2011年2月 – このまま一生β版

2011/02/162013/12/22

次の行動(Next Action)

Nozbeでは作成したタスクリストの中から「次に行動するアクション」を選択することが出来ます。これは大量のタスクリストの中から、今あなたが「今」実行出来るタスクのみを表示させる事で、他のタスクやプロジェクトに意識が削がれること無く、目の前の作業に集中するためです。

どの様なタスクが「次の行動」になりますか？
以下の条件になった場合、タスクが自動的に「次の行動」となり★マークが付きます。

1.期限の過ぎたタスク
2.実行日が今日になっているタスク

条件の1、2をまとめて説明します。
タスクに実行予定日を入力した時点で★マークを付いてなくても、日付が変わり、そのタスクの実行日になると自動的に★マークが付き、そのタスクが次の行動(NextAction)となります。

これは、今日実行すべき次の行動(NextAction)リストの中に、今日実行しないNextActionが混じるのを避けるのに役立ちます。

上の画像は次の行動から「明日が実行日のタスク」が無くなっているのが分かります。
このように、実行日を設定することで、明日以降のクローズドタスクリストを作成しておくことが出来るのですね。

期限切れのタスクも同じで、一度★を消しても日付が変わるたびに★マークが付くことで、リマインドをしてくれるのだと思います。

3.他のユーザーから移譲されたタスク

これはNozbeのアカウントが「家族」以上の、複数アカウントを使用できる方のみ設定できる方法です。ちなみに私は20アカウントまで使用できるチームのアカウントで契約しています。

この画像では、NextActionというタスクの実行者が私になっています。この段階では★マークが付いていないですね。

タスクのオプション画面を開き、タスクの実行者を変更します。
ここでは実行者をチームメンバーであるTskmasterさんに移譲します。

Tskmasterのアカウントでログインし、タスクの詳細を確認するとタスクの実行者が自分(Tskmaster)になっており、★マーク付きのタスク「次の行動」になっているのが確認出来ます。

これは、チームメンバーの誰かにタスクを移譲したさい、そのタスクを任されたメンバーがすぐに気づくようにという配慮でしょう。

このようにNozbeでは色々な方法を用いて次の行動(NextAction)の設定が出来ます。今日実行すべきタスクを効率的に設定することで、面倒なタスク管理の手間を省きたいものです。

電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか？」を発刊させて頂きました。執筆する際、最も力を入れた箇所、想いについてはこちら

Nozbe のFreeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。

Post Footer automatically generated by Add Post Footer Plugin for wordpress.

2011/02/152013/12/22

プロジェクト

プロジェクトを並べ替えるには？
順番を変えるには、プロジェクトをドラッグして好きな所にドロップして下さい。
なぜNozbeではサブプロジェクトを作れないのですか？
サブプロジェクトを作ることで生じる混乱を避けるため、Nozbeではラベルによるプロジェクトの階層管理を行います。
Nozbeの使い方~その3(ラベルとコンテキストの使い分け)

サブプロジェクトの代わりにラベルをより効果的に使うには、どうすればいいですか？
同じグループのプロジェクトには同じラベルを付けるようにしましょう。
例えばプライベート関連のプロジェクトに「家」という名称のラベルを付けるとします。
次にその「家」という名称のラベルをクリックすると、「家」というラベルの付いたプロジェクトだけが表示されます。
同じように「会社」というラベルをクリックすると、仕事関連のプロジェクトが表示されます。
週次レビューを行う際には、このようなラベルによるプロジェクトの表示切り替えを行うと良いでしょう。

プロジェクトでサブアクション（行動）の代わりにコンテキストを使うには、どうすればいいですか？

プロジェクトに付けるラベルと同じ方法で、タスクにコンテキストを付けることが出来ます。
コンテキストを付けるには、タスクをドラッグし、目的のコンテキストの場所でドロップします。
コンテキストのつけ方は、そのタスクを実行する、場所、ツール、必要時間、気分など自由に設定することが出来ます。

