作業の効率化 – このまま一生β版

2011/08/232013/12/21

クリアファイルを使ってShot Noteを無限に使う方法

iPhoneのカメラで撮影する事で、メモを簡単にデータ化する事の出来るキングジムのShotNote。前々から気にはなっていたのですが、FESnapで充分だったので、これまで使おうと思いませんでした。

先週末、池袋の東急ハンズでメモタイプノートタイプと数種類買ってみたのですが、勿体無く感じるためか、メモを前にして手が止まる感覚からなかなか抜け出せません。
本当は、電話のメモやどうでもいいアイデアをメモし、発想を膨らませたいにも関わらずです。
そこで思いついたのが、ShotNoteの紙をクリアファイルに挟み、その上にマーカーで書くというアイデア。
元々はカズモトさんがブログで紹介されていたアイデア(クリアファイルHack！！)です。

クリアファイルの表面にマーカーで書くので、繰り返し使うことが出来、保存したいメモであればShotNoteで撮影しEvernoteに転送すれば良いですよね。
社内ミーティングを行う際には全員このクリアファイル手元に置いてもらい、打ち合わせが終わったらすべてのメモを撮影し、Evernoteの共有ノートブックに保存しておくのも良いかもしれません。

買ってきたのは、ShotNoteのB5サイズのノート

A4サイズに拡大コピーして、クリアファイルに差し込みます。

使用するペンはホワイトボード用のマーカー

文字も問題なく書けますね。

ShotNoteで撮影。残念ながらＡ４に拡大したものは認識率が落ちるようです。

Evernoteに送信する際は、二階調表示にしたほうが良いです。

ShotNoteで撮影すると、アプリ内からEvernoteに転送するという一手間が増えるのが残念。バージョンアップの際には、アプリ内のデータとEvernoteのデータが自動で同期してくれるか、FastEverシリーズのように、撮影したデータがワンタップ、かつバックグラウンドでの送信が出来るようになって欲しいですね。

電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか？」を発刊させて頂きました。執筆する際、最も力を入れた箇所、想いについてはこちら

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2011/02/072013/12/21

メールソフトBeckeyをクラウド化するハック

■PCインストール型か、それともWebベースか？
メールのクライアントってなに使ってます？僕はBeckey
マイクロソフト系、モジラ系など色々渡り歩いた結果、やはりこれに落ち着きました。
WebメールはもちろんGmailで決まり、ネットに繋がる場所であれば何処でもアクセス出来るのはやはり便利ですよね。でも、PCインストール型のメールソフトと比べると細かい所の使い勝手は今一つと感じています。

■ 自宅でも会社と同じ環境を整えたい
自宅のＰＣにインストールしたBeckeyへPOPサーバー、ＳＭＴＰサーバーの設定を行えばメールの送受信は出来るようになります。しかし、会社で送信したメールが自宅では見られない。また自宅で送信したメールを会社で見ることが出来ないので、この方法は完全ではありません。
なんとか会社のメール環境をそのまま自宅に移行出来ないか？と試行錯誤した結果、BeckeyとDropboxを組み合わせる事で解決出来ました！

■ DropBoxでデータフォルダーをクラウド化する
方法はとても簡単、Beckeyのデータ保存先にDropboxを選ぶだけ。会社と自宅のPC両方で同じフォルダーを参照すればそれだけで完了です。
会社で送受信したメール、添付ファイル、アドレス帳など、メールソフトを使用した際に変更のあったファイルが全てDropboxに保存されるので、自宅に帰りBeckeyを立ち上げると、その内容がそのまま反映されるという事ですね。

設定方法は、Beckey のメニューで「ファイル」→「システム」→「データフォルダーの変更」を選択

Beckeyのデータを保存したフォルダーを選択します。

この状態で「選択」をクリックします
以上の作業で、会社と自宅など複数のＰＣでBeckeyの使用環境を全く同じ状態に出来ます。
たまにフォルダーの修復を求めるメッセージが表示されますが、これは会社、自宅の両方でBeckeyを同時に立ち上げことで、中のファイルがconflictを起こしているためでしょう。最初はちょっとビックリしましたが、特に問題なく使えていますね。

ちなみにこれをやる為にはフリーアカウントの2Gでは容量不足(私が保存しているBeckeyのデータ容量は9.5ＧＢ)、すぐに一杯になってしまうので注意が必要です(笑)

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2011/01/162013/12/21

作業の効率化を突き詰めたら机からマウスが無くなった

■マウスが無い仕事机
左手を効率的に使う事で、日常的に行っているpcの操作をどこまで早く、効率的に行う事が出来るかを突き詰めた結果がこの仕事机です。
見て頂ければわかるように、私の机にはマウスがありません。
マウスの代わりとして使っているのが、ワコムのペンタブレットBambooと、Belkinの左手入力ツールです。
この組み合わせになってからもう一年以上経ちますが、一日中PCの操作を行う事で生じていた、慢性的な右手の痛み（腱鞘炎？）が無くなりました。

