仕事術だけではどどまらないGTDのもう一つの側面

■GTDによって変わった一つの事
仕事術としてのGTDを実践する過程で、自分の内面が大きく変わった事がひとつあります。
たいした話ではないのですが、何か気になること、問題が起きた時、起きそうな時、それに対して「それは何か?」という問いかけが出来るようになった事です。

■GTD前の自分
生活の中で生じる色々な問題、特に人間関係に関わるようなことは、少し気になったとしてもついつい先送りにしがちです。
その問題を解決するのに必要な労力、気力よりも、時間が解決してくれることを願った現状維持を選択し問題を先送りにすることで、取り返しのつかない失敗をすることが良くありました。

仕事でもそうでした。何か気になることがあっても、問題が明らかになり、それを方向修正するための時間や労力が生じるのが嫌で、目を背けてしまう。
結局は、どうしようもない時期になって重い腰をあげチェックしてみると、案の定間違いが発覚し、対処の時間が遅くなった分だけ問題が大きくなってしまっている。
ほんとうに、よくありました。いや、いまでもまだありますね。。。。

仕事、プライベート両方で言えたのは、問題に気がついた時、直ぐに対処しておけば良かったという後悔です。後悔先に立たずとはまさにこの事です。
これまでの自分、まぁ、今の自分もまだまだですが、基本的な思考フローが「面倒な問題は先送り」という思考スタイルだったんでしょう。

もしかすると、先送りにする事で、問題がうやむやになったり、忘れ去られたり、別の問題が生じる事で問題にならなくなったりと、そんな駄目な成功体験を積み重ねた事で、悪い思考の癖が身に染みついていたのかもしれません。
ここで出て来たのがGTDです。

■GTD中の自分
GTDでは身の回りの気になる事を全て洗い出す事を要求されます。
ストレスフリーを実現させるためには、例外は認められません。
この収集というフローを通す事で、目を背けていた問題や、先送りにしていた課題が白日の元に晒されます。

次の処理というフローの中で、その問題に対して「それは何か?」という問いかけを求められます。 そこで「やらない」という選択をする事も可能ですが、問題を完全に無視出来るほどの度胸はないので、やはり何らかのアクションを取ることを選択します。

ここで明らかになった問題はやはり複雑で、簡単なワンアクションでは完了することはできません。 やはり少しずつ問題を分解し、それを解決するためのアクションも小さく分割することになります。

■GTD後の自分
面白いことに、この段階になると、これまでは非常に気が重く、目を背けていた問題がそれ程大変には見えなくなっている事です。
おまけに、その問題も最初のアクションを実行した時点で他の人のサポートが入ったり、実は問題ですら無く、最初の一歩を踏み出しただけで、あっという間に問題が消えてしまうこともありました。
こうなってくると、一体自分は何を恐れ、何を躊躇っていたのだろうという気持ちになってしまいます。
こんな事なら早く手を付けていれば良かったと、またまた後悔先に立たずです。

毎日降りかかる大量の仕事を処理し、作業の効率化を高める。その過程の中でストレスフリーを実現するワークフローとしてのGTDも重要ですが、それ以上に問題を問題と認識し、解決して行くための思考フローを自然に身につける訓練が出来るのがGTDの持つもう一つの側面だと思うのです。

もっと早くこの思考術に出会うことが出来ればよかった。
なんて、後悔しても仕方ない。全くもって後悔先に立たずです。

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ストレスフリーを実現するため毎朝確実にレビューしているタスクリスト

■Nozbeのタスクリスト
Nozbeのタスクリストの中で、リピート設定を行い、毎朝仕事を始める前、確実にレビュー・実行しているものがあります。
具体的にはこの様なリストになります。

inboxの整理
My Teamの確認
タスクレビュー
その他事務連絡等
作業日報記入
メールチェック・返信
交通費精算
出張精算
手帳の内容確認
名刺の整理
デスクトップの整理
机周りの片付け
スケジューラー確認・登録
掲示板チェック

最初は数個でしたが、使っているうちに少しずつ増えてて、今ではこの量になりました。

 

何がストレスになっているか?
GTDを実践する事でストレスフリーを実現すると言われています。
確かに色々な心配事や雑多なToDoなどが常に頭の中にフワフワ浮いていると相当なストレスになるでしょう。

ですので、GTDの基本的なフローに従い、頭の中の気になる事を全て収集し、処理し、整理するだけでもかなりのストレス軽減に繋がると思います。しかし大切なことはその気になることに対してコミットしたNextActionを実行し、そのToDoをリストから消して行くことが出来なければ、何のためのGTDか分かりません。