自分のNozbeでラベルセクションが1つも表示されないのはなぜですか？
理由としては、プロジェクトにラベルが一つも設定されていないないからでしょう。
ラベルを作成する方法としては以下の二つの方法があります。
プロジェクト新規作成時
プロジェクトの新規作成画面で表示されるラベルの追加箇所に、そのプロジェクトに関連付けたいラベル名称を記入してください。
プロジェクトの編集時
既存のプロジェクトにラベルを付ける際には、プロジェクトのオプション画面を開き、画面上部の「ラベル無し」をクリックすると、ラベルの新規作成が出来ます。
すでに複数のラベルを作成している場合には、この画像のように一覧が出ますので、そこから選択する事も可能です。

※ラベルで行うプロジェクトの階層管理はなかなか使い勝手が良いですね。
会社ではプライベート関連のラベルを非表示に出来たりすればもう少し一覧性が上がるのかな。

Nozbe のFreeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。

Post Footer automatically generated by Add Post Footer Plugin for wordpress.

2011/02/142013/12/22

頭の中をスッキリ（Inbox）

Nozbeのインターフェイスが日本語化されたのですが、ヘルプページの日本語訳がかなり怪しいので、画像を入れりして、もう少し分かり易くしたいと思います。@NozbeJapanの方へ、もし使える内容でしたら、そのまま公式ブログで使っていただいてもイイですよ（笑）
※ヘルプページと対比が出来るよう、大項目と中項目の表現はそのままにしています。

新規行動をどのように追加しますか？
新規行動(NextAction)を追加するにはいくつかの方法があり、最も基本的な方法は、中央パネルの右上にある「新規行動」ボタンをクリックすることです。
行動が出来るのは「Inbox」「プロジェクト表示」「カレンダー表示」「次の行動表示」で行えます。
その他のアプリケーション経由で新規行動を追加できますか？
Nozbeは他のアプリケーションを使って新規行動の追加が出来ます。
例えばメール、Twitter、Jottを使って新規行動をNozbeに追加することが可能です。

一定時間に1つ以上の行動を加えられますか？
「+新規行動」をクリックし、表示された画面で「オプション」をクリックします。
この状態でタスクの追加をうと連続して複数のタスクを追加することが出来ます。
行動を追加するときに、パラメーターを使えますか？
はい。タスクを追加する際、特定の書式を追記する事で、タスクのパラメーターを指定することが可能です。
- 日付：
  タスク名に日付を書いて下さい “金曜日に”, “明日”, “来週”, “2月28日”
- コンテキスト：
  タスク名に@ (at)マークとコンテキスト名を書いて下さい例：“@家”
- プロジェクト：
  タスク名に# マークとプロジェクト名を書いて下さい。例：“#マイプロジェクト”
- 所要時間：
  タスク名に% マークと必要な時間を書いて下さい。例：“%30分”
- 繰り返し設定：
  タスク名に“毎日” “毎週” など繰り返しを行う日程を書いてください。
- 次の行動：
  タスク名に! マークを付けると次の行動として設定されます。この書式をメール、Twitterから送るタスクの名前に付けることで、自動的にタスクのパラメーターを追加することが可能です。
  例えば犬の散歩というタスクを追加する際、次のような記載を行うと
  
  火曜日に犬を散歩 #プライベート @家 %30分毎日!
  
  火曜日に： 今週の火曜日に登録されます。
  #プライベート：「プライベート」のプロジェクトに追加されます。
  @家：「家」のコンテキストに追加されます。
  %30分： タスクに30分の所要時間が追加されます。
  !：「次の行動」として設定されます。
※上記赤で記載した表記方法は日本語対応になっていないようですね。
行動を追加するときに、Nozbeは日付を判断するのですか？
はい。ただし、書式を必要とします。日付を記入する際に“に” を書いて下さい。例：“本を読む”という行動と期日が火曜日にすると、“火曜日に本を読む”を記入すれば、Nozbeが自動的に作成してくれます。
新規行動に指定時間を追加するのに、日付と時間を記入して下さい。例：“明日10時” か “金曜日1時” か ” 2010年5月20日8時” そうすると、行動名と期日が表示されます。
行動を作成する時に繰り替えしを追加もできます。他のパラメーターと一緒に“毎…”を記入して下さい。例：“毎週の火曜日に本を読む”だとしたら、毎週の火曜日に“本を読む”という繰り返し行動が表示されます。
※この機能も日本語未対応ですね。
行動名にURLを使うには？
タスクを追加する際、以下のように入力してください。（“）URL名（"）:http://site.address.com
例："Nozbe web site":http://www.nozbe.com

