Nozbe2.0への要望~その1

去る3月28日の夜、銀座AppleStoreで開かれたNozbeイベントに参加してきました。

東京でNozbeイベントを開催します!Nozbe社長のマイケルとお会いしませんか?リリース前のNozbe2.0もご紹介します。3月28日(金)、銀座AppleStoreにて開催。 – NozbeブログでGTD

この企画は、Nozbeの開発者であるApivision.comのCEOマイケル氏が3年ぶりに来日されたのをきっかけに急遽企画されたものでした。


開催2日前の告知にも関わらず、会場はすぐに満席となりました。東京近郊にこれほどのユーザーが居るのかと正直驚きでしたね。

Nozbe2.0の紹介

メインイベントとして、現在開発中のNozbe2.0のデモを見せて頂きました。


第一印象としては動きがとにかく早い。
Webブラウザで動かす従来のクラシック版と比較すると、現在の運用中のデスクトップ版も充分高速になりましたが、それを更にスピードアップさせた感じ。
サクサク感はテキストエディタを動かしているようにも見えました。

 

アプリの動作が早くなる以外にも、複数のタスクを選択し、そのプロパティーを一回の操作で変更出来るなど、タスク管理を行う際のスムーズなオペーレーションが可能になるようです。

モバイル性・ コラボレーション・ インスピレーション − この度リリースする新しいNozbe 2.0(One Nozbe)の焦点 – NozbeブログでGTD

上記ブログによると、5月一杯をβテスト期間として6月にβバージョンを公開するとのこと。

この新しいアプリについては、これから更に改良していくので、要望があれば教えてほしいとの事でしたので、現在Var.1.9.2を仕事のタスク管理ツール・他の人とのコラボレーションツールとしてつかう中で感じている改善希望を幾つか挙げさせて頂きたいと思います。

コメント履歴の表示

Nozbeを個人的なタスク管理ツールとして運用している方にはあまり関係のない話かもしれません。


しかし、他者とタスクを共有し、チームとしてのタスク管理ツールとしてNozbeを使う際には、そのコメント機能が最も大きな力を発揮します。


コメント機能を使うことで、タスクを移譲したチームメンバーに作業の概要を伝えられるのは勿論のこと、その担当者が作業内容に疑問が生じた際には、タスク上で質問と回答を重ねることで、その作業がストップさせることなく、また間違った方向に進むことがないようコントロール出来るのです。


このコメント機能は非常に便利なのですが、早急に改善して欲しいのが、コメントの履歴表示です。


プロジェクト毎にタスクを共有しているチームメンバーがコメントを追加すると、それは画面左側の「未読コメント」としてその数が表示されます。

Image(36)

Image(37)

Image(38)

そこまでは良いのですが、問題はコメントを読んだ後です。

コメントを一度読んでしまうと、そのコメントは一覧から消えてしまい、もう一度読もうとすると、プロジェクト画面に移動し、対象となるタスクの詳細表示から確認しなければなりません。


まさしく「未読コメント」を読むだけの画面となっているのでとても残念です。


せめて、画面の上部は未読コメント、下は既読コメント履歴として表示されればと思うのです。

Image(39)

既読コメントの履歴をプロジェクトごと、発信者ごとに絞り込めればなお良いですね。

コメント機能の機能強化については、その他諸々要望があるのですが、この履歴表示は比較的簡単に実装出来るのではないでしょうか?


次の記事も、コメント関係の機能強化についてを予定しています。

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    NozbeのDropbox連携がやっと使えるものになった

    NozbeのDropbox連携は、比較的初期の段階で実装されてました。

    そういえは、これに関する記事も書いてましたね。

    Nozbeの使い方~その13(Evernoteに続きDropBoxとの連携)
    しかし、この機能は殆ど使われることはありませんでした。


    Evernoteとの連携でもそうでしたが、Nozbeのプロジェクト名称とDropboxのフォルダー名称を一致させておく必要があるとか、実際の運用を行うにはムリのある仕様だったからです。

    その後のアッデートで、名称一致の制限などは無くなりましたが、まだまだ自分が求めているファイルにアクセスし、簡単に貼り付けられるようなものではありませんでした。

    やっとまともに使える様になった

    これが今回リリースされたバージョン1.9.2の印象です。
    そして、Dropboxとの連携についてはこれ以上望むものは無いと言えるレベルに達しましたね。

    それでは、早速その動作について紹介しましょう。

    Dropboxのファイルを添付するのは、タスクのコメント欄からになります。

    Image(29)

    コメント欄を開き、テキスト記入欄の下にあるDropboxのアイコンをクリック して、Add File from Dropboxをクリックします。

    Image(30)

    Dropboxのログイン画面が開くので、メールアドレス、パスワードを入力します。

    Image(31)

    Dropboxのフォルダ一覧が表示されるので、目的とするファイルを探します。

    Image(32)

    必要となるファイルが見つかったら「添付」をクリック。

    Image(33)

    これでタスクのコメント欄に、Dropboxのファイルが添付されました。

    Image(34)

    この連携は何を意味するか?

    GTDのフローで考えると、タスクコメントに貼り付けられたDropboxファイルは処理・整理された「資料」の位置づけとなります。

    タスクリストがズラリと並んだ状態を見たとき、そのタスクがどのような行動を求めているか。
    最初はすぐに思い出すことが出来きますが、時間が経つにつれ、その記憶は徐々に薄れてしまいます。

    しまいには、そのタスクを見ながら「それはなにか?」の問いかけをする羽目になってしまいます。そうなると、GTDのフローを最初から回さなければなりません。

    GTDがストレスフリーに繋がる理由の一つとして、モヤモヤとしている思考をActionレベルまで落としこみ整理することで、一度考えたことを二度考えなくてよい状態に出来ることが挙げられます。

    なので、実行時に「さて、どうやって取り掛かろうか?」と再び頭を捻るようなタスクリストの作り方ではダメなのです。

    Nozbeのコメント欄は、ただのテキストの羅列でしかなかったタスクリストに「それはなにか?」の答えを記載することが出来るだけでなく、そのタスクは何を編集すべきなのかまで覚えておいてくれるのです。

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    Evernoteのリマインダーを使ったNozbeへのタスク受け渡しがとてもスムーズになった

    Nozbeのバージョンアップ(1.9)で、Evernoteとの連携がスムーズになりました。最近のアップデートの中では、NozbeはもちろんEvernoteについても、その活用の幅をぐっと上げてくれるものです。

    NozbeとEvernoteとDropboxの連携と使い分け

    Evernoteの使い方をGTD的視点で位置付けるなら、処理・整理された気になる物のうち、具体的な行動に直結しない「サムデイリスト」や「資料」の保管場所と言えます。

    保管された資料をどうするか?

    定期的にレビューをしつつ、そのノートを使う場面になったら、リマインダーにチェックを入れます。

    Image(6)
    リマインダーの設定後、データの同期が終わると、そのノートはNozbeの新規タスクとしてインボックスに自動的に入ります。

    その追加されたタスクのコメント欄をクリックすると、先ほどリマインダーを付けたEvernoteのノートが確認出来ます。

    資料として保管していたEvernoteのノートが、リマインダーボタンをワンクリックするだけで、Nozbeのタスクとして変換されたということですね。

    Image(7)

    コメント欄から資料を閲覧

    そのタスクを実行する際には、タスクのコメント欄からそのメモの内容を見て、具体的な作業内容を確認します。

    これは、自分でそのタスクを実行する際にも充分便利ですが、そのタスクを他の人に移譲する際に特に効果を発揮します。

    Evernoteのノートに具体的な作業内容、使用するデータの保存場所など、そのタスクを実行するのに必要な情報を集めておくことで、タスクの中に作業指示書を埋め込むことが出来るからです。

    リマインダーの設定後、ノートを他のノートブックに移動させるとコメント欄のリンクが切れる。リマインダーを設定したままにしておくと、同じタスクが毎日Inboxに入ってくるなど、細い部分での不具合はありますが、この機能はNozbeだけでなくEvernoteの使い方についてもその活用の幅を大きく広げてくれるでしょう。

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    Nozbeのハイコントラストバージョンがなんだか凄い

    Image(26) Nozbeのβ版をお知らせするサイトで、デスクトップクライアントのハイコントラスト版がリリースされてました。

    なんだろう?とインストールしてみたところ、予想を斜め上にいったインターフェイスで目が丸くなりました。 Image(27) これはネタなのか? それとも今後のバージョンアップに向けた実験的取り組みなのか? リリース記事をよく読むと、視覚に障害を持つユーザー用のGUIとのことでした。

    とりあえず、前のバージョンに戻したいと思います。

    ちなみに、この春にNozbeは2.0へのメジャーアップデートを予定しており、番号の部分だけでもクラシック版に追いつきます。

    ニューアプリは使いにくいと、まだクラシック版を使い続けているユーザーはまだまだ沢山居るようですが、みんなが本格的に乗り換える。そんなタイミングがやっと来るのかもしれませんね。

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    Nozbeデスクトップクライアントのバージョンアップを振り返ってみる

    先日Nozbeのデスクトップクライアントが1.84にバージョンアップされました。

     

    1.8へののバージョンアップはカレンダービューの機能向上がメインだったようですが、繰り返しタスクが重複して表示されるなどのバグがあり、1.84までのマイナーアップデートでやっと安定した印象を受けています。

     

    新しいNozbeのインターフェイスについては賛否両論のようですが、私に限って言えばクラシック版を一切使わなくなり、デスクトップ版がメインツールになったことを考えると、ようやくクラシック版から完全移行出来る製品まで進化したのだといえるでしょう。

     

     

    私がクラシック版から移行を開始したのはバージョン1.6からです。
    この1.6にしてもデスクトップ版が始めてリリースされたころからすると、その機能、UIは大きく進化しました。

     

    今回の記事では、これまでのデスクトップ版の開発の過程を振り返りってみたいと思います。

     

     

    ■2011年7月:Nozbeのデスクトップ版(β版)がリリース

    Nozbeのデスクトップ版についてファーストインプレッション – このまま一生β版


    最小限の機能は使えるものの、Web版と比較すると出来ないことが多すぎで実用には至らず。

     

    ■2011年10月:3カラムが登場し、現在のUIの基本形となる

    Nozbeのクライアントアプリがバージョンアップ。3カラムに対応して期待大 – このまま一生β版
    Taskをクリックスルとその詳細が画面右に表示されるという、現在のUIの基本となったバージョンアップですね。個人的には右では無く下に出して欲しいのですが。。。

     

    ■2012年7月:やっとブロジェクト間のドラッグアンドドロップがが出来るようになる

    Nozbeのデスクトップアプリにドラッグアンドドロップが使えるようになった – このまま一生β版

    やっとTaskを別のプロジェクトに移動させる際、Taskをつまんで離すというドラッグアンドドロップが出来るようになりました。
    このバージョンアップでやっと日常的に使ってもよいと感じましたね。

     

     

    ■2012年10月:コメント機能の向上

    Nozbeのデスクトップ版のバージョンアップについて – このまま一生β版
    コメント欄へファイルを直接添付できたり、チェックボックスを付けられたりと、コメント機能が大幅に進化したのがこのバージョンです。
    この機能の追加により、メールの機能をNozbeに代替させることで、チームメンバー間での情報伝達・共有がぐっと簡単になりました。

    ■2013年5月:ラベル回りが使いやすくなった

    やっと実用レベルまで洗練された!Nozbe1.6のファーストインプレッション – このまま一生β版
    このバージョンでラベル回りのUIが改善され、本格的にデスクトップ版を使うようになりました。

     

    ■まとめ

    振り返ると最初の製品がリリースされてから約二年。
    まだまだ物足りない所は沢山ありますが、少しずつ機能が改善されよい物になっている様子が伺えます。

    次回からは、デスクトップ版の基本的な操作方法について少しずつ紹介していきたいと思います。

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    やっと実用レベルまで洗練された!Nozbe1.6のファーストインプレッション

    Image(10)

    Nozbeユーザーは既にお気づきかと思いますが、Web版の画面Topに、新しいWeb版のお知らせが入っています。

    これは、バージョン1.5として公開されていたWeb版が、デスクトップ版のアップデートに併せ、同じく1.6にアップデートしたことをお知らせするものです。

    この数カ月のNozbeのバージョンアップの方向性をみると、Web版、DeskTop版、iOS版、Android版の全てに同一のUIを採用し、それをベースに新しい機能の追加を行なっていく方針を立てているように見えます。

    Image(11)

    この同一のUIですが、Web版、DeskTop版では、広い画面を有効に使うUIを、画面の小さいスマートフォン用にはそれに合ったUIがあって然るべきなので、この統一UIを採用することで、これまで使っていたWeb版(クラシック版)よりもラベル回りの操作性が悪くなっていました。

    特に、タスクを異なるプロジェクトへ移動させる操作、ラベルの選択によるプロジェクト表示は、クラシック版と比較し全体の俯瞰性が損なわれているため、正直いって、まだまだ日常的に使える物ではないと判断していました。

    ですので、黄色いバーのお知らせをクリックして、これまでと変わらないUIを見て、正直言ってがっかりしました。

    Image(12)

    しかし、今回のバージョンアップで、その一番ネックと感じていたラベル部分のUIが改善されこれまでネックとなっていた部分がほぼ解消されていました。

     

    Image(13)

    (このラベル一覧は画面の下ではなく、上にして貰ったほうがしっくり来るのですけどね。)

    コメント欄が高機能なこと、また全体的に動きが早いなど、良い面も沢山あるにも関わらず、バージョン1.5からリリースされた新しいUIのWeb版及び、これまでに何度もアップデートを重ねてきたデスクトップ版は、先に挙げたような操作性の不具合により、お蔵入り状態でした。

