このまま一生β版

■タスク管理を始めたきっかけ
先日池袋の居酒屋で開催したタスクBarで話題に上がったのが、タスク管理を始めたきっかけは何？でした。

自分自身を振り返ってみても、明確に何時から始めたと言えないほど記憶が曖昧ですが、学生時代は全くやって無かったのは覚えています。

やはり、社会人になり、仕事に追われるようになってから、必要に迫られて始めたのでしょう。
最初に自分のタスクを管理していたのは、当時使っていたアイデアＤＢというEvernoteに似たメモ帳アプリでした。

基本的な用法としては、今のEvernoteと同じように、仕事やプライベートで覚えておきたい雑多な事をメモしていたようです。そして、その分類の一つとして自分のTodoを登録していました。

▽雑多なメモをフォルダーで管理た

しかし、今のようにタスクの収集から処理・整理、レビュー、実行という体系的なタスクフローが出来ていなかったためか、その当時は非常にストレスフルな生活だったと記憶しています。

▽残っている資料で最も古いTodoデータ

■GTDとの出会い
これも明確な時期は覚えてないのですが、GTDというワークフローに出会ったのは、気になるブログ記事を読んだのがきっかけだったと思います。

ゆっくりと動きながら高速でこなす、一流の研究者の Doing リスト | Lifehacking.jp

この記事で紹介されている著名な研究者が、ゆっくりではあるが、着実にタスクをこなしている描写にあれ？今の自分と何か違う、と感じたのです。

抜けのあるTodoリストを眺めながら、整理されていない頭で、思いついたタスクをその場しのぎに実行していく事を、複数のTodoをマルチタスクで処理出来ていると勘違いしていたのかもしれません。

その後は、お決まりの流れかもしれませんが、百式の田口さんを知り「ストレスフリーの仕事術」を購入し、我流ながらも体系的なタスク管理を始めました。

幸いだったのが、ちょうどその頃使っていた携帯電話(Willcom03)の端末が、OutlookのToDoリストとの同期機能がサポートされていた事です。

通勤の電車の中や、歩いている途中で思いついた雑多なタスクをその場で入力し、会社に着いたらＵＳＢケーブルでＰＣと接続し、今のクラウドのような便利さではありませんが、デバイス間でデータの同期を行うことが出来ました。

それにより、頭の中から気になる事を一掃し、さらには各タスクをOutlookのカレンダーに表示させることで、作業時間を可視化することが出来ました。

これで、今日一日、またこの先一週間の作業スケジュールに具体的な見通しを立てられるようになったのです。

■我流GTDからの脱却

このようにして、ある程度のストレスフリーを実現出来たので、その後一年くらいはOutlookをタスク管理の母艦とし、Willcom03をモバイル端末とするシステムに満足していましたが、やはり我流の感は否めず「これで本当に合っているのだろうか？」という漠然とした想いを持ち続けていました。

そんな状態を大きく変えるきっかけとなったのが、勉強会への参加です。
最初は、自分で企画したGTDのオフ会(2010年5月)でした。

振り返ると、その後タスク管理分科会で活動を一緒にすることになるヨシナさん(@447life)、毎月GTD勉強会を開催されているnomicoさん(@nomicox)、タスクＢａｒを一緒に立ち上げたtoRu^o^enDoさん(@beer10938)、子連れオフ会などでご一緒させて頂いているnorikoさん(@norixnori) など、色々な面で影響を受けている方との出会いがここから始まったのですね。

次に参加したのが二ヶ月に開催された東京ライフハック研究会Vol.1、その後、次回で7回目を迎えるタスク管理分科会を立ち上げることになります。

東京ライフハック研究会の感想など – このまま一生β版

(仮称)東ラ研タスク管理分科会を準備してます – このまま一生β版 


こうして考えてみると、タスク管理に留まらず、仕事や生活全般についての仕組みをひとつひとつ改善するようになったのは、この時期からです。

今でも、本当にGTDやタスク管理についてきちんとした理解できているかと聞かれると、自信はありません。しかし、色々な試行錯誤を重ねながら、よりスムーズでストレスフリー、なおかつ生産性の高い自分だけのワークフローを作れるという漠然とした確信は持っています。

