2011年8月 – このまま一生β版

2011/08/302013/12/21

ＱＲコードを使ってEvernoteと物との間で情報を関連付ける方法

先日の「Evernote デベロッパー・コンペティション決勝戦」で優勝した、物とEvernoteのノートを関連付ける非接触タイプのＮＦＣタグについて考えていたら、もう少し簡単に実現できるアイデアを思いついたので記事にしてみたいと思います。

方法はとても簡単、ノートのリンクをクリップしそのURLをQRコード作成サイトでコード化するだけ。ＱＲコードが出来たらプリントアウトし、ノートに関連付けたい物に貼り付けます。
そのコードをiPhoneのリーダーアプリで読み取れば、はい、iPhoneの画面でそのノートを閲覧することが出来ます。

簡単に手順を説明します。
QRコードに関連付けたいノートを右クリックして、ノートのURLを取得します。ここではGIGAZINEで取り上げられていた記事のWEBクリップのリンクを取得します。

QRコード作成サービスを開き、先ほど取得したURLをペースト。

コード作成のボタンをクリックし、ペーストしたURLに対応したQRコードを生成させます。

試しに、画面上のQRコードをリーダーアプリで読み取ってみましょう。

はい！最初にリンクを取得したEvernoteのWebクリップノートがiPhoneで表示されました。

非常に簡単なステップ。右クリップでURLを取得してから、コードを生成するまでわずか３クリックです。あとは、このコードをプリントアウトし、ノートに関連付けたい物に貼り付けるだけです。

物と情報を直接繋げることは、日常生活の風景をがらりと変える可能性を秘めています。
自宅では家電とそのマニュアルをリンクさせる位しか活用方法が思いつきませんが、複雑な機械が並ぶ工場では活用の範囲も広がるでしょう。また、公共から一歩下がった民間が行う街づくりでは、街の情報をその場で提供するデジタルサイネーシにも活用出来るかもしれません。
関連記事：
iPhoneアプリとQRコードを組合わせたデジタルサイネージについて考えてみた

電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか？」を発刊させて頂きました。執筆する際、最も力を入れた箇所、想いについてはこちら

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2011/08/232013/12/21

クリアファイルを使ってShot Noteを無限に使う方法

iPhoneのカメラで撮影する事で、メモを簡単にデータ化する事の出来るキングジムのShotNote。前々から気にはなっていたのですが、FESnapで充分だったので、これまで使おうと思いませんでした。

先週末、池袋の東急ハンズでメモタイプノートタイプと数種類買ってみたのですが、勿体無く感じるためか、メモを前にして手が止まる感覚からなかなか抜け出せません。
本当は、電話のメモやどうでもいいアイデアをメモし、発想を膨らませたいにも関わらずです。
そこで思いついたのが、ShotNoteの紙をクリアファイルに挟み、その上にマーカーで書くというアイデア。
元々はカズモトさんがブログで紹介されていたアイデア(クリアファイルHack！！)です。

クリアファイルの表面にマーカーで書くので、繰り返し使うことが出来、保存したいメモであればShotNoteで撮影しEvernoteに転送すれば良いですよね。
社内ミーティングを行う際には全員このクリアファイル手元に置いてもらい、打ち合わせが終わったらすべてのメモを撮影し、Evernoteの共有ノートブックに保存しておくのも良いかもしれません。

買ってきたのは、ShotNoteのB5サイズのノート

A4サイズに拡大コピーして、クリアファイルに差し込みます。

使用するペンはホワイトボード用のマーカー

文字も問題なく書けますね。

ShotNoteで撮影。残念ながらＡ４に拡大したものは認識率が落ちるようです。

Evernoteに送信する際は、二階調表示にしたほうが良いです。

ShotNoteで撮影すると、アプリ内からEvernoteに転送するという一手間が増えるのが残念。バージョンアップの際には、アプリ内のデータとEvernoteのデータが自動で同期してくれるか、FastEverシリーズのように、撮影したデータがワンタップ、かつバックグラウンドでの送信が出来るようになって欲しいですね。

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2011/08/162013/12/21

Evernoteで作業履歴を保存し、トレーサビリティーを向上させる

一つのファイルに少しずつ手を加えながら作業を進める際、そのファイルの更新履歴を残したいって事ってありますよね。
特に、どのような判断や指示により、そのファイルが修正されたか？を後でトレース出来るような情報を残しておくと、なにか問題が起きた際に原因究明が迅速に行えます。
あまりスマートな方法ではないですが、これまでは、変更を行ったファイルを保存する際、ファイル名の中にコメントや日付を追記するとこで対処してました。