    しかし、今回のバージョンアップでやっと常用しても良いと思えるほど洗練されました。

    • トップ画面にミニカレンダーを表示させ、期日の指定をドラックアンドドロップで出来るようにする。
    • 同じようにトップ画面で各コンテキストへのドラックアンドドロップが出来るようになる。
    • タスクリストの一覧機能(クラシック版でのショートカット R)

    が実装されれば、クラシック版から1.6版に完全移行が出来るでしょう。

    バージョン1.5のリリース以降、開発のスピードも上がっているようです。

    細かい部分のUIのチューニング、新しい機能の追加など今後の更なる開発に期待したいと思います。

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    目指せ完全なinboxゼロ!MailboxとNozbe、Evernoteの連携方法

    前回の記事では、Mailboxの課題だったGmailのラベルを対応させる方法について紹介しました。

    逆転の発想!MailBoxをGmailのラベルに対応させる方法 – このまま一生β版

    これでiPhoneで受信するGmailのInboxゼロがグッと捗るのですが、Inboxゼロの結果として洗い出されるやるべきこと(Todo)の整理や、資料として保存すべきメール(情報)の一元管理をこのアプリ上で完結させるのは困難です。

    やはり、メールから生じたTodoは自分がタスク管理ツールとして使っているNozbe上で整理したいし、資料として再利用するようなメールは、Evernoteに保存したいんですよね。

    この課題をなんとか解決する方法は無いかと調べたところ、解決の糸口となる面白い記事を見つけたのでシェアしたいと思います。

    Mailboxをもっと便利に使う。(GAS編)

    この記事では、特定のリストに振り分けられたメールをGoogle Apps Scriptを使い、別のメールに転送する方法を紹介されています。

    Nozbe、Evernoteは両者ともメール送信によるタスクの追加や新規ノート作成が出来ますので、これを利用することで、Mailboxとの連携を図りたいと思います。

     

    ■スクリプトの入手

    先ずは、はるまき屋さんが作成されたメール転送用のスクリプトをこちらからこちらから入手します。

    Image(8)

    ページが開いたら、表示されるスクリプトをコピーして保存してください。

    なお、特定のリストに登録されたメールをEvernoteに転送するためのスクリプトはこちらから入手出来ます。

     

    ■Google Apps Scriptの登録

    Google Apps Scriptにアクセスし、コピーしたスクリプトを新規プロジェクトとして登録します。

    登録を行なうには、表示された画面から「空のプロジェクト」をクリックします。

    ScreenClip(5)

    予め記入されている1~3行目のテキストを削除し、準備していたスクリプトを貼り付けます。

    ▼初期状態Image(9)

     

    貼り付けが出来たら、記載されているコードの一部を自分の環境に合わせて修正します。
    修正する箇所はMailboxで登録したラベル名称と転送先のメールアドレスの二箇所です。

    ▼スクリプトをカスタマイズ
    Image(10)

    具体的にはこのようになります。

    ScreenClip(6)

    これは、MailBoxで作成されたリストに登録されたメールを、Nozbeのタスク登録用メルアドに転送する設定です。

    ■トリガーの設定

    保存が出来たら、転送のタイミングについて設定します。画面上の時計マークをクリックします。

    Image(11)

     

    新しいトリガーを新規作成する。

    Image(12)

     

    初期状態では時間の単位が「1時間」になっているので、1分単位に変更。

    Image(13)

     

    保存すると、承認を求める窓が出てくるので「承認」をクリック。

    Image(14)

    以上の設定で、MailBox上でTodoのリストに振り分けられたメールが自動的にNozbeへと転送されます。

    Evernoteへの転送スクリプトも同じ要領でプロジェクトを作成して下さい。

     

    ■実際の挙動確認

    では、Mailboxで受信したメールが、どのような形でNozbe、またEvernoteに登録されるか見て行きましょう。

    この画像では、後にTodoとなるメールと資料となるメールを二通受信しています。

    IMG_4474

    まずは、Nozbeへ転送したいTodoの元になるメールです。

     

    メールの本文を確認し、GTDで言う処理を行った結果、NextAction又はプロジェクトとなるような物であれば、リストのTodoへ振り分けます。

    IMG_4475 IMG_4476

     

    Nozbeに転送されたメールは「inbox」中のノートとして登録されます。

    ScreenClip(7)

    あとは、inboxに登録されている他のタスク処理を行なう際、ノートの内容を確認しながら新規タスク(プロジェクト)を作成します。

    Image(15)

     

    次は、Evernoteに転送するケースです。

    Gmailにアーカイブするのではなく、Evernoteに入れておきたいメールがあれば「To Evernote」のリストに振り分けます。

    IMG_4477 IMG_4478

    Evernoteを開くと、転送したメールの件名がノート名称に、そしてメール本文がノートのコンテンツとして登録されます。

    ScreenClip

    残念なのは、現在のスクリプトではGmailの添付ファイルが削除され、Evernoteにはテキスト情報しか保存されないことです。

    素晴らしいスクリプトの作成と公開をして頂いた事に感謝しつつ、はるまき屋さんの今後の開発に期待したいと思います。

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    Nozbeの新しいiPhoneアプリについてファーストインプレッション

    Nozbeの新しいiPhoneアプリがリリースされました。

    当初1月上旬に予定されていましたが、Apple側の承認がなかなか降りず、2月1日になってしまったようです。

    では、どのような仕様になっているか早速見ていきましょう。

    ■開発の方向性

    デスクトップ版のデザインをそのままiPhoneアプリに適用させたようです。

    iPhoneアプリ、モバイルWebアプリ、ブラウザ版、デスクトップ版のデザインとUIを統一しようとしているのでしょうか?

    デスクトップ版のUIは今ひとつしっくり来ないので、今後予定されているブラウザ版の大型アップデートが、この方向に進まないことを祈ります。。

    ▼Nextactionの画面
    IMG_3859(1)

    ■テンプレート機能

    現時点ではデスクトップ版にしか実装されてなかったテンプレート機能が、iPhoneアプリでも出来るようになりました。

    テンプレートからプロジェクトを作成したり、逆に既存のプロジェクトからテンプレートを作ることが出来ます。

    流行や打合せに持っていく物リストなどを、テンプレートにしておくと捗りそうです。

    Nozbeのデスクトップ版にタスクのテンプレート機能が追加されました。これはチェックリストの登録に便利 – このまま一生β版

    ■チェックリスト機能

    Nozbeにはサブタスクという概念がありません。よって、粒度の細かいタスクや、プロジェクトにする程でもないタスク分解を行おうとすると、ちょっと困ってしまいます。

    この機能はコメントとしてチェックリストを追加出来るので、サブタスクの代替機能として使えます。

    IMG_3872

    ■タスクへのファイル添付機能

    これもデスクトップ版ではすでに実装されている機能です。

    ブラウザ版では、各プロジェクト毎にファイルをアップロードするような仕様になっていますが、実際に作業を行う際には、個別のタスクに使用するファイルが直接添付されている方がずっと便利です。この機能はブラウザ版にも早く実装して欲しいですね。

    iPhoneアプリでは、タスクの詳細画面を開き、クリップマークのアイコンからアップロードするファイル(写真)の選択を行います。

    IMG_3875

    このタスクにファイル(写真)を貼り付けられる機能は結構便利で、タスク名称やコメントなどの文章では伝えきれない情報を、一発で相手に伝えられます。

    IMG_3901

    たとえば、家族で共有している買い物リストプロジェクトに、買ってきてほしい商品の画像付きタスクを追加すれば、買い間違いも防げます。

    ■料金

    従来のアプリは有料ですが、今回のアプリは無料です。

    無料で使えるNozbeのフリーアカウントを作っていれば、プロジェクトの数も5個まで使えます。

    まずは無料アプリでユーザーの間口を広げ、ブラウザ版、デスクトップ版と連携させながら使ってもらい、有料アカウントにアップグレードさせるという、開発会社のマーケティグング戦略なのでしょう。

    ■まとめ

    テンプレート、チェックリスト、タスクへのファイル添付など、便利な機能が追加されましたが、アプリ全体の挙動はややモッサリしている感じ。

    イメージとしては旧Facebookの公式アプリを想像して貰えればいいでしょう。

    従来のアプリにも、これらの新機能を実装して欲しいですね。

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    図解で示すタスク管理の必要性 その2

    前回の記事ではタスク管理の必要性を個人レベルで考えてみました。

    図解で示すタスク管理の必要性 – このまま一生β版

    今回は、仕事を複数のメンバーで進める際にも同じようにタスク管理をきちんと行わないと、仕事が円滑に進まない。

    そんな場面を図解で説明したいと思います。

     

    ここに今日の夕方(17:00)が締め切りの仕事があります。
    Image(3)

     

    作業を担当することになったAさん、Bさんは打合せを行い、仕事を終わらせるために必要な作業を洗い出し、それぞれの分担を決めました。
    Image(4)

    この時点で、全てのやるべき事がリスト化されていれば問題ありません。

    リストを確認しつつ、抜けがないようお互いが自分のタスクを実行することが出来るからです。

    逆に、問題が起きるのは、タスクリスト自体に抜けがある場合や、どちらが受け持つか明確になってないタスクがある場合です。

    この画像では、お互いが自分の担当だと認識しているタスクリストの枠から、幾つかのタスクが抜け落ちています。

    Aさん、Bさんはそれに気が付かないまま、一日のペース配分を考え作業に入りました。

    Image(5)

    このような漏れタスクが明らかになるのは、大抵、手持ちの作業が終わり、残作業が明らかになる締切の間際です。

    二人がそれに気がついた時には、既に手遅れ状態です。

    時間間際になって発覚したタスクは、そのまま超過タスクとなり、残業時間へとスライドしてしまいました。

    image

    説明し易くするため、図を大胆に簡略化しましたが、この様な抜けタスクが日常的に生まれる様な作業環境を、一ヶ月〜数ヶ月の長期間に渡って続けたらどうなるでしょう。その際の時間損失は相当なものになるはずです。

    また、しわ寄せは後ろのほうへ集まるため、締切間際に大変キツイ思いをしかねません。

    想定外の追加タスクが生じるのはやむを得ませんが、最初の段階で全ての作業を出来る限り洗い出し、誰が責任を持って担当するのかを決めておく必要があるのです。

    Nozbeを使い社内打ち合わせを円滑に行う方法 – このまま一生β版

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    外注した仕事の進捗状況をブラックボックスにしないための3つのツール

    仕事を進める上で、その一部分を社外にアウトソーシング(外注)するのは特に珍しい事ではありません。

    この外注をするとき、私が最も気をつけているのが、仕事を発注し成果を受け取るまでの外注期間をブラックボックスにしない事です。

    ブラックボックスというのは、仕事をお願いして受け取るまでの間、作業の進捗状況や方向性を確認出来ない状態のことです。

    仕事をお願いする際に提示した前提条件・設計条件に変更がなく、指定した期日までにこちらが要求した品質の成果が常に上がってくれば何もこんな心配をする必要はありません。問題は、そのような事のほうがレアだということです。

    ■時すでに遅し

    知り合いの会社で起こった実際の話です。

    9月の上旬に、ある設計の仕事を協力会社に発注しました。あいにく、馴染みの会社は手持ちの仕事が一杯でお願いすることが出来ず、紹介を受けた新規の会社に発注することになったそうです。

    初回協議のために来社してもらい、作業内容と注意事項、そして期日を伝え次の日から直ぐに作業に入って貰いました。

    作業自体はそれほど難しいものではなく、ただ量が多いだけの単純作業だったので、途中段階では特に内容の確認は行わず、10月末の期日間際になってやっと進捗の確認を行ったそうです。

    担当者の返事は
    「もう少しかかるので、期日を延ばしてほしい」とのこと。

    業務全体の工程には、まだ余裕があったので、〆の期日を2週間延ばすことになったそうです。

    約束の日になり、協力会社から成果を受け取ったのですが、よくよく見てみると、根本的な作業方針に勘違いがあり、それを修正するには、相当の時間が必要だと判明しました。

    その結果、その成果を使って作業を行なう他の仕事にまでしわ寄せが出始めました。

    仕事を発注した担当は、社内からも催促の電話・メールを矢のように受け、なかなか上がってこない成果に苛立ちながら、毒づいたそうです。

    「いったい何をやってるんだ。。。」と

    ■一体何をやってるんだ?

