Nozbeの使い方~その8(Googleカレンダーとの相性ばっちり )

Nozbeのインターフェイスがちょっと変わったなぁ~と思っていたら、変わったのは見た目だけではなくNozbeの使い方にぐっと広がりを持たせるようなアップデートが含まれていました。

NozbeのアップデートでGoogleカレンダーとの連携が完璧になった!

上記のエントリーでも書きましたが、Nozbe はGoogleカレンダーとデータの連携を取ることが出来ます。
このデータというのは、追加したタスクの期日や見積もり時間の事です。

これまでのインターフェイスでは、期日までの入力は比較的簡単に出来たのですが、その一日の中で、どの時間帯にどれくらいの時間を割くかの入力は非常に面倒なものでした。
(一度Googleカレンダーにデータを転送した上で、Googleカレンダー上で時間の変更を行う必要がありました)

今回のバージョンアップで、タスクの追加時に直接、期日、開始時間、見積もり時間を入力することが出来るようになりました。
先ずはタスクを入力し、info画面で日付の設定をボタンをクリックします。

カレンダーが表示されるのはこれまでと同じですが、その下にスライドバーが追加されたのが大きな変更箇所です。
ここで、そのタスクを開始する時間を設定することが出来るようになったんですね。

この入力が終わると瞬時にGoogleカレンダーに情報が転送されます。
Googleカレンダーを開きブラウザをリロードすると、一日のスケジュールのなかにタスク実行の時間帯が表示されます。
こんな感じですね。↓

このバージョンアップで §5 カレンダーとの組合わせ この当たりのエントリーで実行していたタスク管理手法をNozbeとGoogleカレンダーだけで出来るようになりそうですね。

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電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。執筆する際、最も力を入れた箇所、想いについてはこちら

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Nozbeの使い方~その7(NozbeとEvernoteを連携させる)

Nozbeの売りの一つがEvernoteとデータ連携が出来ることです。
もちろんNozbe本体の機能にも、作業に必要なメモを残せるNote機能や、作業に必要なファイルをアップロード出来る機能はあるのですが、Webクリップから、iPhoneで撮影した写真、ボイスメモ、書類のスキャニングデータなど、データ化出来る物ならほぼ全ての物をインデックスできるEvernoteの方が使い勝手がよいでしょう。

この二つのサービスの関連付けはとても簡単、全部で4ステップで完了します。
まずは、プロジェクトのinfo画面を開き、下のほうにあるEvernote Notesをクリック。

そうするとEvernoteへの接続を行うか聞いてくるポップアップが出てきます。

ここで、Connedt Nozbe to Evernoteをクリックすると、Evernoteへログインするための情報を入力する画面が表示されます。

最後に承認ボタンをクリックすれば、Evernoteとのデータ連携が完了し、Nozbe上でEvernote のメモを直接参照することが出来るようになります。

連携するにはEvernoteでメモに付加するタグの名称と、Nozbeで作成するプロジェクトの名称を同じするだけです、例えば私はEvernoteに「Inbox」と言う名称のタグを作っているのでNozbeで同じ名称のプロジェクトを作ると、そこに「Inbox」のタグを付けたノート表示されます。

実際にはこのような感じで、Evernoteのメモが表示されます。

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Nozbeの使い方~その6(紙に印刷すると便利)

複数のメンバーで仕事を進める際に定期的に行なうミーティング。
その中で、作業の進捗確認、新たなタスクの洗い出し、そしてそれらのタスクを各担当にアサインしますよね。
その打合せ資料として、Nozbeで管理しているプロジェクト一覧、タスクリストをプリントアウトしたものが非常に便利です。
これがあると項目の追加、分割など、ネクストアクションの具体的な話が出来るんです。

PCの画面を直接印刷しても良いのですが、リストが長くなると一枚に収まらなかったりと何かと不便、、、
そんな時に使うのがこのタスクリストのプリントアウト機能です。

プロジェクトのinfo画面下に表示されているプリンターアイコンがその機能です。

これをクリックすると、チェックボックス付きのリストが表示されます。

後は、これをプリントアウトすればOK。
印刷のスタイルとしては、A4の他にポケットサイズや財布に入るサイズのレイアウトが可能です。
管理はデジタルで行いたけど、出先での閲覧や手帳に貼るために紙でも欲しい半アナログ派の人には便利な機能ですね。

ちなみに、ここで紹介しているサンプル画層は、仕事の打合せが入った際に処理するタスクリストの一覧です。
日程の調整から、社内担当者への連絡、協議資料作成、打ち合わせ後の細々とした作業項目、、、まぁ、リストにしなくても出来る内容ではありますが、毎回抜けはないかと考えるよりは、一回リストを作ってしまえば後は淡々とこの項目を処理していけばよいので、精神的に楽ってことですね。

この他にも、出社後仕事を始める前の準備として「始業前作業一覧」というリストも作っています。

  • 机周りの片付け
  • 作業日報記入
  • メールチェック・返信
  • 掲示板チェック
  • その他事務連絡等
  • My Teamの確認
  • inboxの整理
  • 交通費精算
  • タスクレビュー

繁忙期には、机に座った瞬間今日の作業に取り掛かりたくなるのですが、その気持をぐっと抑えて、今日実行すべきタスクリストを見直したり、また細々とした雑務が溜まって行かないようにしているのですね。

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