仕事術から仕事力、そして人間力へ

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@rashita2さんのプログ R-style「仕事術」の体系を俯瞰してみたいで私のコメントを取り上げて頂いたので、私もその内容について改めて考えてみようと思います。

「そもそも仕事術とは何であるか?」という問いかけから展開されるそのエントリーの中で

「仕事力を上げる」こととそれを支える「仕事術」というフレーズが出てきますが、このエントリーでは私自身が「仕事力」「仕事術」という二つの言葉から何を連想するか。

さらに立ち戻って「私にとってそもそも仕事とは何?」と言う視点からも考えてみたいと思います。

まず最初に、自分にとっての「仕事」が何か?を考えた時「生活のための賃金を稼ぐ」という切実な理由は当然として、「自分を成長させる場」というのが大きな理由として上がって来るんですよね。

仕事を通して自分自信を成長させたいと言う気持ち、基本的な想いが根底にあるので、自分にとっての「仕事術」「仕事力」という言葉に対するイメージ、位置付けもその影響を受けています。

いわば「仕事術」と「仕事力」の獲得は、そのまま自分の「人間力」の向上に繋がると言う事ですね。

それでは、仕事をうまく回すための「仕事力」として何が必要かを現時点の自分の立場で考え、簡単なマインドマップに落としてみました。

こんな感じです

マインドマップの中心に来るセントラルワードは「人間力」
これは、自分自身を中心として、仕事を上手く回すために必要な「仕事力」のブランチを広く、深く広げる事で、自分の「人間力」を高めることが出来ると考えているので、この様な表現としました。

セントラルワードから広がるブランチの種類はもっと沢山有ると思いますし、置かれている立場が変われば必要とされる「仕事力」も変わっていくでしょう。

例えば、フリーランスになって、お金の収支について自分でコントロールする立場になれば、「会計力」「税務力」など、お金の実務に関わる能力が必要とさると思いますし、もし突然企業のトップに据えられたとすれば「経営力」が必須となる。

このようにして考えると、その時、その場所で必要とされる「仕事力」を高めていくことが、自分自身の「人間力」を高めていく方法だと思うのですね。

アメリカ合衆国の心理学者・アブラハム・マズローの欲求段階説では、人間の基本的欲求として最も本質的なものが「自己実現の欲求」だとされています。

これが正しいとするならば、結局、みんな何らかの形で自分自身を成長させたいという気持ちが根底にあると思うのですね。

だからこそ、このマインドマップで書かれた枝葉の能力を高めたいと願い、書店でビジネス本を手にとり、さまざまな仕事術について試行錯誤するのだと思います。

話を元に戻しますが、こうやって「人間力」のマインドマップを眺めると、セントラルワードから広がるブランチの一個一個がそれなりの重みを持ち、それだけでも「仕事術」の本が何冊も書けそうです。

最初の疑問として感じた、全ての仕事力を包括し、体系立てて解説している仕事術が見当たらないのは、対象範囲があまりにも広く、おかれた立場によって必要とされる「仕事力」が大きく異なるため、書きたくても書けない、書きようがないからだと思うのです。

もし、それに相当するものが有るとすれば、具体的なテクニックについて説明されているものではなく、人間力を高めるために必要な心構え、生きる姿勢について書かれているような本になるのではないでしょうか。

もし、私がそれについて書くとするならば、「人間力」を上げるために必要な心構えで最も大切なのは「変化を恐れず、常に自分の殻を壊していく気持ち」をテーマにすると思います。

進む方向性が多少違ったとしても、この気持ちさえ待っていれば、歩みは遅くとも、成長のプロセスに乗ることが出来ると思うからですね。

ちなみに、このサイトの名称「このまま一生β版」というのも、この先ずっとその様な気持ちを持ち続けて行きたいと言う希望を表しているのですよね。

Rashita2さんが、この先どのような形でご自身の考えをアウトプットされるか、とても楽しみにしています。

追記:僕がiPhoneラブなのは、OSやアプリが常に成長していくからなんでしょうね。

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複数の仕事を並行して進める方法

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photo credit: Techhie via photopin cc

仕事の悪循環を絶つには

複数のプロジェクトを進める際、私が気を付けているのは、一つのプロジェクトがどんなに忙しく余裕が無い状況であったとしても、他の仕事の手を止めてしまわないことです。

時間に余裕のある仕事を、忙しい仕事のために放置してしまうと、忙しい仕事が終わった頃には、その余裕のあった仕事が緊急事態に陥っている。。。という悪循環に入ってしまいます。