    この言葉が出る気持ちはよくわかります。

    程度問題はあれ、自分が要求した期限に求めている品質の成果が上がってこないことはザラだからです。

    大切なのは、発生する問題を想定しているバッファーの中に収めること。問題が生じたら直ぐに対策を行い、それ以上に問題が広がることを防ぐことです。

    例に挙げさせて貰ったケースを図解にするとこうなります。

    Image

    ここでは、作業をお願いしている間、その進捗と方向性がブラックボックスの中に入っているため確認出来ません。

    成果がブラックボックスからやっと出てきたと思ったら、途中で進む方向を間違っていたため、その成果も間違っていたということです。

    この問題を回避するには、問題となっているブラックボックスを可視化し、事前に、事前に、事前に対策を打つ必要があるのです。

    大切な事なので3回書きました。

    図解にするとこうなります

    Image(1)

    ここでは、ブラックボックスの中が見えるようになったことで、作業があらぬ方向に進んでいることが判明しました。

    すかさず方向修正の指示を出すことで作業が正しい方向に進み、こちらが求めている成果を得ることが出来ました。

    手戻りがないだけ、全体の作業時間が短縮されているのもわかります。

    ■ブラックボックスを可視化する具体的な方法

    前述した「作業の進捗状況を事前に確認し、方向性が間違っていれば正しい方向に修正する」ことは、当たり前の話です。

    必要なのは、理想論ではなく、それをどうやって実現するか、その具体的な方法なのです。

    ○○

    ここから紹介するのは、私が具体的に使っているツールと、その運用方法です。
    使用しているツール

    ・Dropbox
    ・Nozbe
    ・Skype

    Dropbox

    お付き合いの度合いにも寄りますが、私が仕事を発注している協力会社さんには、Dropboxのアカウントを作って頂き、その共有フォルダーの中で作業を行なうか、若しくはその日の終わりに、作業をして頂いたファイルを保存するようにして貰っています。

    そうすることで、作業途上のファイルを常に手元に置き、自分の好きなタイミングで確認出来る環境を作るのです。

    Dropboxは、共有フォルダーの中で、誰が何時、どのファイルを更新したかをRSSで配信する機能を持っています。

    ScreenClip(1)

    このフィードをGoogleリーダーなどに登録しておけば、ブラウザ上で作業の進捗状況をザックリと確認出来るのです。

    ScreenClip(2)

    もし、ファイルの更新が滞っている場合は、何らかの事情でこちらの作業が止まっていることが把握出来ます。
    そのような場面では、電話を一本かけるなどして状況の確認を行います。

    ここで大事なのは、作業が進んでないことを責め相手の尻を叩くのではなく、予定通りに作業が進められない事情を理解し、次の手を打つ事です。

    具体的には、残された時間では終わらせられない作業を引き戻し、自分の手で進めるか、若しくはその部分を別の協力会社へ依頼することです。

    ギリギリになって「残りのこの部分が終わりません」と言われるのが一番困ります。自分にとっても強烈な割り込みになりますし、そんなギリギリの工程では、受けてくれる協力会社も見つかりません。

    大切なのは、問題が発覚してからの対処ではなく、問題の火種を一日でも早く見つけ、事前の対策を行なうことなのです。

     

    Nozbe

    まだ数社だけですが、協力会社の方にもNozbeを使ってもらうようお願いしています。

    Nozbeをグループウェアとして使う(1) – このまま一生β版 

    また、作業の指示、修正願いをメールではなく、タスク管理ツールを使うのには理由があります。
    1番の理由は、やるべき事のリストを関係者全員で共有する事で、作業全体のボリュームを明らかにする事。

    与えられた時間に対して、作業量が少ないと勘違いすると、パーキンソンの法則によりその時間は全て消費されてしまいます。

    必要なのは、ゴールに至るまでの作業量を把握し可視化することで、適切な作業ペースを関係者全員で共有することです。

    ○○

    Nozbeでタスクリストを共有するもう一つのメリットは、ワンクリックで作業担当を変更出来ることです。

    全体を俯瞰し、作業が集中している人がいたならば、手持ちの少ない他の人へ作業をスライドさせます。

    各タスクのコメント欄に、作業内容と使用するファイルの在処、を添付出来るので、新たに作業担当者への引き継ぎも簡略化出来ます。

    Skype

    ちょっとした連絡を取るのに、Skypeのチャットは最適です。

    メールのような文章の修辞に気を取られる事なく、伝えたいことをサッと伝えあえるレスポンスの早さは、まるで隣の席に相手が座っているかのようです。

    チャットでは伝えきれない内容になれば、音声通話に切り替え、話の内容が図面の確認になった場合は、Skypeの画面共有機能を使い、お互いに同じ画面を見ながら話をします。

    この便利さは実際にやった事がある人でないと分からないと思いますが、離れているにも関わらず、テーブルを囲んでいるのと同じ様な感覚です。

    ツールに踊らされないライフハック – このまま一生β版

     

    ■まとめ

    作業を外注化する際に注意することとして、その作業過程を可視化することの重要性について説明しました。

    記事の内容を改めて振り返ると、ブラックボックスを可視化することの意味合いは、相手の進捗状況や作業内容を常に監視することではなく、両者で共通のゴールとそれに至るまでの道のりを共有すること。

    そして疑義や確認事項を直ぐに確認出来る双方向のコミュニケーションを築くことに他なりません。

    Image(2)

    運用方法を紹介したDropbox、Nozbe、Skypeはそのプロセスを円滑に行うためのツールということです。

    このシステムを構築して二年以上経ちますが、もしこの組み合わせを構築出来て無ければ、納期に間に合わせることが困難な仕事がいくつ合ったか分かりません。

    いずれのツールもクラウド(SkypeはP2P)という会社の情報管理規定的にはグレーゾーン(現在定められていない)のため、運用については細心の注意を図りながら便利に運用してきたいと思うのです。

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    Nozbeをグループウェアとして使う(1)

    medium_4012030328
    photo credit: Stéfan via photopin cc

    Nozbeはグループウェアとして利用するとき、その機能を最大限に活用出来ます。

    あくまで個人的な感想ですが、Nozbeを個人的なタスク管理ツールとしてのみ利用した際の効果は、グループで利用する場合と比べ半分ほどに感じます。

    ■コミュニケーションツールとして

    Nozbeを、仕事を一緒に進めるグループメンバーで使うと、各個人が同じ土俵でタスク管理が出来るだけでなく、メールの代替ツールとして使うことが出来ます。

    このお陰で、メールでの作業依頼や質問への返答などのメール送受信が一切無くなりました。

    伝えたいこと、確認したいことの粒度が小さければ小さい程、メールではなくSkypeなどのチャットの方が気軽にコミュニケーションを取りやすい。チャットを使った事のある方なら実感されていると思います。気軽さの順位は

    チャット > Nozbeコメント > メール > 電話

    といった所ででしょうか。

    ■メールは脳のリソースを削るツール

    我々はメールを受け取ると、その文章を読んで相手の意図を汲み取り、そして自分が何をすべきかの判断、GTDでいう処理〜整理のステップを頭の中で始めます。

    一日に受信するメールの数か二桁迄なら何とかなりますがCCも含め三桁にもなると、その処理をするだけで一苦労です。

    時間も奪われますし、それ以上に、読む、読まない、要返信、タスクに追加などの判断を強いられる回数に反比例し、脳のリソースは目減りしていきます。

    普段何気なく使っているツールが、時には仕事を一緒にする同僚を疲弊させている事実をもっと真剣に考える必要があると思うのです。

    ■なぜタスク管理ツールが効果的なのか?

    タスク管理ツールに登録するタスクは細分化し、その名称を見るだけで何をすべきか、誰が見ても分かるよう具体的なものにしています。

    Nozbeの場合は、そのコメント欄を活用し、タスク名称だけでは説明できない細部の指示や、使用するファイルの在処を記載するようにしています。

    ▼作業指示はコメント欄に記載
    Image

    このタスクを他の人にお願いする場合は、タスクの情報を開き、担当者を変更するだけです。

    ▼作業担当をリストから選択して決定
    ScreenClip2

    タスクを依頼された人は、そのタスクに☆マークが付き、自動的にNextActionに移動するため見落としがありません。

    また、メールと違い「具体的に何を実行するか」に特化された情報しか記載されていないため、メールの本文を読み解くような手間もかけさせません。

    ■まとめ

    この先、職場環境からメールが無くなるようなことはないと思いますが、その役割は徐々にそぎ落とされ、情報の伝達・共有のための道具という色彩が強くなっていき、仕事を進める上での具体的な作業指示、質問、確認に関するコミュニケーションは、チャットツールやグループウェアに置き換えられていくでしょう。

    朝一番に開く一本の長文メールで、昨日の会議録を読まされ、その中からやるべき事を抽出し、宛先一覧からその作業指示が誰に出されているかを汲み取り、そのメールにどう返信するかで悩む。

    そんな無駄なことに頭を使うことが無くなるようにしたいものです。

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    Nozbeのデスクトップ版にタスクのテンプレート機能が追加されました。これはチェックリストの登録に便利

    今回のバージョンアップで、タスクリストのテンプレート機能が追加され、なかなか使えそうな予感です。

    NextActionをラベルでフィルタリング出来ないという欠点は残ってますが、そろそろWeb版から完全に乗り換えても良さそうな仕上がりに達したようです。
    ではテンプレートの作り方について紹介したいと思います。

    ■テンプレート作成

    先ずは、テンプレートの元となるプロジェクトを作成します。
    仮のタスクを三つほど登録しました。

    ▼テンプレート用のプロジェクトを作るImage(183)

    次は、画面下に新しく追加されたアイコン【Creat Temprate】をクリックします。

    ▼テンプレート作成のアイコンをクリックImage(184)

    テンプレートの名称を入力する窓が開くので、任意の名称を入力します。
    ちなみに、既存のテンプレートに上書きすることも可能です。

    ▼テンプレートの名称を入力Image(185)

    ■テンプレートの呼び出し

    作成したテンプレートを呼び出すには、プロジェクトの作成アイコンをクリックします。
    プロジェクト名称入力欄の横にあるアイコン。これが先ほど作成したプロジェクトを呼び出すためのアイコンです。

    ▼テンプレート呼び出しのアイコンをクリックImage(186)

    アイコンをクリックすると、テンプレートの一覧が表示されます。
    先ほど作成した「TEST」という名称のテンプレートが見えますのでクリックします。

    ▼呼び出したいテンプレートをクリック
    Image(187)

    すると、先ほど登録したTESTという名称のプロジェクトが複製されました。

    ▼呼び出されたテンプレート
    Image(188)

    ■テンプレートの使い方

    テンプレート機能の活用方法ですが、一番良さそうなのがチェックリストをテンプレートとして登録しておくことです。

    私は出社時、昼休み後、終業時にやることのチェックリストを作っていますが、このような細やかなものをテンプレート化出来れば、タスク実行時の抜けをなくし、その確実度を高めることが出来るでしょう。

     

    始業時レビュー

    Image(13) メールチェック

    Image(13)スケジューラー確認・登録

    Image(13)手帳の内容確認

    Image(13)43Folderの整理

    Image(13)inboxの整理

    Image(13)各コンテキストの確認

    Image(13)Nozbeコメントの処理

    Image(13)クローズドタスクの作成

    Image(13)TaskChuteへの転送・並び替え

    Image(13)その他事務連絡等

    中間レビュー

    Image(13)掲示板確認

    Image(13)デスクトップの整理

    Image(13)交通費精算

    Image(13)出張精算

    Image(13)名刺の整理

    Image(13)協議資料のスキャニング

    終業時レビュー

    Image(13)机の回りの片付け

    Image(13)明日のタスクリスト調整

    Image(13)作業日報記入

    デスクトップ版もようやく実用レベルに到達してきたようです。

    出来れば同じ機能はWeb版やiOSアプリにも実装して欲しいものです。

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    Nozbeのデスクトップ版のバージョンアップについて

    Nozbeのデスクトップクライアントのコメント機能がバージョンアップし新しい機能が追加されました。

    ▼Nozbeのサイトで掲載されている画像
    Image(167)

    気になるのは、3番めのチェックリスト機能です。
    それでは順番に見ていきましょう。

     

    ■通常のコメント

    これは従来のコメント機能で、これまでと同じです。

    ▼Add comentでコメントの追加
    Image(168)

    ▼こんな感じでコメントが追加されます。
    Image(169)

     

    ■ファイルの添付

    これまではプロジェクト画面でしかファイルの添付が出来ませんでしたが、これからは各タスクにファイルを添付出来るようです。

     

    ▼Add fileから添付するファイルを選びます。
    Image(170)

    ▼Sample.pdfというファイルが添付されました。
    Image(171)

    コメント機能を使って作業指示を出すことが多いので、ここで作業に使用するファイルを指定•指示できるのは便利ですね。

     

    ■チェックリスト

    Nozbeには何故サブタスク機能が無いのか?

    ユーザーフォーラムでは何度もリクエストが上がってましたが、ずっと却下されて来ました。
    理由としては、サブタスクを導入するとリストが複雑になり、ユーザーの混乱を招く。
    それが開発者が一貫して主張している理由のようです。

    そのスタンスは維持しながら、ユーザー要望に答えたのがこのチェックリストス機能なのでしょう。

    ▼チェックリストを作ってみた
    Image(172)

    ▼保存をするとこんな感じに表示されます。
    Image(173)

    チェックリストなので、もちろんチェックを入れることができますね。

    私は、分解できるタスクは出来るだけ細かくするよう心がけていますが、細かくしすぎると一覧性、操作性が損なわれるので、その粒度には気をつけています。

    このチェックリスト機能は、このタスクをこれ以上分解するかどうか迷ったときに便利そうです。
    個人的な希望ですが、これはコメント機能としてではなく、もっと別な形で実装して欲しかったです。

     

    ■Evernoteノートの関連付け

    これまでは、Evernoteノートはプロジェクト画面でのみ関連付けが可能でしたが、今回のバージョンアップで個別のタスクに直接添付出来るようになりました。
    タスクを進めるための作業資料など、コメント欄だけでは表現できない情報を外部(Evernote)から引用できるのはとても便利です。

    残念なのは、検索して表示されるノートが、プロジェクト名称と一致させたタグがついているものに限られていること。

    出来ればEvernoteの全ノートから、添付するノートを選択出来れば、相当便利になりそうです。

     

    ▼関連付けるにはノート名称で検索を行ないます
    Image(174)

     

    ■URLのクリップ

    作業の参考となるURLをコメント欄へ簡単に追加することが出来るようになりました。

     

    ▼入力欄にURLを入れると
    Image(175)

    ▼こんな感じでURLが表示されます。
    Image(176)

     

    ■まとめ

    これまでに追加した幾つかのメモをまとめて表示させたのが、以下の画像です。

     

    ▼追加された色々なタイプのコメント
    Image(177)

     

    では、デスクトップク版で作成したコメントをWeb版で見てみましょう。

     

    チェックリストの表示がデスクトップ版と同じような表示になり、チェックボックスも使えるか期待しましたが、残念ながらこのような感じになるようです。

    ▼デスクトップ版で作ったコメントをWeb版で見てみた
    Image(178)

     

