Nozbeの使い方~その5(ショートカットを使いこなそう)

Nozbeでは必要な操作の全てについてショートカットが準備されていますので、覚えておくと結構便利ですよ。

■通常画面でのショートカット
i – inboxを表示
n – next actionsを表示
c – カレンダーを表示
t – my teamを表示(アカウントタイプがFamily以上でないと使えない)
r – 全てのプロジェクトを表示
p – 新規プロジェクトの作成
s – 新規コンテキストの作成

■ダイアログ画面でのショートカット
o – プロジェクトの情報(info)を表示
o – next actions の画面で、タスクリストのフィルタリング
a – 新規アクション追加
y – 新規ノート作成
z – 新規ファイル作成
x – タスク削除
e – タスク編集

■タスクの詳細画面でショートカット
0 – タスク名称編集
1 – コンテキスト編集
2 – 時間の編集
3 – 日付の編集
4 – 繰り返し設定の編集
5 – プロジェクトの編集
6 – スターの編集

この中で一番便利なのが「next actionsの画面で O 」のショートカットです。Nozbeを使っている方は、一度このコマンドを実行してみてください。
何が便利かと言うと、例えば仕事、プライベートの両方で複数のプロジェクトを作成し、その中のタスクに★を付けるとNextactionの画面に、仕事、プライベート両方のNext actionタスクが表示されるのですね。

この画像では、仕事のタスクリストの中に、自宅の掃除に関するタスクが表示されてしまっています。

Nozbeの使い方~その3(ラベルとコンテキストの使い分け) で紹介したような、ラベル機能を使えば、プロジェクトレベルでのフィルタリングは出来るのですが、Next actionに仕事とプライベートのタスクが混在してしまうと、非常に見難くなりストレスを感じます。

仕事だけのタスクリストを表示させるには、仕事に関連するプロジェクト全てに【仕事】というラベルを付加する必要がありますが、そうすればNext actionの画面で【仕事】というラベルが付いたプロジェクトの中にあるタスクのみが抽出されるという訳ですね。

その他にも、プロジェクトやコンテキストでもフィルタリング出来るので、これは絶対に使わないと損な機能です。

Related Articles:

Nozbe
電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。執筆する際、最も力を入れた箇所、想いについてはこちら

Nozbe のFreeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。

Post Footer automatically generated by Add Post Footer Plugin for wordpress.

Nozbeの使い方~その4(タスクリストの共有)

メールによるタスクの送信 ツールと言うのは実際に使ってみないと、作り手がその中に実装したした機能の意図を理解出来ないものですね。
会社のチーム間でプロジェクト(タスク)の共有を行うために、NozbeのアカウントをFamily(5人で使用出来る)にアップグレードしたことで、チームでプロジェクト(タスクリスト)を共有する為の仕掛けが沢山隠されているのが分かりました。

そもそも、一つの仕事、そしてその仕事を構成する複数のプロジェクト、更に沢山のタスクリストを1人で処理・実行することは無理でしょう。
一つの仕事を進めるには、少なくとも数人、多ければ数十人が集まり、各人が幾つかのプロジェクト、タスクを担当する必要があります。 ある意味、1人で出来るか仕事の量なんて、たかがしれているという事ですね。

仕事の進捗を管理する管理職の立場になれば、部下にどのプロジェクトを担当させるか決める必要がありますし、割り振った後は定期的にそのプロジェクトの進捗状況を把握する必要があります。
逆に実作業を行う担当者は、管理職から指示を受けたプロジェクトの内容を理解し、そのプロジェクトを完了させるのに必要なタスクを洗い出す事で、具体的にそのプロジェクトを進める必要があります。
また、そのプロジェクトの中で、社内では出来ない内容(タスク)については協力会社にアウトソーシングする必要が出てくる場面もあると思いますので、その段取り手配、管理を行う必要があります。

この様に、一つの仕事を進めるには色々な立場の人が、その立場におけるタスク管理を行い、チームとしてプロジェクト(タスク)の共有を行う必要があります。 極端な言い方をするならば、自分一人で管理出来るタスクリストは、仕事全体から考えるとほんの一部でしか無いということですね。