と入力したら、以下に表示されます。

Nozbe web site
行動にノートを加えることはできますか？
各タスク名の隣りにに小さな吹出しがあります（まだコメントがないと＋マーク、コメントやノートがあれば、その個数が数字として表示されます）。
コメントの使い方は色々ありますが、そのタスクの内容を記載しておくメモとしても使用できます。
新しく作った行動をリストの一番下か上どちらかに表示させるには？
タスク入力欄の左側にある矢印をクリックすると、新規で入力したタスクを昇順にするか、降順にするかの設定ができます。
Inboxを削除してしまいました。どうすればいいですか？
Inboxというプロジェクトを新規作成し、オプション画面を開きます。
ここで「Inboxとして指定する」をクリックすると、そのプロジェクトがInboxとして指定されます。

その他のプロジェクトをInboxとして指定することも可能ですが、一つのアカウントにはInboxを一つしか指定できません。
繰り返しに設定した行動の未来の複製が見られないのはなぜですか？
繰り返しの設定を行ったタスクが表示されるには二つの条件が必要です。
一つ目は最初のタスクが完了すること、二つ目は最初の行動がアーカイブされることです。
ようは、行動を完了し、翌日ログインして初めて、次の繰り返しタスクが表示されるのですね。

※「毎週金曜の夜は家族でご飯を食べる」といった感じのタスク名称の文脈から、日時と繰り返し設定を判断出来るようになって欲しいですね。Nozbe日本語ページのバージョンアップに期待しましょう。

Nozbe のFreeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。

Post Footer automatically generated by Add Post Footer Plugin for wordpress.

2011/02/102013/12/21

Nozbeの使い方~その11(信頼できるシステムについて)

■信頼できるシステムとは何か？
GTDの最初のステップとして、頭の中にある気になる事全てを信頼できシステムに預けるというものがあります。
この信頼できるシステムと言う言葉の意味する所はなかなか分かりにくく、Twitterのタイムラインでもよく議論されているのを目にします。
このシステムという言葉については、さしあたり使用するツール、道具ということで問題ないでしょう。

デビッド・アレン氏も著書の中で、デジタル、アナログ両方について使用する道具を色々と紹介しています。
アナログで言えば手帳やメモ用紙、デジタルであれば、それこそ数えきれない程のiPhoneアプリやWebサービス、PCにインストールして使用する専用ソフトなどがあります。

■信頼できるようになるには時間がかかる
このように沢山のツールがあるにも関わらず、自分で納得し信頼して使うことの出来るツールに出会うには時間が必要です。
それは、GTD自体が基本的なタスク管理のワークフローであり、実践する人それぞれが独自の方法を持っているので、自分のタスクリストを単純に登録しただけでは、ツールの機能や開発者の意図した使い方と、GTD実践方法が上手く噛み合わないからです。

なので、そのツールが手に馴染むためには、試行錯誤を繰り返し、使い方を理解し、工夫し、自分自身のGTDワークフローを調節しながら、とことん使い込む必要があるのですね。
そこまでしてやっと、使っているツールが信頼できる、という境地に立てるのだと思うのです。

最低でも一ヶ月、そのツールにタスクリストを全部載せる事から始め、基本機能やオプションの設定、ほかのツールとの組み合わせの有無など、いろいろな視点でそのツールを眺め、出来る事出来ない事を把握してから、自分に合っているかどうかの判断をしないと、次から次へとツールを渡り歩くツール難民になってしまいます。

