ゾーンに入るには~その2

前回のエントリーで、仕事中にゾーンに入るために必要なこと、そしてその為にはゾーンに入るための集中力を阻害するノイズを出来るだけ遠ざける必要があると説明しました。

そのノイズの種類ですが

・電話
・メール
・ふと思いついた他のタスク

他にも沢山あると思いますが、代表的な物でこのようなものが挙げられます。

それでは、それぞれのノイズについて私がどのような対処を取っているか、項目毎に説明したいと思います。

■電話

こちらの都合など一切考えずに掛かってくる電話ほど、私たちの作業を妨げるものはないですよね。

その電話によって作業が一時中断するだけならまだしも、その電話の用件によって発生するタスクが重要であればなおさら今進めているタスクへの集中力は無くなってしまいます。

このような電話による集中力の寸断を回避するには、その電話の内容を一時的に忘れる必要があります。
私は、電話が終わった時点で、その電話の内容を新たなタスク扱い、すぐにメモするようにしています。

これは当たり前のことですが、大切なのはその新しいタスクに飛びつくのではなく一度脇に置くことです。

→電話で発生したタスクは一度脇に置いておく

 

■メール

電話と同じように作業を中断させるノイズとしてメールが挙げられます。

メール着信のポップアップがPCの画面に表示されると、大抵の人はそのメールを開き、そのまま返信やそのメールの内容についての処理をしてしまうと思います。

例えばこちらのエントリーでは、人が仕事中にメールを開くと元の仕事に戻るのに平均64秒かかるという調査結果が紹介されています。

このようなメールによる作業の中断、集中力の寸断を避ける最も有効な対処方法は、新着メールのチェック間隔を30分、または一時間程度に設定し、メールを処理する時間も予め決めておくことです。

これは、新着メッセージの表示回数を減らす事でジャマーの発生回数を減らし、かつメール処理の時間を仕事のスケジュールに組み込む事でそれ自体を一つのタスクにまとめるということです。

そのメール処理によって発生した新たなタスクについても、電話で発生したタスクと同じように、その都度処理するのではなく、一度タスクリストのInboxに放り込み、処理するタイミングは現在進めているタスクが終わってから判断するようにします。

→メールの新着確認間隔を出来る限り長く設定し、メール処理の時間を予め決めておく。

→電話と同じようにメールで発生したタスクへすぐに取りかからない

■ふと思いついた他のタスク

メールや電話と違い、こちらの都合を無視して割り込んで来る事はないのですが、作業中にふと思いつくタスクというのも、現在進めているタスクへの集中力を阻害するノイズの一つです。

なにか作業をやりながら「そう言えば会議の資料を印刷しなきゃ」なんてタスクを思い出し、慌ててその作業に取りかかるなんて事はないですか?

このような突発的に思いついたタスクについても、電話やメールを同じように、一度タスクリストのInboxに放り込み、今の作業が終わった後に取りかかるようにします。

ふと思いついたタスクは、それを忘れたくないがため、すぐに取りかかりがちですが、一度タスクリストのInboxに入れてしまえば問題ありません。

→電話やメールと同じように、先ずは発生したタスクをInboxに放り込んで一時忘れましょう。

今回のエントリーで、集中力を阻害する代表的なノイズに対する対処法を紹介しましたが、共通して言えるのは、突発的に発生したタスクに飛びつかないことです。

それが、簡単に終わる一本の返信メール、電話だとしてもですね。

あくまでも一般論で、本当に重要かつ緊急な場合は仕方無いですが、それ以外については出来るだけ一度Inboxに入れるようにしましょう。

次回は、そのInbox(私の場合はOutlookをInboxとしています)にタスクリストを作る具体的な方法について説明したいと思います。

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ゾーンに入るには~その1

スポーツ選手などの集中力が極限まで高まり、自分の持っている実力を100%発揮出来るような精神状態をゾーンに入ると言います。

ゴルファーがパットを打つ際、すぐ近くを通り過ぎる電車の音が一切聞こえなくなるとか、まさにこの境地なのでしょう。
私も学生時代にアーチェリーをやっていましたが、このゾーン状態に入ると、周りに沢山の競技者が居るにもかかわらず、自分一人が世界から隔絶されているような感覚になり、50メートル先の標的が通常より大きく見え、何度矢を放っても外れる気がしない。
そんな精神状態を度々経験しまいた。