私がタスク管理を初め今に至るのはこのような流れでした。
是非皆さんのタスク管理(GTD)への出会いについても聞かせてください。

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※前置きとして言っておきますが、これは妄想です。

ライフログという言葉にするには、あまりにも当たり前なのでどうかと思いますが、家計簿を付けるのも日々の出費を記録するライフログの一つと言えるでしょう。
自分、また家庭の出費を記録し、それを振り返ることで無駄な出費を抑え、家計のバランスをとるのが目的です。

記録するためのツールとしては、昔は家計簿ノート、パソコンが一家に一台が当たり前になってからは、色々な有料・無料の家計簿アプリが出てきました。iPhoneなどモバイル用のアプリも沢山ありますね。

最近注目しているのは、OCNがサービスを提供しているOCN家計簿。ブラウザ上で使用するクラウド家計簿です。ここに銀行口座、各種クレジットカード、電子マネーのアカウントを登録しておくと、取引履歴が自動的にインポートされます。

たとえばJR東日本のSuicaを登録しておくと、改札での自動チャージさえ自動的に記録されます。iPhone用のアプリ、Zaimとデータ連携しているのもGoodです。
自動化、本当に素晴らしい！！

しかし、この家計簿をつける作業、結構重荷になっている人が多いと思います。
毎日、または数日に一回レシートを整理をすれば良いのですが、財布がﾊﾟﾝﾊﾟﾝになるまで貯めこんでしまうと、家計簿ソフトに入力するのが非常に億劫になってしまいます。たぶんそれが辛くて家計簿をつけるのが続かない人も沢山いるでしょう。

例えば、コンビニで買い物をした時のレシート

ここには、購入した品目が文字情報として記載されています。入力の際にはその内容を一つ一つ確認しながら、アプリに入力するわけですね。

面倒ですよね。本当に面倒です。

OCN家計簿ではオンライン取引の全てを自動で入力してくれるのに、日々の生活の中で出てくる雑多な買い物、その一番大変なところが人の手でしか入力できない。

レジのレシートを出力するまでは、POSシステムに連動した電子データを持っているのに、お客さんに渡されるときは、紙に印字された文字列になってしまいます。非常に残念でなりません。

このレシートの文字列をデータ化し、家計簿アプリに登録する方法として、QRコードの活用を考えました。

もしお手元の携帯電話、iPhoneにQRコード読取アプリが入っていたら、レシートの下に置かれたQRコードを撮影してみてください。

上手く読取が出来たら、画面にこのようなデータが表示されると思います。

この記事では、

飲料品 ポカリスエット 168円
アイス ガリガリ君梨 62円
合計 230円

という文字列を自分でQRコードに変換しました.

ここからは本当に妄想ですが、QRコード作成プログラムをレジのシステムに入れてもらい、レシートに印字されたQRコードを、読み取り機能付きの家計簿アプリで撮影します。そして読みこんだ情報を家計簿アプリに自動的に入力するという流れでが出来れば便利だと思いませんか？

サービスを提供する側に、専用アプリの開発も含めどれ位の設備投資が必要か不明ですが、もし同じ距離に、QRコードレシートサービスを提供しているコンビニと、そうでないコンビニがあったとしたら、サービスを提供している方に行くと思います。

先ほどサンプルとして挙げた、セブンイレブンのレシートにも、広告用のQRコードが印刷されていますが、一体どれだけの人の目に留まり、また読取りまでして貰えるのでしょうか。

もし、レシートを使ったマーケティングを行なうなら、ユーザーが自ら求めた行動のルート上（ここでは家計簿をつけるためQRコードで撮影した画面）に広告を載せたほうがより効果的でしょう。