タスク管理は一つの仕事全体を俯瞰して実行する必要があるので、チーム全体で閲覧、タスクの追加、変更を行えるツールが無いか色々と探してきました。 最初はExcelで作業分担表を作成したり、最近ではGoogleドキュメントのスプレッドシートを使ったりしていましたが、機能、使い勝手、一覧性などのユーザーインターフェースに納得行くものがなかなかありませんでした。

今回、アカウントのアップグレードを行い、プロジェクトの共有機能について実験的な試みを行ったことで、Nozbeがこれまでの悩みを解決してくれるツールになる可能性が見えてきました。

チーム内でのプロジェクトの共有方法、実践のレポートは今後、随時行うとして、今回はその共有を行うためのNozbeの機能について紹介したいと思います。

 

■メールによるプロジェクトの共有機能
これは、特定のプロジェクトに入っているタスクリスト、または特定のコンテキストが付加されているタスクリストを他の誰かに送信する事で、Nozbeを使っていない人とプロジェクトの共有を行う機能です。

具体的な操作方法ですが、プロジェクト内のタスクリストを送信するには、そのオプション画面を開き「MAIL」をクリックします。 表示される入力欄に送信対象者のメールアドレスを入力し、送信ボタンを押せば、対象プロジェクトに登録されているタスクリストがテキストで送信されます。 コンテキストも同様な操作でタスクリストの送信が出来ます。

 

■Nozbeユーザー同士のプロジェクト共有
お互いがNozbeユーザーであれば、もっと簡単にプロジェクトの共有が行えます。

仮に、プロジェクトAに入っているタスクリストをNozbeユーザーの誰かと共有したい時には、先ほど説明したプロジェクトのオプション画面を開き、共有ボタンをクリックします。 ここで、タスクを共有したい相手のメールアドレスを入力することで、簡単にそのプロジェクト内のタスクリストを共有する事ができます。

ここで面白いのは、共有したプロジェクト内に登録されているタスクリストは常に共有相手と同期されるのですが、自分で設定したコンテキストは共有した相手に受け渡されないということです。 これは、コンテキスト設定方法は、タスクを実行する人の環境や、考え方で異なるため、敢えて同期させるタスクに付加させず、コンテキストの付加は、そのタスクを受取った共有相手に任されるという事です。

次回はもっと本格的にプロジェクトの共有を行うTeam機能について紹介したいと思います。

Related Articles:

Nozbe
電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。執筆する際、最も力を入れた箇所、想いについてはこちら

Nozbe のFreeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。

Post Footer automatically generated by Add Post Footer Plugin for wordpress.

Nozbeの使い方~その3(ラベルとコンテキストの使い分け)

■ ラベル
複数のシングルアクション(タスク)が集まったものがプロジェクトとなり、複数のプロジェクトが集まったものが一つの仕事だとすると。 一般的な会社員の場合、1人で複数の仕事(案件)を担当していることでしょう。
また仕事以外にもプライベートの分野で処理すべき色々なタスクを持っている かと思います。

それらのような、複数の仕事や異なる立場で登録した属性の異なるプロジェクト(タスク)リストがNozbeの画面上に混在していると、いざ、タスク のレビューを行い処理のステップに入ろうとしても混乱してしますよね。そのような混乱を回避し、現在フォーカスすべきプロジェクト(タスク)を抽出す るのがラベルとコンテキストという機能です。

このラベルとコンテキストの使い方に決まりは無いのですが、以下のような機能上の制限が有ることを踏まえると、大まかな使い分けは自ずから決まってきます。

・ラベルはプロジェクトにのみ付加出来る。
・一つのプロジェクトに複数のラベルを付加出来る。
・コンテキストはタスクにのみ付加出来る。
・一つのタスクに複数のコンテキストを付加出来る。

ラベルとは 登録した複数のプロジェクトから、関連のあるプロジェクトを絞りこ込み表示させるのがラベルです。 例えば、担当している仕事が10件あり、その仕事全てに100個のプロジェクトがあるとします。
そのプロジェクトに仕事1〜10のラベルを付加しておけ ば、仕事1に関係するプロジェクト、仕事2に関係するプロジェクトだけを抽出する事が出来るという事ですね。