仕事の内容が設計なので、ほぼ一日中CADを使って図面を書いているのですが、その作業の中で真ん中のホイールボタンを使った図面の拡大縮小を行う頻度が半端なく多いのですね。

その操作による負担は私の右手だけでなく、マウスにもかかり、早いときには半年に一度くらいのペースでマウスも壊れてました。ホイールボタンがスカスカになったり、ゴワゴワになるんですよね。

マウスは買い換えれば問題無いのですが、自分の手だけはそうもいかず、右手の負担を減らすため試行錯誤してきました。

■両手利きになるまでの軌跡
最初に試したのは、マウスを左手に持つことでした。基本は右利きなので、最初はかなり違和感を感じましたし、最初の数日間は作業スピードが落ちました。当然ですよね。
でも、そんな事を言ってられない位、右手か熱を持って痛かったのです。
効果はバツグンで、その数日の間に右手の鈍い痛みは無くなりました。

しかし、その分慣れない左手にかかる負担は大きかったらしく、ほんの数週間で左手も右手と同じ用な症状になってしまいました。。。。

仕方なく、再度マウスを右手に持ち替え、右手が痛くなったらまた左手にとやってるうちに、マウスに関しては完全に右手、左手にの両方で完璧に使えるようになりました。
そうなってくると、いちいちマウスを持ち替えるのが面倒になり、パソコンにマウスを二つ繋げ、何時でもどちらでも使えるように設定しました。

ここで一つの発見があったんですね。
それは、右手でポインタの操作と左右のクリック、左手では中央のホイールボタンを使うという作業の分担を行う事で、左右の手にかかる負担を劇的に減らすことが出来たんです。

■今度はマウスが重くなった。。。
たぶんこの状態で二年位作業を続けていたと思いますが、別な不具合を感じるようになりました。
それはマウスが重く感じると言うことでした。一日ずっと作業をしていると、マウスを持っている右手の手首がだるく感じるようになったのです。
その原因は、ＰＣのモニターをデュアルディスプレイにしたことで、ポインターの移動範囲がこれまでの二倍、要はマウスを動かす距離が二倍になったからだと思います。

それを何とかしようと考えて購入したのがワコムのバンブーです。
いわゆるペンタブレットですね。普通はデザイナーさんなんかが絵を書いたりするのに使うのでしょうけど、このペン自体がマウスの変わりにもなるので、これを代用しようと思ったのです。

■ペンタブレットのメリット
このペンタブレットのメリットとしては、右手に持つペンが非常に軽く、ポインターの移動がとても楽な事、またペン先をタブレットに当てることで左クリック、親指が触れる所にあるボタンで右クリックなどの操作が出来る。要は鉛筆を持った状態で、マウスで行う操作が全て出来るのはとても便利なのです。

■左手入力ツール
良いことばかりではなく、ペンタブレットを使うことで、若干不具合を感じたのが右手で真ん中ボタンを使った画面のスクロール（CADでは画面の拡大、縮小）ができなくなったことと、常にペンを右手に持っているため、キーボードのショートカットが使いにくくなったことです。

これをなんとかしようと思って購入したのが、このBelkinの左手入力ツールです。
写真では沢山ボタンが並んでいますが、この一つ一つにショートカットを割り当てる事で、常に右手はペンを持ち、左でショートカットや、ホイールによる画面のスクロールが出来るようになりました。

たとえば、このツールにどんなショートカット、キーを割り当てているかというと
・コピー：Ctrl+c
・カット：Ctrl+x
・ペースト：Ctrl+V
・アンドゥ：Ctrl+Z
・Enter
・Esc
・Delete
・F2
・F3(Autocadでよく使う)
・F8(Autocadでよく使う)
・Ctrl+alt+ ←(表示画面を左のディスプレイに移動)
・Ctrl+alt+ →(表示画面を右のディスプレイに移動)
・Alt+F4
・
・
などなどです。

■まとめ
マウスは利き手で操作するもの、というマインドセットがある限りこの作業スタイルは生まれなかったでしょう。
私の場合は右手の痛みというやむを得ない状況により、試行錯誤を余儀なくされたのですが、もしマウスに限らず、ブラウザやＩＭＥ、メールクライアントなど、ＰＣに入っていたから使っているようなツールがあれば、一度

「自分は何故それを使っているのか？」
「他に良いツールはないか？」
「ツールの組み合わせでもっと便利にならないか？」

など、自問してみては如何でしょうか。

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2010/09/152013/12/21

デュアルディスプレイの環境は驚くほど快適！

私は土木設計のエンジニアなので、普段の仕事内容はAutocadで（PCで図面を作成する専用ソフト）で図面を書き、エクセルで計算書を作成し、ワードで報告書を書くことです。

その中でも一番割合が高いのが、やはり図面を作成に携わる時間ですね。
だいたいですが、一日働いている時間の半分以上、７割位は図面を描きながら色々検討を行っている感じです。

