2011年3月 – このまま一生β版

個人的な業務効率化も必要ですが、それ以上に大切なのが一緒に仕事をするチーム全体での効率化を図ることです。

その方法は色々ありますが、先ずは皆でＧＴＤをワークフローに取り入れ、作業の漏れや、重大なミスを防げるようにしたいと考えています。

ＧＴＤ普及の方法として、チームメンバーに原点である「ストレスフリーの整理術」を読んでもらいました。そして実践するツールとしてNozbeを使ってもらっています。
これは、ＧＴＤの思想に基づき設計されたツールを使用することで、ＧＴＤの思想を型から学んでもらおうという意図がありました。

そのためにも、ＧＴＤの思想はなかなか理解できないにせよ、Nozbeだけは便利だと感じてもらう必要があります。

そこで実際に行なっているのが、Nozbeのタスクリスト印刷機能を使った社内ミーティングです。
Nozbeの使い方~その6(紙に印刷すると便利)

チーム内で設計の打合せを行う際は、各プロジェクトのタスクリストを印刷し、その項目ごとに進捗、確認事項、追加作業、担当のアサインについて話し合うのですね。
この写真は、今日行った打合せに使用したものです。
この紙一枚一枚が、一つのプロジェクトに相当するのですね。
打合せが終わったら、打ち合わせ結果を基に、各自が担当するタスクを追加、分割することで内容をブラッシュアップします。

こうやって、チーム全員でタスクリストを確認しながら話しあうことで、ミーティング自体も効率的に行う事が出来るようになりました。

Nozbe(ファミリーアカウント以上)では、掲示板が使えたり、各タスクにコメントを入れることで、仕事を進める上でのコミュニケーションをオンラインで行う機能も付いています。
しかし、やはりフェイスｔｏフェイスには敵いませんね。

電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか？」を発刊させて頂きました。執筆する際、最も力を入れた箇所、想いについてはこちら

Nozbe のFreeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。

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■OutLook
秘書の中ではかなりのお局様、タスク管理よりは、メッセージの伝達、アドレス管理、スケジュール管理が主な仕事。
GTDはあまり理解出来てなく、細かなタスク管理と言うより、大まかなプロジェクト管理と、そのスケジュール管理が得意である。
どちらかと言うとマネジメントを主体とするマネージャー向きの秘書である。
プライベートのタスクを管理をお願いすると凄く嫌な顔をされ、無理にお願いするとゴチャゴチャにされてしまう。他にも色々なスキルを持っているが、それゆえ若干メタボ気味である。

■手帳
高校を卒業したばかりの新米秘書。きちんと教えてあげれば何でも憶えてくれ、自分の好きなように育てることが出来る。
出身校によりその能力に個人差があるが、モレスクール、ほぼ高校、フランクリン学園の卒業生は特に人気が高い。
リマインドは苦手で、こちらから聞かないとスケジュールやタスクの内容は教えてくれない。

■手帳 (@ktoumeさんより)
かなり高齢な秘書でボスの力量次第で働き者にも怠け者にもなる少し気難しい。アンティークな道具を使うと魅力がアップするかも？

■Evernote
記憶力がとにかく凄い。
仕事からプライベートに到るまで、全ての情報を完璧に記憶し、聞けばすぐに答えてくれる。タスク管理のスキルも多少は備えているが、その力を発揮させるには使う方もかなりの工夫が必要である。NozbeやEgretristと仲良しで、お互い情報交換が出来る。

■Omnifocus
外資系の秘書派遣会社に所属。ＧＴＤをサポートしてくれる秘書としてはおそらく最高のスキルと美貌を持ち合わせる。この秘書を雇うには専用の部屋と高額の契約料金が必要である。

■Toodledo
見た目が取っつきにくいのと、英語しか話せないので正式に雇ったことがない。
噂によると、とにかく細かい所まで気が回る優秀な秘書らしい。
自分のデータをオープンにしているのて、他の秘書との連携が得意である。

■Nozbe
GTD学科卒業の秘書。GTDを基礎から学んでいるエリートなので、仕事、プライベートのタスク管理を完璧にこなしてくれる。
また向上心も高いため、どんどん新しいスキルを身につけてくれるのも好感が持てる。
しかし、優秀であるがゆえに契約金額は高額、そのため契約に踏みきれない経営者も多い。
スケジュール管理は苦手だが、友達のGoogle カレンダーがサポートしてくれている。
プロジェクトを進める上で必要な資料整理業務はEvernoteにアウトソーシングする事で、自分自身はタスク管理の業務に集中するようにしている。
最近日本語を話せるようになったが、たまに何言ってるか分からない。

■onenote(@kissNGSさんより)
Outlook女史とは同郷で話せる関係。仕事はできるが、会話に難がある。
同郷のゲイツ部長派で、ジョブズ部長への橋渡しを託されているフシがある。
現在、アプリ話し方教室で勉強中。社のクラウド方針には賛成している。でも、ジョブズ部長派に属する気はない。

■wunderlist(@kissNGSさんより)
気前のいいドイツの新人。仕事のやり方は普通。イケメンなので、入社するなり注目を浴びたが、先日のイメチェンは評価の分かれるところ。
いくつかの言葉を使えるが、「日本語」と「日本人」の言葉の違いがわからない。
日本語で指示すると話を遮るクセがある。

■タスクシュート
時間に超厳しいツンデレ秘書。作業予定時間に仕事が終わらないと
「え、なに、まだ終わってないの？見積り甘いんじゃないですか？」と容赦ない。
悔しさをバネに頑張ると仕事が早く終る。

■タスクシュート(＠kazumotoさんより)
仕事を楽しくやりたいという意識が高い秘書。いつも時間を気にしていて先送りした分は、容赦なく終了時間を延ばすという性格の持ち主。趣味はテトリスなどの落ち物ゲー。

■RTM(＠kazumotoさんより)
以前は牛乳を買い忘れるダメな子だったようだが、タスク学科卒業後は牛乳を買い忘れることはなくなったらしい。ひとりが好きなようで同僚とのコラボは苦手。ボブという名前のゴリラのぬいぐるみといつも一緒。

ちなみにコレが各ツールの機能、値段、プラットフォームについての比較表です。

この比較表はGoogleドキュメントのスプレッドシートで作成したもので、大元のファイルはこちらのURLです。
私が記入したのはNozbeの部分だけ、あとはこのスプレッドシートにアクセスした誰かが加筆してくれたものなのです。