マインドフルネスでGTDの収集のレベルを潜在意識まで掘り下げる

GTDのフローでは最初のステップとなる収集。今回はその収集されるタスク、気になることの「深さ」について書きたいと思います。

具体的な気になること

1番分かりやすいのがこのタイプです。

このタイプの気になることは、自分で意識的に収集をしなくても勝手にやってきます。仕事のメールや電話、机の上に溜まって行く書類などがそれにあたります。

それらの気になることは、GTDのフローに則り、処理、整理され信頼しているツールに登録されます。

私の場合はNozbeやTaskChuteです。

特に、繰り返し発生するタイプのものはTaskChuteのルーチンタスクに組み込まれることで、次に気になるタイミングを先取り出来ます。

気になる前に前もって処理出来るということですね。

気になることを頭の中から無くす。ストレスフリーへの大切な第一歩です。

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顕在意識と潜在意識

上記プロセスではどうしても拾えないものがあります。それは、自分の意識外というか意識の底にあるもの。

 
いわゆる潜在意識として記憶の底に埋れているものです。

幼少期に受けた心の傷、それが原因となって生まれ青年期まで引きずっている自己否定感。分かりやすい例えでいえばこのようなものです。

人は自分の意思で自分の行動をコントロールしていると思いがちですが、実は無意識の部分で作られたプログラムで動いている事が多いような気がします。

頑張ろうとしても「どうせダメだ」と自分でブレーキをかけてしまう。もっと近づきたいと想う相手がいても「自分ではムリだ」と行動する前に諦めてしまう。

自分の力を100%発揮したいのであれば、知識やスキルも必要ですが、考え方のベースに行動を妨げるブレーキとなるシコリがないか確認する必要があります。

今となっては思い込みでしかない意識の底に隠された好ましくないプログラム。

それを解除するにはタスクと同じく客観視できるよう、意識の底からすくい上げる必要があります。

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深く掘り下げる

GTD的には1番オーソドックスな方法がこれです。

「ストレスフリーの整理術」では収集の作業に3時間かけましょうとする説明もあります。

収集作業に3時間かけるというのは、結構大変な事で、GTDを始めようとした人が最初に躓くのもここかもしれません。 しかし、3時間かけたとしても洗い出せるのは顕在意識の表面的なものだけです。

もし、もっと深いところまで掘り下げようとするなら徹底的にやる必要があります。
「うつ」と寄りそう仕事術のなかで、著者の酒井一太さんはまる2日かけ、ノート2冊にわたって思いつくことを徹底的に書き出したそうです。

ここまで徹底すると、心の奥に押さえつけていた何かが浮び上がってくるのかもしれません。
こうした収集作業により、意識の境界線を押し下げる。

そうやって自分でも忘れていた気になることを顕在意識に浮かび上がらせ収集出来るようにするのです。

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すくい上げる

しかし、そこまで出来るかと言うとなかなか難しい。これが私の正直な感想です。

ではどうすればよいか?

その解決方法として注目しているのがマインドフルネス(瞑想)です。

細かい説明は端折りますが、私が読んだ本では、意識的に何も考えない状態にすると、これまで記憶の底に沈んでいた様々な記憶が蘇るそうです。


始めよう。瞑想―15分でできるココロとアタマのストレッチ (光文社知恵の森文庫)




そのプロセスを通し、心の傷の原因となった事柄を大人になった頭で再評価することでリセットし、硬くこわばっていた心のシコリをほぐすのだそうです。

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タスク管理で顕在意識を整え意識のスペースを作る

マインドフルネスの部分は実践中の身ですので断言出来ませんが、タスク管理とマインドフルネスの親和性はとても良いと感じています。

マインドフルネスによって、潜在意識の底を探れたとしても、日常生活(顕在意識)が仕事やプライベートのやることや気になることで一杯一杯では、すくい上げようにもその余地がありません。

頭の中が気がかりなこと、やるべきことでモヤモヤしていると、救い上げた意識のかけらを保存する場所がないのです。

マインドフルネスを通して、潜在意識を効果的にすくい上げるには、普段の生活の中では出来るだけモヤモヤした気持ちを持つことがないよう、常に頭をスッキリさせておく必要があるのです。

その具体的な手法・テクニックがGTDをベースとしたタスク管理だと思うのです。

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※この模式図では、顕在意識領域の気になることをGTDのフローを通すことで処理・整理し、頭の外の信頼できるシステムへ預けることで、顕在意識の領域にスペースを空ける様子を図化しました。

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図解で示すタスク管理の必要性 その3

人の脳は優秀で、特別なツールを使ったタスク管理とか大げさなことをやらなくても、仕事を含めた日常生活が破綻する事はそうありません。

では何故タス管理を行うべきなのか?
その必要性を図解で説明したいと思います。

■人混みの中を歩く

朝の新宿駅、渋谷の交差点でも構いません。沢山の人が一斉に、それぞれの別の方向、様々な速さで歩いている状況を想像してみてください。

medium_7831847758 photo credit: pouchin via photopin cc

そしてあなたは、その中を目的地に向かって早足で歩いています。
そのような人混みの中、他の人とぶつからないよう歩くには、他人の進行方向、自分との相対速度を考えつつ、危ないと感じたら直ぐに方向、速度の調整を行う必要があります。
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人は、このような難しい処理を、特に考える事なく無意識に行っています。

タスク管理を行わないまま、自分の脳力だけで仕事、日常生活のすべてをコントロールするのは、まさにこの状態です。

 

歩く人が少ない場合や、自分も急いでない余裕のある状態なら特に問題は起きません。

しかし、ちょっと混みいったり自分が駆け足になると、周りの人にぶつからずに進むのが急に難しくなります。

■タスク管理をする効果

自分の周りが人混みであふれ、その中を急ぎ足で駆け抜ける。
復数のプロジェクトを抱え、常に締切に追われながらタスクをこなしているビジネスパーソンはまさにこの状態といれるでしょう。

前にも説明しましたが、人の脳力は素晴らしく、このような状態に陥っても人にぶつかる事なく進む事が出来ます。
しかし、問題はそれが出来てしまうことによる弊害です。

たとえ無意識で出来る事であっても、それを行うためには必要以上に脳のリソースが必要となります。

簡単に言うならばとても疲れるのです。
ではタスク管理を行えば、人混みのなかを歩く状態がどのように変わるのか図解で示してみましょう。

 

・今やらなくて良いものを明確にする

最初にチェックするのは、この人混み(タスク)のなかで、今いる(やる)必要のないものを除外することです。

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これを行うことで、自分のまわりに余裕が出来、遠くまで見通すことが出来るようになります。

先が見通せれば、凄い勢いでこちらに向かって来る人(突発タスク)にも、前持って対処する準備が出来ます。

 

・タスクを分類し整理する

GTDでいう「処理・整理」のステップにあたるのがこれですね。
これまで、バラバラと異なる方向に進んでいた人(タスク)を並び替え、進むべき方向を明確にします。

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・タスク管理完了

この状態まで整理できれば、目をつぶって歩いても周りの人とぶつかることなく目的地まで行き着けるでしょう。

目的地に到着するまで、人とぶつからないよう注意する必要がなくなるということは、仕事を含めた一日の生活のなかで、脳のリソースを無駄なことに割く必要がなくなることを意味します。
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その使う必要の無くなったリソースを何に使うかは自由です。

7つの習慣で書かれているような「第二領域」のタスクを少しでも入れられれば、忙しい生活の中でも、目標に向かって少しづつ進むことが出来るでしょう。


図解で示すタスク管理の必要性 – このまま一生β版

図解で示すタスク管理の必要性 その2 – このまま一生β版

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実は根っこの部分で繋がっていた! 瞑想とGTDの深い関係

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photo credit: AlicePopkorn via photopin cc

GTDを仕事やプライベートの色々な場面で活用し始めて数年経ちました。

今では余程の窮地に陥らない限り、仕事の事で思い悩んだり、タイトなスケジュールで不安に押し潰される事はありません。

おそらく、これが「ストレスフリーの整理術」に何度も出てくる「水のように澄んだ心」の境地(に近い)なのだと思います。

■心の平安は何によってもたらされるのか

GTDの実践を通して、頭の中のモヤモヤを無くす事については何度かブログでも記事にしています。

しかし、そのスッキリ感が何から得られるのかについて深く考える事はありませんでした。

考えたとしても「そりゃぁ、気になる事を全部書き出して処理・整理すればスッキリするよね」程度の認識です。

それが、最近始めた瞑想とそれによって得られる効果を通し、何故GTDによって「水のように澄んだ心」に例えられる心境、ストレスフリーの境地が得られるかを改めて認識しました。

■瞑想で得られるもの

瞑想は始めたばかりなので、断言するのは躊躇われますが、瞑想では自分の意識(思考)を客観視する事で、ムクムクと沸き起こり頭を思い悩ませる様々な雑念が「自分の思考でしかない」と認識するところから始まります。

最近読んだ瞑想の書籍でもそのような事が書かれていました。

始めよう。瞑想―15分でできるココロとアタマのストレッチ (光文社知恵の森文庫)

 

 

 

こちらの記事も、私が感じたことを分かりやすく説明してくれています。

「深い瞑想」をカンタンに体感できるちょっとしたコツ・方法 : earth in us.

 

 

端的に言うと、瞑想とは、自我を客観視し、湧き上がる思考(雑念)を自分から切り離す事で、それをコントロール出来るように訓練すること。

頭の中でグルグルと回り自分を悩ます様々な思考(雑念)に囚われず、スルーさせる技術の練習と言えます。

■GTDで得られるもの

GTDでは、最初に頭の中にある気になることを全て紙に書き出します。

この紙に書き出してリスト化する作業は、まさしく思考を目に見える形にして客観視する作業です。

仕事をはじめとして「気になる事の」何が問題なのか、何をすれば良いのか、自分自身が何をやるべきなのか。

それが曖昧なほど頭の中はモヤモヤします。

GTDでは、リストアップし客観視出来るようにした「気になること」を処理・理し、それらを具体的に行動に移せるNextActionにまで落としこみます。

そしてNextActionにまで、落とし込まれた気になることは、後は実行のみの状態になっているのと同時に、信頼出来るシステムに保存されている事が分かっています

なので布団の中で、あす朝にやるべき事をふと思い出したとしても「それを見れば思い出す」と思えるので、それ以上に思考が膨らみ、悶々と考えてしまう事が無くなるのです。

■まとめ

扱う心の範囲が異なるとはいえ、両者が行っているのは「思考を客観視する事て、それ自体に囚われる事なく、コントロール」することです。

瞑想とGTDという、一見全く異なるテクニックは、実は根っこの部分で繋がっていたのです。

異なるのは瞑想によって扱われるのは、心のより深い部分。普段は表面に現れる事の無い潜在意識と呼ばれる範囲。

そしてGTDが扱うのは、日常生活のなかで処理しなければならない仕事やプライベートの具体的な物事です。

もちろん、GTDでも収集を徹底的に行えば、心の深い所まで入っていけるでしょう。

瞑想とGTDを組み合わせ、それぞれの効果を高める事が出来るのでは?

この仮説はこれから少しずつ検証して行きたいと思います。

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The Other Aspect of GTD: Not Only for the Workplace

■ Changing Mindset through GTD

When I put GTD into practice, I found that my way of thinking changed a great deal.
It wasn’t a fundamental change, but when my something caught my attention, I began to focus on it and apply a process of asking ‘What’s that?’

■ Before GTD

My approach to the problems that arose in daily life, especially those to do with human relationships, was to hope that it would sort itself out over time, just putting it off and allowing the status quo to continue. Many times, this approach ended with an irrevocable failure.

I was the same at work. If I noticed something, I’d just pretend I hadn’t seen it, thinking that dealing with it would be too much trouble.

But I’d have another look nearer crunch time, and the problem that I’d feared would be clearly apparent, and it’d be all the more difficult to fix because it had been left until the last minute.
I was always getting into situations like this.

In both my professional and private life, I was saddled with regrets, always knowing that it would have been better to take care of matters as soon as they arise. But at the root of it all was my way of thinking: ‘Put off difficult problems until later’.

It was this realisation that caused me to hit upon GTD.

■ Applying GTD

When applying GTD, we thoroughly examine everything that comes to our notice in daily life. In order to realise a stress-free way of being, we make no exceptions.
In this phase, the observation-collecting phase, problems from which we had previously averted our gaze or issues that had been put off until later come clearly to the fore.

Next, in the processing phase, we undertake a process of approaching each issue and asking ‘what’s that?’. The option still remains to ignore issues during this questioning process, but since it has the effect making it impossible to completely ignore anything, various kinds of actions can be taken to deal with these issues.

If the issues identified at this stage are complex, then break each problem down into its smallest possible components, and the apply the same process of breaking down into the smallest units to the concrete actions that will address the issues.

■After GTD

The really amazing thing is that after implementing a process like this, issues that seemed so troublesome that you just pretended they didn’t exist, just don’t seem so bad anymore.

Furthermore, when you carry out the first of these bite-size actions, you’ll find that a lot of the time, what’s left of the problem is solved before you know it.

When you get on with things like that, you’ll find yourself thinking, ‘What on earth was I so scared of, what was I waiting for?’.

GTD is very important for increasing the efficiency of one’s way of working and personal productivity in the workplace, but it has an additional aspect: it allows you to acquire a natural response of identifying problems as problems, then initiating the first step towards their resolution.

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図解で示すタスク管理の必要性 その2

前回の記事ではタスク管理の必要性を個人レベルで考えてみました。

図解で示すタスク管理の必要性 – このまま一生β版

今回は、仕事を複数のメンバーで進める際にも同じようにタスク管理をきちんと行わないと、仕事が円滑に進まない。

そんな場面を図解で説明したいと思います。

 

ここに今日の夕方(17:00)が締め切りの仕事があります。
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作業を担当することになったAさん、Bさんは打合せを行い、仕事を終わらせるために必要な作業を洗い出し、それぞれの分担を決めました。
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この時点で、全てのやるべき事がリスト化されていれば問題ありません。

リストを確認しつつ、抜けがないようお互いが自分のタスクを実行することが出来るからです。

逆に、問題が起きるのは、タスクリスト自体に抜けがある場合や、どちらが受け持つか明確になってないタスクがある場合です。

この画像では、お互いが自分の担当だと認識しているタスクリストの枠から、幾つかのタスクが抜け落ちています。

Aさん、Bさんはそれに気が付かないまま、一日のペース配分を考え作業に入りました。

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このような漏れタスクが明らかになるのは、大抵、手持ちの作業が終わり、残作業が明らかになる締切の間際です。

二人がそれに気がついた時には、既に手遅れ状態です。

時間間際になって発覚したタスクは、そのまま超過タスクとなり、残業時間へとスライドしてしまいました。

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説明し易くするため、図を大胆に簡略化しましたが、この様な抜けタスクが日常的に生まれる様な作業環境を、一ヶ月〜数ヶ月の長期間に渡って続けたらどうなるでしょう。その際の時間損失は相当なものになるはずです。

また、しわ寄せは後ろのほうへ集まるため、締切間際に大変キツイ思いをしかねません。

想定外の追加タスクが生じるのはやむを得ませんが、最初の段階で全ての作業を出来る限り洗い出し、誰が責任を持って担当するのかを決めておく必要があるのです。

Nozbeを使い社内打ち合わせを円滑に行う方法 – このまま一生β版

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お題:あなたのタスク管理が大きく変わった瞬間を教えて下さい

タスク管理を継続して実践していると、何かのタイミングでその効果がグンと上がる瞬間があります。

それは使っているツールの変更や他のツールとの組合せ、リストの作り方をちょっと変えるなどちょっとした工夫です。

このブログでタスク管理を中心に記事を書き始めて2年くらい、タスク管理を意識的に始めて5年ほど経ちましたが、あの時から大きく変わったな、と感じるポイントが何度かありましたのでそれらについて紹介したいと思います。

■タスク管理を始めたとき

私がタスク管理を意識して始めたきっかけは、仕事に追われ多忙な毎日を何とかしたいという一心でした。

電話のメモや、作業内容を書き留める備忘録と一緒に自分がやる事を忘れないようテキストメモを残していたのが最初だったと記憶しています。

その辺りの経緯はこちらの記事でまとめています。


お題:GTD(タスク管理)に出会ったきっかけは何ですか? – このまま一生β版

それまでは、手帳や卓上カレンダー、またパソコンの画面脇に貼り付けた付箋で、ざっくりとしたやることリストを管理していました。

しかし、その程度のやり方では、そこから抜け落ちたやるべき事の大半が頭の中に残ってしまったためそれらを忘れないようにという気持ちから常にストレスを感じていました。

■GTDとの出会い

頭の中の気になることを全て書き出し、頭の中をからっぽにする。

今となっては当たり前になってしまいましたが、この考え型に出会えたのが目には見えないながらも、精神的に最も大きな変化をもたらしました。

ゆっくりと動きながら高速でこなす、一流の研究者の Doing リスト | Lifehacking.jp

そのきっかけとなったのは、こちらの記事です。

こちらの記事でも書いてますが、そこからGTDという言葉を知り、書籍やウェブの関連記事を読みながら試行錯誤を始めました。

■OutlookからNozbeへ

私がタスク管理を始めたきっかけは、最初にも書いたとおり、仕事を何とかしたいというのが動機でしたので、タスクリストの内容は100%が仕事関連のものだけでした。

使っていたツールはOutlookでしたが、それはその当時使っていた携帯電話がWILLCOMのスマートフォンで、端末にプリインストールされていたTodo管理ソフトが、Outlookのそれと同期が出来たからです。

ふと思い出したやるべき事を、携帯のTodo管理ソフトにその場で入力し、そのデータをUSBで同期させたPC上で確認するという手法は、クラウドが主流の今となっては古臭い感じもしますが、本質は変わっていません。

PC上でタスクリストを確認し、Outlookのカレンダー上で並べ替えをするやり方は、今でも良かったと思ってます。

タスクリストと週間スケジュール – このまま一生β版

本当はプライベートのタスクも管理したかったのですが、Outlookのタスク管理画面が、仕事、プライベートと上手く切り替えられなかったこと、また、タスクの粒度を落としにくかったため、今でいうプロジェクト単位の管理しか出来ていませんでした。

その後、仕事、プライベートのタスク全てを一つのツールに纏めたいという思いが強くなりGTDに完全準拠という宣伝文句に釣られ、新しいツールに乗り換えました。
それが現在も使い続けているNozbeです。
Nozbeの使い方~その2(Outlookから乗り換えた理由) – このまま一生β版