その図面作成の作業を行う為には、バックグラウンドで様々な計算を回し、その結果を設計図に反映させます。
些細な事かもしれませんが、その計算結果を確認するために画面を切り替え、作図する為にまた図面を開くという手順は、作業のスピードを落とす原因になりますし、かなりストレスとなるのです。

ＰＣに搭載されているビデオボードのスペックにもよりますが、もし周りに使っていないディスプレイが余っていれば、追加接続する事でPCをデュアルディスプレイにする事をおすすめします。

私の机はこんな感じです

このようにしてＰＣに二つののディスプレイを接続し、メイン画面、サブ画面として使うことで作業効率が大きく向上します。
この効果は想像以上で一度その環境に慣れてしますともうディスプレイ一台の環境には絶対に戻れないですね。

自分のＰＣにサブディスプレイが接続できるかどうかはＰＣ背面のビデオ接続端子を確認してみて下さい。ここで画面の出力端子が二つあればサブディスプレイが接続可能だと思います。
また出力端子が一個しか無い場合も、画面のプロパティで二画面を設定できる項目があればビデオドライバーはデュアルディスプレイ対応となっています。その際には、分岐用のケーブルがありますのでそれを使うとよいでしょう。

私は通常メインディスプレイにＣＡＤ(設計図)、エクセル、ワードなど実際に作業を行っているソフトの画面を表示させ、サブディスプレイにはoutlookを表示させカレンダーとtodoリストを表示させています。
この様にして、カレンダーを見ながら自分が今何を何時迄に終わらせようとしているかを確認しつつ、作業の途中で気がついたタスクはすぐに追加出来る環境を作っているのですね。

・便利なソフト
すでにデュアルディスプレイの環境にある方には、このフリーソフトをお勧めします。
通常は画面下のタスクバーは、メインのモニターにしか表示されませんが、このソフトをインストールするとサブディスプレイの下にもタスクバーを表示させることが出来ます。

また使用しているソフトの画面をメインディスプレイからサブディスプレイ、その逆にサブディスプレイからメインディスプレイへ移動するのもショートカットで行えるのが非常に便利ですね。
このフリーソフトの入手は以下のページへアクセスし、インストーラーファイルをダウンロードしてください。

http://www.mediachance.com/free/multimon.htm

画面のディスプレイ間移動は ctrl＋alt＋矢印(←→)のショートカット、若くは画面の上に表示されている◁ ▷のアイコンをクリックで実行できます。

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2010/07/022013/12/22

OutlookとGoogoleカレンダーの連携

外出先や Outlookがインストールされていない場合、Outlookの代替としてGoogleカレンダーを使うことが出来ます。

無料で使えるウェブカレンダーは色々ありますが、操作性や拡張性、共有の柔軟性などを考えるとGoogleカレンダーが最も優れていると思います。

今回のエントリーでは、通常使用するOutlookとGoogleカレンダーを同期させることで、ネットにつながっているＰＣならどこでも自分のスケジュール確認を可能にする方法を紹介します。

データ同期

OutlookとGoogleカレンダーを同期させるためには、それぞれのカレンダーに登録されている情報を受け渡すためのアプリケーションが必要です。
フリーのものであればGoogle提供しているGoogleSyncがありますし、有料のものならば私が使っているSyncMycalというソフトがお勧めです。

自分一人だけのスケジュール管理ならば GoogleSyncでもよいのですが、このアプリケーションではGoogle、Outlookそれぞれ一つのカレンダーしか同期処理を行うことが出来ません。
その点SyncMycalは複数のカレンダー同士を同期させることが出来るので、プライベートのカレンダーと仕事のカレンダー、仕事についてもプロジェクト毎や、チームメンバー毎のカレンダー同士の同期を取ることが出来るようになります。

このソフトのフリー版でも同じ機能を持っているのですが、フリー版では時間指定の同期処理が出来ず、同期を取る際にはOutlookの画面に表示される【同期ボタン】をその都度クリックする必要があります。私はそれが面倒なので、25$を払ってこのソフトを購入しました。ソフトのインターフェイスは全て英語なので、購入の方法と設定について簡単に紹介したいと思います。

SyncMycalの導入方法

・ダウンロード

こちらのアドレス (http://www.syncmycal.com/google_calendar_synchronization.htm) へアクセスし、使用するOutlookのバージョンのインストーラーをダウンロードしてください。

・アプリケーションのインストールは特に問題ないと思いますので割愛します。

・インストールが完了しＰＣを再起動すると、タスクバーにアプリケーションのアイコンが表示されますので、メニューの「Setting →Sync Operation」を選択しカレンダーの追加画面を開きます。

・新規にカレンダーを追加する際は Add →Appointment Stepをクリックし登録画面を開きます。

・カレンダーの設定画面

1：画面上部のOperationで同期処理を行う期間の設定を行います。
2：OutlookCalendarDetailで同期させるOutlookのカレンダーを選択します。
3：GoogleCalendarDetailで同期させるGoogleカレンダーを選択します。自分で作成したカレンダー、またほかの人と共有設定をしているカレンダーがあればその一覧が表示されるので、Outlookと同期させたいGoogleカレンダーを選択してください。