■信頼できるシステムに必要な機能
とはいえ、GTDのシステムとして使うツールとしては、やはり最低限の機能がないと基本フローが上手く回らず、実践自体に挫折したり、効果が半減してしまう可能性があります。
私が色々なツールを渡り歩く中で、これは必須だと考えているツールの機能はこの様な物になります。

•タスクリストを大分類で区別する事が出来る
仕事、プライベートなどの大枠でプロジェクトやタスクの絞込みが出来る。
•プロジェクトの階層化
プロジェクト、サブプロジェクトみたいな感じで管理できる。nozbeはラベルで対応
•コンテキストでの絞込み
場所や立場、時間など、色々な場面におけるタスクを抽出出来る。
•入力の容易さ
思いついたタスクを逃さないため、簡単にかつ色々な方法でタスクを登録できる

これだけの事が出来れば、後の付属機能はそれぞれの個性になると思いますので、UIやデザインなど自分の好みにあったツールを選択すれば良いでしょう。

私は、上記の基本機能が備わった上で、次のような追加機能が気に入ったためNozbeを使っています。

•カレンダーアプリとの連携
googleカレンダーと完璧に連動してくれますよね。
Nozbeの使い方~その8(Googleカレンダーとの相性ばっちり)

•タスクリストの共有機能
仕事は一人では出来ません。他の人とのタスク共有は必須です。
Nozbeの使い方~その4(タスクリストの共有)

•Evernoteとのデータ連携
仕事をする上での情報をnozbeに紐付けられるのはやはり便利。
Nozbeの使い方~その7(NozbeとEvernoteを連携させる)
EverNoteでＧＴＤのベースを作る

■信頼できるシステムは優秀な秘書？
以上、機能という視点から信頼できるツールについて考察してみましたが、次に自分自身のツールの使い方という視点から考えてみたいと思います。

Twitterのタイムラインで、GTDのシステムは秘書のようなものだというツイートを見かけました。これはとても共感出る例えですね。
秘書は社長のスケジュール管理や雑多な事務処理を一手に引受け、必要なタイミングでやるべきことをリマインドしてくれますよね。

イメージは
「社長、今日の予定は何時から、、、」
というものです。

こうやって、社長の頭を日常の雑務から解き放つことで、社長が社長として考えるべき仕事に集中させてくれる。これがGTD的な秘書の役割だと思うのです。

信頼出来る秘書は、細かいタスクからスケジュールを完璧に記憶し、然るべきタイミングでリマインドしてくれます。
逆に信頼出来ない秘書は、メモを取らないので抜けがあり、仕事の予定も予定時刻を過ぎてから慌てて知らせてきます。

自分が社長なら、どちらの秘書を雇いたいかは明らかですよね。
でも、その秘書が信頼出来ないとしたら、その秘書の使い方について一度振り返るべきだと思うのです。

・例えば、週に三日しか出社しない契約になっているとか。
・定期的な打合せの時間をとっていないとか。
・伝えるべき事を伝えていないとか。
・時間になってリマインドしてくれても実行しないとか、とか

これをGTDのワークフロー的に表現すると

・ツールが常に手元にない
・週次レビューをしていない
・収集が完全ではない
・タスクを先送りしてしまう

などですね。
自分自身がこの様な秘書の使い方をしているようでは、秘書のほうも仕事がしにくいでしょう。
もしかしたら優秀な秘書の能力を発揮させてないのは自分自身なのかもしれません。

■信頼できるシステムとは結局何か？
信頼できるシステムという言葉について考察を重ねてみましたが、結論として考えるのは、信頼できるツールとはツール単体ではなく、その使い方や、自分自身のGTDの実践方法など全てを含めた自分独自のワークフローだと思うのですね。

人それぞれに、それぞれの人生があり仕事があり、それを管理する自分だけの方法があると思うのです。是非皆さんも試行錯誤を繰り返しながら、自分自身の信頼できるツールを創り上げてみては如何でしょうか。

Nozbe のFreeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。

Post Footer automatically generated by Add Post Footer Plugin for wordpress.