このツール変更により、頭の中に残っていた気になること全てを、初めてタスク管理ツールに落としこむことが出来たのです。

■タスクを時間軸にセットする

ここまでは、おもに頭の中の気になること、モヤモヤを一掃し思考をスッキリさせられたことが最大の効果でした。

しかし、やるべき事を明確にリスト化させてもタスクの先送り問題は解決されず、目の前に今日やると決めた事のリストがあっても、なかなか手を付けられない。そんな状態が暫く続きました。

この先送り問題を解決してくれたのがTaskChute方式でした。

目の前のタスクリストに100%向き合うためのタスクシュート – このまま一生β版

 

 

この記事を書いた時点では、マロさんが開発されたブラウザ版のTaskChuteを使わせて頂いてました。(現在はサービス終了となっています)

 

リストが目の前にあっても実行出来ない。
それはその筈です。なぜならそこに並べてあるもの(仕事)は決して好物ばかりではなく、苦手なもの、出来れば避けて通りたいものも含まれます。

TaskChute方式を取り入れるまでは、その雑多な食材を前にして、好きな物から平らげてしまい、残った苦手なものを横目で眺めているといった感じでした。

その点、TaskChute方式に従うと、その全ての食材(タスク)は、ベルトコンベアに載せられた如く否応がなしに流れてくるため、好き嫌いを言っている暇はありません。

ただ淡々と、順番にリストの上から順番にこなすしかないのです。

自分個人の作業スピートを上げ、タスクとタスク間のアイドリング時間を短くし、1日の作業密度を高めたという点では、これが最も大きな転換期でした。

また、これにより本当の意味で仕事の見通しも付けられるようになりました。

図解で示すタスク管理の必要性 – このまま一生β版

■グループでのタスク共有

Nozbeのタスク共有機能に気がつき、一緒に仕事をするチームメンバーや協力会社の担当にもアカウントを作ってもらい、これからやるべき事を同じ土俵(ツール)で共有したことは、個人の生産性を上げるだけに留まらず、その仕事に関わる関係者全員の作業効率を高めました。

もうメールには戻れない。Nozbeのコメント機能を徹底的に使ってみる。 – このまま一生β版

それはただ作業のスピードが早くなったというだけでなく、これからやるべき事の全てを可視化し、誰がいつ迄間に、何をやるのかを明確にすることで、仕事に抜けが無くなった事が最大の効果でした。

それには、タスクリストを紙に印刷して打合せを行ったことや、打合せをテーブルでNozbeの画面を直接見ながら打合せを行うことも効果的でした。

Nozbeを使い社内打ち合わせを円滑に行う方法 – このまま一生β版

Nozbeの使い方~その12(社内ミーティングの実践方法) – このまま一生β版

このステップについてはまだまだ発展途上です。現時点では自分がリストを作り、それをメンバーに移譲するという一方通行です。

今後はメンバーにもっと使いこなしてもらい、組織の上下、左右でタスクの流動化が出来るようになれば、作業の平準化も進むと思ってます。

■第二領域にフォーカスする

ここまで書いてきた転換期は、全てが仕事に関するもの。

全て仕事をもっと楽に、早く、効率的に、皆で進めるにはどうすれば良いか?という模索と試行錯誤の結果から生まれました。

そのお陰かどうか分かりませんが、昔の様に終電間際まで働くことが当たりまえの生活から脱することが出来ました。(絶対的な仕事量と質が変わったというのもありますが)

そこでやっと、少しだけ出来た余剰時間をどう使うか、何に使うか?という個人的で前向きなタスクについて考える余裕が出来のです。

これが、いわゆる第二領域のタスク(緊急ではないが重要なタスク)です。

7つの習慣のミッションリストをタスク管理ツールに落としこむ – このまま一生β版

第二領域のタスクを生活習慣に取り入れるための3つのステップ – このまま一生β版

 

 

本来ならば、第二領域のタスクのための時間を先に確保しておくべきだったのでしょう。

でも本当に忙しい時期には、繁忙感に襲われその領域の事柄について意識を向けることさえ出来なくなってました。これは大きな反省点です。

この第二領域のタスク管理については、まだまだ結果が伴なっている感じがせず、もっと集中し没頭出来るよう仕組みをチューニングし、それに合わせて自分の生活スタイルも改善するつもりです。

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図解で示すタスク管理の必要性

出社後の始業時レビューでNozbeのプロジェクトリストを確認し、クローズドリストをTaskChuteに転記する。

各タスクにかかる見積もり時間を記入し、優先度の高いものから順番に並べる。
チームメンバのスケジュールチェック、Googleカレンダーと手帳のカレンダーの同期、43フォルダーの確認など、細々としたチェックを終えるのも合わせて、レビューが終わるまでおおよそ15~20分。

ちょっと混みいると30分程度かかります。
午前中の貴重な時間に、具体的な仕事をしていない私を見て、同僚や上司は奇妙に思ってるかもしれません。(いや、多分見てもいないでしょうけど笑)

一見無駄にも見えるこの儀式を毎日確実に行なっているのにはそれなりの理由があります。

ScreenClip始業時レビュー – #publicNozbe

■今日の見通しをたてる

一番の理由がこれです。

手持ち業務が幾つかあり、それぞれの業務に複数の検討項目、作業項目があります。そして、その検討や作業を終わらせるのに、沢山のステップ(タスク処理)が必要である。

その沢山あるタスクの中で、今日やるべき事を適切に選択し、重要度を判断し、そしてそれら全てが終るのが何時になるのかを明らかにする。
これを頭の中だけでやるのは到底不可能です。手帳などのアナログでも出来ない事はないですが、予定の組み替え、編集、再利用などを行うにはやはりデジタルツールの方が有利です。

タスク管理で大切なのは、それを行なうことで作業効率を高め、一日で実行出来るタスクの数を増やすことではありません。
私が思うのは、全てのタスクを洗い出すことで、今日そしてこの先一週間程度の仕事のつまり具合、締切、他の人への作業依頼のタイミングなど、自分の仕事の流れを見極め、重要なマイルストーンを見逃さないためです。

これはカヌーに乗って川を下るとき、自分の視線がどれくらい先をを見通せているかに似ています。遠くまで見通せていれば波間に顔を出す岩を避けるのも簡単ですが、目先しか見ていないと、視界に急に飛び込む障害物に対応するのもままなりません。
運が悪いと転覆してしまいます。

■見通しをたてることを図解で示す

それでは、今日一日の仕事が見通せるようになるとは具体的にどのような事か説明したいと思います。

Step1:タスクの収集

まずは、下の画像ですが、これは処理しなければならないタスクの集まりです。

色々なプロジェクトのタスクが頭の中にバラバラの状態で混在している状態と考えてください。

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この頭の中でごった煮状態になっているタスク(気になること)を整理するには、それらを紙やタスク管理ツールなどに書き出し、頭のなかを空っぽにすることが重要です。

これはGTDの収集のステップに相当するもので、これを行わない限りいつまでも頭の中のモヤモヤ感は拭えませんし、見通しなんて絶対につきません。

Step2:タスクの整理

次に必要なのはタスクの整理です。
下の画像は、紙に書きだしたタスクを関連するプロジェクト毎に整理した状態です。

また、収集のステップを通じ、これまでは気づかなかったタスクが追加され、各プロジェクトにおいて重要度の高いものが明らかになりました。

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Step3:実行日のの割り振り

この状態でかなりスッキリしましたが、見通しが立ったかというと、まだまだです。

なぜなら、この全てのタスクを今日一日で終わらせることが出来ないので、プロジェクトのスケジュールを踏まえ、実行する日付を割り振る必要があります。

ここでは、今日、明日、明後日の三日間にタスクを割り振ります。

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Step4:クローズドタスクの作成

割り振ったタスクの中で、今日やるべきものだけ抜き出してみます。

これがいわゆるクローズドタスクと呼ばれるもので、余程緊急かつ重要な割り込みで無い限り、新しいタスクが追加されることのないリストです。

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今日はこれらのタスクを終わらせれば帰れますが、では終わらせるのにどれ位の時間がかかるのでしょうか。

Step5:作業時間を見積もる

その時間がはっきりして初めて、1日の見通しが立ったと言えるのです。

その見通しを立てるため、それぞれのタスクを終わらせるのに必要な時間を見積もってみましょう。

下の画像では、必要時間の多さによってタスクの大きさを変えてみました。

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Step6:重要度によるタスクの並び替え


時間の見積りが出来たら、それを1日の時間軸のなかで並べてみます。

すると、今日の仕事は20:00までかかることが分かりました。

実際に仕事に取り掛かる際には、重要度の高いタスクを先に終わらせるよう順番の並べ替えます。

ここで言う重要度の高いタスクとは、他の人への段取りとか作業の指示など、それが終わらないと人が動けないようなものです。

翌日締め切りの仕事の段取りと依頼を終業前の夕方にやるようではダメだということですね。

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Step7:タスクの移譲

もしチームメンバーで手が空いている人がいれば、定時以降にやる予定のタスクを移譲することもできるでしょう。

これも、やるべきタスク全てを洗い出し、それを直ぐに実行可能な粒度まで分割しておいて初めて可能となるのです。

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これで、やっと1日の見通しが立てられました。

あとは、時間軸に並べられたタスクを一つ一つ着実に実行していくだけです。

■まとめ

では最初の状態に戻ってみましょう。

これが、気になること、やるべき事を頭の中だけで管理しようとしている状態です。

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この中から、今日やるべきことを抽出し、重要度を判断し、自分だけは終わらせられないものを他の人に移譲し、そして全てが終わるのが何時になるのかを見極める。

タスク管理を行わないと、それがどれだけ困難なことかが分かりますよね。

実際にはそれで仕事を回せている人もいると思いますが、その管理を自分の頭の中でやることによる認知的リソースの消費と、一つでも忘れられないというプレッシャーは如何ほどでしょうか。

この1日の見通しを立てること、そして何をやるべきか?という無用な思考を切り離しストレスフリーの状態を作るためにタスク管理、そして毎朝のタスクレビューをしているのです。

ちなみに、タスクの収集と整理はNozbeで行い、1日のクローズドリスト作成、時間の見積りはTaskChute2で行なってます。

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タスクを分解する時には物語を意識するといい

medium_3729332748 (1) photo credit: Rishi S via photo pin cc

タスクを分割する際、その粒度をどの程度まで細かくすればよいか。

その大きさは、その人の仕事内容や作業環境、使っているツールにより適度な大きさが異なるため、一概にこれくらいとは言えません。

ただ、大き過ぎると作業内容が漠然としてしまい、細かすぎるとリスト作成と更新に手間が掛かります。

このタスクの分割問題については、これまで色々な試行錯誤を繰り返してきましたが、その成果として、プロジェクト(GTDにおける複数のタスクの集まり)を作る際の良いルール見つけたのでシェアしたいと思います。

 

プロジェクトには物語があるか?

未完で無い限り、映画や小説などの物語には終わりがあります。

物語にはその結末に向かって、読者や視聴者が楽しみ、そして混乱すること無く理解できるストーリーの組立てが必要です。

その物語の組立てのとき、語るべき大切な内容が抜けていたり、順番が前後すると、作者が意図した内容が伝わらないばかりか、混乱を招いてしまいます。

そうなると、その物語がどんなに素晴らしいものであったとしても台無しです。
この点を踏まえ、タスク管理に話を戻します。

タスクの集合であるプロジェクトにも物語と同じく始まりがあり、そして終わりがあります。
そのプロジェクトの目的は物語のテーマであり、それを終わらせるのに必要な具体的な行動をリスト化し、プロジェクトを管理するデータベースに保存します。

いわばそこに保存されている無数のタスクリストが物語の骨子であり、それを見ただけでプロジェクトの目的や全体の流れがイメージ出来ないなら、そのプロジェクト(物語)の作り方はイマイチという事です。

プロジェクトにマイルストーンを設ける

物語には始まりと終わりだけでなく、その途中には物語の節目となる色々なイベントが盛り込まれます。

そのイベントの入れ方がイマイチだと、全体の流れが単調となり物語の面白さも半減です。
タスク管理において、そのイベントはプロジェクト完了に至るまでの色々な節目と言えるでしょう。

medium_3642862552 photo credit: sludgegulper via photo pin cc

プロジェクトに登録されているタスクリストには、そのタスクがどのような状態かを示す「記号」を付加するとともに、具体的な行動以外の節目を登録しておくことで、その流れを俯瞰出来るようになります。

わたしがタスク名称に付加している記号は現在このようなものです。

◎:発注者確認
⇒:資料提供・送付
∩:移譲タスク
◆:資料・検討結果受領
★:マイルストーン
?:確認事項

記号あり、記号なし

では具体的に記号を付けた場合と、付けない場合のそれぞれにおいて、そのプロジェクト中のタスクリストがどのように見えるか試してみましょう。

ここでは、先日行った英文報告書作成のプロセスを例として紹介します。

【記号なし】
・英文報告書の原稿作成
・翻訳会社への手配
・レイアウト調整
・社内確認
・発注者への確認
・部数確認
・印刷会社へ発注
・発注者へ納品
【記号あり】
・英文報告書の原稿作成
⇒:翻訳会社への手配
∩:翻訳作業
◆:翻訳結果を受け取る
★:英文翻訳終了
・レイアウト調整
⇒:調整後の報告書を社内配布
◎:社内確認
◎:発注者への確認
★:印刷用原稿の完成
?:部数確認
⇒:印刷会社へ発注
∩:印刷
◆:印刷物受領
★:発注者へ納品

記号なしの方でも抜けは無いのですが、各タスク間の関係は今ひとつ曖昧で断片的。上下の順番が一つでも入れ替わると、全体の流れも分からなくなってしまいます。

その点、タスク名称の頭に記号を入れ、そのプロジェクトの開始から終了までにどのようなタスクを実行し、それぞれのタスクが完了するにはどのような節目が必要かを記載することで、そのプロジェクトが一連のストーリーを持つようになるのです。

まとめ


プロジェクトを作成するにあたり、登録するタスクをどの程度の粒度まで分解するか。

この問いに明確な答えはありませんが、リストを見て全体の流れと節目をイメージ出来るようにすると、自然に「良い感じの」粒度に出来るのです。

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電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。執筆する際、最も力を入れた箇所、想いについてはこちら

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お題:GTD(タスク管理)に出会ったきっかけは何ですか?

■タスク管理を始めたきっかけ
先日池袋の居酒屋で開催したタスクBarで話題に上がったのが、タスク管理を始めたきっかけは何?でした。


自分自身を振り返ってみても、明確に何時から始めたと言えないほど記憶が曖昧ですが、学生時代は全くやって無かったのは覚えています。


やはり、社会人になり、仕事に追われるようになってから、必要に迫られて始めたのでしょう。
最初に自分のタスクを管理していたのは、当時使っていたアイデアDBというEvernoteに似たメモ帳アプリでした。


基本的な用法としては、今のEvernoteと同じように、仕事やプライベートで覚えておきたい雑多な事をメモしていたようです。そして、その分類の一つとして自分のTodoを登録していました。

▽雑多なメモをフォルダーで管理た
ScreenClip(121)

ScreenClip(122)

 

しかし、今のようにタスクの収集から処理・整理、レビュー、実行という体系的なタスクフローが出来ていなかったためか、その当時は非常にストレスフルな生活だったと記憶しています。

▽残っている資料で最も古いTodoデータ
example(14)

■GTDとの出会い
これも明確な時期は覚えてないのですが、GTDというワークフローに出会ったのは、気になるブログ記事を読んだのがきっかけだったと思います。

imageゆっくりと動きながら高速でこなす、一流の研究者の Doing リスト | Lifehacking.jp

この記事で紹介されている著名な研究者が、ゆっくりではあるが、着実にタスクをこなしている描写にあれ?今の自分と何か違う、と感じたのです。


抜けのあるTodoリストを眺めながら、整理されていない頭で、思いついたタスクをその場しのぎに実行していく事を、複数のTodoをマルチタスクで処理出来ていると勘違いしていたのかもしれません。

 

その後は、お決まりの流れかもしれませんが、百式の田口さんを知り「ストレスフリーの仕事術」を購入し、我流ながらも体系的なタスク管理を始めました。


幸いだったのが、ちょうどその頃使っていた携帯電話(Willcom03)の端末が、OutlookのToDoリストとの同期機能がサポートされていた事です。

 

通勤の電車の中や、歩いている途中で思いついた雑多なタスクをその場で入力し、会社に着いたらUSBケーブルでPCと接続し、今のクラウドのような便利さではありませんが、デバイス間でデータの同期を行うことが出来ました。


それにより、頭の中から気になる事を一掃し、さらには各タスクをOutlookのカレンダーに表示させることで、作業時間を可視化することが出来ました。


これで、今日一日、またこの先一週間の作業スケジュールに具体的な見通しを立てられるようになったのです。

outlook ,gtd

■我流GTDからの脱却

このようにして、ある程度のストレスフリーを実現出来たので、その後一年くらいはOutlookをタスク管理の母艦とし、Willcom03をモバイル端末とするシステムに満足していましたが、やはり我流の感は否めず「これで本当に合っているのだろうか?」という漠然とした想いを持ち続けていました。

 

そんな状態を大きく変えるきっかけとなったのが、勉強会への参加です。
最初は、自分で企画したGTDのオフ会(2010年5月)でした。

東京GTDオフ会の感想など – このまま一生β版

 

振り返ると、その後タスク管理分科会で活動を一緒にすることになるヨシナさん(@447life)、毎月GTD勉強会を開催されているnomicoさん(@nomicox)、タスクBarを一緒に立ち上げたtoRu^o^enDoさん(@beer10938)、子連れオフ会などでご一緒させて頂いているnorikoさん(@norixnori) など、色々な面で影響を受けている方との出会いがここから始まったのですね。

 

次に参加したのが二ヶ月に開催された東京ライフハック研究会Vol.1、その後、次回で7回目を迎えるタスク管理分科会を立ち上げることになります。

東京ライフハック研究会の感想など – このまま一生β版

(仮称)東ラ研タスク管理分科会を準備してます – このまま一生β版 


こうして考えてみると、タスク管理に留まらず、仕事や生活全般についての仕組みをひとつひとつ改善するようになったのは、この時期からです。

 

今でも、本当にGTDやタスク管理についてきちんとした理解できているかと聞かれると、自信はありません。しかし、色々な試行錯誤を重ねながら、よりスムーズでストレスフリー、なおかつ生産性の高い自分だけのワークフローを作れるという漠然とした確信は持っています。

