The difference between GTD’s Next Action and a simple to-do list

■GTD for me

It has been several years since I encountered GTD, but I could not properly explain the difference between the two in my own words. Recently, I finally became able to explain my comprehension in my own way, so I write this article to reorganize that. At first, if I were to say what has changed between the me before GTD and the me afterwards, it is that my stress at work and in my daily life has disappeared, as has the woolly-mindedness I felt before. For me, this is where the difference between a simple to-do list and GTD’s Next Action lies, so I would like to rethink this difference.

■ What is collected by GTD?

The first step of GTD is to write down everything that is on your mind. What is collected by this is not just concrete tasks but also abstract feelings and ideas that cannot move into action right away. Those miscellaneous lists are the thoughts and hazy feelings on our mind that we cannot sort. Those hazy feelings rarely appear on our consciousness, but they rear their heads at small opportunities and trouble us. For example, like rubbish that has sunk to the bottom of a clear lake, it usually stays sunken at the bottom of the lake quietly if nothing is happening, but it makes the water muddy if a rock is thrown in or there are waves on the water’s surface.

■The essential difference in the collection scope

If a simple to-do list’s collection scope is just the rubbish that is floating on the water surface, GTD’s also collects the rubbish that has piled up at the bottom of the lake. Then, following GTD’s flow, there is the selection task wherein each one is ascertained to be either treated as rubbish or made clean and returned to the bottom of the lake.

■ Forgotten courage and a stress-free life

Asking what the rubbish at the bottom of the lake – the small thorns stuck in the bottom of our hearts – is a task that is accompanied with more than a little pain. If that is something you do not want to see now, it’s fine to toss it into the Someday List and follow the flow of GTD when you change your mind. If you feel relieved after the task is finished, thinking all the things that were on your mind are now on your list, you can be relieved and forget. If we say forgetfulness is a safety device to protect people’s healthy minds, GTD is a system to allow people to be relieved about the things on their minds and let them forget. If anything is on your mind, pick up a pencil right away and try putting it into words that you can see. That should be Next Action, which makes a stress-free life into reality.

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電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。執筆する際、最も力を入れた箇所、想いについてはこちら

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子供に本棚をまるごとプレゼント出来る。電子書籍の最大のメリットはこれかも。

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photo credit: Maarten Takens  via photopin cc

前回の記事では、電子書籍のコメント(ハイライト)共有機能が、読書体験の仕組みを大きく変える可能性、そしてそれがAmazonの販売戦略にも繋がっている事について考えてみました。

楽天のKoboには感じられないKindleの可能性 – このまま一生β版

今日は電子書籍の可能性について、別の視点、本が電子化されることによって実現する、最も直接的なメリットについて書いてみたいと思います。

○○

電子書籍のメリットは物理的な場所を占有しないこと。

カバンに重い本を何冊も入れて運べないけど、Kindleなら400gにも満たない端末に何冊も入れて持ち歩ける。

確かにそうなのですが、この書籍の電子が場所を取らない事はもっともっと大きな可能性を秘めています。

■本棚の物理的な制限

容量に制限があるのはカバンだけでなく自宅の本棚も同じです。

私は毎年、年末に棚卸しを行い、要る本、要らない本の仕分けを行っています。

そして、何時か改めて読みたいと思った本は本棚に戻し、もう読む必要はないと判断したものはダンボールに詰められTSUTAYA行きとなります。

中には処分するには後ろ髪を引かれる本もあるのですが、新しく購入した本の場所が確保出来ない状態では、やむを得ません。

これまで、何度この作業を行い、何冊の本が手元を離れていったでしょうか。

中には、今読み返す事で新たな気付きが得られる物もあったかもしれません。
そう考えると、置く場所が無いだけの理由で宝物を捨ててしまったような残念な気持ちになってしまいます。

■クラウドに本棚を作る

その点、電子書籍は購入した本を廃棄する必要がありません。Kindleのようなデータをクラウドに置いておき、必要に応じて端末にダウンロードするようなシステムであれば、手元に置いておける本の容量は無制限です。