このファイル管理をEvernoteで出来ないかと考え、以下の方法を試したところ上手く行きそうなので、記事にしてシェアしたいと思います。
やり方は簡単。何か重要な変更を行う際や、一日の作業を終える時など、ファイル更新の方向性が大きく変わったり、枝分かれしそうになる時、画面のキャプチャー、コメント、そのファイルを一つのノートにまとめて保存するだけです。

後で確認する際、一覧性が上がるよう、タグや定型のコメントをつけると良いでしょう。
あの時何があったのか、どうしてそうしたのか？手帳やメールの履歴を確認すれば追跡出来るかもしれませんが、Evernoteで一元化出来れば、他のメンバーへの共有も簡単ですし、過去の経緯を思い出すために悩む時間も減らせるでしょう。

具体的にはこのようなイメージで更新履歴を保存しています。

更新履歴の一覧：タイトルには「作業」の文字を入れて他のノートと区別をしています。

ファイルの状態を想起させるトリガーとして、作業の際にマーカーで着色した図面を一緒に保存しています。

この段階で、一連の作業が完了。この後どんな修正や手戻りが発生してもこのファイルをベースとして作業を再開できます。

一般的なビジネスパーソンは、年間150時間を何かを探すことに費やしていると言われますが、探しているのは具体的な資料だけではなく、自分自身の記憶自身だったりもするのです。

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2011/08/112013/12/21

クラウドによりクラウド化されるものは何か？

クラウドの本質はファイルがまとっている殻を取り除くことです。

ここで言うファイルと言うのは、人の考え、アイデア、仕事で作成した資料、撮影した写真など、人がアウトプットした創作物をデータ化し、PCで閲覧できるデータにしたものとしましょう。

最初に書いたファイルの殻という喩えですが、簡単な表現をするなら、そのファイルが人から人、デバイスからデバイスへの移動、またそのファイルの編集の容易の事を指します。

その殻の硬さが、そのファイルの保存されている状態により変わるとするならば、以下の具体的な保存状態の例で言えば下に行けば行くほど柔らかくなります。

1.ネットワークに接続されていないPCに保存されている
そのPCを操作出来る人しかそのファイルにアクセス出来ない。そこにどんな良いアイデアや成果が保存されていたとしても、そのファイルへアクセス出来る人は少数に限られています。

2.LANで繋がっているPCに保存されている
フォルダーの共有設定が出来ていれば、他のユーザーもそのファイルにアクセス出来ます。この状態で初めてそのファイルが他者との共有が可能となり、作成者以外の人がファイルの移動、編集が出来るようになります。

3.共有のファイルサーバーに保存されている
もう少し共有が進んだ状態で、ネットワークに接続しているＰＣで、サーバーへのアクセス権限が与えられていれば、誰でも自由にファイルへのアクセスが出来ます。
しかし、ファイルが共有されているとはいえ、そのファイルにアクセス出来るのは、ファイルの作成者が属する組織のメンバーだけでしょう。

4.ファイルがネットにアップロードされ、そのURLが公開されている
この状態で初めてファイルへのアクセス出来る人が不特定多数となります。ネットに接続出来る環境で、URLさえ知っていれば誰でもこのファイルにアクセス出来ます。ファイルが纏っていた殻が殆ど外れたと言えるでしょう。

5.ファイルがgoogleドキュメント形式で保存されている
ファイルの形式は限定されますが、この状態になってはじめて、ファイルの殻が全て外れたと言えます。Googleドキュメントのファイル共有機能を使ったことのある方ならご存知かもしれませんが、Googleドキュメントの文書機能、スプレッドシート機能は、URLを知っている人が自由にアクセス出来るのと同時に、編集権限が与えられている人は、そのファイルを直接編集出来ます。それも、他の人が閲覧している文書を同時に開き、同じファイルに対して同時に編集を行うことが出来ます。

これが、ファイルがクラウド化され、纏っている殻が完全に取り除かれた状態です。この状態になることで、クラウドの技術が最も活用出来る可能性が出てきます。

これについては、Googleドキュメントで作った具体的なファイルを見ながら説明してみましょう。
例として挙げるのは、このページ「為替データ」です。クリックするとＧｏｏｇｌｅのスプレッドシートにジャンプします。

