を検討する必要があるのです。

「今日のタスクを処理した結果、これだけ時間がかかった」ではなく「これらのタスクをこの時間までに終わらせるにはどうするか?」という事を考えるためにも、タスク処理に必要な時間を可視化する必要があるのです。

 作業のメリハリをつける

どのビジネス書にも書かれていることですが、作業時間にタイムリミットを設けることは、仕事にメリハリを付ける効果的方法です。

前回のエントリーでは「その日の仕事にタイムリミットを設け、一日の仕事にメリハリを付ける」という内容の文章を書きました。

これと同じく、個別に割り振った細かいタスクにもタイムリミットを設けることで、それぞれのタスクに対する集中力を高める事が出来ます。

人から押し付けられたタイムリミットは、ただのストレスになりかねませんが、自分で設けたタイムリミットは「よし、やってやるぞ!」というゲーム感覚で臨むことが出来るということですね。

休憩時間を特別に設ける

人の集中力は年齢によっても変化するそうですが、一般的に大人で30~50分と言われています。
ですので、個別のタスクにタイムリミットを設け、それをクリアする為に集中して作業を行うのは、正直言ってかなり疲れます。

最近試しているは、例えば2時間おきに15分、3時間おきに30分など、カレンダーの中に休憩時間を割り振り、次の休憩時間を目に見えるようにすることです。

疲れて来ると、ついつい他の仕事に手を出したり、最近だとTwitterのタイムラインを眺めてしまったりするんですよね。

そんな「少し疲れた、ちょっと息抜き。。。」という瞬間、カレンダーを見ると「あと30分で休憩時間」というのが分かれば、もうちょっと頑張ろうという気持ちになれるのですね。

 余計な事を考えなくてすむ

カレンダーにタスクを割り振ることで、仕事にメリハリを付けられることの他に、今考えなくてよい事を考えなくて済むというのも大きなメリットです。

これは、カレンダー上に、今自分が進めている作業、次にやる作業全てを表示しているので、今進めている作業の時間枠内では、次の作業の事を考える必要がなくなるのです。

「次の仕事は今の仕事が終わってから考える」

これがカレンダーの中で明確に分かるため、作業をしながら他の作業が気になったり、ついつい他の作業に手を出してしまうことが無くなるのです。

脱線した作業から復帰する

そうは言っても急な電話が入ったり、メールの着信があったり、チームメンバーから声をかけられたりと作業を中断させられる場面はたくさんあり、そのたびに集中力がとぎれ、その流れで別の作業を始めてしまう事も良くあると思います。

そんな場合であっても、カレンダーを確認し、本当ならば何をやっている時間なのか?が分かれば、すぐに元の作業に戻ることが出来るでしょう。

今自分が何をしているのかと併せ、今何をしていないか?を確認するのは作業が横道にそれるのを避ける方法の一つです。

次回のエントリーでは、ちょっと気の進まない仕事に着手する方法について書きたいと思います。

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GTDをカレンダーと組み合わせる

■Outlookのカレンダー機能について

以前は手帳のカレンダーを使って仕事のスケジュール管理を行っていましたが、Outlookとスマートフォンを使うようになって以来、手帳や卓上カレンダーなど、紙のカレンダーは殆ど使わなくなってしまいました。 PCで使えるカレンダーアプリとして、Outlookの他に、WebベースのものではGoogleカレンダー、Yahooカレンダーなどがありますね。 また会社でグループウェアーを導入している所は、ロータスノーツ、サイボウズなどのカレンダー機能を使っている方もいらっしゃると思います。 グループウェアーのカレンダーは使ったこと無いので比較出来ないのですが  
  • GTDのタスク管理をそのアプリ内で行えること
  • チームメンバーのカレンダーを重ねて表示出来ること
  • 操作が直感的で、タスクの追加、スケジュールの変更がマウスのドラッグで行えること
このような理由により、私のお勧めはやはりOutlookです。 画面上にカレンダーを表示させるには、左のメニューバーから予定表をクリックします。 outlook gtd カレンダーのスパン(月間、週間、一日)を選ぶメニューがありますが、GTDのプラットホームとして使いますので、表示を週間表示にします。 これで、一週間の稼働時間を全てカレンダー上で俯瞰することが出来るようになりました。 outlook gtd

■タスクをカレンダーに落とし込む

次に行うのは、画面右に表示されているタスクリストの中から今日実行に移すタスクをカレンダー入れる作業です。 リストに入っているタスクが、以前のエントリーで紹介した分類方法に従って振り分けられているならば、「アクション」の項目に分類されている仕事が今日処理するタスクとなりますので、それぞれをドラッグし、カレンダーにドロップします。 カレンダー上にドロップされたタスクには、タスクリストの記入項目がそのまま表示されるので、タスク一覧に仕事を追加する場合には頭に仕事の内容が判別出来るような頭文字を付けておくと良いでしょう。 例) 仕事1:タスクA 仕事1:タスクB 仕事1:タスクC 仕事2:タスクA 仕事2:タスクB 仕事2:タスクC 仕事3:タスクA 仕事3:タスクB 仕事3:タスクC と、こんな感じです。 outlook gtd

■カレンダー上のタスクに処理時間を設定する

ドロップされた直後のタスクには、その処理に必要となる時間の設定されていないので、ここでそのタスクの処理に必要な時間を見積ます。 Outlookのカレンダーではタスクの単位時間を細かく決めることが出来ますが、あまりにも細かいと画面に一日の稼働時間が全て表示出来なくなり、使いにくくなるので、仕事の最小時間は30分程度に設定すると良いでしょう。 outlook gtd タスクを終わらせるのに要する時間の見積もりですが、アクションリストからドロップしたタスクは、基本的には細かく分解されている筈ですので、上記で設定したタスクの最小単位(30分)を基本とし、それ以上かかりそうなタスクはその見積もり時間をベースに時間の増減を行います。 時間の増減を行う操作は非常に簡単で、Googleカレンダーと同じく、タスクをドラッグすることで時間の移動、下線をドラッグし広げることで時間の変更を行うことが出来ます。 outlook gtd Outlookのカレンダーは、アプリケーションベースなので、右クリックでのコピー&ペーストや、CTRL+ドラッグでタスクコピーなどを行うことが出来るため、カレンダー上でのタスク操作は非常に簡単で直感的となっています。 これは、WEBベースのGoogleカレンダー(現時点)では出来ない操作ですね。 GTDを実践する際、このような細かい部分の操作性の悪さがストレスになり、GTDを継続していくための障害になったりするので、使用するツールの選定はとても大事だと思います。