    今後のバージョンアップに期待です。

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    Nozbeの繰り返し設定が少しだけ柔軟になった

    Nozbeのユーザーフォーラムを覗いたら、サーポート担当のDelfinaさんがこんなアナウンスをしていました。

    ▼新しいリピートオプションについてのお知らせScreenClip(147)

    どうやら

    ・2日毎
    ・3週間毎
    ・2ヶ月毎
    ・3ヶ月毎
    ・2年毎

    という繰り返し設定が増えたことのお知らせのようです。

     

    ▼サイトを開いて確認してみたScreenClip(148)

     

    たしかにこれまでは

    ・毎日
    ・毎週
    ・毎月
    ・毎年

    程度しか選択肢がなかったのですが、ちゃんと増えています。

     

    まぁ、確かに少しは柔軟になりましたが、○○日毎という○○の部分を自分で入力出来るようにして欲しいものです。

    今後の開発に期待です。

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    Nozbeのプロジェクト名には「番号」を振ること

    NozbeのUIで優れていると感じるのは、各タスクの順番をマウスで並べ替えられたり、他のプロジェクトへ移動する事の出来るドラッグ機能です。

    慣れてしまうと

    ・タスクのプロパティを開いて
    ・プロジェクトオプションを表示させ
    ・移動先のプロジェクトを選択する

    のような操作はまどろっこしくて仕方がありません。
    しかし、このドラッグ操作にも一長一短があります。

    タスクを他のプロジェクトへ移動させるには、最初にラベルを使って異動先のプロジェクトリストを左サイドバーに表示させる必要があります。

    プロジェクト数が多い場合、この一手間をかけないと、移動先のプロジェクトを見つけるのに一苦労してしまします。

    この移動の操作が面倒だと、インボックスのタスクを処理・整理する際に手間となり、ストレスとなります。

    これを簡単にする方法、それがプロジェクト名の頭に番号を振ることです。

     

    前回の記事では、自分の役割毎に目標を定め、それに対応したラベルを作り、GTDをベースとしたタスク管理をトップダウンで管理する方法について説明しました。

     

    7つの習慣のミッションリストをタスク管理ツールに落としこむ – このまま一生β版

    その作業の中で、ラベルとプロジェクト名の全てに番号を割り当てています。

    では、インボックスに入っているタスクを移動するにはどうすれば良いでしょうか。

    ここからは具体的な操作画面を使って説明します。

     

    ▼タスクのプロパティ画面を開く
    image

    ▼プロジェクト選択のプルダウンをクリック
    image

    ここで、右上の入力欄に番号を打ち込みます

    ▼010を入力
    image

     

    ▼013を入力
    image

     

    ▼043を入力
    image

    このように、番号を打ち込むことで、目的のプロジェクトを絞り込んで表示させることが出来ます。

    英語圏のNozbeユーザーであれば、アルファベットの直接入力で簡単に目的のプロジェクトを表示させ選択が出来るのでしょう。

    日本語では、ローマ字入力を行い日本語に変換し確定させるという一手間があるため、そうはいきません。その変換作業を省くためプロジェクト名称の頭にテンキーで直接入力できる数字を割り振っておくのです。

    海外のサービスを日本向けにローカライズし、快適なUIを実現させるには、文字の入力に変換という一手間がかかる事を念頭に置いてほしいものですね。

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    7つの習慣のミッションリストをタスク管理ツールに落としこむ

    medium_1396343056 photo credit: mohammadali via photo pin cc

    ボトムアップが基本のGTDをトップダウンの視点で管理する方法です。

     

    GTDのフローは、身の回りにある気になる事の収集から始まります。
    気をつけなければならないのは、収集した気になる事、そこから生成したタスクリストを高い視点からレビューを行わないと、目先のタスク管理と実行に謀殺されてしまうことです。

     

    これでは、ボトムアップどころかボトムステイです。

    書籍の中では、レビューを行う際、それぞれの高度毎にどの様な視点を持てば良いかについて紹介されています。

     

    高度5000メートル 人生
    高度4000メートル 3~5年後の構造
    高度3000メートル 1~2年後の構造
    高度2000メートル 責任を負っていること
    高度1000メートル 現在のプロジェクト
    高度0メートル  現在の行動

    しかし、その言わんとすることは理解出来るものの、具体的な方法となると、何処から手を付ければ良いか悩んでしまい、レビューの手が止まってしまいます。

    おそらく、この部分についてしっかり書こうとすると、それだけでも本一冊の分量になること。

    それと、GTDの解説本としては、語るべき対象から少し外れること。また、このテーマについては、求める結果、・目標が人それぞれ大きく異ることから、具体的な方法論まで記述しなかったのでしょう。

    この分野に関する書籍としては、おそらく

    思考は現実化する
    7つの習慣

    などが適切です。
    この記事では、7つの習慣で紹介されている役割ごとのミッションを、どのようにして具体的なタスク管理ツールに落としこんでいくか。そのプロセスについて紹介します。

     

    自分の役割とは何か?


    7つの習慣(第三の習慣)では、自分がどのような役割を担っているか、そしてその役割についてどのような目標を定めるかについて説明されています。

    本の中では、例として

    【男性】
    ・夫・父親
    ・商品開発担当課長
    ・研究員
    ・部下を育てるもの
    ・友人
    ・人生を楽しむもの
    ・健康維持
    【女性】
    ・自分を成長させる
    ・妻
    ・母親
    ・プランナー
    ・情報発信
    ・PTAの役員
    ・料理の名人

    男性、女性の視点からこのような役割が挙げられています。

     

    わたしの場合は

    ・仕事:職務
    ・仕事:プロジェクト
    ・家族:夫
    ・家族:父親
    ・親族
    ・個人:健康
    ・個人:自己研鑚
    ・個人:ソーシャル
    ・勉強会主催

     

    大きくはこのような役割があると考えており、このそれぞれの役割毎に複数のプロジェクトが登録されています。

    medium_33052669 photo credit: John Carleton via photo pin cc

    役割ごとのミッションを整理する


    整理した役割と、その役割に対する目標は、紙に書くなど目に見える形にして定期的に確認し更新します。

    そのツールとして使っているのは、ブラウザで利用できるマインドマップサービス、Mindmisterです。

    他にも色々なサービスがありますが、PCのブラウザ、iPhone(iPad)アプリで同じデータを編集出来ること。またGoogleドキュメントと同じように一つのデータを復数の人で同時編集出来ることから、このサービスを使うことにしました。

     

    Mind Mapping Software – Create Mind Maps online

    具体的な方法としては、役割ごとにマインドマップのブランチを伸ばし、それぞれについて細分化出来るものは分割し、その一つ一つについて、目指す目標を書き込みます。

    大切なのは、この段階で完璧なリストと目標を作ることではなく、それを定期的に確認し、タスクリストを整合をとるための習慣を作ることです。

    わたしはその振り返りの時間を、週末の週次レビューで行なっています。

    タスク管理ツールとの関連付け


    役割と、役割ごとの目標が出来たら、それぞれの項目と具体的なタスクリストとの関連付けを行います。

    タスク管理ツールとして使っているのは、PCのブラウザで使用するNozbeです。具体的な関連付けはNozbeのラベル機能を使います。

    その関連付けの方法は、ラベルの名称を、先ほどマインドマップで作成した役割の名称と合わせること。そして、全てのプロジェクトをそれぞれのラベルに振り分けることです。

    幾つかのラベルについて具体的に説明します。

    ▼仕事:ここでは、私が担当する案件の一覧が表示されています。

    image

    ▼仕事:各仕事には復数のプロジェクトが格納されてます。
    image

    ▼勉強会:私が参加したり企画している勉強会の一覧です。
    image

    このようにして、抽象的になりがちな自分の役割と、それぞれの目標を明らかにし、具体的なプロジェクトリスと関連付けながら、それぞれの目標に進むための具体的な行動をタスクリストとして追加するのです。

    そして週次レビュー、月次レビュー、年次レビューを行う中で、ミッションリストの内容を加筆・修正し、登録しているタスクに抜けが無いか、塩漬けになってないか、少しづつでも進んでいるか、不必要となった役割はないか、などの確認を行うのですね。

    このプロセスを通じて、初めてGTDの高度モデル、7つの習慣で説明されるようなトップダウンのタスク管理と、GTDの基本であるボトムアップのタスク管理が結びつくのです。

     

    まとめ


    現時点で作成している役割ごとの目標は、まだまだ曖昧です。これから行うレビューの中で、それぞれの目標に対し、5年度、1年後、1ヶ月後などの期限を切り、それぞれに対するより具体的なロードマップを作ります。

    GTDを基本とするタスク管理を初めて、もう二年以上経ちました。
    仕事も含め、日常生活をストレスフリーに過ごすためのタスク管理は身につけたと思いますが、今後はより高い目標に到達するためのタスク管理について模索したいと思うのです。

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    Nozbeデスクトップクライアント(Mac)のバージョンアップ情報

    Nozbeのデスクトップクライアントに気になるバージョンアップ情報です。残念ながら今回はMac用のみ。

    私も含めWindowsユーザーはもう暫く我慢のようです。

     

    Test Nozbe (Want to test new Nozbe for Mac 1.3 with rich comments?)

     

    ▼バージョンアップの内容ScreenClip(144)[4]

    上の画像が、今回のバージョンアップの内容ですが、幾つか気になるものがありましたので、その内容について考えてみたいと思います。

    ・リッチコメント
    コメントの文章をリッチテキストで書けるようになるようです。
    これはそれほど嬉しくありません。

    ・コメントにファイル添付

     

    コメント欄にファイルを添付することが出来るようになるのでしょう。
    これまでも、プロジェクト情報の一つとしてファイルを添付出来ましたが、作業の細い指示内容を記載するコメントに、閲覧するファイルを直接て添付出来たほうが便利です。

     

    ・コメントにチェックリスト
    ユーザーフォーラムでもサブタスクの導入要望は何度も要望されていましたが、コメントにチェックリストを付けることでその代りにするようです。
    どの様な形で実装されるのか気になる所です。


    ・Evernoteノート、Dropboxファイルからタスク作成
    基本的にはEvernoteにはタスクは入れない(タスクリストは一箇所にまとめたい)のですが、中にはWebクリップの中から色々なやりたい事が出てきます。
    Nozbeに関連付けしたEvernoteノートを直接タスク化出来れば
    Web⇒Webクリップ⇒NozbeへTask生成 という流がスムーズに行きそうです。

     

    Nozbeのデスクトップクライアントは、もう一歩というところで完全移行が出来ずにいます。

    もしかすると次回のバージョンアップでそれが出来るかもしれませんね。

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    Nozbeを使い社内打ち合わせを円滑に行う方法

    各部署の業務報告を延々と聞かされるだけの会議は嫌いです。
    それと同じくらい嫌いなのは「これから実行すべきタスク」に対し、誰がやるのかが曖昧なまま終わってしまう社内打合せです。

    その仕事を「これからどうやって進めるか?」を決めるための場であるにも関わらず、やるべき事の担当が明確にならなければ、その仕事は一歩も前に進みません。

    それを避けるために行っているのが、タスク管理ツールを確認しながらの会議です。

    Image(161)

    画面に表示されているのはもちろんNozbe。チームメンバ全員がアカウントを持ちプロジェクトを共有しています。

    作業の進捗確認や、大幅な方針変更が生じた際の作業項目確認は、このような感じでPCを囲む所から始めます。

    打ち合わせを行いながら、やるべき事が出てきたらその場で新規タスクを追加し、終わる前に誰がどのタスクを担当するかまで決めるのです。

     

    ▼仮にでも良いのでその場で担当を決めるScreenClip(143)

     

    打合せの場にPCが無い場合は、プロジェクトリストをプリントアウトします。

    Nozbeの使い方~その12(社内ミーティングの実践方法) – このまま一生β版

    その仕事を誰がやるのか?

    これを決める作業は時に苦痛を伴います。しかし、これが明確に決まらないと誰の手も動きません。誰かが担当になる事で、始めて「出来ない」という判断と他の人へのタスク移譲も出来るのですから。

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    NozbeのiPhoneアプリがバージョンアップしました

    先日久しぶりにNozbeのiPhoneアプリがバージョンアップされました。

    おっ!っと思って確認しましたが、今回のバージョンアップはデザインのみの変更のようです。

     

    ▼アップデートのお知らせ

     

    デザインの変更のみとのアナウンスですが、実際に触ってみると全体的に動きがスムーズになっているようです。

    Web版にも大規模な機能追加、アップデートが予定されているので、そちらも楽しみにしましょう。

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    Nozbeのデスクトップアプリにドラッグアンドドロップが使えるようになった

    Nozbeのデスクトップアプリにタスクのドラッグアンドドロップが使えるようになりました。

    Inboxから指定のプロジェクトへ、またプロジェクトから別のブロジェクトへタスクを移動させるのに、この操作が出来るのと出来ないのでは、操作性に大きな違いが出ます。

     

    前回のバージョンアップで操作性全般の使い勝手はほぼ完成レベルに至りましたが、このタスクのドラッグ機能は使えませんでした。

    今回のバージョンアップにより、やっとブラウザ版から移行してもよいと思えるものになりましたね。

    その動作について紹介します。

     

    Inboxに「テスト」という名称のタスクを追加し、それをドラッグアンドドロップで既存のプロジェクトに動かしてみましょう。

    「テスト」という名称のタスクはInboxに入っています。example

     

    「テスト」をドラッグし、「043-東ラ研」という名称のプロジェクトの上で離してみます。

     

    ▼「043-東ラ研」というプロジェクト名のタスク数が変わりました。example(1)

     

    私がNozbeをWEB版からデスクトップ版に移行するのは、もう少し先。

    NextActionのフィルタリングをプロジェクトだけでなく、ラベルでも出来るようになってからですね。

     

