Nozbeのデスクトップ版についてファーストインプレッション

Nozbeのデスクトップβ版がMac、Windowsの両OSに対してリリースされました。

現時点ではWEB版で事足りてますが、このような新しい試みは応援したいと思いますし、β版のアプリがアップデートを重ねる中でどのような進化を見せていくか、それを見守るのもユーザーとしての楽しみの一つです。

今回はインストールの流れとファーストインプレッションについて書きたいと思います。

■インストールの流れ

・インストール用のファイルはこちらのページからダウンロード出来ます。ScreenClip(21)

・ライセンスの記載事項に了解し、次の項目へ進みます。ScreenClip(22)

・インストールを行うフォルダーを選択します。今回はデフォルトのフォルダーへインストールします。
ScreenClip(23)

・クリックを行いインストールを完了させます。ScreenClip(24)

・これでインストールは完了。
ScreenClip(25)

■ファーストインプレッション

・言語の選択は現在「英語」「日本語」の二つのみ。日本向けのサービスに力を入れているが伺えますね。
ScreenClip(26)

・ラベルの新規作成やNextActionの絞り込みなど、現時点では盛り込めていない機能が沢山ありますが、Web版で作成したタスクリストの編集、またリストを確認しながら行うタスク実行は問題なさそうです。
ScreenClip(27)

・タスクの編集画面では、異なるプロジェクトへの移動も可能です。ScreenClip(28)

・各プロジェクトに作成するノート機能も使えます。ScreenClip(30)

・各タスクに追記するコメンも可能です。ScreenClip(31)

最初に書いたとおり、機能としてはまだまだですが、WEB版で必要な画面移動にともなうデータの読み込みが必要ないため、操作性がかなり向上しているのを感じました。
この感覚はかなり重要です。付箋をPCの画面に貼り付けられるアプリがありますが、それを使用するのと、実際の付箋を画面の脇に貼るのと同じくらいスピード感が変わります。

データはクラウド上のサーバーに置き、そのデータをPCのクライアントで閲覧・編集するという流れはEvernoteと同じですね。Evernoteも、PCクライアントと同じ作業がWEB版で出来ますが、なにか特別な理由が無い限りそれをメインで使うことはないでしょう。やはり実際に作業を行うデータは、遠く離れたクラウドではなく、手元に置くことで感じる安心感があるのかもしれません。

今後のバージョンアップでは外部データの紐付けをデスクトップ版らしい内容にして欲しいです。例えば、参照ファイルの保存場所として、社内ファイルサーバーや、使用しているPCのフォルダーを指定出来ればデスクトップ版としてのメリットをもっと生かせるようになるのではないでしょうか。

あとはデザイン。。全体的にもっさりしているので、使っていて楽しくなるようなデザインにして貰えれば後は言う事ありません。

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国内、国外におけるクラウド活用の試みについて

私が仕事で使っている主なクラウドツールは
・Dropbox
・Nozbe
・Evernote


この3つです。
個人的にはかなり使い込んで、どれ一つとっても無くてはならないツールですが、仕事はチームメンバー 全員で協力しながら進めるものなので、便利なもの、作業の効率化が図れるツールがあれば積極的に広めたいものです。

このエントリーではこれらのクラウドツールを業務に携わるメンバー全員で活用していく試みについて紹介したいと思います。

■Dropbox(国内編)
ScreenClip(16)社内の同じネットワーク上で仕事を進めるのであればDropboxのようなクラウドツールを使う必要はありません。ファイルをイントラ上のサーバーに保存すれば済む話です。

しかし、東北地方大震災の復興支援業務を全社的に進めるにあたり、ネットワーク環境が満足でない被災地に常駐している担当者、業務を統括する東京支社、作業をサポートするその他支社、また具体的な図面や資料作成をお願いする協力会社とデータの共有を行おうとすると、その方法ではどうしても限界がありました。

聞くところによると、被災地に常駐している担当者が東京支社のファイルサーバーにアクセスし、ちょっとでも重いファイルを開こうとすると、回線が細いためかストレスを感じるくらい時間がかかるとのことでした。
それ以上に問題なのは、社内ネットワークへのアクセス権がない協力会社とのデータを共有です。

セキュリティーの問題でファイルサーバーにアクセス出来ない彼らとのファイル共有は、従来どおりメールやファイル送信サービスを使うしかありません。作業途中のデータも含め最も多くの情報交換を必要とする彼らとの通信手段がこれでは作業が滞って仕方がありません。
このような切実な問題を解決するため提案したのがDropboxでした。

東京支社のマネージャーがタンザニアに滞在していた際、ファイルの共有にDropboxを使っていたこともあり、提案は直ぐに受け入れられ、会社として活用して行くことになりました。
現在、震災復興支援業務の共有フォルダーには、社内はもちろん、協力会社の方を含め総勢30名以上のメンバーが参加しています。

保存されているファイルの容量はあっという間に無料アカウントの制限容量である2Gを越えたため、有料アカウントへのアップグレードも全員行ってもらいました。もちろん費用は会社負担です。
私は現在海外出張中ですので、現在の利用方法について完全に把握できていませんが、プロジェクトフォルダーの直下にファイルの変更履歴を書き込むエクセル表を作ったりと、使いこなすための試行錯誤をしているようです。

■Dropbox(海外編)
ScreenClip(17)国内以上にDropboxが活躍しそうなのが海外案件のプロジェクトです。

今現在、アフリカ東部のウガンダで道路関連の調査を行っているのですが、その調査結果データを使用し、日本国内、またフィリピンの技術者が次の検討を行うことになっています。

海外、特に発展途上国のネット環境は一昔前の日本のようで、滞在しているウガンダではメールの送受信さえままならなりません。

たまに10M近い添付ファイルを受信すると、メーラーを開いた瞬間パソコンが固まってしまいます。
そのようなネット環境のため、調査団内での暗黙の了解は、重いファイル、具体的には2M以上のファイルは添付しないこと。
なので、あるチームの検討結果を他のチームに渡すのは、作業が一通り終わりまとまったデータが出来てから。
方法はファイル送信サービスや他のオンラインストレージサービスを使っているようです。 しかし、そのような手順では各プロジェクト間の作業工程が直列となってしまい、業務全体のクリティカルパスが伸びてしまいます。

日本国内以上に深刻な通信問題を抱えている海外での仕事。その切実な問題を解決するため提案したのがやはりDropbox。
最初は我が社のメンバー間のファル共有に使用していたのですが、これは参加企業全社で使ったほうが良いという意見になり、業務全体を統括する幹事会社のマネージャーに活用を提案しました。

マネジャーもその状況に困っており、便利なサービスは積極的に使って行こう!と、プロジェクトメンバー全員でアカウントを取得することがその場で決まりました。
キトグム市で一番美味しいと言われるイタリアンレストラン。停電中の薄暗い店内でビールを飲みながらの決定でした。

現在、各国に散らばる担当者へDropboxのアカウントを取るよう指示のメールが送られています。
具体的は使用はまさにこれからですが、リアルタイムにファイルを共有するメリットは、プロジェクト進行の時間短縮という形で必ず結果が出ると信じています。

追記:
昨日、この案件に参加する日本人スタッフだけでなく、現地で雇用したローカルスタッフにもDropboxの使い方をレクチャーし、それぞれのデスクトップPCにインストールしてもらいました。
アメリカの何処かにあるサーバーにデータがアップロードさ れ、そこから隣のPCにダウンロードされるのは、感覚としてなかなか実感出来なかったようですね。

これまでは、我々が調査結果を書き込んだ帳票を週に一度、車で二時間かかる事務所に届け、そこでエクセルへの入力をお願いしていましたが、これからは地方の事務所でスキャニングを行いDropboxに保存すれば、次の日にはローカルスタッフがインプットの作業に入れるでしょう。

これまでは貧弱なネット環境と物理的な距離が作業の障害となっていましたが、このような便利なツールを使うことで、それらの障害をなくしアフリカの大地でも時間と空間を飛び越えた仕事が出来るそうです。

■Nozbe
ScreenClip(18)仕事はチームメンバー全員で協力しながら進めていくものだ。というのはDropboxの活用編で書きましたが、それを推し進めていくためには全員で業務の目的とアウトプット、具体的には日々処理していくタスクリストを共有したいものです。
そのタスクリストはただのToDoリストではなく、できればGTDのプロジェクトリスト、NextActionであれば最高です。

GTDについては何度か紹介し、書籍を回覧などしてみたのですがなかなか良い反応は帰って来ません。
どうやって布教しようかと考えた挙句、むりやりNozbeを使ってもらうことにしました。
それはNozbeのようなGTDのフローに沿って設計さたアプリを使うことで、その基本的な考え方を実践を通して感じてもらえると思ったからです。

私が契約しているのは、20名まで招待出来るTeamアカウント。月間50ドルの使用料は現在自腹を切っています。
先ずは先輩命令で後輩にアカウントを無理矢理作らせ、次は会社に常駐している協力会社のおじさまにアカウントを取得してもらいました。

最初に行ったのは、自分で業務全体の作業内容をプロジェクトリストとして組み立て、その中に具体的なNextActionを事細かに書き出しました。
そしてその各タスクをプロジェクトメンバーに割振り、毎日このリストを確認しながら作業を進めるよう指示をしました。

最初の目的はNozbeのインターフェイスに慣れてもらうこと。人の基本的な性質として、慣れていない事や物には抵抗を感じるものです。
とにかく毎日使ってもらうことで、そのハードルを超え、出社し始業準備が終わったらNozbeを開くのが当たり前になるような習慣を作ってもらいました。

そのような状態を続けていくうち、参加メンバーが新しいNextActionを自分で追加したり、私が関係していない別業務のプロジェクトリストを自分達で作るようになりました。
これでNozbeを業務の中で積極的に使って行くという二つ目のハードルを超えました。
この試みのなかで、1番驚いたのが会社に常駐している60歳に近い協力会社のおじさまが予想以上に良く使ってくれていること。