■一日の仕事にタイムリミットを設ける

タスクの数と、必要なタスク処理時間にもよりますが、このようにして「アクション」「手配」など、緊急を要するタスクを並べていくと、一日の有効作業時間があっと言う間に埋まってしまうと思います。 今日の作業時間内に入りきれなかったタスクは、締め切りの日程を考慮し、翌日やそれ以降の日に割り振りましょう。 また、タスクを並べる際、有効作業時間の終了時間を何に設定するかは人それぞれだと思いますが、私の場合21:00を基本的なタイムリミットとしています。(可能ならば17:30にしたいものです。。。) outlook gtd このようにして、カレンダーに配置した各タスクと一日の終わりを目に見える形で締め切りを設けることは、ダラダラと作業をしてしまう事を避けるのに非常に効果的です。

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週次レビューの必要性

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photo credit: daftgirly via photopin cc

今回のエントリーは「タスクリストを定期的に見直し、その時の状況に応じ割り振っている分類の見直しを行いましょう」という内容です。

これはGTDでは週次レビューといわれ「週次レビューを行わなければ、GTDは実践されていない」といわれるほど重要なステップです。

具体的には、週に一度時間を設け、inboxに入っているタスク一覧を見直すことで、それらのタスクが順調に処理されているかを確認する。

そして新たなタスクが出てきたらリストに追加するような作業です。

この週次レビューを行わないと、緊急度が高い「アクション」リストに入っているタスクは順調に処理するのでしょうが、「通常作業」「作業保留」に入っているタスクは、ついつい放ったらかしにしてしまいがちになります。

気がつくと締め切り直前になっていて、慌てて作業に取り掛かるなんて事にもなりかねません。

私がタスクのレビューを行う際のポイントは大きく分けて以下のものです。

  • 「アクション」に入っているにも関わらず処理出来ていないタスクはないか?
  • 「通常作業」に入っているタスクで着手時期に入っているものはないか?
  • 「通常作業」に入っているタスクで分解できるものはないか?
  • 「作業見極め」に入っているタスクの潜在的な問題は把握出来ているか?
  • 「作業保留」に入っているタスクで着手時期に入っているものはないか?
  • 「処理中」に入っているタスクの進捗状況は把握しているか?

この様な点に意識してタスクリストを眺め、各タスクの振り分け、新規追加を行っています。

実際は出社後、作業を開始する前に上記の作業をざっとやりますので、実は週次レビューの時間を具体的に取るという事はやっていません。 最初に偉そうなことを書いて申し訳ありません。(笑)

大切であるはずの週次レビューを行わなくても、ある程度の結果は出しているつもりだったので、自分には週次レビューは必要ないと思っていたのです。

しかし、この記事を読み、「あぁ、やっぱり週次レビューは必要だ」と思い直しました。

何かというと、Lifehacker(日本語版)「デヴィッド・アレン直伝、GTDのためのタスク仕分けリスト」です。

ここではGTDの生みの親、デビッド・アレンのタスク分類方法が紹介されていました。 改めて紹介します。

  • 必要ないし、やりたくない=「ごみ箱」
  • その意義をもう少し考えるべき=「保留」
  • もう少し情報が必要=「参照」
  • これを使う=「ツール」
  • 見てみたい=「デコレーション」
  • もう少し進めば、選択肢のひとつになるかも=「次のアクション用リマインダー」
  • 短期的な成果を振り返るべき=「プロジェクトリスト」(週次レビュー要)
  • プロジェクトをやる上で必要なもの=「サポートアイテム」
  • 将来、やってみたいかも=「いつか/たぶん」
  • ある前提条件をクリアしたら、やってみたいかも=「予定」(レビュー日を事前に定めておく)
  • より大きな成果を出したい=「ビジョン・目標」(より長い期間をおいて成果をレビュー)
  • 自分が気になることで、ほかの人がやること=「待機」(最低でも週次でレビュー)
  • 繰り返しの作業のとき考えるべきこと=「要チェック」

 

う~ん、何か深い。 ここに落ち着くまでに色々な試行錯誤があったのではと想像出来ます。 各類がどのような意味を持っているのかじっくり聞いてみたいものですね。

話を戻しますが、この分類分けを見て、自分自身のタスクリストに全くない項目があることに気がつきました。 何かと言うと、今月、来月というスパンではなく、もっと長期的視点に立ったビジョン、やりたい事についての項目です。

そもそも、私がGTDを始めたきっかけは、とにかく毎日処理しなければならない膨大なタスクを、いかにして整理し、自分自身のストレスを軽減するか?という、いうならば「今の仕事さえ楽になれば良い」という発想だったので、GTDを自分自身の人生全般に活用しようという発想がなかったのですね。

なので、とりあえず毎日行うタスクレビューさえやっていれば、1~2ヶ月というスパン短いスパンの仕事をこなす上では、特に週次レビューというプロセスは必要なかったのかもしれません。

とりあえず、仕事をこなす上でのGTDは完全に習慣化されているので、これからの目標はそのテクニックをプライベートの範囲まで広げていくことですね。

近いうちに、これからの人生において何がしたいか?を具体的に洗い出し、GTDのInboxに入れてみたいと思います。

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完了したタスクリストを消す快感

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photo credit: RXAphotos via photopin cc