    デスクトップアプリはブラウザ版とくらべると動きが軽快ですので、はやく日常的に使えるようにして欲しいものです。

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    もうメールには戻れない。Nozbeのコメント機能を徹底的に使ってみる。

    medium_4902920469
    photo credit: karen horton via photo pin cc

    チームメンバへの作業指示はメールではなく、Nozbeのタスクに追記するコメント機能を使っています。

    このコメント機能は、そのプロジェクトに参加しているメンバーが自由に書き込めるので、メール、もしくはチャットと同じように使えます。

    先週金曜、出張で盛岡に行ってたのですが、その出先でもメンバーへお願いしていた仕事の進捗確認がNozbeのiPhoneアプリで出来ました。

    やはり、Nozbeはチームで使ってこそ、その真価を発揮すると感じましたので、コメント機能を使ったやり取りを紹介します。

    ■未読コメントの確認
    PCのブラウザでもそうですが、iPhoneアプリでも未読のコメントがあると、画面のトップ画面に表示されます。

    ▼未読コメントのおしらせ
    Image(143)

     

     

    ■未読コメント一覧
    【未読のコメント】をタップすると、未読のコメント一覧が表示されます。

    1番上に表示されているものが、私が前日の夜に指示をした作業内容に対する返信のようです。

    Image(144)

     

     

    ■会話のながれ
    ①は私が最初に投稿したコメントです。

    作業をお願いするメンバーに

    •作業内容
    •作業を行うファイルの保存場所
    •期日
    •注意事項


    など、作業を進める上で必要な項目を記述しています。

    Image(145)

    ②は、お願いをしていたメンバーから、作業完了の報告がコメントとして書き込まれています。

    タップして詳細を見てみましょう。

    ▼作業完了の報告と、作業内容の確認です。
    Image(146)

     

    データは未確認ですが、こちらの意図した作業は終ってるようですね。
    あとで、中身を確認し、問題があれば追加作業•修正のコメントを追記することになります。

    ▼今回は、お礼のコメントを書き込みます。
    Image(147)

     

    ▼コメントを保存すると、一覧に追加され、相手の画面に未読コメントとして通知されます。
    Image(148)

     

     

    ■まとめ
    このような作業の依頼と完了報告のやり取りは、なにもNozbeのコメントを使わずとも、従来とおりメールでも可能です。

    しかし、個別のタスクに関してのみ、対話を行うことが出来るかとから

    •作業を進めるための必要な情報に絞って対話が出来る
    •それにより指示が明確になり
    •指示を受けた方も迷いが生じない
    •対話の中で疑義が生じた際には、それを確認するタスクを追加することで
    •Nozbeの中でタスク管理と対話が完結する

    のようなメリットが生まれます。

    そのメリットは実際に使って始めて感じる事の出来る僅かなものですが、一度慣れてしまうと元(メール)には戻れないと、強く思うのです。

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    Nozbeのモバイル版がアップデートして意外と使いやすいかも

    Nozbeのモバイル版がアップデートされましたね。モバイル版というのは、iOSやAndroid用のアプリではなく、モバイル端末のブラウザで閲覧するWeb画面スの方です。

    これまで、iPhoneのブラウザでNozbeにアクセスすると、通常のデスクトップ用の画面が表示されていましたが、それがモバイルの大きさに最適化されたということです。

    では、どの様なものか見ていきましょう。

    アカウントを持っている方には、Nozbeからこのようなメールが届いていると思います。
    Image(118)

    メール本文のリンクをクリックするとWelcomeの画面。
    Image(119)

    データ保存用の領域が必要であるというメッセージをクリックするとログイン画面に移ります。
    Image(120)

    必要な情報を入力しログイン完了。
    画面は、ログイン後プロジェクト一覧を表示させたものです。

    Image(121)

    最近、勉強会関係の企画をサボっているのがバレバレですね。

    右上の【ALL】のアイコンをタップすると、プロジェクトをラベルでフィルタリング出来ます。
    Image(122)

    試しにLBTという名称のラベルを選択してみます。
    Image(123)

    LBT関連のプロジェクトだけが表示されます。
    Image(124)

    プロジェクト名称をタップすると、プロジェクトのタスク一覧を確認出来ます。
    その状態で右上のアイコンをタップすると、プロジェクトに関連したノートの確認やプロジェクト情報の編集が行えます。
    Image(125)

    これは【Edit】を選択したところ。プロジェクト名称の変更、ラベルの添付などが出来ます。
    Image(126)
    これは【Sort】を選択し、タスクリストの並べ替えを行う画面。タスク名称右の△をタップするとタスクを上下に動かせます。

    Image(127)

    これは、Inboxの画面
    Image(128)

    画面下の「+」マークをタップすると新規タスクを入力出来ます。
    Image(129)

     

    入力後の詳細画面では、保存するプロジェクト、コンテキスト、日時や見積もり時間の設定が行えます。
    Image(130)

     

    NextActionの画面。
    デスクトップクライアントもそうですが、ラベルによるフィルタリングが出来ないのがとても残念。
    Image(131)

    ざっと見たところ、デスクトップ用のWeb画面をモバイルサイズに最適化させただけですので、基本機能はほぼ同じです。

    タスク入力、編集、画面移動のたびにデータ通信と読み込みが必要なので、アプリ版と比較すると全体的にもっさりした感じは否めないですが、その反面データの同期を意識しなくて済むのは好印象です。

     

    Nozbeは、先日サーバーの引越しで処理速度を向上させました。今回リリースされたモバイル版も、それなしには遅くて使いにくい物だったかもしれません。

     

    次はWeb版のアップデートを期待したいところです。

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    Nozbeのサーバーが引越しして操作が快適になったね

    今月の始めに、Nozbeのサーバーが引越しを行ったようですね。

    ▽これは、引越しが完了したことをお知らせするメッセージ。

    ScreenClip(139)

    何が変わったのだろうと、画面を色々と触ってみましたが、画面の読み込み速度が明らかに早くなっているのが分かりました。

    この手のWebサービスは、日常的に使用するものだけに、一つ一つの操作、それに伴う画面読込に時間がかかると、それだけでストレスを感じます。

    現在Nozbeの開発ロードマップは、デスクトップクライアントの方へ重きが置かれているような印象を受けますが、そちらは、まだまだ実用には耐えないと感じているだけに、今回のようなWEBサービスのバックボーンを底上げするようなバージョンアップは嬉しい限りです。

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    Nozbeのデスクトップクライアントがちょっとだけ使いやすくなった

    Nozbeのデスクトップクライアントがバージョンアップされ、普段使ってもいいかなと思えるものになって来ました。

    nozbe-alph

    △プロジェクトの並び替えが、アルファベット順に出来るのはイイですね。

     

    NextActionのフィルターにラベルでの絞り込みが出来ないなど、まだまだ不満点はありますが、着実に進歩しているようです。

     

    なお、今回のバージョンアップは細かいバグフィックスやパフォーマンスの向上がメインとのことですので、次回以降のバージョンアップで新しい機能が追加されるのでしょう。

     

    英語版のユーザーフォーラムのやり取りを読んでいると、デスクトップクライアントで実装されていない、タスクのドラッグアンドドロップも開発中という話も聞こえてきています。

    このあたりの機能が使えるようになれば、Web版からデスクトップ版に完全移行しようと思います。

    Nozbeの今後の開発に大きく期待したいと思います。

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    Nozbeで頻繁に使っているショート・カットの覚え方

    NozbeがWebアプリであるためか、ショート・カットが使える事って意外と知られていない気がします。

    一覧はこちらの記事▽でも紹介していますが、その全てを覚える必要はありません。

    Nozbeの使い方~その5(ショートカットを使いこなそう) – このまま一生β版

     

    おそららく「Inbox」「次の行動(NextAction)」への移動と、そこでのタスクの追加、それと「次の行動」画面において、タスクをフィルタリングするショート・カットだけ覚えておけば、普段使いの操作は格段に向上するはずです。

    上記のショート・カットはそれぞれ

    ・Inboxへの移動 ⇒ I
    ・次の行動への移動 ⇒ N
    ・タスクの追加 ⇒ A
    ・次の行動でのタスクのフィルタリング ⇒ O

    となります。

     

    数が少ないので、覚えるのにも苦労はなさそうですが、簡単に身に付けるための小ネタを紹介します。

    とっつきにくいかもしれませんが、言語を【英語】にします。

     

    ここで、Inboxにタスクを追加したい場合は「I」⇒「A」とキーボードに打ち込みます。

    ▽最初に「I」を打ち込むと「Inbox」へ画面が移るので

    ScreenClip(136)

    ▽そこで「A」を打ち込むと、タスクの入力画面が出てきます。

    ScreenClip(137)

     

     

    次の行動(NextAction)にタスクを追加したい場合は「N」⇒「A」とキーボードに打ち込みます。

    ▽最初に「N」を打ち込むと「NextAction」へ画面が移るので

    ScreenClip(138)

    ▽そこで「A」を打ち込むと、タスクの入力画面が出てきます。

    Image(12)

     

    これだけでも、マウスではなくキーボドのショート・カットで操作できると、思いついたタスクをサッとその場で入力が出来るようになります。

     

    メモに書くのも早くて良いのですが、後で転記する必要があるのならば、Nozbeに直接入力をしてその手間を省くのに越したことはありませんからね。

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    これは何だ?Outlookと複数のクラウドサービスを同期するアプリ

    Outlookと複数のクラウドサービスを同期させるアプリを見つけました。

    image 

    同期出来るのは

    ・Googleカレンダー
    ・GoogleTask
    ・Toodedo
    ・Evernote
    ・Simplenote
    ・Dropbox
    ・Nozbe

    と、メジャーなものばかりです。

    私はかつて仕事のタスク管理にOutlookカレンダーとTodo機能を使っていましたので、それとNozbeが直接繋がるとすれば、また使い方に幅が広がりそうな気がします。

     

    とりあえずソフトをダウンロードし、それぞれのサービスとどの様な同期が出来るのか試している所です。
    詳細については、また後日詳しく紹介したいと思います。

     

    ソフトのダウンロードは以下のリンクから可能です。
    アプリ自体は$19.99と、ちょっと高い気もしますが、制限付きで無料版での試用も出来るようです。

    Fieldston Software – gSyncit – Sync Outlook and Google Calendars, Contacts, Notes and Tasks – Toodledo – Evernote

    ※同期を試す際、Evernoteとの同期には注意が必要です。一度同期をしてEvernoteノートをOutlookに持ってくると、画像データや書式のデータが全てなくなってしまいます。

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    Nozbeをタスクを中心としたグループウェアとして使う方法

    私がNozbeに一ヶ月$50も支払い、20人のチームで使用出来るアカウントを維持しているのは、この機能を使うためと言っても良いでしょう。

    こちらの記事でも書いたように、仕事は一人だけは回せませんので、チームメンバーと作業の分担を行いつつ、相互に情報交換しながらProjectの抜けや、遅延が生じないようにしなければなりません。

    これまでのやり方であれば、仕事の上の情報伝達、指示はメールで行なっていましたが、Nozbeのコメント機能を使うことで、無駄なメールのやり取りを減らす事が出来ます。

    例えば、ほかの誰かが自分のタスクの処理方針に疑問を持ち、その内容をコメント欄に記入したとします。

    すると、そのコメントは他のユーザのデスクトップに「未読コメント」という形で表示されます。

    いわゆるメールの受信箱のようなものですね。ここでは、5つのタスクに自分が読んでないコメントと付いているのが分かります。

    Image(97)

    未読コメントをクリックすると、その5つのタスクが表示され、そのタスクに付加されたコメントの数が表示されます。

    Image(98)

    数字の部分をクリックすると、そのタスク内で交わされたコメントが表示されます。ここではある設計図の修正方針について、協力会社の方に指示を出してるところです。

    Image(99)

    同じようなやり取りはメールやSkypeなどでも可能ですが、あくまでも各タスク内のコメント欄で会話を行なうことで、その内容を絞込み、議論の脱線を防げます。

    単体としては優れた機能を持つツールは沢山ありますが、このタスクを中心としたグループウェア的な使い方が出来るのは、Nozbeの他にはそう多くありません。

    もし複数の人と協力しながら進めるようなProjectがあれば、このコメント機能を使ってみてください。

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    Nozbeのデスクトップアプリ正式版がリリースされました

    Nozbeのデスクトップアプリ(正式版)がリリースされました。

    私は少しだけ早く試すことが出来ましたので、インストールして操作してみた感想を書いてみたいと思います。

    ■ファーストインプレッション
    少しだけ触ってみて感じたのは、ブラウザ版から乗り換えるにはもう少しという、ちょっとだけ残念な結果でした。

    理由としては、ラベル関連の機能不足と配置が不明確な所。またドラッグアンドドロップでタスクのプロジェクト間移動ができないこと。大きくはこの二つです。

    ラベル関連の機能不足というのは、NextActionをラベルで絞り込めないことです。
    プロジェクトやコンテキストによるフィルターは出来るのに、何故ラベルでできないのか? もし開発チームが、必要なしと判断したのであれば、これは改悪と言わざるをえません。

    私のラベルの使い方としては、一業務につき一ラベルとし、その業務で実行する複数のプロジェクトのNextActionを横断的に抽出するようにしています。

    ▽仕事のラベルで絞り込んだ結果
    ScreenClip(102)

    ▽プライベートのラベルで絞り込んだ結果
    ScreenClip(103)

    これにより、今日実行すべき複数の業務、複数のプロジェクトから、NextActionだけを表示させることが出来るのです。

    これだけは、この機能だけは次回のバージョンアップで実装して欲しいですね。
    逆にこれが無いと、デスクトップ版を使うことは無いでしょう。

    先ずは正式版の第一弾ということですので、他の追加機能と併せ今後のバージョンアップに大きく期待したいと思います。

    ■デスクトップ版の機能紹介
    それでは、デスクトップ版の主要機能について簡単に紹介しましょう。

    まずはログイン画面です。英語版と日本語版に対応しています。ScreenClip(104)