設計に必須のエクセルやCADの扱いは一人前なのですが、一般的なPCの操作については驚くほどの機械オンチ。
そのような人もしっかりリストを見ながら作業を進めています。
クライアントとの打ち合せ終、電車の中からNozbeアプリでタスクを追加しておくと、帰社した時には作業に着手していたりもします。

チームメンバーの作成するタスクリストは、まだまだToDoリストの域を超えてはいませんが、チーム全体で作業の総量を把握し、誰が何を担当し、今日何をすべきかを全員で共有出来るのはチーム全体の作業効率向上に役立っていくと信じています。

最後のハードルはGTDのフローを理解してもらい、それをNozbeで実践してもらうこと。
みんなが抱える大量のタスクやプロジェクトの数々をそのフローに通すことで、存在自体がストレスの原因にもなるただのToDoリストではなく、一人一人が思考の深い所で整理した大きなタスクの流れ、それが「今」そして「ここで」と言うフィルターで絞りこまれたNextActionとなれば、生産性の向上と併せ、慢性的に抱えている仕事のストレス開放にも繋がるのではないでしょうか。

■Evernote
Dropboxがファイルの共有、Nozbeがタスクリストの共有ツールとするならば、Evernoteは情報の共有ツールということでしょう。

Evernoteの共有ノートブックを使った情報共有の試み

ScreenClipEvernote6._thumbこちらの記事でも若干触れましたが、これまでは個人の記憶、情報をストックするツールとしてのみ使用してきたEvernoteですが、ノートブックの共有機能により個人の補助脳だけに留まらず、他者との情報共有ツールとして活用出来るようになりました。

この共有機能を活用してチームの生産性を上げることが出来ないかと考え、具体的に動いてみました。始めはNozbeと同じく、チームメンバー全員にアカウントを取得してもらい、半ば強制的にインストールしてもらうこと。

次に、ある業務に関する共有ノートブックを作成し、後々参照が必要となりそうなファイルの保存場所をノートに記載し、各設計項目に沿ったタグ付けを行いました。
この作業は、受領資料のファイルを一つ一つ開き、そのフォルダーに入っている図面や計算書が、どの設計項目に属するかを一つづつ判断するという、地味で労力のかかるもの。

クライアントから受領した参考資料のファイルがDVDディスク数枚に渡るほど膨大だったので、誰かが整理を行わないと、各メンバーが新しい作業に入るたび、膨大なファイルの中から一つのファイルを探すという苦労を強いることにもなりかねません。

非常に手間のかかる準備作業でしたが、この段取りを行うことで、その業務に関してはEvernoteが無くてはならないツールになりました。
今後、その対象を他の業務にも広げ、各メンバーが自分で得た情報を自分で追加し、タグ付けを行えるようになればと思っています。

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Nozbeの使い方~その13(Evernoteに続きDropBoxとの連携)

タスク管理のツールとしてNozbeが魅力的なのは、外部サービスとの連携機能があります。

例えばNozbeとEvernoteを連携させることで作業に必要な資料をNozbe側から閲覧できるのは、タスクを実行する際に「資料を揃える」というアクションが一つ減らせることに繋がります。
今回、iPhoneアプリのアップデートで、DropBoxとの連携が可能となり、その可能性が更に広がりました。

それでは、簡単にバージョンアップの内容と、アプリがどのような動きをするか紹介したいと思います。

今回のアップデートの内容です。DropBoxへのアクセスについて説明されてますね。
nozbe-dropbox001

まずはEnglishという名称のプロジェクトを作ってみました。
画面真ん中のメニューに、DropBoxのアイコンが追加されています。

nozbe-dropbox007

そのアイコンをクリックすると、DropBoxへの認証画面が出てきます。
登録しているメールアドレスとパスワードを記入しましょう。nozbe-dropbox004

DropBoxのEnglishというフォルダーに保存しているPDFファイルが表示されました。残念がらサブフォルダー内のファイルは見えないようです。
nozbe-dropbox006

今回はiPhoneアプリでのバージョンアップでしたが、WEB版のNozbeでも近日中にDropBoxとの連携が可能となるバージョンアップが予定されているそうです。

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Nozbeの使い方(タスク入力に必要な数秒をギリギリまで削りたい)

クラウドサービスのメリットは、ネットに接続できる環境さえあれば接続するデバイスを問わないことですね。
このブログでも力を入れて紹介しているNozbeも、クラウドベースのタスク管理サービスです。

職場で仕事中は、常にサブディスプレイにNozbeの画面を表示させ、これからやること、今日やること、今やることを常に確認出来る状態にしています。  nozbeinbox110413
それ以外の場所、例えば通勤途中やPCを立ち上げていない自宅では、iPhoneやiPadを使っています。実際そこで行っているのは簡単な入力と、完了したタスクへのチェックマーク程度。
やはり、じっくりとタスクの内容を吟味しながら処理、整理を行うのは画面の広いデスクトップでの作業となります。

そのiPhoneでのタスク入力の際、アプリ起動時のサーバー同期にイライラしている人は僕だけでは無いはずです。
サーバーのデータにアクセスし、最新のデータを読み込まない限り諸々の作業が出来ないのは、クラウドサービスの最大の弱点です。

アプリ起動に時間がかかり、操作が出来るまでの準備にもたつく様では、思いついたタスクを入力するにも、腰が重くなってしまいます。

Evernoteへのテキスト送信も、純正アプリより入力機能に特化したFasteverやFasteverSnap が便利だと感じるのは、余計な機能を出来るだけ省き、特定の機能にだけに操作を絞っているからでしょう。

@SayobsさんがリリースされたNozbeinboxもそれらと同じく、Nozbeへタスクを入力する事に特化したアプリです。 もう少し手の込んだ物にしようとすれば、入力先のプロジェクトやコンテキストを選択出来るようにも作れるはずです。
しかし、入力時に必要以上の操作を行うと、その作業に必要な手間が、ほんの数秒、操作にして数タップ余計にかかります。

小さな事かもしれませんが、いま行っている作業を一旦止め、別の作業、ここではタスク入力を行おうとする際、この僅かな数秒が思い腰を上げられるかどうかの境目になるのです。

その点、このアプリで出来る事は、入力したタスクをNozbeのinboxに送信するという一点のみ。 この潔さが入力のスピードを最大限に高めてくれています。nozbeinbox0412
また、入力時にタスクを改行して記載することで、複数のタスクを同時に送信することも可能です。下の画面がその入力結果をブラウザで確認したところです。
nozbeinbox04122
バックグラウンド送信にも対応しているので、Post後はすぐにアプリを閉じても大丈夫。
これまで感じていたタスク入力時のイライラとはもうサヨナラですね。

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Nozbeの使い方~その12(社内ミーティングの実践方法)

個人的な業務効率化も必要ですが、それ以上に大切なのが一緒に仕事をするチーム全体での効率化を図ることです。

その方法は色々ありますが、先ずは皆でGTDをワークフローに取り入れ、作業の漏れや、重大なミスを防げるようにしたいと考えています。

GTD普及の方法として、チームメンバーに原点である「ストレスフリーの整理術」を読んでもらいました。そして実践するツールとしてNozbeを使ってもらっています。
これは、GTDの思想に基づき設計されたツールを使用することで、GTDの思想を型から学んでもらおうという意図がありました。

そのためにも、GTDの思想はなかなか理解できないにせよ、Nozbeだけは便利だと感じてもらう必要があります。

そこで実際に行なっているのが、Nozbeのタスクリスト印刷機能を使った社内ミーティングです。
Nozbeの使い方~その6(紙に印刷すると便利)

チーム内で設計の打合せを行う際は、各プロジェクトのタスクリストを印刷し、その項目ごとに進捗、確認事項、追加作業、担当のアサインについて話し合うのですね。2011-03-03 001_R
この写真は、今日行った打合せに使用したものです。
この紙一枚一枚が、一つのプロジェクトに相当するのですね。
打合せが終わったら、打ち合わせ結果を基に、各自が担当するタスクを追加、分割することで内容をブラッシュアップします。

こうやって、チーム全員でタスクリストを確認しながら話しあうことで、ミーティング自体も効率的に行う事が出来るようになりました。

Nozbe(ファミリーアカウント以上)では、掲示板が使えたり、各タスクにコメントを入れることで、仕事を進める上でのコミュニケーションをオンラインで行う機能も付いています。
しかし、やはりフェイス to フェイスには敵いませんね。

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タスク管理(GTD)のツールを秘書で擬人化してみた

■OutLook
秘書の中ではかなりのお局様、タスク管理よりは、メッセージの伝達、アドレス管理、スケジュール管理が主な仕事。
GTDはあまり理解出来てなく、細かなタスク管理と言うより、大まかなプロジェクト管理と、そのスケジュール管理が得意である。
どちらかと言うとマネジメントを主体とするマネージャー向きの秘書である。
プライベートのタスクを管理をお願いすると凄く嫌な顔をされ、無理にお願いするとゴチャゴチャにされてしまう。他にも色々なスキルを持っているが、それゆえ若干メタボ気味である。

■手帳
高校を卒業したばかりの新米秘書。きちんと教えてあげれば何でも憶えてくれ、自分の好きなように育てることが出来る。
出身校によりその能力に個人差があるが、モレスクール、ほぼ高校、フランクリン学園の卒業生は特に人気が高い。
リマインドは苦手で、こちらから聞かないとスケジュールやタスクの内容は教えてくれない。

■手帳 (@ktoumeさんより)
かなり高齢な秘書でボスの力量次第で働き者にも怠け者にもなる少し気難しい。アンティークな道具を使うと魅力がアップするかも?