ここでは、プロジェクトA~Eに「仕事」「物件名」の二つのラベルをつけてみました。

「仕事」というラベルで絞り込みを行うと、全てのプロジェクトが表示されます。

「物件名」で絞り込みを行うと、その物件名が付加されたプロジェクトのみが表示されます。

■ コンテキスト
ラベルがプロジェクトの絞り込みを行うのに対して、個別のタスクにのみ付加出来るコンテキストは、どの様な場面でそのタスクを処理するのか?という観点で 全てのプロジェクトから横断的にタスクの絞り込みを行います。
この使い方はラベル以上に自由度が高く、その人がタスク実行をどの様な場面で行うかによって、付加するコンテキストの種類が決まってきます。
ラベルが、そのプロジェクトが何に属しているかを示すのに対し、コンテキストはタスクの実行場面を示すと言って良いでしょう。
ちなみにコンテキストに設定出来るアイコンはこんな感じです。

参考までにどの様な種類のコンテキストが作成出来るか幾つか例を挙げてみます。

1 場所によるコンテキスト
・自宅
・会社
・外出先  etc.
主にタスクを実行する場所として設定しておきます。自宅で実行するタスク、会社で実行するするタスクを絞込みたい時には、各タスクにこのようなコンテキストを付加しておきましょう。

・お店(デパート、スーパー、コンビニ)
買い物リストを作成する際、その購入したい品物をタスクとし、何処で購入するかというお店の情報をコンテキストとして付加しておきます。

2 時間をベースとしたコンテキスト
仕事と仕事の合間にちょっとした時間がある時、そこで何かのタスク処理が出来ないか?そんなタスクを絞り込むには、時間をベースとしたコンテキスト、例え ば【隙間時間】の様なコンテキストを作っておくと良いでしょう。 隙間時間が出来たら、このコンテキストをポチットクリックすることで、ちょっとした時間に実行出来るタスクリストを表示させることが出来るということです ね。

3 人をベースとしたコンテキスト
タスク実行の際、そのタスクを誰と行うか、誰にお願いするかをコンテキストとして設定することも出来るでしょう。このコンテキストはまだ使っていません が、誕生日は記念日を繰り返しのタスクとして、対象となる人のコンテキストを付加しておくのは面白いかもしれませんね。

4 自分の状態をベースとしたコンテキスト
今ひとつ調子が上がらず頭が働かない、、、、。 残業が遅い時間にまで達したり、体調が悪いとこんな状態になりますよね。こんな時にでも出来る様な単純作 業のタスクがあれば【頭が働かない時】の様なコンテキストを付加しておくと良いでしょう。

他にも色々考えられると思いますが、使用する皆さんの環境に合わせ、1番効率的なタスクの絞込みが出来るコンテキストを作るとよいでしょう。

Related Articles:

Nozbe
電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。執筆する際、最も力を入れた箇所、想いについてはこちら

Nozbe のFreeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。

Post Footer automatically generated by Add Post Footer Plugin for wordpress.

Nozbeの使い方~その2(Outlookから乗り換えた理由)

今回は、Outlookで実践していたGTDのタスクリストを、Nozbeに移した際に感じた事について紹介したいと思います。

こちらのブログでは、Outlookを基本ツールとしてGTDを実践する方法について紹介してきましたが、最近になってプライベート関連のタスク管理はNozbeで実践するようになりました。

その際、デスクトップでもiPhoneやPadでもタスクリストのデータをシームレスに処理出来るNozbeの使い勝手が非常に良かったので、Outlookで管理していた仕事のタスクリストを全てNozbeに移す実験をしてみました。

これまで、仕事とプライベートのタスクリストを一つのツールで管理して来なかったのは、仕事中には実行出来ないプライベートのタスクリスト、またプライベートの時間には見たくない仕事のタスクリストが混在することで、自分自身がストレスを感じるのではという不安があったためです。

その実験の結果ですが、属性の異なるタスク混在することで生じる違和感やストレスを感じる事はまったく有りませんでした。
また後のエントリーで紹介しますが、これは、ラベルとコンテキストによるタスクの絞り込みにより、今フォーカスすべきプロジェクト、タスクリスト以外を一時的に非表示とする事が出来たからでしょう。

そもそも私がタスク管理のツールはとしてOutlookを使っていたのは、Outlookカレンダーとタスクリストの連携が非常にスムーズ だったからです。逆接的に言うと、カレンダー機能が充実していないタスク管理ツールは自分にとって使えない物だったのです。