これから購入する電子書籍はそのデータベースにコツコツと蓄積され、その数は自分が生きている間、ずっと増え続けるでしょう。

■父の本棚の記憶

本棚は、その人が何に興味をもち、どんな思想を持っていたかを如実に表します。

私が子供の頃、父が遺した本棚を物色し、色鮮やかな図鑑や画集を眺めながら、亡き父の面影を想像していました。

母から聞いた話では、父はかなりの読書家で常に何かの本を手にしていたそうです。

その父の本棚も、数回に渡る引越しの中で少しづつ処分され、今はどんな本が並べられていたのかさえ思い出す事が出来ません。

■本棚を丸ごとプレゼントする

現在、子供は幼稚園にも通ってもない歳ですが、中学生位になったら父が読んだ本がギッシリ詰まったKindle(その頃にはもっと良い日本発のデバイスが出ていますように。。)を渡そうと思います。

進路や人間関係で悩んでいるようであれば、自分が参考になった本を何冊か勧めてあげても良いですね。

もしかしたら、私が引いたハイライトやメモが問題解決のヒントになるかもしれません。

まだまだ夢ような話ですが、本が電子化される事で、次の世代に親の知識と想いを遺す事ができる。

それが電子書籍のもつ可能性の一つだと思うのです。

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楽天のKoboには感じられないKindleの可能性

Kindleがリリースされ「読書のソーシャル化」が一気に広がりそうです。

本を読むのに紙が良いか、それとも電子書籍が良いかの議論は、人の好みや読書環境により、メリット、デメリットの天秤は揺れ動くので、一概にどちらが良いかの結論はここでは出せません。

ただ、電子書籍でしか出来ないことがあり、それが潜在的に求められている機能であれば、電子書籍のニーズは大きくなり、利用の場面は一気に広ると予想されます。

■電子書籍でしか出来ないこと

電子書籍の最大のメリットは、その端末がインターネットに接続され、今読んでいる本自体が世界と直接繋がっている事です。

これは、紙か液晶画面かという、コンテンツの表示方法とはまったく別次元の特性です。

本を読み、それを通して新しい知識を得、物語に感動し心を震わせる。

本を読む事で得られるこの様な体験を読書体験と呼ぶなら、従来の読書体験が個人的で閉じられていたのに対し、電子書籍によるそれは、個人の枠を超え他者の体験と交わり、新しい体験を生み出します。

■読書体験の共有

抽象的になりすぎたので、電子書籍の何処に可能性を感じるか具体的に説明したいと思います。

Kindleストアが公開されてすぐ、私もiOSのKindleアプリで何冊か読んでみました。
その中で面白いと感じたのがハイライトの共有機能です。

アプリでは、読書中、気になった所にマーカーを引くハイライト機能があります。
紙の本であれば、付箋を貼り赤線を引くのと同じですね。

そして、そのハイライトは、コメントを添え、FacebookやTwitterに投稿する機能が付加されています。

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Twitterへ投稿すると、この様な感じでポストされ、リンクのURLをクリックすると、ハイライトされた本文とコメントが表示されたページへジャンプします。

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▼Kindleからポストされたベージ
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現時点では、各ユーザーが投稿したWebページはバラバラで、他のユーザーの投稿したページとは繋がりはありませんが、もし追加機能として、同じ本、本の同じ箇所についての感想を他のユーザーの感想と併せて一覧表示出来るとどうでしょう。

■電子書籍の可能性

同じ本、同じページであったとしても、それに対する感じ方、感想は人それぞれです。

これまでは、近くに同じ本を読んだ人がいて、お互いに感想を述べ合うような場がなければ、自分の感想と他人のそれとを比べる事は出来ませんでした。

Web上では書評を書いたり、また人の書評を読むことは出来ますが、一般の読者がそれを実行するには少しハードルが高く感じます。

最初に戻りますが、私が電子書籍に感じる可能性、魅力はここにあります。

自分が今読んでいる本、そこで感銘を受けた箇所をリアルタイムに公開して共有出来ること。

その方法も、iPhoneやその他スマートフォンなどの携帯デバイスからTwitterやFacebookに投稿するのと同じくらい気軽に出来るところです。

例えるなら、不特定多数の人とオンラインで読書会を開いている様な感じしょうか。

■まとめ

ここ数年、ソーシャル化という言葉が一般的になりました。

手軽に読む事ができ、手軽に感想を公開出来る電子書籍の登場で、ソーシャル化という言葉が読書の世界にも押し寄せるのか。

今年は電子書籍元年と言われ、色々な方がKindleの感想記事を書かれてます。
この先、Kindleを初めとする電子書籍とマーケットが、読書の仕組みを大きく変えるか、それとも変わらないのか。