2011/02/072013/12/21

メールソフトBeckeyをクラウド化するハック

■PCインストール型か、それともWebベースか？
メールのクライアントってなに使ってます？僕はBeckey
マイクロソフト系、モジラ系など色々渡り歩いた結果、やはりこれに落ち着きました。
WebメールはもちろんGmailで決まり、ネットに繋がる場所であれば何処でもアクセス出来るのはやはり便利ですよね。でも、PCインストール型のメールソフトと比べると細かい所の使い勝手は今一つと感じています。

■ 自宅でも会社と同じ環境を整えたい
自宅のＰＣにインストールしたBeckeyへPOPサーバー、ＳＭＴＰサーバーの設定を行えばメールの送受信は出来るようになります。しかし、会社で送信したメールが自宅では見られない。また自宅で送信したメールを会社で見ることが出来ないので、この方法は完全ではありません。
なんとか会社のメール環境をそのまま自宅に移行出来ないか？と試行錯誤した結果、BeckeyとDropboxを組み合わせる事で解決出来ました！

■ DropBoxでデータフォルダーをクラウド化する
方法はとても簡単、Beckeyのデータ保存先にDropboxを選ぶだけ。会社と自宅のPC両方で同じフォルダーを参照すればそれだけで完了です。
会社で送受信したメール、添付ファイル、アドレス帳など、メールソフトを使用した際に変更のあったファイルが全てDropboxに保存されるので、自宅に帰りBeckeyを立ち上げると、その内容がそのまま反映されるという事ですね。

設定方法は、Beckey のメニューで「ファイル」→「システム」→「データフォルダーの変更」を選択

Beckeyのデータを保存したフォルダーを選択します。

この状態で「選択」をクリックします
以上の作業で、会社と自宅など複数のＰＣでBeckeyの使用環境を全く同じ状態に出来ます。
たまにフォルダーの修復を求めるメッセージが表示されますが、これは会社、自宅の両方でBeckeyを同時に立ち上げことで、中のファイルがconflictを起こしているためでしょう。最初はちょっとビックリしましたが、特に問題なく使えていますね。

ちなみにこれをやる為にはフリーアカウントの2Gでは容量不足(私が保存しているBeckeyのデータ容量は9.5ＧＢ)、すぐに一杯になってしまうので注意が必要です(笑)

Nozbe のFreeアカウントではプロジェクトを5つまで作れます。

Post Footer automatically generated by Add Post Footer Plugin for wordpress.

2011/02/022013/12/21

Nozbeの使い方~その10(意外と便利なワンクリック)

タスクレビューを行う際に知っておくと便利な機能を一つ紹介します。
Nozbeはこういった細かいところ、ユーザーの痒い所に手が届いている感じがとても好きですね。

例えばタスクレビューを行う際は、各プロジェクトをクリックし、そこに入っているタスクリストを確認します。そして、今日実行するタスクについては☆を付けたり、逆に消したりしながらレビューの作業をすすめます。

その際ちょっと面倒なのが、その度、各プロジェクトをクリックして行く作業です。
ＰＣにインストールして使用するアプリではないため、その作業の度にサーバーとのデータ通信やブラウザの画面描画で若干の時間がかかります。

細かい所ですが、このような微妙なタイムラグってアプリを使用する際の精神的なネックになるんですよね。

ここで知っておくと便利なのはこの機能。以下の状態でラベルの上のプロジェクトの部分をクリックすると

このように、そのプロジェクトに属するタスクリストが最大3個まで表示されるのですね。

そのプロジェクトの中に3個以上のタスクが入っている場合は、その下の「すべてのタスクを表示」をクリックすると、すべてのタスクが展開されます。

このようにして、表示画面にタスク一覧を一括して展開することで、全体をひと目で把握出来るようになると言うことですね。