■Evernote
記憶力がとにかく凄い。
仕事からプライベートに到るまで、全ての情報を完璧に記憶し、聞けばすぐに答えてくれる。タスク管理のスキルも多少は備えているが、その力を発揮させるには使う方もかなりの工夫が必要である。NozbeやEgretristと仲良しで、お互い情報交換が出来る。

■Omnifocus
外資系の秘書派遣会社に所属。GTDをサポートしてくれる秘書としてはおそらく最高のスキルと美貌を持ち合わせる。この秘書を雇うには専用の部屋と高額の契約料金が必要である。

■Toodledo
見た目が取っつきにくいのと、英語しか話せないので正式に雇ったことがない。
噂によると、とにかく細かい所まで気が回る優秀な秘書らしい。
自分のデータをオープンにしているのて、他の秘書との連携が得意である。

■Nozbe
GTD学科卒業の秘書。GTDを基礎から学んでいるエリートなので、仕事、プライベートのタスク管理を完璧にこなしてくれる。
また向上心も高いため、どんどん新しいスキルを身につけてくれるのも好感が持てる。
しかし、優秀であるがゆえに契約金額は高額、そのため契約に踏みきれない経営者も多い。
スケジュール管理は苦手だが、友達のGoogle カレンダーがサポートしてくれている。
プロジェクトを進める上で必要な資料整理業務はEvernoteにアウトソーシングする事で、自分自身はタスク管理の業務に集中するようにしている。
最近日本語を話せるようになったが、たまに何言ってるか分からない。

■onenote(@kissNGSさんより)
Outlook女史とは同郷で話せる関係。仕事はできるが、会話に難がある。
同郷のゲイツ部長派で、ジョブズ部長への橋渡しを託されているフシがある。
現在、アプリ話し方教室で勉強中。社のクラウド方針には賛成している。でも、ジョブズ部長派に属する気はない。

■wunderlist(@kissNGSさんより)
気前のいいドイツの新人。仕事のやり方は普通。イケメンなので、入社するなり注目を浴びたが、先日のイメチェンは評価の分かれるところ。
いくつかの言葉を使えるが、「日本語」と「日本人」の言葉の違いがわからない。
日本語で指示すると話を遮るクセがある。

■タスクシュート
時間に超厳しいツンデレ秘書。作業予定時間に仕事が終わらないと
「え、なに、まだ終わってないの?見積り甘いんじゃないですか?」と容赦ない。
悔しさをバネに頑張ると仕事が早く終る。

■タスクシュート(@kazumotoさんより)
仕事を楽しくやりたいという意識が高い秘書。いつも時間を気にしていて先送りした分は、容赦なく終了時間を延ばすという性格の持ち主。趣味はテトリスなどの落ち物ゲー。

■RTM(@kazumotoさんより)
以前は牛乳を買い忘れるダメな子だったようだが、タスク学科卒業後は牛乳を買い忘れることはなくなったらしい。ひとりが好きなようで同僚とのコラボは苦手。ボブという名前のゴリラのぬいぐるみといつも一緒。

ちなみにコレが各ツールの機能、値段、プラットフォームについての比較表です。
hikakuhyou01
この比較表はGoogleドキュメントのスプレッドシートで作成したもので、大元のファイルはこちらのURLです。
私が記入したのはNozbeの部分だけ、あとはこのスプレッドシートにアクセスした誰かが加筆してくれたものなのです。

追記:
Twitterでの反響が思いの他大きかったので、@でつぶやいて頂いたかたの秘書像を追記しました。
ちなみにこんなアホな記事を書いたのは

Nozbeの使い方~その11(信頼できるシステムについて)

の中で、GTDで言うところの信頼できるシステムを秘書に例えたのが発端なのでした。

追記:

やまもとさをんさん(@sawonya)が擬人化した秘書をイラストにしてくれました。
Outlook女史。。。(笑)

タスク管理(GTD)のツールを秘書で擬人化してみた…をイラスト化してみた

お時間があればオムニさんとタスクシュート(ツンデレ秘書)のイラストもお願いします!

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次の行動(Next Action)

Nozbeでは作成したタスクリストの中から「次に行動するアクション」を選択することが出来ます。これは大量のタスクリストの中から、今あなたが「今」実行出来るタスクのみを表示させる事で、他のタスクやプロジェクトに意識が削がれること無く、目の前の作業に集中するためです。

どの様なタスクが「次の行動」になりますか?
以下の条件になった場合、タスクが自動的に「次の行動」となり★マークが付きます。

1.期限の過ぎたタスク
2.実行日が今日になっているタスク

nextaction20110301
条件の1、2をまとめて説明します。
タスクに実行予定日を入力した時点で★マークを付いてなくても、日付が変わり、そのタスクの実行日になると自動的に★マークが付き、そのタスクが次の行動(NextAction)となります。

これは、今日実行すべき次の行動(NextAction)リストの中に、今日実行しないNextActionが混じるのを避けるのに役立ちます。
nextaction201103012
上の画像は次の行動から「明日が実行日のタスク」が無くなっているのが分かります。
このように、実行日を設定することで、明日以降のクローズドタスクリストを作成しておくことが出来るのですね。

期限切れのタスクも同じで、一度★を消しても日付が変わるたびに★マークが付くことで、リマインドをしてくれるのだと思います。

3.他のユーザーから移譲されたタスク

これはNozbeのアカウントが「家族」以上の、複数アカウントを使用できる方のみ設定できる方法です。ちなみに私は20アカウントまで使用できるチームのアカウントで契約しています。
nextaction003
この画像では、NextActionというタスクの実行者が私になっています。この段階では★マークが付いていないですね。
nextaction004
タスクのオプション画面を開き、タスクの実行者を変更します。
ここでは実行者をチームメンバーであるTskmasterさんに移譲します。
nextaction005
Tskmasterのアカウントでログインし、タスクの詳細を確認するとタスクの実行者が自分(Tskmaster)になっており、★マーク付きのタスク「次の行動」になっているのが確認出来ます。

これは、チームメンバーの誰かにタスクを移譲したさい、そのタスクを任されたメンバーがすぐに気づくようにという配慮でしょう。

このようにNozbeでは色々な方法を用いて次の行動(NextAction)の設定が出来ます。今日実行すべきタスクを効率的に設定することで、面倒なタスク管理の手間を省きたいものです。

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プロジェクト

  • プロジェクトを並べ替えるには?
    順番を変えるには、プロジェクトをドラッグして好きな所にドロップして下さい。
    20110215_01
  • なぜNozbeではサブプロジェクトを作れないのですか?
    サブプロジェクトを作ることで生じる混乱を避けるため、Nozbeではラベルによるプロジェクトの階層管理を行います。
    Nozbeの使い方~その3(ラベルとコンテキストの使い分け)

 

  • サブプロジェクトの代わりにラベルをより効果的に使うには、どうすればいいですか?
    同じグループのプロジェクトには同じラベルを付けるようにしましょう。
    例えばプライベート関連のプロジェクトに「家」という名称のラベルを付けるとします。
    次にその「家」という名称のラベルをクリックすると、「家」というラベルの付いたプロジェクトだけが表示されます。
    同じように「会社」というラベルをクリックすると、仕事関連のプロジェクトが表示されます。
    週次レビューを行う際には、このようなラベルによるプロジェクトの表示切り替えを行うと良いでしょう。

 

  • プロジェクトでサブアクション(行動)の代わりにコンテキストを使うには、どうすればいいですか?


    プロジェクトに付けるラベルと同じ方法で、タスクにコンテキストを付けることが出来ます。
    コンテキストを付けるには、タスクをドラッグし、目的のコンテキストの場所でドロップします。
    コンテキストのつけ方は、そのタスクを実行する、場所、ツール、必要時間、気分など自由に設定することが出来ます。

 

  • 自分のNozbeでラベルセクションが1つも表示されないのはなぜですか?
    理由としては、プロジェクトにラベルが一つも設定されていないないからでしょう。
    ラベルを作成する方法としては以下の二つの方法があります。
     

    プロジェクト新規作成時
    プロジェクトの新規作成画面で表示されるラベルの追加箇所に、そのプロジェクトに関連付けたいラベル名称を記入してください。
    20110215_02プロジェクトの編集時
    既存のプロジェクトにラベルを付ける際には、プロジェクトのオプション画面を開き、画面上部の「ラベル無し」をクリックすると、ラベルの新規作成が出来ます。
    すでに複数のラベルを作成している場合には、この画像のように一覧が出ますので、そこから選択する事も可能です。


 

※ラベルで行うプロジェクトの階層管理はなかなか使い勝手が良いですね。
会社ではプライベート関連のラベルを非表示に出来たりすればもう少し一覧性が上がるのかな。

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頭の中をスッキリ(Inbox)

Nozbeのインターフェイスが日本語化されたのですが、ヘルプページの日本語訳がかなり怪しいので、画像を入れりして、もう少し分かり易くしたいと思います。@NozbeJapanの方へ、もし使える内容でしたら、そのまま公式ブログで使っていただいてもイイですよ(笑)
※ヘルプページと対比が出来るよう、大項目と中項目の表現はそのままにしています。

  • 新規行動をどのように追加しますか?
    新規行動(NextAction)を追加するにはいくつかの方法があり、最も基本的な方法は、中央パネルの右上にある「新規行動」ボタンをクリックすることです。
    行動が出来るのは「Inbox」「プロジェクト表示」 「カレンダー表示」「次の行動表示」で行えます。
    20110214_01 
  • その他のアプリケーション経由で新規行動を追加できますか?
    Nozbeは他のアプリケーションを使って新規行動の追加が出来ます。
    例えばメール、Twitter、Jottを使って新規行動をNozbeに追加することが可能です。

 

  • 一定時間に1つ以上の行動を加えられますか?
    「+新規行動」をクリックし、表示された画面で「オプション」をクリックします。
    この状態でタスクの追加をうと連続して複数のタスクを追加することが出来ます。
    20110214_02
  • 行動を追加するときに、パラメーターを使えますか?
    はい。タスクを追加する際、特定の書式を追記する事で、タスクのパラメーターを指定することが可能です。
    • 日付
      タスク名に日付を書いて下さい “金曜日に”, “明日”, “来週”, “2月28日” 
    • コンテキスト:
      タスク名に@ (at)マークとコンテキスト名を書いて下さい 例:“@家”
    • プロジェクト:
      タスク名に# マークとプロジェクト名を書いて下さい。例:“#マイプロジェクト”
    • 所要時間:
      タスク名に% マークと必要な時間を書いて下さい。 例:“%30分”
    • 繰り返し設定:
      タスク名に“毎日” “毎週” など繰り返しを行う日程を書いてください。
    • 次の行動:
      タスク名に! マークを付けると次の行動として設定されます。この書式をメール、Twitterから送るタスクの名前に付けることで、自動的にタスクのパラメーターを追加することが可能です。

      例えば犬の散歩というタスクを追加する際、次のような記載を行うと

      火曜日に犬を散歩 #プライベート @家 %30分毎日!