 

私がタスク管理を初め今に至るのはこのような流れでした。
是非皆さんのタスク管理(GTD)への出会いについても聞かせてください。

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ブラウザ版タスクシュートの使い方~その1

現在開発中で一般公開はまだなのですが、その下準備として機能と使い方の紹介をしたいと思います。今回は、タスクを追加する方法について説明します。

■クイック登録
ブラウザ版タスクシュートにタスクを追加する際は、画面上部の入力欄に追加したいタスク名を記入し、Enterボタンを押すことで入力出来ます。

WTC_quickpost

■複数登録

複数のタスクを一気に登録する際は、画面右上の【ファイル登録】ボタンをクリックします。

WTC_multipost

表示されたウィンドウへ追加したいタスクを一行に一個、改行しながら記載します。
入力が完了したら【登録】ボタンを押して下さい。

ScreenClip(68)

■ファイルから登録

予め登録しているタスクリストをファイルから読み込むことも可能です。
方法は複数のタスクを一気に登録する際と同じ、画面右上の【ファイル登録】ボタンをクリックします。

WTC_Filepost1

PCに保存しているテキストファイルを選択し【登録】ボタンを押して下さい。
ファイルはDropboxなど、クラウドで利用できるフォルダーに入れておくと、何処からでもアクセスできます。

WTC_Filepost

テキストファイルの記載方法は、複数のタスクを一括で登録したのと同じく、一行に一個記載します。また、タスク名の後ろをTABで区切った後に数字を記入すると、タスク名の読込と同時に見積もり時間を入力することが出来ます。

ScreenClip(69)

■トリガーリストから登録

GTDを始めたばかりの人にとって、最初の難関はタスクの収集です。ここで頭の中の気になること全てを洗い出しておかないと、ストレスフリーを目標とするGTDの効果は半減します。

とはいえ、闇雲に気になる事を書きだせと言われても、そう易々と出てくるものではありません。たいていはここで煮詰まってしまい、洗い出しが中途半端になってしまいます。

これは週次レビュー、月次レビューでも同様で、記憶の底に埋もれている気になることを想起させるヒントが無いと、人の脳は上手に思い出すことが出来ないのです。

そのヒントになるのがトリガーリストです。これは書籍の中でも紹介されていますが、ブラウザ版タスクシュートでは、このリストを見ながら、思いついたタスクを入力出来るようになっています。

トリガーリストを参照しながらのタスクを登録するには、画面右上の【トリガーリスト】をクリックします。

WTC_trgpost

新規ウィンドウが開き、トリガーリスト一覧が表示されます。このリストを一つ一つ確認しながら気がついたことを登録して行きましょう。

ScreenClip(77)

なお、このトリガーリストは自分で編集することも可能です。自分の生活スタイル、仕事環境に併せ適宜項目を追加していくと良いでしょう。

東ラ研タスク管理分科会で作成したトリガーリストもありますので、それも参考にして頂ければと思います。

■Nozbeからインポート

NozbeやToodledo、OmniFocusなどのタスク管理サービスが、GTDの処理・整理を行う為のツールとするならば、タスクシュートはリスト化したタスクの実行を強力にサポートするツールです。

既存のタスク管理ツールが、その戦術部門だとすると、時間を見積もり、グイグイと処理していくタスクシュートはまさに戦闘部門となります。

ブラウザ版タスクシュートでは、Nozbeで整理を行ったタスクのうち、今日実行するべきNextactionをワンクリックでインポートすることで、タスク管理の戦術~戦闘までの連携をスムーズに行うことが出来るのです。

それでは連携の方法について説明したいと思います。

先ずはNozbeの設定ボタンをクリックし、設定一覧画面を表示させます。データ連携に必要なアプリキーは画面下のAPIKeyの所に記載されています。

WTC_Nozbepost

APIKeyのリンクをクリックすると次のような画面が開きます。下の方に表示されている文字列をコピーして下さい。

WTC_Nozbepost_API

次はブラウザ版タスクシュートを開き【設定画面】を開きます。

WTC_Nozbepost_reg

ウィンドウの入力画面、一番上のNozbeアプリキーの部分に、先程コピーした文字列をペーストし【登録】ボタンを押します。

ScreenClip(75)

NozbeのNextactionをインポートするには、【ファイル登録】の画面を開き、一番下のNozbeからインポートの【インポート】ボタンをクリックします。

WTC_Nozbepost2

上記の操作で、Nozbeで作成したタスクリスト、そのNextactionを取り込むことが出来ます。

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ブラウザ版タスクシュートは割り込みの多いビジネスパーソンを救えるか?

NozbeとTaskChuteが連携し作業の見積りが出来るようになるか?

この記事で紹介したブラウザ版タスクシュートはその後順調に開発が進んでおり、エクセル版に無いような機能もどんどん取り入れて頂いてます。

ここで告白するのは恥ずかしいのですが、以前エクセル版TaskChuteを一ヶ月ほど導入した際、得られる効果以上に、頻繁に掛かってくる電話、緊急対応のメール、予定にない社内MTなどによる作業の中断。そして、その度に強いられるタスクリストの再構築への苦痛が勝り、使い続けることを挫折しました。

もう少し試行錯誤を続けし、作業ログをしっかり取っていれば、佐々木さんが仰るよう「割り込みさえ予想できる」、そんな境地に達せたのかもしれません。

しかし、そこまで到達するには相当の時間と努力が必要でしょうし、予測可能とはいえ、割り込みの回数が一日に20回以上もあれば、その気持ちも萎えてしまします。

今回マロさんにお願いして追加してもらった機能は、ずばりその割り込みを上手く処理し、目の前のタスクリストに挿入する機能です。

この機能は本当に素晴らしく、私がタスクシュートに再チャレンジ出来たように、日常的な割り込みの多さで使うことを諦めた人を救うことの出来る。そんな機能だと確信します。

その挙動については後日ゆっくり紹介しますが、現時点において実装されているブラウザ版タスクシュートの機能リストを紹介したいと思います。

■新規登録
・クイック登録
・複数行登録
・ファイルから登録
・Nozbeからインポート

■割り込みタスク登録
・割り込み時:進行タスク中断→タスク複製→新規タスク挿入
・割り込み時:進行タスク中断→タスク複製→既存タスク開始

■タスク実行サポート
・タスク実行時間記録
・タスク終了予定時刻
・セクション別終了予定時刻
・ルーチンタスク自動生成
・ルーチンタスク見積り時間の自動補正
・並べ替え
・開始時刻・終了時刻の入力サポート
・過去タスクの非表示化
・iPhone用画面サポート
・コンボ機能(見積り時間達成度)
・Nozbeへ終了タスクの同期
・プロジェクト別色分け
・向こう5日間タスク見積り時間集計
・本日タスクのセクション別見積り時間集計
・Nozbeへ新規タスクの登録同期

■作業記録関連
・日別作業記録
・月別作業記録
・プロジェクト別作業記録

エクセル版には無い機能として面白いのが「ルーチンタスク見積もり時間の自動補正」と一番最後の「作業記録」関連でしょうか。

ルーチンタスクの見積もり補正機能は、タスク終了時の実績時間を自動的に集計・平均化し、次にそのタスクが生成される際、その見積もり時間にその平均時間を自動入力する機能です。
ルーチンタスクと言っても日によって実行時間にバラつきが生じるわけですが、それを自動平均化させることで、次回以降により正確な作業計画を立てられるというわけです。

作業記録は、作業ログを集計し、その合計時間を月毎に集計出来る機能です。現時点では集計結果の見え方が整理されていませんが、この機能がもう少し改善されれば自分の時間の使い方を俯瞰して眺められるようになると思います。

一般公開はもう少し先になりそうですが、機能が確定しているものについては随時、その内容について紹介していきたいと思います。

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ルーチンタスクを晒す企画に乗ってみた

ScreenClip(70)

@Surf_Fishさんの企画に乗っかり、私もルーチンタスクを晒したいと思います。

と、書き始めて思い出したのですが、以前投稿した記事で似たような事を書いていました。

 

ストレスフリーを実現するため毎朝確実にレビューしているタスクリスト

ここで紹介したのは、Nozbeに登録したタスクに平日繰り返しの設定を行い、毎朝仕事を始める前に処理をしているという内容です。

今でも同じことを実践しているのですが、このルーチンの部分だけはNozbeからブラウザ版TaskChuteに移行させたので、その辺の経緯について書きたいと思います。

先ずは私がイメージしているタスク管理の段階ですが、ブラウザ版TaskChuteを開発されているマロさんが、ChatWorkの中で発言された言葉が、非常に分かりやすかったのでここで紹介します。

ScreenClip(71)

「当初より、タスク管理ツールではなくタスク実行支援ツールとして開発していました。

僕自身、日刊でもちょっと書きましたが、

戦略 ホライゾンモデルor7つの習慣ミッションステートメント
戦術 Nozbe or Toodledo or オリジナルGTDシステム
戦闘 TaskChute

と思っていますので、今回のブラウザ版TaskChuteには管理機能よりも実行支援を優先しています。なのでGTDの処理と整理とレビューは戦術に相当するシステムにまかせようと考えています。」

この一ヶ月、ブラウザ版TaskChuteを使ってみて感じたのですが、TaskChuteで管理するのは、すでにNozbeで処理、整理が完了した段階。戦術が定まっているタスクです。

戦術が定まっているというのは、日付が決まっていて、必要時間が分かっていて、それを実行する順番が既に決まっているという事です。

まさにTaskChuteですね。

なので、もうあれこれ考える必要のないタスク、ルーチンタスクは戦術担当のNozbeからTaskChuteに移動させ、ツールを開いた瞬間に戦闘を開始出来るようにしたのです。

そのルーチンタスクの内容は、このようになっています。

WTC_dailytask

平日のルーチンタスクは、大きく4つに分かれています。

・始業時タスクレビュー
・中間時タスクレビュー
・終業時タスクレビュー
・帰宅時タスクレビュー

以前は始業時、中間時のレビューは同じタイミング、出社直後に実行していたのですが、一番生産性の高い午前中に事務系タスクを処理するのは非効率なので、事務作業を中心とした中間時タスクレビューは昼休みが終わった後、10分間の仮眠から覚めた、ぼんやりした頭を再起動させる時間に実行しています。

・始業時タスクレビュー
主にGTDのフローに従い、タスクの処理・整理を行いクローズドタスクを作成します。具体的にはメールや前日にメモした手帳の確認。生成したやるべき事、気になることをNozbeのInboxに放り込み、プロジェクトへの分配、日付の指定、チームメンバーへの移譲、連絡待ちリストの確認を行いながら、その日の作業に抜けが無いかをチェックします。

この作業はNozbeのNextactionからブラウザ版TaskChuteへタスクリストをエクスポートし、TaskChuteで順番を並び替えた時点で完了となります。
ブラウザ版TaskChuteの統計機能で確認すると、平均約14分かかってます。

・中間時タスクレビュー
中間時レビューのルーチンタスクは、経費の精算、資料の整理、緊急ではないメールの返信、イントラの掲示板確認など、今日でなくても良いけど、溜まると面倒なものを集中的に処理します。平均で12分位ですね。

・終業時タスクレビュー
終業時のレビューは、日報作成と机の回りの整理整頓のみです。

机の回りを綺麗に保つには、毎日きちんと片付けの時間を持つことが大切なのが、このレビュー項目を追加して実感しました。

・帰宅時タスクレビュー
帰宅して、食事、お風呂などが終わり、さて自分の時間。という時に実行するのが帰宅時タスクレビューです。

実行しているのは、朝の始業時タスクレビューと殆ど同じです。Nozbeのプロジェクトリストを確認し、寝るまでの短い時間にやる事、やりたい事をNextactionとして抽出します。

実行出来ることは少ないですが、これをTaskChuteにエキスポートし、各タスクに時間割り当て、就寝時間(全てのタスク完了時間)を設定します。

ブラウザ版TaskChuteを使い始めてまだ一ヶ月足らずなので、休日のルーチンタスク、不定期なルーチンタスクの実行までは至ってません。

これから徐々にNozbeから移行させ、その完成度を高めて行く予定です。

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GTDの思考フローで目に見えない不安感を撃退せよ

■緊急事態発生!

想像してみて下さい。

自分の家族二人が、異なる場所で同時に事故に遭ったらどうしますか?

small_1749725842 同時は言い過ぎにしても、同じ日に何らかのトラブルに巻き込まれる可能性はゼロではありません。仕事中、そのような緊急を知らせる連絡が入ってきたらどうするか、具体的に考えてみて下さい。事態が深刻で、事故が起きた場所が離れていればいるほど、難しい判断を強いられます。現時点で確認出来る状況が曖昧であればなおさらです。

まずは上司に報告し、早退のお願いをするでしょう。次に実家や友人など、自分の代わりにサポートしてくれる人に連絡を取り、自分が行くことが出来ない方への対処をお願いします。飛行機を使うような遠方であれば、今の時間から乗ることの出来る飛行機を確認し、チケットの予約をしなければなりません。自宅に戻る必要があれば、電車に飛び乗り、持ち出す物のリストを考えます。事故であれば保険の会社への連絡、子供の事であれば学校への連絡など、やるべき事が一気に押し寄せます。それらはまさに、緊急かつ重要なタスクばかりです。

どうでしょう?そんな状況を実際に想像した方は、何とも言えない不安な気持ちになったと思います。私もこの文章を書きながら、心がざわつきました。ザワザワと。。とても嫌な感覚ですね。


■人の脳は現実と非現実の違いがわからない
なぜこのような気持ちになるのか?

脳科学の本に書かれてあった事ですが、人の脳は実際に目の前で起きている事と、自分で想像した事との区別が出来ないそうです。実際に起きていない事あっても、自分で想像していることは、脳にすると実際に起きているのです。

初めに挙げた例もそうですが、不安になるような情景を想像すると、脳はそれを現実とみなし、実際の出来事が起きたのと同じ不安感を産み出します。

万が一にも起こりうるトラブル(心配事)に対して、事前に準備するのはいいのですが、それに意識を向けることで生じた不安感で、自分の判断や行動に足枷をはめるようではいけません。その不安感を産む原因、心配事の正体を見極め、上手に対処しないと身動きが取れなくなってしまいます。

頭の切り替えが早い人ならば「可能性としてはあるかもしれないが、今は気にする事ではない」と判断し、その妄想をさっと切り捨てるでしょう。GTDでは、この判断を意識的に行なうことで精神衛生を保てるという副次的な効果があります。
自分自身を振り返っても、GTDの思考フロー実践するようになって以来、将来のモヤモヤとした事柄に対する不安を感じなくなりました。その理由について考えてみます。


■不安の原因を見極める
GTDでは、頭の中の気になること全てを書きだし、その一つ一つについて「それは何か?」という問いかけを行います。その問いかけの答えとして「行動に移す必要があるかどうか」の判断を行います。

最初に挙げた家族の事故は、起こりうるかもしれませんが、今実際に起きている事ではありません。今それに対して出来ることは何も無いのです。心配事に対して実行出来る事がなにも無いとすれば、心配するだけ無駄ということです。

もし、その気になることが、次の行動(Nextaction)を伴わないものであれば、GTDのフローに従いゴミ箱に捨ててしまいましょう。お守りを買うなど、気休めに出来ることがあれば実行しても良いかもしれません。

kuma7GTDでは気になる事(心配事)に対して、行動に移す必要があるかどうかを明確にすることで、その気になること、不安な事が、今、目の前にある現実なのか、それとも自分が創り出した形のない妄想なのかを明確にしてくれます。

今、現実の世界に生きている私達が対処しなければならないのは、実際に行動に移すことの出来る今そこにある危機だけなのです。

もし心の中にモヤモヤした気持ちを感じていたら、それを1つずつ書き出し、行動に移せるかどうか確認してみると良いかもしれません。

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週次レビューと予防接種

chiusha 予防接種は病気に罹りにくく、また罹ったとしても症状が軽くすむよう、体に抗体を作るためのワクチンを前もって接種することです。

その予防接種がタスク管理に似ていると思ったのは、常時にはそれほどの効果がなくても、非常時にはその効果が如実に現れること。また予防接種をしていないと、その非常時に大変なことになることです。

タスク管理という技術は現代のビジネスパーソンにとって必須のスキルだと思うのですが、あまりにも基本的であるためか、職場でも学校でも体系的に学ぶ機会は殆どありません。おそらく、試行錯誤を重ねて自分独自のやり方を作り上げているか、またはタスク管理という行為と無縁のスタイルかのどちらかでしょう。

環境によっては、わざわざ時間をかけてタスク管理を行う必要がないのかもしれません。それはそれで良いのです。必要無いのに手間をかけるのは時間の無駄にほかなりません。 自分自身も、普段はタスク管理自体に力を入れすぎないよう気をつけています。

かつての自分がそうだったように、常時に力を入れすぎると、タスク管理自体が目的になってしまい、良い手法、良いツールが無いかと探し回る難民になってしまいます。
また完璧に実行しようすると、手間が掛かりすぎ、本来進めるべき作業に支障が出てしまう、本末転倒な状況に陥っています。これでは、モチベーションも上がりませんし、タスク管理に挫折してしまう原因にもなりかねません。

なので、私がタスク管理を行うときは、こんな状態にならないよう「8:2の法則」を頭においてます。具体的には、二割の労力で八割の成果を出すことを目標とし、管理自体に完璧さを求めない。常時では程々の労力で、100点とは言えないまでも、業務が滞りなく進み、与えられた目標に対する成果が出せれば良しとする考えです。

周りを見回すと、分刻みでタスク管理を行うスクシュートの猛者もいらっしゃいますが、そこに至るには長い時間と並大抵ではない努力が必要です。ここでは一度その境地は諦めましょう。というか私は挫折しました。

普通の人は、締切前や仕事が重なる、いわゆる非常事にだけしっかり力を入れ、作業のクリティカルパスを最短で抜けられるような段取りが出来ればいい。それくらいで良いと思うのです。

逆説的な見方をするなら、そのような非常時に陥らないよう、定期的にタスクリストを見直し、メンテナンスをすることが必要です。二割の力はここに注ぐべきだと思うのです。
その作業がいわゆる週次レビューになるのでしょう。この作業を定期的に行うことで、タスク管理という予防接種の効果を持続させることが出来るのです。