    プロジェクトのラベルによる絞り込み画面ですが、ココがどうしても使いにくく感じます。ラベルは左のメニューバーの所にあっても良いのでは?ScreenClip(105)

    ここが一番納得の行かない所です。画面下に「Project」「Context」のアイコンは確認できるのですが、ラベルの文字がありません。NextActionの絞り込みに多用しているラベルが使えないのはあまりにも残念です。
    ScreenClip(106)

    Projectをクリックすると、中のタスク一覧が表示されます。
    ScreenClip(107)

    個別のタスクをクリックすると、右に詳細画面が表示され、プロパティーの編集が出来ます。ここはコンテキストの変更画面です。ScreenClip(108)

    タスク実行の見積もり時間の選択画面。内容はブラウザ版と同じで自分で直接入力出来ません。
    ScreenClip(109)

    目的の日をカレンダー上でクリックすると、日付の設定が出来ます。ScreenClip(110)

    繰り返しの設定も、内容はブラウザ版と同じ内容です。早く他の種類の繰り返し設定も出来るようにしてください。
    ScreenClip(111)

    コメントの追加に関する操作はサクサク感があり、なかなか良かったです。ScreenClip(112)

    タスクの新規登録する際、タスク名称の後ろに「#」を入力すると、Projectや必要時間、コンテキスト、繰り返し設定の選択が表示されます。
    ScreenClip(113)

    同じ様に「##」を入力すると、コメント入力欄が表示されます。この機能はとても便利かも。
    ScreenClip(114)

    右上の検索ウィンドウで、GTDを検索した結果です。関連するラベル、Projectが引っかかります。
    ScreenClip(115)

    次回のバージョンアップで、上記の気になった部分が改善されるとすれば、乗り換えてもいいかな。ブラウザ版の機能向上と併せ、頑張ってほしいものです。

    ソフトはこちらのリンクからダウロード可能です。

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    Nozbeでチェックリストを使いたい人に送る二つの方法

    Nozbeの開発者であるマイケル氏は、ツールはシンプルであることが、生産性を上げるために最も必要な事だと考えているようです。

    If you ever want subtasks – NOZBE IS NOT FOR YOU – THEY REFUSE TO ADD THEM


    たしかに、一つ一つのタスクの幅が広いため、Doingリストレベルの細かいタスクを登録しようとすると、途端に一覧性が損なわれます。

    また、タスク→プロジェクトへコンバートするにも、一業務あたりのプロジェクト数を極端に増やしたくないとか、新規作成したプロジェクトに改めてメンバーを追加しなくてはならない、とかが小さな心理抵抗となり、そのワンクリックを躊躇わせます。

    では、どのようにしてDoingリストレベルの細かい粒度のタスクを管理するかについて考えたいと思います。

    ■方法その1
    一番簡単な方法は、タスクのコメント欄を使用する方法です。
    そのタスクを終了するのに必要な手順、必要な細かいタスクをコメント欄に箇条書きにして書きましょう。

    ScreenClip(97)

    そのタスクを自分で実行するのであれば、不必要かもしれませんが、チームで作業を行い、そのタスクを他のメンバーに委譲する際には、このような細かな指示が作業の漏れが防ぎ、成果の品質を向上させられます。

    ■方法その2
    準備にすこし手間がかかりますが、ちょっとだけ可能性を感じる方法ですので紹介しておきたいと思います。

    これは、Evernoteのチェックリスト機能と、Nozbeのブックマークレット機能を組み合わせる方法です。

    まずは、Evernoteでチェックリストを作ります。
    Image(3)

    次に、Evernoteノートを右クリックし、作成したノートの公開用URLを取得します。
    Image(4)

    取得したURLをブラウザのアドレスバーに張り付け、EvernoteノートのWebページを開きます。
    Image(5)

    Nozbeのブックマークレット機能を使い、ノートのURLをNozbeに転送します。
    Nozbeの使い方~その9(ブックマークレット機能でGmail との連携が完璧になった)

    Image(6)

    すると、NozbeのinboxにEvernoteへジャンプするURL付きのタスクが生成されます。
    先頭に表示されている[Link]をクリックすると、Evernoteにジャンプします。

    Image [10]


    ■まとめ
    はい、面倒ですね。とても面倒でいちいちやってられないですよね。
    この記事で言いたいことはただ一つ。マイケルさん、どんな形でも良いから、Nozbeにサブタスク機能を付けて下さいということです。

    おしまい。

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    百聞は一見にしかず!EvernoteとNozbeの組合せについて閃いた

    仕事場において、タスク管理のプラットホームとして使っているのがNozbeです。

    自分一人のタスク管理ツールとしてのみ使っていては、有効性が今ひとつ感じられませんが、アカウントのグレードを上げ、同時に利用出来る人数を増やすと、会社のチームメンバーでタスク管理を実践するためのグループウェアとして使うことが出来ます。

    このあたりの記事で紹介してますね。
    Nozbeの使い方~その4(タスクリストの共有)

    現在、社内では6人のメンバー、また社外の協力会社とアカウントを共有し、Nozbeを使って業務全般のタスク管理を行ってます。

    仕事の内容が設計なので、タスクリストの内容も図面作成、図面修正など設計図面に関する物が大半です。

    その指示をタスクリストとしてNozbeに登録する際、困ることがあります。それは、図面の修正内容を言葉(文字)で伝えるのが意外と大変だという事ですね。

    例えば、この図面で○で囲った箇所の文字を消したいという簡単な指示をタスクリストに追加する際、その指示を言葉だけで伝えるのはかなり困難です。

    ScreenClip(87)

    Nozbe単体では難しいのですが、Evernoteと組み合わせる事で、その言葉では伝えきれない情報を簡単に共有する方法を思いついたので紹介したいと思います。


    ①修正箇所の画面キャプチャー

    タスクを委譲する相手に伝えたい箇所をEvernoteの画面キャプチャー機能でクリップします。

    クリップが出来ると、このようなノートが作成されます。

    ScreenClip(88)



    ②共有リンクの取得
    Evernoteは、ノートの共有機能により、自分のノートを外部に公開する機能があります。

    公開するには、先ほどのノートを右クリックし「共有」→「クリップボードにノートのURLをコピー」を選択します。

    これで、クリップボードに公開用のURLが保存されました。

    ScreenClip(89)



    ③共有化したノートをブラウザで開く
    クリップボードに保存したURLを、ブラウザのアドレスバーに貼り付けると、公開したノートをブラウザ上で開くことが出来ます。

    ScreenClip(90)



    ④Nozbeのブックマークレット
    Nozbeの機能の1つとして、ウェブページからタスクを登録するというものがあります。

    使い方、設定の方法はこちらの記事参照
    Nozbeの使い方~その9(ブックマークレット機能でGmail との連携が完璧になった)

    ブックマークレットをクリックすると、タスク名称の入力欄が出るので、そこにタスク名称を記入します。ここでは「リビングの文字を削除する」という名称のタスクにしました。

    ScreenClip(91)



    ⑤Nozbeのinbox
    Nozbeのinboxを確認すると、先ほど入力したタスクが表示されています。

    タスク名称の頭についている「Link」の文字は、先程ブラウザで開いたEvernoteノートへジャンプするリンクのURLが埋め込まれています。

    ScreenClip(92)



    ⑥Link先の確認
    このLinkの部分をクリックすると、先程開いた画面キャプチャーの公開ノートが開きます。

    ScreenClip(93)
    補足説明が必要であれば、コメント欄に作業内容や、修正が生じた背景について記載しておくと良いでしょう。

    ■おさらい
    作業の流れを簡単にまとめると以下のようになります。

    ①Evernoteで画面をキャプチャー
    ②キャプチャーした画面を外部へ公開
    ③公開したノートをブラウザで開く
    ④ブックマークレットを使ってNozbeにタスクを送信

    基本的には、この3工程。時間にして一分弱で、自分が修正内容を伝えたい図面の箇所をタスクの中に埋め込むことが出来ます。

    文字だけで伝えようとすると本当に大変ですが、画像を一枚添付するだけで、情報の伝達は驚くほどスムーズになります。

    まさに百聞は一見にしかずって事ですね。

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    ルーチンタスクを晒す企画に乗ってみた

    ScreenClip(70)

    @Surf_Fishさんの企画に乗っかり、私もルーチンタスクを晒したいと思います。

    と、書き始めて思い出したのですが、以前投稿した記事で似たような事を書いていました。

     

    ストレスフリーを実現するため毎朝確実にレビューしているタスクリスト

    ここで紹介したのは、Nozbeに登録したタスクに平日繰り返しの設定を行い、毎朝仕事を始める前に処理をしているという内容です。

    今でも同じことを実践しているのですが、このルーチンの部分だけはNozbeからブラウザ版TaskChuteに移行させたので、その辺の経緯について書きたいと思います。

    先ずは私がイメージしているタスク管理の段階ですが、ブラウザ版TaskChuteを開発されているマロさんが、ChatWorkの中で発言された言葉が、非常に分かりやすかったのでここで紹介します。

    ScreenClip(71)

    「当初より、タスク管理ツールではなくタスク実行支援ツールとして開発していました。

    僕自身、日刊でもちょっと書きましたが、

    戦略 ホライゾンモデルor7つの習慣ミッションステートメント
    戦術 Nozbe or Toodledo or オリジナルGTDシステム
    戦闘 TaskChute

    と思っていますので、今回のブラウザ版TaskChuteには管理機能よりも実行支援を優先しています。なのでGTDの処理と整理とレビューは戦術に相当するシステムにまかせようと考えています。」

    この一ヶ月、ブラウザ版TaskChuteを使ってみて感じたのですが、TaskChuteで管理するのは、すでにNozbeで処理、整理が完了した段階。戦術が定まっているタスクです。

    戦術が定まっているというのは、日付が決まっていて、必要時間が分かっていて、それを実行する順番が既に決まっているという事です。

    まさにTaskChuteですね。

    なので、もうあれこれ考える必要のないタスク、ルーチンタスクは戦術担当のNozbeからTaskChuteに移動させ、ツールを開いた瞬間に戦闘を開始出来るようにしたのです。

    そのルーチンタスクの内容は、このようになっています。

    WTC_dailytask

    平日のルーチンタスクは、大きく4つに分かれています。

    ・始業時タスクレビュー
    ・中間時タスクレビュー
    ・終業時タスクレビュー
    ・帰宅時タスクレビュー

    以前は始業時、中間時のレビューは同じタイミング、出社直後に実行していたのですが、一番生産性の高い午前中に事務系タスクを処理するのは非効率なので、事務作業を中心とした中間時タスクレビューは昼休みが終わった後、10分間の仮眠から覚めた、ぼんやりした頭を再起動させる時間に実行しています。

    ・始業時タスクレビュー
    主にGTDのフローに従い、タスクの処理・整理を行いクローズドタスクを作成します。具体的にはメールや前日にメモした手帳の確認。生成したやるべき事、気になることをNozbeのInboxに放り込み、プロジェクトへの分配、日付の指定、チームメンバーへの移譲、連絡待ちリストの確認を行いながら、その日の作業に抜けが無いかをチェックします。

    この作業はNozbeのNextactionからブラウザ版TaskChuteへタスクリストをエクスポートし、TaskChuteで順番を並び替えた時点で完了となります。
    ブラウザ版TaskChuteの統計機能で確認すると、平均約14分かかってます。

    ・中間時タスクレビュー
    中間時レビューのルーチンタスクは、経費の精算、資料の整理、緊急ではないメールの返信、イントラの掲示板確認など、今日でなくても良いけど、溜まると面倒なものを集中的に処理します。平均で12分位ですね。

    ・終業時タスクレビュー
    終業時のレビューは、日報作成と机の回りの整理整頓のみです。

    机の回りを綺麗に保つには、毎日きちんと片付けの時間を持つことが大切なのが、このレビュー項目を追加して実感しました。

    ・帰宅時タスクレビュー
    帰宅して、食事、お風呂などが終わり、さて自分の時間。という時に実行するのが帰宅時タスクレビューです。

    実行しているのは、朝の始業時タスクレビューと殆ど同じです。Nozbeのプロジェクトリストを確認し、寝るまでの短い時間にやる事、やりたい事をNextactionとして抽出します。

    実行出来ることは少ないですが、これをTaskChuteにエキスポートし、各タスクに時間割り当て、就寝時間(全てのタスク完了時間)を設定します。

    ブラウザ版TaskChuteを使い始めてまだ一ヶ月足らずなので、休日のルーチンタスク、不定期なルーチンタスクの実行までは至ってません。

    これから徐々にNozbeから移行させ、その完成度を高めて行く予定です。

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    Nozbeにもサブタスクを導入して欲しい件

    Nozbeのユーザーフォーラムで頻繁にリクエストが上がるのがサブタスクの実装です。

    タスクを追加する際、その粒度をどこまで落とすかによって、作業の効率は変わります。
    出来るだけ細かく、まさにDoingリストと呼べるほど細かくすれば、作業のスピードは上がると思いますが、それと引き換えにタスクリストの一覧性が損なわれます。

    開発者のマイケル氏は、ユーザーから上がってくる要望に対し、サブタスクは作業効率を損ねると、その実装を頑なに拒んでいるようですね。

    Nozbeはチームメンバーと一緒に使うことが想定されているので、各々が同一プロジェクト内でサブタスクを作りすぎると、そのページは混乱の極みとなるでしょう。

    それを見越したマイケル氏の言い分はよく分かるのですが、そこで議論が止まっては面白くありません。では、どうすれば一覧性を損なわずにサブタスクを追加すればよいか、そのユーザーインターフェイスについて考えてみました。

    Nozbesubtask

    各タスクは、一人のメンバーにだけ割り当てられるので、それ以外のメンバーに見える必要はありません。そのメンバーが見たい時、サブタスク表示ボタンをクリックして上の画像のように展開できれば良いのです。

    もし、その分割されたサブタスクの一つを別のメンバーに委譲したい際には、サブタスクをドラッグして枠の外に出してあげれば良いのです。

    どうでしょう?いいアイデアだと思うのですが検討していただけないでしょうか?