      火曜日に: 今週の火曜日に登録されます。
      #プライベート:「プライベート」のプロジェクトに追加されます。
      @家:「家」のコンテキストに追加されます。
      %30分: タスクに30分の所要時間が追加されます。
      !: 「次の行動」として設定されます。


    ※上記赤で記載した表記方法は日本語対応になっていないようですね。

     

  • 行動を追加するときに、Nozbeは日付を判断するのですか?
    はい。ただし、書式を必要とします。日付を記入する際に“に” を書いて下さい。例:“本を読む”という行動と期日が火曜日にすると、“火曜日に本を読む”を記入すれば、Nozbeが自動的に作成してくれます。
    新規行動に指定時間を追加するのに、日付と時間を記入して下さい。例:“明日10時” か “金曜日1時” か ” 2010年5月20日8時” そうすると、行動名と期日が表示されます。
    行動を作成する時に繰り替えしを追加もできます。他のパラメーターと一緒に“毎…”を記入して下さい。例:“毎週の火曜日に本を読む”だとしたら、毎週の火曜日に“本を読む”という繰り返し行動が表示されます。

    ※この機能も日本語未対応ですね。

  • 行動名にURLを使うには?
    タスクを追加する際、以下のように入力してください。(“)URL名("):http://site.address.com

    例:"Nozbe web site":http://www.nozbe.com

    と入力したら、以下に表示されます。

    Nozbe web site

  • 行動にノートを加えることはできますか?
    各タスク名の隣りにに小さな吹出しがあります(まだコメントがないとマーク、コメントやノートがあれば、その個数が数字として表示されます)。
    コメントの使い方は色々ありますが、そのタスクの内容を記載しておくメモとしても使用できます。
    20110214_03
  • 新しく作った行動をリストの一番下か上どちらかに表示させるには?
    タスク入力欄の左側にある矢印をクリックすると、新規で入力したタスクを昇順にするか、降順にするかの設定ができます。
    20110214_04
    20110214_05
  • Inboxを削除してしまいました。どうすればいいですか?
    Inboxというプロジェクトを新規作成し、オプション画面を開きます。
    ここで「Inboxとして指定する」をクリックすると、そのプロジェクトがInboxとして指定されます。
    20110214_06
    その他のプロジェクトをInboxとして指定することも可能ですが、一つのアカウントにはInboxを一つしか指定できません。 
  • 繰り返しに設定した行動の未来の複製が見られないのはなぜですか?
    繰り返しの設定を行ったタスクが表示されるには二つの条件が必要です。
    一つ目は最初のタスクが完了すること、二つ目は最初の行動がアーカイブされることです。
    ようは、行動を完了し、翌日ログインして初めて、次の繰り返しタスクが表示されるのですね。

「毎週金曜の夜は家族でご飯を食べる」といった感じのタスク名称の文脈から、日時と繰り返し設定を判断出来るようになって欲しいですね。Nozbe日本語ページのバージョンアップに期待しましょう。

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Nozbeの使い方~その11(信頼できるシステムについて)

■信頼できるシステムとは何か?
GTDの最初のステップとして、頭の中にある気になる事全てを信頼できシステムに預ける というものがあります。
この信頼できるシステムと言う言葉の意味する所はなかなか分かりにくく、Twitterのタイムラインでもよく議論されているのを目にします。
このシステムという言葉については、さしあたり使用するツール、道具ということで問題ないでしょう。

デビッド・アレン氏も著書の中で、デジタル、アナログ両方について使用する道具を色々と紹介しています。
アナログで言えば手帳やメモ用紙、デジタルであれば、それこそ数えきれない程のiPhoneアプリやWebサービス、PCにインストールして使用する専用ソフトなどがあります。

■信頼できるようになるには時間がかかる
このように沢山のツールがあるにも関わらず、自分で納得し信頼して使うことの出来るツールに出会うには時間が必要です。
それは、GTD自体が基本的なタスク管理のワークフローであり、実践する人それぞれが独自の方法を持っているので、自分のタスクリストを単純に登録しただけでは、ツールの機能や開発者の意図した使い方と、GTD実践方法が上手く噛み合わないからです。

なので、そのツールが手に馴染むためには、試行錯誤を繰り返し、使い方を理解し、工夫し、自分自身のGTDワークフローを調節しながら、とことん使い込む必要があるのですね。
そこまでしてやっと、使っているツールが信頼できる、という境地に立てるのだと思うのです。

最低でも一ヶ月、そのツールにタスクリストを全部載せる事から始め、基本機能やオプションの設定、ほかのツールとの組み合わせの有無など、いろいろな視点でそのツールを眺め、出来る事出来ない事を把握してから、自分に合っているかどうかの判断をしないと、次から次へとツールを渡り歩くツール難民になってしまいます。

■信頼できるシステムに必要な機能
とはいえ、GTDのシステムとして使うツールとしては、やはり最低限の機能がないと基本フローが上手く回らず、実践自体に挫折したり、効果が半減してしまう可能性があります。
私が色々なツールを渡り歩く中で、これは必須だと考えているツールの機能はこの様な物になります。

•タスクリストを大分類で区別する事が出来る
仕事、プライベートなどの大枠でプロジェクトやタスクの絞込みが出来る。
•プロジェクトの階層化
プロジェクト、サブプロジェクトみたいな感じで管理できる。nozbeはラベルで対応
•コンテキストでの絞込み
場所や立場、時間など、色々な場面におけるタスクを抽出出来る。
•入力の容易さ
思いついたタスクを逃さないため、簡単にかつ色々な方法でタスクを登録できる

これだけの事が出来れば、後の付属機能はそれぞれの個性になると思いますので、UIやデザインなど自分の好みにあったツールを選択すれば良いでしょう。

私は、上記の基本機能が備わった上で、次のような追加機能が気に入ったためNozbeを使っています。

•カレンダーアプリとの連携
googleカレンダーと完璧に連動してくれますよね。
Nozbeの使い方~その8(Googleカレンダーとの相性ばっちり)

•タスクリストの共有機能
仕事は一人では出来ません。他の人とのタスク共有は必須です。
Nozbeの使い方~その4(タスクリストの共有)

•Evernoteとのデータ連携
仕事をする上での情報をnozbeに紐付けられるのはやはり便利。
Nozbeの使い方~その7(NozbeとEvernoteを連携させる)
EverNoteでGTDのベースを作る

■信頼できるシステムは優秀な秘書?
以上、機能という視点から信頼できるツールについて考察してみましたが、次に自分自身のツールの使い方という視点から考えてみたいと思います。

Twitterのタイムラインで、GTDのシステムは秘書のようなものだというツイートを見かけました。これはとても共感出る例えですね。
秘書は社長のスケジュール管理や雑多な事務処理を一手に引受け、必要なタイミングでやるべきことをリマインドしてくれますよね。

イメージは
「社長、今日の予定は何時から、、、」
というものです。

こうやって、社長の頭を日常の雑務から解き放つことで、社長が社長として考えるべき仕事に集中させてくれる。これがGTD的な秘書の役割だと思うのです。

信頼出来る秘書は、細かいタスクからスケジュールを完璧に記憶し、然るべきタイミングでリマインドしてくれます。
逆に信頼出来ない秘書は、メモを取らないので抜けがあり、仕事の予定も予定時刻を過ぎてから慌てて知らせてきます。

自分が社長なら、どちらの秘書を雇いたいかは明らかですよね。
でも、その秘書が信頼出来ないとしたら、その秘書の使い方について一度振り返るべきだと思うのです。

・例えば、週に三日しか出社しない契約になっているとか。
・定期的な打合せの時間をとっていないとか。
・伝えるべき事を伝えていないとか。
・時間になってリマインドしてくれても実行しないとか、とか

これをGTDのワークフロー的に表現すると

・ツールが常に手元にない
・週次レビューをしていない
・収集が完全ではない
・タスクを先送りしてしまう

などですね。
自分自身がこの様な秘書の使い方をしているようでは、秘書のほうも仕事がしにくいでしょう。
もしかしたら優秀な秘書の能力を発揮させてないのは自分自身なのかもしれません。

■信頼できるシステムとは結局何か?
信頼できるシステムという言葉について考察を重ねてみましたが、結論として考えるのは、信頼できるツールとはツール単体ではなく、その使い方や、自分自身のGTDの実践方法など全てを含めた自分独自のワークフローだと思うのですね。

人それぞれに、それぞれの人生があり仕事があり、それを管理する自分だけの方法があると思うのです。是非皆さんも試行錯誤を繰り返しながら、自分自身の信頼できるツールを創り上げてみては如何でしょうか。

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Nozbeの使い方~その10(意外と便利なワンクリック)

タスクレビューを行う際に知っておくと便利な機能を一つ紹介します。
Nozbeはこういった細かいところ、ユーザーの痒い所に手が届いている感じがとても好きですね。

例えばタスクレビューを行う際は、各プロジェクトをクリックし、そこに入っているタスクリストを確認します。そして、今日実行するタスクについては☆を付けたり、逆に消したりしながらレビューの作業をすすめます。