しかし、このレビューのやり方にしても人それぞれで、大切なステップだと分かっていてもおざなりになっていることが多いようです。自分自身も確実に実行している訳でなく、やったりやらなかったりといい加減です。

タスク管理分科会では、この週次レビューの方法を再度見なおそう!というテーマで勉強会を開催する予定です。日次は11/19日の日曜日です。

詳細はこちら。

東京ライフハック研究会 タスク管理分科会Vol.5

19566_photo1 今回の勉強会では円卓を参加者の皆さんで囲みながら、GTDのレビューステップを実践して頂きます。

その中で、我々スタッフや他の参加者さんの方法、手順、ツールを実際に見て頂き、自分のレビューシステムを見直すヒントを持って帰って頂ければと考えています。

実はつい先ほどまで、ワーキングの方法についてSkypeを使ったスタッフミーティングを行なっていたのですが、必要以上に盛り上がってしまい、時間切れ。。

逆に、真剣に話をしようとすると、それくらい深い内容のものだと言うことだと思うのです。参加するだけではなく、参加後、作り替えた自分のレビューシステムを持って帰れるような勉強会にしたいと思います。

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子供の成長とGTDの処理ステップについて

今週末二歳になる子供が、何かにつけ「これって?これって?」と聞いてきます。そのたび車だよ、電車だよ、猫だよ、赤だよ、と物の名前や色や数字を教えています。

まっさらの白紙で生まれてきた子供が、物の名前を覚え、親の話す言葉を真似、徐々に他者とのコミュニケーションを取るようになる様子はとても興味深いものです。今は具体的な物の名前くらいしか聞いてきませんが、これから成長して行く過程で、もう少し複雑な概念や、社会のルール、問題に直面したときの判断基準を色々な所、場面で学んで行くのでしょう。

今は自由気ままに振舞っている子供も幼稚園に入り集団生活をするようになれば、まわりと協調することも覚えなければなりません。小学校に入れば気の進まない勉強も自分でやる必要がでてきます。もっと大きくなれば人間関係の問題など簡単には解決出来ない問題に向き合うことになると思います。

GTDの処理ステップでは収集した気になる事について「これは何か?」の問いかけを行います。その自問の答えとして、すぐにやるのか。やらないのか。いつかやるのか。資料として保存しておくのか。などの判断を下しますが、人が生活のなかで直面する問題をどう処理していくかの基本スタンスは、子供が親に問いかける「これって?」への返答の延長線にあると思うのです。

「これって?これって?」という問いかけは、大人に対する「それはなに?それはどうするの?なんでそうするの?」という思考フローの確認にほかなりません。 
あと数年も経てば直接聞かれることは少なくなると思いますが、親の行動や会話など、日頃目にする様々な情報をインプットし自分独自の思考フロー、自分自身のOSを作って行くのでしょう。

真面目過ぎるのでもなく、いい加減でもない、良い加減の判断基準。頑なに守るだけでなく、状況に応じ柔軟に方向修正の対応が出来るような思考フローを身につけて欲しいと思うのです。一日何百回と聞かれる「これって?」にはこれからも心して答えていきたいと思うのです。

そんな質問には

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GTD のNextActionとただのTodoリストとの違い

■自分にとってのGTD
GTDと出会って数年経ちますが、両者違いについて、自分の言葉で説明することがなかなか出来ませんでした。
最近、やっと自分なりに納得の出来る解釈が出来るようになったので、再整理を行う意味で記事にしたいと思います。

最初にGTD前の自分と後の自分で何が変わったかと言うと、仕事中も含め、日常生活上でのストレスが無くなったことだと思います。
簡単にいうならば、何か心の中でモヤモヤするものが殆ど無くなったことが、GTDの最大の効果だった言えるでしょう。
自分にとって、ただのTodoリストとGTDのNextActionの違いはこの部分にあると思いますので、この違いが何によってなされるのかについて再考したいと思います。

■GTDでは何が収集されるか
GTD では最初のステップで頭の中にある気になること全てを書き出すようにと言われます。
この作業で収集される物は、既に目の前に突きつけられている具体的なタスクだけでなく、心の中に引っかっている感情、将来の目標や夢、ふと頭に浮かんだ一言のフレーズなど、抽象的で、すぐに行動に移すことが出来ないものも含まれます。

これらの雑多なリストに含まれる言葉は、いうならば私たちの心の中にある整理出来ていない考えや、気持ちです。
これらのモヤモヤした気持ちが意識上に現れる事は滅多にありませんが、小さなきっかけで頭をもたげ、心を悩ます原因となります。

それらは、一見透明に見える湖の底に沈んでいるゴミのようなものですね。
普段、何もなければ静かに水底に沈んでいるものの、石が投げ込まれた瞬間、水面が波立つのと同時に、その水自体を濁らせます。

■収集範囲の本質的な違い
ただのTodoリストの収集範囲が、水面に浮いているゴミだけだとするなら、GTD のそれは水底に溜まったゴミを一つ一つ拾い集めることにほかなりません。
そして、GTDのフローを通すことは、その一つ一つを見極め、ゴミとして処理するのか、それとも綺麗にして水底に戻すかの選択作業になるのでしょう。

書籍で言われている3時間という長い時間をかける事、「頭の中の気になること」を書き出すというフレーズがただのTodoリストをGTDのNextActionの違いを生む、最大のポイントなのです。
もし、GTDの提唱者であるデビット・アレンが「頭の中にあるやるべき事をすべて書き出しなさい」と言っていたら、GTDの方向性は全く異なっていたと思います。

■忘れる勇気とストレスフリー
水底のごみ、心の奥底に刺さっている小さな棘に焦点をあて、それは何か?と問いかける作業には少なからず痛みが伴います。
それが今見たくない物であれば、サムデイリストの中に放り込み、気が向いたときにGTDのフローに通せば良いでしょう。

収集が終わり、気になること全てリスト中に入っているという信頼感さえ持てれば、今は安心して忘れておくことが出来るようになるからです。
忘却が人の健全な心を守る安全装置だとするなら、GTDは気になることを安心して忘れさせてくれる為にあるのかもしれません。

何か気になることがあれば、直ぐに鉛筆をとり、目に見える言葉にしてみましょう。
それが、ストレスフリーを実現するためのNextActionとなる筈です。

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Nozbeにもダブルインボックスシステムを導入してみよう

ストレスフリーを実現するため毎朝確実にレビューしているタスクリスト

こちらのエントリーでも書いているように、出社して仕事を始める前に確実に終わらせるプロジェクトがあります。

この中に出てくるinboxの整理というのは、NozbeとEvernoteのinboxを確認し、GTDのフローを通すことです。

この作業により、今日やるべきタスクにはマークが付き、そうで無いものは既存のプロジェクトの中に入れられたり、新規のプロジェクトとして追加されたりします。

一日の作業を気持ちよく進めるには、このInboxに入っているタスクの数をゼロにしておきたいのですが、このGTDのフローを通す作業は楽ではありません。それは何か?と真剣に考えますので気力も必要ですし、それなりに時間もかかります。

仕事に追われているような日には、この作業を行う時間さえ惜しく感じる事もあります。

最近気がついたのが、この日次処理を行うことが面倒だという潜在意識が働き、ふと思いついたタスクをInboxに放り込むことに抵抗を感じていたことです。これはGTDを実行するにあたっては本末転倒です。

そこで考えたのが、Evernoteでも運用しているダブルInboxシステムです。

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これは、Inboxの整理を行う際、いま仕分けを行う必要のあるタスクと、そうでないものを分けることで、インボックスゼロを楽に保つことが出来るスキームです。

ここで作成されたInbox-2のプロジェクトには、とりあえずのタスクが放り込まれ、週次レビューを行う際、じっくりとGTDのフローを通される事になるでしょう。

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EvernoteとGTDと人の脳の可能性について

■思考の粒を拾い集める
Evernoteに沢山あるノートブックの中で「思考の粒」という名前のノートブックがあります。
このノートブックには、ふとした瞬間に思いついた言葉やアイデア、そのときの気持ちを書き留めたメモが入っています。
ここに少しずつ溜まって行くメモを読み返すと、たった一行、一言のメモであっても、それを書き留めた時に考えていたこと、気持ちをありありと思い出すことが出来ます。

その一言一言がその時の思考、感情を想起させるトリガーとなっているのですね。
逆に、そのようなトリガーを残していなければ、その殆どは時間とともに忘れさってしまいます。
このようなメモを残すことで、自分自身が沢山の思考をそのまま流し去っていた事に気がつきました。

そう考えると非常に勿体無い気がします。たとえば10年前からこのようなメモを残し、読み返し、バラバラの言葉を繋げ文章とし、内容を熟成させていたなら、そこからどんなアイデアや行動が生まれていたでしょう。

人は考えてるようで、考えきれてない。人が何かを考えるためには、目の前に何について考えるか?という明確なリストが必要なのかもしれません。
人が普段考えていることは、浮かんでは消え去る思考の粒のうち、目の前に突きつけられている事だけなのでしょう。

■忘れ去られる思考と脳の可能性
人の脳で実際に使われているのはほんの数パーセントと言われています。最近では全ての部分が使われているという研究報告もあるようですが、書き留められずに忘れ去られていく沢山の思考の粒、忘れ去られることで、考えることも出来なかったアイデアは、まさに使われていない脳の大部分に似ていると思います。

Evernoteは第二の脳、補助脳だと例えられますが、メモや様々な資料を人の脳の代わりに保存する記憶の倉庫としての役割と併せ、何かについて考えるきっかけを作ることで思考を広げ、深める役割も持っています。

人は自分が認知できる範囲の外については考えることも儘なりませんが、その範囲内でも忘却という脳の安全装置により思考の量を制限されているように思えます。

放っておけば消え去っていく思考の粒たち。それをしっかり掴み育てていくことが、人の脳のもつ可能性を引き出すことに繋がると思うのです。

■忘れ去られるTodo
私がGTDに出会う前、たまにふと隙間時間が出来ても「さて何をしよう?」と手が止まることが多々ありました。本当はやりたい事が沢山あるにも関わらずです。
これは、自分の中のTodoリストを全て自分の頭の中で管理しようとしていたからでしょう。

Evernoteの思考の粒と同じく、日常生活のなかで思いついたやりたい事、やるべき事は、その場で書き留めておかなければ、そのまま忘れ去られてしまいます。考えてみると、これもまた残念です。何かやりたい事が頭に浮かんでも、そのまま忘れ去ることで行動を起こすチャンスを失っていたわけですからね。

学生の時、また社会人になってから、その一つ一つをInboxに入れ、「それは何か?」と自問し、具体的なNextactionまで落とし込んでいれば、どれだけ人生が変わっていたか想像もつきません。
これも、自分の思考をしっかりと掴んでおくことが出来なかったことで、自分のもつ可能性を引き出せてなかったと言うことでしょう。

■思考の粒たち
このノートブックに保存されているメモで、幾つか印象的なものを紹介しましょう。ほんの数文字のメモですが、これをメモった時、こんな事を考えていたようです。そのうちの幾つかはブログの記事や日刊になってアウトプットをすることが出来ました。

「人それぞれの通貨」
人が何かの判断をする際の基準は人それぞれ違って、具体的なお金だったり、手間だったり、時間だったり、感情だったりする。時間に余裕があった時はお金だったかもしれないけど、最近は多少金額が高くても、時間の短縮が出来る方を選ぶようになったな。

「リニア物流計画」
これから更に加速する情報社会では、わざわざ人間を介して情報を運ぶ価値ってなくなるのでは?大抵のビジネスミーティングはオンラインで出来るようになると思うし、旅行に使うには殆どトンネル区間のリニア路線はつまらなさそう。それより24時間ベルトコンベアのように動き続ける物流の幹線にしたほうが効果的だと思う。設計で考慮する安全率も人を運ばなくて良いのなら低く設定出来る筈だ。

「いいねサービス」
google+が始まったけど、そのうちプラスの数が検索順位にも反映されるようになるのかな?グレーなサービスだけど、お金を払うことでプラスを押すようなサービスが生まれそう。

「Todoリスト」
GTDのNextactionとただのTodoリストの違いは何か?なかなか自分なりの答えが見つけられなかったが、最近やっと分かってきた感じがする。

「Evernoteのアカウントを子供に譲る」
このメモはこのブログ記事(我が子に送るEvernote)になりました。

「椅子物語」
朝のNHK(子供番組)を見てないとネタは分からないだろうね。日刊モヨリNo.121

「なんか夢をみた」
寝起きにメモを残しておいたおかげで覚えておくことが出来ました。日刊モヨリNo.117

「考えていないようで考えているが、考えているようで考えていない」
今回の記事の元ネタとなったメモですね。

他にもまだまだ沢山のメモがあり、これから文章となって陽の目を浴びるのを待っているところです。

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国内、国外におけるクラウド活用の試みについて

私が仕事で使っている主なクラウドツールは
・Dropbox
・Nozbe
・Evernote


この3つです。
個人的にはかなり使い込んで、どれ一つとっても無くてはならないツールですが、仕事はチームメンバー 全員で協力しながら進めるものなので、便利なもの、作業の効率化が図れるツールがあれば積極的に広めたいものです。

このエントリーではこれらのクラウドツールを業務に携わるメンバー全員で活用していく試みについて紹介したいと思います。

■Dropbox(国内編)
ScreenClip(16)社内の同じネットワーク上で仕事を進めるのであればDropboxのようなクラウドツールを使う必要はありません。ファイルをイントラ上のサーバーに保存すれば済む話です。

しかし、東北地方大震災の復興支援業務を全社的に進めるにあたり、ネットワーク環境が満足でない被災地に常駐している担当者、業務を統括する東京支社、作業をサポートするその他支社、また具体的な図面や資料作成をお願いする協力会社とデータの共有を行おうとすると、その方法ではどうしても限界がありました。

聞くところによると、被災地に常駐している担当者が東京支社のファイルサーバーにアクセスし、ちょっとでも重いファイルを開こうとすると、回線が細いためかストレスを感じるくらい時間がかかるとのことでした。
それ以上に問題なのは、社内ネットワークへのアクセス権がない協力会社とのデータを共有です。

セキュリティーの問題でファイルサーバーにアクセス出来ない彼らとのファイル共有は、従来どおりメールやファイル送信サービスを使うしかありません。作業途中のデータも含め最も多くの情報交換を必要とする彼らとの通信手段がこれでは作業が滞って仕方がありません。
このような切実な問題を解決するため提案したのがDropboxでした。

東京支社のマネージャーがタンザニアに滞在していた際、ファイルの共有にDropboxを使っていたこともあり、提案は直ぐに受け入れられ、会社として活用して行くことになりました。
現在、震災復興支援業務の共有フォルダーには、社内はもちろん、協力会社の方を含め総勢30名以上のメンバーが参加しています。

保存されているファイルの容量はあっという間に無料アカウントの制限容量である2Gを越えたため、有料アカウントへのアップグレードも全員行ってもらいました。もちろん費用は会社負担です。
私は現在海外出張中ですので、現在の利用方法について完全に把握できていませんが、プロジェクトフォルダーの直下にファイルの変更履歴を書き込むエクセル表を作ったりと、使いこなすための試行錯誤をしているようです。

■Dropbox(海外編)
ScreenClip(17)国内以上にDropboxが活躍しそうなのが海外案件のプロジェクトです。

今現在、アフリカ東部のウガンダで道路関連の調査を行っているのですが、その調査結果データを使用し、日本国内、またフィリピンの技術者が次の検討を行うことになっています。

海外、特に発展途上国のネット環境は一昔前の日本のようで、滞在しているウガンダではメールの送受信さえままならなりません。

たまに10M近い添付ファイルを受信すると、メーラーを開いた瞬間パソコンが固まってしまいます。
そのようなネット環境のため、調査団内での暗黙の了解は、重いファイル、具体的には2M以上のファイルは添付しないこと。
なので、あるチームの検討結果を他のチームに渡すのは、作業が一通り終わりまとまったデータが出来てから。
方法はファイル送信サービスや他のオンラインストレージサービスを使っているようです。 しかし、そのような手順では各プロジェクト間の作業工程が直列となってしまい、業務全体のクリティカルパスが伸びてしまいます。

日本国内以上に深刻な通信問題を抱えている海外での仕事。その切実な問題を解決するため提案したのがやはりDropbox。
最初は我が社のメンバー間のファル共有に使用していたのですが、これは参加企業全社で使ったほうが良いという意見になり、業務全体を統括する幹事会社のマネージャーに活用を提案しました。

マネジャーもその状況に困っており、便利なサービスは積極的に使って行こう!と、プロジェクトメンバー全員でアカウントを取得することがその場で決まりました。
キトグム市で一番美味しいと言われるイタリアンレストラン。停電中の薄暗い店内でビールを飲みながらの決定でした。

現在、各国に散らばる担当者へDropboxのアカウントを取るよう指示のメールが送られています。
具体的は使用はまさにこれからですが、リアルタイムにファイルを共有するメリットは、プロジェクト進行の時間短縮という形で必ず結果が出ると信じています。

追記:
昨日、この案件に参加する日本人スタッフだけでなく、現地で雇用したローカルスタッフにもDropboxの使い方をレクチャーし、それぞれのデスクトップPCにインストールしてもらいました。
アメリカの何処かにあるサーバーにデータがアップロードさ れ、そこから隣のPCにダウンロードされるのは、感覚としてなかなか実感出来なかったようですね。

これまでは、我々が調査結果を書き込んだ帳票を週に一度、車で二時間かかる事務所に届け、そこでエクセルへの入力をお願いしていましたが、これからは地方の事務所でスキャニングを行いDropboxに保存すれば、次の日にはローカルスタッフがインプットの作業に入れるでしょう。

これまでは貧弱なネット環境と物理的な距離が作業の障害となっていましたが、このような便利なツールを使うことで、それらの障害をなくしアフリカの大地でも時間と空間を飛び越えた仕事が出来るそうです。

■Nozbe
ScreenClip(18)仕事はチームメンバー全員で協力しながら進めていくものだ。というのはDropboxの活用編で書きましたが、それを推し進めていくためには全員で業務の目的とアウトプット、具体的には日々処理していくタスクリストを共有したいものです。
そのタスクリストはただのToDoリストではなく、できればGTDのプロジェクトリスト、NextActionであれば最高です。

GTDについては何度か紹介し、書籍を回覧などしてみたのですがなかなか良い反応は帰って来ません。
どうやって布教しようかと考えた挙句、むりやりNozbeを使ってもらうことにしました。
それはNozbeのようなGTDのフローに沿って設計さたアプリを使うことで、その基本的な考え方を実践を通して感じてもらえると思ったからです。

