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今回のエントリーは「タスクリストを定期的に見直し、その時の状況に応じ割り振っている分類の見直しを行いましょう」という内容です。
これはＧＴＤでは週次レビューといわれ「週次レビューを行わなければ、GTDは実践されていない」といわれるほど重要なステップです。
具体的には、週に一度時間を設け、inboxに入っているタスク一覧を見直すことで、それらのタスクが順調に処理されているかを確認する。
そして新たなタスクが出てきたらリストに追加するような作業です。
この週次レビューを行わないと、緊急度が高い「アクション」リストに入っているタスクは順調に処理するのでしょうが、「通常作業」「作業保留」に入っているタスクは、ついつい放ったらかしにしてしまいがちになります。
気がつくと締め切り直前になっていて、慌てて作業に取り掛かるなんて事にもなりかねません。
私がタスクのレビューを行う際のポイントは大きく分けて以下のものです。
- 「アクション」に入っているにも関わらず処理出来ていないタスクはないか？
- 「通常作業」に入っているタスクで着手時期に入っているものはないか？
- 「通常作業」に入っているタスクで分解できるものはないか？
- 「作業見極め」に入っているタスクの潜在的な問題は把握出来ているか？
- 「作業保留」に入っているタスクで着手時期に入っているものはないか？
- 「処理中」に入っているタスクの進捗状況は把握しているか？
この様な点に意識してタスクリストを眺め、各タスクの振り分け、新規追加を行っています。
実際は出社後、作業を開始する前に上記の作業をざっとやりますので、実は週次レビューの時間を具体的に取るという事はやっていません。 最初に偉そうなことを書いて申し訳ありません。（笑）
大切であるはずの週次レビューを行わなくても、ある程度の結果は出しているつもりだったので、自分には週次レビューは必要ないと思っていたのです。
しかし、この記事を読み、「あぁ、やっぱり週次レビューは必要だ」と思い直しました。
何かというと、Lifehacker(日本語版)「デヴィッド・アレン直伝、GTDのためのタスク仕分けリスト」です。
ここではGTDの生みの親、デビッド・アレンのタスク分類方法が紹介されていました。 改めて紹介します。
- 必要ないし、やりたくない＝「ごみ箱」
- その意義をもう少し考えるべき＝「保留」
- もう少し情報が必要＝「参照」
- これを使う＝「ツール」
- 見てみたい＝「デコレーション」
- もう少し進めば、選択肢のひとつになるかも＝「次のアクション用リマインダー」
- 短期的な成果を振り返るべき＝「プロジェクトリスト」（週次レビュー要）
- プロジェクトをやる上で必要なもの＝「サポートアイテム」
- 将来、やってみたいかも＝「いつか／たぶん」
- ある前提条件をクリアしたら、やってみたいかも＝「予定」（レビュー日を事前に定めておく）
- より大きな成果を出したい＝「ビジョン・目標」（より長い期間をおいて成果をレビュー）
- 自分が気になることで、ほかの人がやること＝「待機」（最低でも週次でレビュー）
- 繰り返しの作業のとき考えるべきこと＝「要チェック」
う～ん、何か深い。 ここに落ち着くまでに色々な試行錯誤があったのではと想像出来ます。 各類がどのような意味を持っているのかじっくり聞いてみたいものですね。
話を戻しますが、この分類分けを見て、自分自身のタスクリストに全くない項目があることに気がつきました。 何かと言うと、今月、来月というスパンではなく、もっと長期的視点に立ったビジョン、やりたい事についての項目です。
そもそも、私がＧＴＤを始めたきっかけは、とにかく毎日処理しなければならない膨大なタスクを、いかにして整理し、自分自身のストレスを軽減するか？という、いうならば「今の仕事さえ楽になれば良い」という発想だったので、ＧＴＤを自分自身の人生全般に活用しようという発想がなかったのですね。
なので、とりあえず毎日行うタスクレビューさえやっていれば、1～2ヶ月というスパン短いスパンの仕事をこなす上では、特に週次レビューというプロセスは必要なかったのかもしれません。
とりあえず、仕事をこなす上でのＧＴＤは完全に習慣化されているので、これからの目標はそのテクニックをプライベートの範囲まで広げていくことですね。
近いうちに、これからの人生において何がしたいか？を具体的に洗い出し、ＧＴＤのInboxに入れてみたいと思います。
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