チリも積もれば山となる
先ほどのリストで挙げているToDoは、基本的には二分以内、もしくは10分位で終わる物ばかりです。 やればあっという間なのですが、午前中に締め切りのタスクがあったり、気持ちに余裕が無いと、ついつい出社して椅子に座った瞬間に仕事の資料を取り出し、メインの作業に取り掛かってしまいます。

そんな日が何日も続くと、例え小さなタスクであっても結構な量になってしまい、やらなければならないけど、やってないタスクとしてどんどん溜まって行ってしまいます。
そして溜まったタスクを一度に実行しようとすると、午前中の時間が丸々潰れてしまったりと、良いことなしです。

そんな時は、いつもその場で早くやっておけばこんな思いをする事無かったのにと、後悔するばかりです。

一日のスタートは着実に、確実に
先ほどあげた「始業時タスクリスト」は、そんな思いをしないため、少しの事を毎日確実に終わらせる方法としてとても効果的です。
人によって仕事の内容、処理するタスクは異なると思いますので、完全に一緒にはならないと思いますが、一日の仕事の始まりの時間にちょっと立ち止まり、雑多なタスクを終わらせることは、その一日としても、またトータルとしてもストレスフリーを実現するのに効果的です。

今日やる事を明確にしてクローズドタスクリストを作る
ここまで説明したのは、毎朝レビューする事で雑多なタスクを処理し、つまらないストレスを溜め込まないようにする方法です。
これはこれでストレスになるのですが、やはり一番のストレスの原因となるのは、メインの仕事で生じるタスクでしょう。例えば、私が感じて来たストレスを例にあげると

「とにかく色々やる事が沢山あり過ぎて、今日一日何からてを付ければよいか分からない。もしくは手を動かしながらも他の仕事、タスクが気になってしょうがない」

というものです。
このようなストレスを無くすための手法がクローズドタスクリストという考え方です。
詳細ははマニャーニャの法則という本で説明されていますが、要は今日実行するタスクで、これ以上は増やさないと決めた閉じたタスクリストのことです。

急ぎのメール、電話があったとしても、それを今日のタスクに追加しない。明日実行出来れば良いタスクは明日のリストに追加することで、今日のリストに入っているタスクが完了すれば一日の仕事が終わるという完全に閉じたタスクリストの事です。

このクローズドタスクリストを通勤途中に作り、今日一日で実行すれば良いタスクを明確にする事で、明日締切の重要なタスクがあったとしても、今日はそのタスクについて考えなくてもよくなるという事です。

具体的にはこのような流れになります。 まずはNozbeを開き、プロジェクトをタップ
2011-01-22 007
この状態だと、仕事、プライベート全てのプロジェクトが混在した状態で表示されれしまうので、ラベルを使ってフィルタリングを行います。
2011-01-22 008
ラベルをタップすると、そのラベル(仕事)に関するプロジェクトだけが表示されるので、それを一つ一つ開いて中身を確認します。下の画像の例では、佐倉寺崎というラベルには、11個のプロジェクトが入っている事がわかります。
2011-01-22 009
左の画像が、佐倉寺崎のラベルに入っているプロジェクトの一覧。各プロジェクトの右に表示されている数字が、そのプロジェクトに入っているタスクの数です。
右の画像は、そのプロジェクトの中【佐倉-整地設計残工事】というプロジェクトの中を表示させたものです。

2011-01-22 010 2011-01-22 011

タスクレビューの中で、そのタスク一覧の中から、今日実行するタスクに☆マークを付けます。
この流れで、全てのラベルを開き、プロジェクトの一覧を確認しながら、今日実行するタスクを確認します。
2011-01-22 012
これで、ホーム画面にもどり、NextAactionを開くと、☆を付けたタスクだけがフィルタリングされます。
2011-01-22 016
この画面に表示されるリストがクローズドタスクということになります。

出社後の作業
取り合えず、ここまで出来たらその後は仕事の事を考える必要が無くなります。
出社後、PCにログインしたらすぐにNozbeにアクセスし、Nextactionをクリック。上から順番にチェック、実行出来ればして行く事で一日の仕事を始めるという流れです。

ここで、ちょっとしたテクニックなのですが、ただ単純にNextactionをクリックしただけでは仕事、プライベートの星つきタスクが混在して表示されてしまいます。

これでは、視認性にも欠けますし、今実行する必要のないタスクが混ざっていると、意識もそれてしまいます。「Nozbeのショートカットを使いこなそう」の記事でも書きましたが、このNextActionの表示画面で、ショートカット「O」をタイプすると、このような画面が出てきます。 
2011-01-22 017. ここで、今実行しようとしているタスクが属する「ラベル」「プロジェクト」「コンテキスト」などで、スター付きのタスクをフィルタリングすることで、今実行すべきNextActionだけを表示させる事が出来るのですね。