私が契約しているのは、20名まで招待出来るTeamアカウント。月間50ドルの使用料は現在自腹を切っています。
先ずは先輩命令で後輩にアカウントを無理矢理作らせ、次は会社に常駐している協力会社のおじさまにアカウントを取得してもらいました。

最初に行ったのは、自分で業務全体の作業内容をプロジェクトリストとして組み立て、その中に具体的なNextActionを事細かに書き出しました。
そしてその各タスクをプロジェクトメンバーに割振り、毎日このリストを確認しながら作業を進めるよう指示をしました。

最初の目的はNozbeのインターフェイスに慣れてもらうこと。人の基本的な性質として、慣れていない事や物には抵抗を感じるものです。
とにかく毎日使ってもらうことで、そのハードルを超え、出社し始業準備が終わったらNozbeを開くのが当たり前になるような習慣を作ってもらいました。

そのような状態を続けていくうち、参加メンバーが新しいNextActionを自分で追加したり、私が関係していない別業務のプロジェクトリストを自分達で作るようになりました。
これでNozbeを業務の中で積極的に使って行くという二つ目のハードルを超えました。
この試みのなかで、1番驚いたのが会社に常駐している60歳に近い協力会社のおじさまが予想以上に良く使ってくれていること。

設計に必須のエクセルやCADの扱いは一人前なのですが、一般的なPCの操作については驚くほどの機械オンチ。
そのような人もしっかりリストを見ながら作業を進めています。
クライアントとの打ち合せ終、電車の中からNozbeアプリでタスクを追加しておくと、帰社した時には作業に着手していたりもします。

チームメンバーの作成するタスクリストは、まだまだToDoリストの域を超えてはいませんが、チーム全体で作業の総量を把握し、誰が何を担当し、今日何をすべきかを全員で共有出来るのはチーム全体の作業効率向上に役立っていくと信じています。

最後のハードルはGTDのフローを理解してもらい、それをNozbeで実践してもらうこと。
みんなが抱える大量のタスクやプロジェクトの数々をそのフローに通すことで、存在自体がストレスの原因にもなるただのToDoリストではなく、一人一人が思考の深い所で整理した大きなタスクの流れ、それが「今」そして「ここで」と言うフィルターで絞りこまれたNextActionとなれば、生産性の向上と併せ、慢性的に抱えている仕事のストレス開放にも繋がるのではないでしょうか。

■Evernote
Dropboxがファイルの共有、Nozbeがタスクリストの共有ツールとするならば、Evernoteは情報の共有ツールということでしょう。

Evernoteの共有ノートブックを使った情報共有の試み

ScreenClipEvernote6._thumbこちらの記事でも若干触れましたが、これまでは個人の記憶、情報をストックするツールとしてのみ使用してきたEvernoteですが、ノートブックの共有機能により個人の補助脳だけに留まらず、他者との情報共有ツールとして活用出来るようになりました。

この共有機能を活用してチームの生産性を上げることが出来ないかと考え、具体的に動いてみました。始めはNozbeと同じく、チームメンバー全員にアカウントを取得してもらい、半ば強制的にインストールしてもらうこと。

次に、ある業務に関する共有ノートブックを作成し、後々参照が必要となりそうなファイルの保存場所をノートに記載し、各設計項目に沿ったタグ付けを行いました。
この作業は、受領資料のファイルを一つ一つ開き、そのフォルダーに入っている図面や計算書が、どの設計項目に属するかを一つづつ判断するという、地味で労力のかかるもの。

クライアントから受領した参考資料のファイルがDVDディスク数枚に渡るほど膨大だったので、誰かが整理を行わないと、各メンバーが新しい作業に入るたび、膨大なファイルの中から一つのファイルを探すという苦労を強いることにもなりかねません。

非常に手間のかかる準備作業でしたが、この段取りを行うことで、その業務に関してはEvernoteが無くてはならないツールになりました。
今後、その対象を他の業務にも広げ、各メンバーが自分で得た情報を自分で追加し、タグ付けを行えるようになればと思っています。

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仕事術だけではどどまらないGTDのもう一つの側面

■GTDによって変わった一つの事
仕事術としてのGTDを実践する過程で、自分の内面が大きく変わった事がひとつあります。
たいした話ではないのですが、何か気になること、問題が起きた時、起きそうな時、それに対して「それは何か?」という問いかけが出来るようになった事です。

■GTD前の自分
生活の中で生じる色々な問題、特に人間関係に関わるようなことは、少し気になったとしてもついつい先送りにしがちです。
その問題を解決するのに必要な労力、気力よりも、時間が解決してくれることを願った現状維持を選択し問題を先送りにすることで、取り返しのつかない失敗をすることが良くありました。

仕事でもそうでした。何か気になることがあっても、問題が明らかになり、それを方向修正するための時間や労力が生じるのが嫌で、目を背けてしまう。
結局は、どうしようもない時期になって重い腰をあげチェックしてみると、案の定間違いが発覚し、対処の時間が遅くなった分だけ問題が大きくなってしまっている。
ほんとうに、よくありました。いや、いまでもまだありますね。。。。

仕事、プライベート両方で言えたのは、問題に気がついた時、直ぐに対処しておけば良かったという後悔です。後悔先に立たずとはまさにこの事です。
これまでの自分、まぁ、今の自分もまだまだですが、基本的な思考フローが「面倒な問題は先送り」という思考スタイルだったんでしょう。

もしかすると、先送りにする事で、問題がうやむやになったり、忘れ去られたり、別の問題が生じる事で問題にならなくなったりと、そんな駄目な成功体験を積み重ねた事で、悪い思考の癖が身に染みついていたのかもしれません。
ここで出て来たのがGTDです。

■GTD中の自分
GTDでは身の回りの気になる事を全て洗い出す事を要求されます。
ストレスフリーを実現させるためには、例外は認められません。
この収集というフローを通す事で、目を背けていた問題や、先送りにしていた課題が白日の元に晒されます。

次の処理というフローの中で、その問題に対して「それは何か?」という問いかけを求められます。 そこで「やらない」という選択をする事も可能ですが、問題を完全に無視出来るほどの度胸はないので、やはり何らかのアクションを取ることを選択します。

ここで明らかになった問題はやはり複雑で、簡単なワンアクションでは完了することはできません。 やはり少しずつ問題を分解し、それを解決するためのアクションも小さく分割することになります。

■GTD後の自分
面白いことに、この段階になると、これまでは非常に気が重く、目を背けていた問題がそれ程大変には見えなくなっている事です。
おまけに、その問題も最初のアクションを実行した時点で他の人のサポートが入ったり、実は問題ですら無く、最初の一歩を踏み出しただけで、あっという間に問題が消えてしまうこともありました。
こうなってくると、一体自分は何を恐れ、何を躊躇っていたのだろうという気持ちになってしまいます。
こんな事なら早く手を付けていれば良かったと、またまた後悔先に立たずです。

毎日降りかかる大量の仕事を処理し、作業の効率化を高める。その過程の中でストレスフリーを実現するワークフローとしてのGTDも重要ですが、それ以上に問題を問題と認識し、解決して行くための思考フローを自然に身につける訓練が出来るのがGTDの持つもう一つの側面だと思うのです。

もっと早くこの思考術に出会うことが出来ればよかった。
なんて、後悔しても仕方ない。全くもって後悔先に立たずです。

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仕事のタスク、プライベートのタスク

最近GTDがただのタスク管理の手法ではないと言うことに、何となく気がついた感じです。これはこれまでの数年間、GTDの守備範囲を仕事のToDo管理にのみ使用していた頃には全く気づくことが出来なかった感覚です。

このブログでも紹介しているとおり、私は仕事上のタスク管理、GTDの実装をマイクロソフトのOutlookで行っています。それは、仕事を進める際、次々に発生するタスクの登録の容易さ、処理のステップ毎に変化して行くタスクの分類、名称。スケジュール管理を行なう際のカレンダーとの連携性など、このソフトが持っている機能、操作性が自分の仕事の進め方に非常にマッチしていたからだと思います。いや、逆にタスク管理のフローに併せ、ソフトの使い方、他のサービスとの連携を少しずつカスタマイズしたというのが正しいのかもしれません。

それで、ずっと悩んでいたのが、プライベートのタスク管理をこのOutlookをベースとしたGTDの処理システムにどうやって乗せるかでした。 仕事と、プライベートという、微妙に交わりながらも処理する時間、場所、適用範囲が大きく異なるタスクを同じシステムで管理しようとする事に、何とも言えない違和感を感じていたのです。 これは、Outlookの機能として、大きなコンテキスト毎にタスクリストの表示、非表示が出来ないというのが大きな理由だったかもしれません。 それと併せ、仕事とプライベートという2つの大きなタスクは、その粒度や重要性、優先度の決め方、処理に必要なスピードが微妙に異なることも理由の一つのだったとも思います。 何かに例えるならば、仕事上のタスク処理は「テトリス」、プライベートのタスク処理は「ジグソーパズル」に例えられそうです。いくつか具体的に違いを挙げるとすると、

仕事上のタスク処理:テトリス
・強制的に落ちてくるタスクを処理するイメージ
・各タスクの処理には明確な締め切りがある
・職種や仕事の内容により、落ちてくるタスクの量、スピードは異なる

プライベートのタスク処理:ジグソーパズル
・どんな作品を作るかはその人の自由
・明確な締め切りは無いが制限時間はある
・各ピースを何処から、どんなスピードではめて行くかはその人次第

あくまでも自分自身のイメージですが、仕事とプライベートのタスクは上に挙げたような違いがある様に思えます。これ迄、この様な違いを感じていたため仕事とプライベートのタスクを同列に扱い、同じシステムに載せるのに抵抗を感じていたのだと思います。

現在は仕事のタスクはこれまでの通りOutlook、プライベートのタスクはEvernoteをinboxとし、Evernoteとデータ連係が出来るNozbeを間に挟み、最終的には仕事と同じOutlookカレンダーに、仕事とプライベートのタスクを並列表示させる事で、それぞれのタスク管理、スケジュール管理を行っています。 (この詳細な流れはまた別のエントリーで紹介したいと思います。)

やっと、本題に入ります。
最初に、GTDが単なるToDo管理の手法ではないと書きましたが、同じ意味合いの事をTwitterで呟いたところ、@mehoriさんから以下の様なRTを頂きました。

「RT @mehori: GTDは「人生観を実装する方法論」なので人によって違うんです」

ここで@mehoriさん書かかれた「人生観」が何であるかはハッキリと伺った訳ではありませんが、私は我々がこの人生の中で何を成し遂げ、何になりたいか?と言う事ではないかと解釈しました。

プライベートにおけるGTDは、他人から与えられたり、無理矢理やらされるものではなく、自分自身で目標となるゴール(作品)を見つけ、自分自身でピースを集め、時には一人で、時には誰かと協力しながら形を作り上げて行くものだと思うのですね。 なので、GTDを実践している人にとって、何をinboxに入れているかが、その人のGTDに対する向き合い方、人生観を表しているのだと思います。

ツールは何を使っているか、デジタルかアナログか等の方法論はとても表面的な議論に過ぎず、一番大切なものは、このシステムを使って何を実現したいのかなのですね。

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「三上」で生まれたタスクを捕まえる~その2

「三上」で生まれたタスクを捕まえる

前回のエントリー「三上」で生まれたタスクを捕まえる~その1では、三上(馬上、枕上、厠上)と呼ばれる人がリラックスしている時に生まれたアイデア(タスク)をGTDのシステムに入れるこ とで、ストレスを回避する必要があると説明しました。

ここで一つ補足しておきますが、その様 なリラックス出来ている時間に、仕事上のタスクを思いつくのは完全なストレスの原因になりますが、その内容が、仕事上の物ではなく何かワクワクする様ななアイデアだとしても、ストレスの原因となり得ます。

何故かというと、その場に紙やパソコン、携帯電話など、そのアイデアを書き留め る道具が無いと、それを記憶に留めておく道具として自分の脳(記憶力)に頼らざるを得ません。

人間の脳は時間の経過と共に記憶を忘却するよ うに出来ており、記憶を長期的に保持しておくことが苦手です。

その苦手な事を頑張って行おうとするとそれがストレスに なる。これが、思いついた内容が楽しい物であったとしても、その場でアイデアをキャッチしておかないとストレスになり得る理由です。

今回のエント リーでは、三上で生まれたアイデアやタスクをその場でキャッチしておくために私が使っているツールを紹介したいと思います。


ツー ルその1~Evernote

先ほど人の記憶についてコメントしましたので、記憶の保存ツール、外部記憶ツールとして最適なEvernoteを最初に紹介したいと思います。

Evernoteの機能、操作方法、そのソフトの基本思想については、それだ けでも本が一冊書けてしまう程ですので、その説明については割愛させて頂きます。

書籍としては
・できるポケット+ Evernote
・Evernoteハンドブック

使い方について紹介しているサイトとしては
・ただのメモでは勿体ない!Evernoteに人生を記憶しよう
・Business Media 誠

等がありますので、こちらを参考として下さい。

では、 具体的なアイデア(タスク)のキャッチ方法ですが、Evernoteの標準アプリは手軽に使うには少し挙動が遅いので殆ど使ってません。

標準アプリを使う のは、外出先で登録したノートを検索し保存した情報を取り出す時、または、これから紹介するアプリ(fastever)では出来ない写真のアップーロードくらいです。

さて、すでに名前を出してしまいましたが、私がEvernoteにメモを送るツールと して使っているのはFasteverというアプリです。


ツールその2~fastever


このFasteverというアプリが使いやすく感じるのはとにかく起動からメモの入力、送信、そして次のメモの入力までの挙動がシンプルかつ早いためですね。

標準 アプリと比べるとその差は数タップ、時間としてはコンマ数秒かもしれませんが、このあたりの差が使用感に大きく差をつけている感じです。

前 回のバージョンアップで入力時に保存先のノートとタグを選択出来るようになりましたが、その仕分けはデスクトップで行なうと割り切れば、起動、入力、送信 がほんの3ステップで出来てしまいます。

保存したノートの送信がバックグラウンドで行われるため、送信している間に操作が出来なく なる(ほんの数秒ですが)事が無いのも、操作性の向上に寄与していると思います。

 ツールその3~ Egletlist


次に紹介するのはEgletlistと言うアプリです。

このアプリについては、まだ使い こなせているとは思えないので、詳しい説明は出来ないのですが、簡単に機能だけ紹介すると、Evernoteのチェックリストのみを動機させる事が出来る アプリです。

EvernoteをGTDのメインツールとして使っている方、または簡単な買い物リストやチェックリストとして使われ ている方にお勧めです。

チェックリストの同期にのみ機能を絞っているため、使い勝手としてはEvernoteのデスクトップクライ アントを使うよりも手軽で使いやすいかもしれません。

また、近々予定されているメジャーアップデートではGTDのツールとして、さ らに最適化されるとのウワサも聞こえてきています。

使い方については@goryugoさんが詳しく研究されてい らっしゃいますので、もっと詳しくお知りになりたい方は、こちらのサイトをご覧になって下さい。

これから紹介するのが、私がタ スク追加のツールとしてメインに使っているものです。

これまでのエントリーで、私がタスク管理に使用しているのはOutlookと説明しましたが、前 に紹介したEvernote系のツールはOutlookとの同期が取れないため、後で見返してOutlookのタスクリストに転記する必要があります。

出来ればその様なワンクッションは省きたいので、直接Outlookのタスクリストと同期が取れるツールが欲しくなってしまうのが人情と言うものw。

色 々と探した結果、現時点で私が使っている2つのツールがその機能を備えており、日常的に使うツールとなっています。

ツー ルその4~willcom03


現在、私は携帯電話としてiPhoneを使ってますが、機種変更をする前はウィルコムの willcom03を使ってました。

抵抗膜方式のタッチバネルがモッサリしていて、iPhoneと比較するとUIが残念過ぎる端末ではありましたが、Bleutoothの外部キーボードが使え、単体でもフルキーボードが使えるので、いま振り返っても高機能な端末だったと思います。(今でもPDAとして活躍 中です)

この端末では、ホーム画面の「仕事」をタップすると、以下のような入力画面が表示されるの で、後は上部の入力欄にどんどんタスクを入力すれば良いだけです。

タスクの分類もこの端末上で出来ることは出来るのですが、目的は 素早くアイデア(タスク)を追加することですし、分類はデスクトップのOutlookに同期させたあとの方が楽にできますので、ここでは入力作業だけに留 めておきます。

ここで完璧に入力をしようと考えると一つ一つのタスク入力に時間がかかり、ストレスになるのでお勧めしません。

さっと入力する習慣をつける ためにも最低限の作業に留めておきましょう。

端末に入力したタスクは、母艦となるOutlookがインストールされたPCにUSB で接続することで同期を取る事が出来ます。

最新のWindowsmobile端末では改善されているかもしれませんが、有線でないと同期が取れないのは ちょっと残念な所です。
(※BleutoothでPCと接続することで、USBケーブルを省くことまでは出来ます。)

ツー ルその5~A PP igo Todo


willcom03の二年縛りの呪いを断ち切り機種交換に踏み切ったのが、現在携帯電話として も使っているiPhone3G(あと一ヶ月買うのを我慢すれば待てば3GSに出来たのに。。)です。

iPhone 用のタスク管理アプリはそれはもう沢山有りますが、その中から私が選択したのがAppigoTodoです。
理由としては先に述べた Outlookとのデータ同期機能ですね。

同期させるためには、ちょっとだけ一工夫が必要ですので、設定方法について説明しておきた いと思います。

1:Toodledo
Outlook とAppigoTodoのデータを同期させるための中継地点として利用しますので、サイトにアクセスしアカウントを取得して下さい。

2:Toodledo Outlook Sync
次 に準備するのがこのソフトです。
このアプリはOutlookがインストールされているPCに入れることで、Outlookのタスクリストをアップロード し、Toodledoのタスクリストと同期を取ることが出来ます。
アプリはこちらのサイトからダウンロードして下さい。

3:AppigoTodo
iPhone にインストールするのはこのアプリです。このアプリ単体でもGTDの実践ツールとして利用出るほど高機能、かつ操作性にも優 れているので、Outlookとの連係を考えなくて良い方にもお勧めです。

動機させることのサービスとしては、Toodledo他にRTM(Remember The Milk)も選べますが、RMTはそれ専用のアプリがあるので、あえてToodledoと同期を取る必要はないでしょう。

