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前回のエントリーで、タスクをカレンダー上に落とし込む手順について説明しましたが、これを行うことによって得ることの出来るメリットについて、もう少し掘り下げて説明をしたいと思います。
■タスク処理に必要な時間を把握する
タスクを洗い出し、リスト化しただけでは、それらを処理するのに必要な時間が分かりません。
その仕事を終わらせる為に必要なタスクをカレンダーに並べ、時間を割り振る事で初めて全体の作業時間を把握することが出来るのです。
そして、その必要作業時間と、一日の作業終了時間(タイムリミット)を見比べながら
- 作業終了時間を延ばして今日中に終わらせるのか？
- 一部のタスクを人にお願いして、今日中に終わらせるのか？
- 一部のタスクを翌日に回し、作業時間内で仕事を終わらせるのか？
と言った時間配分、リソース配分を検討する必要があるのです。
「今日のタスクを処理した結果、これだけ時間がかかった」ではなく「これらのタスクをこの時間までに終わらせるにはどうするか？」という事を考えるためにも、タスク処理に必要な時間を可視化する必要があるのです。
■作業のメリハリをつける
どのビジネス書にも書かれていることですが、作業時間にタイムリミットを設けることは、仕事にメリハリを付ける効果的方法です。
前回のエントリーでは「その日の仕事にタイムリミットを設け、一日の仕事にメリハリを付ける」という内容の文章を書きました。
これと同じく、個別に割り振った細かいタスクにもタイムリミットを設けることで、それぞれのタスクに対する集中力を高める事が出来ます。
人から押し付けられたタイムリミットは、ただのストレスになりかねませんが、自分で設けたタイムリミットは「よし、やってやるぞ！」というゲーム感覚で臨むことが出来るということですね。
■休憩時間を特別に設ける
人の集中力は年齢によっても変化するそうですが、一般的に大人で30～50分と言われています。
ですので、個別のタスクにタイムリミットを設け、それをクリアする為に集中して作業を行うのは、正直言ってかなり疲れます。
最近試しているは、例えば2時間おきに15分、3時間おきに30分など、カレンダーの中に休憩時間を割り振り、次の休憩時間を目に見えるようにすることです。
疲れて来ると、ついつい他の仕事に手を出したり、最近だとTwitterのタイムラインを眺めてしまったりするんですよね。
そんな「少し疲れた、ちょっと息抜き。。。」という瞬間、カレンダーを見ると「あと30分で休憩時間」というのが分かれば、もうちょっと頑張ろうという気持ちになれるのですね。
■余計な事を考えなくてすむ
カレンダーにタスクを割り振ることで、仕事にメリハリを付けられることの他に、今考えなくてよい事を考えなくて済むというのも大きなメリットです。
これは、カレンダー上に、今自分が進めている作業、次にやる作業全てを表示しているので、今進めている作業の時間枠内では、次の作業の事を考える必要がなくなるのです。
「次の仕事は今の仕事が終わってから考える」
これがカレンダーの中で明確に分かるため、作業をしながら他の作業が気になったり、ついつい他の作業に手を出してしまうことが無くなるのです。
■脱線した作業から復帰する
そうは言っても急な電話が入ったり、メールの着信があったり、チームメンバーから声をかけられたりと作業を中断させられる場面はたくさんあり、そのたびに集中力がとぎれ、その流れで別の作業を始めてしまう事も良くあると思います。
そんな場合であっても、カレンダーを確認し、本当ならば何をやっている時間なのか？が分かれば、すぐに元の作業に戻ることが出来るでしょう。
今自分が何をしているのかと併せ、今何をしていないか？を確認するのは作業が横道にそれるのを避ける方法の一つです。
次回のエントリーでは、ちょっと気の進まない仕事に着手する方法について書きたいと思います。
電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか？」を発刊させて頂きました。執筆する際、最も力を入れた箇所、想いについてはこちら
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