電子マネーがもっと一般的になり、お財布携帯が当たり前になれば、こんな手間さえ必要なくなるかもしれません。

それは一年後でしょうか、それとも二年後でしょうか。

確実に来る未来を先取りし、ユーザー、お客さんを獲得するのはどこの企業か見守りたいと思います。

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■頭に浮かんだイメージ
仕事中や道を歩いている時、自宅でお風呂に入っている時や布団に入っている時、アイデアや断片的な思考がぱっと閃く事があると思います。

この写真は会社で仕事をしている際、ふと頭の中に浮かんだイメージを、忘れないよう目の前の紙に書きなぐったものです。

このイメージの大元はこちらの記事です。ギリギリまで「まとめに入らない」能力

仕事では常に成果が求められそれに対する評価がなされます。良い仕事をしたかどうかの評価は、アウトプットしたもの質と併せ、それを生み出すために要した時間が判断基準とされます。

当然ですね。完璧で美しいプレゼン資料の作成に1日かけた人と、言いたいこと的確に伝えることを主目的とし、細かなレイアウトや体裁を省き2時間で作成した人とでは後者の方が「仕事が出来る」と評価されるでしょう。

仕事の出来る人は、様々なフレームワークを駆使し、色々な視点から問題・課題を見つめ、それを解決するために最も効果的な一本の道筋を見つけるのが上手なのだと思います。

仕事が始まった瞬間に落とし所を定め、それに向かって一直線に進むやり方はけっして間違っていません。限られた時間の中、次々と襲いかかってくるタスクを処理し、アウトプットを出し続けていくには必須のプロセスです。

■何が創造的なアイデアを妨げるか

しかし、成果に対する評価に創造性という判断基準が入ると、このプロセスは途端に力を無くしてしまうように思えます。この方法で生み出される成果は、既存の成果の枠を超えることはなく、過去に生み出されたアイデアの焼き直しになってしまうからです。

仕事を進める上で浮かんでくる沢山の思考、解決すべき問題・課題が下の図の小さな○だとすると、最も大切な部分を的確に囲うことが、効率的な仕事のやり方です。

その仕事に対する経験が浅いと、囲いの範囲が小さくなり大切な事項を取りこぼしてしまいます。的はずれな人はその囲いの範囲が中心からズレているような人なのでしょう。

【的を絞って問題を解決する】

【視野が狭いと大切な部分を取り残す】

【フォーカスが的外れだと成果も的外れ】

先程も述べましたが、効率的なアウトプットを主目的にすると、一つ一つの仕事を終わらせるスピードは早くなりますが、創造的な発想が失われてしまいます。

その原因は、一度は思考の表面に浮かんだアイデアが、アウトプットの落とし所を最初に定めた事による囲によって除外される事で、スタートの時点で捨て去られてしまうからです。

【落とし所を最初から定めると枠外のアイデアが捨てられる】

■創造的なアイデアが産まれる時

それでは、どのような時に創造的なアイデアが産まれるのでしょうか。私の体験では、目の前にあるアイデアと、他のアイデアが繋がり、融合した時、これまでには無かったような斬新的なアイデアが産まれるように思います。

これは、与えられたツールを規定の方法で使っている時には、そのツールが目的とする当たり前の結果しか出ませんが、使い方を工夫し、別のツールと組み合わせることで、思ってもみないような結果を出せるのと同じです。

そのツールとツールを繋ぎ合わせるためのアイデアこそ、枠にとらわれずに発散した思考の粒。私の描いた落書きの○と○からはみ出た小さな○なのです。

この枠に囚われない思考が、複数のアイデア同士を繋ぐことで、より大きな円を描く時、始めて既存の枠組みを超えたイノベーティブなアイデアが産まれるのです。

思考をサポートする方法・ツールとして、ブレインストーミング、KJ法、マインドマップなど色々ありますが、それを実行する際には、自分自身の思考の中に見えない枠が出来ていないか確認する必要があります。