これらの設定を行う事で、Outlook とiPhoneのタスクリストを同期する準備が出来ます。

あとは、思いついたタスクをドンドン入力しておけば、自動的に Outlookに同期しますので、入力したタスクの分類はデスクトップのOutlookでじっくりやりましょう。

入力したタスクの分類方法は以下のエントリーをご確認下さい。

タスクリストの分類方法~その1
タスクリストの分類方法~その2

ツー ルその6~RTM(Remember The Milk)


最後に紹介するのはRTM(Remember The Milk)です。

これまでに紹介したツールは主に仕事用として使っていますが、このツールはどちらかと言うとプライベート用として使っています。

それも私個人だけの物ではなく、家族のToDo管理ツールとして使っています。

使い方としては共通のアカウントを作り、私と妻両方のiPhoneにインストールします。

例 えば、ここには買い物リストや、お互いが処理すべきタスクリストを入れておくようにします。

当然ですが、データはiPhoneの本体ではな くオンラインのサーバー上に保存されるので、お互いが追加したタスクをお互いの端末で共有出来るという方法です。

例えば、奥さんが買い物に出かけた後、何か買って来て欲し い物を思いついた場合、手元のiPhoneから買い物リストにその内容を追加します。

すると、買い物に出かけた奥さんはお店で買い物リストに追加されたリス トを確認し、商品を買い物籠に入れるという流れですね。

まとめ

以上が私がふと思いついたアイデア(タスク)をキャッチするのに使っているツール、テクニックでした。

先週5月8日に参加したマインドハック研究会で講師の@nokibaさんがタスク管理ツールの色々について説明して下さいました。

その中で人の記憶の段階について説明があったのですが、それが

・記銘
・保持(貯蔵)
・想起(検索)

の三つです。
前回、今回のエントリーでアイデア(タスク)をキャッチするという表現を使いましたが、心理学的に正しい表現とするなら、このなかの「記銘」というのがそれに当たるのでしょうね。

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「三上」で生まれたタスクを捕まえる~その1

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photo credit: Big Max Power (BMP) via photopin cc

昔から人が新しいアイデアを思い付く事が出来る場所を「三上」と呼んでました。

これは約1000年程前、宋の時代の学者、欧陽脩という 方の言葉だそうです。

この三上とは


・馬 上
・枕 上
・厠 上

この3つを指し「馬に乗っているとき」「布団の上で横になっているとき」「厠に入っている時」のことで、今風に言い換えるならば、車(電車)に乗っているとき、ベッ トに入っているとき、トイレに入っている時のことです。

確かに、このような場面ではリラックス出来ているせいか、色々なアイデアが浮かんでは消えていくものです。

しかし、忙しく働いているビジネスパーソンだと、そこで浮かんでくるのは、前向き なアイデアだけではありません。

 

特に締め切り間際の仕事を抱えている時は、懸念事項や今日やるべきことが頭の中でグルグル回ってしまいます。

通勤途中の電車の中やトイレでならまだしも、布団の中で目を瞑っている間も、仕事の事を考えているようでは、睡眠の質も下がり、休息もとれません。

このようなストレスフルな状態を避ける為、仕事以外の時間は、仕事の事をキッパリ忘れる必要があるのです。

そのためにもGTDの 基本である「気になる事を信頼出来るシステムに全て入れておく」というプロセスが重要となるのです。

仕事中なら、思いついたタスクは、サブディスプレイに表示させているOutlookに入力すれば良いのですが、電車の中、布団の中ではそうも行きません。

簡単、かつ速やかに思いついたタスクをinboxに保存する方法が必要です。

紙とペンを手元に置いておき、思いついたその瞬間に書き留めるのが一番早いのでしょうが、字を書くのがとにかく苦手(嫌!)な事、そして出来ればデジタルツール一本で完結させたい気持ちがあるので、時と場所によってツールを使い分けるようにしています。

使用しているデバイスとしては、Willcom03、iPhone

使 用しているWebサービス、アプリケーションとしてはApigo ToDo、EverNote、FastEver、Twitter、Egrelist、Remember The Milk などですね。

次回のエントリーでは、それぞれサービス、アプリをどのように使っているか簡単に紹介したいと思います。

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複数の仕事を並行して進める方法

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photo credit: Techhie via photopin cc

仕事の悪循環を絶つには

複数のプロジェクトを進める際、私が気を付けているのは、一つのプロジェクトがどんなに忙しく余裕が無い状況であったとしても、他の仕事の手を止めてしまわないことです。

時間に余裕のある仕事を、忙しい仕事のために放置してしまうと、忙しい仕事が終わった頃には、その余裕のあった仕事が緊急事態に陥っている。。。という悪循環に入ってしまいます。

下の図で言うと、仕事1、仕事2がとても忙しい仕事。仕事3が比較的時間に余裕のある筈だったのが、仕事1~2に時間を奪われ、結局時間が無くなった状態ですね。

outlook ,gtd

その悪循環を防ぐためには、緊急ではない仕事(仕事3)についても、毎日少しずつ心と時間を割く必要があります。

特に、仕事3のタスクに「作業見極め」に入っているものがあると、自分自身でもその内容を把握出来ていない事があるため、ギリギリになって着手してみたら、とんでもない作業が待ち受けていた。。。なんて事にもなりかねません。

と言うか、そんな場面になんども直面し、その度に会社で泊まり込とかしていたものです。

気の重い仕事に着手するには

問題はその仕事3のような、今日の時点では緊急ではない仕事を、気持ちに余裕のない時間にどうやって割り込ませるかです。

「快楽を求め、痛みを避ける」のが人間の本質だとすると、気の重い仕事を「今」から始めるには非常に強い意志が必要になります。

意志の弱い自分のケースではありますが、大抵は延ばし延ばしになって、開始がずるずると遅れてしまいがちでした。

そんな意志の弱い私が、気の重い仕事に取り掛かる方法として使っているのが、これもまたカレンダーです。

今、この瞬間にはどうしても取り掛かることの出来ないタスクは、午後、または翌日のカレンダーに、そのタスクを割り振り、作業時間の予約をするのですね。

outlook ,gtd

Outlookのカレンダーに予定を入れておくと、指定時間にアラームのポップアップが表示されるので、その時間が来たらその予定に従い作業に取り掛かるという流れです。

この方法で、完璧とは言えないまでも、何とか、その仕事に取り掛かる事が出来るようになりました。

outlook ,gtd

これは、気の重い仕事に自分の意志で着手するには抵抗を感じるが、上司や客先から急かされたら嫌々でも取り掛からざるを得ない。
ちょっと情けないですが、そんな状況に似ていると思います。

自分で設定したカレンダーの作業予定に、自分自身の行動をコントロールさせるイメージでしょうか。

気の重い仕事でも、こうやって無理矢理スケジュールに予定を組み込んでおくことで、作業に取り掛かるきっかけを作ることが出来るようになります。

時間を割り振ることで気持ちにも余裕を

また、気持ちに余裕がなく切羽詰った状態だと、忙しい方の仕事が気になってしまいますが、これについても「カレンダー上で予め作業時間を割り振っているので、その間は他の仕事の事は考えなくてよい」という安心感を得ることが出来るのもメリットの一つですね。

outlook ,gtd

もちろん、この限られた短い時間に出来るタスクを予め準備しておく必要がありますが、それはGTDの最初のステップで行うタスクの洗い出し、分解が出来ていれば問題ないと思います。

逆に言うと、全てのタスクを「すぐ出来る」アクションレベルまで分解するというGTDの下準備があってこそ実践できる方法ではないかと思います。

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タスクリストと週間スケジュール

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photo credit: skyseeker via photopin cc

中、長期的な仕事のスケジュールを考える際、すぐに着手出来る「アクション」以外のタスク、例えば「通常作業」「作業見極め」に分類されているもので。

例えば

  • 着手までに時間の余裕があるタスク
  • 困難な内容で簡単に着手出来無いタスク
  • 単一の作業で、処理に一日以上かかるタスク

このような、すぐには着手出来ないが、今週中に処理する必要のあるタスクは、一週間のカレンダーにとりあえず配置します。

前回のエントリーでは、洗い出したタスクを分解し、すぐに出来る「アクション」レベルまで細かくした上で、カレンダー上に割り配置しましょう。と説明しました。

しかし、なかなか先の読めない仕事を、そのレベルまで分解し、一週間のカレンダーに割り振るのは正直言って困難です。

下の画像は、細かく分解したタスクを配置してみた例ですが、ここまで先を読んで作業のスケジュールを立てるのはまず無理ですね。

GTD,outlook

また、仕事の締め切り日など、週全体のスケジュールに影響するような変更が生じると、すべてのタスクをカレンダー上で動かし、再配置する必要が出てきます。

そのような事は、余計な作業を増やす原因にしかなりませんので、細かくタスクを割り付けるのは、今日一日とせいぜい明日まで。

それ以降のカレンダーには、午前、午後など、大まかな単位でタスクを配置します。
その際、それぞれの仕事の締め切りだけはしっかり入れておきます。

GTD,outlook

前日の夜、または朝の出社後に行うタスクレビューは、大まかに割り付けたタスクとその締め切り日を確認し、今日明日の範囲のみ細かいタスクへ分解する。

そしてそれらをカレンダーに割り振ることで、一日の作業段取りを行うと良いでしょう。

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タスクをカレンダーに表示するメリット

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photo credit: rox sm via photopin cc

前回のエントリーで、タスクをカレンダー上に落とし込む手順について説明しましたが、これを行うことによって得ることの出来るメリットについて、もう少し掘り下げて説明をしたいと思います。

■タスク処理に必要な時間を把握する

タスクを洗い出し、リスト化しただけでは、それらを処理するのに必要な時間が分かりません。

その仕事を終わらせる為に必要なタスクをカレンダーに並べ、時間を割り振る事で初めて全体の作業時間を把握することが出来るのです。

そして、その必要作業時間と、一日の作業終了時間(タイムリミット)を見比べながら

  • 作業終了時間を延ばして今日中に終わらせるのか?
  • 一部のタスクを人にお願いして、今日中に終わらせるのか?
  • 一部のタスクを翌日に回し、作業時間内で仕事を終わらせるのか?

と言った時間配分、リソース配分を検討する必要があるのです。

「今日のタスクを処理した結果、これだけ時間がかかった」ではなく「これらのタスクをこの時間までに終わらせるにはどうするか?」という事を考えるためにも、タスク処理に必要な時間を可視化する必要があるのです。

 作業のメリハリをつける

どのビジネス書にも書かれていることですが、作業時間にタイムリミットを設けることは、仕事にメリハリを付ける効果的方法です。

前回のエントリーでは「その日の仕事にタイムリミットを設け、一日の仕事にメリハリを付ける」という内容の文章を書きました。

これと同じく、個別に割り振った細かいタスクにもタイムリミットを設けることで、それぞれのタスクに対する集中力を高める事が出来ます。

人から押し付けられたタイムリミットは、ただのストレスになりかねませんが、自分で設けたタイムリミットは「よし、やってやるぞ!」というゲーム感覚で臨むことが出来るということですね。

休憩時間を特別に設ける

人の集中力は年齢によっても変化するそうですが、一般的に大人で30~50分と言われています。
ですので、個別のタスクにタイムリミットを設け、それをクリアする為に集中して作業を行うのは、正直言ってかなり疲れます。

最近試しているは、例えば2時間おきに15分、3時間おきに30分など、カレンダーの中に休憩時間を割り振り、次の休憩時間を目に見えるようにすることです。

疲れて来ると、ついつい他の仕事に手を出したり、最近だとTwitterのタイムラインを眺めてしまったりするんですよね。

そんな「少し疲れた、ちょっと息抜き。。。」という瞬間、カレンダーを見ると「あと30分で休憩時間」というのが分かれば、もうちょっと頑張ろうという気持ちになれるのですね。

 余計な事を考えなくてすむ

カレンダーにタスクを割り振ることで、仕事にメリハリを付けられることの他に、今考えなくてよい事を考えなくて済むというのも大きなメリットです。

これは、カレンダー上に、今自分が進めている作業、次にやる作業全てを表示しているので、今進めている作業の時間枠内では、次の作業の事を考える必要がなくなるのです。

「次の仕事は今の仕事が終わってから考える」

これがカレンダーの中で明確に分かるため、作業をしながら他の作業が気になったり、ついつい他の作業に手を出してしまうことが無くなるのです。

脱線した作業から復帰する

そうは言っても急な電話が入ったり、メールの着信があったり、チームメンバーから声をかけられたりと作業を中断させられる場面はたくさんあり、そのたびに集中力がとぎれ、その流れで別の作業を始めてしまう事も良くあると思います。

そんな場合であっても、カレンダーを確認し、本当ならば何をやっている時間なのか?が分かれば、すぐに元の作業に戻ることが出来るでしょう。

今自分が何をしているのかと併せ、今何をしていないか?を確認するのは作業が横道にそれるのを避ける方法の一つです。

次回のエントリーでは、ちょっと気の進まない仕事に着手する方法について書きたいと思います。

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GTDをカレンダーと組み合わせる

■Outlookのカレンダー機能について

以前は手帳のカレンダーを使って仕事のスケジュール管理を行っていましたが、Outlookとスマートフォンを使うようになって以来、手帳や卓上カレンダーなど、紙のカレンダーは殆ど使わなくなってしまいました。 PCで使えるカレンダーアプリとして、Outlookの他に、WebベースのものではGoogleカレンダー、Yahooカレンダーなどがありますね。 また会社でグループウェアーを導入している所は、ロータスノーツ、サイボウズなどのカレンダー機能を使っている方もいらっしゃると思います。 グループウェアーのカレンダーは使ったこと無いので比較出来ないのですが  
  • GTDのタスク管理をそのアプリ内で行えること
  • チームメンバーのカレンダーを重ねて表示出来ること
  • 操作が直感的で、タスクの追加、スケジュールの変更がマウスのドラッグで行えること
このような理由により、私のお勧めはやはりOutlookです。 画面上にカレンダーを表示させるには、左のメニューバーから予定表をクリックします。 outlook gtd カレンダーのスパン(月間、週間、一日)を選ぶメニューがありますが、GTDのプラットホームとして使いますので、表示を週間表示にします。 これで、一週間の稼働時間を全てカレンダー上で俯瞰することが出来るようになりました。 outlook gtd

■タスクをカレンダーに落とし込む

次に行うのは、画面右に表示されているタスクリストの中から今日実行に移すタスクをカレンダー入れる作業です。 リストに入っているタスクが、以前のエントリーで紹介した分類方法に従って振り分けられているならば、「アクション」の項目に分類されている仕事が今日処理するタスクとなりますので、それぞれをドラッグし、カレンダーにドロップします。 カレンダー上にドロップされたタスクには、タスクリストの記入項目がそのまま表示されるので、タスク一覧に仕事を追加する場合には頭に仕事の内容が判別出来るような頭文字を付けておくと良いでしょう。 例) 仕事1:タスクA 仕事1:タスクB 仕事1:タスクC 仕事2:タスクA 仕事2:タスクB 仕事2:タスクC 仕事3:タスクA 仕事3:タスクB 仕事3:タスクC と、こんな感じです。 outlook gtd

■カレンダー上のタスクに処理時間を設定する

ドロップされた直後のタスクには、その処理に必要となる時間の設定されていないので、ここでそのタスクの処理に必要な時間を見積ます。 Outlookのカレンダーではタスクの単位時間を細かく決めることが出来ますが、あまりにも細かいと画面に一日の稼働時間が全て表示出来なくなり、使いにくくなるので、仕事の最小時間は30分程度に設定すると良いでしょう。 outlook gtd タスクを終わらせるのに要する時間の見積もりですが、アクションリストからドロップしたタスクは、基本的には細かく分解されている筈ですので、上記で設定したタスクの最小単位(30分)を基本とし、それ以上かかりそうなタスクはその見積もり時間をベースに時間の増減を行います。 時間の増減を行う操作は非常に簡単で、Googleカレンダーと同じく、タスクをドラッグすることで時間の移動、下線をドラッグし広げることで時間の変更を行うことが出来ます。 outlook gtd Outlookのカレンダーは、アプリケーションベースなので、右クリックでのコピー&ペーストや、CTRL+ドラッグでタスクコピーなどを行うことが出来るため、カレンダー上でのタスク操作は非常に簡単で直感的となっています。 これは、WEBベースのGoogleカレンダー(現時点)では出来ない操作ですね。 GTDを実践する際、このような細かい部分の操作性の悪さがストレスになり、GTDを継続していくための障害になったりするので、使用するツールの選定はとても大事だと思います。

■一日の仕事にタイムリミットを設ける

タスクの数と、必要なタスク処理時間にもよりますが、このようにして「アクション」「手配」など、緊急を要するタスクを並べていくと、一日の有効作業時間があっと言う間に埋まってしまうと思います。 今日の作業時間内に入りきれなかったタスクは、締め切りの日程を考慮し、翌日やそれ以降の日に割り振りましょう。 また、タスクを並べる際、有効作業時間の終了時間を何に設定するかは人それぞれだと思いますが、私の場合21:00を基本的なタイムリミットとしています。(可能ならば17:30にしたいものです。。。) outlook gtd このようにして、カレンダーに配置した各タスクと一日の終わりを目に見える形で締め切りを設けることは、ダラダラと作業をしてしまう事を避けるのに非常に効果的です。

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週次レビューの必要性

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photo credit: daftgirly via photopin cc

今回のエントリーは「タスクリストを定期的に見直し、その時の状況に応じ割り振っている分類の見直しを行いましょう」という内容です。

これはGTDでは週次レビューといわれ「週次レビューを行わなければ、GTDは実践されていない」といわれるほど重要なステップです。

具体的には、週に一度時間を設け、inboxに入っているタスク一覧を見直すことで、それらのタスクが順調に処理されているかを確認する。

そして新たなタスクが出てきたらリストに追加するような作業です。

この週次レビューを行わないと、緊急度が高い「アクション」リストに入っているタスクは順調に処理するのでしょうが、「通常作業」「作業保留」に入っているタスクは、ついつい放ったらかしにしてしまいがちになります。

気がつくと締め切り直前になっていて、慌てて作業に取り掛かるなんて事にもなりかねません。

私がタスクのレビューを行う際のポイントは大きく分けて以下のものです。

  • 「アクション」に入っているにも関わらず処理出来ていないタスクはないか?
  • 「通常作業」に入っているタスクで着手時期に入っているものはないか?
  • 「通常作業」に入っているタスクで分解できるものはないか?
  • 「作業見極め」に入っているタスクの潜在的な問題は把握出来ているか?
  • 「作業保留」に入っているタスクで着手時期に入っているものはないか?
  • 「処理中」に入っているタスクの進捗状況は把握しているか?