前回までのエントリーで紹介したタスク分類の方法は、私が自分の仕事をやりやすいように試行錯誤を重ねて考案したものです。

これはあくまでも現時点での分類方法であり、これが最善であるとは考えていません。

仕事の内容によっては、そぐわない点もあると思います。そのような場合は自分なりに上手く行く分類の方法を編み出して下さい。

ここで改めて基本的な流れをおさらいすると

1 気になる事を全て書き出し
2 それらを個別のタスクとしてinboxに入れる
3 タスクを分類し、まずは今やらなくて良いタスクを抽出する
4 残ったタスクを分解し「すぐに出来るタスク」まで落とし込む
5 分解したタスクを処理していく

このような1~5までのプロセスをぐるぐる回しながら仕事を進めることになります。

どんなに高い山であっても登り始めるのは最初の一歩

GTDをベースとしたタスク管理は、高い山に登るための一歩一歩を明確にすることで、山の大きさへの恐怖感を無くす効果も期待出来ます。

また、完了したタスクにチェックを付けリストから消す行為は、仕事を終わらせた実感(快感)につながりますので、モチベーションアップにもなるのです。

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タスクリストの分類方法~その2

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photo credit: arellis49 via photopin cc
前回のエントリーで、私が行っているタスクの分類分け方法6種類について簡単に紹介しました。

ここでも改めて書いておきますが、以下1~6の分類です。

1 アクション
2 通常作業
3 手配
4 作業見極め
5 作業保留
6 処理中

今回のエントリーでは、inboxに入れたタスクをどのようなルールで割り振るかについて紹介したいと思います。

※この分類方法は、私独自の我流です。仕事の内容によってはそぐわない点もあると思いますが、分類方法にはこれと言った決まりは無いので、自分がやりやすい方法を見つけると良いと思います。

■ アクション

この項目に入るタスクは、すぐに終わらせる事の出来る(概ね5~30分以内)仕事のリストです。
基本的にはあまり考える必要がなく、すぐに行動(アクション)に移すことの出来るものを分類します。

■ 通常作業

inboxに入ったタスクは、まず最初にこの分類に入ります。

inboxに入れる段階で、タスクを細かく分解し、上記「アクション」の分離に入れる事が出来れば良いのですが、最初からすべての仕事を細かく分割して登録することは出来ないでしょう。
最初にリストアップした時点での記載内容は、ざっくりとした、やや漠然とした内容になっていると思います。

一度この分類に入れたタスクを眺めながら(レビュー)、出来る限りそのタスクを小さく分解し、アクションレベルのタスクに落とし込みます。
すべて分解が出来た時点で、そのタスクは「通常作業」から消え「アクション」へ移動します。

■手配

 この分類に入るタスクは、洗い出したリストの中で、チームメンバー、協力会社に作業をお願いするものです。

自分が担当するタスクは時間配分や優先順位を自分でコントロール出来ますが、社外に依頼するタスクは相手の都合により無理が言えない場合が多く、作業の進捗がこちらの希望通りにならないことが大半です。

平行して進める仕事にはそれぞれ関連がありますので、外注作業の部分がボトルネックになって作業が遅れると、それに関連する作業が全てが遅れてしまう。

そのような状況を回避するため、外にお願いする仕事の段取り、手配に関するタスクは最優先で処理するようにしています。

■作業見極め

ここに分類される仕事は、内容が複雑かつ難易度が高いもの、または作業の全容を把握できないタスクです。

これまでの経験では、締め切り間際にそのような作業に着手した場合、いざ手を動かしてみると想像以上に時間がかかることが判明したり、全体の作業方針を覆すような問題が発覚することが多く、ギリギリになってとんでもない突貫作業が発生することが多々ありました。

自分で内容を把握出来ていない仕事を後回しにしているのですから、そこからどんな問題が出てくるかなんて、蓋をあけて見ないと分からないのは当然ですよね。

重要な事は、そのような問題は出来るだけ早い段階で把握する必要があると言うことです。締め切りギリギリになって出てくる問題・課題は突貫作業や、作業の手戻りにつながる大問題となりますが、最初から把握が出来ていれば仕事を進める上での検討項目の一つにすぎなくなるのです。

そのようなリスクを回避するため、私はこの「作業見極め」という項目を作りました。

作業の全体像が見えない仕事については、この項目へ分類し、今日中という厳しい締め切りは設けないのもの、比較的優先順位を高く設定し、少しだけでもその作業に対して時間を割くようにしています。

少しでも手を動かすことで、隠れていた問題が明らかになったり、やらなければならない段取などのタスクが見えてくるものです。 ある程度見極めが出来たら、タスクを分解し、適切な作業項目に分類します。

■作業保留

この項目に分類されるタスクは、作業を進める上で必要な資料が手元になく手を付けられない状態、また協力会社に依頼した作業の結果が上がって来ないと自分の作業が出来ないなど、全体の作業は終わってないが現時点では手を付けることの出来ないものです。

最初のステップで、タスクリストの中から「やらなくて良いこと」を抽出し、そのタスクを忘れてしまいましょうと書きましたが、そのようなタスクもまたこの分類の中に入れておくことになります。

■処理中

この項目には自分自身の作業完了後、クライアントに内容の確認をして貰っているもの。
またチームメンバー、協力会社への作業手配が終わり自分以外の所で作業が進んでいるタスクを分類します。

これも具体的な作業は自分の手を離れているので、とりあえず忘れるようにしています。
ただ、定期的なタスクレビューを行う中で、進捗確認だけは忘れずに行う必要がありますね。 以上、我流ではありますが、inboxに入れたタスクの分類法でした。

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タスクリストの分類方法~その1

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photo credit: standardpixel via photopin cc

気になっている事、やるべきタスクの洗い出しを行った後に行うのは、それらタスクリストの分類です。

これまでに出版されている仕事本などではタスクリストを重要度によって分類するよう書かれているものが多いと思います。

例えば

1 重要かつ緊急
2 重要だが緊急でない
3 重要ではないが緊急
4 重要でも緊急でもない

この分類分けは良く見かけますし、そのように書かれている本の中では、重要度の高いものから取りかかるように書かれていると思います。

最初は私もこの分類にタスクリストを落とし込んで仕事をしていたのですが、正直言ってなかなか上手く行きませんでした。

その作業が重要だと分かっているのにも関わらず、なかなか気が重くて手を付けられないのです。

その後、分類分けについて試行錯誤を行った結果、その原因に気がつきました。
このような重要度でタスクを分類すると、そのタスクが重要であるほどそこに書かれている内容が漠然としてしまい、最初の一歩を踏み出すための心理的抵抗を大きく感じるからでした。