既存の枠に囚われたまま思考を広げるのは、ハガキほどの大きさの紙にマインドマップを書いているのと同じです。

自分自身がその枠に囚われていなだろうか。。
客観的に自分自身を見ることは難しいですが、常に自問自答したいと思うものです。

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■緊急事態発生！

想像してみて下さい。

自分の家族二人が、異なる場所で同時に事故に遭ったらどうしますか？

同時は言い過ぎにしても、同じ日に何らかのトラブルに巻き込まれる可能性はゼロではありません。仕事中、そのような緊急を知らせる連絡が入ってきたらどうするか、具体的に考えてみて下さい。事態が深刻で、事故が起きた場所が離れていればいるほど、難しい判断を強いられます。現時点で確認出来る状況が曖昧であればなおさらです。

まずは上司に報告し、早退のお願いをするでしょう。次に実家や友人など、自分の代わりにサポートしてくれる人に連絡を取り、自分が行くことが出来ない方への対処をお願いします。飛行機を使うような遠方であれば、今の時間から乗ることの出来る飛行機を確認し、チケットの予約をしなければなりません。自宅に戻る必要があれば、電車に飛び乗り、持ち出す物のリストを考えます。事故であれば保険の会社への連絡、子供の事であれば学校への連絡など、やるべき事が一気に押し寄せます。それらはまさに、緊急かつ重要なタスクばかりです。

どうでしょう？そんな状況を実際に想像した方は、何とも言えない不安な気持ちになったと思います。私もこの文章を書きながら、心がざわつきました。ザワザワと。。とても嫌な感覚ですね。

■人の脳は現実と非現実の違いがわからない
なぜこのような気持ちになるのか？

脳科学の本に書かれてあった事ですが、人の脳は実際に目の前で起きている事と、自分で想像した事との区別が出来ないそうです。実際に起きていない事あっても、自分で想像していることは、脳にすると実際に起きているのです。

初めに挙げた例もそうですが、不安になるような情景を想像すると、脳はそれを現実とみなし、実際の出来事が起きたのと同じ不安感を産み出します。

万が一にも起こりうるトラブル(心配事)に対して、事前に準備するのはいいのですが、それに意識を向けることで生じた不安感で、自分の判断や行動に足枷をはめるようではいけません。その不安感を産む原因、心配事の正体を見極め、上手に対処しないと身動きが取れなくなってしまいます。

頭の切り替えが早い人ならば「可能性としてはあるかもしれないが、今は気にする事ではない」と判断し、その妄想をさっと切り捨てるでしょう。GTDでは、この判断を意識的に行なうことで精神衛生を保てるという副次的な効果があります。
自分自身を振り返っても、GTDの思考フロー実践するようになって以来、将来のモヤモヤとした事柄に対する不安を感じなくなりました。その理由について考えてみます。

■不安の原因を見極める
GTDでは、頭の中の気になること全てを書きだし、その一つ一つについて「それは何か？」という問いかけを行います。その問いかけの答えとして「行動に移す必要があるかどうか」の判断を行います。

最初に挙げた家族の事故は、起こりうるかもしれませんが、今実際に起きている事ではありません。今それに対して出来ることは何も無いのです。心配事に対して実行出来る事がなにも無いとすれば、心配するだけ無駄ということです。

もし、その気になることが、次の行動(Nextaction)を伴わないものであれば、GTDのフローに従いゴミ箱に捨ててしまいましょう。お守りを買うなど、気休めに出来ることがあれば実行しても良いかもしれません。

GTDでは気になる事(心配事)に対して、行動に移す必要があるかどうかを明確にすることで、その気になること、不安な事が、今、目の前にある現実なのか、それとも自分が創り出した形のない妄想なのかを明確にしてくれます。

今、現実の世界に生きている私達が対処しなければならないのは、実際に行動に移すことの出来る今そこにある危機だけなのです。

もし心の中にモヤモヤした気持ちを感じていたら、それを1つずつ書き出し、行動に移せるかどうか確認してみると良いかもしれません。

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仕事を進める上で、どうしても避けられないのが作業の分担です。大きな案件になると、作業量は到底一人でこなせる量では無くなります。また、設計の分野が道路、橋梁、河川等と専門外の分野に広がると、作業量だけではなく技術的なサポートも必要となります。

