東ラ研タスク管理分科会の感想

公開日: : 最終更新日:2013/12/21 日記的な物

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先週の日曜日に開催した東ラ研タスク管理分科会の感想について報告したいと思います。参加した皆さんが早ばやと記事をアップされているのを横目にしながら、なかなか記事を書き終わらずこんなに遅いアップになってしまいました。多分私が最後の報告になるでしょう(笑)

感想として一言
想像以上に盛り上がりました! あっという間の二時間半というのが、第一印象の分科会でした。タスク管理というテーマを絞りこんだ勉強会で、参加者の興味の方向性が研究会本会よりも絞られていたのも、場が盛り上がった要因でしょう。

たしかに、職場や家庭では、タスク管理というニッチな話題に乗ってくれる人はなかなか居ないと思うので、20人以上の大人数で話が出来るというだけでも嬉しくない訳がないですよね。
おまけに、私の座ったテーブルは周りのテーブルよりもメンバーが1人少なかったので、その1人分の時間を質問やフィードバックに使え、より深い議論が出来たのがとても良かったように思われます。

それにしても他人の実践方法は本当に参考になりますね。出来れば時間をもっと取って、もっともっと突っ込んだ話をしたかった。
許されるなら、みんなのタスクリストを直接見せてもらい、それが何なのか、どうやって管理しているのか、この手法に至るまでどんな試行錯誤があったのか、それらのタスク管理を通して何を成し遂げたいのか、などなど、テクニック論だけではない、もっと本質的な話がしたかったです。

あ、もしかすると懇親会ではそんな話で盛り上がったのかな?だとしたら懇親会に参加出来なかったのは非常に残念! まぁ、それは仕方ない。

その代わりと言ってはなんですが、博多の街で美味しいラーメンが食べられたのでよしとしましょう(笑)

 


個別の気づき

・良いねカードは効果的
今回の分科会を成功に導くため、スタッフの皆で考えたのは「場の力」「人の力」「秘密のスパイス」をフルに活用しようということ。
その中でも「秘密のスパイス」については、どうやって盛り込むか悩みました。
一般的に、このよう勉強会に参加すると、一時的にはテンションが上がり、なんか頑張ろうと思うのですが、翌日には日常生活に戻ってしまい、何も変わらない、なんてことになりがちですよね。

ですので、勉強会が終わった後でも、その内容を振り返ることで、やる気を取り戻す事ができる様な仕掛けを作れないかと検討し、スカイプを使ったスタッフミーティングを何度も議論を重ねました。 その結果として形になったのが、みなさんにお配りした「良いねカード」です。

どうでしょう?勉強会からすでに一週間が経ちましたが、お手元のカードを見直す事で、勉強会の時の熱気を思い出せないでしょうか?もし、心のなかに、少しだけでもホッコリとした暖かい気持ちが沸くようでしたら、僕らの狙いは上手く行ったという事になりますね  ^^

・ツールを使っていないメンバーにメールでタスク委譲とリマインド
この「良いね」は、マツさんが発表されたハックです。 コレはToodledoの機能の一つなのですが、プロジェクト、サブプロジェクト、タスクの一覧をツリー表示にし、メールに添付する事のできるテキストとして吐き出せる機能を使います。
マツさんはこの機能を使い、タスクリストをチームメンバーへのリマインドメールとして送信する事で、 チーム内のタスク管理を行っているとの事でした。確かに、れならツールを持ってない人とのタスク共有が出来るということですね。

・RTMのタスク共有が意外と受けた
これは、わたしが発表した内容ですね。このハックはRemember The Milkのアカウントを奥さんと共有し、夫婦間でタスクリストを共有しようという内容です。
お互い一個づつプロアカウントを持つのは勿体無いので、一個のアカウントを共有してしまおうと考えたのがキッカケです。具体的にはこんな画面です。

ここで、家族としての大きな目標から買い物リストなどの細かいタスクまで共有しようという考えです。 正直、買い物リスト以外はまだ十分に活用しきれてませんが、夫婦のコミニュケーションをタスクレベルまで落とし込むというのは面白いかもしれませんね。