大きな山を目の前にして、その大きさばかりに気を取られ、登り始めるための一歩を踏み出すことが出来ない。 そんな感じだったと思います。

今現在もタスクリストの分類については試行錯誤を繰り返しているところですが、現時点では以下の6つのカテゴリーに分類することで割と上手くようになりました。

タスク分類(現時点での分類方法)

1 アクション
2 通常作業
3 手配
4 作業見極め
5 作業保留
6 処理中

次回のエントリーでは、各分類項目にどのような意味付けをしているか説明したいと思います。

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タスクリストの洗い出し

私がGTDのツールとして使っているOutlooK2007でタスクリストを洗い出す方法(気になる事をInboxに入れる方法)について説明したいと思います。

まずはOutlookを立ち上げ、タスクの入力画面を表示させましょう。

左サイドバーにOutlookで使用できるツール(メール、カレンダー、連絡先、メモ等)一覧が表示されていると思いますが、そのそれぞれの画面において右サイドバーにタスク一覧が表示されるようメニューの設定を行います。

操作: メニュー → ToDoバー → 仕事リスト

タスク入力欄が表示出来たら、仕事、プライベートで気になっている事、やるべき事をタスクとして追加していきます。 出来るだけ時間をかけ、頭のなかが空っぽになるまで細かくタスクの洗い出しをやってみましょう。

最初は何を記入していけば良いか迷うと思いますが、タスクを追加していく中で、関連したタスクが連鎖的に浮かんでいと思いますので、まずは手を動かしてみることです。

タスクの洗い出しを行う際一つ注意する点は、その内容は漠然とした内容ではなく、出来るだけ具体的に、次に起こす行動を書くことですね。

悪い例:
→会議資料作成
良い例:
→議題確認
→日程調整
→資料収集
→資料作成

悪い例:
→資格取得
良い例:
→参考書を購入する
→申込書を取り寄せる
→学習スケジュールを立てる

悪い例:
→海外旅行に行く
良い例:
→パンフレットを集める
→旅行代理店に行く
→住民票を取りに行く(パスポート取得準備)
→パスポート申請
→旅行に必要なものをリストアップする

papa555

「会議資料作成」「資格取得」「海外旅行に行く」は最終的に完了させたいタスクかもしれませんが、そこに行き着くまでには色々な準備が必要です。

タスクリストに書く内容が漠然としていると、それに対して最初に何をするべきかが曖昧になり、作業の取りかかりが遅くなる原因にもなります。

現時点で分かりうる範囲でタスクを分解し、行動レベルまで落とし込むことが上手く行くこつだと思います。

次のエントリーでは、洗い出したタスクの分類方法について説明したいと思います。

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ゾーンに入るには~その2

前回のエントリーで、仕事中にゾーンに入るために必要なこと、そしてその為にはゾーンに入るための集中力を阻害するノイズを出来るだけ遠ざける必要があると説明しました。

そのノイズの種類ですが

・電話
・メール
・ふと思いついた他のタスク

他にも沢山あると思いますが、代表的な物でこのようなものが挙げられます。

それでは、それぞれのノイズについて私がどのような対処を取っているか、項目毎に説明したいと思います。

■電話

こちらの都合など一切考えずに掛かってくる電話ほど、私たちの作業を妨げるものはないですよね。

その電話によって作業が一時中断するだけならまだしも、その電話の用件によって発生するタスクが重要であればなおさら今進めているタスクへの集中力は無くなってしまいます。

このような電話による集中力の寸断を回避するには、その電話の内容を一時的に忘れる必要があります。
私は、電話が終わった時点で、その電話の内容を新たなタスク扱い、すぐにメモするようにしています。

これは当たり前のことですが、大切なのはその新しいタスクに飛びつくのではなく一度脇に置くことです。

→電話で発生したタスクは一度脇に置いておく

 

■メール

電話と同じように作業を中断させるノイズとしてメールが挙げられます。

メール着信のポップアップがPCの画面に表示されると、大抵の人はそのメールを開き、そのまま返信やそのメールの内容についての処理をしてしまうと思います。

例えばこちらのエントリーでは、人が仕事中にメールを開くと元の仕事に戻るのに平均64秒かかるという調査結果が紹介されています。

このようなメールによる作業の中断、集中力の寸断を避ける最も有効な対処方法は、新着メールのチェック間隔を30分、または一時間程度に設定し、メールを処理する時間も予め決めておくことです。

これは、新着メッセージの表示回数を減らす事でジャマーの発生回数を減らし、かつメール処理の時間を仕事のスケジュールに組み込む事でそれ自体を一つのタスクにまとめるということです。

そのメール処理によって発生した新たなタスクについても、電話で発生したタスクと同じように、その都度処理するのではなく、一度タスクリストのInboxに放り込み、処理するタイミングは現在進めているタスクが終わってから判断するようにします。

→メールの新着確認間隔を出来る限り長く設定し、メール処理の時間を予め決めておく。

→電話と同じようにメールで発生したタスクへすぐに取りかからない

■ふと思いついた他のタスク

メールや電話と違い、こちらの都合を無視して割り込んで来る事はないのですが、作業中にふと思いつくタスクというのも、現在進めているタスクへの集中力を阻害するノイズの一つです。

なにか作業をやりながら「そう言えば会議の資料を印刷しなきゃ」なんてタスクを思い出し、慌ててその作業に取りかかるなんて事はないですか?