その際ちょっと面倒なのが、その度、各プロジェクトをクリックして行く作業です。
PCにインストールして使用するアプリではないため、その作業の度にサーバーとのデータ通信やブラウザの画面描画で若干の時間がかかります。

細かい所ですが、このような微妙なタイムラグってアプリを使用する際の精神的なネックになるんですよね。

ここで知っておくと便利なのはこの機能。以下の状態でラベルの上のプロジェクトの部分をクリックすると
projectview01

このように、そのプロジェクトに属するタスクリストが最大3個まで表示されるのですね。
projectview02
そのプロジェクトの中に3個以上のタスクが入っている場合は、その下の「すべてのタスクを表示」をクリックすると、すべてのタスクが展開されます。

このようにして、表示画面にタスク一覧を一括して展開することで、全体をひと目で把握出来るようになると言うことですね。

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ストレスフリーを実現するため毎朝確実にレビューしているタスクリスト

■Nozbeのタスクリスト
Nozbeのタスクリストの中で、リピート設定を行い、毎朝仕事を始める前、確実にレビュー・実行しているものがあります。
具体的にはこの様なリストになります。

inboxの整理
My Teamの確認
タスクレビュー
その他事務連絡等
作業日報記入
メールチェック・返信
交通費精算
出張精算
手帳の内容確認
名刺の整理
デスクトップの整理
机周りの片付け
スケジューラー確認・登録
掲示板チェック

最初は数個でしたが、使っているうちに少しずつ増えてて、今ではこの量になりました。

 

何がストレスになっているか?
GTDを実践する事でストレスフリーを実現すると言われています。
確かに色々な心配事や雑多なToDoなどが常に頭の中にフワフワ浮いていると相当なストレスになるでしょう。

ですので、GTDの基本的なフローに従い、頭の中の気になる事を全て収集し、処理し、整理するだけでもかなりのストレス軽減に繋がると思います。しかし大切なことはその気になることに対してコミットしたNextActionを実行し、そのToDoをリストから消して行くことが出来なければ、何のためのGTDか分かりません。

チリも積もれば山となる
先ほどのリストで挙げているToDoは、基本的には二分以内、もしくは10分位で終わる物ばかりです。 やればあっという間なのですが、午前中に締め切りのタスクがあったり、気持ちに余裕が無いと、ついつい出社して椅子に座った瞬間に仕事の資料を取り出し、メインの作業に取り掛かってしまいます。

そんな日が何日も続くと、例え小さなタスクであっても結構な量になってしまい、やらなければならないけど、やってないタスクとしてどんどん溜まって行ってしまいます。
そして溜まったタスクを一度に実行しようとすると、午前中の時間が丸々潰れてしまったりと、良いことなしです。

そんな時は、いつもその場で早くやっておけばこんな思いをする事無かったのにと、後悔するばかりです。

一日のスタートは着実に、確実に
先ほどあげた「始業時タスクリスト」は、そんな思いをしないため、少しの事を毎日確実に終わらせる方法としてとても効果的です。
人によって仕事の内容、処理するタスクは異なると思いますので、完全に一緒にはならないと思いますが、一日の仕事の始まりの時間にちょっと立ち止まり、雑多なタスクを終わらせることは、その一日としても、またトータルとしてもストレスフリーを実現するのに効果的です。

今日やる事を明確にしてクローズドタスクリストを作る
ここまで説明したのは、毎朝レビューする事で雑多なタスクを処理し、つまらないストレスを溜め込まないようにする方法です。
これはこれでストレスになるのですが、やはり一番のストレスの原因となるのは、メインの仕事で生じるタスクでしょう。例えば、私が感じて来たストレスを例にあげると

「とにかく色々やる事が沢山あり過ぎて、今日一日何からてを付ければよいか分からない。もしくは手を動かしながらも他の仕事、タスクが気になってしょうがない」

というものです。
このようなストレスを無くすための手法がクローズドタスクリストという考え方です。
詳細ははマニャーニャの法則という本で説明されていますが、要は今日実行するタスクで、これ以上は増やさないと決めた閉じたタスクリストのことです。

急ぎのメール、電話があったとしても、それを今日のタスクに追加しない。明日実行出来れば良いタスクは明日のリストに追加することで、今日のリストに入っているタスクが完了すれば一日の仕事が終わるという完全に閉じたタスクリストの事です。

このクローズドタスクリストを通勤途中に作り、今日一日で実行すれば良いタスクを明確にする事で、明日締切の重要なタスクがあったとしても、今日はそのタスクについて考えなくてもよくなるという事です。

具体的にはこのような流れになります。 まずはNozbeを開き、プロジェクトをタップ
2011-01-22 007
この状態だと、仕事、プライベート全てのプロジェクトが混在した状態で表示されれしまうので、ラベルを使ってフィルタリングを行います。
2011-01-22 008
ラベルをタップすると、そのラベル(仕事)に関するプロジェクトだけが表示されるので、それを一つ一つ開いて中身を確認します。下の画像の例では、佐倉寺崎というラベルには、11個のプロジェクトが入っている事がわかります。
2011-01-22 009
左の画像が、佐倉寺崎のラベルに入っているプロジェクトの一覧。各プロジェクトの右に表示されている数字が、そのプロジェクトに入っているタスクの数です。
右の画像は、そのプロジェクトの中【佐倉-整地設計残工事】というプロジェクトの中を表示させたものです。

2011-01-22 010 2011-01-22 011

タスクレビューの中で、そのタスク一覧の中から、今日実行するタスクに☆マークを付けます。
この流れで、全てのラベルを開き、プロジェクトの一覧を確認しながら、今日実行するタスクを確認します。
2011-01-22 012
これで、ホーム画面にもどり、NextAactionを開くと、☆を付けたタスクだけがフィルタリングされます。
2011-01-22 016
この画面に表示されるリストがクローズドタスクということになります。

出社後の作業
取り合えず、ここまで出来たらその後は仕事の事を考える必要が無くなります。
出社後、PCにログインしたらすぐにNozbeにアクセスし、Nextactionをクリック。上から順番にチェック、実行出来ればして行く事で一日の仕事を始めるという流れです。

ここで、ちょっとしたテクニックなのですが、ただ単純にNextactionをクリックしただけでは仕事、プライベートの星つきタスクが混在して表示されてしまいます。

これでは、視認性にも欠けますし、今実行する必要のないタスクが混ざっていると、意識もそれてしまいます。「Nozbeのショートカットを使いこなそう」の記事でも書きましたが、このNextActionの表示画面で、ショートカット「O」をタイプすると、このような画面が出てきます。 
2011-01-22 017. ここで、今実行しようとしているタスクが属する「ラベル」「プロジェクト」「コンテキスト」などで、スター付きのタスクをフィルタリングすることで、今実行すべきNextActionだけを表示させる事が出来るのですね。

※NextActionをフィルタリングするショートカットですが、分かりにくかったらとりあえず N→ O の順番にキーボードを打ってみてください。

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Nozbeの使い方~その9(ブックマークレット機能でGmail との連携が完璧になった)

Nozbeのアップデートで追加されたブックマークレットが思いのほか便利なので使い方、設定方法について紹介します。

■ブックマークを使う場面
通常ブックマーク機能を使う場面として考えられるのは、たとえばWebブラウジングをしている最中、何か面白い情報に出会った時、そのページを忘れないようメモしておきたい時でしょう。

これまでは単純にブラウザのブックマークへ追加したり、ソーシャルブックマークに追加していました。
最近ではEvernoteにクリップし、タグをつけて管理していましたね。

bookmarkこのような、ブックマークへページを追加するのは、そのページが自分にとってなにか興味をそそるものであり、後で読む、もしくは今後生じる作業に向けた情報収集が主な目的だと思います。

ここで紹介するNozbeブックマークレットをどの様な場面で使うかと言うと、その閲覧したページを見て、何か次のアクションを起こす、起こしたいと感じた時です。


例えば、なにか欲しい物を見つけたらそのページをブックマーク(Nozbeにクリップ)します。そうすることで、そのページのURLリンク付きのメモがNozbeのinboxに追加されます。

同じように、行きたい場所、行きたいお店、読みたい本など、直ぐに、また何時かやりたいと思う事をWebで見つけたら、このブックマークレート機能でNozbeのタスクリストに追加することが出来るのですね。
inboxに追加されたそれらのタスクはその場で、または週次レビューの中で処理を行い、具体的な次のアクションに繋げて行くと良いでしょう。

■Gmailとの連携
このブックマークレットの使い方として一番適しているのはGmailとの連携でしょう。
仕事上のタスクが生じるのは、主に会議、電話、メールの3つだと思います。

このメールによるタスクの追加、おもに他者から依頼される内容だと思いますが、これまではそのメールの内容を確認し、そのメールによって生じるネクストアクション、またはプロジェクトをNozbeに転記していました。
これ結構面倒なのですよね。

このブックマークレート機能を使うと、Gmailでメール本文を表示させ、タスクにつながる様な内容なら、その場でブックマークレットにクリップします。
そうするとNozbeのinboxに、メールへのリンクが付加されたタスクが追加されるのです。
後は、他のタスクと同じくGTDのフローにに乗せ処理して行くとよいでしょう。

■ブックマークレットの設定手順
このブックマークレートの設定方法ですが、画面右上のセッティング画面を開き
Bookmarklet, Applescriptの項目をクリックします。
次に、Bookmarklet, Applescriptのリンクををドラッグし、ブラウザのブックマークバーにドロップします。(下図参照)

nozbebookmark.
これで、ブラウザのブックマークバーにAdd action to Nozbeが追加されるので、気になるページ、タスクにつながる様なメールが出てきた際には、このリンクをクリックして下さい。

■ブックマークレットの具体的な使い方
例えば、週刊ダイアモンドから送られてきたメールマガジンの記事がちょっと気になり、本誌を購読したいと思ったら、メール本文を表示させながら、Add action to Nozbeをクリックし、ポップアップした画面に、そのタスク名を記入します。nozbebookmark2
Nozbeに戻ってみると、inboxに先ほど入力したタスクが入っているのがわかります。
nozbebookmark3
ちなみに、タスク名の左に記載されている[Link]をクリックすると、Gmail のメール本文までジャンプします。
この機能があると、メールの本文をすぐに参照出来るので、そのタスクの内容、詳細、また添付ファイルなどが閲覧出来るとという事ですね。

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Nozbeの使い方~その8(Googleカレンダーとの相性ばっちり )

Nozbeのインターフェイスがちょっと変わったなぁ~と思っていたら、変わったのは見た目だけではなくNozbeの使い方にぐっと広がりを持たせるようなアップデートが含まれていました。

NozbeのアップデートでGoogleカレンダーとの連携が完璧になった!