Nozbe自体のカレンダー機能は貧弱ですが、Googleカレンダーとの連携によりOutloookカレンダーと同じレベルとは言えないまでも、実用レベルに達したことで、タスクリストをNozbeに完全移行することが出来ました。

Nozbeで仕事、プライベートのタスクリストを一括管理する事になった事で、カレンダー機能は若干使いにくくなりはしましたが、タスク管理自体は驚くほど快適になりました。
そもそも、Outlook自体が持っているTodo管理機能はシンプルではありますが、タスクの階層化(プロジェクト化)や、仕事・プライベートと言った、大きな枠でのタスクの絞り込みが出来ません。

このアプリケーションの基本的な機能不足により、ある一定数以上のタスクがたまる事がストレスになり、GTDの基本である、実行レベルまでのタスク細分化が行えてなかったのですね。

実際どのような管理を行っていたかと言うと、Outlookのサイドバーに表示されているタスクリストは、シングルアクションではなく、実際は複数のシングルアクションが集まったプロジェクトでした。たとえば「案件A 報告書第一章作成」のような感じのタスクが並んでいた訳です。

このようなプロジェクトは最低でも10個以上のシングルアクション(タスク)に分割されますし、同じようなプロジェクトが20以上あると、それらを全て分解してリスト化する事は、Outlookのユーザーインターフェイスでは無理がありました。
ましてや、このリストにプライベートのタスクリストを追加するなど、とんでも無い事だったのですね。

その点、Nozbeは複数のシングルアクション(タスク)をプロジェクトとして階層管理が出来るので、やろうと思えば、全てのプロジェクトを実行出来るレベルまで細かく分解して管理する事が出来ます。
実際、OutlookのタスクリストをNozbeに移行させた後、自分でも驚く程タスクの分解が進みました。
この様にして、全てのプロジェクトを細かく分解したことにより、タスク実行の速度が目にみえて早くなったのは大きな成果ですね。
これは自分でもビックリでした。GTDを始める前と比較して、仕事の処理能力はかなり早くなったと思っていましたが、まだまだ改善の余地があったということです。

この仕事の処理能力が上がった理由については、また後のエントリーで紹介したいと思います。

Related Articles:

Nozbe
電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。執筆する際、最も力を入れた箇所、想いについてはこちら

Nozbe のFreeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。

Post Footer automatically generated by Add Post Footer Plugin for wordpress.

Nozbeの使い方~その1(基本に忠実なGTDアプリ)

あたり前と言えばそれ迄ですが、Nozbeで扱われるタスクの流れ(収集→処理→レビュー→実行)はGTDの基本思想に忠実です。

もちろん、GTD自体がタスク管理を行うための思想であり、実践方法や使用するツールを事細かに指定しているものではありません。

使用するツールにしても、デジタルツールで行うか手帳などのアナログツールを使うかは、その人の好みであり、一番しっくり来る物を使うとよいでしょう。

そうは言ってもiPhoneやWEBアプリのようなデジタルツールでGTDを実践したい人にとっては、使用するツールがその基本思想に沿って作られていないと、使い方を自分で工夫しカスタマイズする必要があるので、やはり使い勝手が良くないのですよね。

その点、Nozbeは最初からGTDを行うために開発されたサービスですので、そのあたりの使用感は一本筋が通っている感があります。 色々細かな所を見ていくと、改善点も多いのですが、定期的にバージョンアップも行われていく様ですので、今後に期待したいと思います。

このサービスを使い始めて約二ヶ月程経ちましたが、色々と便利な使い方、出来る事出来ない事が見えてきましたので、これから数回のエントリーに分けて、Nozbeの使い方や使ってみた感想などについて紹介したいと思います。

 

・Outlookで実践していたGTDをNozbeに変更してみて気がついたこと
・タスクのプロジェクト化は結構便利
・ラベルとコンテキストの使い分け
・プロジェクトとコンテキストに属するタスクリストのメール送信
・プロジェクトの共有機能
・Evernoteとの連携
・Googleカレンダーとの連携
・タスクのリピート
・iPhone、iPadでも使えるマルチプラットホーム
NozbeとGoogleカレンダーなどその他サービスとのデータ連携

予定としてはこのような内容を考えています。

Related Articles:

Nozbe
電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。執筆する際、最も力を入れた箇所、想いについてはこちら

Nozbe のFreeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。

Post Footer automatically generated by Add Post Footer Plugin for wordpress.