タグ: TaskChute

ブラウザ版タスクシュートに実装して頂いた機能の一つが作業時間のカウントアップ機能です。

これまでNozbeを使ったタスク管理を実践するなかで、今ひとつしっくり来なかったことがあります。それは現在進行中のタスクに対して真剣になれない事でした。確かにNozbe上でも見積もり時間の設定が出来ますし、Googleカレンダーと連携させればタスクリストを一日の時間軸の中に並べて眺めることは出来ました。

しかし、今ひとつ、そのタスクに向き合っているという実感が沸かなかったのです。そのモヤモヤする原因がタスクシュートを使い始めてやっと分かりました。

Nozbeやその他のタスク管理ツールに並んでいるタスクリストを眺めている時。それを別の表現で書くとすると、これから走る100ｍ走のトラックを漫然と眺めているのと同じです。

そこには「今、私はこのタスクに取り掛かっている」という実感は伴いません。

その点、タスクシュートは、見積り時間を決め、実際にかかった実績時間を記録することで、自分の意識を作業中のタスクへ強制的に向けさせます。開始時刻の入力は、いわば出走合図のピストルが鳴らされた瞬間ということでしょう。

本当に単純で些細な事ではありますが、この手順を踏むことで「漫然とタスクリストを眺めている」状態から「タスクを開始しているという現実」に入ることができるのです。

これは、タスクシュートというシステムを使わなくとも、キッチンタイマーやiPhoneのアラームでもかまいません。要は、見積り時間を指定し、スタート、終了を刻むスイッチさえあれば良いのです。

起床時から就寝時までのタスクリストについて時間を見積り、並べていくのは、これから出走する徒競走、それも障害物競走のコースをイメージするのに似ています。

ルーチンタスクは毎回同じ所に出てくる障害物、気の重いタスクは高めのハードルというところでしょう。

各タスクの難易度は、全て見積り時間の長短で表現され、慣れないタスクは上手に超えられず見積り時間を超過します。想定外のタスク(割り込み)は、何度も走る度、その頻度が予想できるようになるのでしょう。

ブラウザ版タスクシュートでは、タスクの開始ボタンと併せ、時間を出来るだけ可視化出来るような機能を追加してもらいました。それが、実績時間のカウントアップ機能です。

開始ボタンを押すと、そのタスクがアクティブ状態になり、経過時間がリアルタイムに表示されます。

見積り時間に対し、徐々に増えていく実績時間は相当なプレッシャーになりますが、その分取り掛かっているタスクに集中させてくれる効果があります。

ゆくゆくはポモドーロタイマーも入れてもらい（需要あるかな？）、途中で息切れしない走り方が自然に出来るようなツールにしていければと考えています。

電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか？」を発刊させて頂きました。執筆する際、最も力を入れた箇所、想いについてはこちら

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Nozbe、またブラザ版タスクシュートにせよ、どうしても欲しかったのがサブタスクの機能です。

Nozbeの開発者は、ユーザーフォーラムで頻繁に挙げられるサブタスクの機能追加を頑なに拒否しているようですが、サブタスクという表現は抜きにして、そのタスクを完了させるまでのロードマップというかチェックリスト。作業を行なっている際、現在取り掛かっている作業内容から脱線しないためのDoing リストは欲しいと思っていました。

先日28日の夜、開発者のマロさんを囲み、機能やＵＩについての意見交換、今後の開発方針について話をする場を持ちました。

その場では、主要な項目毎に沢山の要望をお伝えしたのですが、そのうちの一つとしてお願いしたのがサブタスクの追加でした。

ちなみに下の画像、マインドマップは、その打ち合わせの場でお伝えした要望の一覧です。

サブタスクの追加は、技術的に難しそうだと思っていましたが、翌日にはその機能を実装して頂きましたので(仕事早すぎ！！)、その機能を確認するのと併せ、使い方、動きについて説明したいと思います。

■サブタスクの追加
サブタスクを追加するには、タスク名をクリックし、タスクの詳細画面を開きます。
これまでは備考欄として使われていた入力窓が、サブタスクの記入部となっています。