■Ｇｏｏｇｌｅドキュメントのファイルには殻が無い
キャプチャーしている画面は、2011年2月15日と少し古いですが、その日の為替値が表示されています。

2月15日は１ドルが83円だったんですね、この時点でドルが70円代になるなんて誰が想像したでしょう。。

これは、Google の通貨換算機能を活用したもので、検索欄に「1usd to jpy」と入力することで、現在のドルに対する円の値段を検索結果として表示する機能です。同じ要領で他の通貨の換算も可能です。

この為替換算機能を取り込む具体的な方法ですが、このシートの別タブで、各通貨に対する円の値段をスプレッドシートに取り込む関数を組み込んでいます。

以下の画像がそれですね。左から、ＵＳドル、オーストラリアドル、ニュージーランドドル、ユーロの値段を取り込んでいるのが分かります。

グーグルの検索結果をスプレッドシートに取り込むのは、Ｂ３セルに入力された以下の関数。この関数を使って検索結果をスプレッドシートに取り込んでいます。

これにより、Ｂ４セル内にＧｏｏｇｌｅの検索結果が表示されます。最終的に使用する為替値は、Ｂ２セルに入力された関数で数字のデータのみを抽出させます。

このようにして、別タブで取得したデータを整理したものが、最初に表示させたページということです。

まだまだこのような機能が実装されているサービスは限定されていますが、ファイルがクラウド化されその殻がなくなることにより、ファイルの公開範囲が広がるだけでなく、その編集も複数の人が同時に行え、またそこへ入力されるデータも自動的に取得出来たりと、その可能性は大きく広がります。

非クラウド状態のファイル編集が、一人一人が自分のノートに絵を書いているとするならば、クラウド化されたファイルの編集は、大きな壁画をみんなで書いているようなものでしょう。
そこには、沢山の人の手を借りることによる生産性の向上だけでなく、その共同作業を通して集まる智恵により、まったく新しいアイデアが生まれるような可能性もあると思うのです。

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2011/08/082013/12/21

GTD のNextActionとただのTodoリストとの違い

■自分にとってのＧＴＤ
GTDと出会って数年経ちますが、両者違いについて、自分の言葉で説明することがなかなか出来ませんでした。
最近、やっと自分なりに納得の出来る解釈が出来るようになったので、再整理を行う意味で記事にしたいと思います。

最初にGTD前の自分と後の自分で何が変わったかと言うと、仕事中も含め、日常生活上でのストレスが無くなったことだと思います。
簡単にいうならば、何か心の中でモヤモヤするものが殆ど無くなったことが、GTDの最大の効果だった言えるでしょう。
自分にとって、ただのTodoリストとGTDのNextActionの違いはこの部分にあると思いますので、この違いが何によってなされるのかについて再考したいと思います。

■ＧＴＤでは何が収集されるか
GTD では最初のステップで頭の中にある気になること全てを書き出すようにと言われます。
この作業で収集される物は、既に目の前に突きつけられている具体的なタスクだけでなく、心の中に引っかっている感情、将来の目標や夢、ふと頭に浮かんだ一言のフレーズなど、抽象的で、すぐに行動に移すことが出来ないものも含まれます。

これらの雑多なリストに含まれる言葉は、いうならば私たちの心の中にある整理出来ていない考えや、気持ちです。
これらのモヤモヤした気持ちが意識上に現れる事は滅多にありませんが、小さなきっかけで頭をもたげ、心を悩ます原因となります。

それらは、一見透明に見える湖の底に沈んでいるゴミのようなものですね。
普段、何もなければ静かに水底に沈んでいるものの、石が投げ込まれた瞬間、水面が波立つのと同時に、その水自体を濁らせます。

■収集範囲の本質的な違い
ただのTodoリストの収集範囲が、水面に浮いているゴミだけだとするなら、GTD のそれは水底に溜まったゴミを一つ一つ拾い集めることにほかなりません。
そして、GTDのフローを通すことは、その一つ一つを見極め、ゴミとして処理するのか、それとも綺麗にして水底に戻すかの選択作業になるのでしょう。