このような突発的に思いついたタスクについても、電話やメールを同じように、一度タスクリストのInboxに放り込み、今の作業が終わった後に取りかかるようにします。

ふと思いついたタスクは、それを忘れたくないがため、すぐに取りかかりがちですが、一度タスクリストのInboxに入れてしまえば問題ありません。

→電話やメールと同じように、先ずは発生したタスクをInboxに放り込んで一時忘れましょう。

今回のエントリーで、集中力を阻害する代表的なノイズに対する対処法を紹介しましたが、共通して言えるのは、突発的に発生したタスクに飛びつかないことです。

それが、簡単に終わる一本の返信メール、電話だとしてもですね。

あくまでも一般論で、本当に重要かつ緊急な場合は仕方無いですが、それ以外については出来るだけ一度Inboxに入れるようにしましょう。

次回は、そのInbox(私の場合はOutlookをInboxとしています)にタスクリストを作る具体的な方法について説明したいと思います。

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ゾーンに入るには~その1

スポーツ選手などの集中力が極限まで高まり、自分の持っている実力を100%発揮出来るような精神状態をゾーンに入ると言います。

ゴルファーがパットを打つ際、すぐ近くを通り過ぎる電車の音が一切聞こえなくなるとか、まさにこの境地なのでしょう。
私も学生時代にアーチェリーをやっていましたが、このゾーン状態に入ると、周りに沢山の競技者が居るにもかかわらず、自分一人が世界から隔絶されているような感覚になり、50メートル先の標的が通常より大きく見え、何度矢を放っても外れる気がしない。
そんな精神状態を度々経験しまいた。

スポーツの世界ではよく聞くこの精神状態ですが、仕事の上でもこれに近い状態に入る事が出来ます。

私の場合は本当にたまにですが、ゾーンに入ることが出来ると次から次へとタスクを片付けることが出来、一日でこなす仕事量は通常の二倍以上にもなることもあります。

その際「毎日これ位頑張れたら良いのに。。。」なんて思うのですが、なかなか難しいです(笑)

それでもGTDをベースとしたタスク管理を始めてから、その頻度は確実に上がっていると思います。
ここではそのゾーンに入るために心がけている幾つかの項目について紹介したいと思います。

ひとつの事に集中する

ゾーン状態を維持するためには、一つのタスクのみに意識を集中することが重要です。

前に書いたような、慢性的に繁忙感を感じている人は、常に頭の中が色々なタスクで一杯になっていると思います。

そのような状態では、頭の中のゴミタスクがゾーンに入るのを妨げます。

一つのタスクに集中するためにも、今考える必要のないタスクを、一度頭の中から追い出すことが大事なのです。

→今やらなくてよいタスクを明確にしましょう

 

制限時間を設ける

ゾーン状態に入るには適度な緊張状態も必要です。

仕事に締切時間が設けられてないと、ついダラダラとしてしまうのが人の弱い所です。

これは自分自身も大いに反省すべき点ですが、このようなダラダラした精神状態だとゾーン状態には入れません。

周りから押し付けられた締切がなく、自分の裁量でタイムスケジュールを決められるならば、積極的に締切を設け、そのタイムリミット内にタスクを完了させるとういう意識が必要です。

→タスク完了のタイムリミットを設けましょう

 

タスク密度を高める

集中力を維持するには、タスクの密度も重要です。

一つのタスクが完了した時点で「さて、次は何をやろうか?」と考えているようでは、集中力が途切れ、折角入れていたゾーン状態が途切れてしまいます。

それを途切れさせないためには、NextActionが書かれたタスクリストを準備しておくことが重要です。

→タスクは出来るだけ細かく分解し、すぐに出来るタスクを沢山持っておきましょう

 

集中の邪魔になるものを取り除く

タスクの実行中に、電話やメールで作業が中断する。これがゾーン状態を妨げる一番の原因ではないでしょうか。

その他にも、ついついRSSをチェックしたり、iPhoneをいじってしまったりと、ゾーン状態を妨げるものは沢山あります。

こちらの都合などお構いなしに掛かってくる電話は別として、その他のノイズを出来るだけ遠ざけることが、ゾーン状態を維持するのに大切なのです。

→作業を中断させるノイズ は出来るだけ遠ざける、又はそのための時間を設ける

 

このノイズについての対処方法については又別のエントリーで説明したいと思います

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GTDで得られる効能

GDTをベースとした仕事の進め方で得られるメリットは、作業の効率化だけではありません。

私が感じる一番のメリットは、 今やる必要のないタスクを一時的に忘れる事で、現在自分が推めている仕事に集中出来る事 です。

もし膨大なタスクを明確にしないまま作業を続けると、あるタスクを進めながらも他のプロジェクトのタスクを思いだして気を揉んだり、そのタスクについつい手を出してしまい、結局どちらの仕事も中途半端になってしまうでしょう。

GTDの最初のステップでタスクの抽出を行い、今着手する必要のないタスクを除外することで、そのような状況を回避する。

そしてその結果として頭の中が仕事で一杯になっている慢性的な繁忙感から解放されるのがGDTの本当の効果だと思います。

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GTDのはじめ方

忙しい時は、気になることをすべて書き出し、頭の中をスッキリさせることが大事です。 混乱した思考のもとでは、どんなに頑張っても生産性を上げることなど出来ません。 GTDはデビット・アレン(David Allen)が『仕事を成し遂げる技術 ―ストレスなく生産性を発揮する方法(2002年)』で紹介している仕事術ですが、このブログでは、このGTDをベースとした仕事術、また生活を豊かにするちょっとしたテクニックについて紹介していくつもりです。

■GTDのはじめ方

書籍ではGTDの最初のステップとして、最低でも3時間かけて、仕事・プライベートに関わらず、自分の気になっていることをすべて書きだすよう書かれています。 想像してみてください。 机の前に3時間も座り、仕事・プライベートの区別なく、気になっている事をすべて書き出すとどれくらいの量になるのか。   クライアントへの確認事項、プロジェクトを進めるための書類作成、チームメンバーへの連絡、社内委員会の準備、雑多な事務作業、自宅のゴミ捨て、請求書の処理、、、、あっという間に膨大なリストが出来上がるはずです。 このリストが出来たら、次は分類です。 本来ならばGTDのフローチャートに沿って説明するべきですが、ちょっと端折ってポイントだけを抑ます。