この様な点に意識してタスクリストを眺め、各タスクの振り分け、新規追加を行っています。

実際は出社後、作業を開始する前に上記の作業をざっとやりますので、実は週次レビューの時間を具体的に取るという事はやっていません。 最初に偉そうなことを書いて申し訳ありません。(笑)

大切であるはずの週次レビューを行わなくても、ある程度の結果は出しているつもりだったので、自分には週次レビューは必要ないと思っていたのです。

しかし、この記事を読み、「あぁ、やっぱり週次レビューは必要だ」と思い直しました。

何かというと、Lifehacker(日本語版)「デヴィッド・アレン直伝、GTDのためのタスク仕分けリスト」です。

ここではGTDの生みの親、デビッド・アレンのタスク分類方法が紹介されていました。 改めて紹介します。

  • 必要ないし、やりたくない=「ごみ箱」
  • その意義をもう少し考えるべき=「保留」
  • もう少し情報が必要=「参照」
  • これを使う=「ツール」
  • 見てみたい=「デコレーション」
  • もう少し進めば、選択肢のひとつになるかも=「次のアクション用リマインダー」
  • 短期的な成果を振り返るべき=「プロジェクトリスト」(週次レビュー要)
  • プロジェクトをやる上で必要なもの=「サポートアイテム」
  • 将来、やってみたいかも=「いつか/たぶん」
  • ある前提条件をクリアしたら、やってみたいかも=「予定」(レビュー日を事前に定めておく)
  • より大きな成果を出したい=「ビジョン・目標」(より長い期間をおいて成果をレビュー)
  • 自分が気になることで、ほかの人がやること=「待機」(最低でも週次でレビュー)
  • 繰り返しの作業のとき考えるべきこと=「要チェック」

 

う~ん、何か深い。 ここに落ち着くまでに色々な試行錯誤があったのではと想像出来ます。 各類がどのような意味を持っているのかじっくり聞いてみたいものですね。

話を戻しますが、この分類分けを見て、自分自身のタスクリストに全くない項目があることに気がつきました。 何かと言うと、今月、来月というスパンではなく、もっと長期的視点に立ったビジョン、やりたい事についての項目です。

そもそも、私がGTDを始めたきっかけは、とにかく毎日処理しなければならない膨大なタスクを、いかにして整理し、自分自身のストレスを軽減するか?という、いうならば「今の仕事さえ楽になれば良い」という発想だったので、GTDを自分自身の人生全般に活用しようという発想がなかったのですね。

なので、とりあえず毎日行うタスクレビューさえやっていれば、1~2ヶ月というスパン短いスパンの仕事をこなす上では、特に週次レビューというプロセスは必要なかったのかもしれません。

とりあえず、仕事をこなす上でのGTDは完全に習慣化されているので、これからの目標はそのテクニックをプライベートの範囲まで広げていくことですね。

近いうちに、これからの人生において何がしたいか?を具体的に洗い出し、GTDのInboxに入れてみたいと思います。

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完了したタスクリストを消す快感

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photo credit: RXAphotos via photopin cc

前回までのエントリーで紹介したタスク分類の方法は、私が自分の仕事をやりやすいように試行錯誤を重ねて考案したものです。

これはあくまでも現時点での分類方法であり、これが最善であるとは考えていません。

仕事の内容によっては、そぐわない点もあると思います。そのような場合は自分なりに上手く行く分類の方法を編み出して下さい。

ここで改めて基本的な流れをおさらいすると

1 気になる事を全て書き出し
2 それらを個別のタスクとしてinboxに入れる
3 タスクを分類し、まずは今やらなくて良いタスクを抽出する
4 残ったタスクを分解し「すぐに出来るタスク」まで落とし込む
5 分解したタスクを処理していく

このような1~5までのプロセスをぐるぐる回しながら仕事を進めることになります。

どんなに高い山であっても登り始めるのは最初の一歩

GTDをベースとしたタスク管理は、高い山に登るための一歩一歩を明確にすることで、山の大きさへの恐怖感を無くす効果も期待出来ます。

また、完了したタスクにチェックを付けリストから消す行為は、仕事を終わらせた実感(快感)につながりますので、モチベーションアップにもなるのです。

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タスクリストの分類方法~その2

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photo credit: arellis49 via photopin cc
前回のエントリーで、私が行っているタスクの分類分け方法6種類について簡単に紹介しました。

ここでも改めて書いておきますが、以下1~6の分類です。

1 アクション
2 通常作業
3 手配
4 作業見極め
5 作業保留
6 処理中

今回のエントリーでは、inboxに入れたタスクをどのようなルールで割り振るかについて紹介したいと思います。

※この分類方法は、私独自の我流です。仕事の内容によってはそぐわない点もあると思いますが、分類方法にはこれと言った決まりは無いので、自分がやりやすい方法を見つけると良いと思います。

■ アクション

この項目に入るタスクは、すぐに終わらせる事の出来る(概ね5~30分以内)仕事のリストです。
基本的にはあまり考える必要がなく、すぐに行動(アクション)に移すことの出来るものを分類します。

■ 通常作業

inboxに入ったタスクは、まず最初にこの分類に入ります。

inboxに入れる段階で、タスクを細かく分解し、上記「アクション」の分離に入れる事が出来れば良いのですが、最初からすべての仕事を細かく分割して登録することは出来ないでしょう。
最初にリストアップした時点での記載内容は、ざっくりとした、やや漠然とした内容になっていると思います。

一度この分類に入れたタスクを眺めながら(レビュー)、出来る限りそのタスクを小さく分解し、アクションレベルのタスクに落とし込みます。
すべて分解が出来た時点で、そのタスクは「通常作業」から消え「アクション」へ移動します。

■手配

 この分類に入るタスクは、洗い出したリストの中で、チームメンバー、協力会社に作業をお願いするものです。

自分が担当するタスクは時間配分や優先順位を自分でコントロール出来ますが、社外に依頼するタスクは相手の都合により無理が言えない場合が多く、作業の進捗がこちらの希望通りにならないことが大半です。

平行して進める仕事にはそれぞれ関連がありますので、外注作業の部分がボトルネックになって作業が遅れると、それに関連する作業が全てが遅れてしまう。

そのような状況を回避するため、外にお願いする仕事の段取り、手配に関するタスクは最優先で処理するようにしています。

■作業見極め

ここに分類される仕事は、内容が複雑かつ難易度が高いもの、または作業の全容を把握できないタスクです。

これまでの経験では、締め切り間際にそのような作業に着手した場合、いざ手を動かしてみると想像以上に時間がかかることが判明したり、全体の作業方針を覆すような問題が発覚することが多く、ギリギリになってとんでもない突貫作業が発生することが多々ありました。

自分で内容を把握出来ていない仕事を後回しにしているのですから、そこからどんな問題が出てくるかなんて、蓋をあけて見ないと分からないのは当然ですよね。

重要な事は、そのような問題は出来るだけ早い段階で把握する必要があると言うことです。締め切りギリギリになって出てくる問題・課題は突貫作業や、作業の手戻りにつながる大問題となりますが、最初から把握が出来ていれば仕事を進める上での検討項目の一つにすぎなくなるのです。

そのようなリスクを回避するため、私はこの「作業見極め」という項目を作りました。

作業の全体像が見えない仕事については、この項目へ分類し、今日中という厳しい締め切りは設けないのもの、比較的優先順位を高く設定し、少しだけでもその作業に対して時間を割くようにしています。

少しでも手を動かすことで、隠れていた問題が明らかになったり、やらなければならない段取などのタスクが見えてくるものです。 ある程度見極めが出来たら、タスクを分解し、適切な作業項目に分類します。

■作業保留

この項目に分類されるタスクは、作業を進める上で必要な資料が手元になく手を付けられない状態、また協力会社に依頼した作業の結果が上がって来ないと自分の作業が出来ないなど、全体の作業は終わってないが現時点では手を付けることの出来ないものです。

最初のステップで、タスクリストの中から「やらなくて良いこと」を抽出し、そのタスクを忘れてしまいましょうと書きましたが、そのようなタスクもまたこの分類の中に入れておくことになります。

■処理中

この項目には自分自身の作業完了後、クライアントに内容の確認をして貰っているもの。
またチームメンバー、協力会社への作業手配が終わり自分以外の所で作業が進んでいるタスクを分類します。

これも具体的な作業は自分の手を離れているので、とりあえず忘れるようにしています。
ただ、定期的なタスクレビューを行う中で、進捗確認だけは忘れずに行う必要がありますね。 以上、我流ではありますが、inboxに入れたタスクの分類法でした。

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タスクリストの分類方法~その1

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photo credit: standardpixel via photopin cc

気になっている事、やるべきタスクの洗い出しを行った後に行うのは、それらタスクリストの分類です。

これまでに出版されている仕事本などではタスクリストを重要度によって分類するよう書かれているものが多いと思います。

例えば

1 重要かつ緊急
2 重要だが緊急でない
3 重要ではないが緊急
4 重要でも緊急でもない

この分類分けは良く見かけますし、そのように書かれている本の中では、重要度の高いものから取りかかるように書かれていると思います。

最初は私もこの分類にタスクリストを落とし込んで仕事をしていたのですが、正直言ってなかなか上手く行きませんでした。

その作業が重要だと分かっているのにも関わらず、なかなか気が重くて手を付けられないのです。

その後、分類分けについて試行錯誤を行った結果、その原因に気がつきました。
このような重要度でタスクを分類すると、そのタスクが重要であるほどそこに書かれている内容が漠然としてしまい、最初の一歩を踏み出すための心理的抵抗を大きく感じるからでした。

大きな山を目の前にして、その大きさばかりに気を取られ、登り始めるための一歩を踏み出すことが出来ない。 そんな感じだったと思います。

今現在もタスクリストの分類については試行錯誤を繰り返しているところですが、現時点では以下の6つのカテゴリーに分類することで割と上手くようになりました。

タスク分類(現時点での分類方法)

1 アクション
2 通常作業
3 手配
4 作業見極め
5 作業保留
6 処理中

次回のエントリーでは、各分類項目にどのような意味付けをしているか説明したいと思います。

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タスクリストの洗い出し

私がGTDのツールとして使っているOutlooK2007でタスクリストを洗い出す方法(気になる事をInboxに入れる方法)について説明したいと思います。

まずはOutlookを立ち上げ、タスクの入力画面を表示させましょう。

左サイドバーにOutlookで使用できるツール(メール、カレンダー、連絡先、メモ等)一覧が表示されていると思いますが、そのそれぞれの画面において右サイドバーにタスク一覧が表示されるようメニューの設定を行います。

操作: メニュー → ToDoバー → 仕事リスト

タスク入力欄が表示出来たら、仕事、プライベートで気になっている事、やるべき事をタスクとして追加していきます。 出来るだけ時間をかけ、頭のなかが空っぽになるまで細かくタスクの洗い出しをやってみましょう。

最初は何を記入していけば良いか迷うと思いますが、タスクを追加していく中で、関連したタスクが連鎖的に浮かんでいと思いますので、まずは手を動かしてみることです。

タスクの洗い出しを行う際一つ注意する点は、その内容は漠然とした内容ではなく、出来るだけ具体的に、次に起こす行動を書くことですね。

悪い例:
→会議資料作成
良い例:
→議題確認
→日程調整
→資料収集
→資料作成

悪い例:
→資格取得
良い例:
→参考書を購入する
→申込書を取り寄せる
→学習スケジュールを立てる

悪い例:
→海外旅行に行く
良い例:
→パンフレットを集める
→旅行代理店に行く
→住民票を取りに行く(パスポート取得準備)
→パスポート申請
→旅行に必要なものをリストアップする

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「会議資料作成」「資格取得」「海外旅行に行く」は最終的に完了させたいタスクかもしれませんが、そこに行き着くまでには色々な準備が必要です。

タスクリストに書く内容が漠然としていると、それに対して最初に何をするべきかが曖昧になり、作業の取りかかりが遅くなる原因にもなります。

現時点で分かりうる範囲でタスクを分解し、行動レベルまで落とし込むことが上手く行くこつだと思います。

次のエントリーでは、洗い出したタスクの分類方法について説明したいと思います。

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ゾーンに入るには~その2

前回のエントリーで、仕事中にゾーンに入るために必要なこと、そしてその為にはゾーンに入るための集中力を阻害するノイズを出来るだけ遠ざける必要があると説明しました。

そのノイズの種類ですが

・電話
・メール
・ふと思いついた他のタスク

他にも沢山あると思いますが、代表的な物でこのようなものが挙げられます。

それでは、それぞれのノイズについて私がどのような対処を取っているか、項目毎に説明したいと思います。

■電話

こちらの都合など一切考えずに掛かってくる電話ほど、私たちの作業を妨げるものはないですよね。

その電話によって作業が一時中断するだけならまだしも、その電話の用件によって発生するタスクが重要であればなおさら今進めているタスクへの集中力は無くなってしまいます。

このような電話による集中力の寸断を回避するには、その電話の内容を一時的に忘れる必要があります。
私は、電話が終わった時点で、その電話の内容を新たなタスク扱い、すぐにメモするようにしています。

これは当たり前のことですが、大切なのはその新しいタスクに飛びつくのではなく一度脇に置くことです。

→電話で発生したタスクは一度脇に置いておく

 

■メール

電話と同じように作業を中断させるノイズとしてメールが挙げられます。

メール着信のポップアップがPCの画面に表示されると、大抵の人はそのメールを開き、そのまま返信やそのメールの内容についての処理をしてしまうと思います。

例えばこちらのエントリーでは、人が仕事中にメールを開くと元の仕事に戻るのに平均64秒かかるという調査結果が紹介されています。

このようなメールによる作業の中断、集中力の寸断を避ける最も有効な対処方法は、新着メールのチェック間隔を30分、または一時間程度に設定し、メールを処理する時間も予め決めておくことです。

これは、新着メッセージの表示回数を減らす事でジャマーの発生回数を減らし、かつメール処理の時間を仕事のスケジュールに組み込む事でそれ自体を一つのタスクにまとめるということです。

そのメール処理によって発生した新たなタスクについても、電話で発生したタスクと同じように、その都度処理するのではなく、一度タスクリストのInboxに放り込み、処理するタイミングは現在進めているタスクが終わってから判断するようにします。

→メールの新着確認間隔を出来る限り長く設定し、メール処理の時間を予め決めておく。

→電話と同じようにメールで発生したタスクへすぐに取りかからない

■ふと思いついた他のタスク

メールや電話と違い、こちらの都合を無視して割り込んで来る事はないのですが、作業中にふと思いつくタスクというのも、現在進めているタスクへの集中力を阻害するノイズの一つです。

なにか作業をやりながら「そう言えば会議の資料を印刷しなきゃ」なんてタスクを思い出し、慌ててその作業に取りかかるなんて事はないですか?

このような突発的に思いついたタスクについても、電話やメールを同じように、一度タスクリストのInboxに放り込み、今の作業が終わった後に取りかかるようにします。

ふと思いついたタスクは、それを忘れたくないがため、すぐに取りかかりがちですが、一度タスクリストのInboxに入れてしまえば問題ありません。

→電話やメールと同じように、先ずは発生したタスクをInboxに放り込んで一時忘れましょう。

今回のエントリーで、集中力を阻害する代表的なノイズに対する対処法を紹介しましたが、共通して言えるのは、突発的に発生したタスクに飛びつかないことです。

それが、簡単に終わる一本の返信メール、電話だとしてもですね。

あくまでも一般論で、本当に重要かつ緊急な場合は仕方無いですが、それ以外については出来るだけ一度Inboxに入れるようにしましょう。

次回は、そのInbox(私の場合はOutlookをInboxとしています)にタスクリストを作る具体的な方法について説明したいと思います。

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ゾーンに入るには~その1

スポーツ選手などの集中力が極限まで高まり、自分の持っている実力を100%発揮出来るような精神状態をゾーンに入ると言います。

ゴルファーがパットを打つ際、すぐ近くを通り過ぎる電車の音が一切聞こえなくなるとか、まさにこの境地なのでしょう。
私も学生時代にアーチェリーをやっていましたが、このゾーン状態に入ると、周りに沢山の競技者が居るにもかかわらず、自分一人が世界から隔絶されているような感覚になり、50メートル先の標的が通常より大きく見え、何度矢を放っても外れる気がしない。
そんな精神状態を度々経験しまいた。

スポーツの世界ではよく聞くこの精神状態ですが、仕事の上でもこれに近い状態に入る事が出来ます。

私の場合は本当にたまにですが、ゾーンに入ることが出来ると次から次へとタスクを片付けることが出来、一日でこなす仕事量は通常の二倍以上にもなることもあります。

その際「毎日これ位頑張れたら良いのに。。。」なんて思うのですが、なかなか難しいです(笑)

それでもGTDをベースとしたタスク管理を始めてから、その頻度は確実に上がっていると思います。
ここではそのゾーンに入るために心がけている幾つかの項目について紹介したいと思います。

ひとつの事に集中する

ゾーン状態を維持するためには、一つのタスクのみに意識を集中することが重要です。

前に書いたような、慢性的に繁忙感を感じている人は、常に頭の中が色々なタスクで一杯になっていると思います。

そのような状態では、頭の中のゴミタスクがゾーンに入るのを妨げます。

一つのタスクに集中するためにも、今考える必要のないタスクを、一度頭の中から追い出すことが大事なのです。

→今やらなくてよいタスクを明確にしましょう

 

制限時間を設ける

ゾーン状態に入るには適度な緊張状態も必要です。

仕事に締切時間が設けられてないと、ついダラダラとしてしまうのが人の弱い所です。

これは自分自身も大いに反省すべき点ですが、このようなダラダラした精神状態だとゾーン状態には入れません。

周りから押し付けられた締切がなく、自分の裁量でタイムスケジュールを決められるならば、積極的に締切を設け、そのタイムリミット内にタスクを完了させるとういう意識が必要です。

→タスク完了のタイムリミットを設けましょう

 