ここではブログ記事を書き、投稿するまでのステップをリストとして登録してみました。
サブタスク追加は各タスクを一行に一つ、改行しながら記載します。

登録したサブタスクは、タスクの開始前は表示されませんが、開始ボタンを押した瞬間にチェックボックス付きのリストとして表示されます。

作業を開始したら、各サブタスクが完了した時点でチェックボックスにチェックを入れながら作業を進めましょう。

サブタスクを全て個別タスクとして登録すると、リストの一覧性が損なわれますし、日付の移動を行う際など、手間がかかって大変です。

このサブタスク機能は、タスクリストの粒度を作業レベルまで細かく出来るのと併せ、タスクリスト編集の手間を減らせます。

これで、ブラウザ版タスクシュートの使い勝手が一段も二段も良くなりましたね。

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私が本家エクセル版TaskChuteを挫折したのは、始業から終業までのタスクを並べ、これなら実行出来るというストーリーを作っても、頻繁に掛かってくる電話や予定してなかった社内会議、緊急対応のメール受信などによる中断により、その度にリストの並び替えや時間の再見積り、日付の変更を行うことへの徒労感が、タスクシュートを使う効果よりも大きく感じたからでした。

そんな苦い体験がありましたので、ブラウザ版タスクシュートには、現在進行中のタスクに対する中断処理機能を追加して頂きました。ブラウザ版には本家エクセル版TaskChuteには無い機能が幾つかありますが、私はこのタスク中断処理機能が一番気に入ってます。

この機能がなければ、ブラウザ版タスクシュートも使うことは無かった。それくらい重要な機能です。一日数回の割り込みであれば許容出来るかもしれませんが、それが20回ともなると限界です。

この機能は、私と同じ様に、予期せぬ中断が頻繁に発生することで、タスクシュートが良いと分かっていても続けられなかった。そんな人の救いになるでしょう。それでは、最初はタスクの開始～終了の所から解説したいと思います。

■タスクの開始
ブラウザ版タスクシュートでは、各タスクの右隅に丸いボタンが表示されています。
これが、タスクの実行完了までの時間を計測するストップウォッチのスタートボタンとなります。

■タスク実行中
開始ボタンをクリックすると、開始時刻のセルに現在時刻が自動入力されると共に、事前に入力した見積時間から計算した終了予定時間が入力されます。ここでは、タスクの状態がアクティブになると表現します。

■作業完了時
現在進行中のタスクが何も邪魔されずに完了した場合には、最初に押した開始ボタンを再度クリックします。このボタンは開始ボタンと併せ、終了ボタンを兼ねています。このボタンをクリックすると、タスクの実行に要した時間を計算し、実績時間の欄に自動記入してくれます。

■中断処理～その1
さて、今回の記事の本題である中断処理の機能説明に入ります。
電話や急な会議など、頻繁に発生する割り込み作業によるタスクリストの破綻を防ぐのがタスクの中断ボタンです。これはタスク実行のボタンを押しアクティブになったタスクにのみ表示されます。

例えば見積もり時間20分のタスク(タスクＡ)を開始して、11分後に割り込みが入ったとします。そこで中断ボタンを押すと以下のような処理が行われます。

①「割り込みタスク」という名称のタスクが自動生成
②アクティブだったタスクＡがステイブルとなり、11分の作業実績を差分した見積もり時間（9分）が自動入力されます。

割り込みタスクが完了し、タスクＡの作業に戻る際には、その開始ボタンを押し、タスクをアクティブにします。

■中断処理～その2
割り込み作業として発生する別のパターンとしては、現在進めている作業ではなく、リストにある別のタスクを先行して実行するような場合です。例えばタスクＡを実行している最中、上司やクライアントの依頼によりタスクＤを開始せざるをえない状況になったとします。

そのような場合は、タスクＤの開始ボタンをクリックします。

例えば中断処理～1と同じく、タスクＡを開始して10分後に、タスクＤの割り込みが入ったとします。そこでタスクＤの開始ボタンを押すと以下のような処理が行われます。

①タスクＤがアクティブ状態になる
②タスクＡがステイブルとなり、10分の作業実績を差分した見積もり時間（10分）が自動入力されます。

これも同じ様に、タスクＤが完了したら、タスクＡの開始ボタンを押して、作業を再開させます。

このようにして、頻繁に発生する割り込み作業の処理をシステムに取り入れ、作業の中断～割り込みタスクの実行～作業の再開をしても、各タスクの作業実績、見積もり時間に破綻が生じないようにしています。

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