書籍で言われている３時間という長い時間をかける事、「頭の中の気になること」を書き出すというフレーズがただのTodoリストをGTDのNextActionの違いを生む、最大のポイントなのです。
もし、GTDの提唱者であるデビット・アレンが「頭の中にあるやるべき事をすべて書き出しなさい」と言っていたら、GTDの方向性は全く異なっていたと思います。

■忘れる勇気とストレスフリー
水底のごみ、心の奥底に刺さっている小さな棘に焦点をあて、それは何か？と問いかける作業には少なからず痛みが伴います。
それが今見たくない物であれば、サムデイリストの中に放り込み、気が向いたときにGTDのフローに通せば良いでしょう。

収集が終わり、気になること全てリスト中に入っているという信頼感さえ持てれば、今は安心して忘れておくことが出来るようになるからです。
忘却が人の健全な心を守る安全装置だとするなら、GTDは気になることを安心して忘れさせてくれる為にあるのかもしれません。

何か気になることがあれば、直ぐに鉛筆をとり、目に見える言葉にしてみましょう。
それが、ストレスフリーを実現するためのNextActionとなる筈です。

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2011/08/042013/12/21

Nozbeにもダブルインボックスシステムを導入してみよう

ストレスフリーを実現するため毎朝確実にレビューしているタスクリスト

こちらのエントリーでも書いているように、出社して仕事を始める前に確実に終わらせるプロジェクトがあります。

この中に出てくるinboxの整理というのは、NozbeとEvernoteのinboxを確認し、GTDのフローを通すことです。

この作業により、今日やるべきタスクには☆マークが付き、そうで無いものは既存のプロジェクトの中に入れられたり、新規のプロジェクトとして追加されたりします。

一日の作業を気持ちよく進めるには、このInboxに入っているタスクの数をゼロにしておきたいのですが、このGTDのフローを通す作業は楽ではありません。それは何か？と真剣に考えますので気力も必要ですし、それなりに時間もかかります。

仕事に追われているような日には、この作業を行う時間さえ惜しく感じる事もあります。

最近気がついたのが、この日次処理を行うことが面倒だという潜在意識が働き、ふと思いついたタスクをInboxに放り込むことに抵抗を感じていたことです。これはGTDを実行するにあたっては本末転倒です。

そこで考えたのが、Evernoteでも運用しているダブルInboxシステムです。

これは、Inboxの整理を行う際、いま仕分けを行う必要のあるタスクと、そうでないものを分けることで、インボックスゼロを楽に保つことが出来るスキームです。

ここで作成されたInbox-2のプロジェクトには、とりあえずのタスクが放り込まれ、週次レビューを行う際、じっくりとGTDのフローを通される事になるでしょう。

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2011/08/042013/12/21

EvernoteとGTDと人の脳の可能性について

■思考の粒を拾い集める
Evernoteに沢山あるノートブックの中で「思考の粒」という名前のノートブックがあります。
このノートブックには、ふとした瞬間に思いついた言葉やアイデア、そのときの気持ちを書き留めたメモが入っています。
ここに少しずつ溜まって行くメモを読み返すと、たった一行、一言のメモであっても、それを書き留めた時に考えていたこと、気持ちをありありと思い出すことが出来ます。

その一言一言がその時の思考、感情を想起させるトリガーとなっているのですね。
逆に、そのようなトリガーを残していなければ、その殆どは時間とともに忘れさってしまいます。
このようなメモを残すことで、自分自身が沢山の思考をそのまま流し去っていた事に気がつきました。

そう考えると非常に勿体無い気がします。たとえば10年前からこのようなメモを残し、読み返し、バラバラの言葉を繋げ文章とし、内容を熟成させていたなら、そこからどんなアイデアや行動が生まれていたでしょう。

人は考えてるようで、考えきれてない。人が何かを考えるためには、目の前に何について考えるか？という明確なリストが必要なのかもしれません。
人が普段考えていることは、浮かんでは消え去る思考の粒のうち、目の前に突きつけられている事だけなのでしょう。

■忘れ去られる思考と脳の可能性
人の脳で実際に使われているのはほんの数パーセントと言われています。最近では全ての部分が使われているという研究報告もあるようですが、書き留められずに忘れ去られていく沢山の思考の粒、忘れ去られることで、考えることも出来なかったアイデアは、まさに使われていない脳の大部分に似ていると思います。