スポーツの世界ではよく聞くこの精神状態ですが、仕事の上でもこれに近い状態に入る事が出来ます。

私の場合は本当にたまにですが、ゾーンに入ることが出来ると次から次へとタスクを片付けることが出来、一日でこなす仕事量は通常の二倍以上にもなることもあります。

その際「毎日これ位頑張れたら良いのに。。。」なんて思うのですが、なかなか難しいです(笑)

それでもGTDをベースとしたタスク管理を始めてから、その頻度は確実に上がっていると思います。
ここではそのゾーンに入るために心がけている幾つかの項目について紹介したいと思います。

ひとつの事に集中する

ゾーン状態を維持するためには、一つのタスクのみに意識を集中することが重要です。

前に書いたような、慢性的に繁忙感を感じている人は、常に頭の中が色々なタスクで一杯になっていると思います。

そのような状態では、頭の中のゴミタスクがゾーンに入るのを妨げます。

一つのタスクに集中するためにも、今考える必要のないタスクを、一度頭の中から追い出すことが大事なのです。

→今やらなくてよいタスクを明確にしましょう

 

制限時間を設ける

ゾーン状態に入るには適度な緊張状態も必要です。

仕事に締切時間が設けられてないと、ついダラダラとしてしまうのが人の弱い所です。

これは自分自身も大いに反省すべき点ですが、このようなダラダラした精神状態だとゾーン状態には入れません。

周りから押し付けられた締切がなく、自分の裁量でタイムスケジュールを決められるならば、積極的に締切を設け、そのタイムリミット内にタスクを完了させるとういう意識が必要です。

→タスク完了のタイムリミットを設けましょう

 

タスク密度を高める

集中力を維持するには、タスクの密度も重要です。

一つのタスクが完了した時点で「さて、次は何をやろうか?」と考えているようでは、集中力が途切れ、折角入れていたゾーン状態が途切れてしまいます。

それを途切れさせないためには、NextActionが書かれたタスクリストを準備しておくことが重要です。

→タスクは出来るだけ細かく分解し、すぐに出来るタスクを沢山持っておきましょう

 

集中の邪魔になるものを取り除く

タスクの実行中に、電話やメールで作業が中断する。これがゾーン状態を妨げる一番の原因ではないでしょうか。

その他にも、ついついRSSをチェックしたり、iPhoneをいじってしまったりと、ゾーン状態を妨げるものは沢山あります。

こちらの都合などお構いなしに掛かってくる電話は別として、その他のノイズを出来るだけ遠ざけることが、ゾーン状態を維持するのに大切なのです。

→作業を中断させるノイズ は出来るだけ遠ざける、又はそのための時間を設ける

 

このノイズについての対処方法については又別のエントリーで説明したいと思います

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GTDで得られる効能

GDTをベースとした仕事の進め方で得られるメリットは、作業の効率化だけではありません。

私が感じる一番のメリットは、 今やる必要のないタスクを一時的に忘れる事で、現在自分が推めている仕事に集中出来る事 です。

もし膨大なタスクを明確にしないまま作業を続けると、あるタスクを進めながらも他のプロジェクトのタスクを思いだして気を揉んだり、そのタスクについつい手を出してしまい、結局どちらの仕事も中途半端になってしまうでしょう。

GTDの最初のステップでタスクの抽出を行い、今着手する必要のないタスクを除外することで、そのような状況を回避する。

そしてその結果として頭の中が仕事で一杯になっている慢性的な繁忙感から解放されるのがGDTの本当の効果だと思います。

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