■やらなくて良いことを洗い出す

最初にやるのは、このリストの中から「やる必要のないタスク」を抽出することです。 この「やる必要のないタスク」とはこの先ずっとやらないもの、すくなくとも暫くはやる必要のないものです。 抽出が出来たら削除するか、「いつかやる・多分やる」のフォルダーに放り込みます。 書籍では、この「いつかやる・たぶんやる」タスクの例として
バス釣りに行く、ボートを買う、スタッフのPRビデオを作る、スペイン語の勉強、会いたい人を探す、水彩教室に行く、デジタルビデオカメラを買う、キッチンのサイドボード購入、北イタリア旅行、日曜大工を習う、キャサリンにスクーターを買う、ポスターなどのライトアップ、気球に乗る、池を作って鯉を飼う、ワインセラーを作るetc.
などが挙げられています。 それらのタスクについては、やらないと決めたのですから、現時点では忘れてしまって結構です。 やるべき時が来たのなら、そのリストを見れば良いのですから。

■すぐに出来る事をすぐにやる

やる必要の無いタスクを消し去ったら、次の作業に入ります。 それはリストの中で、時間をかけずに今すぐ出来るタスクを実行することです。 すぐ出来るタスクの定義ですが、書籍の中では2分以内で終わらせられるタスクと書かれています。 私の仕事では、2分と言われるとちょっと短いので、10分以内に出来ることをすぐに出来ることとして考えています。 例えば ・進捗確認のための電話をかける ・メーカーや協力会社に作業願いのメールを書く ・メールに添付されているファイルを印刷し目を通す ・報告書の目次を書き出す ・気になっている計算書の数字を電卓で確認する ・チームミーティングの時間設定をする ・図面や資料をプリントアウトし郵送の準備をする このような手順で、今すぐに出来るタスクを洗い出し、朝の日次レビュー完了後、すぐに電話をかける、メールを書く、資料を印刷すると言った感じで作業を始めます。 そして、終わったタスクについてはリストから削除する。 仕事を進めるなかで生じた気になることは、メモにとり頭の中で管理しないことを徹底します。 これが一番大事。 そして、その追加された気になることを定期的に見直し、同じ手順で処理・整理というフローを通しつつ、今やれること、ここでやれることに集中するのです。

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GTDのはじめ方

忙しい時は、気になることをすべて書き出し、頭の中をスッキリさせることが大事です。 混乱した思考のもとでは、どんなに頑張っても生産性を上げることなど出来ません。 GTDはデビット・アレン(David Allen)が『仕事を成し遂げる技術 ―ストレスなく生産性を発揮する方法(2002年)』で紹介している仕事術ですが、このブログでは、このGTDをベースとした仕事術、また生活を豊かにするちょっとしたテクニックについて紹介していくつもりです。

■GTDのはじめ方

書籍ではGTDの最初のステップとして、最低でも3時間かけて、仕事・プライベートに関わらず、自分の気になっていることをすべて書きだすよう書かれています。 想像してみてください。 机の前に3時間も座り、仕事・プライベートの区別なく、気になっている事をすべて書き出すとどれくらいの量になるのか。   クライアントへの確認事項、プロジェクトを進めるための書類作成、チームメンバーへの連絡、社内委員会の準備、雑多な事務作業、自宅のゴミ捨て、請求書の処理、、、、あっという間に膨大なリストが出来上がるはずです。このリストが出来たら、次は分類です。本来ならばGTDのフローチャートに沿って説明するべきですが、ちょっと端折ってポイントだけを抑ます。

■やらなくて良いことを洗い出す

最初にやるのは、このリストの中から「やる必要のないタスク」を抽出することです。この「やる必要のないタスク」とはこの先ずっとやらないもの、すくなくとも暫くはやる必要のないものです。 抽出が出来たら削除するか、「いつかやる・多分やる」のフォルダーに放り込みます。書籍では、この「いつかやる・たぶんやる」タスクの例として

バス釣りに行く、ボートを買う、スタッフのPRビデオを作る、スペイン語の勉強、会いたい人を探す、水彩教室に行く、デジタルビデオカメラを買う、キッチンのサイドボード購入、北イタリア旅行、日曜大工を習う、キャサリンにスクーターを買う、ポスターなどのライトアップ、気球に乗る、池を作って鯉を飼う、ワインセラーを作るetc.

などが挙げられています。 それらのタスクについては、やらないと決めたのですから、現時点では忘れてしまって結構です。やるべき時が来たのなら、そのリストを見れば良いのですから。

 

 

 

 

 

 

 

 

■すぐに出来る事をすぐにやる

やる必要の無いタスクを消し去ったら、次の作業に入ります。 それはリストの中で、時間をかけずに今すぐ出来るタスクを実行することです。 すぐ出来るタスクの定義ですが、書籍の中では2分以内で終わらせられるタスクと書かれています。 私の仕事では、2分と言われるとちょっと短いので、10分以内に出来ることをすぐに出来ることとして考えています。例えば

・進捗確認のための電話をかける
・メーカーや協力会社に作業願いのメールを書く
・メールに添付されているファイルを印刷し目を通す
・報告書の目次を書き出す
・気になっている計算書の数字を電卓で確認する
・チームミーティングの時間設定をする
・図面や資料をプリントアウトし郵送の準備をする

このような手順で、今すぐに出来るタスクを洗い出し、朝の日次レビュー完了後、すぐに電話をかける、メールを書く、資料を印刷すると言った感じで作業を始めます。そして、終わったタスクについてはリストから削除する。仕事を進めるなかで生じた気になることは、メモにとり頭の中で管理しないことを徹底します。これが一番大事。 そして、その追加された気になることを定期的に見直し、同じ手順で処理・整理というフローを通しつつ、今やれること、ここでやれることに集中するのです。

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「忙しすぎてパニック!」そんな状況から脱出するたった一つの方法