Evernoteは第二の脳、補助脳だと例えられますが、メモや様々な資料を人の脳の代わりに保存する記憶の倉庫としての役割と併せ、何かについて考えるきっかけを作ることで思考を広げ、深める役割も持っています。

人は自分が認知できる範囲の外については考えることも儘なりませんが、その範囲内でも忘却という脳の安全装置により思考の量を制限されているように思えます。

放っておけば消え去っていく思考の粒たち。それをしっかり掴み育てていくことが、人の脳のもつ可能性を引き出すことに繋がると思うのです。

■忘れ去られるTodo
私がGTDに出会う前、たまにふと隙間時間が出来ても「さて何をしよう？」と手が止まることが多々ありました。本当はやりたい事が沢山あるにも関わらずです。
これは、自分の中のTodoリストを全て自分の頭の中で管理しようとしていたからでしょう。

Evernoteの思考の粒と同じく、日常生活のなかで思いついたやりたい事、やるべき事は、その場で書き留めておかなければ、そのまま忘れ去られてしまいます。考えてみると、これもまた残念です。何かやりたい事が頭に浮かんでも、そのまま忘れ去ることで行動を起こすチャンスを失っていたわけですからね。

学生の時、また社会人になってから、その一つ一つをInboxに入れ、「それは何か？」と自問し、具体的なNextactionまで落とし込んでいれば、どれだけ人生が変わっていたか想像もつきません。
これも、自分の思考をしっかりと掴んでおくことが出来なかったことで、自分のもつ可能性を引き出せてなかったと言うことでしょう。

■思考の粒たち
このノートブックに保存されているメモで、幾つか印象的なものを紹介しましょう。ほんの数文字のメモですが、これをメモった時、こんな事を考えていたようです。そのうちの幾つかはブログの記事や日刊になってアウトプットをすることが出来ました。

「人それぞれの通貨」
人が何かの判断をする際の基準は人それぞれ違って、具体的なお金だったり、手間だったり、時間だったり、感情だったりする。時間に余裕があった時はお金だったかもしれないけど、最近は多少金額が高くても、時間の短縮が出来る方を選ぶようになったな。

「リニア物流計画」
これから更に加速する情報社会では、わざわざ人間を介して情報を運ぶ価値ってなくなるのでは？大抵のビジネスミーティングはオンラインで出来るようになると思うし、旅行に使うには殆どトンネル区間のリニア路線はつまらなさそう。それより24時間ベルトコンベアのように動き続ける物流の幹線にしたほうが効果的だと思う。設計で考慮する安全率も人を運ばなくて良いのなら低く設定出来る筈だ。

「いいねサービス」
google+が始まったけど、そのうちプラスの数が検索順位にも反映されるようになるのかな？グレーなサービスだけど、お金を払うことでプラスを押すようなサービスが生まれそう。

「Todoリスト」
GTDのNextactionとただのTodoリストの違いは何か？なかなか自分なりの答えが見つけられなかったが、最近やっと分かってきた感じがする。

「Evernoteのアカウントを子供に譲る」
このメモはこのブログ記事(我が子に送るEvernote)になりました。

「椅子物語」
朝のNHK(子供番組)を見てないとネタは分からないだろうね。日刊モヨリNo.121

「なんか夢をみた」
寝起きにメモを残しておいたおかげで覚えておくことが出来ました。日刊モヨリNo.117

「考えていないようで考えているが、考えているようで考えていない」
今回の記事の元ネタとなったメモですね。

他にもまだまだ沢山のメモがあり、これから文章となって陽の目を浴びるのを待っているところです。

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2011/08/022013/12/21

Nozbeの色調が選べるようになった

先日のアップデートでWeb全体のインターフェースが一新しましたが、今回その色調をユーザーが選択できるようになりました。

私がこのサービスを使い始めて二年くらいでしょうか。機能についてはほぼ満足の域に達していると感じていましたが、サイトの見栄えについては残念な印象を持ってました。
何というか、全体的に緑緑していてもっさりしている感じですか。。

Nozbeはサブディスプレイに表示させ、常に目に入る状態にしていますので、たとえタスク管理ツールとして必須のアップデートでなくとも、使っていて少しでも気持ちが良くなる改善は歓迎です。

今回のバージョンアップで追加されたのは、画面右上の三つのボタン。

デフォルトでは左端の状態になっています。