Nozbeの使い方~その11(信頼できるシステムについて)

■信頼できるシステムとは何か？
GTDの最初のステップとして、頭の中にある気になる事全てを信頼できシステムに預ける というものがあります。
この信頼できるシステムと言う言葉の意味する所はなかなか分かりにくく、Twitterのタイムラインでもよく議論されているのを目にします。
このシステムという言葉については、さしあたり使用するツール、道具ということで問題ないでしょう。

デビッド・アレン氏も著書の中で、デジタル、アナログ両方について使用する道具を色々と紹介しています。
アナログで言えば手帳やメモ用紙、デジタルであれば、それこそ数えきれない程のiPhoneアプリやWebサービス、PCにインストールして使用する専用ソフトなどがあります。

■信頼できるようになるには時間がかかる
このように沢山のツールがあるにも関わらず、自分で納得し信頼して使うことの出来るツールに出会うには時間が必要です。
それは、GTD自体が基本的なタスク管理のワークフローであり、実践する人それぞれが独自の方法を持っているので、自分のタスクリストを単純に登録しただけでは、ツールの機能や開発者の意図した使い方と、GTD実践方法が上手く噛み合わないからです。

なので、そのツールが手に馴染むためには、試行錯誤を繰り返し、使い方を理解し、工夫し、自分自身のGTDワークフローを調節しながら、とことん使い込む必要があるのですね。
そこまでしてやっと、使っているツールが信頼できる、という境地に立てるのだと思うのです。

最低でも一ヶ月、そのツールにタスクリストを全部載せる事から始め、基本機能やオプションの設定、ほかのツールとの組み合わせの有無など、いろいろな視点でそのツールを眺め、出来る事出来ない事を把握してから、自分に合っているかどうかの判断をしないと、次から次へとツールを渡り歩くツール難民になってしまいます。

■信頼できるシステムに必要な機能
とはいえ、GTDのシステムとして使うツールとしては、やはり最低限の機能がないと基本フローが上手く回らず、実践自体に挫折したり、効果が半減してしまう可能性があります。
私が色々なツールを渡り歩く中で、これは必須だと考えているツールの機能はこの様な物になります。

•タスクリストを大分類で区別する事が出来る
仕事、プライベートなどの大枠でプロジェクトやタスクの絞込みが出来る。
•プロジェクトの階層化
プロジェクト、サブプロジェクトみたいな感じで管理できる。nozbeはラベルで対応
•コンテキストでの絞込み
場所や立場、時間など、色々な場面におけるタスクを抽出出来る。
•入力の容易さ
思いついたタスクを逃さないため、簡単にかつ色々な方法でタスクを登録できる

これだけの事が出来れば、後の付属機能はそれぞれの個性になると思いますので、UIやデザインなど自分の好みにあったツールを選択すれば良いでしょう。

私は、上記の基本機能が備わった上で、次のような追加機能が気に入ったためNozbeを使っています。

•カレンダーアプリとの連携
googleカレンダーと完璧に連動してくれますよね。
Nozbeの使い方~その8(Googleカレンダーとの相性ばっちり)

•タスクリストの共有機能
仕事は一人では出来ません。他の人とのタスク共有は必須です。
Nozbeの使い方~その4(タスクリストの共有)

•Evernoteとのデータ連携
仕事をする上での情報をnozbeに紐付けられるのはやはり便利。
Nozbeの使い方~その7(NozbeとEvernoteを連携させる)
EverNoteでＧＴＤのベースを作る

■信頼できるシステムは優秀な秘書？
以上、機能という視点から信頼できるツールについて考察してみましたが、次に自分自身のツールの使い方という視点から考えてみたいと思います。

Twitterのタイムラインで、GTDのシステムは秘書のようなものだというツイートを見かけました。これはとても共感出る例えですね。
秘書は社長のスケジュール管理や雑多な事務処理を一手に引受け、必要なタイミングでやるべきことをリマインドしてくれますよね。

イメージは
「社長、今日の予定は何時から、、、」
というものです。

こうやって、社長の頭を日常の雑務から解き放つことで、社長が社長として考えるべき仕事に集中させてくれる。これがGTD的な秘書の役割だと思うのです。

信頼出来る秘書は、細かいタスクからスケジュールを完璧に記憶し、然るべきタイミングでリマインドしてくれます。
逆に信頼出来ない秘書は、メモを取らないので抜けがあり、仕事の予定も予定時刻を過ぎてから慌てて知らせてきます。

自分が社長なら、どちらの秘書を雇いたいかは明らかですよね。
でも、その秘書が信頼出来ないとしたら、その秘書の使い方について一度振り返るべきだと思うのです。

・例えば、週に三日しか出社しない契約になっているとか。
・定期的な打合せの時間をとっていないとか。
・伝えるべき事を伝えていないとか。
・時間になってリマインドしてくれても実行しないとか、とか

これをGTDのワークフロー的に表現すると

・ツールが常に手元にない
・週次レビューをしていない
・収集が完全ではない
・タスクを先送りしてしまう

などですね。
自分自身がこの様な秘書の使い方をしているようでは、秘書のほうも仕事がしにくいでしょう。
もしかしたら優秀な秘書の能力を発揮させてないのは自分自身なのかもしれません。

■信頼できるシステムとは結局何か？
信頼できるシステムという言葉について考察を重ねてみましたが、結論として考えるのは、信頼できるツールとはツール単体ではなく、その使い方や、自分自身のGTDの実践方法など全てを含めた自分独自のワークフローだと思うのですね。

人それぞれに、それぞれの人生があり仕事があり、それを管理する自分だけの方法があると思うのです。是非皆さんも試行錯誤を繰り返しながら、自分自身の信頼できるツールを創り上げてみては如何でしょうか。

電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか？」を発刊させて頂きました。執筆する際、最も力を入れた箇所、想いについてはこちら

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