・GPSを使ったリマインド機能は魅力的
これはbrAinが発表されたハックです。brAinさんは僕らのテーブル、いや勉強会唯一のAndroidユーザーだと思います。(iPhoneからの機種変更)
使っているツールはAndroid版のRemember The Milkです。
brAinさんはタスクのコンテキストとして、位置情報を付加されており、タスクを処理すべき場所に来ると、そのタスクがポップアッフされる亊でリマインドしてくれるらしいのです。
自宅は会社など、日常的に立ち寄る場所ではそれほど効果がないハックですが、本当にたまに行く場所、例えば実家なんかを登録しておくと効果的とのことでした。

プッシュ機能が弱いiPhoneではなかなか出来ないハックですね。ツールに何を使うかは関係ないというのが本当なのかもしれませんが、使うツールによってタスク管理へのアプローチが変る良い例だと思いました。

・漠然とした想いをタスク化することで具体化する
これはテーブルで横に座られたYamaguchiさんが発表されたGTD実践の一部です。
グループワークでは週次レビューを行うためプリントアウトされた資料を見せて頂きました。それはRemember The Milkの各タブが印刷されたもので、赤ペンで沢山書き込みがされていました。
Yamaguchiさん曰く、土曜日に二時間くらいかけて実施されている週次レビューは、パソコンでやるより、打ち出した紙でやる方が思考が冴えるとのことでした。

この中で、とても興味深かったのが、なりたい自分、将来の目標など、どちらかというと漠然とした目標についてのタスク管理でした。 かなり、プライベートな部分なのて、具体的な内容を見せて頂くことは出来ませんでしたが、このカテゴリーのタスク管理はとても難しく、自分も出来ていない所なので、機会があればもう一度詳しくお話を伺いたいと思いました。

・GTDのレビューはしっかりとやらないとなぁ
まぁ、そんなこんなで、自分自身がキッチリレビューを出来ていない事に反省、、ですね。 そういえばタスク一覧、スケジュールに週次レビューの項目が抜けてました。。。早速Nozbeで毎週土曜日に週次レビューを行う設定を入れておこう。

・そうそうNozbeといえば
Nozbeといえば、LTトークでEvernoteとの連携について淺田さん。最近プライベート関連のタスク管理(GTD)をこのアプリで行っているので、他のユーザーがどのような感じで使っているか興味津々で聞かせて頂きました。
同じテーブルだったらもっとNozbe談義を交わせたのにと残念(笑)また、次の機会にじっくりとおはなししたいと思います!
EverNoteでGTDのベースを作る
NozbeのアップデートでGoogleカレンダーとの連携が完璧になった!
第1回東京ライフハック研究会 タスク管理分科会でのLT資料
Nozbeで(やや強引に)リマインダーを使う方法

・結婚式の段取りをWBSでやっている人がいた、流石だ
人生におけるビックイベントとして挙げられるのが「結婚式」です。結婚する事が決まってから実際に式を挙げるまで数々のハードルを超え、面倒な段取りを組む必要がありますが、マツさんとYamaguchiさんは、その進捗管理をガントチャートを使ったWBSで行ったとのことでした。いや、もうここまでくると流石の一言ですね。 ちなみに、結婚式ほどの大イベントではなくとも、旅行や引越しなどの段取りを行うのにWBSの手法は使えますよ。

WBSとは
WBSという業務管理手法について
WEBベースのガントチャートアプリ「gantto」を試してみた

このような感じで、2時間30分という短い時間ではありましたが、非常に密度の濃い時間を過ごすことが出来ました。これも、参加者皆さん一人ひとりが積極的に参加して頂けたからこそだと思います。
また、開催までの準備の際、主催者としてみんなを引っ張ってくれたヨシナさん、本会での経験を元に色々とアドバイスを頂いた本会スタッフのみなさん、本当にありがとうございました。改めて感謝です。

現在第二回目の開催に向け、一回目の開催を振り返った改善点、良かったところを洗い出し、すでにテーマ選びを始めているところです。 次回はさらに幅広く、また掘り下げた内容に出来るよう考えて行きたいと思います。

それでは、また皆さんとお会い出来るのを楽しみにしています。

あ、そういえば分科会スタッフと参加者のリストを作りましたので、フォローどうぞ!
http://twitter.com/Moyori/tokyotask


Nozbe 電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。執筆する際、最も力を入れた箇所、想いについてはこちら


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