その判断が下されるのは来年以降になるのでしょう。

■補足

本の感想をWebにポストする事は、ユーザーが自らその本の宣伝をしているのと同じです。

これからは、KindleからポストされたコメントをTwitterやFacebookのタイムラインで見かける事も増えるでしょう。

そして、それを読んだ他のユーザーがURLをクリックし、その本を購入するのも自然な流れです。
Amazonのマーケティング戦略は実にしたたかで、よく考えられています。

今年、日本発の電子書籍デバイスとして、楽天のKoboが鳴り物入りで登場しましたが、携帯デバイスで本を読めさえすれば良いと考えてそうな楽天と、読書体験自体を仕組みから変え、更にはそれ自体を広告媒体として利用しようとしているAmazonとでは、Amazonの方に軍配が上がりそうですね。

日本発の電子書籍マーケットにはもっと頑張って欲しいものです。

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Nozbeをグループウェアとして使う(1)

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photo credit: Stéfan via photopin cc

Nozbeはグループウェアとして利用するとき、その機能を最大限に活用出来ます。

あくまで個人的な感想ですが、Nozbeを個人的なタスク管理ツールとしてのみ利用した際の効果は、グループで利用する場合と比べ半分ほどに感じます。

■コミュニケーションツールとして

Nozbeを、仕事を一緒に進めるグループメンバーで使うと、各個人が同じ土俵でタスク管理が出来るだけでなく、メールの代替ツールとして使うことが出来ます。

このお陰で、メールでの作業依頼や質問への返答などのメール送受信が一切無くなりました。

伝えたいこと、確認したいことの粒度が小さければ小さい程、メールではなくSkypeなどのチャットの方が気軽にコミュニケーションを取りやすい。チャットを使った事のある方なら実感されていると思います。気軽さの順位は

チャット > Nozbeコメント > メール > 電話

といった所ででしょうか。

■メールは脳のリソースを削るツール

我々はメールを受け取ると、その文章を読んで相手の意図を汲み取り、そして自分が何をすべきかの判断、GTDでいう処理〜整理のステップを頭の中で始めます。

一日に受信するメールの数か二桁迄なら何とかなりますがCCも含め三桁にもなると、その処理をするだけで一苦労です。

時間も奪われますし、それ以上に、読む、読まない、要返信、タスクに追加などの判断を強いられる回数に反比例し、脳のリソースは目減りしていきます。

普段何気なく使っているツールが、時には仕事を一緒にする同僚を疲弊させている事実をもっと真剣に考える必要があると思うのです。

■なぜタスク管理ツールが効果的なのか?

タスク管理ツールに登録するタスクは細分化し、その名称を見るだけで何をすべきか、誰が見ても分かるよう具体的なものにしています。

Nozbeの場合は、そのコメント欄を活用し、タスク名称だけでは説明できない細部の指示や、使用するファイルの在処を記載するようにしています。

▼作業指示はコメント欄に記載
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このタスクを他の人にお願いする場合は、タスクの情報を開き、担当者を変更するだけです。

▼作業担当をリストから選択して決定
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タスクを依頼された人は、そのタスクに☆マークが付き、自動的にNextActionに移動するため見落としがありません。

また、メールと違い「具体的に何を実行するか」に特化された情報しか記載されていないため、メールの本文を読み解くような手間もかけさせません。

■まとめ

この先、職場環境からメールが無くなるようなことはないと思いますが、その役割は徐々にそぎ落とされ、情報の伝達・共有のための道具という色彩が強くなっていき、仕事を進める上での具体的な作業指示、質問、確認に関するコミュニケーションは、チャットツールやグループウェアに置き換えられていくでしょう。

朝一番に開く一本の長文メールで、昨日の会議録を読まされ、その中からやるべき事を抽出し、宛先一覧からその作業指示が誰に出されているかを汲み取り、そのメールにどう返信するかで悩む。

そんな無駄なことに頭を使うことが無くなるようにしたいものです。

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