仕事上でのストレスにはいろいろな種類があると思います。

・理不尽な上司
・なかなか思い通りに動いてくれない部下のマネジメント
・その他面倒な人間関係
・クレーマー化したお客さんへの対応
・労働時間や内容に見合わない低賃金
・能力以上の仕事を担当するプレッシャー
・膨大な作業量とそれに伴う長時間労働

この他にも色々あるかとは思いますが、これから私が紹介する仕事術で改善できるのは一番下の項目、膨大な作業量を確実にこなし、一日の仕事密度を高めることで深夜まで及ぶ長時間労働を少しでも短くすること。

そして、家に帰って寝るだけのような生活を送っている方に少しでも自分の時間を作ってあげることです。

それ以外のストレスについては主にコミュニケーションに由来するものが多いと思いますので、実際に悩まれている方は、その方面の書籍などを読み、解決の努力をしてください。。。(笑)

■何にストレスを感じていたか?

私がまだGTDを知らなかった頃、朝の通勤電車の中では、今日やるべき仕事のリストが頭の中をぐるぐる回り、気持ちが押しつぶされそうになっていたものです。

何か一つの仕事について考えると

 
・その段取りの為に必要となる作業
・その段取りに必要な資料確認
・関係各所への連絡事項
・メーカーへの見積もり依頼
・以前送ったメールの内容確認。。。

このように、やるべきことの作業リストが頭の中で連想ゲーム的に浮かび上がるのです。

さらにはその連想が平行して進めている別のプロジェクトまで広がってしまう。
そして、それらの作業を終わらせるのに必要な時間を見積もると、帰りは深夜になることが分かり朝からどっと疲れる。
そんな毎日だったのを覚えています。

■そのストレスはどうやって消すのか?

それでは、私が通勤電車の中で感じていたストレスを解消するために何が必要だったのか?

あまりにも簡単な答えで拍子抜けですが、こうしたモヤモヤをスッキリさせる方法はただ一つ


モヤモヤの原因となっている仕事のリスト、やるべきタスク一覧をすべて書き出し、書き出した後はサッパリと忘れることだったのです。

朝出社してPCの電源を入れ、メールのチェックを終わらせ「さて今日は何から始めようか」と余裕のある仕事環境なら、手帳への簡単なメモ書き、モニターに貼る付箋で十分です。

しかし、本当に仕事に追われ追われて何から手を付ければ良いか分からない。
かつての自分のように、半分パニック状態に陥っている状態に陥っている人は、頭の中のタスクリストを徹底的に書き出す必要があるのです。
人の脳は全ての事を覚えておくこは出来ません。
どんなに重要なことであっても時間と共に記憶は失われていくものです。

それゆえ、忘れてはならないタスクが一つでも頭の中にあると「忘れてはいけない」という気持ちが沸き起こり、常にストレスを感じるのです
それが、沢山あるとどうでしょう?

■まとめ

すべてのタスクを書き出せれば、そのリストを自分の頭で覚えておく必要は一切くなります。
これが通勤電車で感じていたストレスを無くす一番の処方箋だったのです。

GTDという仕事術を身に着けて分かったことは、敵(仕事)が見えなければ見えないほどストレスを感じるということ。
自分のやることがすべてリスト化され明確化されれば、後はそれをどうやってこなして行くかという前向きな発想へ転換されるということなのです。

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電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。執筆する際、最も力を入れた箇所、想いについてはこちら

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簡単な自己紹介など


1.自分の話
私は東京都内の建設コンサルタントという業界で働く会社員です。
一般の方にはあまり聞き慣れない業界かと思いますが、どのような仕事の内容かと簡単に説明すると、国土交通省や地方の市町村(役所)から設計の委託を受け、主に土木、建築、都市計画、環境アセスメントなど設計・検討のお手伝いをする会社です。 

2.業界の話
たまにゼネコンなどの民間企業から仕事を受注する事はありますが、仕事の大部分は公共事業に関連する公共事業に関連する設計です。
この建設コンサルタントという業界ですが、世間一般的に見ると比較的忙しい部類の業種に入ると思います。
忙しいこと自体は決して自慢にならないので詳しい説明は省きますが、これまで10年近く以上働く中、一番辛かったのが会社に13連泊(その間に48時間以上寝れないのが2回)というのがありましたね。

今この文章を書いているのは2009年の2月ですが、設計委託の工期(締め切り)が役所の年度末に合わせ3月末に集中するため(最近少なくなりましたが、深夜の道路工事が年度末に集中するのと同じですね)、この時期はその締め切りに追われ一年で最も忙しい時期となります。

3.サイトを立ち上げた目的

今回このようなブログを立ち上げたのは、こんな過労死間際の生活を出来るだけ回避するため、自分なりに考え構築した仕事術、仕事を効率良く進めるためのテクニックを紹介し、同じ様な境遇で積み重なるストレスやプレッシャーに押しつぶされそうな方の助けに少しでもなればと思ったからです。

紹介する仕事術のベースとなるGTDGetting Things Done)の実践方法として、具体的なソフトウェアーの操作方法まで落とし込んで解説しているような書籍はあまり見かけないため、本は読んだが具体的な実践に至っていない方がGTDを始めるための参考にでもなればと思ったからです。

このブログでは具体的なアプリケーションの使用方法、操作手順を含めた説明を行うため、私が使っているツールをお持ちで無い方はすぐに始めることが出来ないとうデメリットが発生してしまうことはご了承ください。

ちなみに使用する基本アプリケーションとしてはデスクトップ環境ではOutlook2007、モバイル環境としてスマートフォン(Willcom03、iPhone)を想定してます。

※本文中にこれを書いているのが2009年2月と書いていますが、これは2010年の間違いではなく、ここでも書いているとおり一年前の2009年なんですね。
とにかく、テキストだけは書きためていたのですが、なかなか全体がまとまらず放置状態になっていたので、とりあえず出来ている所から公開しようと思った訳です。
現在考えている構成は全体で13章、、この全部をブログにアップするのは相当時間がかかると思いますが、ぼちぼち頑張っていこうと思います。