そのような場合は、各作業項目毎に担当部署、担当者を振り分け、定期的に進捗状況の確認や設計内容のすり合わせを行います。作業の振り分け先が、自分の部署、また社内の別の部署であれば、打ち合わせは簡単です。テーブルに図面を広げ、面と向かって行えますからね。でも、その相手が別の支社や社外の協力会社になると結構大変です。

今みたいにパソコン環境、ネットの環境が整っていなかった頃は、図面の一部をＦＡＸで送り、それをお互い見ながら電話で話していました。最近では図面をＰＤＦで送信し、パソコンの画面で見ながらか、またはプリントアウトされた図面を見ながら電話で話す。というのが普通です。

ここで問題になってくるのが、面と向かって話をしていないので、相手に説明をしたい図面の箇所が何処であるかの共通認識を持つところから始めなければならない所です。
資料が大量にある場合は、そのページ数から始まり、お互いがそのページに行きついたら、その図面の何処を見て欲しいかを「口頭で」説明する必要があります。

簡単な場合は問題ないのですが、細かい内容になってくると、自分が見て欲しい所を相手に伝えるだけで一苦労の場合もあります。ひどい場合には見ている図面自体が違ったりと。。。

そのような困ったケースを避けるために使っているのがCrossLoopというフリーソフトです。
このソフトは、自分のデスクトップ画面を相手のデスクトップに表示させる事が出来ます。その逆ももちろん可能です。

予め、お互いのPCにインストールする必要がありますが、その準備さえ出来れば、簡単なバスワード入力だけで、お互いが同時に同じものを見るという、社内で行うようなFace to Faceの環境を作ることが出来るのです。

共有の方法は、お互いソフトを立ち上げ、画面を見せたい方「共有側」に表示されている12文字のアクセスコードを「閲覧側」の入力欄に入れてもらうだけです。

画面を見せてもらう方は、Skypeのメッセージなどを使い、送ってもらったアクセスコードを入力します。

各自が操作するマウスのカーソルを同時に表示させられるので、自分が見て欲しい所を指し示すことも可能ですし、場合によっては相手のＰＣをリモートコントロールすることも可能です。
こちらの記事にも書きましたが、このソフトを使うようになって、協力会社の方をわざわざ呼んで打合せをするような場面が一切なくなりました。

打合せに使用するツールとしては、スカイプも併用します。
お互いが常にオンライン状態なので、何か確認したいことがあればチャットで質問します。
少し難しい話になると「ちょっと通話しましょうか？」という話になり、それで足りなければクロスループで画面を共有しながら話をします。

一緒に作業をしている人が隣に座っていれば感じなくて良い苦労も、その人との距離が離れれば離れるほど大きくなります。その苦労は同じやりかた、同じ道具を使っている限りなくなる事はありません。

それが当たり前と思ってしまえばそれまです。もし日常的に感じている困っていること、不便なことがあれば、その気持ちをスルーさせず、一度それはなにか？と問いかけてみましょう。
もしかすると、いま抱えている不具合を解決できる良いアイデア、ツールが見つかるかもしれません。

しかし、このツール探しには、気を付けなければならない事があります。ネット上には便利なツールを紹介するブログ、便利なネタを紹介するTweetが沢山ありますが、人から紹介されたすぐに使えるツールはすぐに使えなくなります。

日毎から感じていた不具合を解決したいという気持ち。その空白を埋めることが出来るツールこそ今を変え、自分のマインドセットを変えるものになります。もしかすると、そのツールは最新のＩＴツールではなく、手帳やメモなど使い古されたアナログツールかもしれません。
何を使うかではなく、何かを改善したい。その気持ちが最高のツールとなるのです。

ライフハックとは、違いをもたらす違いを自分の中から見出すプロセスだと思っています。ツールの使い方に躍らされるのではなく、自分が何を改善したいのかを常に自問したいと思います。

追記：
とは言っても好きなモノは好き。新しいものが出たらすぐに飛びつくのがライフハッカー的な生き方ですよね（笑）

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