上記のエントリーでも書きましたが、Nozbe はGoogleカレンダーとデータの連携を取ることが出来ます。
このデータというのは、追加したタスクの期日や見積もり時間の事です。

これまでのインターフェイスでは、期日までの入力は比較的簡単に出来たのですが、その一日の中で、どの時間帯にどれくらいの時間を割くかの入力は非常に面倒なものでした。
(一度Googleカレンダーにデータを転送した上で、Googleカレンダー上で時間の変更を行う必要がありました)

今回のバージョンアップで、タスクの追加時に直接、期日、開始時間、見積もり時間を入力することが出来るようになりました。
先ずはタスクを入力し、info画面で日付の設定をボタンをクリックします。

カレンダーが表示されるのはこれまでと同じですが、その下にスライドバーが追加されたのが大きな変更箇所です。
ここで、そのタスクを開始する時間を設定することが出来るようになったんですね。

この入力が終わると瞬時にGoogleカレンダーに情報が転送されます。
Googleカレンダーを開きブラウザをリロードすると、一日のスケジュールのなかにタスク実行の時間帯が表示されます。
こんな感じですね。↓

このバージョンアップで §5 カレンダーとの組合わせ この当たりのエントリーで実行していたタスク管理手法をNozbeとGoogleカレンダーだけで出来るようになりそうですね。

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Nozbeの使い方~その7(NozbeとEvernoteを連携させる)

Nozbeの売りの一つがEvernoteとデータ連携が出来ることです。
もちろんNozbe本体の機能にも、作業に必要なメモを残せるNote機能や、作業に必要なファイルをアップロード出来る機能はあるのですが、Webクリップから、iPhoneで撮影した写真、ボイスメモ、書類のスキャニングデータなど、データ化出来る物ならほぼ全ての物をインデックスできるEvernoteの方が使い勝手がよいでしょう。

この二つのサービスの関連付けはとても簡単、全部で4ステップで完了します。
まずは、プロジェクトのinfo画面を開き、下のほうにあるEvernote Notesをクリック。

そうするとEvernoteへの接続を行うか聞いてくるポップアップが出てきます。

ここで、Connedt Nozbe to Evernoteをクリックすると、Evernoteへログインするための情報を入力する画面が表示されます。

最後に承認ボタンをクリックすれば、Evernoteとのデータ連携が完了し、Nozbe上でEvernote のメモを直接参照することが出来るようになります。

連携するにはEvernoteでメモに付加するタグの名称と、Nozbeで作成するプロジェクトの名称を同じするだけです、例えば私はEvernoteに「Inbox」と言う名称のタグを作っているのでNozbeで同じ名称のプロジェクトを作ると、そこに「Inbox」のタグを付けたノート表示されます。

実際にはこのような感じで、Evernoteのメモが表示されます。

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Nozbeの使い方~その6(紙に印刷すると便利)

複数のメンバーで仕事を進める際に定期的に行なうミーティング。
その中で、作業の進捗確認、新たなタスクの洗い出し、そしてそれらのタスクを各担当にアサインしますよね。
その打合せ資料として、Nozbeで管理しているプロジェクト一覧、タスクリストをプリントアウトしたものが非常に便利です。
これがあると項目の追加、分割など、ネクストアクションの具体的な話が出来るんです。

PCの画面を直接印刷しても良いのですが、リストが長くなると一枚に収まらなかったりと何かと不便、、、
そんな時に使うのがこのタスクリストのプリントアウト機能です。

プロジェクトのinfo画面下に表示されているプリンターアイコンがその機能です。

これをクリックすると、チェックボックス付きのリストが表示されます。

後は、これをプリントアウトすればOK。
印刷のスタイルとしては、A4の他にポケットサイズや財布に入るサイズのレイアウトが可能です。
管理はデジタルで行いたけど、出先での閲覧や手帳に貼るために紙でも欲しい半アナログ派の人には便利な機能ですね。

ちなみに、ここで紹介しているサンプル画層は、仕事の打合せが入った際に処理するタスクリストの一覧です。
日程の調整から、社内担当者への連絡、協議資料作成、打ち合わせ後の細々とした作業項目、、、まぁ、リストにしなくても出来る内容ではありますが、毎回抜けはないかと考えるよりは、一回リストを作ってしまえば後は淡々とこの項目を処理していけばよいので、精神的に楽ってことですね。

この他にも、出社後仕事を始める前の準備として「始業前作業一覧」というリストも作っています。

  • 机周りの片付け
  • 作業日報記入
  • メールチェック・返信
  • 掲示板チェック
  • その他事務連絡等
  • My Teamの確認
  • inboxの整理
  • 交通費精算
  • タスクレビュー

繁忙期には、机に座った瞬間今日の作業に取り掛かりたくなるのですが、その気持をぐっと抑えて、今日実行すべきタスクリストを見直したり、また細々とした雑務が溜まって行かないようにしているのですね。

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Nozbeの使い方~その5(ショートカットを使いこなそう)

Nozbeでは必要な操作の全てについてショートカットが準備されていますので、覚えておくと結構便利ですよ。

■通常画面でのショートカット
i – inboxを表示
n – next actionsを表示
c – カレンダーを表示
t – my teamを表示(アカウントタイプがFamily以上でないと使えない)
r – 全てのプロジェクトを表示
p – 新規プロジェクトの作成
s – 新規コンテキストの作成

■ダイアログ画面でのショートカット
o – プロジェクトの情報(info)を表示
o – next actions の画面で、タスクリストのフィルタリング
a – 新規アクション追加
y – 新規ノート作成
z – 新規ファイル作成
x – タスク削除
e – タスク編集

■タスクの詳細画面でショートカット
0 – タスク名称編集
1 – コンテキスト編集
2 – 時間の編集
3 – 日付の編集
4 – 繰り返し設定の編集
5 – プロジェクトの編集
6 – スターの編集

この中で一番便利なのが「next actionsの画面で O 」のショートカットです。Nozbeを使っている方は、一度このコマンドを実行してみてください。
何が便利かと言うと、例えば仕事、プライベートの両方で複数のプロジェクトを作成し、その中のタスクに★を付けるとNextactionの画面に、仕事、プライベート両方のNext actionタスクが表示されるのですね。

この画像では、仕事のタスクリストの中に、自宅の掃除に関するタスクが表示されてしまっています。

Nozbeの使い方~その3(ラベルとコンテキストの使い分け) で紹介したような、ラベル機能を使えば、プロジェクトレベルでのフィルタリングは出来るのですが、Next actionに仕事とプライベートのタスクが混在してしまうと、非常に見難くなりストレスを感じます。

仕事だけのタスクリストを表示させるには、仕事に関連するプロジェクト全てに【仕事】というラベルを付加する必要がありますが、そうすればNext actionの画面で【仕事】というラベルが付いたプロジェクトの中にあるタスクのみが抽出されるという訳ですね。

その他にも、プロジェクトやコンテキストでもフィルタリング出来るので、これは絶対に使わないと損な機能です。

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Nozbeの使い方~その4(タスクリストの共有)

メールによるタスクの送信 ツールと言うのは実際に使ってみないと、作り手がその中に実装したした機能の意図を理解出来ないものですね。
会社のチーム間でプロジェクト(タスク)の共有を行うために、NozbeのアカウントをFamily(5人で使用出来る)にアップグレードしたことで、チームでプロジェクト(タスクリスト)を共有する為の仕掛けが沢山隠されているのが分かりました。

そもそも、一つの仕事、そしてその仕事を構成する複数のプロジェクト、更に沢山のタスクリストを1人で処理・実行することは無理でしょう。
一つの仕事を進めるには、少なくとも数人、多ければ数十人が集まり、各人が幾つかのプロジェクト、タスクを担当する必要があります。 ある意味、1人で出来るか仕事の量なんて、たかがしれているという事ですね。

仕事の進捗を管理する管理職の立場になれば、部下にどのプロジェクトを担当させるか決める必要がありますし、割り振った後は定期的にそのプロジェクトの進捗状況を把握する必要があります。
逆に実作業を行う担当者は、管理職から指示を受けたプロジェクトの内容を理解し、そのプロジェクトを完了させるのに必要なタスクを洗い出す事で、具体的にそのプロジェクトを進める必要があります。
また、そのプロジェクトの中で、社内では出来ない内容(タスク)については協力会社にアウトソーシングする必要が出てくる場面もあると思いますので、その段取り手配、管理を行う必要があります。

この様に、一つの仕事を進めるには色々な立場の人が、その立場におけるタスク管理を行い、チームとしてプロジェクト(タスク)の共有を行う必要があります。 極端な言い方をするならば、自分一人で管理出来るタスクリストは、仕事全体から考えるとほんの一部でしか無いということですね。

タスク管理は一つの仕事全体を俯瞰して実行する必要があるので、チーム全体で閲覧、タスクの追加、変更を行えるツールが無いか色々と探してきました。 最初はExcelで作業分担表を作成したり、最近ではGoogleドキュメントのスプレッドシートを使ったりしていましたが、機能、使い勝手、一覧性などのユーザーインターフェースに納得行くものがなかなかありませんでした。