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DropBoxを使って簡単なフォトギャラリーを作る

複数のPC間でファイルの同期、共有を行うことの出来るDropboxを使うと、かんたに写真を外部へ公開することの出来るフォトギャラリーを作る事が出来ます。
結構便利だけど使っている人って意外と少なそうな感じなので、とりあえず紹介。

こんな感じになります。

昨年9月10日に第一子が生まれた瞬間をTwitterにPostした際、すごい勢いで「おめでとう!」のRTを頂いたTLをキャプチャーしたものです。
すっかりこの写真の存在を忘れていたのですが、改めて眺めてみると今も絡んで頂いている顔なじみさんも多数。
あぁ、なんだか改めて嬉しい気持ちがジワジワと沸き起こる感じです。

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Twitterへの自動投稿プラグイン動作テスト

サイトへの投稿を自動的にTwitteにポストするプラグインの動作確認。

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現在執筆中?の自己流GTDマニュアル

まる一年執筆が止まっているのが、この自己流GTDマニュアルです(笑)
以前は会社への通勤時間が1時間ほどあり、運良く座れた時にWillcom03とBlueToothのワイヤレスキーボードですこしずつ書きためていたのです。

しかしガジェット好きの性格により携帯をiPhoneに変更し、また会社の近くに越したため電車に乗る時間が全くなくなってしまったことで、筆が完全に止まってしまってました。
現時点で§10まで書き終わっていたみたいですが、やはり一年も温めておくと情報は古くなってしまうのですね。。。
その当時では結構目新しかったことも、今では当たり前になっている。そんな項目が多々あるみたいです。

しかしながら、GTDを使った仕事術に関しては、自分自身でも効果を実感していますし、具体的なアプリケーションの使い方、各アプリケーションを関連付けを行った応用方法など、まだコモディティ化していないテクニックもあるようですので、頑張って最後まで書き上げたいと思います。

最近、KindleiPadがメジャーになり、電子書籍が新しいメディアになりつつある今日この頃ですので、機会があればpdfにして公開してみようかと思います。

§1 ストレスについて
1:自分の話
2:業界の話
3:問題が見えてくるとストレスはなくなる
4:何をストレスと感じるか

§2 GTDとういう仕事術
1:GTDとは
2:参考図書紹介

§3 GTDは仕事の効率化を図るだけのものではない
1:目の前の仕事に集中する

§4 具体的なプロセス
1:準備するもの
2:タスクリストの洗い出し
3:タスクリストの分類
4:完了したタスクリストを消す快感
5:タスクリストの定期的な見直し

§5 GTDとカレンダーを組み合わせる
1:Outlookのカレンダー機能について
2:タスクをカレンダーに放り込む
3:仕事に制限時間を設ける
4:今何をやっているか?何をやっていないか?
5:気の重い仕事を無理やり割り込ませる

§6 思いついたアイデア(タスク)を逃さない
1:アイデアを思いつくのはこういう時
2:スマートフォンでタスクの管理

§7 PCとモバイルを同期させる
1:スマートフォンはActiveSincで同期させる
2:タスクは連鎖的に思い浮かぶ
3:BlueToothを使ってワイヤレス接続

§8 PCとGoogleカレンダーを同期させる
1:外出先でのスケジュール確認
2:Outlookとグーグルカレンダーを同期させる
3:Googleカレンダーでスケジュールを公開するメリット
4:カレンダーを重ねて表示する方法

§9 カレンダーを使ってタスクの分配
1:タスクの移動方法
2:カレンダーを使ったタスクの受け渡し

§10 率化を図るためのTips
1:デュアルディスプレイ
2:Googleドキュメントを使った作業手配
3:Crossroopを使って効率よく電話打ち合わせをする
4:Dropboxを使って外注先とデータ共有
5:iGoogleを使ってブラウザを自分だけの情報ポータルサイトにする
6:EverNoteを自分の補助脳にする
7:ペンタブレットとダブルマウス
8:Atokの単語登録で素早くメールを書く
9:Outlookのアドレス帳はこうすると便利
10:Willcom03の名刺リーダーを使ってみる
11:気になったサイトは後で読む

§11 仕事のスピードを上げるには?
1:作業スピードを上げる
2:決断までの時間を短くする
3:作業は直列から並列、そしてまた直列へ
4:打ち合わせの結果をイメージする
5:後はやる気

§12 大問題は小さな火種から
1:気になっている事はないか?
2:問題はチームメンバーと共有しよう
3:取り返しがつかなくなる前に
4:気持ちを切り替えて粛々と対処

§13 GTDをやり遂げる精神論
1:暇な人には必要ないテクニック?
2:問題を問題として認識する
3:新しいことにチャレンジする勇気
4:とにかく一ヶ月続けてみる
5:自分に合わせたスタイルを確立する
6:一緒に頑張れる仲間を見つけよう

§14 ライフワークバランスを考える
1:何のための効率化か?
2:生み出した時間を何に使うか?

§15 終わりに

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ブログを再開してみた

AOLブログからExciteブログ、Seesaaブログ、独自ドメインを取得してMTで作成と、結構初期の段階からブログを作っていたのだが、新 しいものがでるとすぐに飛びつき、興味の対象がコロコロと変わる性格のせいか、この2年ほどブログという存在からすっかり遠ざかっていました。

去年の夏あたらりからTwitterを始め、色々な人のサイトを眺める中で、やはり自分自身をアウトプットする場所が欲しいと考え改めてブログを再開することにしました。
ブログの大きなカテゴリーとしては、最近流行りのライフハック系になるのかな?主な記事はここ2年ほど自己流で構築したGTDを使った仕事術ってとことでしょうか。

このブログの構築は初めて使うWordPress。以前MTを使っている頃からずっと気になっていたので、思い切ってレンタルサーバーにインストールしてみました。
今日の時点ではサイトのテーマを決めて、このエントリーをポストするところまで。
これからプラグインを色々と入れて、すこしずつカスタマイズしていくところかな。

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