下の図で言うと、仕事1、仕事2がとても忙しい仕事。仕事3が比較的時間に余裕のある筈だったのが、仕事1~2に時間を奪われ、結局時間が無くなった状態ですね。

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その悪循環を防ぐためには、緊急ではない仕事(仕事3)についても、毎日少しずつ心と時間を割く必要があります。

特に、仕事3のタスクに「作業見極め」に入っているものがあると、自分自身でもその内容を把握出来ていない事があるため、ギリギリになって着手してみたら、とんでもない作業が待ち受けていた。。。なんて事にもなりかねません。

と言うか、そんな場面になんども直面し、その度に会社で泊まり込とかしていたものです。

気の重い仕事に着手するには

問題はその仕事3のような、今日の時点では緊急ではない仕事を、気持ちに余裕のない時間にどうやって割り込ませるかです。

「快楽を求め、痛みを避ける」のが人間の本質だとすると、気の重い仕事を「今」から始めるには非常に強い意志が必要になります。

意志の弱い自分のケースではありますが、大抵は延ばし延ばしになって、開始がずるずると遅れてしまいがちでした。

そんな意志の弱い私が、気の重い仕事に取り掛かる方法として使っているのが、これもまたカレンダーです。

今、この瞬間にはどうしても取り掛かることの出来ないタスクは、午後、または翌日のカレンダーに、そのタスクを割り振り、作業時間の予約をするのですね。

outlook ,gtd

Outlookのカレンダーに予定を入れておくと、指定時間にアラームのポップアップが表示されるので、その時間が来たらその予定に従い作業に取り掛かるという流れです。

この方法で、完璧とは言えないまでも、何とか、その仕事に取り掛かる事が出来るようになりました。

outlook ,gtd

これは、気の重い仕事に自分の意志で着手するには抵抗を感じるが、上司や客先から急かされたら嫌々でも取り掛からざるを得ない。
ちょっと情けないですが、そんな状況に似ていると思います。

自分で設定したカレンダーの作業予定に、自分自身の行動をコントロールさせるイメージでしょうか。

気の重い仕事でも、こうやって無理矢理スケジュールに予定を組み込んでおくことで、作業に取り掛かるきっかけを作ることが出来るようになります。

時間を割り振ることで気持ちにも余裕を

また、気持ちに余裕がなく切羽詰った状態だと、忙しい方の仕事が気になってしまいますが、これについても「カレンダー上で予め作業時間を割り振っているので、その間は他の仕事の事は考えなくてよい」という安心感を得ることが出来るのもメリットの一つですね。

outlook ,gtd

もちろん、この限られた短い時間に出来るタスクを予め準備しておく必要がありますが、それはGTDの最初のステップで行うタスクの洗い出し、分解が出来ていれば問題ないと思います。

逆に言うと、全てのタスクを「すぐ出来る」アクションレベルまで分解するというGTDの下準備があってこそ実践できる方法ではないかと思います。

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タスクリストと週間スケジュール

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photo credit: skyseeker via photopin cc

中、長期的な仕事のスケジュールを考える際、すぐに着手出来る「アクション」以外のタスク、例えば「通常作業」「作業見極め」に分類されているもので。

例えば

  • 着手までに時間の余裕があるタスク
  • 困難な内容で簡単に着手出来無いタスク
  • 単一の作業で、処理に一日以上かかるタスク

このような、すぐには着手出来ないが、今週中に処理する必要のあるタスクは、一週間のカレンダーにとりあえず配置します。

前回のエントリーでは、洗い出したタスクを分解し、すぐに出来る「アクション」レベルまで細かくした上で、カレンダー上に割り配置しましょう。と説明しました。

しかし、なかなか先の読めない仕事を、そのレベルまで分解し、一週間のカレンダーに割り振るのは正直言って困難です。

下の画像は、細かく分解したタスクを配置してみた例ですが、ここまで先を読んで作業のスケジュールを立てるのはまず無理ですね。

GTD,outlook

また、仕事の締め切り日など、週全体のスケジュールに影響するような変更が生じると、すべてのタスクをカレンダー上で動かし、再配置する必要が出てきます。

そのような事は、余計な作業を増やす原因にしかなりませんので、細かくタスクを割り付けるのは、今日一日とせいぜい明日まで。

それ以降のカレンダーには、午前、午後など、大まかな単位でタスクを配置します。
その際、それぞれの仕事の締め切りだけはしっかり入れておきます。

GTD,outlook

前日の夜、または朝の出社後に行うタスクレビューは、大まかに割り付けたタスクとその締め切り日を確認し、今日明日の範囲のみ細かいタスクへ分解する。

そしてそれらをカレンダーに割り振ることで、一日の作業段取りを行うと良いでしょう。

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タスクをカレンダーに表示するメリット

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photo credit: rox sm via photopin cc