※NextActionをフィルタリングするショートカットですが、分かりにくかったらとりあえず N→ O の順番にキーボードを打ってみてください。

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東ラ研タスク管理分科会Vol.3に参加しました

これで三回目となるタスク管理分科会。
今回も前回と同じくらい、いやそれ以上に盛り上がったと思います。

今回のテーマはGTDのフローを通じて、年間目標を見つけましょう、そしてみんなでシェアーしましょうという内容でした。 参加者の皆さんがそれぞれ感想を書かれた記事をアップされていますが、私の方からは、ちょっとだけ運営側の目線で振り返ってみたいと思います。

■グループワークの狙い
このGTDのフローを実際に実行してみるグループワークは二つの目的をもって行いました。
一つは
・具体的な収集作業を行うことで、GTDの目指すところの「頭の中をすっきりさせる」を実感してもらうこと。
もう一つは
・勉強会で感じた熱気、沸き起こったモチベーションを具体的な行動に移してもらうこと。
でした。

■収集について
収集については、事前にスタッフ 全員で考えたトリガーリストを使いました。
2011012601. 
100以上のトリガーリストがあったので、収集の時間が足りないのではと心配しましたが、振り返ってみるとちょうど良い時間だったと思います。
そうは言っても、短い時間のなか、グループワーク用の作業でしたので、これで全ての気になる事を洗い出すことは難しかったのでは無いでしょうか。
ぜひ、これから行っていただく週次レビューにこのリストを活用して頂ければと思います。

■行動に移すことについて
色々なセミナーや勉強会に参加して、その日はすっごい刺激を受けやる気になっても、一晩寝てしまうと、その気持がどこかに行ってしまっていた。。。

なんて体験を何度も繰り返してきたのは、私だけでは無いはずです(笑)
勉強会での気づきや、立てた目標をより具体的に行動に移すためにまずは最初の一歩を踏み出して欲しい。そのためにどんな仕掛けをつくろうか?

2011012602という事で考えたのが、ワーキングの中でピックアップして貰った今年の目標となるタスクに対し、具体的なNextActionを考えて、みんなの前で発表してもらうことした。 

どうでしょう?勉強会終了後、目標達成に向けたNextActionその日のうちに実行出来たでしょうか?

たとえその目標が荒唐無稽なものだとしても、踏み出した一歩は何もせずに立ち止まっているのに比べれば遥かに意味のある行動だと思います。

ちなみに、私の今年の目標は電子書籍を一冊作ること。内容はもちろんGTDをベースとした仕事術になるでしょう。

実はこのブログもその原稿として書いているようなもので、カテゴリーのセクションは書籍の目次を意識しているのですね。
全体としてはこのような構成になると考えています。

問題としては、当初GTDのメインツールとして使用していたOutlookを今では殆ど使っていないこと。。。
おかげで、最初に書いていた記事が殆ど使えない事になってしまっていることです。。。(笑)

■反省点
開催直前になって、開催の挨拶、ゲストトーク、グループワークで使おうと思っていたスライドが開かない!!!
焦りました。これは本当に焦りました。

自分の分だけなら、アドリブで回避できるにしても、ゲストトークでベックさんが使うスライドが開かないと、こればかりはなんともならない。。
前日夜には問題なく開けていたので、原因がさっぱり分からない。

とりあえず最初の挨拶だけはiPadのKeyNoteにバックアップしていたデータをVGA接続ケーブルでプロジェクターに接続し、なんとか終了。
自己紹介の時間に、ヨシナさんがパワーポイントの閲覧ソフトを一旦アンインストール、再インストールして、無事開くようになりました。
マシントラブルに見舞われても対応出来るよう、機材、データは複数準備しておかないといけませんね。

■次回のテーマは、、、
熱いトークで目標について語って頂いたベックさん。本当にありがとうございました。
目標を立てることがトップダウンのアプローチであるならば、日々のタスク管理はその目標に近づくためのボトムアップ的なアプローチ、手法だと思います。
このテーマは難しいかもしれませんが、もう少し掘り下げると面白いかもね。

次回の分科会は3/13日を予定しています。
またスタッフ一同、参加していただいた皆さんに少しでも大きな気づきを得てもらえるような会を開けるよう知恵を絞って頑張りたいと思います。