今回、アカウントのアップグレードを行い、プロジェクトの共有機能について実験的な試みを行ったことで、Nozbeがこれまでの悩みを解決してくれるツールになる可能性が見えてきました。

チーム内でのプロジェクトの共有方法、実践のレポートは今後、随時行うとして、今回はその共有を行うためのNozbeの機能について紹介したいと思います。

 

■メールによるプロジェクトの共有機能
これは、特定のプロジェクトに入っているタスクリスト、または特定のコンテキストが付加されているタスクリストを他の誰かに送信する事で、Nozbeを使っていない人とプロジェクトの共有を行う機能です。

具体的な操作方法ですが、プロジェクト内のタスクリストを送信するには、そのオプション画面を開き「MAIL」をクリックします。 表示される入力欄に送信対象者のメールアドレスを入力し、送信ボタンを押せば、対象プロジェクトに登録されているタスクリストがテキストで送信されます。 コンテキストも同様な操作でタスクリストの送信が出来ます。

 

■Nozbeユーザー同士のプロジェクト共有
お互いがNozbeユーザーであれば、もっと簡単にプロジェクトの共有が行えます。

仮に、プロジェクトAに入っているタスクリストをNozbeユーザーの誰かと共有したい時には、先ほど説明したプロジェクトのオプション画面を開き、共有ボタンをクリックします。 ここで、タスクを共有したい相手のメールアドレスを入力することで、簡単にそのプロジェクト内のタスクリストを共有する事ができます。

ここで面白いのは、共有したプロジェクト内に登録されているタスクリストは常に共有相手と同期されるのですが、自分で設定したコンテキストは共有した相手に受け渡されないということです。 これは、コンテキスト設定方法は、タスクを実行する人の環境や、考え方で異なるため、敢えて同期させるタスクに付加させず、コンテキストの付加は、そのタスクを受取った共有相手に任されるという事です。

次回はもっと本格的にプロジェクトの共有を行うTeam機能について紹介したいと思います。

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Nozbeの使い方~その3(ラベルとコンテキストの使い分け)

■ ラベル
複数のシングルアクション(タスク)が集まったものがプロジェクトとなり、複数のプロジェクトが集まったものが一つの仕事だとすると。 一般的な会社員の場合、1人で複数の仕事(案件)を担当していることでしょう。
また仕事以外にもプライベートの分野で処理すべき色々なタスクを持っている かと思います。

それらのような、複数の仕事や異なる立場で登録した属性の異なるプロジェクト(タスク)リストがNozbeの画面上に混在していると、いざ、タスク のレビューを行い処理のステップに入ろうとしても混乱してしますよね。そのような混乱を回避し、現在フォーカスすべきプロジェクト(タスク)を抽出す るのがラベルとコンテキストという機能です。

このラベルとコンテキストの使い方に決まりは無いのですが、以下のような機能上の制限が有ることを踏まえると、大まかな使い分けは自ずから決まってきます。

・ラベルはプロジェクトにのみ付加出来る。
・一つのプロジェクトに複数のラベルを付加出来る。
・コンテキストはタスクにのみ付加出来る。
・一つのタスクに複数のコンテキストを付加出来る。

ラベルとは 登録した複数のプロジェクトから、関連のあるプロジェクトを絞りこ込み表示させるのがラベルです。 例えば、担当している仕事が10件あり、その仕事全てに100個のプロジェクトがあるとします。
そのプロジェクトに仕事1〜10のラベルを付加しておけ ば、仕事1に関係するプロジェクト、仕事2に関係するプロジェクトだけを抽出する事が出来るという事ですね。

ここでは、プロジェクトA~Eに「仕事」「物件名」の二つのラベルをつけてみました。

「仕事」というラベルで絞り込みを行うと、全てのプロジェクトが表示されます。

「物件名」で絞り込みを行うと、その物件名が付加されたプロジェクトのみが表示されます。

■ コンテキスト
ラベルがプロジェクトの絞り込みを行うのに対して、個別のタスクにのみ付加出来るコンテキストは、どの様な場面でそのタスクを処理するのか?という観点で 全てのプロジェクトから横断的にタスクの絞り込みを行います。
この使い方はラベル以上に自由度が高く、その人がタスク実行をどの様な場面で行うかによって、付加するコンテキストの種類が決まってきます。
ラベルが、そのプロジェクトが何に属しているかを示すのに対し、コンテキストはタスクの実行場面を示すと言って良いでしょう。
ちなみにコンテキストに設定出来るアイコンはこんな感じです。

参考までにどの様な種類のコンテキストが作成出来るか幾つか例を挙げてみます。

1 場所によるコンテキスト
・自宅
・会社
・外出先  etc.
主にタスクを実行する場所として設定しておきます。自宅で実行するタスク、会社で実行するするタスクを絞込みたい時には、各タスクにこのようなコンテキストを付加しておきましょう。

・お店(デパート、スーパー、コンビニ)
買い物リストを作成する際、その購入したい品物をタスクとし、何処で購入するかというお店の情報をコンテキストとして付加しておきます。

2 時間をベースとしたコンテキスト
仕事と仕事の合間にちょっとした時間がある時、そこで何かのタスク処理が出来ないか?そんなタスクを絞り込むには、時間をベースとしたコンテキスト、例え ば【隙間時間】の様なコンテキストを作っておくと良いでしょう。 隙間時間が出来たら、このコンテキストをポチットクリックすることで、ちょっとした時間に実行出来るタスクリストを表示させることが出来るということです ね。

3 人をベースとしたコンテキスト
タスク実行の際、そのタスクを誰と行うか、誰にお願いするかをコンテキストとして設定することも出来るでしょう。このコンテキストはまだ使っていません が、誕生日は記念日を繰り返しのタスクとして、対象となる人のコンテキストを付加しておくのは面白いかもしれませんね。

4 自分の状態をベースとしたコンテキスト
今ひとつ調子が上がらず頭が働かない、、、、。 残業が遅い時間にまで達したり、体調が悪いとこんな状態になりますよね。こんな時にでも出来る様な単純作 業のタスクがあれば【頭が働かない時】の様なコンテキストを付加しておくと良いでしょう。

他にも色々考えられると思いますが、使用する皆さんの環境に合わせ、1番効率的なタスクの絞込みが出来るコンテキストを作るとよいでしょう。

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Nozbeの使い方~その2(Outlookから乗り換えた理由)

今回は、Outlookで実践していたGTDのタスクリストを、Nozbeに移した際に感じた事について紹介したいと思います。

こちらのブログでは、Outlookを基本ツールとしてGTDを実践する方法について紹介してきましたが、最近になってプライベート関連のタスク管理はNozbeで実践するようになりました。

その際、デスクトップでもiPhoneやPadでもタスクリストのデータをシームレスに処理出来るNozbeの使い勝手が非常に良かったので、Outlookで管理していた仕事のタスクリストを全てNozbeに移す実験をしてみました。

これまで、仕事とプライベートのタスクリストを一つのツールで管理して来なかったのは、仕事中には実行出来ないプライベートのタスクリスト、またプライベートの時間には見たくない仕事のタスクリストが混在することで、自分自身がストレスを感じるのではという不安があったためです。

その実験の結果ですが、属性の異なるタスク混在することで生じる違和感やストレスを感じる事はまったく有りませんでした。
また後のエントリーで紹介しますが、これは、ラベルとコンテキストによるタスクの絞り込みにより、今フォーカスすべきプロジェクト、タスクリスト以外を一時的に非表示とする事が出来たからでしょう。

そもそも私がタスク管理のツールはとしてOutlookを使っていたのは、Outlookカレンダーとタスクリストの連携が非常にスムーズ だったからです。逆接的に言うと、カレンダー機能が充実していないタスク管理ツールは自分にとって使えない物だったのです。

Nozbe自体のカレンダー機能は貧弱ですが、Googleカレンダーとの連携によりOutloookカレンダーと同じレベルとは言えないまでも、実用レベルに達したことで、タスクリストをNozbeに完全移行することが出来ました。

Nozbeで仕事、プライベートのタスクリストを一括管理する事になった事で、カレンダー機能は若干使いにくくなりはしましたが、タスク管理自体は驚くほど快適になりました。
そもそも、Outlook自体が持っているTodo管理機能はシンプルではありますが、タスクの階層化(プロジェクト化)や、仕事・プライベートと言った、大きな枠でのタスクの絞り込みが出来ません。

このアプリケーションの基本的な機能不足により、ある一定数以上のタスクがたまる事がストレスになり、GTDの基本である、実行レベルまでのタスク細分化が行えてなかったのですね。

実際どのような管理を行っていたかと言うと、Outlookのサイドバーに表示されているタスクリストは、シングルアクションではなく、実際は複数のシングルアクションが集まったプロジェクトでした。たとえば「案件A 報告書第一章作成」のような感じのタスクが並んでいた訳です。

このようなプロジェクトは最低でも10個以上のシングルアクション(タスク)に分割されますし、同じようなプロジェクトが20以上あると、それらを全て分解してリスト化する事は、Outlookのユーザーインターフェイスでは無理がありました。
ましてや、このリストにプライベートのタスクリストを追加するなど、とんでも無い事だったのですね。

その点、Nozbeは複数のシングルアクション(タスク)をプロジェクトとして階層管理が出来るので、やろうと思えば、全てのプロジェクトを実行出来るレベルまで細かく分解して管理する事が出来ます。
実際、OutlookのタスクリストをNozbeに移行させた後、自分でも驚く程タスクの分解が進みました。
この様にして、全てのプロジェクトを細かく分解したことにより、タスク実行の速度が目にみえて早くなったのは大きな成果ですね。
これは自分でもビックリでした。GTDを始める前と比較して、仕事の処理能力はかなり早くなったと思っていましたが、まだまだ改善の余地があったということです。