前回のエントリーで、タスクをカレンダー上に落とし込む手順について説明しましたが、これを行うことによって得ることの出来るメリットについて、もう少し掘り下げて説明をしたいと思います。

■タスク処理に必要な時間を把握する

タスクを洗い出し、リスト化しただけでは、それらを処理するのに必要な時間が分かりません。

その仕事を終わらせる為に必要なタスクをカレンダーに並べ、時間を割り振る事で初めて全体の作業時間を把握することが出来るのです。

そして、その必要作業時間と、一日の作業終了時間(タイムリミット)を見比べながら

  • 作業終了時間を延ばして今日中に終わらせるのか?
  • 一部のタスクを人にお願いして、今日中に終わらせるのか?
  • 一部のタスクを翌日に回し、作業時間内で仕事を終わらせるのか?

と言った時間配分、リソース配分を検討する必要があるのです。

「今日のタスクを処理した結果、これだけ時間がかかった」ではなく「これらのタスクをこの時間までに終わらせるにはどうするか?」という事を考えるためにも、タスク処理に必要な時間を可視化する必要があるのです。

 作業のメリハリをつける

どのビジネス書にも書かれていることですが、作業時間にタイムリミットを設けることは、仕事にメリハリを付ける効果的方法です。

前回のエントリーでは「その日の仕事にタイムリミットを設け、一日の仕事にメリハリを付ける」という内容の文章を書きました。

これと同じく、個別に割り振った細かいタスクにもタイムリミットを設けることで、それぞれのタスクに対する集中力を高める事が出来ます。

人から押し付けられたタイムリミットは、ただのストレスになりかねませんが、自分で設けたタイムリミットは「よし、やってやるぞ!」というゲーム感覚で臨むことが出来るということですね。

休憩時間を特別に設ける

人の集中力は年齢によっても変化するそうですが、一般的に大人で30~50分と言われています。
ですので、個別のタスクにタイムリミットを設け、それをクリアする為に集中して作業を行うのは、正直言ってかなり疲れます。

最近試しているは、例えば2時間おきに15分、3時間おきに30分など、カレンダーの中に休憩時間を割り振り、次の休憩時間を目に見えるようにすることです。

疲れて来ると、ついつい他の仕事に手を出したり、最近だとTwitterのタイムラインを眺めてしまったりするんですよね。

そんな「少し疲れた、ちょっと息抜き。。。」という瞬間、カレンダーを見ると「あと30分で休憩時間」というのが分かれば、もうちょっと頑張ろうという気持ちになれるのですね。

 余計な事を考えなくてすむ

カレンダーにタスクを割り振ることで、仕事にメリハリを付けられることの他に、今考えなくてよい事を考えなくて済むというのも大きなメリットです。

これは、カレンダー上に、今自分が進めている作業、次にやる作業全てを表示しているので、今進めている作業の時間枠内では、次の作業の事を考える必要がなくなるのです。

「次の仕事は今の仕事が終わってから考える」

これがカレンダーの中で明確に分かるため、作業をしながら他の作業が気になったり、ついつい他の作業に手を出してしまうことが無くなるのです。

脱線した作業から復帰する

そうは言っても急な電話が入ったり、メールの着信があったり、チームメンバーから声をかけられたりと作業を中断させられる場面はたくさんあり、そのたびに集中力がとぎれ、その流れで別の作業を始めてしまう事も良くあると思います。