最後に、勉強会を開催するにあたり一緒に頑張って頂いたスタッフの皆さん、お疲れさまでした!
本当に皆と一緒に議論し、準備し、一つの会を無事開催できたことを嬉しく思います。

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作業の効率化を突き詰めたら机からマウスが無くなった

■マウスが無い仕事机
左手を効率的に使う事で、日常的に行っているpcの操作をどこまで早く、効率的に行う事が出来るかを突き詰めた結果がこの仕事机です。
見て頂ければわかるように、私の机にはマウスがありません。 
マウスの代わりとして使っているのが、ワコムのペンタブレットBambooと、Belkinの左手入力ツールです。
この組み合わせになってからもう一年以上経ちますが、一日中PCの操作を行う事で生じていた、慢性的な右手の痛み(腱鞘炎?)が無くなりました。

20101025 013

仕事の内容が設計なので、ほぼ一日中CADを使って図面を書いているのですが、その作業の中で真ん中のホイールボタンを使った図面の拡大縮小を行う頻度が半端なく多いのですね。

その操作による負担は私の右手だけでなく、マウスにもかかり、早いときには半年に一度くらいのペースでマウスも壊れてました。ホイールボタンがスカスカになったり、ゴワゴワになるんですよね。

マウスは買い換えれば問題無いのですが、自分の手だけはそうもいかず、右手の負担を減らすため試行錯誤してきました。

■両手利きになるまでの軌跡
最初に試したのは、マウスを左手に持つことでした。基本は右利きなので、最初はかなり違和感を感じましたし、最初の数日間は作業スピードが落ちました。当然ですよね。
でも、そんな事を言ってられない位、右手か熱を持って痛かったのです。
効果はバツグンで、その数日の間に右手の鈍い痛みは無くなりました。

しかし、その分慣れない左手にかかる負担は大きかったらしく、ほんの数週間で左手も右手と同じ用な症状になってしまいました。。。。

仕方なく、再度マウスを右手に持ち替え、右手が痛くなったらまた左手にとやってるうちに、マウスに関しては完全に右手、左手にの両方で完璧に使えるようになりました。
そうなってくると、いちいちマウスを持ち替えるのが面倒になり、パソコンにマウスを二つ繋げ、何時でもどちらでも使えるように設定しました。

ここで一つの発見があったんですね。
それは、右手でポインタの操作と左右のクリック、左手では中央のホイールボタンを使うという作業の分担を行う事で、左右の手にかかる負担を劇的に減らすことが出来たんです。

■今度はマウスが重くなった。。。
たぶんこの状態で二年位作業を続けていたと思いますが、別な不具合を感じるようになりました。
それはマウスが重く感じると言うことでした。一日ずっと作業をしていると、マウスを持っている右手の手首がだるく感じるようになったのです。
その原因は、PCのモニターをデュアルディスプレイにしたことで、ポインターの移動範囲がこれまでの二倍、要はマウスを動かす距離が二倍になったからだと思います。

それを何とかしようと考えて購入したのがワコムのバンブーです。
いわゆるペンタブレットですね。普通はデザイナーさんなんかが絵を書いたりするのに使うのでしょうけど、このペン自体がマウスの変わりにもなるので、これを代用しようと思ったのです。

■ペンタブレットのメリット
このペンタブレットのメリットとしては、右手に持つペンが非常に軽く、ポインターの移動がとても楽な事、またペン先をタブレットに当てることで左クリック、親指が触れる所にあるボタンで右クリックなどの操作が出来る。要は鉛筆を持った状態で、マウスで行う操作が全て出来るのはとても便利なのです。

■左手入力ツール
良いことばかりではなく、ペンタブレットを使うことで、若干不具合を感じたのが右手で真ん中ボタンを使った画面のスクロール(CADでは画面の拡大、縮小)ができなくなったことと、常にペンを右手に持っているため、キーボードのショートカットが使いにくくなったことです。 

これをなんとかしようと思って購入したのが、このBelkinの左手入力ツールです。
写真では沢山ボタンが並んでいますが、この一つ一つにショートカットを割り当てる事で、常に右手はペンを持ち、左でショートカットや、ホイールによる画面のスクロールが出来るようになりました。

20101025 014

たとえば、このツールにどんなショートカット、キーを割り当てているかというと
・コピー:Ctrl+c
・カット :Ctrl+x
・ペースト:Ctrl+V
・アンドゥ:Ctrl+Z
・Enter
・Esc
・Delete
・F2
・F3(Autocadでよく使う)
・F8(Autocadでよく使う)
・Ctrl+alt+ ←(表示画面を左のディスプレイに移動)
・Ctrl+alt+ →(表示画面を右のディスプレイに移動)
・Alt+F4