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    NozbeとTaskChuteが連携し作業の見積りが出来るようになるか?

    Nozbeのバージョンアップに求める12個の機能でも書いたように、Nozbeでは、NextActionとして抽出されたタスクを今日という限られた時間の中で、開始時間、必要時間を決め、終了時間の見積もりをすることが出来ません。

    現在マロさんが、ブラウザ版Taskchuteの開発を進められています。きっかけはこのTweetでした。

    Image(40)

    Nozbeとそれとの間で、データのエキスポート、インポートを行うことで、Nozbeを含め色々なタスク管理ツールが無視してきた、タスクを今日という時間軸の中で、いつやるか、どれだけかかるか。そして、その全てを終わられられるのは何時なのかを明確にする事が出来ます。

    現在の開発はマロさんの日刊ブログのコメント欄で、データ連携についての希望をお伝えする形で進んでいます。現時点ではNozbeからブラウザ版タスクシュートへデータをエキスポートし、そのタスクをタスクシュート側で完了させたら、その情報をNozbe側に戻すことまで出来るようになったようです。
    これは凄いです。プログラム書ける人、本当に羨ましいです。

    もし開発が順調に進み、タスク一覧と併せ、実行日、開始時間、終了時間をリアルタイムでやり取り出来れば、ブラウザ版タスクシュートの内容を、googleカレンダー上でも確認出来るようになるかもしれません。

    NozbeとTaskchuteの連携、今後の開発に期待したいと思います。

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    NozbeがDropboxに続きBox.net とデータ連携出来るようになった

    ふとプロジェクト画面を開いたら、見かけないアイコンを発見。どうやらまた新しいストレージサービスとのデータ連携が出来るようになったようです。現時点ではDropboxだけで用が足りているので、別段嬉しいバージョンアップでは無いのですが、BOX.netを使っているユーザーにとっては朗報かもしれませんね。

    説明するまでも無いのでしょうが、データ連携の方法について紹介したいと思います。

    ScreenClip(52)

    Box.netのアイコンをクリック。

    ScreenClip(53)

    今回はBox.netのアカウントを新規作成しました。すでにアカウントを持っている方はユーザーネームとパスワードを入力します。

    ScreenClip(54)

    とりあえず、無料のプランを選択。Freeアカウントで5Gの容量が貰えますが、一つのファイルの容量が25MBに制限されているのは、運用上かなりキツイですね。

    ScreenClip(55)

    連携の方法は、Dropboxと同じくプロジェクト名称、またはコンテキスト名称を一致させることです。今回はサンプルとしてinboxというフォルダーを作成しました。

    ScreenClip(56)

    サンプルとなるファイルをアップロード。

    ScreenClip(57)

    アカウントを作成すると、入力したメルアドに確認のメールが届きますので、そのURLをクリックしてアカウントをアクティベートして下さい。そして再度Nozbeに戻り、Box.netのアイコンをクリックします。

    ScreenClip(58)

    Nozbeのinboxを開くと、Box.netの欄に、先程アップロードしたファイル名称が表示されています。

    ScreenClip(59)

    クリックすると、Box.netのサーバーからファイルをダウンロード出来ます。

    ScreenClip(60)

    やはり今ひとつ実用的ではないと感じるのは私だけでしょうか。。出来ればプロジェクトではなく、各単独のタスクから、オンラインストレージサービスのフォルダーではなく、個別のファイルを選択できるようにして欲しいものです。

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    Nozbeのバージョンアップに求める12個の機能

    NozbeのようなサウェブサービスはGTDのワークフローを実現するために必須の機能と併せ、タスク管理というスピード感が求められる作業をスムーズに行うためのUIが必要です。

    私がNozbeを使い始めてもう一年以上経ちますが、タスク管理を行う際に、全体を俯瞰して眺めるための機能。また、タスクの追加、絞り込みを行う際の表示内容など、細かい所を挙げればまだまだ沢山の改善点があります。
    今回は1ユーザーとして私が今後のアップデートに期待する内容を幾つか挙げたいと思います。

    ■Nozbeのプロジェクトとマインドマップの連携
    Nozbeでは複数のタスクをプロジェクトとして管理し、そのプロジェクトをラベルで緩やかに関連付けています。現時点でも特に不自由はしていないのですが、ラベルに対するプロジェクトとその中のタスクを平面的に俯瞰して眺めたいと思うのです。

    例えばNozbeの表示方法を通常のリスト形式と併せ、マインドマップのような平面的に広がるツリー形式で眺められたらどうでしょう?例えばこんな感じです。

    Image(33)

    一つのラベル。ここでは複数ある仕事の一つとしましょう。そしてその仕事を進めるために必要なプロジェクトを一本目のブランチとし、そのプロジェクトに含まれるタスクを二本目のブランチとします。このような表示が出来れば、仕事全体を俯瞰して眺められるのと併せ、各プロジェクト・タスクの関連性について把握し易いと思います。
    Nozbeのシステム上、二階層以上のブランチは作れませんが、ここまで出来れば充分でしょう。

    ■Nozbeのプロジェクトとガントチャート
    私の認識不足かもしれませんが、GTDはプロジェクトの進捗や時間管理に対する重要度が低いと感じてます。
    複数のタスクにコンテキストというメタ情報を付加し、自分が置かれている状況で着手できるNextActionを一つ一つ処理していくのがGTDの基本的なフローです。

    よって、各々のプロジェクトに着手する順序、またその仕事を最短で終わらせるためのクリティカルパスという概念は重要でないのでしょう。
    しかし、会社という組織の中で限られたリソース、ここではチームメンバーを指しますが、そのリソースを上手に配分し、一人のメンバーに過剰な負担が生じないよう調整するには、各プロジェクトを適切に処理するための工程管理が必須となります。

    一つのプロジェクトに対して一人の担当が割り当てられるとすれば、その人が2つのプロジェクトを同時に進めることは出来ません。もし全体の業務工程上、どうしてもプロジェクトの実行時期が重なる時には、オーバフローしたタスクを他のメンバーに委譲するなど、段取りが必要です。
    今のNozbeのシステムでは、このような業務全体の工程管理ができません。もし可能であれば、先ほどのマインドマップのように、一つのラベルを中心としたプロジェクトの表示方法をガントチャート形式で表示して欲しいです。

    ScreenClip(58)

    この表示ができれば、クリティカルパスを明確に出来るのと併せ、先程説明したようなリソースの配分状況を時間軸の中で視覚的に把握することが容易になります。マインドマップ機能と併せ、このようなガントチャート機能が付加されるなら、Nozbeは他のGTDサービスと一線を画すプロジェクト管理ツールとなるでしょう。

    個人のみの使用だけでなく、チームとして復数のメンバーが共同して使うためのツールであれば、この領域までたどり着いて欲しいものです。

    ■カレンダー機能の強化
    カレンダー機能を強化させることは、タスク実行を行う際、各タスクを終わらせるのに必要な時間、順番、締切などを視覚的に認識する効果があります。

    タスクリストと週間スケジュール
    タスクをカレンダーに表示するメリット

    ガントチャートが月単位の中期的な工程管理用だとすれば、カレンダー機能は今日、または一週間のスケジュールを確認するための、短期的なものです。

    Nozbeを使うまでは、アウトルックでタスク管理を行ってましたが、一日の時間軸の中で、今私は何をしているのか、逆に何を出来ていないかを明確に出来たのは非常に便利でした。

    screen

    Nozbeを使い始めてカレンダーの中でタスク管理を行うことは無くなりましたが、これも今後のバージョンアップで強化して欲しい点です。
    現時点でもgoogleカレンダーとのデータ連携は可能ですが、その操作性が今ひとつなので、出来ればアウトルックカレンダーとのデータ連携機能があると嬉しいです。

    ■Nozbeのタスク追加に時に画面キャプチャーというのがあるといいな。
    こんな機能を欲しいと思うのは、私が設計の仕事をしているからでしょう。
    ある図面の修正をタスクとして追加する際、言葉だけでその内容を表現するのは非常に困難です。可能であれば、タスクの追加時、または既存タスクのプロパティ-画面でスクリーンキャプチャーが出来ると便利です。

    【画面キャプチャー】のボタンを押すと、対象とするアプリケーションの画面を矩形選択できる。そして、そのイメージはタスクのプロパティー画面に表示される。イメージに書き込みが出来れば最高ですが、画像が一枚あるだけでも、図面の修正内容がイメージし易くなるでしょう。

    ■プロジェクト内でのチャット機能
    チームメンバーと一緒に仕事を進める際、最も重要なものはコミュニケーション。これに異論を挟む方はいないと思います。現時点でもタスクのコメント機能を使って細々とメッセージのやり取りをしていますが、このこの機能をもう少し発展させて欲しいのです。

    イメージとしては、FacebookのグループチャットのようなUIですね。プロジェクトのプロパティからチャットウインドウを開くと、そのプロジェクトの参加者がチャットメンバーに自動的に選択される感じです。

    Nozbechat

    ここでチャットを行いつつ、浮かび上がったタスクをその場で追加し、誰が担当するかもそこで決める。いわゆるチャットワークのような機能を取り入れて欲しいのです。

    ■Nozbeにもタイマーが欲しいな
    タスクシュートまでとは言いませんが、仕事が終わる時間の見積もりと、実際にかかった時間の実績はしっかりと把握したいものです。
    今でも各タスクには必要時間の入力欄がありますが、正直言って殆ど活用出来ていません。それは入力した時間に対し、実際にかかった時間の評価をすることが出来ないからです。

    例えば各タスクにタイマーボタンがあったらどうでしょう。タスク実行時にスタートボタンを押し、完了したら終了ボタンを押す。実行中は見積もり時間に対してカウントダウンされます。
    単純な機能ですが、各タスクの実行に対して締切効果が生じるのと併せ、慣れていないタスクについてはログを取ることで、次の実行時の見積もりにも役立ちます。
    上手く使えばポモドーロ的な運用も出来るので、是非追加して欲しいと思います。

    ■プロジェクト一覧表示モードでのタスク追加
    これは週次レビューを行う際、毎回感じることです。何かと言うと、プロジェクト一覧表示において、プロジェクトにタスクを追加出来るようにして欲しいのです。
    Nozbeの使い方~その10(意外と便利なワンクリック)

    この一覧表示モードでは、各ラベルに登録されているプロジェクト全てを展開して表示させることが出来ます。週次レビューでは各ラベルを一つ一つ選択しつつ、プロジェクトとその中のタスクを確認し、追加するものはないか、分解出来るものはないか、移譲の段取りをするものはないかなど、仕事の進捗、段取りについて検討を行います。

    ここで困るのが、プロジェクトに新規のタスクを追加する時です。現時点ではこの一覧表示モードではタスクの追加が出来ません。追加する場合には、別のタブでNozbeくか、わざわざinBoxに移動した上で追加する必要があります。これはホント不便です。

    Nozbeprijectlist

    今後のバージョンアップ、またはデスクトップクライアントでは、この一覧表示モードで直接、タスクの追加が出来るようにして欲しいです。

    ■タスクからプロジェクトへ変更する際のメンバーについて
    例えば元々のプロジェクトでA,B,Cの三人が参加していたとするなら、そのプロジェクトのタスクから変換され作成されたプロジェクトは、同じメンバーが登録されて然るべきです。

    Nozbe member現時点では、新しく作成されたプロジェクトに、改めて他のメンバーを招待しなければなりません。
    タスクの粒度は出来るだけ細かくしたいのですが、プロジェクトに変換する度、面倒な操作が必要では、それもままなりません。
    タスクからプロジェクトに変換する際には、元のプロジェクトの参加メンバー情報も一緒に移行して欲しいです。

    ■Evernoteとの関連付け方法
    NozbeにEvernoteを関連付ける方法はこちらの記事で紹介しています。
    現時点ではプロジェクト名とタグ名称を一致させる方法しかありませんが、出来れば個別のノートブックも指定できるようにして欲しいです。
    Nozbeの使い方~その7(NozbeとEvernoteを連携させる)

    各プロジェクトのプロパティー画面で、リンク先のノートブックと絞り込むためのタグが選択出来れば完璧ですね。
    これが出来れば、本当に必要な資料をより簡単に閲覧することが出来るようになるでしょう。

    ■Evernoteノートのタスク化
    Nozbeと関連付けたEvernoteの情報は資料という位置づけで閲覧のみ可能です。
    Evernoteの使い方にもよるのですが、稀にノート自体がタスクになることもあり得ます。
    例えば、Evernoteノートをドラッグしてタスク一覧に持ってくることがで出来れば、Evernoteとの連携方法に幅が出ると思います。

    nozbeEvernotetask

    ■Dropboxとの連携について
    これも殆ど活用出来ていない機能の一つです。Evernoteと同じでデータの連携方法がイマイチで、本当に必要なファイルを表示させることが出来ません。
    出来れば、各タスクから直接必要となるファイルの選択が出来るようにして欲しいです。

    デスクトップアプリでは、Dropboxだけでなく、会社のサーバーに保存されているローカルファイルの指定も出来ればもっと便利になるはずです。

    ■プロジェクトのソート機能
    プロジェクトやタスクの表示順序をドラッグアンドドロップで並び替えらるのは便利ですが、名前によるソートボタンも欲しいです。
    バブルボタンで別のプロジェクトへ移動する時、移動先のプロジェクトがなかなか見つからずに苦労することがよくあります。
    プロジェクトの数をあまり増やしたくないという心理的抵抗がここから生まれているんですよね。