そんな場合であっても、カレンダーを確認し、本当ならば何をやっている時間なのか?が分かれば、すぐに元の作業に戻ることが出来るでしょう。

今自分が何をしているのかと併せ、今何をしていないか?を確認するのは作業が横道にそれるのを避ける方法の一つです。

次回のエントリーでは、ちょっと気の進まない仕事に着手する方法について書きたいと思います。

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GTDをカレンダーと組み合わせる

■Outlookのカレンダー機能について

以前は手帳のカレンダーを使って仕事のスケジュール管理を行っていましたが、Outlookとスマートフォンを使うようになって以来、手帳や卓上カレンダーなど、紙のカレンダーは殆ど使わなくなってしまいました。 PCで使えるカレンダーアプリとして、Outlookの他に、WebベースのものではGoogleカレンダー、Yahooカレンダーなどがありますね。 また会社でグループウェアーを導入している所は、ロータスノーツ、サイボウズなどのカレンダー機能を使っている方もいらっしゃると思います。 グループウェアーのカレンダーは使ったこと無いので比較出来ないのですが  
  • GTDのタスク管理をそのアプリ内で行えること
  • チームメンバーのカレンダーを重ねて表示出来ること
  • 操作が直感的で、タスクの追加、スケジュールの変更がマウスのドラッグで行えること
このような理由により、私のお勧めはやはりOutlookです。 画面上にカレンダーを表示させるには、左のメニューバーから予定表をクリックします。 outlook gtd カレンダーのスパン(月間、週間、一日)を選ぶメニューがありますが、GTDのプラットホームとして使いますので、表示を週間表示にします。 これで、一週間の稼働時間を全てカレンダー上で俯瞰することが出来るようになりました。 outlook gtd

■タスクをカレンダーに落とし込む

次に行うのは、画面右に表示されているタスクリストの中から今日実行に移すタスクをカレンダー入れる作業です。 リストに入っているタスクが、以前のエントリーで紹介した分類方法に従って振り分けられているならば、「アクション」の項目に分類されている仕事が今日処理するタスクとなりますので、それぞれをドラッグし、カレンダーにドロップします。 カレンダー上にドロップされたタスクには、タスクリストの記入項目がそのまま表示されるので、タスク一覧に仕事を追加する場合には頭に仕事の内容が判別出来るような頭文字を付けておくと良いでしょう。 例) 仕事1:タスクA 仕事1:タスクB 仕事1:タスクC 仕事2:タスクA 仕事2:タスクB 仕事2:タスクC 仕事3:タスクA 仕事3:タスクB 仕事3:タスクC と、こんな感じです。 outlook gtd

■カレンダー上のタスクに処理時間を設定する

ドロップされた直後のタスクには、その処理に必要となる時間の設定されていないので、ここでそのタスクの処理に必要な時間を見積ます。 Outlookのカレンダーではタスクの単位時間を細かく決めることが出来ますが、あまりにも細かいと画面に一日の稼働時間が全て表示出来なくなり、使いにくくなるので、仕事の最小時間は30分程度に設定すると良いでしょう。 outlook gtd タスクを終わらせるのに要する時間の見積もりですが、アクションリストからドロップしたタスクは、基本的には細かく分解されている筈ですので、上記で設定したタスクの最小単位(30分)を基本とし、それ以上かかりそうなタスクはその見積もり時間をベースに時間の増減を行います。 時間の増減を行う操作は非常に簡単で、Googleカレンダーと同じく、タスクをドラッグすることで時間の移動、下線をドラッグし広げることで時間の変更を行うことが出来ます。 outlook gtd Outlookのカレンダーは、アプリケーションベースなので、右クリックでのコピー&ペーストや、CTRL+ドラッグでタスクコピーなどを行うことが出来るため、カレンダー上でのタスク操作は非常に簡単で直感的となっています。 これは、WEBベースのGoogleカレンダー(現時点)では出来ない操作ですね。 GTDを実践する際、このような細かい部分の操作性の悪さがストレスになり、GTDを継続していくための障害になったりするので、使用するツールの選定はとても大事だと思います。

■一日の仕事にタイムリミットを設ける

タスクの数と、必要なタスク処理時間にもよりますが、このようにして「アクション」「手配」など、緊急を要するタスクを並べていくと、一日の有効作業時間があっと言う間に埋まってしまうと思います。 今日の作業時間内に入りきれなかったタスクは、締め切りの日程を考慮し、翌日やそれ以降の日に割り振りましょう。 また、タスクを並べる際、有効作業時間の終了時間を何に設定するかは人それぞれだと思いますが、私の場合21:00を基本的なタイムリミットとしています。(可能ならば17:30にしたいものです。。。) outlook gtd このようにして、カレンダーに配置した各タスクと一日の終わりを目に見える形で締め切りを設けることは、ダラダラと作業をしてしまう事を避けるのに非常に効果的です。

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