この仕事の処理能力が上がった理由については、また後のエントリーで紹介したいと思います。

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Nozbeの使い方~その1(基本に忠実なGTDアプリ)

あたり前と言えばそれ迄ですが、Nozbeで扱われるタスクの流れ(収集→処理→レビュー→実行)はGTDの基本思想に忠実です。

もちろん、GTD自体がタスク管理を行うための思想であり、実践方法や使用するツールを事細かに指定しているものではありません。

使用するツールにしても、デジタルツールで行うか手帳などのアナログツールを使うかは、その人の好みであり、一番しっくり来る物を使うとよいでしょう。

そうは言ってもiPhoneやWEBアプリのようなデジタルツールでGTDを実践したい人にとっては、使用するツールがその基本思想に沿って作られていないと、使い方を自分で工夫しカスタマイズする必要があるので、やはり使い勝手が良くないのですよね。

その点、Nozbeは最初からGTDを行うために開発されたサービスですので、そのあたりの使用感は一本筋が通っている感があります。 色々細かな所を見ていくと、改善点も多いのですが、定期的にバージョンアップも行われていく様ですので、今後に期待したいと思います。

このサービスを使い始めて約二ヶ月程経ちましたが、色々と便利な使い方、出来る事出来ない事が見えてきましたので、これから数回のエントリーに分けて、Nozbeの使い方や使ってみた感想などについて紹介したいと思います。

 

・Outlookで実践していたGTDをNozbeに変更してみて気がついたこと
・タスクのプロジェクト化は結構便利
・ラベルとコンテキストの使い分け
・プロジェクトとコンテキストに属するタスクリストのメール送信
・プロジェクトの共有機能
・Evernoteとの連携
・Googleカレンダーとの連携
・タスクのリピート
・iPhone、iPadでも使えるマルチプラットホーム
NozbeとGoogleカレンダーなどその他サービスとのデータ連携

予定としてはこのような内容を考えています。

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NozbeのアップデートでGoogleカレンダーとの連携が完璧になった!

こちらのエントリーでも紹介したように、プライベートに関するGTDのタスク管理はNozbeで行うことにしました。

EverNoteとのデータ連携が出来ることと、Googleカレンダーへのスケジュール吐き出しが出来る事など、使い方を工夫すれば非常に幅広い使い方の出来るサービスだと感じています。

ただ、ひとつ残念だったのが、Nozbeで指定したスケジュールがGoogleカレンダーに反映されるのにとても時間がかかったことです。時間がかかるというのは、数分とか数十分とかいうレベルではなく、数時間、半日というそれはとても酷いものだったのです。

なおかつ、データ連携の方向が、Nozbe ⇒Googleカレンダーと一方通行だったので、これまでは正直言って使い物にならないものでした。
しかし、この不満な点が今回のバージョンアップで一気に解消されました。

Nozbe上でタスクに実行日時を設定し、Google カレンダーをリロードすると、当たり前ですが即座にカレンダー上にタスクが表示されます。もちろんその逆も完璧で、googleカレンダー上でタスクを翌日に動かすと、Nozbeのスケジュールも即座に反映します。

この、双方向かつリアルタイムなスケジュール同期が出来るようになったことで、タスク追加の方法にもう一つの可能性が生まれました。それはGoogleカレンダーにスケジュールを登録することで、Nozbeにタスクを追加するというこれまでに無かった方法です。

例えば、Nozbeで登録したタスクの詳細を確認するとこのような表示となります

ここでは「0800_inbox」というプロジェクトに入ったNozbe ⇒ Googleカレンダーテスト」という名称のタスクを「 02自宅 」というコンテキストで「8月27日」に実施するという内容が設定されています。
このタスクをGoogleカレンダーで確認するとこのような画面になります。

ここで注目して頂きたいのは、説明のコメント部分に記載されている「#0800_Inbox @02自宅 !」という文字列です。これは、先程Nozbeで設定したプロジェクトとコンテキストの情報がここに記載されるということですね。

これは、逆にGoogleカレンダーでスケジュールを登録する際に、この文字列を説明欄に記入すればNozbeにも反映されるということです。
実際に試してみましょう。

ここで記載されている文字列の意味は
「0802_Someday」というプロジェクトに入った「Google ⇒Nozbe カレンダーテスト」という名称のタスクを「 02自宅 」というコンテキストで「8月27日 19:30~一時間」で実施するという事です。
ちなみに、文字列の一番後ろについている「!」はNextactionという意味を持ち、Nozbeでは「Starred」になります。

これをNozbeで確認すると、この条件にそってタスクが追加されている事が確認出来ますね。

これまでは、タスクを洗い出し、それをカレンダーに割り振るというのが一般的な流れだったと思いますが、このバージョンアップにより、その逆が出来るようになりました。使いこなすのはこれからですが、タスク管理の方法にまた新たな可能性を感じているところです。

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EverNoteでGTDのベースを作る

前々からプライベート関連のGTDを実践するのにどんなシステムを構築しようかと模索していたのですが、ようやくEvernote⇒Nozbe⇒googleカレンダー⇒Outlookカレンダーの流れで決まりそうです。

そんなツールやシステムにこだわらずにさっさと実行すればばいいのにと言われそうですが、システムや仕組みを考えるのがそもそも好きなのでしょうがないのです。

■プライベートのInboxはEvernoteで一元管理
仕事で発生するタスクは、メール、電話、ミーティングが発生源になる事が殆どですので、サブディスプレイに常時表示してあるOutlookのToDoリストが、一番最初にタスクを放りこむInboxとして一番使いやすいと感じています。

その一方、プライベートのタスクが発生する(思いつく)のは、自宅でノンビリしている時や、電車に乗っている時など、いわゆる三上と呼ばれる時間帯です。

「三上」で生まれたタスクを捕まえる~その1
「三上」で生まれたタスクを捕まえる~その2

その他にも、ネットをブラウジングしている際に気になる記事を見つけたりすると「後で読む」と言うタスクが発生しますし、TwitterのTLを眺めている時には、誰かの呟きに触発され「何かしたい」「後で読みたい」「どこか行きたい」などのSomdayリストに入りそうなタスクが発生します。

これらの様な場面で発生するタスクをキャプチャーするのに最も適したツールがまさにEvernoteだと思います。理由はEvernoteへノートを作成する方法の多様さですね。

例えば、先ほど挙げた場面ですが

・自宅でノンビリしている時

FastEverで一発ノート作成

・iPhoneでショートメールの最中
「@GTD#Inbox」 の件名(単語登録済み)でメール送信して「GTD」のノートブックに「Inbox」というタグを付けてノート作成

・ネットをブラウジングしている時
FireFoxのウェブクリップアドオンで簡単にノート作成

・Twitter中
@myen(単語登録済み)にリプライする事でノート作成

このように、その場その場で適したツール、方法を使う事で、ほぼ全ての場面において、気になる事をサクっとEvernoteのInboxにキャプチャー出来るのです。

これが、プライベートGTDのInboxをEvernoteで一元管理しようと考えた理由です。

■処理ステップはNozbeで
GTDの処理ステップを全てEvernoteで実行出来れば素敵なのですが、タスクを分割してプロジェクトとしたり、プロジェクトのタスク一つをネクストアクションにしたり、また、それぞれのタスクに自宅、会社、実行タイミングなどのコンテキストを付加させようとすると、やはり専用のソフトではないEvernoteでは力不足を感じます。

Todo管理のウェブサービス、アプリケーションは山ほどありますが、その中からNozbeを選んだのは、やはりEvernoteとのデータ連携が出来るからです。
連携の方法はとても簡単で、Nozbe上で作成する新しいプロジェクトの名称をEvernoteのタグ名称と合わせるだけです。
※事前にEverNoteのWEBサイトでNozbeからのアクセスを認証させるステップが必要です。

私の場合、Evernoteに「Inbox」と言う名称のタグを作っているのでNozbeで同じ名称のプロジェクトを作ると、自動的にEvernoteで「Inbox」のタグを付けたノートがNozbe上に表示されます。
↓ こんな感じ

■週次レビューでEvernoteからNozbeへ
EvernoteノートをNozbeに読み込んだ時点では、それはランドリーボックスに放り込まれた洗濯物と一緒で仕分けが全くされていません。
その仕分けがされていない洗濯物(ノートの数々)を確認し、行動に移すかどうかの判断や、具体的なタスクの分類を行う必要があります。
その作業を週に一度、いわゆる週次レビューの際に行い、実行可能なタスクへ変換するのですね。

■NextactionのタスクはGoogleカレンダーからOutlookカレンダーへ
Nozbeを使おうと決めたもう一つの理由は、Nozbeで設定したスケジュールをGoogleカレンダーに吐き出すことが出来ることです。
仕事で使っているOutlookカレンダーやiPhone、iPadのカレンダーアプリの多くは、Googleカレンダーとの同期機能を持っているので、タスクの期限や処理するタイミングを確認するのに、わざわざNozbeを立ち上げる必要がなく、通常使用しているカレンダーアプリで簡単に確認が出来るのがメリットです。
最初に仕事上のタスクはOutlookのTodoリストを使っていると書きましたが、そのタスクはOutlookのカレンダーで割り振りを行っています。
また、OutlookカレンダーはGoogleカレンダーを読み込むことが出来るので、最終的には、仕事及びプライベートのタスクを常時表示しているOutlookカレンダーで一元管理するという最終目的が実現出来たわけですね。

■まとめ
Evernoteの使い方というより、EverNoteをInboxとしたNozbeの使い方になってしまいましたが、こういうエントリーを書けるのも、APIを公開し多種多様なサービスと連携を取ることが出来るEvernoteの柔軟性があってこそでしょう。

今後は記憶の外部保存スペースとしてだけではなく、例えばノート内でマインドマップを描けたり、簡単なスプレッドシートが扱えたりするなど、思考の場所、その保存場所としても使えるように進化して欲しいものですね。

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