    以上、Nozbeのバージョンアップに期待する項目を大きなものから小さなものまでピックアップしました。今後予定されている開発のロードマップに取り入れてもらえればとても嬉しいです。

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    Nozbeのクライアントアプリがバージョンアップ。3カラムに対応して期待大

    前回のデスクトップクライアントのバージョンアップはたしか7月だったと思います。最初にリリースされたバージョンに比べると使い勝手は良くなったとはいえ、常時使うには基本的な機能が不足していたため、これまでと同じようにウェブ版を使い続けていました。

    それから約三ヶ月、今回リリース予定のデスクトップクライアントは、ユーザーインターフェイスが一新し、かなり使いやすくなりそうです。

    20111028-171032.jpg

    左にメニューバーとプロジェクトリスト、中央にタスクのリスト、そして一番右に選択したタスクの詳細が表示されるようになっています。

    新しいクライアントで最も期待しているのが、この一番右のコラムです。 これまでは、各タスクの詳細情報は、インフォ画面をクリックして表示させていました。コメントも同じです。

    新しいクライアントでは、その情報を横に表示させることで、そのタスクがどのような文脈を待っているかを常に確認できるようになっています。

    コメントの使い勝手もなかなか良さそうで、特に他のメンバーに移譲したタスク、逆に移譲されたタスクについて、その詳細や進め方についてのやり取りがスムーズに出来そうです。

    最終版のリリース予定は来月とのこと。待ち遠しいですね。

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    NozbeのタスクをQRコードで呼び出す方法

    これまではQRコードを使ってEvernoteノートと物とのデータ連携について考えてみました。今回は私が常用しているタスク管理アプリ、Nozbeとのデータ連携で何が出来るか考えてみたいと思います。

    Nozbeに限らず、GTDを基本としたタスク管理アプリにはコンテキストという概念が取り入れられています。このコンテキストというのは、無数にあるタスクリストの中から、今出来る事、ここで出来る事を絞り込むためのフィルターと言えます。

    単純なものでは「自宅」「会社」など、ざっくりとした場所や「5分で出来る事」「10分で出来る事」など時間によるもの、また「体調が悪い」「ヤル気が起きない」など、自分の気分や体調などによるものが挙げられます。そのフィルターで今この瞬間に実行出来るタスクを絞り込むのですね。

    人が生活する中で処理すべきタスクリストは、時間や場所などの条件により数や形が変わるため、明確なリストを用意しておかないと、その度にやるべき事、必要な物を思い出さなければなりません。これを自分の記憶のみで行おうとするのは無理がありますし、抜けの原因にもなります。

    ここでQRコードに戻ります。朝会社に出かける時、忘れ物はないかと持ち物チェックをします。とくに問題がなければ財布、定期、携帯電話、鍵など細々したものを集めてカバンやポケットに入れます。通常はそれで問題ないのですが、たまにバタバタしていたり、いつもと違うことが起きると、その忘れ物チェックがすっぽり抜けてしまい思いがけない忘れ物をしてしまいます。

    今回その忘れ物防止として考えたのが、NozbeのTodoリストの中に持ち物チェックというリストを作り、そのリストをQRコードに変換する事で、玄関という特定の場所(コンテキスト)のタスクリストを簡単に呼び出す方法です。

    実際に作ったリストはこのようなものです。ちなみにこのリストはNozbeの外部公開機能を使っています。
    ScreenClip(49)

    このURLを例のごとくQRコードに変換しシールにします。
    Image(35)


    そして玄関のドアに張り付けておきます。
    Image(36)

    このシールをコードリーダーで撮影すれば、タスク管理アプリを立ち上げることなく持ち物リストを確認出来るという流れです。
    Image(37)


    通常であれば

    →タスク管理アプリを立ち上げ
    →コンテキストリストを表示
    →玄関 のリストを表示

    という最低でも3タップが必要です。また、コンテキストの数が増えると、その特定のコンテキストを探すだけで手間取ってしまうでしょう。その手間を省くことで目的のリストにたどり着けることは、QRコードがトリガーとなり、人の外部記憶を直接刺激したようにも感じます。

    ここまで書いていてなんですが、このシールを実際にコードリーダーで撮影することはないでしょう。実際に面倒ですし、そんなことをしなくても持ち物リストは簡単に思い出せるからです。大切なのは、玄関という特定の場所で確認すべきリストを思い出すためのトリガーが在れば良いのです。

    今回は簡単なリストでしたが、色々な場所や物に関連するコンテキストを予め作っておき、そのコンテキストのQRコードを貼っておけば、いちいちタスク管理アプリを立ち上げなくても、さっと撮影して簡単に今出来ること、ここで出来ること、それで出来ることを呼び出せます。

    Remember the Milkではジオタグを使い、予め指定した場所に到着するとタスクリストがポップアップするような機能があります。広域の場所指定にはこのようなジオタグを、そして室内や特定の物に関連付けられたタスクリストはQRコードを使ったタスクリストの呼び出し機能などがあると面白いかもしれませんね。

    iPhoneのディスプレイをかざすことで、そこにある目に見えない情報を可視化させる電脳コイルのような世界が着実に近づいているような気がします。

    追記:電脳コイル3話まで見ました。最近ずっと妄想していた拡張現実、物と情報の関連付けの世界はまさにこれですね。

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    NozbeとEvernoteとDropboxの連携と使い分け

    私が日常的に使っている三つのクラウドサービスの使い分けを一文で書くとすると「TodoリストはNozbeに入っており、その作業ファイルはDropboxに保存されている。そしてその作業に必要な資料や作業履歴がEvernoteに保存されている」こんな表現になるでしょう。箇条書きにするなら

    Nozbe:タスク管理
    Dropbox:ファイル管理
    Evernote:情報管理

    となります。まぁ単純と言えば単純です。ただ、この三つのサービスはそれぞれデータの連携が可能なものもあり、似たような機能もあることから使い分けに悩んでいるという声も聞きますので、それぞれの組み合わせ毎に自分なりの考えをまとめ記事にしてみたいと思います。

    ■Nozbe×Evernote
    この二つのサービス間のデータ連携はNozbe側で行えます。
    Nozbeの使い方~その7(NozbeとEvernoteを連携させる)
    こちらの記事でも説明したように、Nozbeのプロジェクト名と、Evernoteで作成したタグの名称を一致させることで、データのひも付けが行われます。しかし正直言ってこのこの機能は殆ど活用できていません。

    これはEvernoteの使い方にもよるのですが、Nozbeとデータを関連付けるために、わざわざEvernoteのノートにタグをつける手間が面倒だからですね。Nozbeのバージョンアップの際には、NozbeのプロジェクトをどのEvernoteのデータに接続するか、自分で選択出来るようにして欲しいです。関連付けるノートブックの選択画面で表示されるノートの数が多すぎるようであれば、タグでの絞り込みが出来ればなお良いでしょう。
    更にバージョンアップの希望を出すなら、Nozbeで表示されるEvernoteノート自体をタスク化出来るようにして欲しいですね。

    この二つのサービスの使い分けで悩むのは、Evernoteでもタスク管理が出来ること。実際にEvernoteでGTDをベースとしたタスク管理を実践されているかたは沢山いらっしゃいます。

    Evernote使っていつでもどこでも快適なGTD生活を満喫する方法を考えた
    Evernoteで快適GTD! 私がたどり着いたタスク管理のやり方
    GTDを超意識した僕のEvernoteのノートブック
    第2回-私のEvernoteの使い方-Evernote歴9ヶ月、GTD歴1ヶ月の自分の、現在の使い方を晒してみます。

    私も一時期頑張ってみたのですが、なかなか上手く行かず途中で断念。。タスク管理は専用のサービスで進めることにしました。
    なので、現在Evernoteをタスク管理のツールとして使うのは資料整理のみとしています。

    GTDでは処理ステップで気になることを仕分けする際、気にはなるけど具体的なアクションに繋がらないものを「資料」として保存しておくように言われています。

    ブレスト:理想のタスク管理ツールを考える (3/5)
    脳みそがいっぱいいっぱいになってきたのでOmniFocusを使ってみる

    上記の記事がそのあたりについて詳しく書かれているので、参考にしてみてください。

    基本スタンスとしてEvernoteにタスクは入れないようにしていますが、あえて入れておくとするならば、締切のないサムデイリストだけでしょう。このサムデイリストは気になる資料から想起されることが多いので、このサムデイリストだけはEvernoteに保存するようにしています。気になる資料というのは、たとえば旅行のパンフレットのようなものですね。

    ■Nozbe×Dropbox
    こちらの連携もNozbe側で出来ますが、これもまたEvernoteとの連携と同じく使い勝手がイマイチです。
    Nozbeの使い方~その13(Evernoteに続きDropBoxとの連携)

    バージョンアップで改善が出来るなら、各プロジェクトに対してDropboxの何処のフォルダーをリンクさせるか選択出来るようにして欲しいですね。また、プロジェクトからの接続だけでなく、個別のタスクからもフォルダーやファイルを選べるようになれば使い勝手もさらに向上するでしょう。現在はタスクのコメント欄を使って運用していますが、これに変わる機能を基本機能として実装して欲しいです。

    ■Evernote×Dropbox
    この二つのサービスの使い分けについて議論されているのをたまに見かけます。たしかにプレミアム版では全ての形式のファイルをノートに貼り付けられるため、EvernoteとDropboxのどちらにファイルを保存すればいいかと悩むのも無理ありません。

    Dropbox :ファイルストレージ
    Evernote :高機能なメモ帳

    というのが二つのサービスの基本機能ですので、私はこれから使用するファイル、他者と共有し継続して更新されるものはDropboxへ、更新されず閲覧だけのファイルをEvernoteに保存するようにしています。

    私がファイル管理のストレージ機能としてEvernoteに期待しているのは、保存したファイルに意味を持たせることです。Dropboxはただのストレージでしかありませんので、そこに何が保存されているかは階層構造となっているフォルダー名称、ファイル名称で判断するしかありません。同じような名称のファイルが並んでいると、ファイルの判別が出来なくなることも多々あります。

    その点、Evernoteは、ノートにコメントを追記することで、保存したファイルに意味を持たせる事が容易です。保存したファイルに、ファイルの説明文と併せて、作業資料の写真でも貼りつければ、そこから想起される情報はどれほど多いでしょう。
    Evernoteで作業履歴を保存し、トレーサビリティーを向上させる

    Evernoteのクライアントにはない機能ですが、もしこれからのバージョンアップでEvernote×Dropboxという、データ連携が可能となるなら、画面左上の「アカウント」「共 有」というメニューに加えDropboxという項目を追加して欲しいですね。

    evernote_dropbox

    そのタブを開くと、Evernoteのノートブック一覧の代わりにDropboxのフォルダー一覧が表示され、それぞれのファイルにEvernote上でコメントの追記やタグ付けが出来るようになればいいな!というアイデアです。

    Dropboxで共有されているファイルにEvernoteで意味付けをし、そのファイルや資料をNozbe上で閲覧しながらタスクを処理して行く様子を想像しわくわくするのは僕だけでしょうか?

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    Nozbeにもダブルインボックスシステムを導入してみよう

    ストレスフリーを実現するため毎朝確実にレビューしているタスクリスト

    こちらのエントリーでも書いているように、出社して仕事を始める前に確実に終わらせるプロジェクトがあります。

    この中に出てくるinboxの整理というのは、NozbeとEvernoteのinboxを確認し、GTDのフローを通すことです。

    この作業により、今日やるべきタスクにはマークが付き、そうで無いものは既存のプロジェクトの中に入れられたり、新規のプロジェクトとして追加されたりします。

    一日の作業を気持ちよく進めるには、このInboxに入っているタスクの数をゼロにしておきたいのですが、このGTDのフローを通す作業は楽ではありません。それは何か?と真剣に考えますので気力も必要ですし、それなりに時間もかかります。

    仕事に追われているような日には、この作業を行う時間さえ惜しく感じる事もあります。

    最近気がついたのが、この日次処理を行うことが面倒だという潜在意識が働き、ふと思いついたタスクをInboxに放り込むことに抵抗を感じていたことです。これはGTDを実行するにあたっては本末転倒です。

    そこで考えたのが、Evernoteでも運用しているダブルInboxシステムです。

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    これは、Inboxの整理を行う際、いま仕分けを行う必要のあるタスクと、そうでないものを分けることで、インボックスゼロを楽に保つことが出来るスキームです。

    ここで作成されたInbox-2のプロジェクトには、とりあえずのタスクが放り込まれ、週次レビューを行う際、じっくりとGTDのフローを通される事になるでしょう。

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    電子書籍「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?」を発刊させて頂きました。執筆する際、最も力を入れた箇所、想いについてはこちら

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    Nozbeの色調が選べるようになった

    先日のアップデートでWeb全体のインターフェースが一新しましたが、今回その色調をユーザーが選択できるようになりました。

    私がこのサービスを使い始めて二年くらいでしょうか。機能についてはほぼ満足の域に達していると感じていましたが、サイトの見栄えについては残念な印象を持ってました。
    何というか、全体的に緑緑していてもっさりしている感じですか。。

    Nozbeはサブディスプレイに表示させ、常に目に入る状態にしていますので、たとえタスク管理ツールとして必須のアップデートでなくとも、使っていて少しでも気持ちが良くなる改善は歓迎です。

    今回のバージョンアップで追加されたのは、画面右上の三つのボタン。

    デフォルトでは左端の状態になっています。

    ScreenClip


    真ん中のボタンを選択すると、青系の色調になります。

    ScreenClip(21)


    右端はグレー系の色調ですね。

    ScreenClip(22)

    私はデフォルトのグリーン系で落ち着きました。
    もう少し工夫をしてシャープな感じにして貰えないかと次回のバージョンアップを期待をしています。

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