@Surf_Fishさんの企画に乗っかり、私もルーチンタスクを晒したいと思います。
と、書き始めて思い出したのですが、以前投稿した記事で似たような事を書いていました。
ストレスフリーを実現するため毎朝確実にレビューしているタスクリスト
ここで紹介したのは、Nozbeに登録したタスクに平日繰り返しの設定を行い、毎朝仕事を始める前に処理をしているという内容です。
今でも同じことを実践しているのですが、このルーチンの部分だけはNozbeからブラウザ版TaskChuteに移行させたので、その辺の経緯について書きたいと思います。
先ずは私がイメージしているタスク管理の段階ですが、ブラウザ版TaskChuteを開発されているマロさんが、ChatWorkの中で発言された言葉が、非常に分かりやすかったのでここで紹介します。
「当初より、タスク管理ツールではなくタスク実行支援ツールとして開発していました。
僕自身、日刊でもちょっと書きましたが、
戦略 ホライゾンモデルor7つの習慣ミッションステートメント
戦術 Nozbe or Toodledo or オリジナルGTDシステム
戦闘 TaskChuteと思っていますので、今回のブラウザ版TaskChuteには管理機能よりも実行支援を優先しています。なのでGTDの処理と整理とレビューは戦術に相当するシステムにまかせようと考えています。」
この一ヶ月、ブラウザ版TaskChuteを使ってみて感じたのですが、TaskChuteで管理するのは、すでにNozbeで処理、整理が完了した段階。戦術が定まっているタスクです。
戦術が定まっているというのは、日付が決まっていて、必要時間が分かっていて、それを実行する順番が既に決まっているという事です。
まさにTaskChuteですね。
なので、もうあれこれ考える必要のないタスク、ルーチンタスクは戦術担当のNozbeからTaskChuteに移動させ、ツールを開いた瞬間に戦闘を開始出来るようにしたのです。
そのルーチンタスクの内容は、このようになっています。
平日のルーチンタスクは、大きく４つに分かれています。
・始業時タスクレビュー
・中間時タスクレビュー
・終業時タスクレビュー
・帰宅時タスクレビュー
以前は始業時、中間時のレビューは同じタイミング、出社直後に実行していたのですが、一番生産性の高い午前中に事務系タスクを処理するのは非効率なので、事務作業を中心とした中間時タスクレビューは昼休みが終わった後、10分間の仮眠から覚めた、ぼんやりした頭を再起動させる時間に実行しています。
・始業時タスクレビュー
主にGTDのフローに従い、タスクの処理・整理を行いクローズドタスクを作成します。具体的にはメールや前日にメモした手帳の確認。生成したやるべき事、気になることをNozbeのInboxに放り込み、プロジェクトへの分配、日付の指定、チームメンバーへの移譲、連絡待ちリストの確認を行いながら、その日の作業に抜けが無いかをチェックします。
この作業はNozbeのNextactionからブラウザ版TaskChuteへタスクリストをエクスポートし、TaskChuteで順番を並び替えた時点で完了となります。
ブラウザ版TaskChuteの統計機能で確認すると、平均約14分かかってます。
・中間時タスクレビュー
中間時レビューのルーチンタスクは、経費の精算、資料の整理、緊急ではないメールの返信、イントラの掲示板確認など、今日でなくても良いけど、溜まると面倒なものを集中的に処理します。平均で12分位ですね。
・終業時タスクレビュー
終業時のレビューは、日報作成と机の回りの整理整頓のみです。
机の回りを綺麗に保つには、毎日きちんと片付けの時間を持つことが大切なのが、このレビュー項目を追加して実感しました。
・帰宅時タスクレビュー
帰宅して、食事、お風呂などが終わり、さて自分の時間。という時に実行するのが帰宅時タスクレビューです。
実行しているのは、朝の始業時タスクレビューと殆ど同じです。Nozbeのプロジェクトリストを確認し、寝るまでの短い時間にやる事、やりたい事をNextactionとして抽出します。
実行出来ることは少ないですが、これをTaskChuteにエキスポートし、各タスクに時間割り当て、就寝時間(全てのタスク完了時間)を設定します。
ブラウザ版TaskChuteを使い始めてまだ一ヶ月足らずなので、休日のルーチンタスク、不定期なルーチンタスクの実行までは至ってません。
これから徐々にNozbeから移行させ、その完成度を高めて行く予定です。
電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか？」を発刊させて頂きました。執筆する際、最も力を入れた箇所、想いについてはこちら
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