などなどです。

■まとめ
マウスは利き手で操作するもの、というマインドセットがある限りこの作業スタイルは生まれなかったでしょう。
私の場合は右手の痛みというやむを得ない状況により、試行錯誤を余儀なくされたのですが、もしマウスに限らず、ブラウザやIME、メールクライアントなど、PCに入っていたから使っているようなツールがあれば、一度

「自分は何故それを使っているのか?」
「他に良いツールはないか?」
「ツールの組み合わせでもっと便利にならないか?」

など、自問してみては如何でしょうか。

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Nozbeの使い方~その9(ブックマークレット機能でGmail との連携が完璧になった)

Nozbeのアップデートで追加されたブックマークレットが思いのほか便利なので使い方、設定方法について紹介します。

■ブックマークを使う場面
通常ブックマーク機能を使う場面として考えられるのは、たとえばWebブラウジングをしている最中、何か面白い情報に出会った時、そのページを忘れないようメモしておきたい時でしょう。

これまでは単純にブラウザのブックマークへ追加したり、ソーシャルブックマークに追加していました。
最近ではEvernoteにクリップし、タグをつけて管理していましたね。

bookmarkこのような、ブックマークへページを追加するのは、そのページが自分にとってなにか興味をそそるものであり、後で読む、もしくは今後生じる作業に向けた情報収集が主な目的だと思います。

ここで紹介するNozbeブックマークレットをどの様な場面で使うかと言うと、その閲覧したページを見て、何か次のアクションを起こす、起こしたいと感じた時です。


例えば、なにか欲しい物を見つけたらそのページをブックマーク(Nozbeにクリップ)します。そうすることで、そのページのURLリンク付きのメモがNozbeのinboxに追加されます。

同じように、行きたい場所、行きたいお店、読みたい本など、直ぐに、また何時かやりたいと思う事をWebで見つけたら、このブックマークレート機能でNozbeのタスクリストに追加することが出来るのですね。
inboxに追加されたそれらのタスクはその場で、または週次レビューの中で処理を行い、具体的な次のアクションに繋げて行くと良いでしょう。

■Gmailとの連携
このブックマークレットの使い方として一番適しているのはGmailとの連携でしょう。
仕事上のタスクが生じるのは、主に会議、電話、メールの3つだと思います。

このメールによるタスクの追加、おもに他者から依頼される内容だと思いますが、これまではそのメールの内容を確認し、そのメールによって生じるネクストアクション、またはプロジェクトをNozbeに転記していました。
これ結構面倒なのですよね。

このブックマークレート機能を使うと、Gmailでメール本文を表示させ、タスクにつながる様な内容なら、その場でブックマークレットにクリップします。
そうするとNozbeのinboxに、メールへのリンクが付加されたタスクが追加されるのです。
後は、他のタスクと同じくGTDのフローにに乗せ処理して行くとよいでしょう。

■ブックマークレットの設定手順
このブックマークレートの設定方法ですが、画面右上のセッティング画面を開き
Bookmarklet, Applescriptの項目をクリックします。
次に、Bookmarklet, Applescriptのリンクををドラッグし、ブラウザのブックマークバーにドロップします。(下図参照)

nozbebookmark.
これで、ブラウザのブックマークバーにAdd action to Nozbeが追加されるので、気になるページ、タスクにつながる様なメールが出てきた際には、このリンクをクリックして下さい。

■ブックマークレットの具体的な使い方
例えば、週刊ダイアモンドから送られてきたメールマガジンの記事がちょっと気になり、本誌を購読したいと思ったら、メール本文を表示させながら、Add action to Nozbeをクリックし、ポップアップした画面に、そのタスク名を記入します。nozbebookmark2
Nozbeに戻ってみると、inboxに先ほど入力したタスクが入っているのがわかります。
nozbebookmark3
ちなみに、タスク名の左に記載されている[Link]をクリックすると、Gmail のメール本文までジャンプします。
この機能があると、メールの本文をすぐに参照出来るので、そのタスクの内容、詳細、また添付ファイルなどが閲覧出来るとという事ですね。

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NozbeのiPhoneアプリがバージョンアップしました

久しぶりにNozbeのiPhoneアプリがバージョンアップされました。 おっ!っと思って確認しましたが、今回のバージョンアップはデザインのみの変更のようです。 ▼アップデートのお知らせ デザインの変更のみとのアナウンスですが、実際に触ってみると全体的に動きがスムーズになっているようです。 Web版にも大規模な機能追加、アップデートが予定されているので、そちらも楽しみにしたいと思います。

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