タスク密度を高める

集中力を維持するには、タスクの密度も重要です。

一つのタスクが完了した時点で「さて、次は何をやろうか?」と考えているようでは、集中力が途切れ、折角入れていたゾーン状態が途切れてしまいます。

それを途切れさせないためには、NextActionが書かれたタスクリストを準備しておくことが重要です。

→タスクは出来るだけ細かく分解し、すぐに出来るタスクを沢山持っておきましょう

 

集中の邪魔になるものを取り除く

タスクの実行中に、電話やメールで作業が中断する。これがゾーン状態を妨げる一番の原因ではないでしょうか。

その他にも、ついついRSSをチェックしたり、iPhoneをいじってしまったりと、ゾーン状態を妨げるものは沢山あります。

こちらの都合などお構いなしに掛かってくる電話は別として、その他のノイズを出来るだけ遠ざけることが、ゾーン状態を維持するのに大切なのです。

→作業を中断させるノイズ は出来るだけ遠ざける、又はそのための時間を設ける

 

このノイズについての対処方法については又別のエントリーで説明したいと思います

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GTDで得られる効能

GDTをベースとした仕事の進め方で得られるメリットは、作業の効率化だけではありません。

私が感じる一番のメリットは、 今やる必要のないタスクを一時的に忘れる事で、現在自分が推めている仕事に集中出来る事 です。

もし膨大なタスクを明確にしないまま作業を続けると、あるタスクを進めながらも他のプロジェクトのタスクを思いだして気を揉んだり、そのタスクについつい手を出してしまい、結局どちらの仕事も中途半端になってしまうでしょう。

GTDの最初のステップでタスクの抽出を行い、今着手する必要のないタスクを除外することで、そのような状況を回避する。

そしてその結果として頭の中が仕事で一杯になっている慢性的な繁忙感から解放されるのがGDTの本当の効果だと思います。

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GTDのはじめ方

忙しい時は、気になることをすべて書き出し、頭の中をスッキリさせることが大事です。 混乱した思考のもとでは、どんなに頑張っても生産性を上げることなど出来ません。 GTDはデビット・アレン(David Allen)が『仕事を成し遂げる技術 ―ストレスなく生産性を発揮する方法(2002年)』で紹介している仕事術ですが、このブログでは、このGTDをベースとした仕事術、また生活を豊かにするちょっとしたテクニックについて紹介していくつもりです。

■GTDのはじめ方

書籍ではGTDの最初のステップとして、最低でも3時間かけて、仕事・プライベートに関わらず、自分の気になっていることをすべて書きだすよう書かれています。 想像してみてください。 机の前に3時間も座り、仕事・プライベートの区別なく、気になっている事をすべて書き出すとどれくらいの量になるのか。   クライアントへの確認事項、プロジェクトを進めるための書類作成、チームメンバーへの連絡、社内委員会の準備、雑多な事務作業、自宅のゴミ捨て、請求書の処理、、、、あっという間に膨大なリストが出来上がるはずです。 このリストが出来たら、次は分類です。 本来ならばGTDのフローチャートに沿って説明するべきですが、ちょっと端折ってポイントだけを抑ます。

■やらなくて良いことを洗い出す

最初にやるのは、このリストの中から「やる必要のないタスク」を抽出することです。 この「やる必要のないタスク」とはこの先ずっとやらないもの、すくなくとも暫くはやる必要のないものです。 抽出が出来たら削除するか、「いつかやる・多分やる」のフォルダーに放り込みます。 書籍では、この「いつかやる・たぶんやる」タスクの例として
バス釣りに行く、ボートを買う、スタッフのPRビデオを作る、スペイン語の勉強、会いたい人を探す、水彩教室に行く、デジタルビデオカメラを買う、キッチンのサイドボード購入、北イタリア旅行、日曜大工を習う、キャサリンにスクーターを買う、ポスターなどのライトアップ、気球に乗る、池を作って鯉を飼う、ワインセラーを作るetc.
などが挙げられています。 それらのタスクについては、やらないと決めたのですから、現時点では忘れてしまって結構です。 やるべき時が来たのなら、そのリストを見れば良いのですから。

■すぐに出来る事をすぐにやる

やる必要の無いタスクを消し去ったら、次の作業に入ります。 それはリストの中で、時間をかけずに今すぐ出来るタスクを実行することです。 すぐ出来るタスクの定義ですが、書籍の中では2分以内で終わらせられるタスクと書かれています。 私の仕事では、2分と言われるとちょっと短いので、10分以内に出来ることをすぐに出来ることとして考えています。 例えば ・進捗確認のための電話をかける ・メーカーや協力会社に作業願いのメールを書く ・メールに添付されているファイルを印刷し目を通す ・報告書の目次を書き出す ・気になっている計算書の数字を電卓で確認する ・チームミーティングの時間設定をする ・図面や資料をプリントアウトし郵送の準備をする このような手順で、今すぐに出来るタスクを洗い出し、朝の日次レビュー完了後、すぐに電話をかける、メールを書く、資料を印刷すると言った感じで作業を始めます。 そして、終わったタスクについてはリストから削除する。 仕事を進めるなかで生じた気になることは、メモにとり頭の中で管理しないことを徹底します。 これが一番大事。 そして、その追加された気になることを定期的に見直し、同じ手順で処理・整理というフローを通しつつ、今やれること、ここでやれることに集中するのです。

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GTDのはじめ方

忙しい時は、気になることをすべて書き出し、頭の中をスッキリさせることが大事です。 混乱した思考のもとでは、どんなに頑張っても生産性を上げることなど出来ません。 GTDはデビット・アレン(David Allen)が『仕事を成し遂げる技術 ―ストレスなく生産性を発揮する方法(2002年)』で紹介している仕事術ですが、このブログでは、このGTDをベースとした仕事術、また生活を豊かにするちょっとしたテクニックについて紹介していくつもりです。

■GTDのはじめ方

書籍ではGTDの最初のステップとして、最低でも3時間かけて、仕事・プライベートに関わらず、自分の気になっていることをすべて書きだすよう書かれています。 想像してみてください。 机の前に3時間も座り、仕事・プライベートの区別なく、気になっている事をすべて書き出すとどれくらいの量になるのか。   クライアントへの確認事項、プロジェクトを進めるための書類作成、チームメンバーへの連絡、社内委員会の準備、雑多な事務作業、自宅のゴミ捨て、請求書の処理、、、、あっという間に膨大なリストが出来上がるはずです。このリストが出来たら、次は分類です。本来ならばGTDのフローチャートに沿って説明するべきですが、ちょっと端折ってポイントだけを抑ます。

■やらなくて良いことを洗い出す

最初にやるのは、このリストの中から「やる必要のないタスク」を抽出することです。この「やる必要のないタスク」とはこの先ずっとやらないもの、すくなくとも暫くはやる必要のないものです。 抽出が出来たら削除するか、「いつかやる・多分やる」のフォルダーに放り込みます。書籍では、この「いつかやる・たぶんやる」タスクの例として

バス釣りに行く、ボートを買う、スタッフのPRビデオを作る、スペイン語の勉強、会いたい人を探す、水彩教室に行く、デジタルビデオカメラを買う、キッチンのサイドボード購入、北イタリア旅行、日曜大工を習う、キャサリンにスクーターを買う、ポスターなどのライトアップ、気球に乗る、池を作って鯉を飼う、ワインセラーを作るetc.

などが挙げられています。 それらのタスクについては、やらないと決めたのですから、現時点では忘れてしまって結構です。やるべき時が来たのなら、そのリストを見れば良いのですから。

 

 

 

 

 

 

 

 

■すぐに出来る事をすぐにやる

やる必要の無いタスクを消し去ったら、次の作業に入ります。 それはリストの中で、時間をかけずに今すぐ出来るタスクを実行することです。 すぐ出来るタスクの定義ですが、書籍の中では2分以内で終わらせられるタスクと書かれています。 私の仕事では、2分と言われるとちょっと短いので、10分以内に出来ることをすぐに出来ることとして考えています。例えば

・進捗確認のための電話をかける
・メーカーや協力会社に作業願いのメールを書く
・メールに添付されているファイルを印刷し目を通す
・報告書の目次を書き出す
・気になっている計算書の数字を電卓で確認する
・チームミーティングの時間設定をする
・図面や資料をプリントアウトし郵送の準備をする

このような手順で、今すぐに出来るタスクを洗い出し、朝の日次レビュー完了後、すぐに電話をかける、メールを書く、資料を印刷すると言った感じで作業を始めます。そして、終わったタスクについてはリストから削除する。仕事を進めるなかで生じた気になることは、メモにとり頭の中で管理しないことを徹底します。これが一番大事。 そして、その追加された気になることを定期的に見直し、同じ手順で処理・整理というフローを通しつつ、今やれること、ここでやれることに集中するのです。

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「忙しすぎてパニック!」そんな状況から脱出するたった一つの方法

仕事上でのストレスにはいろいろな種類があると思います。

・理不尽な上司
・なかなか思い通りに動いてくれない部下のマネジメント
・その他面倒な人間関係
・クレーマー化したお客さんへの対応
・労働時間や内容に見合わない低賃金
・能力以上の仕事を担当するプレッシャー
・膨大な作業量とそれに伴う長時間労働

この他にも色々あるかとは思いますが、これから私が紹介する仕事術で改善できるのは一番下の項目、膨大な作業量を確実にこなし、一日の仕事密度を高めることで深夜まで及ぶ長時間労働を少しでも短くすること。

そして、家に帰って寝るだけのような生活を送っている方に少しでも自分の時間を作ってあげることです。

それ以外のストレスについては主にコミュニケーションに由来するものが多いと思いますので、実際に悩まれている方は、その方面の書籍などを読み、解決の努力をしてください。。。(笑)

■何にストレスを感じていたか?

私がまだGTDを知らなかった頃、朝の通勤電車の中では、今日やるべき仕事のリストが頭の中をぐるぐる回り、気持ちが押しつぶされそうになっていたものです。

何か一つの仕事について考えると

 
・その段取りの為に必要となる作業
・その段取りに必要な資料確認
・関係各所への連絡事項
・メーカーへの見積もり依頼
・以前送ったメールの内容確認。。。

このように、やるべきことの作業リストが頭の中で連想ゲーム的に浮かび上がるのです。

さらにはその連想が平行して進めている別のプロジェクトまで広がってしまう。
そして、それらの作業を終わらせるのに必要な時間を見積もると、帰りは深夜になることが分かり朝からどっと疲れる。
そんな毎日だったのを覚えています。

■そのストレスはどうやって消すのか?

それでは、私が通勤電車の中で感じていたストレスを解消するために何が必要だったのか?

あまりにも簡単な答えで拍子抜けですが、こうしたモヤモヤをスッキリさせる方法はただ一つ


モヤモヤの原因となっている仕事のリスト、やるべきタスク一覧をすべて書き出し、書き出した後はサッパリと忘れることだったのです。

朝出社してPCの電源を入れ、メールのチェックを終わらせ「さて今日は何から始めようか」と余裕のある仕事環境なら、手帳への簡単なメモ書き、モニターに貼る付箋で十分です。

しかし、本当に仕事に追われ追われて何から手を付ければ良いか分からない。
かつての自分のように、半分パニック状態に陥っている状態に陥っている人は、頭の中のタスクリストを徹底的に書き出す必要があるのです。
人の脳は全ての事を覚えておくこは出来ません。
どんなに重要なことであっても時間と共に記憶は失われていくものです。

それゆえ、忘れてはならないタスクが一つでも頭の中にあると「忘れてはいけない」という気持ちが沸き起こり、常にストレスを感じるのです
それが、沢山あるとどうでしょう?

■まとめ

すべてのタスクを書き出せれば、そのリストを自分の頭で覚えておく必要は一切くなります。
これが通勤電車で感じていたストレスを無くす一番の処方箋だったのです。

GTDという仕事術を身に着けて分かったことは、敵(仕事)が見えなければ見えないほどストレスを感じるということ。
自分のやることがすべてリスト化され明確化されれば、後はそれをどうやってこなして行くかという前向きな発想へ転換されるということなのです。

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簡単な自己紹介など


1.自分の話
私は東京都内の建設コンサルタントという業界で働く会社員です。
一般の方にはあまり聞き慣れない業界かと思いますが、どのような仕事の内容かと簡単に説明すると、国土交通省や地方の市町村(役所)から設計の委託を受け、主に土木、建築、都市計画、環境アセスメントなど設計・検討のお手伝いをする会社です。 

2.業界の話
たまにゼネコンなどの民間企業から仕事を受注する事はありますが、仕事の大部分は公共事業に関連する公共事業に関連する設計です。
この建設コンサルタントという業界ですが、世間一般的に見ると比較的忙しい部類の業種に入ると思います。
忙しいこと自体は決して自慢にならないので詳しい説明は省きますが、これまで10年近く以上働く中、一番辛かったのが会社に13連泊(その間に48時間以上寝れないのが2回)というのがありましたね。

今この文章を書いているのは2009年の2月ですが、設計委託の工期(締め切り)が役所の年度末に合わせ3月末に集中するため(最近少なくなりましたが、深夜の道路工事が年度末に集中するのと同じですね)、この時期はその締め切りに追われ一年で最も忙しい時期となります。

3.サイトを立ち上げた目的

今回このようなブログを立ち上げたのは、こんな過労死間際の生活を出来るだけ回避するため、自分なりに考え構築した仕事術、仕事を効率良く進めるためのテクニックを紹介し、同じ様な境遇で積み重なるストレスやプレッシャーに押しつぶされそうな方の助けに少しでもなればと思ったからです。

紹介する仕事術のベースとなるGTDGetting Things Done)の実践方法として、具体的なソフトウェアーの操作方法まで落とし込んで解説しているような書籍はあまり見かけないため、本は読んだが具体的な実践に至っていない方がGTDを始めるための参考にでもなればと思ったからです。

このブログでは具体的なアプリケーションの使用方法、操作手順を含めた説明を行うため、私が使っているツールをお持ちで無い方はすぐに始めることが出来ないとうデメリットが発生してしまうことはご了承ください。

ちなみに使用する基本アプリケーションとしてはデスクトップ環境ではOutlook2007、モバイル環境としてスマートフォン(Willcom03、iPhone)を想定してます。

※本文中にこれを書いているのが2009年2月と書いていますが、これは2010年の間違いではなく、ここでも書いているとおり一年前の2009年なんですね。
とにかく、テキストだけは書きためていたのですが、なかなか全体がまとまらず放置状態になっていたので、とりあえず出来ている所から公開しようと思った訳です。
現在考えている構成は全体で13章、、この全部をブログにアップするのは相当時間がかかると思いますが、ぼちぼち頑張っていこうと思います。

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現在執筆中?の自己流GTDマニュアル

まる一年執筆が止まっているのが、この自己流GTDマニュアルです(笑)
以前は会社への通勤時間が1時間ほどあり、運良く座れた時にWillcom03とBlueToothのワイヤレスキーボードですこしずつ書きためていたのです。

しかしガジェット好きの性格により携帯をiPhoneに変更し、また会社の近くに越したため電車に乗る時間が全くなくなってしまったことで、筆が完全に止まってしまってました。
現時点で§10まで書き終わっていたみたいですが、やはり一年も温めておくと情報は古くなってしまうのですね。。。
その当時では結構目新しかったことも、今では当たり前になっている。そんな項目が多々あるみたいです。

しかしながら、GTDを使った仕事術に関しては、自分自身でも効果を実感していますし、具体的なアプリケーションの使い方、各アプリケーションを関連付けを行った応用方法など、まだコモディティ化していないテクニックもあるようですので、頑張って最後まで書き上げたいと思います。

最近、KindleiPadがメジャーになり、電子書籍が新しいメディアになりつつある今日この頃ですので、機会があればpdfにして公開してみようかと思います。

§1 ストレスについて
1:自分の話
2:業界の話
3:問題が見えてくるとストレスはなくなる
4:何をストレスと感じるか

§2 GTDとういう仕事術
1:GTDとは
2:参考図書紹介

§3 GTDは仕事の効率化を図るだけのものではない
1:目の前の仕事に集中する

§4 具体的なプロセス
1:準備するもの
2:タスクリストの洗い出し
3:タスクリストの分類
4:完了したタスクリストを消す快感
5:タスクリストの定期的な見直し

§5 GTDとカレンダーを組み合わせる
1:Outlookのカレンダー機能について
2:タスクをカレンダーに放り込む
3:仕事に制限時間を設ける
4:今何をやっているか?何をやっていないか?
5:気の重い仕事を無理やり割り込ませる

§6 思いついたアイデア(タスク)を逃さない
1:アイデアを思いつくのはこういう時
2:スマートフォンでタスクの管理

§7 PCとモバイルを同期させる
1:スマートフォンはActiveSincで同期させる
2:タスクは連鎖的に思い浮かぶ
3:BlueToothを使ってワイヤレス接続

§8 PCとGoogleカレンダーを同期させる
1:外出先でのスケジュール確認
2:Outlookとグーグルカレンダーを同期させる
3:Googleカレンダーでスケジュールを公開するメリット
4:カレンダーを重ねて表示する方法

§9 カレンダーを使ってタスクの分配
1:タスクの移動方法
2:カレンダーを使ったタスクの受け渡し

§10 率化を図るためのTips
1:デュアルディスプレイ
2:Googleドキュメントを使った作業手配
3:Crossroopを使って効率よく電話打ち合わせをする
4:Dropboxを使って外注先とデータ共有
5:iGoogleを使ってブラウザを自分だけの情報ポータルサイトにする
6:EverNoteを自分の補助脳にする
7:ペンタブレットとダブルマウス
8:Atokの単語登録で素早くメールを書く
9:Outlookのアドレス帳はこうすると便利
10:Willcom03の名刺リーダーを使ってみる
11:気になったサイトは後で読む

§11 仕事のスピードを上げるには?
1:作業スピードを上げる
2:決断までの時間を短くする
3:作業は直列から並列、そしてまた直列へ
4:打ち合わせの結果をイメージする
5:後はやる気

§12 大問題は小さな火種から
1:気になっている事はないか?
2:問題はチームメンバーと共有しよう
3:取り返しがつかなくなる前に
4:気持ちを切り替えて粛々と対処

§13 GTDをやり遂げる精神論
1:暇な人には必要ないテクニック?
2:問題を問題として認識する
3:新しいことにチャレンジする勇気
4:とにかく一ヶ月続けてみる
5:自分に合わせたスタイルを確立する
6:一緒に頑張れる仲間を見つけよう

§14 ライフワークバランスを考える
1:何のための効率化か?
2:生み出した時間を何に使うか?

§15 終わりに

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